0

Revision Date : 1 Oktober 2021

Petunjuk Singkat Penggunaan Milea

1

Garis Besar Alur Penggunaan Aplikasi MILEA

1. Buka peramban (disarankan Chrome). Ketikkan alamat https://milea.pelindo.co.id format pengisiannya adalah username menggunakan NIPP dan password.

2. Setelah login berhasil, pilih role yang tersedia jika tersedia lebih dari 1 role. 3. Pada halaman beranda, dapat memilih media notifikasi yang diterima, dan memilih divisi (akan menentukan

pejabat yang akan menandatangani pada nota dinas) 4. Menu utama pada aplikasi milea adalah Penomoran Online, Surat Online, Plh/Plt, serta ada tambahan

informasi penunjang penggunaan aplikasi milea seperti manual book, kode klasifikasi dan FAQ. 5. Penomoran Online adalah fitur untuk meminta nomor tulisan dinas, jenis tulisan dinas yang dapat diminta adalah

Berita Acara eksternal, keputusan, peraturan dan pengumuman 6. Di dalam menu penomoran online juga terdapat fitur entri surat masuk secara manual yang akan mendistribusikan

surat kepada penerima melalui aplikasi milea. 7. Surat Online adalah fitur untuk membuat surat melalui sistem aplikasi milea, dimana proses pengajuan, koreksi,

paraf, dan persetujuan dilakukan secara online di dalam sistem aplikasi. 8. Jenis naskah dinas yang dapat dibuat pada aplikasi milea adalah berita acara, berita acara rapat, notulen rapat,

risalah rapat, nota dinas, surat dinas, surat edaran, surat perintah, surat teguran disiplin, surat keputusan, RAB/RKS online dan undangan

9. Penjelasan singkat dan fungsi jenis tulisan dinas adalah sebagai berikut : a. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atau kejadian antara

beberapa pihak yang mengandung konsekuensi hukum. b. Berita acara rapat adalah catatan dinamika jalannya rapat dan hasil keputusan yang ditandatangani seluruh

pihak yang berkepentingan / berwenang dalam rapat tersebut. c. Notulen rapat adalah catatan yang berisi intisari dari hasil atau jalannya suatu rapat atau pertemuan yang

dapat dipergunakan sebagai referensi dalam pelaksanaan atau penyelesaian suatu masalah yang terdapat didalamnya.

d. Risalah rapat adalah intisari pembahasan dan hasil keputusan rapat yang ditandatangani seluruh pihak yang berkepentingan / berwenang dalam rapat tersebut.

e. Nota dinas adalah naskah dinas yang berisi tentang kedinasan intern yang dibuat antar pejabat yang berada dalam lingkup wilayah kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

f. Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi tentang kedinasan yang disampaikan oleh suatu Unit Kerja ke Unit Kerja lainnya atau seorang pejabat atau di luar Perusahaan.

g. Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat petunjuk teknis mengenai apa yang harus diketahui, diperhatikan dan dilaksanakan oleh Unit Kerja ataupun pihak–pihak yang berkepentingan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

h. Surat perintah adalah naskah dinas yang berisi perintah kepada seseorang atau lebih untuk melaksanakan tugas.

i. Surat teguran disiplin adalah naskah dinas untuk membuat teguran kepada pegawai. j. Surat keputusan adalah fitur untuk melihat SK yang ditujukan kepada masing-masing pegawai. k. RAB/RKS online adalah fitur pembuatan RAB dan RKS untuk menunjang kebutuhan pengadaan barang /

jasa. l. Undangan adalah naskah dinas yang berisi permintaan kehadiran seseorang atau kelompok untuk

menghadiri rapat. 10. Hirarki adalah fitur untuk penjenjangan dalam paraf atau penandatanganan naskah dinas, fitur ini dapat

digunakan untuk metode paraf / tanda tangan berjenjang atau bersamaan. 11. Plh/Plt adalah fitur untuk melakukan pengaturan Plh dimana dalam pengaturan tersebut harus melampirkan surat

perintah Plh.

