Presentasi Sidang Progres Tugas Akhir -...
Transcript of Presentasi Sidang Progres Tugas Akhir -...
Presentasi Sidang AkhirTugas Akhir
Analisis Kemanfaatan dan Kemudahan Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat
dengan Pendekatan Technology Acceptance Model pada PT. XYZ Surabaya
Oleh :- Aldioctavia Vicka Paramita-
5210100038
©AVP-2014
PENDAHULUAN
Latar BelakangPerumusan Masalah TujuanBatasan MasalahManfaat
©AVP-2014
Latar Belakang
©AVP-2014
• PT. XYZ Surabaya memiliki proses bisnis yang memegang perananpenting pada kegiatan administrasi kesekretariatan, yaitu manajemensurat.
• Manajemen surat pada PT. XYZ Surabaya sebelumya dilakukansecara manual sehingga PT. XYZ Surabaya mengembangkan AplikasiManajemen Surat (AMS) yang bertujuan sebagai sarana komunikasikedinasan dalam kegiatan administrasi kesekertariatan yang dapatdiakses melalui media internet maupun intranet
• Hal ini menimbulkan keingintahuan PT. XYZ Surabaya untukmengetahui seberapa besar penerimaan pengguna terhadap AMS.
• Faktor-faktor yang mempengaruhi diterimanya penggunaan teknologidapat dianalisa menggunakan Technology Acceptance Model
• Ketika pengguna dapat menerima sistem yang baru maka kinerja punakan meningkat.
Perumusan Masalah dan Tujuan
Perumusan Masalah
1. Bagaimana melakukan analisis padakemanfaatan dan kemudahan penggunaanAplikasi Manajemen Surat menurutpendekatan Technology Acceptance Model?
2. Bagaimana rekomendasi yang dapatdiberikan untuk PT.XYZ Surabaya gunameningkatkan penerimaan penggunaanAplikasi Manajemen Surat?
Tujuan
1. Untuk mengetahui tingkat penerimaan Aplikasi Manajemen Surat berupa hasil analisis hubungan kemanfaatan dan kemudahan penggunaan Aplikasi Manajemen Surat dengan penerapan TAMdan PLS.
2. Untuk memberikan rekomendasi untuk PT. XYZ Surabaya guna meningkatkan penerimaan penggunaan Aplikasi Manajemen Surat.
©AVP-2014
Batasan Masalah dan Manfaat
Batasan Masalah
1. Responden yang digunakan untuk mengisi kuisioner adalah pengguna Aplikasi Manajemen Surat pada PT. XYZ Surabaya.
2. Variabel dan model hipotesis tugas akhir ini menggunakan Technology Acceptance Model milik Fred Davis (1968).
Manfaat
Mengetahui tingkat penerimaan pengguna AMS serta memberikan kemudahan pada PT. XYZ Surabaya dalam mengambil kebijakan terkait implementasi AMS sehingga dapat lebih diterima oleh penggunanya.
©AVP-2014
TINJAUAN PUSTAKA
Aplikasi Manajemen SuratTechnology Acceptance ModelVariabelPartial Least Square
©AVP-2014
• AMS merupakan suatu aplikasi berbasis web yang berfungsi sebagai sarana untuk mengelola administrasi kesekertarian.
• Aplikasi ini juga dipakai untuk menyimpan data-data surat menyurat dalam bentuk softcopy dan juga membantu menunjukkan lokasi atau tempat hardcopy disimpan.
• Cakupan Pengguna AMS:• Sekretariat• Sekretaris (Sekretariat GM, Sekretariat Bidang)• Standard (General Manager, Deputy Manager, Supervisor,
Pegawai)
Aplikasi Manajemen Surat
©AVP-2014
Fitur AMS:• Surat Masuk: Merupakan surat yang diterima dari luar PT. XYZ Surabaya
(dari kantor unit lain, dari pihak ketiga seperti vendor, instansi lain maupun perorangan). Kemudian di input kedalam AMS agar dapat dilakukan disposisi.
• Surat Keluar: Merupakan surat yang ditujukan dilingkungan PT.XYZ Surabaya maupun unit lain. Jika surat untuk instansi lain, maka akan di cetak atau melalui jasa pengiriman surat.
• Nota Dinas Masuk: Merupakan komunikasi tertulis intern yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang. Pembuatan Nota dinas dilakukan di luar AMS. Jika telah ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, baru data-data nota dinas di input kedalam AMS.
• Nota Dinas Keluar: Merupakan komunikasi tertulis intern yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang. Pembuatan Nota dinas keluar terlebih dahulu menyerahkan dokuken kepada Sekretaris yang kemudian melakukan inputan kedalam AMS.
Aplikasi Manajemen Surat
©AVP-2014
• TAM merupakan salah satu model yang dibangun untuk menanalisisfaktor penentu sebuah penerimaan teknologi informasi yang tidakhanya memprediksi, namun juga menjelaskan perilaku penggunayang memiliki hubungan sebab akibat.
