Professional Conference Organizer

43
1 PENGELOLA ADILAKSANA JASA KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN (Proffesional MICE Organizer) Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA (UI) [1] PENGERTIAN ISTILAH Sebagai pembanding drfinisi yang dipergunakan di dalam Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM.108/HM.703/MPPt-91 tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dibawah ini dikutipkan sejumlah definisi yang diberikan oleh beberapa asosiasi MICE (Meeting, Incentive Travel and Exhibition) yang berkedudukan di Eropa, Amerika dan Asia. (1) CORPORATE MEETINGS This is a business oriented meetingwhich is one of the most difficult to identify. Corporate meetings are events organized by a business company which may fall under the followint types (a) Management and Professional Meetings (usually has less than 20 participants) with a duration of less than one day. Meetings are informal and arranged conference-style with facilities for display and presentation of data.

description

Convention Management

Transcript of Professional Conference Organizer

Page 1: Professional Conference Organizer

1

PENGELOLA ADILAKSANA JASA KONVENSI,

PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN

(Proffesional MICE Organizer)

Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA (UI)

[1] PENGERTIAN ISTILAH

Sebagai pembanding drfinisi yang dipergunakan di dalam Keputusan

Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No.

KM.108/HM.703/MPPt-91 tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan

Insentif dan Pameran, dibawah ini dikutipkan sejumlah definisi yang

diberikan oleh beberapa asosiasi MICE (Meeting, Incentive Travel and

Exhibition) yang berkedudukan di Eropa, Amerika dan Asia.

(1) CORPORATE MEETINGS

This is a business oriented meetingwhich is one of the most

difficult to identify. Corporate meetings are events organized

by a business company which may fall under the followint types

(a) Management and Professional Meetings (usually has less than 20

participants) with a duration of less than one day. Meetings

are informal and arranged conference-style with facilities for

display and presentation of data.

Page 2: Professional Conference Organizer

2

(b) Sales Meeting – normally attended by some 50-100 participants

lasting for 2 to 3 days. Sales meeting usually require both

formal and informal layouts with a good audio-visual facilities.

Small exhibits area may be utilized.

(c) Product Launches – they are generally for invited

representatives mostly with attendance ranging from 50 to 200

or more Good handling and display equipment is essential

including special lighting and sound effect, meeting, press and

support services.

(d) Training Meetings-these are for small groups, which tens to

extend for over 3days. Meeting room requirements are flexible

which might require small breakout rooms as well as high

quality audio-visual equipment.

(e) Stockholders Meetings –generally held once or twice a year,

these events are for groups of 100 to 200 normally for one day

which includes a reception or one meal function.

SOURCE : Conference and Exhibition Facilities, Fred Lawson, the

Architectural Press Ltd., London 1981

(2) INCENTIVES

Incentives Travel is a modern management tool that motivates

sales people, dealers, distributors, customers and internal

employees of a business organization by offering rewards in the

form of travel for partivipation in achievement of goals and

Page 3: Professional Conference Organizer

3

objectives. This type is oriented to pleasure and relaxation

with little (or no) business content. Incentive travel is

generally regarded as a high yield market as compare to group

travel, in as much as the sponsoring company utilizes the event

to primarily increase wverall volume and boost morale and

goodwill of their staff.

SOURCE : Incentive Travel Fact Sheet and Interview, Prepared in

Conjuction eith Incentive Marketing by the Society of

Incentive Travel Executives (SITE), New York, July 1985

Di bawah ini diberikan beberapa definisi yang digunakan oleh :

HONG KONG : Incentive trips are travel programmes put together by

companies for employees or agencies or dealers who

have achieved certain quotas. These are normally fully

or partially sponsored by that particular company.

PHILIPPINES : A modern management tool used to accomplished

uncommon business goals by awarding participants

extraordinary travel experience upon their attainment

of their share of goals.

SINGAPORE : Incentives travel refers to fully paid trips by the

company to reward or to motivate employees to

achieve extraordinary level of performance (which can

be either sales-related or non sales-related)

Page 4: Professional Conference Organizer

4

(3) CONGRESS, CONVENTIONS, CONFERENCES

(1) INTERNATIONAL CONVENTION

AACVB - A meeting which draws participants from two or more

continents.

IACVB - Convention –Formal meetings usually sponsored by an

association for the purposes of exchanging knowledge

and information with and between its members.

Convention usually require overnight accommodation,

smaller conventions maybe called conferences.

ICCA - A meeting which draws participants from the 5

continents of the world

IAPCO - Meeting – A general term including the coming

together of a number of people in one place, to

confer or carry out a particular activity. Frequently

can be an old asis or according to a set pattern, as

for instance Annual General Meetings, Committee

Meetings, etc.

CLC - Conference – Participatory meeting designed for

discussion, fact finding, problem solving and

consultation. Convention – Assemblage of delegates

or representatives and members of an organization

convened for a common purpose

SITE - Conference – Formal meeting for consultation,

discussion and interchange of views; usually

Page 5: Professional Conference Organizer

5

comprised of general sessions and smaller groups

meetings to plan, fact-find and solve problems

Congress-Commonly used European designation for

convention (mainly international in scope)

SOURCE: International Congress Science, (Vol. 5E)

Union of International Association (UIA)

(4) REGIONAL CONVENTION

AACVB - A meeting which draws participants from two or more

countries from the Asian region and host country

IACVB - A meeting held within a specifically defined Group of U.S

States, usually ones from which the organization draws

its membership. Occasionally, a region will include

Puerto Rico, U.S. Territories and Canadian Provinces

ICCA - A meeting which draws participants covering more than

one country in a region e.g. Europe, Asia/Pacific.

(5) NATIONAL OFFSHORE

AACVB - A meeting which draws participats from one country and

has the potential and capacity to meet offshore; to

include bilateral meetings whose participants come from

one country, regardless of whether the country from

Asian region.

Page 6: Professional Conference Organizer

6

ICCA - National meeting, taking place outside the Nation

(6) TRADE SHOWS/FAIRS/EXHIBITION

(a) Exhibition : a display which whatever its title, has its

principal purpose the education of the public; it may

exhibit the means a man’s disposal for meeting the

needs of civilization, or demonstrate the progress

achieved in one or more branches of human endeavour,

or show prospects for the future. An exhibition is

international when more than one state is invited to take

part in it.

(b) Trade Fair : A fair is market to which manufactures – or

certain enterprise of manufacturers – are invited to

display, usually for a limited period of time, samples of

the goods they make and sell. The purpose of a fair is

not to educate its visitors, it is specifically designed to

facilitate and promote trade.

