Presentasi SIA (Jessica Endah)

download Presentasi SIA (Jessica Endah)

of 47

Transcript of Presentasi SIA (Jessica Endah)

BAB 7 Proses Bisnis pada Manajemen Pesanan dan Rekening PelangganDisampaikan oleh : Jessica Fajar Wati & Endah Yuniarti

Tujuan PembelajaranDengan mempelajari bab ini secara seksama kita dapat : Menguraikan proses bisnis pada manajemen pesanan pelanggan. Mengilustrasikan kontrol yang diterapkan kepada pemrosesan pesanan. Menguraikan proses bisnis pada manajemen rekening pelanggan. Mengilustrasikan kontrol yang diterapkan kepada pemrosesan piutang dagang.

Gambaran UmumProses bisnis pada manajemen pesanan pelanggan mencakup aktivitas-aktivitas berikut ini ( Gambar 7.1 ):harga-enquiry (opsional) - Pembuatan kontrak (opsional) - Masukan pesanan - Pengiriman barang - Penagihan- Permintaan

Permintaan harga dan pembuatan kontrak merupakan kegiatan oposional

Langkah-langkah opsional Permintaan harga

Pembuatan kontrak

Pembukuan Pesanan

Pengiriman

Gambar 7.1Proses Bisnis Manajemen Pesanan Pelanggan

Penagihan

Proses bisnis pada manajemen pesanan pelanggan dimulai pada saat seorang pelanggan membuat inquiry atau permintaan penawaran . Sejumlah perusahaan menjadikan proses permintaan harga sebagai suatu kewajiban dan menjadi kebijakan perusahaan.

Permintaan Penawaran ( Inquiry )

Pembuatan Kontrak

Kontrak adalah suatu kerangka kesepakatan penyediaan barang atau jasa kepada pelanggan dan pada umumnya menjelaskan kuantitas dan jadwal pengiriman. Rincian dari pesanan, seperti tanggal, dan mungkin mengenai harga, akan ditentukan kemudian, pada saat pelanggan benar-benar mengajukan pemesanan sesuai dengan kontrak yang bersangkutan. Kontrak penyediaan barang dan jasa untuk suatu periode tertentu kadang-kadang disebut sebagai blanket pesanan

Pembukuan Pesanan

Pembukuan pesanan dilakukan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pembukuan pesanan biasanya mencakup aktivitas penetapan harga dan memeriksa ketersediaan barang. Proses penetapan harga mencakup pemahaman atas harga barang dan jasa saat ini, beban-beban biaya yang mungkin ada, diskon yang akan digunakan dan biaya pengiriman.

Pengiriman

Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen ini dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.

PenagihanvDokumen-dokumen delivery dicakup dalam daftar penagihan ( billing work schedule ) dan dibuatkan fakturnya. Informasi yang dituangkan oleh ERF ke dalam faktur sebenarnya banyak yang berasal dari pesanan penjualan atau dari dokumen pengiriman. vAda banyak contoh dimana barang dikirim sebelum faktur diterbitkan.

Ilustrasi ERP : SAP R/3

Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan proses bisnis manajemen pesanan penjualan dalam jumlah besar. Pada bagian ini diuraikan gambaran singkat bagaimana software SAP R/3 menyimpan dan memproses data tersebut. Proses bisnis manajemen pesanan pelanggan berada pada modul penjualan dan distribusi pada software SAP.

Master Records PelangganData induk (master records) pelanggan berisi semua informasi medngenai pelanggan. Master record ini harus disiapkan sebelum pesanan penjualan pada SAP R/3 dapat diproses karena informasi yang berada dimaster record akan menjadi rujukan bagi pemrosesan pesanan penjualan. SAP R/3 mengharuskan adanya empat macam master records : 1.Sold-to-customer 2.Ship-to-customer 3.Bill-to-customer 4.Payee customer 5.

