PPAANNDDUUAANN … UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi...

http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id

PPAANNDDUUAANN PPEENNGGGGUUNNAAAANN AAPPLLIIKKAASSII VVEERRIIFFIIKKAASSII VVAALLIIDDAASSII PPEESSEERRTTAA DDIIDDIIKK MMAADDRRAASSAAHH

DDII BBAAWWAAHH NNAAUUNNGGAANN KKEEMMEENNTTEERRIIAANN AAGGAAMMAA RR..II ((AAPPLLIIKKAASSII VVEERRVVAALL PPDD KKEEMMEENNAAGG))

Panduan Penggunaan Aplikasi Verval PD Kemenag 2

APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK MADRASAH FITUR APLIKASI

Berikut adalah penjelasan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi verifikasi validasi peserta didik :

HOME

Tampilan awal aplikasi Verval PD Kemenag.

DASHBOARD

Menampilkan dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara data

siswa di menu referensi dan menu residu baik menurut jumlah maupun persentase siswa.

SEKOLAH

Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN. Data ditampilkan sesuai

dengan kewenangan user (jabatan saat registrasi di laman Jaringan Pengelola Data

Pendidikan/SDM, baik itu Madrasah, Kabupaten/Kota, Propinsi, atau Pusat).


REFERENSI

Menampilkan data siswa per madrasah yang sudah memiliki NISN dan dilengkapi juga dengan

tombol UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu

referensi ke menu residu.

RESIDU

Menampilkan data siswa per sekolah yang belum diverifikasi NISN-nya dan harus dikelola oleh

operator verval PD Kemenag. Fungsi untuk pengajuan NISN baru dan pengelolaan NISN berada

di menu ini, melalui tombol MATCH dan NOT-MATCH.

EDIT DATA

Fasilitas untuk mengajukan perubahan NISN dan juga merubah identitas siswa (nama dan

tanggal lahir). Pengajuan perubahan dilakukan oleh operator Kemenag Kabupaten/Kota sesuai

dengan permintaan dari madrasah. Data yang bisa diedit adalah data siswa yang sudah masuk

ke dalam data referensi Verval PD Kemenag.


KONFIRMASI DATA

Fasilitas untuk mengupdate/memperbaharui database arsip NISN PDSP (laman arsip NISN –

http://nisn.data.kemdikbud.go.id), agar data referensi hasil Verval PD Kemenag bisa dicek oleh

siswa atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN.

APPROVAL

Menampilkan data siswa-siswa yang diajukan perubahan NISN atau nama dan tanggal lahir

(EDIT DATA). Setiap pengajuan perubahan NISN oleh operator Kemenag Kabupaten/Kota

memerlukan persetujuan (approval) terlebih dahulu dari Admin PDSP. Sedangkan setiap

pengajuan perubahan nama dan tanggal lahir, memerlukan persetujuan (approval) dari Kanwil

Kemenag Provinsi. Oleh karena itu, Operator Kanwil Kemenag Provinsi harus melakukan

pemeriksaan terhadap dokumen pendukung secara cermat dan teliti.

SYSTEM (Logout)

Menu untuk keluar dari Aplikasi Verval PD Kemenag (logout).


PENGGUNAAN APLIKASI

Sebelum melakukan verifikasi validasi data peserta didik, mohon disiapkan data siswa setiap

madrasah (NISN, Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Tempat Lahir dan Nama Ibu), dikelompokan

berdasarkan Kelas.

Tahapan awal pelaksanaan verifikasi validasi peserta didik :

1. Buka laman web : http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id/ sampai terbuka halaman

login seperti gambar berikut ini :

2. Masukan username, password dan capcha (kode unik) kemudian klik ‘Log In’.


3. Sebelum melakukan login, pastikan bahwa operator sudah mendaftarkan diri di laman jaringan

pengelola data/SDM : http://sdm.data.kemdikbud.go.id/, dan telah disetujui oleh Admin PDSP.

