Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 1 - 10

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan

RA / Madrasah di Lingkungan Kementerian Agama

Provinsi Jawa Timur Tahun 2013

I. Pendahuluan

A. Latar Belakang

Perkembangan Teknologi yang ada saat ini dapat dimanfaatkan sebaik mungkin agar

pekerjaan yang dilakukan secara konvensional dan berulang ulang dapat diminimalisir serta

validitas data yang akurat. Sinergi, komunikasi dan koordinasi pendataan dapat dilakukan

dengan menggunakan media teknologi yang ada dan bisa mendorong pihak yang terkait

untuk dapat melaksanakan administrasi berbasis TIK.

Selama ini pendataan yang sudah berjalan di lingkungan Kementerian Agama Provinsi

Jawa Timur adalah pendataan online dengan aplikasi berbasis web yaitu EMIS (Education

Management Inforamtion System) dan pendataan secara manual menggunakan aplikasi MS

Office (Word dan Excel). Aplikasi EMIS masih banyak ditemukan banyak kendala

diantaranya, tampilan antarmuka aplikasi yang belum memadai dan memudahkan pengguna

serta data yang telah di masukkan pada aplikasi EMIS belum lengkap dan terpusat pada

Kementerian Agama Pusat sehingga bersama ini kami luncurkan pendataan RA / madrasah

di lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 untuk melengkapi data

yang ada juga sebagai pembanding data yang sudah ada (Update).

B. Landasan Hukum

1. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan

Keagamaan

5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana

dan Prasarana untuk Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah

Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), Dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah

Aliyah (SMA/MA)

6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan

Pendidikan.

7. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Instansi Vertikal Kementerian Agama.

C. Tujuan

Tujuan pendataan RA / Madrasah berbasis formulir digital ini adalah:

1. Memperoleh data yang valid melalui pengisian mandiri yang dilakukan oleh masing-

masing RA / Madrasah yang dapat digunakan sebagai bahan perencanaan (terutama

terkait Sarana dan Prasarana) dan bahan data pendukung RA / Madrasah.

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 2 - 10

2. Kantor Kementerian Agama Kab./Kota memiliki data RA / Madrasah yang lengkap dan

terbaru.

3. Memperoleh data kebutuhan sarana prasarana pada masing-masing RA / madrasah.

4. Memperoleh pemetaan sarana prasarana RA / madrasah dengan berbagai variabel data.

D. Lingkup Pendataan

Pendataan RA / madrasah melalui formulir digital ini meliputi semua madrasah MI,

MTs, dan MA baik negeri maupun swasta.

E. Waktu

Waktu pelaksanaan pendataan RA / madrasah melalui formulir digital dimulai 3 Juni

2013 – 24 Juni 2013 atau sesudah penerimaan siswa baru (Tahun Ajaran Baru

2013 / 2014)

II. Persiapan Dokumen

Sebelum melakukan pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di Lingkungan

Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013, masing-masing RA / madrasah

diharapkan mempersiapkan terlebih dahulu dokumen-dokumen sebagai berikut:

1. Profil RA / Madrasah.

2. Sertifikat Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)

3. Nomor Statistik Madrasah (NSM)

4. NPWP RA / Madrasah

5. Data Siswa tahun 2010/2011 , 2011/2012 dan 2012/2013

6. Data Pegawai, Guru dan tenaga lainnya

7. Data Sarana dan Prasarana RA / madrasah

8. Sejarah pendirian RA / madrasah

9. Surat Keputusan Penegerian Madrasah (Negeri)

10. Data Yayasan (Swasta)

III. Distribusi dan Pengembalian Formulir Digital

A. Distribusi Formulir Digital

1. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Kantor Kementerian Agama Kab./Kota

Kegiatan : Kankemang Kab./Kota mengirimkan formulir digital kepada

Pengawas, KKM, KKG/MGMP dan atau RA / Madrasah. Distribusi

dapat melalui website Penma kab./kota, website

mapendajatim.wordpress.com ataupun CD (Compact disc).