SOURCE : Regulations Respecting International Exhibitions, International

Bureau of Exhibition (IBE) Paris, February 1989

(1) TRADE SHOWS

IACVB -Exhibitions that are usually sponsored by an organization

representing a specific industry group. They are open to

members of that industry and may not be open to the general

Page 7: Professional Conference Organizer

7

public. Trade shows are characterized by a gathering of

“buyers” who view exhibits or to see “sellers”.

CLC - exhibit of products and services that is not open to the public.

(2) EXHIBITIONS

IAPCO -Static display of products or promotional materials

mounted for the purpose of public relations, sales

and/ or marketing.

CLC - Event at which products and services are displayed.

01.Konvensi/konferensi

Merupakan pertemuan sekelompok orang yang secara bersama

bertukar pengalaman melalui pembicaraan, mendengar dan belajar.

Sekelompok orang dapat terdiri dari 10 orang lebih.

Delegasi

Adalah para peserta (utusan), yang mewakili perorangan, asosiasi,

perusahaan, pemerintah dari dalam/luar negeri yang turut serta

menghadiri suatu konvensi.

Accompanying person :

Merupakan pendamping peserta konvensi

Spouse :

Page 8: Professional Conference Organizer

8

Adalah istri atau suami peserta konvensi yang turut serta

mendampinginya tetapi tidak dikategorikan sebagai “delegate”.

Bidding :

Suatu usaha mengajukan permohonan kepada suatu organisasi untuk

dipercayai/ditunjuk sebagai penyelenggara suatu konvensi.

Bid document :

Merupakan dokumen yang berisikan permohonan resmi untuk

ditunjuk sebagai penyelenggaran suatu konvensi.

Exhibitor :

Sebuah badan hokum, perorangan, sekumpulan orang yang

memamerkan hasil karyanya atau produk pabrik.

Supplier :

Suatu badan hokum, perorangan, sekelompok orang yang

menyediakan, memasok sarana wisata konvensi baik berupa

akomodasi, fasilitas konvensi, sarana liburan, perjalanan, rekreasi

atau barang cinderamata.

Host Country

Negara yang menjadi tuan rumah penyelenggaran konvensi

Page 9: Professional Conference Organizer

9

Audio Visual

Alat lihat dengar (peraga) yang dipergunakan sebagai sarana

komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada hadirin guna

mempermudah pemahaman.

Decision Maker :

Pejabat yang berwenang menentukan/memutuskan waktu, tempat

beserta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan dan

penunjukan PCO suatu konvensi.

Professional Conference Organizer (PCO) :

Suatu badan hukum, perorangan, sekelompok yang diberi tugas untuk

mensukseskan perencanaan, promosi, persiapan, penyelenggaraan,

penilaian dan pertanggungjawaban/penyelesaian suatu konvensi

secara professional.

Profesional Exhibition Organizer PEO) :

Suatu badan hukum, perorangan, atau sekelompok orang yang

bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan suatu

pameran secara professional.

Steering Committee :

Sekelompok orang ahli/pakar (sebagai Panitia Pengarah) yang

memberikan pengarahan semua kegiatan panitia (komite dan sub

Page 10: Professional Conference Organizer

10

komite) suatu konvensi supaya berdayaguna dan berhasil guna seperti

yang diharapkan

Organizing Committee :

Panitia pelaksanan yang terdiri dari sekelompok orang yang dipilih

melakukan kegiatan/tugas perencanaan, persiapan dan

penyelenggaraan suatu konvensi.

Sponsor :

Perorangan atau organisasi/perusahaan yang menyumbang

barang/uang/jasa untuk kesuksesan suatu konvensi

Social events :

Acara social yang disediakan untuk para peserta konvensi, termasuk

pendamping/spouse mereka

Official Events :

Acara resmi yang diberikan kepada para delegasi, termasuk

pendamping mereka

Technical Visits :

Kunjungan ke tempat-tempat yang ada kaitannya dengan

pekerjaan/profesi para peserta. Umpamanya : delegasi yang

berprofesi dokter mengunjungi rumah sakit, farmasi atau fakultas

kedokteran.

Page 11: Professional Conference Organizer

11

[2] PERSIAPAN SUATU BID

Dokumen Bid berisi :

1) Surat dari organisasi yang akan mensponsori konferensi.

2) Pesan dari pejabat guna memperkuat Bid.

3) Keterangan tentang fasilitas yang tersedia yang bias

dipergunakan untuk pelaksanaan konferensi.

4) Perkiraan biaya penyelenggaraan konferensi.

5) Program-program yang ditawarkan.

6) Kemudahan-kemudahan yang bisa diberikan.

[3] PEMBENTUKAN PANITIA PENGARAH

Tugas-tugas panitia pengarah :

1) Berusaha mendapatkan saran-saran atau/dan bantuan-bantuan

dari berbagai pihak, seperti :

a) Perusahaan Penerbangan

b) Pejabat Pariwisata

c) Biro Convensi

d) Konsultan Profesional

2) Menentukan maksud dan tujuan konvensi

3) Memperkirakan jumlah peserta

Page 12: Professional Conference Organizer

12

4) Menyusun secara keseluruhan

• Scientific/technical sessions

• Pameran

• Acara resmi dan social events

• Acara untuk tamu pendamping dan delegasi

5) Penentuan lokasi

6) Penentuan Jadual

7) Penyusunan anggaran sementara

8) Pembentukan panitia pelaksana

[4] SUSUNAN ORGANISASI PELAKSANA

a) Panitia Pelaksana

• Pengambil keputusan untuk semua bidang

• Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kebijaksanaan-

kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh Panitia Pengarah]

• Membuat rencana tertulis mengenai kegiatan-kegiatan

Sekretariat dan panitia-panitia yang dibentuk

• Mengawasi pekerjaan sekretariat

• Memberi dan menerima rekomendasi dari masing-masing

panitia, mengesahkan atau mengubah, dimana perlu,

memantau agar pelaksanaannya benar.

Page 13: Professional Conference Organizer

13

• Menerima dan mengevaluasi laporan perkembangan seluruh

kegiatan dari masing-masing panitia

• Bertanggung jawab atas bidang protokol

• Mengkoordinasi semua kegiatan penyelenggaraan konferensi

b) Sekretariat

• Menerima dan menanggapi semua surat-surat, fax, telepon

yang masuk

• Membantu urusan kesekretariatan Panitia Pelaksana,

menghadiri dan membuat notula rapat serta menjalankan

keputusan-keputusan rapat yang termasuk tugas Sekretariat

• Menjaga system dan prosedur kearsipan secara benar

• Menyelesaikan urusan yang terkait dengan bank

• Menyelesaikan urusan registrasi dan menyampaikan informasi-

informasi yang diperlukan oleh masing-masing panitia

• Menyediakan akomodasi untuk delegasi dan anggota panitia

yang berhak mendapatkan pelayanan ini

• Menyiapkan tanda pengenal untuk panitia dan para delegasi

dan pendamping mereka

• Mengumpulkan dan memasukkan semua bahan konferensi ke

dalam tas peserta

• Melakukan registrasi di tempat konferensi

• Mengatur kegiatan dan menyelenggarakan system prosedur

administrasi di meja pendaftaran

• Melayani/memberikan informasi yang diperlukan peserta

• Menyiapkan semua dokumen keuangan yang diperlukan untuk

pertanggungan jawab keuangan.

