Petunjuk Teknis Simpus Folio

18
PETUNJUK TEKNIS SIMPUS SIMPUS sebagai sebuah program database di komputer, mempunyai beberapa hal teknis yang berkaitan dengan program itu sendiri dan hubungannya dengan perangkat komputer secara hardware, antara lain dimana program berada, pengaturan letak database, termasuk diantaranya bagaimana membuat tampilan yang berbeda untuk tiap-tiap komputer. Apabila pada bagian-bagian awal petunjuk penggunaan program aplikasi SIMPUS hanya menyampaikan instalasi dan cara pemakaian SIMPUS, maka berikut ini akan diuraikan hal-hal yang lebih mendalam terhadap beberapa hal yang sangat berguna untuk lebih mengatur SIMPUS di komputer puskesmas. Tetapi harus diingat, bahwa hal-hal tersebut harus dilakukan dengan lebih teliti, karena kesalahan pengaturan akan menyebabkan SIMPUS mungkin tidak dapat berjalan dengan seharusnya. Adapun hal-hal teknis yang akan diuraikan adalah : Struktur SIMPUS sebagai program database. Tabel-tabel database SIMPUS. Borland Database Engine. Mengatur database SIMPUS di folder/drive lain (setting database engine). Mengganti tampilan awal. Memindah SIMPUS di komputer lain. Menggunakan program Repair.exe untuk pertolongan pertama pada tabel yang rusak. 1

description

kgj

Transcript of Petunjuk Teknis Simpus Folio

PETUNJUK TEKNISSIMPUS

SIMPUS sebagai sebuah program database di komputer, mempunyai beberapa hal

teknis yang berkaitan dengan program itu sendiri dan hubungannya dengan perangkat

komputer secara hardware, antara lain dimana program berada, pengaturan letak database,

termasuk diantaranya bagaimana membuat tampilan yang berbeda untuk tiap-tiap komputer.

Apabila pada bagian-bagian awal petunjuk penggunaan program aplikasi SIMPUS

hanya menyampaikan instalasi dan cara pemakaian SIMPUS, maka berikut ini akan diuraikan

hal-hal yang lebih mendalam terhadap beberapa hal yang sangat berguna untuk lebih

mengatur SIMPUS di komputer puskesmas. Tetapi harus diingat, bahwa hal-hal tersebut

harus dilakukan dengan lebih teliti, karena kesalahan pengaturan akan menyebabkan

SIMPUS mungkin tidak dapat berjalan dengan seharusnya.

Adapun hal-hal teknis yang akan diuraikan adalah :

Struktur SIMPUS sebagai program database.

Tabel-tabel database SIMPUS.

Borland Database Engine.

Mengatur database SIMPUS di folder/drive lain (setting database engine).

Mengganti tampilan awal.

Memindah SIMPUS di komputer lain.

Menggunakan program Repair.exe untuk pertolongan pertama pada tabel yang rusak.

1

MENGENAL STRUKTUR SIMPUS

SEBAGAI PROGRAM DATABASE

Banyak jenis-jenis program aplikasi yang ada dalam komputer kita. Program-program

itu dikembangkan untuk memenuhi dan membantu berbagai kebutuhan pengguna komputer.

Contoh-contoh jenis aplikasi antara lain :

- pengolah kata, misalnya Ms Word, Word Perfect, WS

- lembar kerja, misalnya Ms Excel, Lotus

- pengolah grafis, misalnya Ms Paint, Adobe Photoshop, Corel Draw

- hiburan dan permainan, misalnya game, aplikasi multimedia

- database, misalnya Ms Access, Dbase, MySql

- dan lain-lain

Program Database, adalah salah satu jenis aplikasi komputer yang dikembangkan

untuk menangani dan merawat data-data dari suatu institusi atau suatu perusahaan. Program

database secara khusus dari awal memang dirancang untuk menangani data, bukan untuk

membantu kegiatan harian seperti mengetik, menggambar dan sebagainya. Hanya saja

dengan pengembangan-pengembangan, dapat dilakukan otomatisasi dari kebutuhan kita

dengan memanfaatkan data sebagai sumber informasi, misalnya membuat tabel rekapitulasi,

membuat grafik dari data yang kita masukkan, membuat peta dan sebagainya.

