Petunjuk Penggunaan Aplikasi (User Manual)assessment.bandung.go.id/usermanual.pdf · Keterangan :...

33
Petunjuk Penggunaan Aplikasi (User Manual) Tahap 2 Assessment COBIT 5 Tingkat Kematangan TIK

Transcript of Petunjuk Penggunaan Aplikasi (User Manual)assessment.bandung.go.id/usermanual.pdf · Keterangan :...

Petunjuk Penggunaan Aplikasi

(User Manual)

Tahap 2 Assessment COBIT 5

Tingkat Kematangan TIK

SELF ASSESSMENT TAHAP KE-2

1. Cara Penggunaan Aplikasi

1.1. Cara Penggunaan Aplikasi

1.1.1. Memulai Aplikasi Assessment

Proses Akses Website dan Log in

Untuk memulai Aplikasi Assessment masukan alamat

website http://assessment.bandung.go.id di bagian

address-bar pada browser.

Pada halaman utama website terdapat menu home dan

download. Pada menu download berisi informasi “User

ID” OPD, Manual Guide dan Contact yang bisa

dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut untuk

assessment seperti gmabar dibawah ini

Setelah web dapat diakses masukan User ID dan

Password, lalu klik tombol “LOGIN”

2. Petunjuk Pengisian

2.1. Petunjuk Pengisian Form Assessment Kematangan TIK

a. Ketika masuk halaman utama website, user memilih ikon ,

yang terletak di samping kiri halaman untuk memasuki Form

Assessment Kematangan TIK

b. Setelah memasuki Form Assessment user dapat menjawab

pertanyaan sesuai dengan kondisi yang terdapat pada Perangkat

Daerah. Pada form pertanyaan ke 1 (Mengelola Anggaran dan

Biaya) ini terdapat 4 bagian pertanyaan,yakni :

Anggaran yang transparan dan lengkap untuk TI

secara akurat mencerminkan pengeluaran yang

direncanakan.

Alokasi sumber daya TI untuk inisiatif TI

diprioritaskan berdasarkan kebutuhan Perangkat

Daerah

Biaya untuk layanan dialokasikan secara adil

Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya

sebenarnya

Di masing-masing pertanyaan terdapat hint yang berisi

penjelasan lebih lanjut mengenai pertanyaan tersebut, user

tinggal mengarahkan kursor pada pertanyaan.

Berikut merupakan penjelasan dari masing- masing pertanyaan

Anggaran yang transparan dan lengkap untuk TI secara akurat

mencerminkan pengeluaran yang direncanakan:

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah telah mengikuti

dan memelihara metode untuk memperhitungkan semua

biaya terkait TI sesuai dengan aturan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas

(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait

Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk

menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan

dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengusulkan dan

mengalokasikan biaya TIK yang sebenarnya dengan analisis

dan rencana serta melaporkannya menggunakan sistem

keuangan sesuai dengan aturan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas

(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait

Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk

menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan

dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mengusulkan dan

memperioritaskan anggaran untuk mendukung sasaran

strategis Perangkat Daerah berdasarkan rencana Induk TIK

Kota bandung ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas

(perilaku)yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait

Mengelola Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk

menjadikan Anggaran TI pada Perangkat Daerah transparan

dan pengeluaran sesuai rencana dapat terwujud.

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data

(dokumen) seluruh aset TIK (Aplikasi dan Data serta

infrastruktur)?

Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada

aplikasi E-Aset. Standar untuk Daftar Aset minimal sesuai

dengan esai pada Aplikasi dan Infrastruktur.

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data

berupa laporan/dokumen yang berisi akuntasi terkait TIK ?

Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada

aplikasi Akuntasi Daerah

6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data

berupa laporan/dokumen yang berisi rencana biaya dan

anggaran TIK ?

