DISKUSI MANAJEMEN

ORGANISASI: Pengorganisasian Perusahaan Farmasi

oleh KELOMPOK 3 Semester III Kelas A Fakultas Farmasi UGM 2015

ANGGOTA

Atika Rizki Pinasti (09978)

Muhammad Faishal Mahdi (10029)

Rachma Dewi Prabaningrum (10041)

Alfi Cahya Cintia Wati (10050)

Idlohatud Dilalah (10056)

Arizka Putri Widyaningrum (10101)

Jovita Imelda (10104)

Btari Gavrilla Larasati (10122)

Desti Wulansari (10161)

Organisasi adalah tool yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada untuk mencapai tujuannya, yaitu memproduksi barang atau jasa yang diinginkan oleh pasar.

Apa itu organisasi?

Organisasi didirikan manusia bukan sebagai tujuan akhir

melainkan hanya sebagai sarana, dan bukan untuk siapa-

siapa kecuali untuk kepentingan manusia itu

sendiri.

Kenapa organisasi didirikan?

Karakteristik Utama Suatu Organisasi

1

2

3

4

5

Unit / entitas sosial

Anggota minimal 2 orang

Pola kerja terstruktur

Punya tujuan yang ingin dicapai

Punya identitas diri

Input :

SDM, informasi, ilmu pengetahuan, bahan baku, uang dan modal

Konversi

(Proses transformasi)

Output :

Produk atau jasa yang kualitasnya meningkat

Keinginan customer terpenuhi

Organisasi perlu menciptakan nilai sebagai basis perusahaan agar terus tumbuh dan berkembang. Nilai diciptakan melalui 3 tahap di bawah ini:

Diferensiasi

Organisasi / perusahaan berkembang perlu dilakukan diferensiasi.

Diferensiasi = Proses untuk mengembangkan dan mengontrol pembagian pekerjaan dalam organisasi Value perusahaan semakin besar.

Organisasi sederhana diferensiasi rendah pembagian pekerjaan sederhana.

Perusahaan berkembang masalah lebih kompleks Diferensiasi lebih kompleks

Struktur Organisasional

Apabila perusahaan tumbuh dan berkembang, maka perlu disusun struktur organisasional.

Yaitu sistem formal yang berkaitan dengan hubungan antara tugas dan kewenangan untuk mengontrol bagaimana koordinasi kegiatan dilakukan dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Struktur organisasi dan strategi baik kinerja perusahaan meningkat.

Struktur organisasional komponen kritis dari proses implementasi strategi perusahaan elemen-elemen struktur harus sinergis.

Struktur organisasional yang efektif Lebih menjamin keberhasilan perusahaan dan mempertahankan keunggulan kompetitif.

2 hal penting stabilitas & fleksibilitas struktur.

Stabilitas struktur : kapasitas perusahaan untuk dapat mengelola kegiatan rutin secara konsisten & dapat diprediksi dengan cermat.

Fleksibilitas struktur : memungkinkan peluang perusahaan dalam mengeksplorasi daya saingnya untuk kemudian mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk memperkuat keunggulan daya saing perusahaan sehingga mampu bersaing di masa depan.

Jika ada perubahan strategi perusahaan struktur organisasi berubah juga sehingga strategi dapat di implementasikan dengan baik.

Strategi berpengaruh lebih penting terhadap struktur jadi pemilihan strategi diikuti pemilihan struktur yang match sehingga struktur dapat mendukung strategi baru.

1) Struktur sederhana Pemilik merangkap manajer yang membuat

semua keputusan dan memantau semua kegiatan perusahaan. Sedangkan staf mengerjakan hal-hal yang di supervisi oleh manajer pemilik tersebut.

Ciri : hubungan informal, aturan tidak ketat, spesialisasi terbatas, sistem informasi sederhana.

Sesuai untuk bisnis produk tunggal Apabila struktur sederhana sudah tidak

memadai untuk digunakan beralih ke struktur fungsional

2) Struktur Fungsional

Terdiri dari CEO dan staff perusahaan yang terbatas dengan lini manajer fungsional yang dominan dalam organisasi, termasuk produksi, akunting, marketing, R&D, teknik dan sumber daya manusia.