Page 14: Professional Conference Organizer

14

c) Panitia Pengaturan Konferensi

] BIDANG FASILITAS

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menyiapkan dan melaksanakan rencana penjemputan dan

keberangkatan

2. Bekerja sama dengan para pejabat bandara/tempat ketibaan,

seperti petugas Imigrasi, Pabean, Karantina dst.

3. Mempersiapkan penggunaan ruangan VIP sesuai keperluan

4. Memberitahukan anggota panitia yang terkiat mengenai

peraturan dan prosedur yang berlaku di bandara/tempat

ketibaan

5. Mengatur penempatan dan penggunaan tempat penyambuatan

(hospitality desk) di bandara/tempat ketibaan

6. Menunjuk para petugas beserta peralatan dan perlengkapan

yang diperlukan di tempat ketibaan

7. Petugas yang ditunjuk di bandara/tempat ketibaan memberikan

bantuan yang diperlukan oleh para delegasi dan pendamping

mereka

8. Mengadakan koordinasi dengan para petugas bidang

transportasi agar pengurusan

Page 15: Professional Conference Organizer

15

9. penjemputan/pengantaran para VIP dan delegasi beserta

pendamping mereka berjalan lancar, aman, tertib dan tepat

waktu.

] BIDANG AKOMODASI

Fungsi dan tanggung jawab

1. Merundingkan dan memutuskan tariff akomodasi, fasilitas dan

perlengkapan yang diperlukan panitia dan para peserta

konvensi

2. Menanda tangani kontrak sesuai dengan persyaratan terbaik

yang disepakati dengan pihak hotel/penyedia jasa

3. Meminta penyedia jasa/hotel/venue memasang spanduk,

umbul-umbul, poster dan tanda tanda/petunjuk yang

diperlukan

4. Mengatur perletakan tempat/meja informasi beserta peralatan

dan petugas yang ditunjuk

5. Mengrekonfirmasi kebutuhan kamar, perlengkapan dan fasilitas

sesuai keperluan dengan penyedia jasa tepat waktu agar

terhindar dari kewajiban membayar uang pembatalan.

6. Menangani pembagian kamar dan ruang-ruang sesuai keperluan

dan melaporkan kepada secretariat system dan prosedur yang

perlu ditindak lanjuti/diadministrasikan

Page 16: Professional Conference Organizer

16

7. Melayani permintaan akomodai dan fasilitas para delegasi dan

pendamping

] BIDANG TRANSPORTASI UDARA

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Mengadakan negosiasi dengan pihak penyedia transportasi

udara agar bersedia ditunjuk sebagai “sponsoring &

participating carriers” dan memberikan kemudahan-

kemudahan/fasilitas, seperti konsesi tiket gratis, potongan

tariff (discount), jatah barang lebih, penyediaan tempat duduk

sesuai dengan waktu yang diminta serta membantu

mempromosikan acara yang ditawarkan

2. Menempatkan petugas di hotel/tempat penyelenggaraan

konvensi guna membantu keperluan peserta

3. Mengusahakan adanya “check-in counter” di tempat yang

berdekatan dengan tempat penginapan para delegasi.

] BIDANG TRANSPORTASI DARAT

01) Menyediakan angkutan antar jemput ke dan dari hotel ke lokasi

konvensi dan acara-acara yang telah dijadwalkan (official,social,

technical visit and tour programmes)

02) Mempersiapkan jadwal angkutan yang dibagi-bagikan dan yang

diletakkan di tempat-tempat strategis guna diketahui para delegasi

03) Menyediakan angkutan yang diperlukan panitia, VIP dan wartawan

yang terdaftar

Page 17: Professional Conference Organizer

17

] BIDANG WIDYA WISATA

Fungsi dan tanggung jawab :

1. Merencanakan, menyiapkan dan menyelenggarakan tur yang

dijadwalkan untuk para delegasi, VIP dan pendamping mereka

2. Menunjuk “ground/tour operators” yang membantu para

delegasi menguruskan keperluan perjalanan/tur mereka

3. Memantau mutu penyelenggaraan kunjungan dan acara-acara

tur yang terjadwal atau yang diminta para delegasi

d) Panitia Promosi dan Publisitas

Fungsi dan tanggung jawab

1. Memberikan rekomendasi kepada Panitia Pelaksana mengenai

banyaknya bahan-bahan cetakan, rencana pencetakan,

penggunaan dan pendistribusian

2. Menyiapkan daftar perkiraan biaya yang diperlukan guna

dimasukkan ke dalam anggaran pengeluaran induk

3. Mengatur penyediaan convention letterheads

4. Menyiapkan daftar alamat yang akan dikirimi bahan-cetakan

konvensi

Page 18: Professional Conference Organizer

18

5. Menggandakan/mencetak formulir-formulir, bahan-bahan

informasi dan promosi sesuai kebutuhan

6. Mengatur pendistribusian bahan-bahan informasi dan promosi

sesuai rencana dan jadual

7. Memelihara hubungan baik dengan media cetak dan elektronik

dan perusahaan percetakan

8. Merekomendasikan petugas/pejabat hubungan masyarakat

profesioanl sesuai keperluan

9. Menyiapkan press release dan press conference sesuai

keperluan dan jadual yang telah ditetapkan

10. Mengatur pembayaran atas tagihan-tagihan berdasarkan

anggaran dan/atau persetujuan yang berwenang

e) Panitia Urusan Keprotokolan

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menjamin delegasi dari Negara yang dilarang masuk ke