Keterangan : Dokumen / laporan dapat diperoleh pada

aplikasi E-Project Planning

Berikut merupakan penjelasan dari masing masing pertanyaan di

atas :

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melaksanakan

proses pengambilan keputusan untuk memprioritaskan

alokasi sumber daya dan peraturan untuk kebijakan

manajemen?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk

mengalokasikan sumber daya TI diprioritaskan berdasarkan

pada kebutuhan Perangkat Daerah dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah bekerjasama

dengan penyedia layanan eksternal setelah

mempertimbangkan opsi membeli, mengembangkan dan

sewa ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Anggaran dan Biaya sehingga Outcomes untuk

mengalokasikan sumber daya TI diprioritaskan berdasarkan

pada kebutuhan Perangkat Daerah dapat terwujud.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki

data/dokumen yang berisi prioritas kebutuhan TIK ?

Keterangan : Dokumen berisi tentang prioritas dan

peringkat inisiatif TI dari Perangkat Daerah. Hal ini penting

untuk dapat mengalokasikan biaya TI sesuai dengan prioritas

yang sesuai dengan tupoksi dari Perangkat Daerah.

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki

data/dokumen Alokasi anggaran ?

Keterangan : Dokumen berisi pengalokasian anggaran -

anggaran TI pada Perangkat Daerah.

Berikut merupan penjelasan dari setiap pertanyaan diatas :

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah memastikan

bahwa alokasi biaya untuk layanan dapat diidentifikasi, dapat

diukur dan dapat diprediksi, untuk mendorong penggunaan

sumber daya yang bertanggung jawab termasuk yang

disediakan oleh penyedia layanan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan

Biaya untuk layanan dialokasikan secara adil dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan/dokumen yang berisi laporan biaya

layanan TIK?

Keterangan : Dokumen berisi laporan biaya - biaya TI

sesuai dengan kategori. Dokumen sepadan : DPA (Dokumen

pelaksanaan anggaran).

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menerapkan

proses manajemen biaya dengan membandingkan biaya

seharusnya dengan anggaran TIK ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan

Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya sebenarnya

dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memantau dan

melaporkan semua biaya TIK sesuai aturan ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Anggaran dan Biaya sehingga Outcome untuk menjadikan

Anggaran dapat dibandingkan dengan biaya sebenarnya

dapat terwujud.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan/dokumen yang berisi Rencana

pelaksanaan manfaat kegiatan proyek/layanan ?

Keterangan : Dokumen yang memberikan gambaran

tentang proses yang akan digunakan untuk mengelola

manfaat dan siapa yang bertanggung jawab menjalankan dan

bertanggung jawab mengambil keputusan. Dokumen /

laporan dapat diperoleh pada aplikasi E-Budgeting .

Dokumen sepadan : KAK

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja laporan/dokumen yang berisi Hasil pemantauan

pelaksanaan manfaat kegiatan / program?

Keterangan : Dokumen berisi hasil

pemantauan/monitoring terhadap realisasi

manfaat.Dokumen / laporan dapat diperoleh pada aplikasi E-

Progress, Dokumen Sepadan : LPJ Kegiatan

c. Apabila pertanyaan 1 telah selesai dijawab, maka bisa

dilanjutkan ke pertanyaan ke 2, dengan menekan tombol

dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan

ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 2. Pada form

pertanyaan ke 2 (Mengelola Sumber Daya Manusia) ini terdapat

2 bagian pertanyaan,yakni :

Struktur dan hubungan organisasi TI bersifat fleksibel

dan responsif

Sumber daya manusia efektif dan dikelola dengan baik

Berikut ini merupakan tampilan dari pertanyaan Struktur dan

hubungan organisasi TI bersifat fleksibel dan responsif

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengevaluasi

kebutuhan pegawai secara reguler atau atas perubahan besar

pada lingkungan Perangkat Daerah atau operasional atau TI

untuk memastikan bahwa Perangkat Daerah memiliki

sumber daya manusia yang memadai untuk mendukung

tujuan dan sasaran Perangkat Daerah tsb ?

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah sudah melakukan

staffing mencakup sumber daya internal dan eksternal?

Keterangan : Staffing adalah proses merekrut, mengorgainisir

dan melatih pegawai sesuai kebutuhan Perangkat Daerah.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah telah

mengidentifikasi personil kunci (utama) TI ?