CEO harus dapat melakukan koordinasi efektif agar semua fungsi dalam perusahaan dapat bersinergi dengan baik dalam mencapai tujuan perusahaan

3) Struktur Multidivisional Terdiri dari berbagai divisi operasi yang

merupakan bisnis terpisah atau profit center pimpinan puncak perusahaan mendelegasikan tanggung jawab operasi sehari-hari dan strategi unit bisnis kepada manajer divisi.

Keuntungan : 1. manajer perusahaan dapat memantau

secara akurat setiap bisnis yang ada 2. dapat membandingkan antara divisi yang

ada untuk memperbaiki proses alokasi sumber daya

3. mendorong manajer divisi yang kinerjanya tidak bagus untuk melakukan perbaikan dengan belajar dari divisi lainnya.

Plant Manager

Departement

Tablet

Departement

Tablet

Departement

Tablet

2. Departementalisasi Berbasis Produk

Manager,

Engineering

Plant Manager

Manager,

Accounting

Manager,

Human

Resources

Manager,

Manufacturing

Manager,

Purchasing

1. Departementalisasi Berbasis Fungsi

Manager,

Engineering

Plant Manager

Manager,

Accounting

Manager,

Human

Resources

Manager,

Manufacturing

3. Departementalisasi Berbasis Geografik

4. Departementalisasi Berbasis Proses

Saving

Department

Manager

Plant

Superintendent

Planing and

Milling

Department

Manager

Assembling

Department

Manager

Lacquering and

Sanding

Department

Manager

Finishing

Department

Manager

Inspection and

Shipping

Department

Manager

Director of Sales

Manager,

Retail

Accounts

Manager,

Government

Accounts

Manager,

Wholesale

Accounts

5. Departementalisasi Berbasis Costumer

Span of Control

Definisi?

Span of Control atau rentang kendali adalah jumlah karyawan dan jenis pekerjaan yang dilakukan supervisi secara efektif dan efisien oleh manajer

Fungsi?

Digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun struktur organisasi

Span of control mempunyai ukuran lebar yang tergantung pada beberapa faktor, yaitu :

a.Skill dan kemampuan manajer

b.Karakteristik karyawan

c.Karakteristik pekerjaan yang dilakukan

d.Kompleksitas pekerjaan

e.Standarisasi pekerjaan yang ada

Dalam konteks pengambilan keputusan, organisasi dapat dikategorikan menjadi 2

kelompok besar, yaitu :

Sentralisasi Desentralisasi

Pengambilan keputusan terkonsentrasi dalam satu point di dalam organisasi

Pengambilan keputusan diberikan pada manajer yang berada di lini depan yang berhubungan langsung pada pengelolaan program atau kegiatan perusahaan

Faktor yang menunjang dalam pengambilan keputusan agar lebih tersentralisasi :

o Manajer lapis bawah tidak kapabel dalam mengambil keputusan

o Manajer lapis bawah tidak ingin mengambil keputusan

o Keputusan yang dilakukan relatif minor

Faktor yang menunjang dalam pengambilan keputusan agar lebih tersentralisasi : o Manajer lapis bawah kapabel dan mempunyai

pengalaman dalam mengambil keputusan o Manajer lapis bawah menginginkan peran

dalam pengambilan keputusan o Kultur perusahaan terbuka bagi manajer untuk

berperan dalam mencari solusi permasalahan perusahaan

o Efektivitas implementasi strategi perusahaan tergantung pada keterlibatan aktif manajer dan fleksibilitas dalam mengambil keputusan

Faktor- faktor yang mempengaruhi

pengambilan keputusan dalam menyusun

struktur organisasi:

Strategi organisasi

Ukuran organisasi

Teknologi yang digunakan oleh organisasi

Tingkat ketidakpastian lingkungan

Karakteristik Organisasi Mekanistik oTingkat spesialisasi tinggi

oDepartementalisasinya ketat

oMemiliki rantai komando yang sangat jelas

oRentang kendalinya relatif sempit

oPengambilan keputusan tersentralisasi

oMemiliki formalisasi tinggi

Karakteristik Organisasi Organik

Merupakan team yang bersifat lintas fungsi dan lintas hirarki

Arus informasi yang relatif bebas

Rentang kendali relatif luas

Pengambilan keputusan terdesentralisasi formalisasinya rendah

Penyusunan desain dan struktur organisasi

Aspek continous improvement

Peluang Capacity building

Learning organization

o Organisasi didesain berbasis open team yang memberdayakan karyawan

o Sharing informasi yang terbuka dan ekstensif

o Memiliki kepemimpinan yang dapat berbagi visi organisasi di masa depan

o Memiliki budaya yang kuat untuk berbagi values, trust, keterbukaan dan tanggung jawab berasama

ARTI PENTINGNYA

Untuk memandu bagaimana strategi dapat digunakan secara efektif dalam suatu organisasi.

Dapat digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan ekspektasi.

DALAM PERUSAHAAN

Umumnya ada 2, yaitu: Kontrol Stratejik, memverifikasi

apakah perusahaan menggunakan strategi yang memadai dalam kaitan dengan lingkungan eksternal yang ada dan keunggulan kompetitif perusahaan.

Kontrol Finansial, mengontrol kinerja perusahaan dengan menggunakan indikator-indikator keuangan.

Nilai dan norma yang dapat mengontrol interaksi diantara sesama anggota di dalam organisasi atau interaksi dengan pemasok, customer, dan pihak-pihak lainnya yang ada di luar organisasi (Jones,

Gareth R, 2004).

Perekat sosial yang mengikat para anggotanya dalam suatu organisasi dengan suatu standar yang memadai untuk para anggotanya dalam bersikap

dan berbuat. (Stephen P. Robbin, 2003)

Kultur dominan dan sub kultur

mengekspresikan nilai inti (core values)

konsep makro dari kultur Kultur

dominan

merefleksikan bagaimana anggota menghadapi masalah

berada pada divisi/unit bisnis

Sub-kultur

Perusahaan yang memiliki kultur yang kuat mempunyai iklim kerja yang lebih kondusif dengan motivasi intrinsik yang lebih kuat,

sehingga berkorelasi positif dengan produktivitas dan angka turn-over karyawan

yang relatif rendah.

Menciptakan perbedaan antara

organisasi yang satu dengan yang lain

Memberikan identifikasi kepada para anggotanya

Menciptakan komitmen yang lebih dibandingkan dengan kepentingan individual

Memperkuat stabilitas sistem sosial dalam

organisasi

FUNGSI KULTUR

ORGANISASI

Kultur organisasional harus dijadikan suatu pertimbangan untuk melakukan akuisisi atau merger selain faktor finansial dan sinergi produk. Tanpa adanya kesesuaian kultural antara dua perusahaan yang merger atau antara perusahaan yang mengakuisisi dan diakuisisi, dapat mengakibatkan akuisisi atau merger yang dilakukan mengalami kegagalan.

Direktur Utama

Quality Assurance

Divisi SDM

Bagian Sekretariat

Bagian Umum dan Humas

Bagian SDM

Manajer Keuangan Manajer Pemasaran Manajer Produksi

Bagian Pengawasan Intern

CONTOH APLIKASI PENGORGANISASIAN PERUSAHAAN FARMASI: STRUKTUR ORGANISASI PT SANBE FARMA PHARMACEUTICAL

MANUFACTURER

S U A T U M O D E L

Y A N G D I

D A L A M N Y A

T E R D A P A T

P E R A N A K T I F

D A R I P A S I E N

U N T U K

M E N G A T U R

P E N G O B A T A N N Y A

S E N D I R I .

MEDICATION THERAPY

MANAGEMENT (MTM)

Lebih fokus pada pasien (patient-centered) daripada

produk obat yang diberikan ke

pasien (product-centered)

Dapat membantu mencegah kesalahan penggunaan obat,

meningkatkan mutu pelayanan

kesehatan, dan meningkatkan

peran aktif pasien dalam

pengobatan.