2. Distribusi Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI

Kegiatan : Pengawas PAI mengirimkan formulir digital kepada KKM,

KKG/MGMP, RA / Madrasah dan atau Guru. Distribusi melalui CD

(Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan (flash disc,

hard disc external, dll) atau mendownload di website Penma kab./kota

atau website mapendajatim.wordpress.com.

3. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKM

Kegiatan : KKM mengirimkan formulir digital kepada RA / Madrasah. Distribusi

melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media penyimpanan

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 3 - 10

(flash disc, hard disc external, dll), mendownload di website Penma

kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com.

4. Distribusi Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP

Kegiatan : KKG/MGMP mengirimkan formulir digital kepada RA / Madrasah.

Distribusi melalui CD (Compact disc), copy paste melalui media

penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll), mendownload di

website Penma kab./kota atau website mapendajatim.wordpress.com.

Skema Distribusi Formulir Digital dapat digambarkan sebagai berikut

B. Pengembalian Formulir Digital

Pengumpulan formulir digital yang telah diisi secara lengkap dikirimkan kembali melalui

tingkatan sebagai berikut:

1. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKG/MGMP

Kegiatan : KKG/MGMP menerima formulir digital dari Koordinator Madrasah

/ Madrasah / RA yang berada dibawah kewenangannya dan

menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder).

Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy

paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll)

atau pengiriman melalui email.

2. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat KKM

Kegiatan : KKM menerima formulir digital dari Koordinator RA / Madrasah

dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder).

Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy

paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll)

atau pengiriman melalui email.

3. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Pengawas PAI

Kegiatan : Pengawas PAI menerima formulir digital dari KKM, KKG/MGMP,

Koordinator RA / Madrasah yang berada dibawah kewenangannya

dan menyimpan dalam 1(satu) folder (tidak ada folder dalam folder).

Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact disc) atau copy

Kankemenag

PPAI KKM KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / Madrasah / RA

KKM KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / Madrasah / RA

Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 4 - 10

paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard disc external, dll)

atau pengiriman melalui email.

4. Pengumpulan Formulir Digital pada tingkat Kankemenag Kab./Kota

Kegiatan : Kankemenag Kab./Kota menerima formulir digital dari Pengawas

PAI, KKM dan KKG/MGMP yang berada dibawah

kewenangannya. Penerimaan formulir digital melalui CD (Compact

disc) atau copy paste melalui media penyimpanan (flash disc, hard

disc external, dll) atau pengiriman melalui email.

Skema Pengumpulan Formulir Digital dapat digambarkan sebagai berikut

IV. Petunjuk Pengisian Formulir

A. Sistem Minimum

Agar aplikasi formulir digital ini dapat berjalan dengan baik maka harus dipersiapkan

komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Processor dengan kecepatan minimum 1 Ghz

2. RAM minimum 512 Mb

3. Kapasitas Hard Disc minimum 10 GB

4. Terinstal MS Office 2007 atau MS Office 2010

5. Sistem Operasi Minimal Windows XP atau versi keatas lebih baik

B. Teknis Pengisian Formulir

Setelah mempersiapkan semua dokumen dan komputer yang dibutuhkan serta memperoleh

formulir digital, maka guru dapat mengisi formulir digital dengan tata cara sebagai berikut:

1. Membaca dan memahami Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah di

Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Tahun 2012 ini.

2. Jalankan aplikasi formulir digital dengan nama file “FORMULIR PENDATAAN

LEMBAGA.docm” menggunakan program aplikasi MS Word 2007 atau MS Word 2010,

yang sebelumnya baca juga file Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan RA

Kankemenag

PPAI KKM KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / RA

KKM KKG/MGMP

Koordinator Madrasah / RA

Kanwil Bidang Pendidikan Madrasah

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 5 - 10

Madrasah Jawa Timur.docx dan file Cara Mengetahui GIS lokasi RA / Madrasah.docx

untuk mengetahui cara pengisiannya.

3. Tampil antamuka pengguna seperti gambar dibawah ini. Klik tombol Enable Content pada

security warning.

