Power Point

5/17/2018 Power Point - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/power-point-55b08298f2daf 1/30

POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM2011



PENGERTIAN MANAJEMEN

MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATANMERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN,

MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP

SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DANMENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA,SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI

TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN

SERTA EVALUASINYA.UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI

DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMENYAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA,

PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.



PENGERTIAN

MANAJEMEN DALAM PKT

SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANG-ORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU

DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK

MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARANYANG DITETAPKAN.

MENGANDUNG ARTI :

HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANGBERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA

MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN,WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN

FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG



MANAJEMEN SEBAGAI

PROSES ANALITIKA

DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIHDIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES :

“ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA”

(Karena Bagaimanapun Juga Proses AnalitikaMerupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan

Suatu Proses Manajemen),

TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. :

1. MENENTUKAN MASALAH;

2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN;

3. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF;

4. MENCOBA PENYELESAIAN.



PENGERTIAN PKT

POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALATKERJA BERUPA PERENCANAAN YANGOPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN

SARANA YANG TELAH DITETAPKANSECARA BERSAMA ANTARA

STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANGTERKAIT).



UNSUR – UNSUR PKT

1. Manusia DanAnalitika;

2. Sasaran;3. Kegiatan

Mewujudkan

Sasaran;

4. Pokok Kerja;

5. Matriks RincianKerja;

6. Uraian Paket Kerja;7. Rekapitulasi Biaya;

8. Penjadwalan;

9. Pengendalian.



PENTAHAPAN PKT

SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5TAHAPAN, MERUPAKAN “KERANGKA PIKIRPKT” , YAITU :

1. Memilih Sasaran;

2. Menetapkan Sasaran;

3. Memvalidasikan Sasaran;4. Mewujudkan Sasaran;

5. Mengendalikan Kegiatan.

KERANGKAPIKIR PKT



1. MEMILIH SASARAN

ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU

TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI

ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI :

a. Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas

Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada

Setiap Unit Kerja

b. Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi

Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis),

Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran &

Pohon Alternatif.



Teknik Pertama (Analisis Uraian

Tugas)

MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS

BERTITIK TOLAK DARI VISI, MISI DAN

TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI, DARI

TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASIDIANALISIS PENINGKATAN HASIL

PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN

KEMAMPUAN SESEORANG ATAU

ORGANISASI.

CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI

KECAMATAN SELESAI 1 JAM,

PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5



Teknik Kedua (Analisis Situasi)

1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis

(Analisis Sebab Akibat);

2) Pohon Analisis Merupakan Suatu LangkahPemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab

Dari Suatu Akibat;

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah

Pohon Atau Bagan Organisasi.



TIGA LANGKAHDALAM MEMILIH SASARAN

1. MENYUSUN POHON MASALAH

(PERNYATAAN NEGATIF);

2. MENYUSUN POHON SASARAN

(PERNYATAAN POSITIF);

3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.



TIGA TAHAP DALAMPROSES POHON ANALISIS

1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAHDAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah);

2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANGHARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKANMASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANGTELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon

Sasaran);

3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHANATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK

MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon



POHON MASALAH(Pernyataan Negatif)

1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik UntukMengidentifikasikan Semua Masalah DalamSuatu Situasi Tertentu Dan MemperagakanInformasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan

Sebab Akibat;

2. Dimulai dengan “Masalah Utama”, SebagaiHasil Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa

Penyebab Masalah Tersebut melalui CurahPendapat;

Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja, Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut, Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif

Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Ba an Pohon.



KRITERIA PEMILIHANMASALAH UTAMA

U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnyadampak yang timbul terhadap keselamatan

jiwa manusia/uang/produksi/harta

benda/reputasi baik individu maupunorganisasi.

S (Seriousness) : mendesaknya yaitu

banyaknya waktu tersedia untuk penanganansuatu masalah.

G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraanbertambah buruknya suatu keadaandibandingkan dengan sebelumnya/keadaan

Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09

14



MEMILIH MASALAH UTAMA(Dengan Menggunakan Matriks USG)

NO MASALAH U S G TOTAL

1

2

3

4

MASALAH I

MASALAH II

MASALAH III

MASALAH IV

5

5

5

4

4

5

4

4

3

5

4

3

12

15

13

11



POHON MASALAHINFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM

DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL

BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASANPADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &

PUBLIKASI LAN-RI

KURANGNYAKOORDINASI ANT.

UNIT-2 KERJA DI LANDG BAG. HUMAS

PEG. BLMMEMAHAMI

TUGAS-TUGASKEHUMASAN

KURANGNYADUKUNGAN DARI

PIMPINAN

OVERLAPINGKEGIATAN

KEHUMASAN DG BAG.LAINNYA.

PENDIDIKANFORMAL PEG.

TDK SESUAI

BELUMTERSEDIANYABUKU PEDOMAN

KEHUMASAN

KURANGNYAKESEMPATANMENGIKUTI

DIKLAT TEKNISKEHUMASAN

KURANGNYAMOTIVASI PEG. DLMMENGEMBANGKAN

DIRI

Akibat (4)

Sebab (2)

Masalah Utama(1)

(MU)

• MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1• PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN )• PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG

DOMINAN )• AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4

a b cd

(3)a b c d

(MP)

(MS)

Diskusi-1

MPD

MSD

(HASIL USG)



POHON SASARAN(Pernyataan Positif)

Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan SasaranYang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan

Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya

Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari PohonMasalah. Semua Pernyataan Dari Pohon MasalahMengandung Pengertian Negatif, Sedang Semua

Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung

Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu DenganMenggunakan Pola Pikir Jika - Maka, SusunlahSasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon

Masalah.



