PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN SISTEM ePELATIHAN V epel v2.pdf · Jika saat pembuatan profile...

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN

SISTEM ePELATIHAN V.2

KATA PENGATAR

Memasuuki era informasi dan komunikasi, pegawai pemerintahan di tuntut dapat mengelola data dan

system dengan baik untuk memberikan informasi ke masyarakat, dengan semangat Industri 4.0 yang

sedang di implemtasi kan di harapkan dapat mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang

baik.

Sebagai bentuk komitmen terhadap Indutri 4.0, kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat (PUPR) sebagai salah satu institusi yang mengembangkan Pengembangan Sumber Daya

Manusia melalil Badan pengembangan Sumber Daya Manusia dapat menyediakan, mengumpulkan,

mendokumentasikan serta menyampaikan data dan informasi secara tepat, akuran dan mudah

dipahami oleh para pengguna.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat

menyelesaikan petunjuk teknis pengelolaan sistem ePelatihan V.2. tanpa pertolongannya tentu kami

tidak dapat sanggup menyelesaikan petunjuk teknis ini dengan baik,. Kami tentunya menyadari

petunjuk teknis ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat kesalahan serta

kekurangan di dalamnya. Untuk itu kami mengharapkan kritik, saran serta permohonan maaf kepada

pembaca untuk petunjuk teknis ini. Demikian kami ucapkan terima kasih

Jakarta, September 2019

Data dan Informasi Setba

Page | 1

[ePelatihan][https://bpsdm.pu.go.id/center/pelatihan]

BAB I

PENGELOLAAN DATA PROFIL PELATIHAN

1.1. Profil pelatihan merupakan salah satu faktor penting dalam suatu pelatihan karena

pada menu Profil pelatihan terdapat syarat peserta, syarat pengajar, deskripsi

pelatihan, tujuan pelatihan, mata ajar pelatihan serta jam pelajaran, penyusunan

soal ujian, upload bahan tayang/modul. Adapun yang perlu di perhatikan sebagai

berikut :

1. Saat melakukan penambahkan profil pelatihan harap melakukan pengisian untuk

strategi/komposisi pelatihan dan metode pelatihan yang akan dilaksanakan.

2. Pengisian diskripsi sesuai dengan gambaran umum suatu pelatihan.

3. Penyusunan soal untuk pelatihan diharapkan mengisi bobot untuk jawaban.

Gambar 1.1 Profil Pelatihan

Untuk profil pelatihan yang berwenang melakukan adalah Pusat Pendidikan dan

Pelatihan sesuai dengan bidang masing-masing, dengan terupdate nya profil

pelatihan informasi yang akan ter publikasikan pada beberapa system yaitu :

Gambar 1.2 Profil Pelatihan pada Sistem Simantu

Page | 2


Gambar 1.3 Profil Pelatihan pada Pendaftar Online

Gambar 1.4 Poster Pelatihan

1.2 Modul, untuk penyusunan modul, perlu di perhatikan pada kode yang akan di upload, adapun

kode nya adalah T : Bahan Tayang, P: Data Pendukung, M : Modul, E : eLearning, dimana jika

file yang di upload masuk dalam kode “E” maka dalam bentuk video, seperti gambar berikut

Page | 3


Gambar 1.5 Modul dalam Bentuk Video

1.3 Soal, pada melakukan penyusanan soal, perlu diperhatikan soal dan jawaban terdapat korelasi

dan jangan lupa mamasukan bobot serta jawaban yang benar. Seperi gambar berikut :

Gambar 1.6 Detail Penyusunan Soal

Jika saat pembuatan profile pelatihan terdapat perbedaaan nama pelatihan, nama mata ajar, jumlah

jam pelajaran dan model pelatihan maka di harapkan untuk Pusat Pendidikan dan Pelatihan

menyusun pelatihan dalam bentuk versi, untuk penyusunan soal berlaku bukan hanya untuk mata

ajar pretest/post test saja tetapi dapat juga untuk mata ajar lainnya jika menerapkan ujian secara

online.

