Menulis Surat Resmi

KELOMPOK 6 : EKA RISKI UTAMI

RISKI FADILLASITI ULFAh HIDAYAH

TARI MAULIDINA INDONESIA PUTRIYUNITA SETIANINGSIH

KELOMPOK 6 : EKA RISKI UTAMI

RISKI FADILLASITI ULFAh HIDAYAH

TARI MAULIDINA INDONESIA PUTRIYUNITA SETIANINGSIH

PENGERTIAN DAN RAGAM

SURAT RESMI

PENGERTIAN

• Menulis Surat Resmi. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh badan atau lembaga yang bersifat resmi. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan.

Ciri-ciri Surat Resmi• Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya

adalah lembaga atau organisasi• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami

• Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku• Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah

organisasi atau lembaga resmi• Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak

bebas)

Format Surat Resmi

• Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

• bentuk lurus penuh (full block style)• bentuk lurus (block style)• bentuk lekuk (indented style)• bentuk setengah lurus (semiblock style)• bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

Format Paragraph ( Hanging Paragraph Style )Format Paragraph ( Hanging Paragraph Style )

Format Lekuk ( Indented Style )Format Lekuk ( Indented Style )

JENIS – JENIS SURAT RESMI

Check It Out

Macam-macam surat resmi• Surat Dinas• Surat Keputusan• Surat Perintah• Surat Tugas• Surat Pengantar• Surat Kuasa• Surat Pengumuman• Surat Undangan(Resmi)• Surat Edaran

Pengertian1. Surat dinas Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis/dikirim oleh sebuah instansi/kantor untuk keperluan dinas.Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar.

Sistematika surat dinas

2. Surat Keputusan (SK)• Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang

dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat keputusan memiliki 2 bagian pokok, yaitu:

• Konsideran• landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Pada

bagian ini terdapat kata-kata seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau Memperhatikan.

• Diktum keputusan• isi keputusan tersebut, ditandai dengan adanya kata

Memutuskan dan Menetapkan.

3. Surat Tugas

• Surat tugas merupakan surat yang dibuat untuk menugaskan seseorang/sekelompok orang untuk melaksanakan suatu tugas khusus di luar operasional.

• Informasi yang dikandung dalam surat tugas adalah:

• Nama dan jabatan pemberi tugas.• Nama dan jabatan penerima tugas.• Tugas yang diberikan mencakup jenisnya dan kapan

pelaksanaannya.

4. Surat Perjanjian

Surat perjanjian merupakan surat yang berisi kesepakatan antara 2 pihak. Perjanjian tertulis berfungsi sebagai bukti otentik telah terjadinya suatu kesepakatan, sehingga apabila salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut, perjanjian tertulis tersebut bisa dijadikan bukti dan dasar penyelesaian persengketaan di pengadilan.

• Surat perjanjian dibedakan menjadi dua macam, yaitu:• Surat perjanjian di bawah tangan; surat perjanjian yang

dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang bersepakat yang disaksikan oleh dua orang saksi.

• Surat perjanjian otentik; surat perjanjian yang dibuat oleh notaris (sebagai wakil pemerintah)

• Unsur-unsur surat perjanjian:• Pihak yang bersepakat atas Pihak Pertama dan Pihak

Kedua.• Materi dan objek perjanjian

5. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pendelegasian hak dan kewajiban satu pihak kepada pihak lain dimana pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban sama seperti pihak pemberi kuasa.

6. Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam.

7. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada masyarakat luas. Pengumuman ada yang bersifat resmi dan tidak resmi. Isi pengumuman bermacam-macam antara lain: pelarangan, lelang barang, lomba, kegiatan, penawaran, penerimaan pegawai, penerimaan siswa atau mahasiswa, dan sebagainya.

8. Surat Undangan (Resmi)

Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan

9. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.

Macam surat edaran:• Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan

kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.• Surat edaran dari instansi pemerintah adalah

pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.

• Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2)Surat edaran umum adalah suratedaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari keseluruh lapisan masyarakat .

MENULIS SURAT RESMILANGKAH LANGKAH

Bagian – bagian surat resmi 1. Kepala surat (Kop Surat)

2. Tanggal surat3. Nomor Surat4. Lampiran5. Hal atau perihal surat6. Alamat7. Salam pembuka8. Isi9. Salam Penutup10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas)11. Tembusan

1. Kop suratMemuat informasi tentang - Nama lembaga/instansi- alamat lengkap- logo/lambang (jika ada)

CONTOH :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAHSMP ISLAM BATANG

Jalan Jenderal Ahmad Yani 114, Kauman, Batang 51215, Telepon 7988075

2. Tanggal surat

Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena di bagian kop surat sudah tertera nama kota

CONTOH :CONTOH :

7 September 20097 September 2009

3. Nomor, Lampiran, Perihal

CONTOH :CONTOH :

Nomor : 01/OSIS/IX/2009

Lampiran : Satu lembar

Perihal : Undangan

Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor, Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor, lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.

4. Alamat tujuan suratAturan penulisan alamat tujuan surat :Aturan penulisan alamat tujuan surat :

1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya boleh disingkat [Yth.]

2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’ jika yang dituju adalah nama jabatan seperti bupati, camat, direktur, kepala desa, dsb.

3. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka boleh ditambahi dengan kata sapaan ‘bapak’ atau ‘ibu’ atau ‘saudara’

4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.

5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.