Keterangan : Personal Kunci TI adalah orang / pegawai yang

memiliki kemampuan penting dalam melakukan kegiatan TI,

sehingga apabila tidak ada orang tersebut dapat mengganggu

kegiatan TI di Perangkat Daerah.

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah telah meminimalisir

ketergantungan pada individu yang melakukan fungsi

pekerjaan kritis? (misalnya dengan pendokumentasian

pekerjaannya, mengadakan sesi berbagi pengetahuan,

perencanaan regenerasi/suksesi personil, maupun

menyiapkan petugas cadangan)

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memahami dan

menelusuri kebutuhan saat ini dan masa depan bisnis

berikut SDM TI yang bertanggungjawab terhadap TIK

Perangkat Daerah ?

6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi

kekurangan dan memberikan masukan ke dalam rencana

rekrutmen untuk sumber dan proses rekrutmen untuk

bisnis dan TI Perangkat Daerah ?

Berikut ini merupakan gambar dari pertanyaan Sumber daya

manusia efektif dan dikelola dengan baik

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah telah menentukan

dan mengelola keterampilan dan kompetensi yang

dibutuhkan personil? Dengan secara teratur memverifikasi

bahwa personil memiliki kompetensi untuk memenuhi peran

mereka berdasarkan pendidikan, pelatihan dan / atau

pengalaman mereka, dan memverifikasi bahwa kompetensi

ini dipertahankan dengan menggunakan program kualifikasi

dan sertifikasi yang sesuai.

Keterangan : Perangkat Daerah menentukan kualifikasi

pegawai sesuai dengan peran pekerjaan berdasarkan

kesesuaian akan pendidikan, pelatihan dan pengalaman

mereka.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah menyediakan

pembelajaran dan kesempatan yang berkelanjutan bagi para

pegawai untuk mempertahankan pengetahuan, keterampilan

dan kompetensi mereka pada tingkat yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan Perangkat Daerah ?

Keterangan : Misalnya dengan mengupdate pengetahuan

pegawai dengan mengikuti sertifikasi ataupun pelatihan

tertentu.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah melakukan

evaluasi kinerja tepat waktu terhadap pencapaian individu

yang sesuai dengan tujuan Perangkat Daerah, standar yang

ditetapkan, tanggung jawab pekerjaan yang spesifik, dan

kerangka kerja keterampilan dan kompetensi ?

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memberikan

pembinaan tentang kinerja dan perilaku yang tepat dalam

berbagai situasi kepada para pegawai ?

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memastikan bahwa

konsultan dan personil kontrak (dengan keterampilan TI )

yang mendukung Perangkat Daerah mengetahui dan

mematuhi kebijakan organisasi dan memenuhi persyaratan

kontrak yang disepakati ?

Keterangan : Umumnya tertulis pada kontrak kerja

d. Apabila pertanyaan 2 telah selesai dijawab, maka bisa

dilanjutkan ke pertanyaan ke 3, dengan menekan tombol

dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan

ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 3. Pada form

pertanyaan ke 3 (Mengelola Penyusunan Kebutuhan) ini terdapat

3 bagian pertanyaan,yakni :

Kebutuhan fungsional dan teknis bisnis

mencerminkan kebutuhan dan harapan Perangkat

Daerah

Solusi yang diusulkan memenuhi kebutuhan

fungsional, teknis dan kepatuhan tujuan Perangkat

Daerah.

Risiko yang terkait dengan kebutuhan telah dibahas

dalam solusi yang diajukan

Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan di

atas :

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menerapkan IT

yang merupakan solusi bisnis berdasar pada kasus bisnis,

identifikasi, prioritas, penentuan dan persetujuan kebutuhan

informasi bisnis, fungsional, teknis dan kontrol yang mencakup

cakupan / pemahaman semua inisiatif yang diperlukan untuk

mencapai hasil dari tujuan yang diharapkan ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan

fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan

harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah melakukan studi

kelayakan alternatif solusi yang potensial dengan menentukan

kelayakannya dan memilih pilihan yang diinginkan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan

fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan

harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mampu

mendapatkan persetujuan dan tanda tangan para pimpinan

pada kebutuhan fungsional dan teknis, studi kelayakan,

analisis risiko dan solusi yang disarankan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Kebutuhan

fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan dan

harapan Perangkat Daerah dapat terwujud.