Kolom Data ( Data Fields )

Master record pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3 dimana proses pemasukan datadipandu oleh rangkaian tampilan petunjuk ataupun video di layar yang memandu operator untuk memasukkan data yang diperlukan. Setiap tayangan di layar mengumpulkan satu kategori informasi mengenai pelanggan dan sebagian besar input direkam dalam bentuk angka.

Lanjutan . ..qMembuat Pelanggan : Tayangan Awal. Tayangan menu awal meminta nomor kode pelanggan sebagai identitas yang unik bagi pelanggan pada master record. Nomor ini dapat dibuat secara eksternal maupun internal. qMembuat Pelanggan : Tayangan Alamat. Tayangan menu ini mengharuskan pengisian informasi tentang alamat, yang pada umumnya akan banyak bersifat teks. Nama perusahaan dimasukkan ke kolkom nama. qMembuat Pelanggan : Tayangan Data Kontrol.Kolom-kolom yang dimasukkan ke dalam tayangan menu ini tergantung pada kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan. Kolom Transport zone merupakan satu-satunya kolom yang wajib diisi pada tayangan ini.

Tayangan menu awal Alamat pelanggan Data kontrol Marketing Transaksi Pembayaran Tempt pembongkaran barang Perdagangan luar negri Pejabat yang dapat dihubungi Manajemen akun Transaksi Pembayaran Korespondensi Asuransi Penjualan Pengiriman Penagihan Pajak Keluaran Gambar 7.3 mitra Fungsi-fungsi

SAP R/3 Tayangan Menu Input Create Customer

q Membuat Pelanggan : Tayangan Marketing. Tayangan menu ini digunakan untuk memasukkan data statistik dan demografi dari pelanggan. q Membuat Pelanggan : Tayangan Transaksi-transaksi Pembayaran. Tayangan menu ini digunakan untuk merekam informasi perbankan setiap pelanggan. q Membuat Pelanggan : Tayangan Tempat Pembongkaran. Tayangan menu ini digunakan untuk merekam informasi alamat pembongkaran (unloading) oleh pelanggan atas kiriman barang, kalender pabrik pelanggan (Factory calender) yang menunjukkan tanggal dan jam diterimanya barang oleh pelanggan. q Membuat Pelanggan : Tayangan Perdagangan Luar Negri. Tayangan menu ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan pengndalian eksport. q q

q Membuat Pelanggan : Tayangan Orang Penghubung. Tayangan menu ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan contact person atau pejabat yang dapat dihubungi. q Membuat Pelanggan : Tayangan Manajemen Piutang. Tayangan menu ini digunakan untuk menetapkan data rekonsiliasi piutang. Akun rekonsiliasi adalah akun buku besar yang dicocokkan dengan pembukuan piutang dagang. q Membuat Pelanggan : Tayangan Transaksi Pembayaran. Tayangan menu ini menghimpun data-data transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran otomatis. q Membuat Pelanggan : Tayangan Korespondensi. Tayangan menu ini digunakan untuk melakukan prosedur dunning dan korespondensi lainnya dengan pelanggan.

Lanjuta n ...

Input tambahan yang dapat dimasukan adalah frekuensi pengiriman rekening koran pelanggan (account statement) dan apkah nota pembayaran dari pelanggan harus mencantumkan referensi item yang dibayar.

q

Lanjutan ...q Membuat Pelanggan : Tayangan Asuransi. Tayangan menu ini dapat digunakan untuk merekam data yang berkaitan dengan asuransi kredit eksport. q Membuat Pelanggan : Tayangan Penjualan. Tayangan menu ini dapat digunakan untuk menset nama-nama unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap pelanggan. Kolom nomor proposal produk digunakan untuk menetapkan produk standar (default) yang akan dimasukkan kedalam pesanan penjualan apbila pelanggan tertentu sering memesan sejumlah produk yang sama secara rutin. q Membuat Pelanggan : Tayangan Pengiriman. Tayangan menu ini dapat digunakan untuk menentukan rincian pengiriman. Kolom kombinasi pesanan dipilih sesuai dengan nilai default, namun tidak harus diisi. q Membuat Pelanggan : Tayangan Penagihan. Tayangan menu ini digunakan untuk merekam data-data penagihan. Kolom incoterm digunakan untuk menentukan syarat-syarat perdagangan internasional.