Contoh :

Yth. Bupati Batang

Jalan Kartini 1

Batang

Contoh :

Yth. Ibu Puji Astuti

Jalan Delima 10

Pekalongan

5. Salam pembukaGunakan salam pembuka yang netral. Penulisan

salam pembuka diakhir dengan tanda koma

CONTOH :CONTOH :

Dengan hormat,Dengan hormat,

6. Isi suratIsi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan,

surat izin, dsb. Tetapi secara umum, isi surat dinas adalah bagian pembukaan, bagian inti, & bagian penutup.

Contoh surat undangan :Contoh surat undangan :

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada rapat yang akan diselenggarakan pada,

hari : Senin

tanggal : 14 September 2009

waktu : pukul 20.00 WIB

tempat : Balai Desa Kalipucang

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

7. Salam penutupGunakan salam penutup yang netral. Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma. Namun, salam

penutup tidak wajib ada dalam surat dinas.

CONTOH :CONTOH :

Hormat kami,Hormat kami,

8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat

CONTOH :CONTOH :Kepala Desa,

ttd

Joko Susilo Mangkubuwono

9. Tembusan

CONTOH :CONTOH :

Tembusan :

1. Yth. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon

2. Yth. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon

Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang isi surat tersebut.

MENYUNTING DAN MENYEMPURNAKAN

SURAT RESMI

Kesalahan Penulisan Kepala Surat

Sebaiknya, kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama kantor, alamat, nomor telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada); nama kantor cabang, nama bankir, bidang usaha, dan lambang instansi yang bersangkutan.

Kesalahan Penulisan Nomor Surat

• Kesalahan penulisan nomor surat penyingkatan angka dengan penggunaan tanda koma di atas angka dan pencantuman titik dan tanda hubung setelah angka tahun. Kesalahan lain yang tampak dalam nomor surat adalah tanda garis miring yang didahului dan diikuti spasi. Menurut aturan yang berlaku, tanda garis mirng tidak didahului dan diikuti spasi.

Kesalahan Penulisan Lampiran

• Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila misalnya, surat itu tidak melampirkan sesuatu. Jika bersama surat itu ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkan itu hendaknya dituliskan dengan lengkap. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak melampirkan barang yang lain, seperti brosur, fotokopi, atau buku, kata lampiran tidak perlu dicantumkan dalam surat.

Kesalahan Penulisan Hal Surat• Hal atau perihal bagian surat yang memuat pokok surat atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat itu. Bagian ini berguna untuk memudahkan pembaca untuk mengetahui persoalan. Bagian ini tidak perlu ditulis panjang-panjang, tetapi singkat. Walaupun demikian pokok persoalan itu harus dapat mewakili keseluruhan maksud surat.

Kesalahan Penulisan Tanggal Surat• Dalam surat-surat dinas dan surat niaga,

sebelum tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota sebab nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.

• Dalam surat-surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan sebelum tangal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya, tanggal, bulan, dan tahun ditulis secra lengkap.

Kesalahan Penulisan Alamat Surat

• Selain dicantumkan pada sampul surat, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Alamat surat hendaknya ditulis dengan jelas, singkat, dan lengkap.

Kesalahan Penulisan Salam Pembuka

• Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah Dengan hormat(dengan d kapital, h kecil), diikuti tanda koma. Akan tetapi, dalam kenyataannya, penulisan salam pembuka tidak sesuai dengan norma yang berlaku.

• Dalam hal ini ada kesepakatan bahwa salam pembuka surat dan salam penutup dituliskan dengan tanda koma di belakangnya.

Kesalahan Penulisan Paragraf Pembuka

• Kalimat-kalimat yang lazim dipakai oleh penulis surat sebagai paragraf pembuka sangat bervariasi. Namun masih sering ditemukan kesalahan pada penggunaan bersama ini, padahal surat tersebut hanya memberitahukan sesuatu, tidak melampirkan atau mengirimkan barang lain. Ungkapan bersama ini artinya ‘bersama-sama dengan ini atau ‘seiring dengan ini’.

Kesalahan Penulisan Paragraf Penutup

• Dalam penulisan paragraf penutup seharusnya menggunakan bahasa yang baku. Namun kenyataannya masih ditemukan penggunaan bahasa yang tidak baku. contohnya penggunaan bentuk perhatiannya. Perhatian siapa? Perhatian penerima surat yang dimintai batuan? Kalau ia yang dimaksud, maka bukan –nya yang seharusnya dipakai, melainkan Bapakatau Ibu, atau Saudara, atau Anda karena orang yang disurati itu adalahBapak, Ibu, Saudara, atau Anda (orang ke dua) bukan nya = dia atau ia(orang ke tiga).

Kesalahan Penulisan Salam Penutup

• Salam penutup yang sering dipakai contohnya adalah “Hormat kami” dan “Wasalam”

• Kesalahannya adalah seharusnya digunakan tanda koma (,) diakhir kata hormat kami dan wasalam

Kesalahan Penulisan Tembusan• Penulisan kata Tembusan: (dengan tidak digaris

bawahi) cukup efektif bila dibandingkan dengan ditulis Tembusan: yang digarisbawahi atauTembusan disampaikan kepada: Selain itu, dalam rincian tembusan orang mencantumkan sebagai laporan, sebagai undangan, untuk diketahui, harap dilaksanakan, dan arsip. Semua tambahan itu tidak diperlukan karena tanpa embel-embel tersebut, yang ditembusi surat serta merta mengetahui apa yang harus dikerjakannya. Rincian terakhir dalam tembusan, arsip juga tidak perlu karena setiap surat dinas sudah lazim memiliki arsip.

KESIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

• Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

• Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Saran• Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat

sangatlah penting Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

Ada pertanyaan ?????