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memiliki dokumen

pedoman yang berisi kalsifikasi data, standar data , integritas

dan kemanaan Data ?

Keterangan : Dokumen berisi tentang pedoman klasifikasi

data yang ada pada Perangkat Daerah.

5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Prinsip Arsitektur

TI ?

Keterangan : Dokumen berisi tentang Prinsip-prinsip

arsitektur yaitu menentukan aturan umum dan pedoman

umum untuk penggunaan dan penyebaran semua sumber

daya dan aset TI di seluruh perusahaan. Menurut Togaf 8.1

Online bahwa prinsip arsitektur mencerminkan tingkat

konsensus di antara berbagai elemen perusahaan, dan

merupakan dasar untuk membuat keputusan TI di masa

depan. Setiap prinsip arsitektur harus secara jelas terkait

dengan tujuan bisnis dan driver arsitektur utama.

6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen Supplier RFIs and

RFPs ?

Keterangan : Permintaan informasi (RFI) adalah proses

bisnis standar yang bertujuan mengumpulkan informasi

tertulis tentang kemampuan berbagai pemasok. Biasanya

mengikuti format yang bisa digunakan untuk keperluan

komparatif. Permintaan proposal (RFP) adalah dokumen yang

mengajukan proposal, yang sering dilakukan melalui proses

penawaran, oleh agen atau perusahaan yang tertarik untuk

pengadaan barang komoditas, layanan atau aset berharga,

kepada calon pemasok untuk mengajukan proposal bisnis,

biasanya disampaikan di awal siklus pengadaan, baik pada

tahap pendahuluan, atau tahap pengadaan.

7. Pertanyaan 7 : Apakah tersedia dokumen Rencana

Manajemen mutu TIK ?

Keterangan : Tujuan Rencana Manajemen Mutu adalah

untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan dikelola

sepanjang siklus hidup proyek. Ini juga mencakup proses dan

prosedur untuk memastikan perencanaan, jaminan, dan

pengendalian mutu dilakukan. Semua pemangku kepentingan

harus memahami bagaimana kualitas akan direncanakan,

dipastikan, dan dikendalikan. Dokumen sepadan = Dokumen

testing

8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan / dokumen berisi persetujuan akan

kebutuhan-kebutuhan TIK oleh stakeholder ?

Keterangan : Dokumen Sepadan : KAK

Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan di

atas :

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melakukan studi

kelayakan alternatif solusi yang potensial dengan

menentukan kelayakannya dan memilih pilihan yang

diinginkan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcomes agar Kebutuhan

fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan

dan harapan Perangkat Daerah serta Kebutuhan dan solusi

yang diajukan memenuhi tujuan kasus bisnis (nilai yang

diharapkan dan biaya yang mungkin dapat terwujud

2. Pertanyaan 2 : Dan apabila sesuai, Apakah Perangkat

Daerah menerapkan pilihan yang dipilih sebagai pilot untuk

menentukan kemungkinan perbaikan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcomes agar Kebutuhan

fungsional dan teknis bisnis TI mencerminkan kebutuhan

dan harapan Perangkat Daerah serta Kebutuhan dan solusi

yang diajukan memenuhi tujuan kasus bisnis (nilai yang

diharapkan dan biaya yang mungkin dapat terwujud

3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen katalog Supplier ?

Keterangan : Dokumen yang berisi katalog yang

memberikan informasi akan supplier - supllier yang akan

bekerja sama dengan Perangkat Daerah

4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen Kriteria

penerimaan ?

Keterangan : Dokumen berisi kriteria penerimaan proyek

IT. Perangkat Daerah akan menerima setiap tingkatan,

sehingga semua pihak memiliki pemahaman yang sama

tentang apa yang proyek berikan dan apa yang akan diterima

Perangkat Daerah.