Dalam perkembangan programing database komputer, ada beberapa macam

pemrograman yang pernah ada, yaitu :

- program dan data menjadi satu kesatuan, hal ini mengakibatkan data sangat

terbatas, karena data hanya dibatasi dalam program yang sudah di kompile (program

yang siap dieksekusi). Contoh program yang populer adalah program ramalan nasib.

Isi dari ramalan biasanya tidak berubah-ubah, hanya bervariasi saja dari berbagai

masukkan dari pengguna program.

Bagian Program

Bagian Database

Gambar 1. Program dan Data menjadi satu

- program dan data terpisah, dalam satu komputer (single user). Pada pemrograman

database jenis ini, database menjadi sangat luwes, karena pengguna dapat

menambah ataupun mengurangi database sesuai dengan kebutuhan. Hanya saja

penggunanya terbatas pada satu orang pengguna/operator.

2

input

Output

Bagian Program Bagian Data

Gambar 2. Program dan Data terpisah

- program dan data terpisah dan bisa dipakai bersama-sama (multi user). Data pada

program database ini sangat luas, tidak terbatas dalam satu area kerja, bahkan

dengan teknologi internet dapat diakses dari berbagai belahan dunia. Data dapat

dipakai oleh lebih dari satu orang pengguna.

Gambar 3. Program dan Data terpisah, pengguna lebih dari satu

Dari gambaran di atas, kita dapat meletakkan di mana program SIMPUS berada, dan

bagaimana gambaran program tersebut bekerja.

SIMPUS terdiri dari tiga bagian :

- Bagian Program, yaitu berupa satu program dengan extension exe, yang berfungsi

sebagai program utama.

- Bagian Database, yaitu kumpulan dari tabel-tabel tempat kita menyimpan data-data

SIMPUS.

- Bagian Borland Database Engine, yaitu satu program tambahan dari vendor

Borland, yang digunakan untuk mengeset database SIMPUS, misalnya dimana letak

tabel-tabelnya, nama alias (pengganti path), setting angka dan sebagainya. Program

ini sebagai penghubung (link) antara Program SIMPUS dengan Database SIMPUS.

PROGRAM UTAMA SIMPUS

Program SIMPUS, yaitu sebuah file dengan nama Simpus.exe, file ini adalah file

utama dari aplikasi SIMPUS yang digunakan untuk mengakses database atau tabel-tabel

3

input

output

tempat penyimpanan data. File inilah yang akan di eksekusi oleh sistem operasi apabila

pengguna mengklik icon SIMPUS pada menu start.

Letak file Simpus.exe secara default (setting awal) setelah proses instalasi program

berada pada folder C:\Program Files\Simpus. Untuk melihat dimana folder dan file ini

berada, bisa digunakan aplikasi Windows Explorer.

Gambar 4. Letak file SIMPUS dilihat dengan Windows Explorer

Pada folder ini terdapat dua file penting yaitu simpus.exe dengan Cover Simpus.jpg.

File ini adalah file untuk tampilan awal pada program SIMPUS, sehingga kalau kita ingin

merubah tampilan awal, kita bisa mengganti file tersebut dengan file lain. Untuk cara

mengganti tampilan akan dibahas pada bagian selanjutnya.

Kita dapat memindahkan letak file Simpus.exe, tetapi harus diperhatikan juga untuk

mengedit shortcut atau menu pada Windows, supaya link menu dengan file Simpus.exe tetap

terjaga. Selain itu, file Cover Simpus.jpg harus berada pada satu folder yang sama dengan

file utama.