2

A. Sign-In Proses Sign-in aplikasi milea akan menampilkan jendela login.

Gambar 1. Jendela Sign-In dan proses Sign- in

1. Ketikkan format nipp pada kolom isian username 2. Ketikkan password pada kolom isian password 3. Klik tombol SIGN IN untuk melakukan proses autentikasi. Jika tidak memiliki hak akses akan muncul validasi

seperti gambar dibawah. Kemudian bisa menghubungi helpdesk pada nomor 0800-11-99999 4. Jika ada kesalahan autentikasi, jendela sign-in akan dimunculkan pesan dengan validasi username dan

password salah

Gambar 1.1. Validasi salah password dan username

Gambar 1.2. Validasi username terblokir

3

5. Proses autentikasi yang salah sebanyak 3 (tiga) kali akan terblokir. Bisa langsung menghubungi service desk pada layanan telp 0800-11-99999 (bebas biaya)

Gambar 1.3. Validasi username terblokir

6. Proses autentikasi yang belum mempunyai akses pada aplikasi. Bisa langsung menghubungi service desk pada layanan telp 0800-11-99999 (bebas biaya).

7. Pilihan hak akses ini muncul jika berhasil login

Gambar 1.4. Tampilan menu pilihan hak akses

Pilihan hak akses user terdapat empat pilihan : 1. User mendapatkan semua akses untuk membuat nomor surat, membuat draft naskah dinas, melakukan paraf,

melakukan approval, melakukan disposisi, dan melihat semua surat yang dibuat dan ditujukan pada pemilik akun.

2. Unit Pengolah mendapatkan semua akses untuk membuat nomor surat, membuat draft naskah dinas, melakukan paraf, melakukan approval, melakukan disposisi, dan melihat semua surat yang dibuat dan ditujukan pada Divisi.

3. Unit Kearsipan II mendapatkan semua akses untuk membuat nomor surat, membuat draft naskah dinas, melakukan paraf, melakukan approval, melakukan disposisi, dan melihat semua surat yang dibuat dan ditujukan pada Unit Kerjanya (Regional/Sub Regional/Sub Holding/Cabang).

4. Unit Kearsipan I mendapatkan semua akses untuk membuat nomor surat, membuat draft naskah dinas, melakukan paraf, melakukan approval, melakukan disposisi, dan melihat semua surat yang dibuat dan ditujukan pada Perusahaan.

4

B. Dashboard Milea

Gambar 2. Dashboard Milea

Pada Aplikasi Milea terdapat menu antara lain : Penomoran, Surat Online, Pembayaran, Plh/Plt, Informasi pendukung (gambar buku). Tampilan halaman dashboard, yaitu : 1. Notifikasi

User dapat memilih jenis notifikasi yang akan diterima ketika ada surat yang ditujukan kepada user, ada koreksi atau paraf, dan persetujuan naskah dinas, dan saat user mendapat disposisi. Jenis notifikasi ada 3, yaitu hanya melalui email, hanya melalui aplikasi My Pelindo, dan pada email dan aplikasi My Pelindo. Default setting pada notifikasi adalah email dan aplikasi My Pelindo.

2. User Profile User Profile berisi informasi pemilik akun dan pilihan subdit yang dipilih. Pemilihan Subdit dapat dipilih bergantung dari level penandatangan. Bila level penandatangan adalah Direksi maka harus dilakukan perubahan lokasi subdit pada tingkat diatasnya.