Indonesia akan diperlakukan sama seperti delegasi dari Negara

sahabat sesuai dengan arahan dan aturan petugas imigrasi dan

keamanan

2. Mengadakan koordinasi dengan Sekretariat agar kelancaran

protokol terjamin setiap waktu dan sesuai dengan ketentuan-

ketentuan mengenai perlakuan/martabat pejabat/delegasi

khusus

Page 19: Professional Conference Organizer

19

3. Menjamin perlakuan yang sama terhadap semua peserta

konvensi

4. Mempersiapkan dan melaksanakan rencana kedatangan

tamu/pejabat penting

5. Bersama Panitia Pengatur Penyelenggara Konferensi

mengkoordinasikan acara penerimaan dan keperluan para

undangan penting

6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ada kaitannya dengan

bidang ini

f) Panitia Urusan Keamanan

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menentukan ruang lingkup/tanggung jawab/wewenang

keamanan

2. Mengatur jadual petugas keamanan

3. Merencanakan pengawalan delegasi penting di jalan raya

4. Menjamin dan memantau keamanan para peserta konvensi,

pendamping dan undangan setiap saat

5. Melaksanakan tugas-tugas tambahan yang ada kaitannya dengan

bidang keamanan

Page 20: Professional Conference Organizer

20

g) Panitia Program Sosial

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Merencanakan semua acara social di luar acara konferensi

untuk para delegasi, pendamping dan undangan khusus

2. Melaksanakan acara social seperti yang tercantumdi dalam

daftar acara

3. Mengawasi kegiatan-kegiatan, pertunjukan/hiburan danmenu

untuk semua acara resmi

4. Merencanakan dan mengatur cocktail, makan malam dan

hiburan/kesenian untuk para pimpinan delegasi/pengurus

organisasi

5. Bekerja sama dengan para sponsor yang membantu pengadaan

barang-barang, makanan dan minuman, hadiah serta fasilitas-

fasilitas yang meringankan beban biaya panitia

6. Menyiapkan daftar peserta dan tamu resmi

7. Bekerja sama dengan Sekretariat dalam penyebaran undangan

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang terkait dan merupakan

tanggung jawab bidang ini

h) Panitia Urusan Keuangan

Page 21: Professional Conference Organizer

21

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menjamin penyediaan dana sesuai dengan rencana dan program

yang telah disetujui

2. Membentuk system dan prosedur penerimaan dan pengeluaran

uang yang harus ditaati oleh semua panitia

3. Mengawasi pelaksanaan administrasi keuangan

4. Membentuk dan mengawasi sistem pembukuan

5. Memeriksa semua pengeluaran dan pemasukan

6. Menyerahkan laporan keuangan kepada Ketua Panitia Pelaksana

7. Melaksanakan semua tugas yang terkait dengan bidang ini

i) Panitia Program Teknis

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Merancang, memutuskan dan melaksanakan bidang-bidang yang

dijadikan pokok bahasan utama dan topic-topik khusus (major

subject areas and specific topics) dalam program konvensi

2. Menentukan nama-nama speakers, session chairman, panelist

dan peserta yang diharapkan

3. Pengaturan format masing-masing sidang beserta fasilitas yang

diperlukan

Page 22: Professional Conference Organizer

22

4. Menyusun acara kunjungan teknis yang dilaksanakan selama

konvensi

5. Mempersiapkan daftar perkiraan biaya/pengeluaran yang akan

dimasukkan ke dalam Anggaran Induk

6. Mengadakan hubungan dengan speakers, chairman, dan lain-

lain

7. Mengingatkan batas waktu penyerahan kertas-kertas kerja

kepada speakers, memberikan pengarahan mengenai kertas

kerja yang diharapkan, dan menggandakannya tepat pada

waktu yang telah diputuskan

8. Meminta para pembicara menyerahkan daftar

alat/perlengkapan (audio-visual aids) yang diperlukan mereka

sewaktu presentasi

9. Memelihara hubungan tetap dengan para penyedia jasa agar

mereka mengetahui perkembangan dan kebutuhan konvensi

yang harus mereka sediakan sesuai dengan permintaan panitia

10. Merencanakan penyewaan alat-alat/perlengkapan seseuai

dengan jadual kebutuhan konvensi

11. Membuat ringkasan/inti sari/rumusan hasil sidang yang akan

disampaikan kepada para peserta yang berhak dan tepat waktu

j) Panitia Pameran

Fungsi dan Tanggung Jawab

Page 23: Professional Conference Organizer

23

1. Merekomendasikan penunjukan penyelenggaran pameran

professional (professional exhibition organizer)

2. Mendapatkan denah lokasi pameran dan tarif sewa

3. Mengusulkan pembagian ruang pamer, biaya dan persyaratan

yang harus dipenuhi oleh peserta pameran

4. Membuat anggaran pendapatan dan pengeluaran

5. Membicarakan dengan penyelenggara pameran (PEO) dan

penyedia jasa lainnya segala sesuatu yang perlu disiapkan guna

mensukseskan pameran itu.

6. Merencanakan negosiasi dengan pengelola tempat pameran,

penyedia jasa dan perlengkapan pameran untuk pembuatan

kontrak kerja

7. Mengadakan kontrak kerja dengan perusahaan periklanan

8. Menyebar-luaskan informasi dan bahan-bahan promosi pameran

dan membuat prediksi jumlah peserta pameran

9. Menyususn dan membuat perjanjian/kontrak secara rinci

dengan para peserta pameran

10. Menyusun jadual pelaksanaan pameran secara lengkap dan

dikoordinasikan dengan semua panitia yang terkait guna

mencegah terjadinya bentrok waktu

PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

Page 24: Professional Conference Organizer

24

Professional Conference Organizer, yang dipendekkan sebagai PCO,

mengemban beberapa fungsi yang berspesialisasi tinggi, baik secara teknis

maupun eksekutif. PCO, yang bertindak sebagai konsultan bagi organisasi

yang berkonferensi, harus memiliki kepribadian yang kuat dan mempunyai

ilmu, pengalaman, penalaran, dan wawasan yang luas serta mendalam.

Pengalaman menangani rapat-rapat, seminar, kongres, konferensi dan

sejenisnya sangat diperlukan agar dia mampu menangani berbagai masalah

yang pelik dan rumit, sehingga seluruh pekerjaan yang dipercayakan kepada

PCO yang bersangkutan bias terlaksana sebaik-baiknya, sesuai dengan

keinginan pemberi kerja.]

Di bawah ini diberikan beberapa definisi PCO yang dibuat oleh beberapa

asosiasi yang terkenal :

IAPCO : Any company engaged exclusively or principally, and on a

permanent basis, in the organization of all services required

for the preparation and running of an international meeting.

MPI : Those who are actively engaged in planning and managing

meetings for the firm or organization by which they are

employed, and those individuals who provide consulting

services to client solely for the purpose of planning and

conducting meetings and who receive no compensation except

from their clients.

ICCA : Companies or individuals who provide full service in the

organization of national and international congress, convention

and / or exhibition events. Travel agents are excluded.

Page 25: Professional Conference Organizer

25

PCB : Any person, natural or judicial whose principal activity or

business is to organize, promote, manage and/or arrange the

holding of national/international congress and/or convention in

the Philippines, including provision of supportive of staff

services, for a fee or lawful consideration.

Masalah jalannya sidang-sidang dan kandungan ilmiah program (technical or

content of the programme) tetap menjadi urusan/ tanggung jawab organisasi

yang bersangkutan, sedangkan PCO bertindak sebagai administratur kongres

tersebut.