5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Laporan studi

kelayakan

Keterangan : Dokumen Laporan Studi Kelayakan

digunakan untuk memberikan analisis terhadap tujuan,

persyaratan, dan konsep sistem dari sistem yang diusulkan,

termasuk pembenaran, jadwal, dan produk akhir. Sehingga

dapat dianalisis dan dipelajari kekurangan dan kelebihan dari

proyek tersebut.

6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen High-level

acquisition / rencana pengembangan

Keterangan : Dokumen berisis akusisi level tinggi ataupun

rencana pengembangan yang diperoleh dari banyak

pertimbangan, sehingga dapat meningkatkan nilai bisnis dari

Perangkat Daerah ke depannya.

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi,

mendokumentasikan, memprioritaskan dan mengurangi

risiko terkait fungsional, teknis dan informasi yang terkait

dengan kebutuhan Perangkat Daerah dan solusi yang

diajukan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Definisi Kebutuhan sehingga Outcome agar Risiko yang

terkait dengan kebutuhan telah dibahas dalam solusi yang

diajukan dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen kebutuhan daftar

Resiko ?

Keterangan : Perangkat Daerah harus melihat daftar risiko

sebagai alat manajemen melalui proses review dan updating

untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko sampai

tingkat yang dapat diterima. Register menyediakan kerangka

kerja di mana masalah yang mengancam penyampaian

manfaat yang diantisipasi diselesaikan. Tindakan tersebut

dilakukan untuk mengurangi kemungkinan dan dampak

potensial dari risiko yang spesifik dan kerugian yang besar.

3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Tindakan mitigasi

risiko ?

Keterangan : Dokumen berisi tindakan / aksi untuk

melakukan pencegahan terhadap resiko yang ada. Umumnya

menyatu pada dokumen Risk management plan.

e. Apabila pertanyaan 3 telah selesai dijawab, maka bisa

dilanjutkan ke pertanyaan ke 4, dengan menekan tombol

dibagian bawah halaman. Setelah di klik user akan

ada pada halaman untuk mengisi pertanyaan ke 4. Pada form

pertanyaan ke 4 (Mengelola Aset) ini terdapat 2 bagian

pertanyaan,yakni :

Lisensi yang ada mematuhi dan selaras dengan

kebutuhan bisnis.

Aset dipertahankan pada tingkat optimal

Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing pertanyaan

diatas:

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengelola lisensi

perangkat lunak sehingga jumlah lisensi yang optimal

dipelihara untuk mendukung kebutuhan bisnis dan jumlah

lisensi yang dimiliki cukup memadai dan sesuai dengan

perangkat lunak yang digunakan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset

sehingga Outcome untuk menjadikan Lisensi yang ada

mematuhi dan selaras dengan kebutuhan bisnis Perangkat

Daerah dapat terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen daftar lisensi

perangkat lunak ?

Keterangan : Dokumen berisi daftar Lisensi perangkat

lunak. Lisensi perangkat Lunak adalah dokumen yang

menyediakan pedoman yang mengikat secara hukum untuk

penggunaan dan distribusi perangkat lunak.

3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen hasil audit lisensi

yang terinstal ?

Keterangan : Dokumen berisi hasil audit banyak lisensi

perangkat lunak yang telah terinstal di perangkat Daerah

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah melakukan

pencatatan terbaru tentang semua aset TI yang dibutuhkan

untuk memberikan layanan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset

sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat

Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah memastikan

keselarasan akan Aset IT dengan manajemen konfigurasi dan

pengelolaan keuangan?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset

sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat

Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mengidentifikasi

aset yang penting dalam memberikan kapabilitas layanan dan

mengambil langkah untuk memaksimalkan keandalan dan

ketersediaannya untuk mendukung kebutuhan bisnis?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset

sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat

Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah mengelola aset

dari pengadaan sampai pembuangan untuk memastikan

bahwa aset dimanfaatkan seefektif dan seefisien mungkin dan

dipertanggungjawabkan serta dilindungi secara fisik?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Aset

sehingga Outcome untuk mempertahankan aset Perangkat

Daerah pada tingkat optimal dapat terwujud

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki data

berupa dokumen atau laporan berisi Konfigurasi repositori

setiap layanan ?