4. Setelah login, maka akan terlihat tampilan beranda seperti di bawah ini :

Menu


1. Referensi

a. Klik pada menu Referensi, setelah itu kan terlihat tampilan di bawah ini :

Klik Referensi

Daftar Siswa

Nama Kabupaten/Kota

Daftar Nama Kecamatan


b. Kliklah tanda yang ada di sebelah kiri nama Kabupaten/Kota dan Kecamatan, kemudian

tanda tersebut akan berubah menjadi , dan akan terlihat detailnya (Daftar Nama Kecamatan

dan Daftar Nama Madrasah), seperti gambar di bawah ini :

Klik pada bagian segitiga di sebelah kiri

nama kecamatan

Daftar madrasah di bawah kecamatan


c. Pilih salah satu Madrasah, maka akan terlihat tabel data di sebelah kanan terisi oleh data siswa

pada madrasah yang dipilih (data siswa diambil dari database EMIS semester ganjil TP

2014/2015), seperti gambar berikut ini :

Klik Nama Madrasah

Daftar siswa yang sudah memiliki NSN


2. Residu (Verval NISN)

a. Klik menu Residu, setelah itu kan terlihat tampilan seperti gambar di bawah ini :

Klik Segitiga di sebelah

kiri nama Kecamatan

Daftar Siswa pada Database EMIS

Hasil Pencarian Data Arsip NISN PDSP


b. Pada bagian kiri akan terlihat nama Kabupaten/Kota dan daftar nama Kecamatan, kliklah tanda

di sebelah kiri nama Kecamatan yang dimaksud, kemudian tanda tersebut akan berubah

menjadi , dan akan muncul daftar nama madrasah, seperti gambar di bawah ini :

Daftar Nama Madrasah


c. Pilih salah satu nama Madrasah yang siswanya akan diverval, maka akan terlihat tabel data di

sebelah kanan terisi oleh data siswa pada madrasah yang dipilih.

Pilih Madrasah

Daftar Nama Siswa yang akan

diverval


d. Pada tabel sebelah kanan, pilihlah nama siswa yang akan divalidasi NISN-nya.

Saat diklik, secara otomatis akan dilakukan pencarian dan pencocokan oleh sistem melalui 5

Langkah Pencarian (dengan 5 Metode). Apabila pada salah satu Pencarian ditemukan data yang

diindikasikan sama, maka diperlukan verifikasi oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan

melakukan klik pada nama hasil pencarian yang diindikasikan sama tersebut.

Pada proses ini diperlukan kehati-hatian dan ketelitian, karena pada proses ini akan

diputuskan apakah siswa yang bersangkutan sudah memiliki NISN atau belum. Jika

diputuskan ada data yang diindikasikan sama (Match) berarti siswa tersebut dianggap sudah

memiliki NISN, dan selanjutnya variabel data siswa pada database Arsip NISN PDSP akan

diupdate dengan data yang ada pada database EMIS (kecuali data NISN). Jika diindikasikan

tidak ada data yang sama (Not Match), berarti siswa tersebut dianggap belum memiliki NISN,

dan oleh karenanya sistem akan membuatkan NISN baru untuk siswa yang bersangkutan.

Pencarian bisa saja dimulai dari metode 1 atau langsung ke metode 5, atau diantara 1-4

(tergantung tingkat kecocokan data siswa pada database EMIS dengan database Arsip NISN

PDSP). Pencocokan bisa dilihat dari NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir Siswa. Untuk

Nama Ibu mungkin saja kosong pada database Arsip NISN PDSP.


Pada contoh di sini kita akan melakukan verifikasi validasi data terhadap siswa yang bernama

‘Abdullah Isnanini Ilyas’ di MAS Al Isyad Tengaran.

e. Kliklah nama ‘Abdullah Isnanini Ilyas’ pada daftar siswa. Lalu sistem akan mencari dengan

Pencarian 1 (Metode ke-1). Hasilnya akan terlihat pada bagian bawah daftar siswa.

Pilih Nama Siswa yang akan diverval

Hasil Pencarian Otomatis (Pencarian 1 / Metode ke-1)


f. Cermati daftar nama siswa pada tabel data siswa hasil pencarian. Pastikan apakah ada data

siswa yang diindikasikan sama dengan data siswa yang dicari. Ingat proses ini memerlukan

kehati-hatian dan ketelitian dari operator kemenag kabupaten/kota. Cermati dan bandingkan

data NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir serta Nama Ibu (nama ibu bisa saja kosong).

g. Jika tidak ditemukan klik tombol ‘Search Next’ untuk melakukan pencarian 2 (metode ke-2).