Pada proses upgrade atau memperbarui program SIMPUS dengan program yang

lebih baru, file inilah yang akan diganti dengan file hasil kompilasi yang lebih baru, sementara

data tidak akan dirubah kecuali kalau ada penambahan atau perubahan variabel baru.

DATABASE SIMPUS

Database SIMPUS terdiri dari beberapa tabel yang menyimpan data-data variabel

untuk SIMPUS. Tabel-tabel tersebut berupa tabel dengan jenis tabel Paradox, dengan

extension .db, kemudian masing-masing tabel mempunyai index untuk mempercepat

pencarian dengan extension .px.

Daftar tabel beserta fungsinya antara lain :

No. Tabel Data

1 biaya.db kode-kode biaya/tindakan pasien2 datadesa.db kode-kode desa/wilayah

4

3 datadusun.db kode-kode dusun4 diagnosis.db kode-kode diagnosis kunjungan pasien5 distribusiobat.db data distribusi obat ke lokasi pelayanan kesehatan6 dxdesa.db tabel bantu rekapitulasi7 gruppenyakit.db kode-kode grup penyakit8 infopkm.db data informasi puskesmas9 jenispasien.db jenis-jenis pasien

10 kelompok.db kelompok umur pasien11 kelompoktarif.db kode-kode kelompok tarif12 kesakitan.db tabel bantu rekapitulasi registrasi13 kunjungan kunjungan pasien14 lb1.db tabel bantu rekapitulasi LB115 obat.db kode-kode obat-obatan16 pasien.db nomer index pasien17 Pekerjaan.db kode-kode pekerjaan18 pengirim.db kode-kode pengirim pasien19 penyakit.db kode-kode penyakit/diagnosis20 petugas.db nama-nama petugas medis21 polirujuk.db kode-kode poli-poli rujukan pasien22 posperiksa.db kode-kode tempat-tempat pemeriksaan23 resep.db obat yang diberikan ke pasien24 rincidistribusi item obat yang didistribusikan ke tempat pelayanan kesehatan25 rinciterima.db item obat yang diterima dari gudang farmasi26 rs.db nama-nama rumah sakit rujukan27 tarif.db kode-kode tarif / tindakan28 tempbiaya.db file bantu untuk pelaporan dengan disket29 tempdiagnosis.db file bantu untuk pelaporan dengan disket30 tempkunjungan.db file bantu untuk pelaporan dengan disket31 tempresep.db file bantu untuk pelaporan dengan disket32 terimaobat.db data penerimaan obat dari gudang farmasi33 tindaklanjut.db kode-kode tindak lanjut pasien34 unit.db kode-kode unit pelayanan

Folder dari tabel-tabel tersebut adalah C:\Data Simpus\Database, tapi untuk versi

yang lama masih tersimpan di C:\Program Files\Simpus. Pemindahan letak folder tersebut

untuk lebih memperbaiki manajemen penyimpanan data, selain mempermudah pencarian

dan pembuatan data cadangan SIMPUS.

Database SIMPUS sangat mudah untuk dipindah, dicopy, disetting di drive lain,

sehingga pengguna SIMPUS dapat mengatur sendiri dimana data akan disimpan. Semua

dilakukan dengan melakukan setting pada Borland Database Engine.

BORLAND DATABASE ENGINE

Borland Database Engine (BDE) adalah salah satu program yang menjadi ‘jembatan’

antara program utama dengan database SIMPUS. Fungsi yang paling penting adalah

menunjukkan folder dimana database dari SIMPUS disimpan. Program engine ini sudah

otomatis terinstall apabila kita melakukan instalasi SIMPUS.

BDE mempunyai satu alias atau nama lain (nama pendek) untuk menyimpan

informasi folder dari database. Alias ini bernama PKM. Proses pencarian folder tabel

dilakukan dengan membaca dimana PKM menunjukkan folder atau path directory. Ketika

program SIMPUS dijalankan, langkah pertama yang dilakukan adalah membaca setting

Database Engine, mencari alias PKM, kemudian membaca dimana path dari alias PKM.