KEPRIBADIAN DAN KEMAMPUAN PCO

Seorang PCO harus mempunyai kepribadian dan kemampuan yang baik. Dia

harus :

01. Mempunyai motivasi, disiplin diri yang tinggi (tepat waktu, penuh

tanggung jawab, taat azas, tekun dan tidak gampang menyerah) dan

integritas (berkata tidak bohong, berjanji tidak mungkir dan diberi

amanat tidak khianat).

02. Mudah bergaul dengan segala umur dan tingkatan (kaya maupun

miskin).

03. Bersifat terbuka (extrovert).

04. Senang melayani orang dan selalu berusaha agar orang yang

dihadapinya/dilayaninya merasa diperhatikan/dihargai, yang membuat

orang yang bersangkutan puas, ingin kembali berhubungan dengan

PCO tersebut (menghasilkan repeat dan profitable business), dan

menjadi langganan tetapnya (regular customer).

Page 26: Professional Conference Organizer

26

05. Mampu mengutarakan pendapat secara meyakinkan (forcefully and

convincingly) dengan bahasa yang baik (mudah dimengerti) dan benar

(mengikuti kaidah kaidah bahasa yang betul).

06. Selalu teratur dan segala benda atau sesuatu yang dimilikinya, yang

dipinjamnya atau yang diurusnya selalu pada tempatnya.

07. Jujur terhadap diri sendiri dan terhadap orang lain.

08. Mampu mengadakan analisa secara ilmiah dengan penalaran yang

tinggi.

09. Mampu membagi –bagi tugas dan tanggung jawab bawahannya atau

semua orang yang membantunya.

10. Mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat

dan benar (accurate) secara cepat (promptly).

11. Selalu berusaha mengambil inisiatif dengan penuh tanggung jawab

(well-calculated risk taking) dan tidak bersifat menunggu perintah

(proactive).

12. Mempunyai prakarsa-prakarsa / terobosan-terobosan yang baru

(creative) dan mampu mengadakan perbaikan-perbaikan (innovative)

atau perubahan-perubahan yang diperlukan.

13. Mampu membuat perumusan-perumusan, rancangan-rancangan,

system dan prosedur kerja yang efficient dan effective.

Page 27: Professional Conference Organizer

27

14. Mampu mengambil tindakan preventif, adaptif dan korektif

berdasarkan perencanaan yang matang (contingency action plan).

15. Tidak mudah panic dan/ atau putus asa di dalam keadaan yang

bagaimanapun.

16. Bersifat lentur (flexible).

17. Mempunyai dedikasi yang tinggi.

18. Terus menerus belajar dan meningkatkan kemampuan serta

ketrampilan, sesuai dengan kemajuan zaman, (being well-educated,

thoughtfull, reliable, skillful/competent and up to date), yang dapat

menunjang keberhasilan pekerjaan dan kehidupannya.

19. Bersikap positif (positive thingking/mental attitude) dan bersedia

membagi pengetahuannya dengan orang lain, sebagai

guru/instruktur/trainer yang baik.

20. Selalu bersikap sopan santun (courteous), dewasa (mature enough to

make good judgement), dengan mendahulukan rasio (logic), bersikap

tenang dan mampu mengendalikan perasaan (calm with well

controlled emotion), diplomatis, penuh perhatian (attentive at all

times) serta tidak mudah marah (bad temper), dst.

21. Bersedia dan mampu bekerja 20 jam sehari, bila diperlukan, dan

mempunyai daya tahan tubuh (stamina) yang baik.

Sehubungan dengan jaringan kerja (networking) atau hubunga luas yang

dimiliki tempat PCO bekerja, pakar MICE menekankan pentingnya

mengembangkan dan memelihara citra (image) PCO dan citra perusahaan,

yang dipercayakan kepadanya, untuk melaksanakan semua kegiatan/tugas

Page 28: Professional Conference Organizer

28

sesuai dengan rencana dan kontrak yang telah disepakati bersama, sehingga

dapat memberikan manfaat dan kepuasan kepada semua pihak.

PENDIDIKAN FORMAL

Penguasaan bahasa asing, terutama bahasa Inggris, merupakan prasyarat

(prerequisite) yang tidak bias ditawar-tawar oleh siapapun yang ingin

menjadi PCO yang baik, disegani, dihargai, dihormati dan sukses.

Pengaplikasian Ilmu Jiwa Terapan (applied psychology), komunikasi,

kebudayaan (Lintas budaya/cross culture), ekonomi, hukum, manajemen

dan sosiologi ke dalam pekerjaan sehari-hari PCO akan sangat membantu

dan memudahkan serta memperlancar pelaksanaan tugasnya sehari-hari

karena bidang jasa ini mengharuskan adanya kerja sama yang baikm

berdasarkan saling pengertigan (mutual understanding) yang mendalam atas

semua orang yang dihadapinya atau mitra kerjanya.

Pemilikan ijasah saja belumlah cukup. Manfaat ijasah tersebut harus

dibuktikan dalam kehidupan sehari-hari, baik di kantor maupun di luar

kantor tempat PCO bekerja. Master’s Degree in Business Management of

related fields, atau minimal Bachelor’s Degree in Marketing, Tourism, Mass

Communication, Behavioural Science or other related courses sangat

dianjurkan untuk dimiliki oleh PCO yang akan menangani segala bentuk

pertemuan nasional dan internasional

Kendatipun demikian, berhasil tidaknya seorang PCO ditentukan oleh

dirinya sendiri. Dialah yang bisa menilai kelebihan dan kekurangan dirinya.

Dialah yang akan mengaplikasikan teori SWOT.

Penilaian kantor dan pribadi PCO dibagi atas 4 bagian :

1.Latar belakang pendidikan………………………………………25%

Page 29: Professional Conference Organizer

29

2.Kepribadian (personality)………………………………………..25%

3.Pengalaman (track record)………………………………………25%

4.Jaringan kerja perusahaan (Personal and Com-

Pany Network )………………………………………………………..25%

PENINGKATAN PENGETAHUAN PCO

Pakar MICE Management asing yang memberikan kursus dan seminar di

Indonesia sering menganjurkan PCO Indonesia agar aktif meningkatkan

pengetahuan teori dengan rajin membaca dan belajar serta praktek (on the

job training) melalui kursus-kursus atau seminar mengenai MICE seperti

yang diadakan oleh :

1. American Society of Association Executives (ASAE)

2. Executive Development Institute for Tourism (EDIT)

3. International Association of Professional Congress Organizer

(IAPCO)

4. International Congress and Convention Association (ICCA)

5. International Congress Institute (ICI)

6. Pasific Asia Travel Association (PATA)

7. Professional Convention Management Association (PCMA)

8. Society of Incentive Travel Executives (SITE)

9. Union Des Foires Internationales (UPI)

Page 30: Professional Conference Organizer

30

10. Society of Indonesia Professional Conference Organizers (SIPCO)

Kursus yang diadakan oleh IAPCO kelihatannya lebih komprehensif

dibandingkan dengan kursus sejenis yang diadakan oleh organisasi

tersebut di atas. Mungkin karena biaya, yang dikenakan oleh IAPCO

kepada penyelenggara dan peserta kursus relatif tinggi, turut pula

mempengaruhi mutu pendidikan yang disajikan mereka.