Selanjutnya lakukan langkah seperti pada poin f.

Pencarian 2 (Metode ke-2)


h. Jika tidak ditemukan klik tombol ‘Search Next’ untuk melakukan pencarian 3 (metode ke-3).




i. Jika tidak ditemukan klik tombol ‘Search Next’, untuk melakukan pencarian 4 (metode ke-4).




j. Jika tidak ditemukan klik tombol ‘Search Next’, untuk melakukan pencarian 5 (metode ke-5).




k. Apabila pada salah satu pencarian (1 sampai 5) ditemukan data yang diindikasikan sama, maka

kliklah nama pada bagian bawah (tabel siswa hasil pencarian), lalu klik tombol ‘Match’. Jika

diindikasikan tidak ada yang sama (cocok), maka klik tombol ‘Not Match’, maka secara otomatis

sistem akan membuatkan NISN bagi siswa tersebut dan NISN tersebut akan masuk ke dalam

‘Referensi’ dan Arsip NISN PDSP. Sedangkan pada menu Residu sudah tidak akan muncul.

Klik pada nama yang terindikasi sebagai siswa yang sama, dapat dilihat dari NISN, Nama, Tanggal

Lahir, Tempat Lahir dan Nama Ibu

Jika diindikasikan sebagai siswa yang sama, klik ‘Match’, Lakukan

dengan hati-hati dan teliti.

Jika tidak, klik ‘Not Match’


3. Contoh Hasil Pencarian :

Pencarian ke 5.


Pencarian ke 4.


Catatan :

1. Jika merasa kesulitan, Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota dapat meminta bantuan

pihak madrasah untuk melakukan proses verifikasi dan validasi (verval) peserta didik madrasah

yang bersangkutan melalui Aplikasi Verval PD Kemenag dengan login menggunakan akun

Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota. Namun dalam pelaksanaannya, dimohon agar

kerahasiaan akun Operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota (password) dapat tetap terjaga.

2. Pada saat melakukan verval peserta didik, pihak madrasah diminta untuk menyiapkan daftar

siswa secara lengkap sesuai dengan format pendataan EMIS sebagai acuan pelaksanaan verval.

3. Sampai dengan disusunnya panduan penggunaan aplikasi Verval PD Kemenag ini, fitur Edit Data,

Konfirmasi Data dan Approval belum dapat diakses karena masih dalam proses penyiapan oleh

tim PDSP Kemendikbud.

http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id

PEMBAGIANHAKAKSESOPERATOR&DIAGRAMALURVERIFIKASIVALIDASI

PESERTADIDIKMADRASAHDIBAWAHNAUNGANKEMENTERIANAGAMA(VERVALPDKEMENAG)

HAK AKSES OPERATOR MADRASAH 1. Operator madrasah harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan

(http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum

komunikasi SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Untuk aplikasi Verval PD Kemenag, operator madrasah bisa melihat data siswa‐siswa yang sudah memiliki NISN.

HAK AKSES OPERATOR KEMENAG KABUPATEN/KOTA 1. Operator Kemenag Kabupaten/Kota harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data

Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator Kemenag Kabupaten/Kota yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola

Data Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag).

3. Hak akses sebagai operator Verval PD Kemenag hanya diberikan pada 1 (satu) akun saja di setiap Kabupaten/Kota, dan akan diberikan akses untuk dapat : a) Mengelola data referensi Verval PD Kemenag; b) Mengembalikan data siswa dari referensi ke residu (Un‐Match); c) Menentukan NISN yang akan digunakan oleh siswa (Match) melalui hasil pencarian dari database arsip NISN PDSP; d) Membuat NISN baru (Not‐Match) untuk siswa yang belum memiliki NISN atau jika NISN sebelumnya tidak sesuai dengan

yang ada di arsip NISN; e) Mengajukan perubahan (Edit) NISN, nama, dan tanggal lahir siswa; f) Melakukan konfirmasi data pada setiap data referensi hasil Verval PD Kemenag untuk memperbaharui database arsip

NISN PDSP, sehingga data referensi Verval PD Kemenag menjadi sama dengan data di database Arsip NISN PDSP dan bisa dicek oleh siswa, orang tua atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN PDSP (http://nisn.data.kemdikbud.go.id).

