Presentasi sistem informasi akuntansi pada apotek kimia farma

Sistem Akuntansi

Apotek

Presented by

presented by:• Amalia Hani• Dhiah• Idham Fakhri

• Nadia Ulin• Raja• Risnandha Diksi

Kimia Farma?Kimia Farma adalah perusahaan BUMN dan merupakan perusahaan farmasi pertama di Indonesia (1817). Salah satu produk dari Kimia Farma adalah ritel dan mempunyai banyak cabang apotek di Indonesia.

Siklus Pendapatan:Penjualan dan

Penerimaan Kas

Siklus penerimaan adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait dengan penyediaan obat-obatan dan/atau alat-alat kesehatan serta jasa di bidang kesehatan kepada konsumen serta pengumpulan kas atas pembayaran dari penjualan tersebut

Pendapatan Apotek Kimia Farma berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, atau dari penjualan secara tunai lainnya.

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Apotek Kimia FarmaA. Entry Pesanan Penjualan (Sales Order

Entry)

B. Pengantaran Obat (Delivery Service)

C. Penagihan (Billing)

D. Pengumpulan Kas (Cash Collection)

c

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Entry Pesanan Penjualan

Entry pesanan penjualan terdiri atas lima tahapan:1. Penerimaan resep atau pesanan penjualan

bebas2. Pengecekan ketersediaan persediaan3. Pembayaran tunai atau kredit4. Peracikan obat serta pengemasan5. Penyerahan obat dan pemberian informasi

tentang obat, dosis, efek samping dan lain-lain

Penjualan Tunai: Penjualan Bebas

Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut: 1.Menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diperlukan oleh pelanggan2.Memeriksa ketersediaan barang (langsung atau melalui komputer) dan menginformasikan harganya kepada pembeli3.Bila pembeli setuju maka pembeli langsung membayar dan petugas akan memasukkan data pembelian ke dalam komputer serta mencetak struk pembayaran untuk diserahkan kepada pembeli dan sebagai arsip apotek4.Penyerahan obat bebas disertai dengan informasi pemakaian seperlunya

Pelayanan Atas Resep:Resep Tunai

Tahapan dalam pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut: 1.Menerima resep dan memeriksa kelengkapan dan keaslian resep2.Memeriksa ketersediaan obat, selanjutnya menghitung total biaya untuk resep tersebut kemudian menginformasikan pada pelanggan3.Jika pasien setuju, maka segera dilakukan pembayaran dan mencatat nama dan alamat pelanggan4.Menyiapkan obat sesuai dengan resep5.Memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep6.Obat diserahkan pada pelanggan disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat

Pelayanan Atas Resep:Resep Kredit

Pelayanan resep kredit berasal dari instansi/perusahaan yang menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma dan untuk proses pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak. Tahapan dalam pelayanan resep kredit adalah sebagai berikut:1.Menerima resep dan memeriksa kelengkapan dan keaslian resep2.Memeriksa apakah obat-obat yang tertera pada resep terdapat dalam daftar obat yang ditanggung oleh instansi yang bersangkutan3.Menginformasikan pengambilan obat atau penggantian obat lain jika obat yang diinginkan tidak ada4.Menyiapkan obat sesuai dengan resep5.Memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep6.Menyerahkan obat disertai dengan pemberian informasi penggunaan obat

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Pengantaran Obat

Pengantaran obat terdiri atas tiga tahapan:

1. Pengambilan dan/atau peracikan obat yang dipesan

2. Pengepakan obat3. Pengiriman

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

PenagihanPenagihan terdiri atas dua tahapan:1. Penagihan kepada konsumen2. Update data piutang

Jenis sistem penagihan:1.Penagihan langsung ketika barang dikirimkan2.Pengiriman tagihan kepada konsumenPersediaan, piutang, dan buku besar diupdate pada tahap ini

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:

Pengumpulan KasLangkah keempat ini melibatkan:1. Penanganan kiriman uang dari

konsumen2. Depositokan kiriman uang tersebut ke

bank

Ancaman dan Pengendalian

Entri Pesanan Penjualan (Sales Order Entry)Ancaman Akibat Pengendalian

Pesanan pelanggan tidak lengkap/akurat

Menimbulkan inefisiensi dalam hal waktu dan biaya, karena harus menghubungi kembali pelanggan