Untuk menjalankan aplikasi BDE, kita dapat melakukannya dari menu Run. Klik Star,

kemudian pilih Run, sehingga akan tampil :

5

Gambar 5. Tampilan Run

Agar lebih mempermudah proses, klik Browse yang dapat dipakai untuk mengisi

baris kosong pada tampilan diatas. Kemudian cari folder "C:\Program Files\Common Files\

Borland Shared\BDE\bdeadmin.exe".

Gambar 6. Run berisi folder dan file BDE

Setelah folder dan file bdeadmin ditemukan, klik OK, makan BDE akan langsung

muncul.

Gambar 6. Borland Database Engine

6

Tampak pada tampilan di atas, nama-nama database yang dikenal oleh BDE, untuk melihat

di path mana database SIMPUS dikenal, klik PKM maka akan nampak tampilan sebagai

berikut :

Gambar 7. Alias PKM beserta path tempat tabel-tabel SIMPUS disimpan

Dari tampilan diatas, nampak bahwa database SIMPUS dengan alias PKM, disimpan pada

folder C:\Data Simpus\Database.

MENGGANTI FOLDER SIMPUS PADA FOLDER/DRIVE LAIN

Dengan menggunakan BDE, kita dapat memindahkan letak dari tabel-tabel data

SIMPUS. Untuk melakukan hal tersebut, kita harus perhatikan drive dimana tabel akan

diletakkan. Drive harus mempunyai cukup ruang kosong, sehingga data dapat tersimpan

dengan aman untuk jangka waktu yang lama. Pastikan terlebih dahulu sisa ruang yang

tersisa pada drive dengan menggunakan Windows Explorer. Untuk melihat sisa ruang, klik

kanan pada drive yang diinginkan, kemudian pilih Properties, maka akan nampak berapa

ruang yang terpakai dan yang tersisa.

Berikut ini langkah-langkah memindah database SIMPUS. Misalkan kita akan

memindah data dari folder awal di C:\Data Simpus\Database, ke folder yang baru di drive D:\

Data Simpus\Database.

1. Buat satu folder baru di drive D:, beri nama folder Data Simpus. Caranya dengan klik

kanan pada area kanan Windows Explorer ketika drive D: sedang aktif, kemudian

pilih menu New, selanjutnya pilih Folder. Ganti nama New Folder dengan Data

Simpus.

2. Klik dua kali pada folder yang baru, kemudian tunjukkan pointer mouse pada area

sebelah kanan.

7

3. Klik kanan, kemudian buat lagi folder baru dengan cara yang sama seperti diatas,

ganti nama folder baru dengan nama Database.

4. Akan nampak tampilan sebagai berikut :

Gambar 8. Folder baru di drive D: sebagai tempat database yang baru

5. Klik folder C:\Data Simpus\Database.

6. Tekan Ctrl + A, untuk memilih semua file yang ada.

8

Gambar 9. Memblok file-file database SIMPUS yang akan dipindah

7. Tekan Ctrl + X untuk menghilangkan semua file dari folder lama.

8. Pindahkan file-file dari folder C:\Data Simpus\Database ke folder yang baru. Hal ini

dapat dilakukan dengan pilihan menu Ctrl + V atau Paste setelah folder D:\Data

Simpus\Database kita klik terlebih dahulu.

9. Buka BDE untuk mengeset path dari alias PKM.

10. Edit isi tulisan pada path database PKM, ganti dari C:\Data Simpus\Database

menjadi D:\Data Simpus\Database.

11. Tutup BDE, tekan OK waktu ada konfirmasi perubahan setting pada BDE.

12. SIMPUS bisa langsung di jalankan, dengan data sudah tersimpan pada folder yang

baru.