HAK AKSES APLIKASI VERIFIKASI VALIDASI PESERTA DIDIK UNTUK KEMENAG http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id

3

HAK AKSES STAF KEMENAG KABUPATEN/KOTA, STAF KEMENAG PROVINSI, DAN STAF KEMENAG PUSAT 1. Staf Kemenag harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan

(http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Staf yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan, forum komunikasi

SDM, dan aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag). 3. Untuk aplikasi Verval PD Kemenag, setiap staf akan diberikan akses untuk :

a) Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN berdasarkan wilayahnya;

b) Melihat data siswa‐siswa yang sudah memiliki NISN.

HAK AKSES ADMIN PDSP 1. Memiliki akses ke menu yang sama dengan operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota, untuk memeriksa efektivitas dan

aktivitas dari menu dan fungsi‐fungsi pada aplikasi Verval PD Kemenag (proses debugging). 2. Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum

memiliki NISN; 3. Menyetujui/menolak pengajuan perubahan NISN yang diajukan oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota.


HAK AKSES OPERATOR KANWIL KEMENAG PROVINSI 1. Operator Kanwil Kenenag Provinsi harus mendaftar/registrasi sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan

(http://sdm.data.kemdikbud.go.id). 2. Operator Kanwil Kemenag Provinsi yang sudah terdaftar menjadi anggota dapat mengakses : laman Jaringan Pengelola Data

Pendidikan, forum komunikasi SDM, dan Aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik untuk Kementerian Agama (Verval PD Kemenag).

3. Hak akses sebagai operator Verval PD Kanwil Kemenag Provinsi hanya diberikan pada 1 (satu) akun saja di setiap Kanwil, dan akan diberikan akses untuk dapat : a) Menyetujui perubahan nama dan tanggal lahir siswa yang diajukan oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota (approval). b) Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan

belum memiliki NISN berdasarkan wilayahnya. c) Melihat data siswa‐siswa yang sudah memiliki NISN.

4

RESIDU EDIT DATA KONFIRMASI DATA SYSTEM HOME REFERENSI

OPERATOR VERVAL PD KEMENAG KABUPATEN/KOTA

Staf Kemenag Kabupaten/Kota yang ditunjuk untuk mengelola aplikasi Verval PD Kemenag sebagai operator kabupaten/kota, sesuai dengan SK penunjukkan dari instansi yang bersangkutan.

SYSTEM HOME SEKOLAH

PENGGUNA

Operator Madrasah.

SEKOLAH SYSTEM HOME DASHBOARD

SUPERVISI

Staf Kemenag Kabupaten/Kota (selain Operator), Staf Kemenag Propinsi, Staf Kemenag Pusat, dst.

ADMIN (PDSP)

Staf PDSP yang ditunjuk sebagai admin.

REFERENSI RESIDU APPROVAL HOME DASHBOARD SYSTEM

SYSTEM HOME

APPROVAL

OPERATOR VERVAL PD KANWIL KEMENAG PROVINSI

Staf Kanwil Kemenag Provinsi yang ditunjuk untuk mengelola aplikasi Verval PD Kemenag sebagai operator provinsi, sesuai dengan SK penunjukkan dari instansi yang bersangkutan.


SEKOLAH DASHBOARD

5

Tampilan awal aplikasi Verval PD Kemenag.

REFERENSI

RESIDU

EDIT DATA

KONFIRMASI DATA

APPROVAL

HOME

DASHBOARD

SYSTEM

Menampilkan dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara data siswa di menu referensi dan menu residu baik menurut jumlah maupun persentase siswa.

Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN dan dilengkapi juga dengan tombol UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi ke menu residu.