C. Penomoran Online

Permintaan nomor surat dapat dilakukan user yang telah mendapat hak akses masuk aplikasi Milea. Penomoran surat dapat dilakukan untuk naskah dokumen yang diperlukan tanda tangan basah, antara lain : 1. Berita Acara Eksternal 2. Keputusan 3. Peraturan 4. Pengumuman (Eksternal)

Gambar 3. Jendela Menu Penomoran

5

1. BERITA ACARA EKSTERNAL Permintaan Nomor Surat dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi Milea. Untuk memulai membuat nomor surat, klik ikon menu Penomoran > Berita Acara Eksternal. Halaman pengisian properti Berita Acara Eksternal akan ditampilkan

Gambar 3.1. Daftar menu Berita Acara Eksternal pada aplikasi Milea

Tata cara pengisian

a. Setelah masuk ke berkas isian Berita Acara Eksternal > klik tautan Tambah.

Gambar 3.1.1. Lembar isian properti nomor Berita acara

b. Klik isian Klasifikasi > pilih kode klasifikasi sesuai dengan yang dibutuhkan.

6

Gambar 3.1.2. Daftar Berita Acara Eksternal

c. Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain Tanggal Surat, Klasifikasi dan Perihal. d. Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor. e. Pilih menu Klasifikasi sesuai dengan perihal isi surat. f. Pada kolom Perihal, isi sesuai judul pada Berita Acara, lalu Submit

g. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . h. Setelah dilakukan penomoran dan penandatanganan naskah dinas, agar melampirkan hasil scan naskah

dinas kedalam aplikasi milea.

Gambar 3.1.3. Contoh Berita Acara Eksternal yang dihapus

7

2. PENGUMUMAN Permintaan Nomor Surat dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi Milea. Untuk memulai membuat nomor surat, klik ikon menu Penomoran > Pengumuman.

Gambar 3.2. Daftar menu Pengumuman pada aplikasi Milea

Tata cara pengisian : a. Setelah masuk ke berkas isian Pengumuman > klik tautan Tambah.

Gambar 3.2.1. Daftar isian menu Pengumuman

b. Klik isian Klasifikasi > pilih kode klasifikasi yang dibutuhkan.

GGambar 3.2.2. Daftar pengumuman

8

c. Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain tanggal surat, klasifikasi, dan perihal. d. Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

i. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . j. Setelah dilakukan penomoran dan penandatanganan naskah dinas, agar melampirkan hasil scan naskah

dinas kedalam aplikasi milea.

Gambar 3.2.3 Tampilan salah satu surat dinas yang terdelete hanya ditandai

3. PERATURAN Permintaan Nomor Peraturan dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat nomor surat, pilih menu Penomoran dan klik menu Peraturan. Halaman pengisian properti Peraturan akan ditampilkan

Gambar 3.3. Gambar menu Penomoran Peraturan

9

Gambar 3.3.1 Gambar Halaman Utama Penomoran Peraturan

Tata cara pengisian :

a. Permintaan nomor Peraturan dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah, setelah itu akan tampil menu pengisian properti

b. Melakukan pengisian properti seperti tanggal, Klasifikasi dan Perihal Peraturan Direksi c. Melakukan klik pada tombol submit

d. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . e. Setelah dilakukan penomoran dan penandatanganan naskah dinas, agar melampirkan hasil scan naskah

dinas kedalam aplikasi milea.

Gambar 3.3.2 Properti isian permintaan nomor peraturan

10

4. KEPUTUSAN Permintaan Nomor Keputusan dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat nomor surat, pilih menu Penomoran dan klik menu Keputusan. Halaman pengisian properti Keputusan akan ditampilkan

Gambar 3.4. Gambar menu Penomoran Peraturan

Tata cara pengisian a. Permintaan nomor Keputusan dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah, setelah itu akan tampil

menu pengisian properti b. Melakukan pengisian properti seperti tanggal, Klasifikasi dan Perihal Keputusan Direksi c. Melakukan klik pada tombol submit

d. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . e. Setelah dilakukan penomoran dan penandatanganan naskah dinas, agar melampirkan hasil scan naskah

dinas kedalam aplikasi milea.