Dalam praktik kefarmasian,

pelayanan MTM didesain

untuk memfasilitasi

kerjasama antara farmasis,

pasien, dokter, dan tenaga

kesehatan lain untuk

meningkatkan keamanan,

pengobatan yang efektif, dan

mencapai hasil pengobatan

pasien yang optimal.

Dibutuhkan interaksi personal

yang optimal antara farmasis

yang melaksanakan MTM

dengan pasien (face to face).

Jika tidak memungkinkan,

bisa dilakukan via telepon.

Lokasi di area private atau

semi private, sehingga pasien

dan farmasis bisa lebih dekat

atau akrab selama pelayanan.

UNSUR POKOK DALAM SUATU MODEL

PELAYANAN MTM PADA PRAKTEK

KEFARMASIAN

A. Medication therapy review (MTR)

B. Personal medication record (PMR)

C. Medication-related action plan (MAP)

D. Intervention and/or referral

E. Documentation and follow-up

Medication Therapy Review

Suatu proses yang sistematis dalam mengumpulkan

informasi mengenai pasien, menilai terapi untuk

mengidentifikasi permasalahan pengobatan, dan

membuat suatu rencana terapi untuk mengatasi

permasalahan tersebut.

Tujuan

1. Meningkatkan pengetahuan pasien

mengenai obat

2. Mengatasi permasalahan dan kekhawatiran

pasien mengenai obat

3. Membantu pasien untuk mengelola sendiri

obat mereka dan kondisi kesehatan mereka

Ruang Lingkup MTR

Wawancara pasien untuk mengumpulkan data yang mendukung

Menilai berdasarkan semua informasi klinis yang relevan dan satus kesehatan pasien

Menilai pasien, preferensi, kualitas kehidupan, dan tujuan terapi.

Menilai karakteristik dari kemampuan komunikasi pasien yang dapat mempengaruhi output terapi

Mengevaluasi pasien untuk mendeteksi gejala yang bisa dikaitkan dengan efek samping obat

Interpretasi, pemantauan, dan menilai hasil laboratorium pasien.

Mengidentifikasi dan menilai permasalahan yang berkaitan dengan obat.

Mengembangkan cara untuk mengatasi permasalahan terkait obat.

Mengedukasi dan melatih pasien untuk terapi yang tepat, pengawasan, pentingnya kepatuhan dalam

terapi, dan pemahaman tujuan terapi.

Membantu pasien untuk mengelola pengobatannya.

Monitoring dan evaluasi respon pasien terhadap terapi

Komunikasi dengan tenaga kesehatan lain dalam mengatasi permasalahan obat.

Personal Medication Record

Merupakan sebuah catatan komprehensif (menyeluruh)

akan pengobatan pasien (obat dengan resep dan tanpa

resep, produk herbal, dan suplemen makanan)

PMR berisi informasi untuk membantu pasien dalam

mengatur (self-management) keseluruhan terapi

pengobatan yang dijalaninya

Nama pasien

Tanggal lahir pasien

Nomer telepon pasien

Kontak darurat (orang terdekat pasien)

Dokter / perawat pribadi / Apoteker pasien

Alergi yang dimiliki dan gejala nya

Obat-obatan yang menimbulkan masalah pada

pasien

Jawaban atas pertanyaan umum mengenai obat

Tanggal pembaruan PMR terakhir

Tanggal tinjauan terakhir dari dokter/ apoteker/ tenaga

kesehatan profesional lain

Tanda tangan pasien

Tanda tangan penyedia layanan kesehatan

Untuk setiap pengobatan dicantumkan :

Obat dan dosis

Indikasi

Petunjuk pemakaian

Tanggal mulai penggunaan

Tanggal berhenti menggunakan

Kontak pemesanan resep

Instruksi khusus

Farmasis perlu mendorong

pasien untuk memelihara

dan memperbarui dokumen

PMRnya, juga mengajarkan

pasien untuk selalu

membawa PMRnya dan

mengkonsultasikannya pada

saat kunjungan ke tenaga

kesehatan untuk membantu

memastikan bahwa tenaga

kesehatan yang dikunjungi

tersebut mengetahui sistem

pengobatan yang dijalani

pasien

Kapan PMR perlu

diperbaharui?