Keterangan : Diokumen yang berisi konfigurasi repository

dari setiap layanan. repository adalah direktori dikelola untuk

menyimpan dan deskripsi objek digital pada arsip digital.

misalnya, program (software repository), publikasi ( server

dokument ), model data (metadata repositori) atau tindakan

proses bisnis. Sering repositori juga berisi fungsi untuk

manajemen versi dari objek yang dikelola

6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa dokumen atau laporan akan aset fisik TIK yang

telah dilakukan pengecekan ?

Keterangan : Dokumen berisi hasil pemeriksaan inventory

(persediaan aset) fisik yang ada pada masing masing

perangkat daerah

7. Pertanyaan 7 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan atau dokumen yang berisi komunikasi

akan rencana dilakukan downtime layanan ketika melakukan

maintenance /perawatan aset TIK ?

Keterangan : Dokumen berisi rencana dan implementasi

komunikasi bagaimana pelaksanaan downtime sistem untuk

dilakukan pemeliharaan sistem (aset). Hal ini penting agar

aset penting tsb dapat optimal memberikan kapabilitas

layanannya dan mendukung kebutuhan bisnis pada

Perangkat Daerah.

8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan atau dokumen yang berisi perjanjian

perawatan/ maintenance TIK ?

Keterangan : Dokumen berisi perjanjian pemeliharaan

akan aset yang telah dibeli, disewa, maupun dibuat dan

bekerja sama dengan pihak lain oleh Perangkat Daerah

f. User bisa melanjutkan ke pertanyaan ke 5 (Mengelola Operasi)

apabila pertanyaan ke 4 telah selesai diisi. Pada form pertanyaan

ke 5 ini terdapat 2 bagian pertanyaan, yakni :

Kegiatan operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan

dijadwalkan

Operasi dipantau, diukur, dilaporkan dan diperbaiki

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menjaga dan

melaksanakan prosedur dan tugas operasional secara andal

dan konsisten?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan

operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan

dapat terwujud

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengelola

pengoperasian layanan TI dari pihak ekternal ? Dan tetap

menjaga informasi internal dan keandalan layanan TIK?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan

operasional dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan

dapat terwujud

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa dokumen Rencana pengoperasian dan

penggunaan terkait layanan TIK ?

Keterangan : Dokumen berisi rencana pengoperasian dan

penggunaan layanan, Umunya disebut Manual Book

4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen SLAs (Service Level

Agreements) ?

Keterangan : SLA (Service Level Agreement) merupakan

bentuk persetujuan antara business customer dengan IT

provider terhadap layanannya. Dokumen sepadan : Kontrak

Kerja

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja

berupa pencatatan back up ?

Keterangan : Dokumen berisi catatan cadangan data

maupun yang terkait layanan sehingga dapat memonitor

backup di setiap layanan

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah memantau

infrastruktur TI dan kejadian-kejadian terkait ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar

terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat

terwujud.

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah menyimpan

informasi kronologis yang cukup dalam log operasi untuk

memungkinkan rekonstruksi, peninjauan dan pemeriksaan

terhadap urutan waktu operasi dan aktivitas lain yang

mengelilingi atau mendukung operasi membeli,

mengembangkan dan sewa terkait TIK?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar

terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat

terwujud.

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah mempertahankan

tindakan untuk perlindungan terhadap faktor lingkungan ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar

terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat

terwujud.

4. Pertanyaan 4 : Apakah Perangkat Daerah memasang

peralatan dan perangkat khusus untuk memantau dan

mengendalikan lingkungan ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar

terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat

terwujud.

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah mengelola

fasilitas, termasuk peralatan listrik dan komunikasi, sesuai

dengan peraturan perundang-undangan, persyaratan teknis

dan bisnis, spesifikasi vendor, dan pedoman keselamatan dan

kesehatan kerja ?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola

Operasi sehingga Outcome untuk melakukan Operasi TI agar

terpantau, terukur, dilaporkan dan diperbaiki dapat

terwujud.

6. Pertanyaan 6 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa dokumen yang berisi catatan kejadian dan

bentuk penanganan (pelaksanaan dan status) apabila terjadi

masalah layanan?