Page | 4


BAB II

PENGELOLAAN DATA KELAS

Menu kelas merupakan menu penting saat melaksanakan penyelenggaraan pelatihan,

dikarena semua aktivitas pelatihan terdapat pada menu kelas, adapun beberapa

penjelasan dalam langkah pelaksaaan pelatihan dalam kelas sebagai berikut :

1. Pada menu kelas admin balai wajib melakukan upload laporan dan berita acara

kelulusan sebagaimana pada tampilan dibawah ini :

Gambar .2.1 Tampilan Upload Laporan dan Berita Acara Kelulusan

2. Jika model pelatihan Kepemimpinan/E Learning/Latsar, maka terdapat beberapa

menu tambahakan pada kelas yaitu Terdapat Berita/Pengumuman, Alokasi Coach,

Mentor dan monitoring RPP untuk pelatihan PIM II, terlampir gambar menunya :

Gambar 2.2 Menu Bar pada kelas Kepemimpinan/E-Learning

3. Jika model pelatihan Teknis/Jabfung, maka menu yang tersedia adalah sebagai

berikut

Gambar 2.3 Menu Bar pada kelas Kepemimpinan/E-Learning

2.1 Menu tab Calon Peserta

pada menu tersebut di manfaatkan untuk mengelola pengusulan data calon peserta

pelatihan baik pengusulan oleh Unit Organisasi/ Balai Penyelenggara dengan

menggunakan tombol . Pada menu tersebut digunakan

sebagai menu validasi/approve calon peserta pelatihan yang digunakan oleh

Pusdiklat dengan menggunakan tombol terdapat pada detail calon

peserta, sebagai mana terdapat pada gambar di bawah ini :`

Page | 5


Gambar 2.4 Daftar Calon Peserta Pelatihan

2.2 Menu tab Jadwal Pengajar

Sebuah menu untuk mengelola jadwal pengajar, dimana sebelum melakukan setting

pengelolaan jadwal pengajar, admin pusdiklat melalukan update kompetensi

pengajar pada menu profil pengajar

Gambar 2.5 Menu Kompetensi Pengajar

Jika nama pengajar tidak dapat muncul atau ketarik bias di sebabkan oleh jadwal yang

bentrok, untuk mengetahui ada di menu reporting jadwal pengajar :

Gambar 2.6 Menu Jadwal Pengajar

Page | 6


Setelah kompetensi pengajar dilengkapi maka admin pusat maupun balai dapat

melakukan penjadwal pengajar dengan melakukan setting tanggal dan jam

pembelajaran sesuai dengan gambar di bawah ini :

Gambar 2.7 Menu penjadwalan pengajar

2.3 Menu tab Nilai Peserta

Pada menu nilai peserta merupakan menu untuk melakukan pengelolaan Nilai

Peserta, Status Konfirmasi Kehadiran, Status Kehadiran Ujian, Status Nilai

Teknis/Sertifikasi, saat melakukan pengelolaan Nilai pada tiap-tiap mata ajar, admin

wajib melakukan komposisi pembobotan persentasi untuk materi, seminar, sikap dan

pembagian Nilai Materi, sesuai dengan gambar dibawah ini :

Gambar 2.7 Menu Komposisi Penilaian

Setelah komposisi sudah terseting dengan maka langkah selanjutnya admin balai

wajib melakukan konfirmasi kehadiran (HADIR/TIDAK HADIR/BELUM

KONFIRMASI), sesuai dengan gambar dibaw4ah ini :

Gambar 2.8 Menu konfirmasi kehadiran Peserta

Perlu diketahui oleh para admin balai bahwa jika untuk pelatihan tersertifkasi wajib

melakukan pengisian status sertifikasi,kehadiran ujian sertifikasi dan Nilai Sertifikasi,

serta diharapkan dapat mengisi alasan ketidak lulusan sebagai mana pada gambar

dibawah ini :

Page | 7


Gambar 2.9 Status Update Pelatihan Sertifikasi

Untuk mengetahui hasil konfirmasi ujian dapat mengetahui di dalam kelas tersebut

sebagai mana pada gambar di bawah ini

Gambar 2.10 Status Laporan Konfirmasi kehadiran

Adapun admin balai sudah tidak dapat melakukan penghapusan peserta dan

menambahkan peserta pada menu Nilai Peserta, sebagai contoh jika peserta tidak

dapat hadir maka admin balai tidak dapat menghapus tombol melainkan

melakukan ubah data status kehadirannya menjadi “Tidak Hadir”, serta perlu di

ketahui update kehadiran ujian sertifikasi diperlukan hanya untuk pelatihan sertifikasi

