PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN · PDF filediwujudkan dengan pembentukan tim Satuan...
Transcript of PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN · PDF filediwujudkan dengan pembentukan tim Satuan...
PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)
BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN
BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN JUNI, 2012
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang .................................................................................... 1
B. Dasar Hukum Pelaksanaan ..................................................................... 1
C. Maksud dan Tujuan ................................................................................ 1
D. Waktu Pelaksanaan ................................................................................ 2
E. Pengertian .................................................................................... 2
BAB II SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN .................................................... 4
2.1 Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan
Kegiatan .............................. .......................................................................... 5
A. Tugas Pokok dan Fungsi .......................................................................... 5
B. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran ................................................................ 5
B.1 V i s i ....................................................................................... 5
B.2 M i s i ................................................................................ ...... 6
B.3 Tujuan ................................................................................ ...... 6
B.4 Sasaran Strategis ........................................................................ 7
2.2 Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian ....................................... 8
A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian ................................... 8
B. Tugas Tim Pelaksana Satuan PI Biro Organisasi dan
Kepegawaian ........ ............................................................................... 8
2.3 Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro
Organisasi dan Kepegawaian ......................................................................... 10
A. Lingkup Penilaian .................................................................................... 10
B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian .......................................................... 10
C. Teknis Penilaian ....................................................................................... 10
1. Lingkungan Pengendalian ........................................................... 11
2. Penilaian Resiko .......................................................................... 11
3. Kegiatan Pengendalian ................................................................ 14
4. Informasi dan Komunikasi ........................................................... 14
5. Pemantauan pengendalian Internal ............................................ 15
BAB III MONITORING DAN EVALUASI ....................................................................... 17
A. Lingkup Monitoring ................................................................................. 17
B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi ................................ 17
C. Teknis Monitoring dan Evaluasi ............................................................. 17
BAB IV PELAPORAN ................................................................................................... 10
BAB V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ................................ 19
5.1 Pengendalian terhadap pengelolaan aset .............................................. 19
5.2 Pencatatan Akurat .................................................................................. 20
BAB VI PENUTUP ........................................................................................................ 22
Lampiran ...................................................................................................................
1
BAB. I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara
yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu pimpinan instansi
pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan
pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 60 Tahun 2008 tantang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah
(SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi
tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang yang efektif dan efisien,
kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan. Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagai salah
satu unit kerja eselon II dilingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian
berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini
diwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana Pengendali Internal
(Satlak PI) Biro Organisasi dan Kepegawaian yang mempunyai tugas membina
pelaksanaan SPI dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian, melalui sosialisasi,
bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan
melaporkan kepada penanggung jawab SPI yaitu Kepala Biro Organisasi dan
Kepegawaian. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara
berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan Prinsip-prinsip
pengawasan.
B. Dasar Hukum Pelaksanaan
Dasar hukum penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan
Kepegawaian, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian adalah:
1. Undang-Undang Nomor 28/1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih
dan Bebas Dari KKN;
2. Undang-Undang Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara;
3. Undang-Undang Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan negara;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja
Instanasi Pemerintah;
5. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang SPIP;
2
6. Peraturan Menteri Peranian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang
Pedoman Umum SPIP lingkup Departemen Pertanian;
7. Keputusan Sekretaris Jenderal, Departemen Pertanian No.101/ Kpts.OT.160/
8/2009 Pembentukan SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal;
8. Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian No.1708/ Kpts.OT.140/
07/2011 tentang SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal;
9. Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Jenderal
Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentuk-
an Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Organisasi dan Kepegawaian.
C. Maksud dan Tujuan
Petunjuk Pelaksanaan SPI di lingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian
bermaksud memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian
penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan tujuannya
adalah untuk mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas
pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara pada Biro Organisasi
dan Kepegawaian khususnya dan Kementerian Pertanian pada umumnya, serta
untuk memberikan panduan bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian dilingkungan
Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern
dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN).
D. Waktu Pelaksanaan
Untuk tetap mengawal dan menjaga efisiensi, efektifitas, transparansi dan
akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara, SPI
dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian diterapkan dan dilaksanakan secara
terus menerus dan setiap saat, sedangkan penilaian terhadap penerapan SPI
dilaksanakan setiap semester.
E. Pengertian
1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses
integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh
pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan
Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap
tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien
dan transparan.
3
2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi,
pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas
dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai
bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam
mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan
korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan
sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan.
4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang
mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.
5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang
mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah.
6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi
resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk
memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara
efektif
7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi
pemerintah.
8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem
pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan
audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.
9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap
penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk
bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman
terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan.
