POLTEKKES KEMENKES BENGKULU Jl. Indragiri No. 03...

Nomor SOP :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :

Nama SOP :

1 ISO 9001:2015, Klausul 9.2 1 Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan ISO 9001: 20152

3 Memahami bidang yang diaudit

PR/UPM/01/01 Formulir Program Kerja Audit 1 KomputerPR/UPM/01/02 Formulir SK Auditor 2 PrinterPR/UPM/01/03 Formulir Daftar Hadir 3 KertasPR/UPM/01/04 Formulir Evaluasi Diri 4 Peralatan tulisPR/UPM/01/05 Formulir Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI 5 StempelPR/UPM/01/06 Formulir Ringkasan Kondisi Audit 6 FormulirPR/UPM/01/07 Formulir Deskripsi Kondisi AuditPR/UPM/01/08 Formulir Rekapitulasi Hasil AMIPR/UPM/01/09 Formulir Biodata Auditor

1 Rapat Pembukaan, berisikan penjelasan : 1. Data dismpan dalam bentuk hardcopy dan/atau softcopy .a. Perkenalan tim AMI dan uraian tugasnya; 2.b. Sasaran, lingkup dan kriteria audit yang digunakan; c. Konfirmasi jadual audit dan pengaturan lainnya; Keterangan:d. Metode dan prosedur audit; @ : K (ketidaksesuaian) atau O(Observasi)e. Konfirmasi akses komunikasi formal; Unit Kerja : Direktur : Kode DIRf. Konfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas; Pudir (I, II,III) : Kode PDR (I,II,III)g. Konfirmasi yang terkait dengan kerahasiaan; Subag ADUM : Kode ADUMh. Konfirmasi prosedur keselamatan kerja, tindakan darurat dan keamanan; Subag ADAK : Kode ADAKi. Konfirmasi ketersediaan, peranan dan identitas pemandu (bila ada); Unit Mutu : Kode UPMj. Metode pelaporan audit dan katagori ketidaksesuaian; Unit PPM : Kode PPMk. Informasi kondisi dimana audit akan diakhiri. Unit PPI : Kode PPI

Unit Perpustakaan : Kode PERPUS2 Rapat Penutupan Unit Pemeliharaan : Kode UPL

a. Mengucapkan terima kasih; Unit HUMAS : Kode HMSb. Mempresentasikan temuan audit dan evaluasi temuan audit; Unit SPI : Kode SPIc. Menyampaikan hal-hal positif selama audit; Unit Lab Bahasa Inggris : Kode LBd. Menyampaikan ketidaksesuaian & observasi; Unit Lab Komputer : Kode LKe. Mendiskusikan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan; Unit Bisnis : Kode BISNISf. Membuka kesempatan pertanyaan; Urusan BMN : Kode BMNg. Penutupan ; Urusan Umum : Kode UMUM

Unit Layanan Pengadaan : Kode ULP3 Temuan hasil AMI dapat dikategorikan sebagai berikut : Urusan Kepegawaian : Kode KEPEG

a. Unit Lab Terpadu : Kode LTUrusan Keuangan : Kode KEUJurusan Keperawatan : Kode PRWJurusan Kebidanan : Kode BDNJurusan Gizi : Kode GZJurusan Analis Kesehatan : Kode AKJurusan Kesehatan Lingkungan : Kode KL

b. Jurusan Promosi Kesehatan : Kode PK

No. Urut : 01,02,03, ...... DstAudit ke : 01,02,03, ...... dstTahun : 2011, 2012, ...dst.