Gambar 3.4.1. Gambar Isian Penomoran Peraturan

11

D. Surat Online Surat Online yaitu dokumen yang dibuat dan ditandatangani secara online.

Gambar 4. Menu Surat Online

1. KOTAK MASUK

Kotak Masuk, yaitu halaman yang berisi daftar dokumen yang perlu ditindaklanjuti seperti paraf, tanda tangan, disposisi, dan tanggapan. Kotak masuk dapat diakses dengan memilih menu Surat online > Kotak masuk.

Gambar 4.1. Tampilan awal Kotak Masuk

12

Jenis Disposisi Online, terdiri dari : a. Disposisi, yang dibuat oleh pejabat struktural kepada bawahan; b. Tanggapan, yang ditujukan kepada atasan maupun rekan kerja sebagai tindak lanjut dari naskah dinas.

Gambar 4.1.1. Tampilan Disposisi dan Tanggapan Keterangan tombol : a. Surat Selesai, bila proses dari naskah dinas tidak dilakukan proses lebih lanjut b. Hold, bila naskah dinas masih perlu dilakukan koordinasi lebih lanjut c. Disposisi, bila naskah dinas dlakukan arahan lebih lanjut

Didalam Menu Kotak Masuk, terdapat ada 4 tab yaitu, belum aksi, sudah aksi, seluruh dan Plh/Up, serta terdapat fitur pencarian untuk mempermudah pencarian naskah dinas. Dengan penjelasan sebagai berikut : a. Tab belum aksi, berisi informasi naskah dinas yang belum ditindaklanjuti oleh user. b. Tab sudah aksi, berisi informasi naskah dinas yang sudah ditindaklanjuti oleh user. c. Tab seluruh, hanya muncul ketika user diberikan akses Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Berisi naskah

dinas yang ditujukan ke divisi / unit kerja / perusahaan sesuai dengan role yang dimiliki user. d. Tab Plh/Up, berisi naskah dinas yang ditandatangani saat user di Plh kan oleh user lain, dan tembusan

yang dikirim atau ditandatangani oleh pejabat yang diberi kewenangan seperti penggunaan “atas nama” (a.n.) pada penandatanganan surat atau “untuk perhatian” (u.p) untuk tujuan surat

2. BERITA ACARA

Berita Acara, yaitu Naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atau kejadian antara beberapa pihak yang mengandung konsekuensi hukum (Contoh : Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, Berita Acara Urgensitas, Berita Acara Kesepakatan, dan lain-lain). Tata cara pengisian : a. Klik ikon Menu Surat Online >> Berita Acara. b. Membuat Berita Acara baru, klik tombol tambah. c. Lakukan pengisian seluruh kolom wajib diisi. e. Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

k. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . d. Tambahkan pemaraf dan penandatangan sesuai kewenangan.

13

Gambar 4.2. Tampilan Pengisian Berita Acara

14

3. RAPAT ONLINE Rapat Online, yaitu untuk mencatat hasil dari suatu rapat, pilih ikon menu Surat Online > Rapat Online. Halaman pengisian properti Rapat Online akan ditampilkan dibawah ini

Gambar 4.3. Daftar menu Rapat Online pada aplikasi Milea

Gambar 4.3.1. Lembar isian properti Tambah pada menu Rapat Online

Tata cara pengisian : a. Setelah masuk ke berkas isian Rapat Online >> pilih tautan Tambah b. Setelah klik Tambah, akan muncul 3 item menu yaitu Berita Acara Rapat, Notulen Rapat dan

Risalah Rapat. Pilih sesuai Kebutuhan.

Gambar 4.3.2. Tampilan 3 item menu pada properti Lembar Tambah Rapat Online

15

1) Berita Acara Rapat Tata cara pengisian :

a) Masuk pada kotak Berita Acara Rapat. b) Setelah pilih kotak Berita Acara Rapat, akan muncul menu wajib diisi sebagai berikut: Waktu,

Tempat, Tempat dikeluarkan, Perihal dan Pimpinan Rapat seperti di bawah ini.