Perlu diketahui, data yang dipindah hanya untuk data-data tabel dari folder C:\Data Simpus\

Database. Untuk folder C:\Back Up Simpus dan C:\Restore Simpus, selalu terbentuk

secara otomatis oleh program SIMPUS waktu kita menjalankan perintah Back Up atau

Restore.

MENGGANTI TAMPILAN AWAL SIMPUS

Pertama kali kita menginstal Program SIMPUS, pada folder C:\Data Simpus\

Database akan secara otomatis menempatkan file Cover SIMPUS.jpg. File ini adalah file

9

grafik yang akan dibaca program SIMPUS untuk ditampilkan sebagai latar belakang program

SIMPUS.

Gambar 10. Tampilan Awal SIMPUS

Kita dapat merubah tampilan awal pada SIMPUS dengan gambar yang kita punyai,

misalnya gambar dari puskesmas kita, kegiatan pada puskesmas atau dengan berbagai

desain yang kita inginkan. Untuk melakukan hal tersebut, kita tidak perlu menghapus file

Cover Simpus.jpg, akan tetapi cukup dengan membuat satu file lain berupa file image atau

gambar, kemudian kita beri nama Cover.jpg. Secara otomatis SIMPUS akan menampilkan

tampilan awal dengan Image atau gambar yang kita inginkan.

Kita dapat memanfaatkan fasilitas dari Windows, yaitu program MS Paint, untuk

membuat tampilan awal berupa file gambar dengan nama Cover.jpg. Dengan menggunakan

program pengolah gambar yang lebih canggih, misalnya Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint,

atau program yang lain, kita bisa membuat desain-desain yang bagus dengan memanfaatkan

gambar atau foto dari puskesmas. Contoh sederhana berikut ini akan diberikan untuk

mengganti tampilan awal dengan gambar desain kita.

1. Buka aplikasi Paint dengan menekan menu Start – Program - Accessories – Paint.

2. Buat file gambar baru dengan cara membuka menu File – New, atau dengan

menekan kombinasi tombol Ctrl + N.

3. Rubah ukuran file image menjadi ukuran sebagai berikut 1004 x 631 pixel. Hal ini

dilakukan dengan memakai menu Image – Atributes, atau dengan menekan Ctrl + E.

10

Gambar 11. mengatur ukuran gambar tampilan awal SIMPUS

4. Tampilkan windows Paint dalam ukuran yang maksimal sehingga bidang kerja

menjadi luas.

5. Langkah berikutnya adalah memasukkan tulisan atau gambar ke dalam file yang

baru, sehingga akan didapatkan tampilan yang kita inginkan. Misalnya kita masukkan

nama puskesmas kita, atau dengan menambahkan foto-foto kegiatan puskesmas.

Memang program Paint adalah program yang kemampuannya sangat terbatas. Untuk

mendapatkan hasil yang lebih bagus, misalnya menambahkan berbagai macam efek

atau mengatur gradasi warna dan sebagainya, sangat disarankan memakai software

yang lebih canggih seperti Adobe Photoshop atau Corel Photopaint.

Gambar 12. Membuat tampilan awal dengan aplikasi Paint

11

6. Simpan file yang kita buat dengan nama Cover, dengan type file JPEG.

7. Simpan file tersebut dalam folder C:\Program Files\Simpus.

Gambar 13. Menyimpan file cover

8. Jalankan program SIMPUS, maka tampilan awal akan berubah dengan tampilan

yang telah kita buat.

Gambar 14. SIMPUS dengan tampilan yang telah berubah

MEMINDAH DATA SIMPUS KE KOMPUTER LAIN

Mungkin suatu saat kita akan memindah program SIMPUS ke komputer lain. untuk

memindahkan data SIMPUS, hal yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut :

12

- Install terlebih dahulu Program SIMPUS yang baru ke dalam komputer lain.

- Lakukan back up pada komputer lama. Ubah tujuan file back up langsung pada disk

drive A:

- Restore file back up dari disket di komputer yang baru dengan menu Restore.