Pemeriksaan kelengkapan data dengan lebih teliti serta menyimpan data referensi pelanggan seperti alamat, nomor telepon, kontak person, dan lain-lain

Kehabisan persediaan, biaya gudang dan pengurangan harga

Penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan

Perusahaan membuat sistem pengendalian yang akuratMemfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetualPerhitungan fisik persediaan secara periodik

Pengiriman (Shipping)Kesalahan pengiriman Kesalahan pengiriman dapat

mengurangi kepuasan pelanggan dan juga penjualan selanjutnya di masa mendatang

Kesalahan tersebut dapat dicegah dengan mendeteksi yaitu membandingkan data pengiriman dengan pesanan penjualan. Memverifikasi antara slip pengepakan dengan dokumen pengiriman yang telah dicetak

Penagihan (Billing)Kegagalan untuk menagih pelanggan

Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, piutang usaha

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan serta dokumen penjualan hendaknya diberi nomor secara berurutan


Penagihan (Billing)

Kesalahan dalam penagihan Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan sedangkan kekurangan penagihan mengakibatkan kerugian perusahaan

Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat serta aman

Penerimaan Kas (Cash Collection)

1) Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh dan disetor ke bank setiap hari

2) Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk dicuri atau digelapkan

3) Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas


SiklusPengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. barang dan jasa yang dibeli.

Siklus pengeluaran yang merupakan Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan barang,pencatatan utang dan pelunasan utangutang

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran:1.Prosedur Permintaan BarangKeputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di beli. 2. Prosedur Pemesanan BarangAktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian3. Prosedur Penerimaan BarangMenerima dan menyimpan barang yang 4. Prosedur Pencatatan UtangAktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar5. Prosedur Pengeluaran KasAktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.

Sistem pengeluaran di Apotek Kimia Farma1. Pengadaan BarangSistem pengadaan barang di Apotek Kimia

Farma dilakukan menggunakan prinsip Pareto, yaitu teknik pengendalian persediaan farmasi yang memprioritaskan penyediaan barang-barang yang laku.

2. PemesananPemesanan barang di Kimia Farma

dilakukan by system. Jadi system akan secara otomatis mencatat sisa barang yang tersedia berdasarkan penjualan.

Sistem pengeluaran di Apotek Kimia Farma3. Penerimaan Perbekalan Farmasi

Setiap barang pesanan yang datang ke Apotek Kimia diterima oleh petugas untuk diperiksa kesesuaian barang yang tertera pada faktur. Pengecekan dilakukan terhadap jenis barang, jumlah barang, tanggal kadaluarsa obat, serta kondisi fisik barang.4. Penyimpanan Apotek Kimia Farma tidak mempunyai gudang khusus untuk menyimpan barang. Stock barang dari PBF disimpan dalam gudang BM, setelah itu baru didistribusikan ke apotek-apotek pelayanan.

Ancaman Penanggulangan

Kekurangan dan kelebihan persediaan

Kimia Farma Apotek menggunakan uji petik, khusus untuk mengontrol barang dengan pareto yang tinggi dan barang dnengan nilai jual yang tinggi.

Menerima barang yang tidak dipesan

Mencocokkan barang yang datang dengan daftar barang yang tertera dalam faktur

Kehilangan barang Perhitungan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas

Kekurangan persediaan Melakukan perhitungan pareto berdasarkan histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk memprediksi kemungkinan jumlah obat yang terjual

Siklus Produksi

Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan info terkait yang terus menerus, berhubungan dengan pembuatan produk.

1. Desain Produk2. Perencanaan dan Penjadwalan3. Operasi Produksi4. Cost Accounting

Siklus Produksi

1. Desain Produk• Di kios mereka sudah tersedia bahan

baku untuk meracik obat dan asisten apoteker yang bertugas.

• Kios-kios cabang seperti yang kami datangi sudah mendapat instruksi serta daftar bahan baku dan daftar operasi dari pusat.

2. Perencanaan dan Penjadwalan

• Produksi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Bintaro yang kami datangi kemarin harus berdasarkan resep dokter.