Gambar 4.3.2.1.Tampilan Properti Berita Acara Rapat

c) Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

d) Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . e) Selanjutnya membuat draft dan mengkonsep surat perintah pada badan surat perintah aplikasi

milea.

2) Notulen Rapat Tata cara pengisian

a) Masuk pada kotak Notulen Rapat b) Menentukan klasifikasi perihal naskah dinas. c) Menentukan status kerahasiaan atas naskah dinas yang dibuat. d) Mengisi Waktu pelaksanaan rapat. e) Mengisi Tempat pelaksanaan rapat. f) Mengisi kota dimana rapat dilaksanakan pada kolom Dikeluarkan di. g) Mengisi kolom Perihal pelaksanaan rapat.

Gambar 4.3.2.2. Tampilan Properti Notulen Rapat

16

h) Kolom mengetahui/menyetujui, diisi nama pemimpin rapat. i) Kolom Notulis, terisi otomatis pembuat notulen. j) Selanjutnya membuat draft dan mengkonsep Notulen Rapat pada kolom Isi.

k) Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah .

3) Risalah Rapat a) Masuk pada kotak Risalah Rapat b) Setelah pilih kotak Risalah Rapat, akan muncul menu wajib diisi sebagai berikut: Waktu, Tempat,

Tempat dikeluarkan dan Perihal seperti di bawah ini.

Gambar 4.3.2.3. Tampilan Properti Berita Acara Rapat

c) Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

d) Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . e) Selanjutnya membuat draft dan mengkonsep surat perintah pada badan surat perintah aplikasi

milea.

4. NOTA DINAS Nota Dinas, yaitu surat kedinasan intern yang dibuat antar pejabat yang berada dalam satu lingkup wilayah kerja dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Pembuatan nota dinas dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA, klik ikon menu Surat Online > Nota Dinas Online. Halaman pengisian properti Nota dinas akan ditampilkan.

17

Gambar 4.4. Menu pembuatan nota dinas

Gambar 4.4.1. Gambar menu pembuatan nota dinas

Tata cara pengisian a. Setelah masuk ke berkas isian nota dinas klik tautan Tambah. b. Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain Tentang, Tanggal, Kepada, tembusan, isi,

pemaraf, penandatangan. c. Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

d. Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . e. Membuat draft dan mengkonsep nota dinas. f. Tambahkan pemaraf dan penandatangan sesuai kewenangan.

18

5. SURAT MASUK Surat Masuk, Untuk melakukan input surat masuk, klik ikon menu Surat Online > Surat Masuk Online. Halaman pengisian properti Surat Masuk akan ditampilkan.

Gambar 4.5. Menu Surat masuk Online

Gambar 4.5.1. Menu isian Surat masuk Online

Tata cara pengisian

a. Setelah masuk ke isian surat masuk klik tautan Tambah. b. Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain Pilihan surat rahasia (tidak/ya),Status, Asal

surat, Nomor Surat, Tanggal, Perihal , Klasifikasi dan Tujuan. c. Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor. d. Apabila ada file yang dilampirkan dapat di upload di attachment. e. klik Submit untuk menyelesaikan proses input surat masuk.

f. Jika ingin menghapus, klik pada button sampah merah .

6. SURAT DINAS Pembuatan surat dinas dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat surat dinas, klik menu surat online dan pilih menu Surat dinas online. Halaman pembuatan surat dinas akan ditampilkan