Keterangan : Dokumen berisi cara penanganan kejadian

khusus / insiden. Tiket insiden digunakan sebagai alat bantu

untuk mengkategorikan masalah baik dari segi waktu, orang

yang menangani maupun proses penanganan insiden

tersebut. Dokumen atau laporan dapat diperoleh pada bagian

Helpdesk.

7. Pertanyaan 7 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan / dokumen akan kebijakan jaminan

layanan pada setiap kegiatan TIK ?

Keterangan : Dokumen ini berisi laporan kebijakan

jaminan untuk memastikan bahwa solusi dapat dicapai,

memenuhi kebutuhan bisnis dan sesuai dengan ambisi dan

strategi Organisasi - perawatan yang inovatif, dapat dibagi,

dapat digunakan kembali dan rendah dengan penekanan

tinggi pada interoperabilitas dan standar terbuka.

8. Pertanyaan 8 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa laporan penilaian semua fasilitas TIK?

Keterangan : Dokumen ini berisi Penilaian Fasilitas. Hasil

penilaian akan memberi Organisasi informasi teknis yang

diperlukan untuk mengambil keputusan mengenai disposisi

dana perawatan dan penggantian fasilitas yang ada sesuai

dengan kebutuhannya

9. Pertanyaan 9 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti

kerja berupa dokumen kepedulian keselamatan dan

kesehatan yang terkait TIK?

Keterangan : Dokumen ini berisi kesehatan dan

keselamatan berlaku untuk semua bisnis untuk melindungi

Bisnis, karyawan dan masyarakat dari bahaya di tempat

kerja. Dokumen sepadan : K3

g. User bisa melanjutkan ke pertanyaan ke 6 (Mengelola Operasi)

apabila pertanyaan ke 5 telah selesai diisi. Pada form pertanyaan

ke 6 ini terdapat 5 bagian pertanyaan, yakni :

Sasaran dan metrik disetujui oleh pemangku

kepentingan

Proses diukur terhadap tujuan dan metrik yang

disepakati. (Metrik dapat berupa suatu ukuran tentang

suatu (besaran, jumlah, waktu) Contoh metrik :

profitabilitas, pangsa pasar, penjualan, jumlah

Pendekatan pemantauan, penilaian dan pemberian

informasi pada Perangkat Daerah adalah efektif dan

operasional

Sasaran dan metrik terintegrasi dalam sistem

pemantauan Perangkat Daerah

Proses pelaporan kinerja dan kesesuaiannya

bermanfaat dan tepat waktu.

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah menjaga dan

melaksanakan prosedur dan tugas operasional secara andal dan

konsisten?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Operasi

sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan operasional

dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan dapat terwujud

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah mengelola

pengoperasian layanan TI dari pihak ekternal ? Dan tetap menjaga

informasi internal dan keandalan layanan TIK?

Keterangan : Pertanyaan menanyakan Aktivitas (perilaku)

yang dilakukan oleh Perangkat Daerah terkait Mengelola Operasi

sehingga Outcome untuk melakukan Kegiatan operasional

dilakukan sesuai kebutuhan dan dijadwalkan dapat terwujud

3. Pertanyaan 3 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja

berupa dokumen Rencana pengoperasian dan penggunaan terkait

layanan TIK ?

Keterangan : Dokumen berisi rencana pengoperasian dan

penggunaan layanan, Umunya disebut Manual Book

4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen SLAs (Service Level

Agreements) ?

Keterangan : SLA (Service Level Agreement) merupakan bentuk

persetujuan antara business customer dengan IT provider

terhadap layanannya. Dokumen sepadan : Kontrak Kerja

5. Pertanyaan 5 : Apakah Perangkat Daerah memiliki bukti kerja

berupa pencatatan back up ?

Keterangan : Dokumen berisi catatan cadangan data maupun

yang terkait layanan sehingga dapat memonitor backup di setiap

layanan

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah Bekerja sama dengan

para pemangku kepentingan untuk menentukan, meninjau,

memperbarui, dan menyetujui target kinerja dan

kesesuaian(ukuran kinerja) secara berkala dalam sistem

pengukuran kinerja ?