- Pindahkan file- file tabel yang ada pada folder C:\Data Simpus\Restore ke folder C:\

Data Simpus\Database.

- Komputer yang baru sudah terisi dengan data komputer yang lama.

Selain dengan melalui file back up, kita juga dapat memindah data SIMPUS dari

komputer lama dengan cara melakukan copy file memakai disket biasa, hanya saja data yang

tidak dipindah tidak di kompres sehingga file nya masih cukup besar. Akan lebih praktis bila

file-file yang akan dipindah di kompres terlebih dahulu memakai fasilitas Back Up atau

memakai program Kompresi yang lain misalnya Win Zip.

Sangat disarankan untuk puskesmas yang memiliki port USB di komputernya,

memiliki pengganti disket yang bisa dipakai untuk memindah data dalam jumlah besar.

Perangkat kecil ini sering disebut USB Drive, USB Disk atau USB Flash Disk.

Penggunaannya sangat mudah, tinggal mencolokkan ke dalam port USB, dan menginstall

drivernya untuk Windows 98. kapasitas yang dimiliki bisa mencapai 128 Mb, bahkan ada

yang sudah sampai 512 Mb. Nilai tersebut setara dengan hampir 200 disket. Dengan harga

yang terus turun, jauh lebih baik memiliki USB Disk ini daripada menggunakan disket yang

kemungkinan rusaknya sangat besar.

PERTOLONGAN PERTAMA PADA TABEL RUSAK

Kerusakan data, biarpun tidak kita kehendaki suatu saat bisa terjadi, apalagi jika

listrik sering mendadak padam saat kita memasukkan data. Hal tersebut dapat kita hindari

dengan menggunakan perangkat penyedia daya sementara, Uniteruptable Power Suply atau

UPS. Apabila listrik padam, kita masih punya cukup waktu untuk mematikan komputer

dengan normal.

Selain itu, komputer yang hang dapat juga mengakibatkan kerusakan pada tabel

data. Kemacetan komputer dapat terjadi apabila pada saat bersamaan kita menjalankan

banyak program. Komputer menjadi tidak stabil dan bisa terjadi crash memory. Windows,

sistem operasi yang sering kita gunakan, sering mengalami masalah dengan kestabilan

sistem.

Salah satu cara untuk menghindari ketidakstabilan sistem pada Windows, terutama

ketika kita sedang bekerja dengan SIMPUS, adalah dengan tidak membuka program aplikasi

yang lain ketika SIMPUS sedang aktif. Sering kita lupa untuk menutup aplikasi yang sudah

selesai kita pakai misalnya Ms Word atau Ms Excel. Tutuplah aplikasi lain ketika kita akan

memulai SIMPUS.

Beberapa kerusakan yang mungkin terjadi adalah :

- Index tabel rusak

- Validasi tabel tidak cocok

- Otomatisasi nomer registrasi untuk data kunjungan rusak. Khusus untuk kerusakkan

ini harus dilakukan dengan memodifikasi tabel kunjungan.

Untuk memperbaiki kerusakan data, pada program SIMPUS telah disertakan satu

program untuk memperbaiki tabel data. Program ini akan otomatis ikut di install ke komputer

13

bersamaan dengan instalasi SIMPUS. Sebagain besar kerusakan tabel dapat diperbaiki

dengan cepat menggunakan program ini. File program ini adalah Repair.exe. Lokasi file

terdapat pada folder C:\Data Simpus\Repair.

Gambar 15. Program Repair

Kita juga dapat membuat short cut di desktop supaya program Repair dapat dengan

cepet dijalankan. Untuk membuat short cut, cukup ditunjuk file Repair dengan mouse,

lakukan klik kanan, pilih Send To, kemudian lanjutkan dengan Desktop (create short cut).

Untuk menjalankan program, cukup dengan klik dua kali pada file Repair.exe, akan nampak

program Repair sebagai berikut :

Gambar 16. Program Repair

14