19

Gambar 4.6. Menu pembuatan surat dinas

Gambar 4.6.1 Menu utama pembuatan sudah dinas

Tata cara pengisian : a. Halaman utama surat dinas akan tampil setelah memilih menu surat dinas online b. Pada halaman utama surat dinas online terdapat tombol tambah untuk membuat surat dinas online

dan ada 3 tab pilihan daftar c. Tab dariku berisi informasi surat yang dibuat oleh pemilik akun, pemilik akun dapat melakukan

penghapusan surat, melihat surat, mengubah surat yang belum di-approve, mengirimkan email reminder kepada pemaraf/pemberi approval melakukan cetak surat beserta QRCode dan melakukan cetak surat tanpa QRCode

d. Tab approval berisi informasi surat yang akan / sudah kita paraf / approve, pada tab seluruh berisi surat dinas yang dibuat oleh divisi / unit kerja / perusahaan sesuai dengan role yang dimiliki

e. Untuk membuat surat dinas dapat dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah

dan akan diarahkan ke halaman pembuatan surat

20

Gambar 4.6.2 halaman pembuatan surat dinas

Gambar 4.6.3 Lanjutan gambar pembuatan surat dinas

Tata cara pengisian : a) Dalam pembuatan surat dinas, harus memilih jenis surat dinas yang akan dibuat rahasia atau tidak,

memilih kode klasifikasi, mengisi perihal, memilih status surat, memilih tanggal surat, apakah tanggal surat sesuai dengan saat approval, atau menentukan tanggal surat secara langsung (mengabaikan tanggal saat approval), memilih atau menuliskan kepada, membuat isi surat, memilih pemaraf dan penandatangan.

b) Jangan lupa untuk melampirkan lampiran dalam bentuk pdf dengan ukuran maksimal sebesar 10Mb jika diperlukan.

c) Pastikan draft surat dinas sudah sesuai dan pilih aksi untuk diajukan approval atau simpan sebagai draft, dan klik tombol submit untuk menjalankan surat.

7. SURAT EDARAN

21

Pembuatan surat dinas dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat surat dinas, klik menu surat online dan pilih menu Surat Edaran. Halaman pembuatan surat dinas akan ditampilkan

Gambar 4.7. Menu pembuatan surat edaran

Gambar 4.7.1 Menu utama pembuatan sudah edaran

Tata cara pengisian : a) Halaman utama surat edaran akan tampil setelah memilih menu surat edaran b) Pada halaman utama surat edaran terdapat tombol tambah untuk membuat surat edaran dan ada 3

tab pilihan daftar c) Tab dariku berisi informasi surat edaran yang dibuat oleh pemilik akun, pemilik akun dapat melakukan

penghapusan surat edaran, melihat surat, mengubah surat yang belum di-approve, mengirimkan email reminder kepada pemaraf/pemberi approval melakukan cetak surat edaran

d) Tab approval berisi informasi surat edaran yang akan / sudah diparaf / approve, pada tab seluruh berisi surat dinas yang dibuat oleh divisi / unit kerja / perusahaan sesuai dengan role yang dimiliki

e) Untuk membuat surat edaran dapat dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah

dan akan diarahkan ke halaman pembuatan surat edaran

22

Gambar 4.7.2 halaman pembuatan surat edaran

Gambar 4.7.3 lanjutan gambar pembuatan surat edaran

1) Dalam pembuatan surat edaran, harus memilih kode klasifikasi, mengisi tentang, mengisi nama kota pembuatan surat pada kolom “dikeluarkan di”, memilih tanggal surat, apakah tanggal surat sesuai dengan saat approval, atau menentukan tanggal surat secara langsung (mengabaikan tanggal saat approval), memilih pemaraf dan penandatangan, membuat isi surat.

2) Jangan lupa untuk melampirkan lampiran dalam bentuk pdf dengan ukuran maksimal sebesar 10Mb jika diperlukan.

3) Pastikan draft surat edaran sudah sesuai dan pilih aksi untuk diajukan approval atau simpan sebagai draft, dan klik tombol submit untuk menjalankan surat edaran.

23

8. SURAT PERINTAH Untuk membuat Surat Perintah, klik ikon menu Surat Online > Surat Perintah. Halaman pengisian properti Surat Perintah akan ditampilkan dibawah ini.