FASE PENGEMBANGAN PCO DI INDONESIA

[A] Pada tahap pertama, Pemerintah bertindak sebagai PCO. Tidak

jarang Pemerintah membentuk panitia sendiri, yang anggotanya

terdiri dari karyawan dan pejabat yang ditunjuk. Penunjukan

mereka kadang-kadang berdasarkan kedudukan dan mereka sering

tidak bisa melaksanakan tugasnya sebagaimana yang diharapkan

disebabkan berbagai alasan. Jumlah anggota panitia sering

melebihi jumlah yang seharusnya, sehingga memberi kesan tidak

efisien dan boros. Sebagian anggota panitia bekerja acuh tak

acuh, kurang bertanggung jawab, kurang patuh karena alasan

imbalan keuangan yang tidak memadai atau tidak sampai kepada

yang berhak. Sebagian dari mereka hanya bertugas berdasarkan

perintah, mereka tidak mempunyai inisiatif dan kurang

berprestasi.

Kadang-kadang pihak kontraktor mengalami kerugian karena

setelah pertemuan.konferensi selesai dan panitia dibubarkan,

mereka tidak berhasil menagih atau tidak tahu mau menagih

kemana dan kepada siapa. Kejadian-kejadian di atas turut

mempengaruhi keberhasilan suatu pertemuan/konferensi yang

diadakan, apalagi kalau para kontraktor menjadi was-was atau

ragu-ragu untuk berpartisipasi secara penuh.

Page 31: Professional Conference Organizer

31

[B] Tahap Kedua – Pelaksanaan satu proyek dibagi-bagikan kepada

beberapa PCO. Dengan cara begini, Pemerintah berperan sebagai

pelindung dan pendidik PCO agar mereka mempunyai pengalaman

yang cukup untuk menjadi benar-benar professional yang

kemudian berkembang menjadi PCO yang andal (reliable &

trustworthy) dan mandiri. Setiap organisasi, departemen atau

instansi pemerintah dan swasta yang akan mengadakan

pertemua/konferensi dianjurkan menggunakan jasa PCO dengan

imbalan keuangan (professional fees) yang pantas, agar PCO bisa

cepat mengembangkan profesinya dan diakui serta dilindungi

keberadaannya sebagai pembayar pajak yang taat.

[C] Tahap ketiga – Beberapa PCO membentuk konsorsium dan mereka

mengatur pembagian pekerjaan yang akan dilaksanakan. Kerja

sama yang erat diantara merekalah yang bisa membuahkan hasil,

sebagaimana diharapkan pemberi kerja/pengguna jasa. Persaingan

tidak sehat harus ditiadakan, apalagi niat untuk menghancurkan

salah satu diantara mereka jangan sampai ada. Kecenderungan

stereotyping, ethnocentrism dan sikap saling curiga-mencurigai

(prejudice) atas dasar apapun harus dihapuskan dari pikiran setiap

PCO. Kearifan pemberi kerja sangat dituntut agar mereka benar-

benar bekerja dengan teamwork yang kompak.

[D] Tahap keempat – Setiap PCO sudah mandiri secara penuh. Mereka

mampu melaksanakan semua kegiatan/tugas sendiri, walaupun

“mega event” (5000 peserta lebih) sekalipun

URAIAN TUGAS PCO

IAPCO memberikan uraian tugas PCO sebagai berikut :

Page 32: Professional Conference Organizer

32

04) Menyarankan kepada pemberi kerja agar tujuan kongres dirumuskan

secara lengkap dan jelas, supaya semua rencana persiapan dan

pelaksanaan kongres tersebut bisa disusun secara rapi.

05) Memberikan saran-saran berkenaan dengan pajak dan/atau bea yang

harus diperhitungkan dalam anggaran kongres.

06) Menyiapkan dan menyampaikan garis besar rencana dan program

pendahuluan yang didasarkan atas jumlah peserta yang diharapkan

hadir, tempat, lamanya dan tanggal pelaksanaan kongres, serta hal-

hal yang penting lainnya.

07) Menyusun dan menyampaikan rancangan anggaran pendapatan dan

pengeluaran kongres secara rinci berdasarkan pengalaman-

pengalaman dan pengetahuan PCO yang menerima kerja. Uang

registrasi per peserta bisa ditentukan setelah disepakatinya jumlah

anggaran kongres, mungkin setelah beberapa kali pembicaraan dan

pengkajian mengenai perubahan-perubahan usul anggaran yang

diajukan PCO tersebut.

08) Membuka rekening bank untuk kongres, mengelola termasuk

menyusun laporan uang masuk dan keluar, berdasarkan anggaran,

system & prosedur pembukuan (accounting system & procedures)

yang telah sama-sama disepakati antara PCO dan Pemberi kerja.

09) Mempersiapkan semua kelengkapan dan kebutuhan kantor, ruang

sidang, para utusan dan pendamping peserta kongres (delegates, co-

delegates, spouses and accompanying persons) sebelum, selama

berlangsung, dan sesudah kongres (setelah semua pertanggungan

jawab yang dibuat PCO disetujui oleh pemberi kerja).

Page 33: Professional Conference Organizer

33

10) Bertindak sebagai penasehat administrasi bagi panitia penyelenggara

setempat (national congress committee) sejak permulaan

perancangan persiapan program teknis atau ilmiah kongres sampai

selesainya laporan pelaksanaannya.

11) Mengatur prosedur registrasi, termasuk pemrosesan blanko isian

registrasi, penerimaan uang registrasi beserta pembukuannya, dan

konfirmasi yang diperlukan pendaftar sera korespondensi mengenai

segala sesuatu yang ada kaitannya dengan pengaturan kongres itu.

12) Mengatur penugasan staf bahasa asing (multi-lingual staffing) selama

kongres, agar kelancaran pelaksanaan kongres diperhatikan sampai

ke hal yang sekecil-kecilnya, sehingga para peserta kongres betul-

betul merasakan kenyamanan dan kenikmatan pelayanan yang

memberikan kepuasan kepada para peserta, pendamping dan

undangan/tamu penting yang hadir.

13) Mengatur antar-jemput para peserta kongres, VIP, sejak mulai tiba

di tempat (kota) kongres sampai waktu mereka meninggalkan

tempat tersebut. Mereka harus diberi petunjuk selengap mungkin

agar mereka paham betul bagaimana caranya

mempergunakan/memanfaatkan trasportasi yang diperlukan mereka,

baik yang disediakan oleh Panitia Penyelenggara, maupun

transportasi umum setempat.