• Model TAM ini menggunakan 5 (lima) konstruk, yaitu :• Persepsi akan kemudahan penggunaan (perceived ease of use)• Persepsi akan kemanfaatan (perceived usefulness)• Sikap penggunaan (attitude toward using)• Perilaku untuk tetap menggunakan (behavioral intention to use)• Kondisi nyata dalam penggunaan sistem (actual system usage)
Technology Acceptance Model
©AVP-2014
Dari variabel yang sudah ada ditentukan indikator untukmemudahkan pengolahan data dan analisis :
Variabel dan Indikator
©AVP-2014
• Partial Least Square (PLS) dikembangan oleh Wold sebagai metodeumum untuk mengestimasikan path model yang menggunakan variabellaten dengan multiple indicators.
• Merupakan metode analisi yang powerful karena dapat digunakan padasetiap jenis skala data (nominal, ordinal, interval dan rasio) serta syaratasumsi yang lebih fleksibel.
• PLS merupakan teknik analisis data untuk menganalisi hubungan diantara satu set blok dan setiap blok variabel diasumsikan dapatmewakili konsep teoritis yang direpresentasikan dalam bentuk variabellaten.
• PLS juga digunakan untuk tujuan konfimasi (seperti uji hipotesis) dantujuan eksplorasi.
• Selain itu dapat digunakan untuk menduga, apakah terdapat atau tidakhubungan antar konstrak dan menekankan pengertian tentang nilaihubungan tersebut.
Partial Least Square
©AVP-2014
METODOLOGI
©AVP-2014
Met
odol
ogi
©AVP-2014
PENGOLAHAN DATA
©AVP-2014
©YAW -2013
Sampel
©AVP-2014
Data Statistik Responden
57%
43%
Jenis Kelamin
Laki
Perempuan
7%
20%
19%54%
Usia
17 - 25
26 - 35
36 - 45
46 keatas
54%27%
19%
Frekuensi Pemakaian
setiap hari
1-4 kali per-minggu
seminggu sekali
16%
17%
17%16%
16%
18%
BidangSDM
KHA
Distribusi
Perencanaan
Niaga
Keuangan
©AVP-2014
Uji Validitas danSignifikansi Variabel Laten
©AVP-2014
• Data dikatakan valid jika memliliki korelasi (loading factor) dengan konstrak (variabel laten) yang ingin diukur ≥ 0,5 atau nilai T-statisik nya ≥ 1,65
Diagram Loading Factor
©AVP-2014
Diagram Bootstrap
©AVP-2014
Uji Reliabilitas dan Cross Loading
©AVP-2014
• Data dikatakan reliabel jika memliliki cornbach alpha dan composite reliability ≥ 0,7 dan nilai AVE ≥ 0,5
• Cross loading, yaitu melihat korelasi indikator terhadap konstrak laten lebih tinggi daripada korelasi dengan indikator atau konstrak pada blok lainnya.
©AVP-2014
Hasil Koefisien Jalur
©AVP-2014
• Koefisien jalur melihat besarnya hubungan yang signifikan antar konstrak.
Hasil Uji Hipotesis
©AVP-2014
Hipotesis Ke-
Uraian Keterangan
1.Persepsi akan kemudahan penggunaanberpengaruh positif dan signifikan padapersepsi akan kemanfaatan.
Diterima
2.Persepsi akan kemanfaatan berpengaruhpositif dan signifikan terhadap sikap akanpenggunaan sistem.
Diterima
3.Persepsi akan kemudahan penggunaanberpengaruh positif dan signifikan terhadapsikap akan penggunaan sistem.
Diterima
4.Sikap akan penggunaan sistem berpengaruhpositif dan signifikan terhadap kecenderunganperilaku untuk tetap penggunakan sistem.
Ditolak
5.Persepsi akan kemanfaatan berpengaruh positifdan signifikan terhadap kecenderunganperilaku untuk tetap menggunakan sistem.
Diterima
6.Kecenderungan perilaku untuk tetappenggunakan sistem berpengaruh terhadapkondisi nyata penggunaan sistem.
Diterima
• Secara keseluruhan, peningkatan kemanfaatan AMS dapat ditingkatan kembalimelalui kemudahan penggunaan.
• Hal ini dibuktikan dengan signifikansi jalur Kemudahan terhadap Kemanfaatansebesar 0,495
• Pada indikator KMD4, yaitu “AMS dapat diakses dengan mudah melalui device apasaja” memiliki nilai loading factor paling rendah. Untuk meningkatkannya, pihakPT. XYZ Surabaya dapat melakukan pengembangan sistem AMS sehingga dapatcompatible untuk di gunakan pada beberapa device dan open source.
• Signifikansi kemanfaatan sebuah sistem dapat dipicu dari semua indikator• Namun pada indikator KMF5, yaitu “Saya dapat menghemat biaya dalam mencari
informasi seputar administrasi kesekretariatan jika melalui AMS” mendapatkannilai loading factor paling rendah pada variabelnya.