Gambar 4.8. Daftar menu Surat Perintah pada aplikasi Milea

Tata cara pengisian a) Setelah masuk ke berkas isian Surat Perintah >> klik tautan Tambah

Gambar 4.8.1. Lembar isian properti Tambah pada menu Surat Perintah

b) Klik isian Klasifikasi >> pilih kode klasifikasi yang sesuai dengan Surat Perintah. Pemilihan

klasifikasi sesuai kebutuhan dalam pembuatan dokumen

24

Gambar 4.8.2. Lembar isian properti Surat Perintah

c) Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain Tentang, Dikeluarkan di, Tanggal

Pelaksanaan, Pemaraf, Penandatangan, Tembusan dan Kepada. d) Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor.

e) Jika ingin menghapus nomor, klik pada tombol sampah merah . f) Selanjutnya membuat draft dan mengkonsep surat perintah pada badan surat perintah aplikasi

milea.

Gambar 4.8.3 Tampilan salah satu surat dinas yang terdelete

25

9. SURAT TEGURAN DISIPLIN Surat Teguran Disiplin, yaitu Surat yang dikirimkan oleh bagian terkait berhubungan dengan Teguran Disiplin kepada Pegawai. Pegawai hanya dapat menerima surat, untuk keperluan pembuatan surat dilakukan oleh pejabat terkait.

Gambar 4.9 Tampilan awal Surat Teguran Disiplin

10. RAB/RKS Online

Untuk melakukan input RAB/RKS online, klik menu Surat Online > RAB/RKS Online. Halaman pengisian properti RAB/RKS Online akan ditampilkan.

Gambar 4.10. Daftar menu RAB/RKS Online

26

Gambar 4.10.1. isian menu RAB

27

Gambar 4.10.2. isian menu RKS

Tata cara pengisian :

a) Setelah masuk ke menu RAB/RKS Online klik tautan Tambah. b) Lakukan pengisian pada kolom wajib isi antara lain Pilihan surat rahasia (tidak/ya), Waktu, Tempat,

Perihal, isi, pemaraf, penandatangan. c) Isian Tanggal Surat secara default akan terisi sesuai tanggal permintaan nomor. d) Membuat draft dan mengkonsep RAB/RKS. e) Tambahkan pemaraf dan penandatangan sesuai kewenangan. f) Apabila ada file yang dilampirkan dapat di upload di attachment. g) klik Submit untuk menyelesaikan proses pembuatan RAB/RKS.

h) Jika ingin menghapus, klik pada button sampah merah .

28

11. UNDANGAN

Pembuatan surat dinas dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat surat dinas, klik menu surat online dan pilih menu Surat Undangan. Halaman pembuatan surat undangan akan ditampilkan

Gambar 4.11. Menu pembuatan surat undangan

Gambar 4.11.1.Menu utama pembuatan sudah undangan

Tata cara pengisian : a) Halaman utama surat undangan akan tampil setelah memilih menu surat undangan b) Pada halaman utama surat undangan terdapat tombol tambah untuk membuat surat undangan dan

ada 4 tab pilihan daftar c) Tab dariku berisi informasi surat undangan yang dibuat oleh pemilik akun, pemilik akun dapat

melakukan penghapusan surat undangan, melihat surat undangan, mengubah surat undangan yang belum di-approve, mengirimkan email reminder kepada pemaraf/pemberi approval melakukan cetak surat undangan

d) Tab approval berisi informasi surat undangan yang akan / sudah diparaf / approve, pada tab seluruh berisi surat dinas yang dibuat oleh divisi / unit kerja / perusahaan sesuai dengan role yang dimiliki.

e) Tab sebagai peserta berisi undangan yang ditujukan kepada user f) untuk membuat surat undangan dapat dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah

dan akan diarahkan ke halaman pembuatan surat undangan

29

Gambar 4.11.2. halaman pembuatan surat undangan

Gambar 4.11.3. lanjutan gambar pembuatan surat undangan

30

Gambar 4.11.4. lanjutan gambar pembuatan surat undangan

Tata cara pengisian : a) Dalam pembuatan surat undangan, harus memilih jenis surat undangan apakah rahasia atau tidak,

kode klasifikasi, mengisi nama kota pembuatan surat pada kolom “dikeluarkan di”, memilih tanggal surat, apakah tanggal surat sesuai dengan saat approval, atau menentukan tanggal surat secara langsung (mengabaikan tanggal saat approval), memilih atau menuliskan nama-nama peserta undangan pada kolom “kepada” dan mengisi kolom tembusan jika diperlukan.