• Kimia Farma menetapkan kualifikasi untuk peracik obat di tiap kiosnya.

• Bahan baku yang digunakan didapat dari suplai yang diatur oleh pusat

• Siklus produksi di Kimia Farma ini sudah terkomputerisasi sehingga kekurangan stok akan segera diketahui.

• Jenis-jenis obat yang diproduksi atau diracik bisa berupa salep, kapsul dan puyer tergantung dari permintaan resep.

• Apotek biasanya menarik tambahan biaya sebesar 10.000 sampai 15.000 untuk setiap macam pesanan.

3. Operasi Produksi

• Di dalam subsiklus ini peran tenaga kerja dan bagaimana kelayakan sistem produksi diuji.

• Seluruh pesanan--dilanjutkan oleh pengolahan bahan baku (proses produksi) terjadi disini.

• Aktivitas produksi dalam hal ini proses peracikan obat berlangsung di subsiklus operasi produksi.

4. Cost Accounting• Pencatatan ini bertujuan menyediakan informasi

untuk manager dalam hal perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian kinerja operasi produksi.

• Aktivitas ini juga dapat digunakan untuk menyediakan biaya yang akurat untuk siklus-siklus produksi selanjutnya.

• Jumlah cost yang dibutuhkan untuk menggaji tenaga kerja juga dicatat dan diinfokan.

• Informasi-informasi yang didapat juga dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan HPP yang nantinya muncul di laporan keuangan.

1

Siklus Aset Tetap

1

1

1

11

Aktiva tetap Apotek Kimia

Farma• Bangunan• Mesin• Kendaraan• Mebel• Komputer dan

peralatan lainnya

Pembelian aktiva tetap

• Aset tetap dinyatakan sebesar harga perolehan dikurangi dengan akumulasi penyusutan. Sesuai dengan PSAK 16 (Revisi 2011) yang berlaku efektif 1 Januari 2012, entitas dan entitas anak memilih metode biaya untuk pengukuran aset tetapnya.

• Bangunan di sewa 5 tahun dan penyusutan diakui setiap 3 bulan sekali dengan metode garis lurus, jika apotik tersebut ramai maka akan di lanjutkan kontrak sewa bangunannya

• Biaya perbaikan dan pemeliharaan diakui sebagai beban pada saat terjadinya. Pengeluaran yang memperpanjang masa manfaat aset dikapitalisasi dan disusutkan berdasarkan tarif penyusutan yang sesuai.

• Aset tetap yang sudah tidak digunakan lagi atau yang dijual, nilai tercatat dan akumulasi penyusutannya dikeluarkan dari kelompok aset tetap yang bersangkutan dan laba atau rugi yang terjadi dibukukan dalam laporan laba rugi komprehensif tahun yang bersangkutan.

Kebijakan Akuntansi

1. Bertabrakannya fungsi-fungsi organisasi

• Fungsi pemakaian harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap

• Transaksi perolehan, penjualan, & penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen



2. Otorisasi atau persetujuan yang disalahgunakan•Anggaran investasi diotorisasi oleh RUPS•Surat permintaan otorisasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan dan direktur utama•Surat Perintah Kerja diotorisasi departemen yang bersangkutan•Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang•Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan•Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi•Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi

3. Kesalahan pencatatan aktiva tetap•Ancaman seperti ini bisa dihindari dengan menggunakan prosedur pencatatan, dimana perubahan kartu aktiva tetap harus didasarkan pada dokumen sumber (bukti kas keluar, bukti memorial, surat permintaan transfer aktiva tetap) dan dokumen pendukung serta diotorisasi pejabat berwenang sehingga jelas jika ada perubahan dan ada buktinya.


4. Problem tentang hilangnya ato berkurangnya aktiva tetap•Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik •Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap•Asuransi aktiva tetap •Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure•Pencocokan fisik aktiva tetap dan kartu aktiva tetap secata periodik •Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap•Asuransi aktiva tetap •Kebijakan akuntansi pemisahan capital dan revenue expenditure


Siklus Penggajian

Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

minum dulu!