Lanjutan ...qMembuat Pelanggan : Tayangan Perpajakan. Tayangan menu ini digunakan untuk merekam data kewajiban perpajakan pelanggan. Kategori-kategori yang ditampilkan dapat berbedabeda tergantung pada ketentuan setiap negara. qMembuat Pelanggan : Tayangan Output. Tayangan menu ini digunakan untuk mengubah standar spesifikasi output berbagai dokumen untuk pelanggan. qMembuat Pelanggan : Tayangan Fungsi-fungsi Mitra. Jika suatu record sold-to-customer dibuat, maka R/3 secara otomatis membuat master record bill-to , payer , dan ship-to , Master record ini di-link (partnered) pada tayangan layar ini.

Master record pelanggan dapat disimpan (di-save), dan dengan demikian selesailah proses tayangan Create Customer.

Pelanggan dengan Satu TransaksiKarena proses untuk membuat master record seorang pelanggan cukup rumit, maka R/3 menyediakan fasilitas untuk membuat master record dummay yang akan dipakai untuk pelanggan yang jarang membeli atau hanya membeli satu kali. Master record untuk pelanggan seperti itu merekam sedikit informasi, yaitu hanya tayangan menu Create Customer yang berkaitan dengan alamat, Penjualan,Pengiriman, Penagihan Pajak dan Output.

Standar Pemrosesan Pesanan dalam SAP R/3

Istilah pemrosesan pesanan standar mencerminkan proses bisnis manajemen pesanan pelanggan dimana pesanan pelanggan dipenuhi dari persediaan barang dagang. Pesanan standar biasanya diterima melalui telepon, surat, fax, petugas penjualan, atau melalui voice mail.

Membuat Pesanan Penjualan

Tayangan ini digunakan untuk merekam informasi yang berkaitan dengan area penjualan. Ada tiga kolom yang wajib diisi. Kolom organisasi penjualan digunakan untuk menentukan unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Kolom jalur distribusi digunakan untuk mengklarifikasikan penjualan menurut jenis penjualan : Penjualan langsung, eceran, atau grosir. Kolom kode divisi digunakan untuk menentukan sub group dalam organisasi penjualan.

Membuat Pesanan Penjualan : Tayangan Awal

Membuat Penjualan

Tayangan

Pesanan

Tayangan ini terdiri dari dua bagian :1. Bagian Judul (document header)Bagian judul berisi kolomkolom (fields) data suatu pesanan secara keseluruhan. Kolom soldto-party menampung nomor kode pelanggan. Nomor surat pesanan pembelian direkam kedalam kolom tanggal diterimanya pesanan karena pada umumnya tanggal tersebut sama, walaupun tidak selamanya demikian.

2. Badian Data

Bagian data nomor kode produk dan kuantitas barang yang dipesan. Fungsi pencarian akan membantu operator untuk menemukan nomor kode produk. SAP R/3 secara otomatis memeriksa ketersediaan persediaan barang. Jika barang tidak tersedia, maka SAP akan menawarkan opsi, misalnya berupapengiriman parsial. SAP juga akan secara otomatis memasukan data-data standar (default) seperti deskripsi dari produk. Nilai total pesanan juga dihitung.

Fitur Database Setiap aktivitas dalam proses bisnis

manajemen pesanan pelanggan, seperti permintaan harga, pesanan, pengiriman barang, pembuatan faktur, dan sebagainya, menghasilkan suatu dokumen. Suatu query adalah permintaan informasi kepada database. SAP R/3 memiliki fungsi query juga sangat baik. Kita dapat menampilkan suatu pesanan dilayar komputer dengan jalan memasukkan nomor pesanannya. SAP R/3 memiliki suatu tayangan menu standar pesanan: Over view. Kita dapat memebuat daftar dan menampilkan semua dokumen yang berkaitan dengan pesanan penjualan.