:Contoh : K-JBD-01/01/2011

PR/UPM/0101 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017

Direktur

POLTEKKES KEMENKES BENGKULUJl. Indragiri No. 03 Padang Harapan Kota Bengkulu 38225 Darwis, S.Kp., M.Kes

NIP. 196301031983121002

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

A. Dasar Hukum B. Kualifikasi Pelaksanaan

Memahami dan telah mendapatkan sertifikasi pelatihan audit internal ISO 9001:2015

C. Keterkaitan D. Peralatan/Perlengkapan

Ketidaksesuaian Mayor: adalah temuan bila tidak ada bukti-bukti yang memadai bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan, dan / atau Dokumen Sistem Manajemen Mutu tidak memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 atau terdapat pelanggaran yang bersifat mendasar terhadap persyaratan sistem mutu yang berdampak tidak terpenuhinya mutu sesuai persyaratan;

Ketidaksesuaian Minor : adalah temuan bila ada bukti-bukti bahwa Dokumen Sistem Manajemen Mutu diterapkan kurang lengkap / kurang konsisten dan / atau sistem mutu masih ada kekurangan yang tidak mendasar;

123456789

E. Peringatan F. Pencatatan dan Pendataan

Cara penomoran No. audit pada Formulir Ketidaksesuaian & Observasi sebagai berikut : "@-Unit Kerja-no urut/audit ke/Tahun ……."

Adalah temuan ketidaksesuaian pada Jurusan Kebidanan No. 1 pada Audit ke 01 tahun 2011

G. Prosedur

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KeteranganDirektur Pudir Waktu

Format Program Kerja Audit Tahunan;Komputer;Printer;Kertas

UPM Auditor Auditee Pimpinan Auditee Kelengkapan Output

1 Pembuatan Program Kerja Audit Tahunan

3 Pertemuan Tim Auditor

2 hari Draf Program Kerja Audit Tahunan

2 Penetapan Tim Auditor Draf Program Kerja Audit Tahunan;Ballpoin

1 hari Program Kerja Audit Tahunan SK Auditor

1 hari 1. Formulir Evaluasi Diri (untuk Prodi); 2. Daftar pertanyaan (untuk Unit)

2 minggu

SK Auditor; Daftar Hadir

1. Deskripsi Kondisi Audit; 2. Pedoman Audit

Program Kerja Audit Tahunan; SK Auditor

3 jam Daftar Hadir

1 jam 1. Formulir Deskripsi Audit; 2. Formulir Ringkasan Kondisi Audit; 3. Formulir Laporan Audit

4 Pembahasan Ruang Lingkup Audit

5 Persiapan dokumen Audit

7 Pelaksanaan Audit

Komputer; Kertas; Printer

Berita acara pembukaan Audit

6 Entry Meeting Laporan Evaluasi Diri

1 jam Berita acara pembukaan Audit

1. Deskripsi Kondisi Audit; 2. Pedoman Audit

2 jam Deskripsi Kondisi Audit yang siap ditandatangani

8 Closing Meeting

9 Tindak Lanjut Hasil Temuan

1. Berita Acara; 2. Tindak Lanjut Hasil Audit

Format Laporan Audit

10 Pembuatan Laporan Audit 3 hari

Deskripsi Kondisi Audit yang ditandatangani

2 minggu

Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :

Nama Formulir :

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

6 dst

4 Keperawatan Curup

5 Pemeliharaan dan Perbaikan

2 Perpustakaan

3 Kebidanan Curup

NIP. 196301031983121002

November

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR PROGRAM KERJA AUDIT

PR/UPM/01/0101 Januari 201104 Juli 201715 Agustus 2017

Direktur


Juni

FORMAT PROGRAM KERJA AUDIT TAHUN .…………..

Bulan :Januari Februari Maret April Mei

1 Promosi Kesehatan

Keterangan (Nama Auditor)Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke

DesemberJuli AgustusMinggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke Minggu ke

No. UNIT KERJAMinggu ke

September Oktober


Nama Formulir :

Menimbang : a.

b.

c. bahwa untuk maksud tersebut di atas perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan.

Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;4.

5

6. Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan(SNP);7. Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;8. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi.9. Peraturan Menristek dan Pendidikan Tinggi RI No. 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan Tinggi

Memperhatikan :

Menetapkan :

Pertama :

Kedua :

Ketiga :

bahwa untuk meningkatkan kelancaran pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu Tahun 2018, perlu menunjuk dan mengangkat Tim Auditor pada pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;

bahwa mereka yang namanya tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini dipandang cakap dan mampu ditunjuk sebagai Tim Auditor Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 355/E/O/2012 Tanggal 10 Oktober 2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada Politeknik Kesehatan Kementrian Kesehatan dari Kementrian Kesehatan kepada Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan;

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 988/MENKES/PER/IX/2011,tanggal 27 September 2011 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 890/MENKES/PER/VIII/2007 tentang Organisasi dan Tatakerja Politeknik Kesehatan

TAHUN ANGGARAN ..........