POHON SASARANTERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.

ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL

TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASANPADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &

PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL

TERWUJUDNYAKOORDINASI ANT.

UNIT-2 KERJA DI LANDG BAG. HUMAS

TERSEDIANYA PEGYGMEMAHAMITUGAS-TUGASKEHUMASAN

ADANYADUKUNGAN DARI

PIMPINAN

TDK ADANYAOVERLAPING

KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA.

TERSEDIANYAPEG. DG.LB.DIK

FORMALSESUAI

TERSEDIANYABUKU PEDOMANKEHUMASAN

TERWUJUDNYAKESEMPATANMENGIKUTI

DIKLAT TEKNISKEHUMASAN

TERWUJUDNYAMOTIVASI PEG. DLMMENGEMBANGKAN

DIRI

Akibat (4)

Sebab (2)

(1)

a b cd

(3)a b c d



PEMILIHAN SASARAN SPESIFIKDOMINAN

(Dengan Teori Tapisan)

ALTERNATIF SASARANTAPISAN

EFEKTIVITA

S

EFISIEN KEMUDAHA

N

TOTAL PILIHA

N

1. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK

FORMAL SESUAI

2. TERSEDIANYA BUKU

PEDOMAN KEHUMASAN

3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN

MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS

KEHUMASAN4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.

DLM MENGEMBANGKAN DIRI

4

5

4

4

4

5

3

3

3

4

5

3

11

14

12

10

3

1

2

4

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman

Kehumasan.



POHON ALTERNATIF

ADALAH TEKNIK UNTUKMENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIF-

ALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN

YANG DAPAT DIAMBIL UNTUKMEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN

MEMPERAGAKAN INFORMASI INIKEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.



POHON ALTERNATIFTERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.

ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL

TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASANPADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &

PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL

TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-

TUGAS KEHUMASAN

TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN(4)

MENYELENGGARAKA

N LOKAKARYAPEDOMAN

KEHUMASAN

MEMBUAT BUKU

PEDOMANKEHUMASAN

MENGUMPULKAN

INFORMASITTG.PEDOMAN

KEHUMASAN DARIBERBAGAI SUMBER

(ALTERNATIF PROGRAM

KEGIATAN)

(3)

(2)

(1)

(Sasaran Utama)

(SPD)

(SSD)



PEMILIHAN ALTERNATIF(Dengan Teori Tapisan)

ALTERNATIF SASARANTAPISAN

KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA

N

A. MENYELENGGARAKANLOKA-KARYA PEDOMANKEHUMASAN

B. MEMBUAT BUKUPEDOMAN KEHUMASAN

C. MENGUMPULKANINFORMASI TTG.PEDOMANKEHUMASAN DARIBERBAGAI SUMBER

4

4

3

4

5

3

2

3

5

10

12

11

3

1

2

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku PedomanKehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman

Kehumasan. Diskusi-2



2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHONALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARANUMUM;

DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan;

SASARAN UMUM harus diubah menjadiSASARAN KHUSUS yang dapat mendorongsemua orang terlibat mewujudkannya dan

jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);



Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik,Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik DariSegi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan,

Tempatnya Dimana, Berapa Lama, KapanDimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa JumlahBiaya (Rp) Yang Diperlukan, DarimanaSumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak

Sebagai Pelaksana, Dan Bila DiperlukanBekerjasama Dengan Instansi Luar;



Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUKDIPILIH ADALAH : Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling

Menguntungkan Bagi Organisasi,

Jelas Dan Realistik,

Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, BiayaDan Waktu,

Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan,

Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang SetingkatMendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat LebihTinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.



SASARAN UMUM SASARAN KHUSUS

DIAMBIL DARI POHONALTERNATIF

KOTAK 4 DARI ATAS

(KRITERIA BELUM JELAS)

1. TARGET (HASIL)2. KEGIATANNYA

3. TEMPAT KEGIATANNYA

4. WAKTU

5. BIAYA ( BERAPA),6. SUMBER BIAYANYA;

7. PELAKSANAANNYA(PENANGGUNG GUGAT)

8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).

PERUBAHAN DARISASARAN UMUM

(KRITERIA SUDAH JELAS)

1. TARGET (HASIL)

2. KEGIATANNYA

3. TEMPAT KEGIATANNYA

4. WAKTU

5. BIAYA (BERAPA),

6. SUMBER BIAYANYA;

7. PELAKSANAANNYA(PENANGGUNG GUGAT)

8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).



TUJUAN MOTIVASI

a. Agarbawahan / anak buah memahamisasaran organisasi;

b. Meningkatkan kemampuan dan semangat

kerja;c. Mendapatkan dukungan dan bantuan

bawahan;

d. Menngkatkan produktivitas kerja;e. menjamin terwujudnya sasarn organisasi.



PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASIBAWAHAN

a. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN;

b. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT

DAN LANCAR;c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG

DIPEROLEH;

d. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBALBALIK.

5 MENGENDALIKAN



5. MENGENDALIKANKEGIATAN

(PENGERTIAN)1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar

Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya ApakahSesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan,

Dengan Perintah Yang Diberikan Dan DenganPeraturan Yang Berlaku

2. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin YangPenting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap

Kegiatan Pemimpin

3. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk MencariKesalahan Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi HarusMempunyai Unsur Positif (Membina), Yaitu Usaha

Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi



TUJUAN PENGENDALIAN

PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGAAGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDANSASARAN, AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURANKERJA JELAS, HASIL KEGIATAN DIUKUR, DIKOREKSI

DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANGTEPAT;

DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS

SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUHANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKANAKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIANPEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARANTERWUJUD.

Power Point

Documents

Transcript of Power Point