4. Setelah mengaktifkan Macros & ActiveX maka akan muncul tampilan antarmuka seperti

gambar dibawah ini.

5. Isi semua data no. 1 s.d. 19 dengan lengkap dengan ketentuan:

1. Nama RA / Madrasah : (cukup jelas)

2. NSM / NSS : Nomor statistik madrasah (cukup jelas).

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 6 - 10

3. NPSN : Nomor Pokok Sekolah Nasional (cukup jelas).

4. Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah : (cukup jelas).

Keterangan Pendirian RA/ Madrasah : diisi bila terjadi kendala dalam

pengisian Tanggal Berdirinya RA/ Madrasah.

5. Tanggal Penegerian RA / Madrasah : tanggal KMA atau PMA nya

Keterangan Penegerian : diisi bila terjadi kendala dalam

pengisian Tanggal Penegerian RA/ Madrasah atau kendala yang terjadi setelah

penegerian madrasah

6. Akreditasi RA/ Madrasah : (cukup jelas).

Tanggal Akreditasi : (cukup jelas).

7. Alamat (Jalan ) : (cukup jelas).

Desa / Kelurahan : (cukup jelas).

Kecamatan : (cukup jelas).

Desa / Kelurahan : (cukup jelas).

Kabupaten : (cukup jelas).

Telp : (cukup jelas).

Alamat Web Site : Alamat Web dari RA / Madrasah

Alamat Email : Alamat Email dari RA / Madrasah

8. NPWP RA/ Madrasah : Nomor Pokok Wajib Pajak (RA / Madrasah)

9. Nama Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas).

10. No Telp / HP Kepala RA/ Madrasah : (cukup jelas).

11. Nama Yayasan (Swasta) : diisi oleh RA / madrasah swasta dalam

naungan yayasan

12. Alamat Lengkap Yayasan (Swasta) : (cukup jelas).

13. No. Telp. Yayasan (Swasta) : (cukup jelas).

14. No. Akte Pendirian Yayasan (Swasta): (cukup jelas).

15. Sertifikat Tanah : (cukup jelas).

Keterangan Sertifikat Tanah : (cukup jelas).

16. Luas tanah RA/ Madrasah : (cukup jelas)

17. Status Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas)

18. Luas Bangunan RA/ Madrasah : (cukup jelas)

19. Geographic Information System (GIS)

Latitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir

Longitude : diisi sesuai dengan petunjuk terlampir

6. Pada Nomor 20. Data Sarana Prasarana diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah atau BMN

pada madrasah negeri:

- No : (cukup jelas)

- Jenis Prasarana : (cukup jelas)

- Jumlah Ruang Kondisi Baik : (cukup jelas)

- Jumlah Ruang Kondisi Rusak : (cukup jelas)

- Jumlah Kategori Kerusakan Ringan : (cukup jelas)

- Jumlah Kategori Kerusakan Sedang : (cukup jelas)

- Jumlah Kategori Kerusakan Berat : (cukup jelas)

- Jumlah Kekurangan : diisi bila terjadi kekurangan ruangan

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 7 - 10

7. Pada Nomor 21. Data Peralatan dan Perlengkapan diisi sesuai data invertaris RA/ madrasah

atau BMN:

- No : (cukup jelas)

- Jenis Sarana : (cukup jelas)

- Jumlah Paket / Unit : (cukup jelas)

- Jumlah Kondisi Baik : (cukup jelas)

- Jumlah Kondisi Rusak : (cukup jelas)

- Keterangan : Keterangan kondisi Peralatan & Perlengkapan

- Kekurangan : Jumlah kekurangan peralatan &

Perlengkapan

8. Pada Nomor 22. Data Pendidik dan Tenaga Pendidikan diisi sesuai dengan SK yang

diterimakan pada Pendidik dan Tenaga Pendidikan yang ada di RA/ madrasah:

- No : (cukup jelas)

- Keterangan : menerangkan status guru / pegawai

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 8 - 10

- Jumlah Putra : (cukup jelas)