• Hal ini dikarenakan para pengguna merasa bahwa dampak yang diperoleh daripergantian sistem pencarian surat secara manual ke AMS tidak memberikankeuntungan dalam hal finansial yang nyata secara individu.
• Secara keseluruhan, seluruh indikator kemudahan yang digunakan memilikisignifikansi yang besar, dengan begitu kontribusi terhadap kemanfaatan besar pula
Analisis Hubungan Antara Kemudahan terhadap Kemanfaatan
©AVP-2014
REKOMENDASI
©AVP-2014
Rekomendasi• Rekomendasi bagi pihak PT. XYZ Surabaya untuk meningkatkan
kemanfaatan dan kemudahan penggunaan didasarkan dari hasil uji hipotesis.• Dari 6 hipotesis, terdapat 5 hipotesis yang diterima. Kemudian dari 5
hipotesis yang diterima, terdapat 2 hipotesis yang nilainya masih rendah. Untuk meningkatkan 2 hipotesis yang nilainya rendah tersebut, dapat diberikan rekomendasi yang diuraikan sebagai berikut:
• Hipotesis 2: Persepsi akan kemanfaatan berpengaruh positif dan signifikan terhadap sikap akan penggunaan sistem.– Mengedukasi dengan memberi bukti atau contoh bahwa AMS meminimalkan
biaya dalam mencari informasi seputar administrasi kesekretariatan• Hipotesis 5: Persepsi akan kemanfaatan berpengaruh positif dan signifikan
terhadap kecenderungan perilaku untuk tetap menggunakan sistem.– Mengenalkan dan memperjelas kembali kepada seluruh karyawan mengenai fitur-
fitur dan manfaat pada AMS.– Memeperbaiki kembali fitur-fitur pendukung yang terdapat pada AMS– Melakukan langkah persuasif untuk mengajak pengguna agar mau
mengeskplorasi fitur-fitur lebih dalam
©AVP-2014
Rekomendasi• Dan bagi pengguna AMS yang sedang menggunakan layanan AMS guna
mempermudah koordinasi pekerjaan, ada beberapa yang perlu diperhatikan, yakni sebagai berikut:– Pastikan anda telah melakukan registrasi user dan memiliki direktori akun
yang aktif.– Rahasiakanlah username dan password akun anda. Serta lakukanlah reset
password sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh pengembang sistem AMS.– Ikutilah pelatihan pengoperasian AMS dan pahami dengan benar SOP
penggunaan AMS.– Jika terdapat masalah dengan layanan AMS, hubungi IT Helpdesk dan isikan
pada formulir keluhan yang telah disediakan.
©AVP-2014
Kesimpulan• Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat diambil kesimpulan dari hasil pengolahan dan
analisis data tentang penggunaan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) di PT. XYZ sebagaiberikut:– Variasi pada penggunaan AMS dipengaruhi sebesar 24,5 persen oleh persepsi
kemudahan, dan sisanya dipengaruhi oleh variabel lain. Pada persepsi minat sebesar3,1 persen variasi dipengaruhi oleh persepsi sikap dan kemanfaatan, dan sisanyadipengaruhi oleh variabel lain. Persepsi kemanfaatan dan kemudahan mempengaruhivariasi dari persepsi sikap sebesar 94,5 persen. Sedangkan variasi dari persepsikenyataan, sebesar 57,3 persen diperngaruhi oleh persepsi minat dan sisanya 43,7persen dipengaruhi oleh variabel yang lain.
– Berdasarkan hasil pegujian hipotesis, dari 6 hipotesis yang ada terdapat 1 hipotesisyang tidak dapat diterima, yaitu pengaruh dari persepsi sikap terhadap persepsi minat.
– Persepsi kemudahan berpengaruh secara positif terhadap persepsi kemanfaatan.Persepsi kemanfaatan dan kemudahan juga berpengaruh secara positif terhadappersepsi sikap. Hal yang sama juga terjadi pada pengaruh persepsi minat terhadapkenyataan.
– Hasil penelitian ini memverivikasi bahwa persepsi kemudahan penggunaanberpengaruh terhadap persepsi kemanfaatan penggunaan layanan AMS. Hal ini eratkaitannya bahwa bila sebuah pengembang suatu sistem dapat meningkatkanpenerimaan penggunaan dengan meningkatkan kemudahan dari penggunaan sistemtersebut. ©AVP-2014
Saran• Saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan
untuk penelitian selanjutnya antara lain :– Pada penelitian selanjutnya, indikator-indikator yang dipakai
sebaiknya disesuaikan dengan tempat dan waktu agar lebih valid danreliabel dalam mengukur konstruk yang digunakan.
– Sebaiknya dilakukan pemodelan lebih dari 1 dengan menggunakankonstruk yang sama sehingga dari model-model tersebut dapat dipilihmodel mana yang terbaik dan dapat diterapkan di perusahaan.
©AVP-2014
SEKIAN
TERIMA KASIH
©AVP-2014