2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Target pemantauan

Keterangan : Dokumen berisi target - target untuk pemantauan

kegiatan TI di Perangkat Daerah

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah mengumpulkan dan

memproses data kinerja dan kesesuaian(ukuran kinerjanya) tepat

waktu dan akurat sesuai dengan pendekatan Perangkat Daerah ?

2. Pertanyaan 2 : Apakah Perangkat Daerah secara teratur meninjau

keseluruhan basis aset untuk mengidentifikasi cara

mengoptimalkan biaya dan menjaga keselarasan dengan

kebutuhan bisnis ?

3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Laporan kinerja tingkat

layanan ?

Keterangan : Dokumen berisi laporan kinerja di setiap tingkat

layanan y. Laporan pencapaian tingkat layanan harus diberikan

dalam format yang berarti bagi pemangku kepentingan. Statistik

pemantauan harus dianalisis dan ditindaklanjuti untuk

mengidentifikasi tren negatif dan positif untuk layanan individu

maupun keseluruhan layanan.

4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen review hasil kinerja

program?

Keterangan : Dokumen berisi tinjauan akan hasil kinerja program

yang telah dilaksanakan. Evaluasi yang dirancang dengan baik

dari hasil program manajemen kinerja akan memberi para kepala

unit informasi untuk terus memperbaiki proses penilaian dan

penghargaan Perangkat Daerah

5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Status kejadian dan

laporan tren?

Keterangan : Dokumen berisi status kejadian dan laporan tren baik

negatif maupun positif terhadap layanan TI

6. Pertanyaan 6 : Apakah tersedia dokumen pemantauan data yang

diproses?

Keterangan : Dokumen berisi laporan pemantauan data yang telah

diproses atau digunakan pada setiap layanan di Perangkat Daerah.

Tujuannya adalah untuk memastikan data yang diproses sesuai

dengan yang seharusnya

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah membantu pemangku

kepentingan dalam mengidentifikasi, memulai dan melacak

tindakan perbaikan untuk mengatasi anomaly ?

2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Pedoman Eskalasi ?

Keterangan : Dokumen berisi pedoman eskalasi. Tujuan dokumen

ini adalah untuk memastikan incident / event dapat tertangani

dengan baik. Sehingga apabila tidak ditangani dilevel seharusnya

dapat memasuki level penanganan selanjutnya. Pedoman Eskalasi

terdiri dari level unit/ penanggung jawab, kriteria tindakan dan

waktu pelaksanaan.

3. Pertanyaan 3 : Apakah tersedia dokumen Tindakan perbaikan non-

kepatuhan ?

Keterangan : Dokumen berisi informasi tindakan - tindakan

perbaikan yang harus dilakukan oelh Perangkat Daerah apabila

terjadi ketidakpatuhan terhadap kondisi yang seharusnya.

Tujuannya adalah mengkontrol layanan tetap pada kondisi

seharusnya

4. Pertanyaan 4 : Apakah tersedia dokumen Tindakan dan tugas

perbaikan ?

Keterangan : Dokumen berisi laporan implementasi tindakan dan

tugas perbaikan yang sudah dilaksanakan.

5. Pertanyaan 5 : Apakah tersedia dokumen Status dan hasil

tindakan?

Keterangan : Dokumen berisi laporan status dan hasil tindakan

yang sudah dilaksanakan sebelumnya.

1. Pertanyaan 1 : Apakah Perangkat Daerah meninjau dan

melaporkan kinerja secara berkala terhadap target, dengan

menggunakan metode yang memberikan tampilan kinerja TI secara

ringkas dan sesuai dengan sistem pemantauan Perangkat Daerah?

2. Pertanyaan 2 : Apakah tersedia dokumen Laporan kinerja?

Keterangan : Dokumen berisi laporan kinerja TI untuk setiap divisi,

biasanya berupa checklist untuk mempermudah laporan kinerja

masing masing layanan

h. Setelah semua pertanyaan terisi, maka user dapat memilih

tombol , untuk menyelesaikan assessment pada tahap

ini.