14) Menguruskan penyelesaian semua masalah yang timbul ketika

kongres berakhir, termasuk pertanggungan jawab penerimaan dan

penggunaan uang yang dipercayakan kepada PCO mengaturnya. PCO

berusaha mengingatkan Panitia Pelaksana selama kongres

berlangsung sedemikian rupa sehigga mereka bisa terbebas dari

Page 34: Professional Conference Organizer

34

kewajiban menyelesaikan beban keuangan sesudah kongres berakhir

berkat adanya pengendalian keluar masuknya uang yang dipakai

berkongres.

15) Menguruskan pemesanan hotel dan kebutuhan akomodasi lainnya

dengan mengusahakan harga terbaik dan beberapa kategori harga

serta mengalokasikan akomodasi sesuai dengan kebutuhan.

16) Mengadakan dan memantau semua persiapan di tempat kongres,

termasuk negosiasi mengenai kontrak yang mencakup jumlah

ruangan yang akan dipergunakan lengkap dengan segala fasilitas

yang diperlukan seperti alat pengatur hawa, pengatur lampu-lampu,

ventilasi, akustik, pengeras suara (microphone and public address

system), perlengkapan audio-visual, penterjemah, kantor panitia,

kamar-kamar, makan-minum para delegasi, fasilitas penerimaan dan

registrasi, telepon,bank, bunga/taman, lapangan parkir dan

seterusnya.

17) Mengatur pembuatan draft, pencetakan, penerbitan dalam bahasa

tertentu dan mengirimkan/membagi-bagikan kepada para calon

delegasi, tepat pada waktunya, pengumuman, formulir pendaftaran,

acara, daftar peserta, makalah dan hasil/rumusan sidang, surat

edaran, dll.

18) Mengatur penyelenggaraan pameran yang ada kaitannya dengan

kongres.

19) Kalau diminta, juga bertindak sebagai konsultan urusan perjalanan

peserta kongres termasuk masalah imigrasi, pabean dan karantina.

Page 35: Professional Conference Organizer

35

20) Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan kewartawanan,

kehumasan dan kegiatan promosi kongres melalui media cetak,

elektronik dan saluran-saluran yang bisa dikaitkan dengan

penyelenggaraan kongres.

21) Mengatur acara hiburan, rekreasi, jamuan (functions, theme parties

and other social events) untuk para utusan dan pendamping mereka.

Dalam hai ini, pengetahuan, pengalaman dan pergaulan PCO yang

luas akan sangat membantu dan menentukan keberhasilan semua

program tersebut di atas.

Kerja sama yang rapi, terpadu dengan penuh pengertian dan kebersamaan

antara PCO, sebagai project manager, dengan panitia, sebagai

penengah/pengambil keputusan dan dengansemua pihak yang terlibat dalam

mensukseskan suatu konvensi atau kongres yang dilaksanakan, merupakan

hal yang sangat mutlak adanya. Dengan adanya kerjasama yang demikian

baru semua beban berat terasa menjadi ringan dan pemberi kerja bisa

bernafas lega penuh kepuasan.

PELUANG BISNIS YANG TERKAIT DENGAN PCO

01. Transportasi

02. Akomodasi

03. Perusahaan Promosi/Periklanan

04. Percetakan

05. Media Cetak

06. Media Elektronik

07. Agen Perjalanan

08. Biro Perjalanan Wisata

09. Pengelola Atraksi Wisata

Page 36: Professional Conference Organizer

36

10. Usaha/Toko Cinderamata

11. Perusahaan Hiburan (entertainer, show business)

12. Bank

13. Juru Foto, Video

14. Perusahaan Kesekretariatan(business 7 secretarial service)

15. ahli Dekorasi

16. Perusahaan bunga

17. Perusahaan Jasa Boga

18. Tempat Penyelenggaraan Pertemuan (venue)

19. Telekomunikasi

20. Ekspedisi, titipan Kilat

21. Perusahaan/took alat tulis Menulis

22. Tukang Jahit

23. Penyedia/Kontraktor alat-alat Konvensi dan Pameran

24. Penyedia Tenaga Kerja (supporting personnels / placement

agency)

25. Perusahaan Asuransi

26. Asosiasi Pembicara (speakers association)

27. Pusat Perbelanjaan

28. Perusahaan Humas (PR. & sponsor Agency)

29. Asosiasi-asosiasi, instansi pemerintah dan swasta

PROSEDUR PERIZINAN

1. Para penyelenggara konferensi wajib mengajukan Surat

Pemberitahuan/Permohonan Ijin Penuelenggaraan Pertemuan

Kepada Kepala Kepolisian Republik Indonesia

Kepala Kepolisian Republik Indonesia

Up. Kepala Dinas Intelejen dan Pengamanan Kepolisian

Page 37: Professional Conference Organizer

37

Jl. Trunojoyo 3, Kebayoran Baru, Jakarta selatan

2. Tembusan surat permohonan tersebut ditembuskan kepada :

1.1. Direktur Jenderal Pariwisata

Up. Kepala Direktorat Bina Usaha Jasa Pariwisata

Jl. Medan Merdeka Barat 16-19

Jakarta 1010

Kantor ini akan memberikan rekomendasi yang ditujukan

kepada MABES POLRI

1.2. Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Departemen Luar

Negeri, Jl. Pejambon raya No. 7, Jakarta Pusat

1.3. Kepala BAKIN

Jl. Rajawali Timur Raya

Kalibata, Jakarta Selatan

1.4. Kepala B.I.A.

Jl. Raya Kalibata

Jakarta Selatan

1.5. KAPOLDA Metro Jaya

Jl. Gatot Subroto,

Jakarta Selatan

1.6. KAPOLDA, tempat event (acara) dilaksanakan.

1.7. Departemen yang membawahi ACARA tersebut.

Page 38: Professional Conference Organizer

38

3. Surat Permohonan Izin tersebut di atas harus dilengkapi :

3.1. Fotokopi KTP Penanggung Jawab/Ketua Panitia.

3.2. 1 (satu) lembar pasfoto Penanggung jawab /Ketua.

3.3. Susunan Panitia Penyelenggara.

3.4. Fotokopi AD/ART dan/atau Akte Pendirian Organisasi

Penyelenggara.

3.5. Daftar Nama Pembicara dan Judul Makalahnya.

3.6. Daftar Nama Calon Peserta dan asal daerah/Negara.

3.7. Buku Pemberitahuan/brosur mengenai acara tersebut.

4. Dasar hukum perizinan konvensi di Indonesia.

4.1. Undang-undang No. 13/1961.

4.2. Undang-undang No. 5/PNPS/1963

4.3. Pasal 510 Kitab Udnang-undang Hukum Pidana

4.4. Radiogram KAPOLRI No. Pol 1364 rdg/1963 tanggal 27

Juli 1963.