- Jumlah Putri : (cukup jelas)

9. Pada Nomor 22. Data Siswa dalam Tiga Tahun Terakhir diisi sesuai dengan data siswa yang

ada di RA/ madrasah:

- Tahun Ajaran : Menerangkan tahun ajaran

- Kelas 1/ A (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 1 pada semua

Lembaga (RA, MI, MTs, MA)

Kelas A untuk Lembaga RA

- Kelas 2 / B (RA, MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 2 pada semua

Lembaga (MI, MTs, MA)

Kelas B untuk Lembaga RA

- Kelas 3 (MI, MTs, MA) : diisi Jumlah Kelas 3 pada semua

madrasah (MI, MTs, MA)

- Kelas 4 (MI) : diisi Jumlah Kelas 4 hanya pada

Madrasah Ibtidaiyah

- Kelas 5 (MI) : diisi Jumlah Kelas 5 hanya pada

Madrasah Ibtidaiyah

- Kelas 6 (MI) : diisi Jumlah Kelas 6 hanya pada

Madrasah Ibtidaiyah

10. Jika semua data yang diperlukan sudah terisi semua, maka madrasah harus membaca

Pernyataan dan menyetujui dengan cara meng-klik masing pernyataan. Segala

konsekuensi terhadap data yang diisikan menjadi tanggung jawab RA / madrasah yang

bersangkutan.

11. Jika semua pernyataan telah tercentang “√” maka secara otomatis tombol simpan akan aktif.

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 9 - 10

12. Selanjutnya klik tombol Cetak & Simpan Dokumen maka akan muncul kotak dialog

Konfirmasi seperti gambar dibawah ini.

Demi keamanan data RA / madrasah, maka data yang sudah disimpan tidak dapat dibuka

ataupun diedit lagi, untuk itu RA / madrasah harus memasukkan data dengan benar. Jika

sudah yakin terhadap data yang diisikan maka tekan tombol “Yes” namun jika ingin

memeriksa kembali data yang diisikan pilih tombol “No”

13. Setelah menekan tombol “Yes” maka akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini

yang menyatakan bahwa formulir telah disimpan dengan nama sesuai Nomor Statistik

Madrasah (NSM) yang dimasukkan dan tersimpan dalam 1 folder bersama aplikasi formulir

digital.

14. Selanjutnya file yang telah tersimpan dengan nama [NSM].docx tersebut tidak boleh

diganti namanya karena tidak dapat dikenali oleh aplikasi di Penma Kab.Kota. File

tersebut selanjutnya diserahkan kepada koordinator pada masing-masing

RA/madrasah/sekolah/KKG/MGMP/Pengawas/Seksi Pendidikan Madrasah pada Kantor

Kementerian Agama Kabupaten / Kota masing-masing.

Petunjuk Pengisian dan Mekanisme Pendataan Madrasah Jawa Timur Halaman 10 - 10

V. Catatan Penting

RA / Madrasah hanya diperkenankan mengisi formulir digital satu kali pada, jika RA /

madrasah mengisi formulir digital lebih dari 1 kali dengan data yang berbeda-beda maka

konsekuensi tidak validnya data yang ada pada RA / madrasah yang bersangkutan.

VI. Penutup

Petunjuk Pengisian Formulir Digital Pendataan RA / Madrasah MI, MTs, dan MA baik

negeri maupun swasta di Lingkungan Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Tahun 2013 ini

disusun untuk dijadikan acuan bagi semua pihak, terutama bagi pengelola Kelompok Kerja

Guru, Kelompok Kerja Madrasah / RA, Musyawarah Guru Mata Pelajaran, Pengawas

Pendidikan Agama Islam dan Pengawas Madrasah, dan Kantor Kementerian Agama Kab./Kota

seluruh Jawa Timur. Komitmen dan dukungan dari semua pengelola tersebut sangat diharapkan

sehingga permasalahan pendataan RA / Madrasah di lingkungan Kementerian Agama Provinsi

Jawa Timur dapat diselesaikan.

Surabaya, 3 Juni 2013