DIREKTUR POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU

Menunjuk dan menetapkan mereka yang namanya tercantum dalam lampiran Surat Keputusan ini sebagai Tim Auditor pada kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;Tim Auditor tersebut bertugas mempersiapkan dan melaksanakan Audit sesuai dengan jadwal dan tempat yang telah ditentukan oleh Unit Penjamin Mutu dan setelah pelaksanaaan Audit wajib untuk menyelesaikan laporan Audit Mutu Internal (AMI) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;

Dalam melaksanakan tugasnya Tim Auditor bertanggung jawab kepada Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu;

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR SK AUDITOR

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Politeknik Kesehatan Kemenkes Bengkulu Tahun Anggaran 2018 tanggal 05 Desember 2017 Nomor 024.12.2.632153/2018.

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN DIREKTURPOLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU

NOMOR : KP.04.04/ /1/2018

TENTANG

TIM AUDITOR PADA PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU


Direktur


NIP. 196301031983121002

Keempat :

Ditetapkan di : BengkuluPada Tanggal : 3 Januari 2018Direktur

DARWIS, S.Kp, M.KesNIP. 196301031983121002

Tembusan d.h disampaikan kepada :1. Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan RI di Jakarta2. Inspektorat Jenderal Kementerian Kesehatan RI di Jakarta3. Kepala Badan PPSDM Kesehatan Kementerian Kesehatan RI di Jakarta4. Kepala KPKN Provinsi Bengkulu di Bengkulu5. Yang bersangkutan 6. Arsip

Lampiran 1 : Surat Keputusan Direktur Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Bengkulu Nomor KP.04.04/ /1/2018 Tanggal 03 Januari 2018

1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 .

10 .dst

Bengkulu, 03 Januari 2018Direktur

Darwis, S.Kp, M.KesNIP. 196301031983121002

DAFTAR NAMA TIM AUDITOR SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN BENGKULU

TAHUN 2018

Bengkulu;Surat Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan di dalam penetapan ini, akan diadakan perbaikan kembali sebagaimana mestinya


Nama Formulir :

HARI, TANGGAL

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

DAFTAR HADIR RAPAT PERTEMUAN TIM AUDITOR


Direktur

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR DAFTAR HADIR


NIP. 196301031983121002


Nama Formulir :

SKOR NILAI (1 - 4)ELEMEN PENILAIAN DESKRIPTOR

HARKAT DAN PERINGKAT SANGAT

BAIK (4)KONDISI TAHUN 2017 KONDISI SAAT INI

(2018)

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR EVALUASI DIRI


Direktur


NIP. 196301031983121002


Nama Formulir :UNIT PENJAMINAN MUTU

AREA: JURUSAN FORMULIR SURAT PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN AMI


Direktur


NIP. 196301031983121002

Kepada Yth :Sesuai Daftar TerlampirDi tempat

No. : ..........................................Perihal : pelaksanaan AMI ke .. tahun ....Lampiran : .........................................

Dengan hormat.

Bersama ini kami sampaikan informasi bahwa kegiatan AMI ke .. tahun .... akan dilaksanakan mulai tgl ... s.d ....... dengan ketentuan sebagai berikut :1. Tujuan dan Sasaran AMI : ...................................2. Ruang Lingkup pelaksanaan AMI : .....(uraikan mengenai unit kerja yang diaudit dan kegiatan apa saja

yang diaudit)3. Target waktu pelaksanaan AMI : ..............................4. Kriteria AMI : ..................(sebutkan kriteria Auditnya) 5. Tim AMI : .........................6. Jadwal AMI (sesuai terlampir)

Mengingat pentingnya hasil kegiatan AMI ini untuk perbaikan kinerja, dimohon agar seluruh unit kerja yang terkait dapat mempersiapkan semua materi yang diperlukan untuk bahan pemeriksaan dan kesiapan para personil yang terkait.