PERIZINAN PARA PESERTA

1. Peserta kongres berkewarganegaraan asing yang negaranya

disebut dalam Keppres No. 15 tahun 1993, jo. Keputusan Menteri

Kehakiman republic Indonesia No. M. 01.02-Thn 1993, dibebaskan

dari kewajiban memiliki visa.

2. Bagi warga Negara asing di luar ketentuan di atas diperlukan izin

dari Pemerintah Republik Indonesia, melalui :

2.1. Departemen Pertahanan dan Keamanan

• Asisten Intelijen

Page 39: Professional Conference Organizer

39

• Badan Koordinasi Intelijen Negara

2.2. Departmen Luar Negeri c.q. direktorat Pengamanan

Hubungan Luar Negeri

PERIZINAN BARANG BAWAAN

Barang-barang bawaan para peserta konvensi untuk peragaan selama

konvensi berlangsung diperlukan izin dari :

1. Kejaksaan Agung Republik Indonesia

• Barang Cetakan, Film dan Bahan Audio-Visual lainnya

2. Departemen Keuangan Republik Indonesia c.q. Direktorat Jenderal

Bea & Cukai untuk :

• Alat-alat peraga dan perlengkapan lain yang akan di-re-export.

• Bahan-bahan promosi yang akan dibagi-bagikan

3. Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

• Film keperluan promosi selama kegiatan konvensi.

PERIZINAN LAINNYA

1. Departemen Perdagangan Republik Indonesia untuk :

• Penyelenggaraan Pameran Internasional

2. Pemerintah Daerah Setempat untuk :

Page 40: Professional Conference Organizer

40

• Pemasangan poster, spanduk, alat komunikasi massa, visual dan

lain-lain.

3. Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

• Kegiatan Pers asing yang meliput kegiatan konvensi.

ANJURAN-ANJURAN DAN HIMBAUAN

1. Instansi Pemerintah dan/atau swasta berusaha mengundang para

pengambil keputusan (decision makers) organisasi yang biasa

mengadakan konvensi/konferensi internasional ke Indonesia untuk

melihat fasilitas MICE Indonesia dan yakinkan mereka bahwa PCO

Indonesia mampu menangani konvensi mereka. Kalau memungkinkan,

usahakan kunjungan mereka bertepatan dengan pelaksanaan konvensi

internasional di sini dan mereka diberi kesempatan untuk meninjau

pelaksanaannya.

2. Setiap PCO seyogyanya mempunyai “project Management Plan “ dan

didokumentasikan dengan baik. Setelah pelaksanaan suatu konvensi,

telitilah project management plan tersebut sehingga diketahui titik-

titik lemahnya untuk diperbaiki dan digunakan pada konvensi

serupa/sejenis yang akan dating. Susunlah terminal report, yang

nantinya bisa dijadikan manual dan sebagai pegangan/pedoman bagi

staf pelaksanan konvensi PCO yang bersangkutan.

3. Bagi PCO yang ingin menjadi anggota organisasi PCO Internasional,

hadirilah seminar mereka. Jalinlah hubungan baik dengan anggota

pengurusnya. Kalau hubungan pribagi telah terjalin dengan baik,

undanglah anggota pengurus yang menentukan/berpengaruh

memutuskan diterima tidaknya anda sebagai anggota. Mereka harus

Page 41: Professional Conference Organizer

41

bisa anda yakinkan bahawa anda sebagai PCO benar-benar dapat

membuktikan kemampuan dan ketrampilan anda mengurus konvensi

yang sedang mereka tinjau secara memuaskan/meyakinkan.

4. LKU supaya dikerjakan dan dikirimkan kepada Ditjen Pariwisata. Agar

perusahaan jasa konvensi menyadari betapa pentingnya pengisian dan

penyampaian LKU tersebut, mereka perlua mendapat penataran untuk

menanamkan pengertian dan kesadaran bahwa data yang terkumpul

akan dijadikan alat untuk menyusun rencana pengembangan,

pembinaan dan pemasaran industri MICE kita. Perasaan was-was bahwa

LKU tersebut tidak akan diproses oleh petugas Ditjen Pariwisata

sebagaimana mestinya harus dihilangkan. Dengan demikian, pengertian

dan persepsi yang sama mengenai industri MICE kita benar-benar

terwujud.

5. Berdasarkan analisa laporan yang dibicarakan dalam AACVB meetings di

Bali dapat disimpulkan bahwa Indonesia bisa mempergunakan

kelebihannya dari Negara-negara anggota AACVB lainnya sebagai alat

promosi. Mungkin kekeliruan telah terjadi pada pendefisian istilah

yang menyebabkan seolah-olah Indonesia masih berada di bawah para

anggota AACVB dari Hong Kong, Malaysia, Singapura dsb. Kekeliruan

definisi ini, kalau memang ada, harus segera dibetulkan supaya petugas

BPS bisa bekerja dengan benar. Ahli statistic industri MICE sebaiknya

segera diadakan dan ditugaskan sebagai spesialis pada bidang ini.

6. Agar PCO Indonesia bisa berkembang, semua pihak yang terkait

berusaha menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan PCO

kita dan mereka sepantasnya mendapat perlindungan dengan jalan

memberikan harga yang bersaing (kalau bisa harga untuk PCO kita lebih

rendah dari harga yang diberikan kepada pihak lain, bukan sebaliknya).

Janganlah sampai terjadi PCO atau organisasi asing mendapat harga

Page 42: Professional Conference Organizer

42

lebih rendah dari pada harga yang diberikan kepada PCO kita. Untuk

menghindari kesalahpahaman, kontrak yang dibuat dengan PCO harus

dibuat secara rinci, sampai kepada hal-hal yang paling kecil (jika perlu

njlimet).

7. PCO berusaha mempunyai data yang lengkap (up to date, reliable and

complete), hubungan yang luas dan memilih pekerjaan yang benar-

benar dikuasai. Kalau sebuah PCO tidak menguasai bidang yang

ditanganinya sepantasnyalah pekerjaan itu diberikan kepada PCO yang

mengusai persoalannya (professional) atau bekerjasama dengan

pakar/ahli dan berpengalaman/bereputasi internasional. Semoga PCO

kita mampu bersaing dengan PCO Negara-negara lain dalam

mengantisipasi era globalisasi, perdagangan bebas dan persaingan yang

amat ketat pada masa-masa mendatang.

Global Travel Business and Education Centre, Tutorial Bisnis Acara & Pariwisata Terlengkap Pertama di Indonesia,

Tutored by Drs. Noersal Samad, MA (UI)

Page 43: Professional Conference Organizer

43