Setiap pasien menerima

pengobatan baru,

mengalami pengobatan

yang tidak dilanjutkan,

mengalami perubahan

instruksi, mulai

menggunakan obat baru,

atau mengalami perubahan

sistem pengobatan

Medication-Related Action Plan

Suatu dokumen bersifat pasien-sentris, berisi daftar

tindakan untuk pasien yang digunakan agar pasien

dapat melacak kemajuan dalam manajemen dirinya.

MAP menguatkan rasa pemberdayaan pasien dan

mendorong pasien partisipasi aktif dalam kepatuhan

pengobatan

Informasi

dalam

MAP

Nama Pasien Nama dan no telp dokter

Nama dan no telp apoteker Tanggal pembuatan MAP

Langkah aksi pasien: "Apa yang harus saya lakukan?" Catatan untuk pasien: "Apa yang saya lakukan dan ketika saya melakukannya ..." Informasi jika perlu tindak lanjut (follow-up) dengan apoteker

Intervention/Referral

Apoteker menyediakan layanan konsultasi dan

mengintervensi untuk mengatasi masalah terkait obat;

jika perlu apoteker dapat merujuk pasien ke dokter atau

profesional kesehatan lainnya.

Tujuan

mengoptimalkan penggunaan obat,

meningkatkan kesinambungan perawatan

mendorong pasien untuk menggunakan layanan kesehatan untuk mencegah hasil

yang merugikan di masa depan.

Contoh kondisi dimana pasien

memerlukan rujukan (referral):

Seorang pasien mungkin menunjukkan potensi masalah yang ditemukan

selama terapi yang mungkin

memerlukan rujukan untuk evaluasi

dan diagnosis.

Seorang pasien mungkin memerlukan manajemen pendidikan penyakit untuk

membantu dia mengelola penyakit

kronis seperti diabetes.

Seorang pasien mungkin memerlukan pemantauan untuk obat berisiko tinggi

(misalnya, warfarin, fenitoin,

methotrexate).

Documentation & Follow-up

Layanan MTM harus didokumentasikan secara

konsisten; Follow-up MTM dijadwalkan berdasarkan

kebutuhan pasien.

Tujuan

Memfasilitasi komunikasi antara farmasis dan nakes lainnya untuk merekomendasikan solusi/memonitor "medication-related problems" baik yang sudah maupun potensial terjadi

Meningkatkan pelayanan dan outcome pada pasien

Mematuhi peraturan perundang-undangan

Sebagai bukti biaya yang dikeluarkan untuk pengobatan pasien

* Data diri pasien

* Pengamatan subyektif (seperti riwayat

penyakit pribadi/keluarga, alergi, efek

samping yg pernah dialami, social history...)

* Pengamatan objektif (kondisi penyakit,

hasil lab, tanda vital, gejala2,...)

* Assessment (pendampingan akan

medication-related problems)

* Health plan (Perencanaan agar pasien

dapat mencapai keadaan sehat)

* Edukasi kepada pasien

* Komunikasi antara farmasis dan tenaga

kesehatan lainnya

*PMR

*MAP

*Jadwal follow-up

*Pembiayaan

Apa saja yang perlu

didokumentasikan dalam MTM?

Ringkasan: Langkah-langkah

dalam MTM

1. Menilai status

kesehatan pasien

2. Membuat rencana

terapi pengobatan

3. Memilih, memulai,

memodifikasi terapi

pengobatan

4. Monitoring dan

evaluasi efektivitas

terapi

5. Mencegah terjadinya

efek samping obat

6. Mengedukasi pasien dan tenaga kesehatan lain tentang informasi terapi yang penting

7. Memperagakan teknik untuk memaksimalkan pengetahuan pasien

8. Meningkatkan kepatuhan pasien terhadap terapi

9. Mengkoordinasikan terapi yang sedang dijalani pasien dengan tenaga kesehatan lain

TERIMA

KASIH!