Demikian dan atas kerjasamanya kami sampaikan terima kasih

Bengkulu, .........

Koordinator AuditorTembusan :Direktur sebagai laporan

Nomor Formulir :Tanggal Pembuatan:Tanggal Revisi :Tanggal Efektif :Disahkan Oleh :

Nama Formulir :

Arsip

3

1

2

No

...


Direktur

Kategori KondisiDeskripsi Kondisi

(KTS / OB)


NIP. 196301031983121002UNIT PENJAMINAN MUTU

AREA: JURUSAN FORMULIR RINGKASAN KONDISI AUDIT

RINGKASAN KONDISI AUDIT

Auditi Tipe Audit Standar

Prodi / Unit ...................

Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit

(SPMI Poltekkes Kemenkes Bengkulu)

Auditor Anggota

Distribusi Klien UPM

1

Auditor

No Deskripsi Kondisi

KONDISI POSITIF

Wakil Auditi Auditor Ketua

( ..........................................) ( ..........................................)

2

Pimpinan Auditi Auditor


Nama Formulir :

Deskripsi Kondisi

Kriteria/Persyaratan

Akar Penyebab

Akibat

Rekomendasi

Tanggapan Auditi

Rencana Perbaikan

Jadwal Penyelesaian Penanggung jawab Kaprodi / Ka.Unit

Rencana Pencegahan

Jadwal Penyelesaian Penanggung jawab Kaprodi / Ka.Unit

Tanggal :

Keterangan :Peninjauan atas tindakan Perbaikan

Opened

Closed


Direktur


NIP. 196301031983121002

Kode Kondisi

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR DESKRIPSI KONDISI AUDIT

Unit Kerja Tipe Auditi Aspek Audit

Masa Audit Tanggal Audit Auditor

Auditor Monev Ketua Tim Monev

DESKRIPSI KONDISI AUDIT

Pimpinan Auditi Auditor

Penjamin Mutu

Nomor Urut Kondisi

Prodi / Unit ........................


Nama Formulir :

Bengkulu,…………………………Disusun Oleh

Ketua AMI

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR REKAPITULASI HASIL AMI


Direktur


NIP. 196301031983121002

Catatan(Kemajuan)

(7)(1) (2) (3)

Catatan:(1) Diisi Unit Kerja yang diaudit(2) Diisi Nomor audit(3) Diisi Kategori temuan(4) Diisi jumlah temuannya(5) Diisi nama Auditee(6) Diisi nama Auditor(7) Diisi target waktu penyelesaian tindakan perbaikan(8) Diisi sesuai keperluan

Unit Kerja Nomor Temuan Nama Auditee Nama AuditorTemuanKatagori Jumlah

Target Tanggal Penyelesaian Perbaikan

(5) (6)(4)


Nama Formulir :

Nama :NIP :Tempat & Tgl Lahir :Pendidikan Terakhir :Jabatan :


Direktur

Darwis, S.Kp., M.KesNIP. 196301031983121002

POLTEKKES KEMENKES BENGKULUJl. Indragiri No. 03 Padang Harapan Kota Bengkulu 38225

Catatan:(1) Diisi tanggal pelaksanaan audit(2) Diisi lama pelaksanaan kegiatan audit yang diikuti(3) Diisi nama unit kerja yang diaudit(4) Diisi jabatan dalam tim audit (Ketua/anggauta)(5) Diisi sesuai keperluan

Keterangan

(1) (2) (3)

Jabatan dalam Tim AMI

(5)

Lama Pelaksanaan AMI (hari)Tanggal AMI Unit Kerja yang diaudit

(Auditee)(4)

UNIT PENJAMINAN MUTUAREA: JURUSAN FORMULIR BIODATA AUDITOR

POLTEKKES KEMENKES BENGKULU Jl. Indragiri No. 03...

Documents

Transcript of POLTEKKES KEMENKES BENGKULU Jl. Indragiri No. 03...