Gambar 7.4 mengilustrasikan bagan arus analitis dari standar proses bisnis standar penjualan dimana pesanan pelanggan dimana pesana pelanggan dipenihi dari persediaan produk jadi. Seperti tampak pada gambar7.4, fungsi-fungsi tersebut adalah pembukuan pesanan penjualan (pesanan entry), Kredit, produk jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar.

Kontrol Siklus Transaksi pada Pesanan Penjualan

Pembukuan Pesanan PenjualanFungsi pesanan penjualan memulai pemrosesan pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumenpesanan penjualan. Pesanan penjualan memuat deskripsi mengenai produk yang di pesan, harga produk, dan keterangan mengenai pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu, alamat penagihan.

Pesanan Pelanggan

Memasukkan Pesanan

Membuat pesanan

Daftar harga induk Pesanan Penjualan

Database pesanan

Gambar 7.4 (a)Merekam Pesanan.

Pesanan penjualan

Menyetujui kredit File-file kredit

ngakses data

pesanan baru

Pemrosesan kredit

Datebase Pesanan Pesanan yang telah disetujui yang diterbitkan untuk p Pesanan penjualan yang disetujui

Gambar 7.4 ( b ) Kredit.

1

2

Kredit Status kredit

pelanggan harus di verifikasi sebelum dilakukan pengeriman barang. Untuk pelanggan tetap, kegiatan pengecekan kredit mencakup pengujian apakah jumlah kredit yang diberikan tidak melampaui otorisasi umum atau khusus dari manajemen. Untuk pelanggan baru, pengecekan kredit diperlukan untuk menetapkan syarat-syarat penjualan kepada pelanggan. Seperti yang diilustrasikan oleh gambar 7.4, fungsi pesanan harus diawasi oleh fungsi kredit yang independen guna menjaga adanya pemisahan tugas yang memadai. Setelah kredit disetujui, maka pesanan dapat ditindaklanjuti.

3

4

5

Produk jadi

Daftar pengambilan barang mencantumkan informasi mengenai produk jadi yang dikumpulkan untuk suatu pesanan. Dokumen daftar pengambilan barang dibuat berdasarkan data yang terdapat pada dokumen pengiriman yang dibuat berdasarkan database pesanan guna memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi untuk pengambilan barang di-input untuk memutkhirkan informasi pengiriman barang dalam database pesanan.

PengirimanDepartemen

pengiriman menerima pesanan untuk pengiriman setelah mencocokan data pesanan yang tercantum pada picking list yang menyertai barang ,dengan yang tercantum pada daftar pengepakan. Dokumentasi pengiriman disiapkan, dan database barang dimutakhirkan, untuk suatu pengiriman, untuk pengiriman barang,seringkali dibutuhkan pembuatan surat pengankutan atau biil of lading (lihat gambar 7.5). bill of lading adalah dokumen yang dipertukarkan antara petugas pengiriman dengan perusahaan pengangkutan, misalnya perusahaan truk pembawa barang.

Penagihan

Departemen penagihan menyelesaikan siklus proses pesanan barang dengan jalan menyiapkan faktur sesuai dengan pesanan yang tertera pada daftar pembuatan faktur. Departemen penagihan memverifikasikan pesanan dan kemudian penyiapkan faktur. Setiap faktur merupakan jumlah yang harus dibayar atas barang yang benar-benar dikirim, ongkos pengiriman (jika ada),dan pajak (jika ada).

Piutang dagang dan buku besarPemisahan fungsi diantara fungsi penagihan dan piutang dagang merupakan hal penting. Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur atas setiap transaksi penjualan, sementara fungsi piutang dagang memelihara informasi rekening pelanggan dan mengirimkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan.

BISNIS PROSES DALAM MANAJEMEN PIUTANG DAGANGBisnis proses dalam manajemen piutang dagang mencakup pemrosesan piutang dagang sampai dengan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Kami menyajian uraian ringkas mengenai penjualan kas karena hal ini sering terintegrasidengan proses penagihan pembayaran pelanggan.