Fungsi Dasar dari SIA pada Siklus

SDM/Penggajian

• Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

• Menjaga aset organisasi• Penyediaan informasi untuk

pengambilan keputusan

Aktivitas Siklus Penggajian

• Perbarui File Induk Penggajian• Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak• Validasi Data Waktu dan Kehadiran• Mempersiapkan Penggajian

• Membayar Gaji• Hitung Kompensasi dan Pajak yang

Dibayar Perusahaan• Keluarkan Pajak Penghasilan dan

Potonagn Lain-Lain

Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah

menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut

• Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

• Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.• Semua transaksi penggajian yang valid dan

diotorisasi dicatat• Semua transaksi penggajian dicatat secara

akurat.

• Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

• Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

• Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

– PT Kimia Farma merekrut pegawai dengan cara mengiklankan lowongan kerja di media seperti koran dan website, dengan syarat yang telah ditentukan.

– Para calon pegawai yang telah mendaftar akan diseleksi dan yang diterima akan diberika pelatihan dan diberitahukan tentang ketentuan-ketentuan kerja.

– Pegawai akan mendapatkan gaji setiap bulannya, dan akan mendapat bonus bila mencapai banyak penjualan.

Langkah-langkah siklus penggajian pada PT Kimia Farma

– Tiap akhir bulan manajer akan menyiapkan file induk penggajian yang kemudian dipotong pajak dan pajak tersebut akan disetorkan ke pemerintah.

– Pegawai akan mendapat gaji dengan sistem transfer, ke rekening pegawai bersangkutan.

1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja Bentuk ancaman :•Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan.


2. Pemrosesan Penggajian Bentuk Ancaman : a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasiProsedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan. b) Data waktu yang tidak akurat Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.

d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian.

3. Umum Bentuk Ancaman : a) Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasiProsedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data. b) Kinerja yang kurang baik Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.

Sistem Buku Besar dan PelaporanGeneral ledger and reporting sistem

(GLARS)

Sistem buku besar dan pelaporan keuangan adalah sistem yang melakukan pengumpulan data transaksi, mengolah transaksi yang masuk, menyimpan data transaksi, memelihara pengendalian akuntansi, menghasilkan laporan keuangan, dan mengklasifikasian data transaksi dan akun.

• Update buku besar• Posting jurnal penyesuaian• Menyusun laporan keuangan• Menghasilkan laporan manajerial

Kegiatan dasar dalam GLARS

1. Mengupdate buku besar Berasal dari 2 sumber yaitu Siklus transaksi (siklus Pendapatan, pengeluaran, system akuntansi biaya, dan system penggajian) untuk transaksi rutin, dan kepada bagian keuangan, untuk transaksi non-rutin seperti pengeluaran dan penarikan obligasi

2. Memposting jurnal penyesuaian Jurnal penyesuaian berasal dari kantor controller 's pada setiap akhir periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan setelah neraca saldo awal telah disiapkan.

Ada 5 pendekatan dalam memposting jurnal penyesuaian:

• Accrual• Deferral• Estimates• Re-evaluations • Error-correction

3. Menyusun laporan keuanganTahap menyusun laporan keuangan:

• Laporan laba-rugi • Neraca• Laporan arus kas

4. Menghasilkan laporan manajerialLaporan manajemen dibagi menjadi dua, yaitu:

• Laporan kontrol buku besar• Laporan anggaran.

Analisis1. Komputerisasi

2. Terkoneksi dengan kimia farma lain3. Pada obat

tertentu transaksi dibedakan 4. Pencatatan

dilakukan per shift

Analisis5. Setiap hari membuat rekapan

6. Stok opname 3 bulan sekali

7. Expired minimal 3 bulan sebelum

8. Laporan dibuat perbulan

Ancaman dan PengendalianKesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General Report

Cek validasi Cek bentuk data Zero-balance check Uji kelengkapan Uji pengulangan data

Kerugian, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan

Pemisahan tugas pegawaiID dan password untuk setiap pegawai

Kehilangan data dan asset Menggunakan label file internal dan eksternal Membuat buku besar cadangan


Presentasi sistem informasi akuntansi pada apotek kimia farma

Economy & Finance

Transcript of Presentasi sistem informasi akuntansi pada apotek kimia farma