SEKOLAH Menampilkan data siswa per sekolah yang sudah memiliki NISN. Data ditampilkan sesuai dengan kewenangan user (jabatan saat registrasi di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan/SDM, baik itu Madrasah, Kabupaten/Kota, Propinsi, atau Pusat).

Menampilkan data siswa per sekolah yang belum diverifikasi NISN‐nya dan harus dikelola oleh operator verval PD Kemenag. Fungsi untuk pengajuan NISN baru dan pengelolaan NISN berada di menu ini, melalui tombol MATCH dan NOT‐MATCH.

Fasilitas untuk mengajukan perubahan NISN dan juga merubah identitas siswa (nama dan tanggal lahir). Pengajuan perubahan dilakukan oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan dari madrasah. Data yang bisa diedit adalah data siswa yang sudah masuk ke dalam data referensi Verval PD Kemenag.

Fasilitas untuk mengupdate/memperbaharui database arsip NISN PDSP (laman arsip NISN – http://nisn.data.kemdikbud.go.id), supaya data referensi hasil Verval PD Kemenag bisa dicek oleh siswa atau madrasah secara mandiri melalui laman Arsip NISN.

Menampilkan data siswa‐siswa yang diajukan perubahan NISN atau nama dan tanggal lahir (EDIT DATA). Setiap pengajuan perubahan NISN oleh operator Verval PD Kemenag Kabupaten/Kota memerlukan persetujuan (approval) terlebih dahulu dari Admin PDSP. Sedangkan setiap pengajuan perubahan nama dan tanggal lahir, memerlukan approval dari Kanwil Kemenag Provinsi. Oleh karena itu, Operator Verval PD Kanwil Kemenag Provinsi harus melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung secara cermat dan teliti.

Menu untuk keluar dari aplikasi Verval PD Kemenag (logout).


6

DIAGRAM VERIFIKASI VALIDASI NISN KEMENAG

Verifikasi Validasi Data Peserta Didik

Matching Data Cek NISN,

Nama, Tempat & Tanggal Lahir

Data Residu

Pilih data siswa yang akan divalidasi Pencarian

1

Tidak Sesuai Buat NISN Baru

NISN, nama, tempat & tanggal lahir berbeda

Sesuai

Terindikasi siswa yang sama





Terindikasi siswa yang berbeda





Data Referensi

Pencarian 2

Pencarian 3

Pencarian 4

Pencarian 5

Data

Terindikasi Berbeda

Data Residu masuk ke Data Referensi

Batal

Data Referensi masuk kembali ke Residu

NISN, nama, tempat & tanggal lahir sama Konfirmasi Data

Data

Terindikasi Sama

Arsip NISN

Ubah Data Arsip NISN

Data EMIS

Sinkronisasi Data NISN

Sinkronisasi Data Siswa

A

B

C

E

Proses dimulai

Proses berakhir

Tidak

Tidak

Ya

Ya

7

Edit Data

NISN Nama & Tanggal Lahir

Periksa Dokumen

Pendukung

Status Permohonan

MADRASAH/ LEMBAGA

Mengajukan Usulan Perubahan NISN, Nama

& Tanggal Lahir

Dokumen Pendukung

OPERATOR KEMENAG KAB./KOTA

Periksa

Dokumen Pendukung

Sesuai

Arsip NISN

PDSP

NISN sudah digunakan siswa lain

Ditolak

Tidak Sesuai

Ubah Data Nama & Tanggal

Lahir NISN belum digunakan siswa lain

Persetujuan

Ubah Data

Disetujui

KEMENAG PUSAT

Data EMIS

Ditolak

Cek NISN, Nama, Tempat

& Tanggal Lahir

D

Sinkronisasi Data NISN

DIAGRAM EDIT DATA

Dokumen Pendukung

OPERATOR KEMENAG PROVINSI

Periksa Dokumen Pendukung

Persetujuan Ubah Data Ditolak

Disetujui

Ubah Data NISN

8

PPAANNDDUUAANN … UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi...

Documents

Transcript of PPAANNDDUUAANN … UNMATCH, tombol yang berfungsi untuk mengembalikan data siswa dari menu referensi...