Piutang dagangPiutang dagang merupakan dana yang terutang oleh

pelanggan atas barang atau jasa yang telah dijual atau diserahkan kepada mereka secara kredit, maka jumlah piutang dagang sering kali merupakan jumlah mayoritas modal kerja perusahaan. Terdapat dua pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang: pemrosesan akun terbuka (openitem processing) dan pemrosesan saldo (balanceforward processing). Dalam pemrosesan akun terbuka, dibuat catatan terpisah, pada sistem piutang dagang, untuk setiap faktur pelanggan yang belum dilunasi. Pada saat nota pengiriman uang diterima, nota tersebut dicocokan ke fakturfaktur yang belum dilunasi. Dalam pemrosesan saldo, nota-nota pengiriman uang dibukukan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktu-

dalam proses bisnis piutang dagang

Proses bisnis Gambar 7-6 mengilustrasikan diagram alur dokumen dari bisnis proses pada piutang dagang. Hal terpenting dari ilustrasi tersebut adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini. Penerimaan kas Slip nota pengiriman uang pelanggan dikirimkan ke departemen piutang dagang oleh bagian penerimaan has untuk dibukukan. Depertemen piutang dagang tidak mempunyai akses ke kas atau cek yang menyertai nota pengiriman uang. Penagihan Faktur, memo kredit, dan penyesuaian faktur lain dikirimkan ke departemen piutang dagang untuk dibukukan di rekening pelanggan. Ini memungkinkan adanya pemisahan fungsi-fungsi. Departemen penagihan tidak mempunyai akses langsung ke catatan-catatan piutang dagang.

Lanjutan.... Piutang dagang Departemen piutang dagang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan buku besar tambahan piutang dagang. Rekening pengendalian diselenggarakan oleh sebagian buku besar. Pendebitan dan pengkreditan dibukukan ke rekening pelanggan dari nota pengiriman uang,faktur, dan dokumenyang diterima dari departemen penagihan dan bagian penerimaan kas. kredit Fungsi departemen kredit mencakup pengesahan retur dan potongan penjualan serta penyesuaian-penyesuaian lain atas rekening pelanggan, penelaahan dan pengesahan daftar saldo umur piutang untuk memastikan kelayakan kredit pelanggan, dan pembuatan memo penghapusan piutang untuk dibukukan sebagai biaya piutang tertagih. Fungsi-fungsi tersebut akan dibahas dibawah ini. Buku besar Departemen bukubesar membuat akun pengendalian piutang dagang.debit dan kredit dibukukan ke akun pengendalian piutang dagan dari voucher jurnal dan hasil pencocokan slip control total yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini di rekonsiliasikan ke slip control total yang dikirimkan ke departemen buku besar secara langsung dari depertemen piutang dagang. Rekonsiliasi ini merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis untuk piutang dagang.

v Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan timbul apabila pelanggan dan penjual sepakat untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan sebagai akibat dari kerusakan barang, penyusutan jumlah selama pengiriman,kesalahan tulis, dan sejenisnya. v Retur penjualan pelanggan terjadi pada saat pelanggan benar-benar mengembalikan barang-barang yang telah pernah dikirim sebelumnya. Pemotongan tagihan dilakukan sepenuhnya atas barang yang dikembalikan. Seperti yang di ilustrasikan gambar 7-6, prosedur retur penjualan dimulai dari departemen penerimaan barang. Jika barang telah diterima dan dikembalikan ke persediaan untuk pengendalian yang memadai, departemen penerimaan barang akan mengirimkan memo retur, atau dokumen

Retur dan potongan penjualan

Penghapusan piutang dagang

Prinsip pemisahan fungsi juga sangat penting dalam prosedur atau proses bisnis pada penghapusan piutang dagang. Fokus pertama dari proses penghapusan piutang adala analisis saldo yangtelah melampaui batas jatus tempo.

Sekian dan Terimakasih