Perlu di ketahui admin balai wajib melakukan update status pelaksanaan dan

pencetakan sertifikasi sesuai dengan gambar dibawah ini :

Gambar 2.10 Status Pencetakan dan pelaksanaan pelatihan

2.4 Menu Tab Jadwal Test

Page | 8


Pada menu ini admin balai dan pusat dapat melakukan penjadwalan ujian online yang

akan dilaksanakan dimana di sesuai dengan jadwal pengajar yang telah terjadwal.

Gambar 2.11 Menu penjadwalan test ujian online

2.5 Menu Tab Penomoran Sertifikat

Pada menu ini admin balai wajib melakukan generate penomoran untuk Sertifikat

Pelatihan dan Surat Keterangan melalui sistem e Pelatihan, dengan syarat Nilai Akhir,

Nomor Reg Sertifikat/Suket, Status Kelulusan, jika tidak dipenuhi syarat tersebut maka

Tombol generate pengajuan nomor tidak akan muncul.

Perlu diketahui nomor suket berlaku untuk sementara pelatihan bendahara

pengeluaran dan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, untuk nomor suket selain yang

disebutkan akan di kondisikan segera.

2.6 Menu Tab Data RPP (New)

Pada menu ini adalah menu terbaru pada kelas yang di gunakan untuk pelatihan yang

menggunakan metode Rancangan Proyek Perubahan, dimana admin pusat dan balai

dapat melakukan download hasil penyusunan rancangan proyek perubahan tersebut

sebagaimana pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.12 Menu Data Rancangan Proyek Perubahan

2.7 Menu Tab Alokasi coach dan Mentor

Pada menu ini adalah menu untuk pelatihan yang menggunakan metode Rancangan

Proyek Perubahan, dengan mekanisme admin balai/pusat membuat penjadwalan

untuk tiap-tiap peserta tersetting dengan masing-masing mentor/coach serta admin

Page | 9


pusat dan balai dapat melakukan download hasil penyusunan rancangan proyek

perubahan tersebut sebagaimana pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.13 Menu setting coach dan mentor

Page | 10


BAB III

PENGELOLAAN DATA REPORTING/LAPORAN

Laporan di sistem ePelatihan digunakan sebagai acuan membuat suatu

keputusan/kebijakan untuk rencana yang akan dating, dimana terdapat fitur terbaru untuk

mengelola pelatihan eLearning, sebagaimana gambar dibawah ini :

Gambar 3.1 Menu mencari kelas Pelatihan elearning

3.1 Menu E Learning

Pada menu tersebut dimanfaatkan untuk melihat aktivitas peserta pelatihan dalam

hal pembelajaran elearning . dalam menu tersebut terdapat kuisioner peserta,

baca materi, diskusi peserta, rangkuman peserta dan log mentor.

Gambar 3.2 Menu monitoring aktivitas peserta

3.2 Menu Program/Evaluasi

Menu ini digunakan untuk keperluan evaluasi kegiatan pelatihan karena terdapat

beberapa hasil laporan Kalender Diklat, Rekapitulasi Target/Realisasi,

Rekapitulasi Sertifikasi Pihak ketiga, rekapitulasi Peserta perbidang, perbalai,

keluluasan.

Page | 11


Gambar 3.3 Menu laporan Program dan Evaluasi

3.3 Menu Seleksi Nilai Peserta PISK

Menu seleksi nilai ini digunakan untuk mendapatkan hasil secara keseluruhan

nilasi seleksi penjaringan yang telah dilaksanakan

Gambar 3.4 Menu seleksi nilai peserta PISK

3.4 Menu Histori Pelatihan

Menu histori pelatihan digunakan untuk mencari pegawai yang telah mengikuti

pelatihan di kementerian PUPR, dengan metode filter sebagai berikut dibawah ini

Gambar 3.5 Menu Histori Pelatihan

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN SISTEM ePELATIHAN V epel v2.pdf · Jika saat pembuatan profile...

Documents

Transcript of PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN SISTEM ePELATIHAN V epel v2.pdf · Jika saat pembuatan profile...