b) format isian undangan sudah disiapkan pada kolom “isi”, pengguna dapat menggunakan template atau mengubahnya.

c) memilih tanggal dan waktu serta menuliskan tempat pelaksanaan rapat dan menuliskan agenda rapat.

d) penutup undangan sudah disiapkan formatnya, dan pengguna dapat mengubahnya jika diperlukan, e) kolom pemaraf dapat diisi atau dikosongi sesuai dengan kebutuhan dan kolom penandatangan harus

diisi. f) jangan lupa untuk melampirkan lampiran dalam bentuk pdf dengan ukuran maksimal sebesar 10Mb jika

diperlukan. g) pastikas draft surat dinas sudah sesuai dan pilih aksi untuk diajukan approval atau simpan sebagai

draft, dan klik tombol submit untuk menjalankan surat.

31

E. Plh/Plt Pengaturan Plh/Plt dapat dilakukan oleh user yang telah mendapatkan hak akses masuk ke aplikasi MILEA. Untuk memulai membuat surat dinas, klik menu Plh/Plt dan pilih menu Plh/Plt. Halaman pengaturan Plh/Plt akan ditampilkan

Gambar 5. Menu pengaturan Plh/Plt

Gambar 5.1 Halaman utama pengaturan Plh/Plt

1. Halaman utama pengaturan Plh/Plt, terdapat 2 tab (dariku dan seluruh) 2. Pengaturan Plh/Plt dilakukan dengan melakukan klik pada tombol tambah, setelah itu akan tampil menu

pengisian properti

Gambar 5.2 Pengisian Properti Plh/Plt

32

3. Kolom pejabat diisi Pejabat Eksisting 4. Kolom Plt/Plh diisi pejabat yang akan menjadi Plh/Plt 5. Kolom Tipe diisi Type jabatan Plh/Plt 6. Kolom mulai dan akhir adalah jangka waktu masa Plh/Plt 7. Jangan lupa untuk melampirkan SP dalam format *.pdf 8. Melakukan klik pada tombol submit

F. Informasi Pendukung

Informasi pendukung ini berisi informasi terkait manual book, kode klasifikasi dan FAQ

Gambar 6. Menu utama informasi pendukung

a. Menu manual book adalah link, yang akan langsung mendownload manual book dalam bentuk pdf b. Menu klasifikasi adalah menu untuk menampilkan daftar seluruh kode klasifikasi

33

Gambar 6.1 Halaman klasifikasi

c. Menu FAQ adalah menu untuk menampilkan daftar FAQ aplikasi milea

Gambar 6.2 Halaman FAQ

34

G. KETENTUAN UMUM

Gambar 7 Halaman yang akan selalu ada disetiap proses surat online

1. Kolom Link, digunakan untuk menambahkan lampiran berupa informasi link. 2. Kolom Choose Files, digunakan untuk menambahkan lampiran berupa dokumen file (type file PDF

dengan ukuran maksimal 10 MB). 3. Kolom Status Kirim, terdapat 2 jenis status yaitu :

a) Kirim, bila naskah dinas SIAP diteruskan pengiriman. b) Simpan Draft, bila naskah yang dibuat berupa draft dan belum siap kirim.

4. Kolom Komentar, digunakan bila terdapat informasi khusus atas naskah dinas yang dibuat. 5. Tombol Submit, digunakan untuk mengirim naskah dinas. 6. Tombol Preview PDF, digunakan untuk menampilkan bentuk naskah dinas fisik yang dibuat.