10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah
yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan
11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan.
12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4
13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi
program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah
ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.
5
BAB II
SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan
A. Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/-
10/2010, Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan
koordinasi dan penyelenggaraan organisasi dan tatalaksana, serta
pengelolaan kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro
Organisasi dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi : (a). koordinasi dan
penyempurnaan organisasi, dan pengembangan jabatan fungsional, serta
pengembangan budaya kerja; (b). koordinasi dan penyempurnaan
tatalaksana dan fasilitasi reformasi birokrasi; (c). pelaksanaan perencanaan
dan pengembangan pegawai; (d). pelaksanaan mutasi pegawai Kementerian
Pertanian; dan (e). pelaksanaan urusan tata usaha Biro Organisasi dan
Kepegawaian. Sedangkan untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut,
Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai susunan organisasi yang
terdiri dari :
a. Bagian Organisasi;
b. Bagian Tatalaksana dan Reformasi Birokrasi;
c. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai;
d. Bagian Mutasi; dan
e. Kelompok Jabatan Fungsional.
B. Visi, Misi, Tujuan dan sasaran
B.1 V I S I
Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi tersebut di atas,
Biro Organisasi dan Kepegawaian menetapkan visi yang akan
menjadi arah pencapaian tujuan yaitu “Menjadi Agen Pembaharu
(The Development Agent) dalam mewujudkan kelembagaan,
ketatalaksanaan dan sumberdaya manusia aparatur yang
profesional, efektif, efisien, dan amanah”.
6
B.2 M I S I
Sedangkan untuk mencapai dan mewujudkan visi tersebut di atas,
Biro Organisasi dan Kepegawaian telah merumuskan misi sebagai
berikut :
1. Mewujudkan kelembagaan birokrasi pertanian dengan visi, misi,
tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta sesuai dengan beban
tugasnya.
2. Mengupayakan terciptanya tertib administrasi pembangunan
pertanian berdasarkan prinsip-prinsip manajemen moderen.
3. Membudayakan pelayanan yang prima kepada stakeholders
(pelaku pembangunan pertanian).
4. Mewujdkan sumberdaya manusia aparatur pertanian yang
professional, bersih dan berwibawa serta sejahtera.
5. Mengupayakan terciptanya tertib pelayanan administrasi
kepegawaian.
B.3 TUJUAN
Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya, maka tujuan jangka
panjang Biro Organisasi dan Kepegawaian :
1. Mewujudkan organisasi birokrasi pertanian (Deptan, UPT
Deptan, Dinas/Lembaga Teknis Daerah) yang proporsional.
2. Mewujudkan ketatalaksanaan (sistem, prosedur dan tata
hubungan kerja) yang dapat mendukung pelaksanaan tugas-
tugas umum pemerintahan dan pembangunan pertanian secara
efektif dan efisien, tertib dan bebas dari praktek-praktek korupsi,
kolusi dan nepotisme, menuju terwujudnya kepemerintahan
yang baik (good governance) di bidang pertanian.
3. Meningkatkan mutu pelayanan public di bidang pertanian
(pelayanan prima kepada stakeholders).
4. meningkatkan kinerja dan akuntabilitas birokrasi pertanian
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
7
5. meningkatkan mutu penyelenggaraan otonomi daerah di bidang
pertanian oleh Pemerintah Daerah Propinsi dan Kabupaten/Kota
sesuai kewenangannya.
6. meningkatkan kualitas dan kesejahteraan sumberdaya manusia
aparatur pertanian.
7. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian.
B.4 SASARAN STRATEGIS
Berdasarkan tujuan tersebut di atas, Biro Organisasi dan Kepega-
waian telah menetapkan sasaran strategis sebagai berikut :
1. Terwujudnya organisasi birokrasi pertanian dengan visi, misi
tugas pokok dan fungsi yang jelas dan dengan struktur yang
professional dengan beban tugasnya.
2. Terwujudnya profesionalisme pegawai melalui pengembangan
jabatan fungsional.
3. Terwujudnya pelayanan prima dalam penyelenggaraan
pelayanan publik pada unit kerja pelayanan publik bidang
pertanian dan budaya kerja.
4. Terwujudnya sistem, prosedur, dan tata hubungan kerja yang
menjamin efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas
dan fungsi serta reformasi birokrasi.
5. Meningkatnya kualitas perencanaan, pembinaan,
pengembangan, dan kesejahteraan pegawai.
6. Terwujudnya pelayanan prima dalam bidang administrasi
kepegawaian (pengangkatan, kenaikan pangkat,
pemberhentian, pensiun, dan mutasi lainnya).
7. Meningkatnya kualitas pembinaan pegawai melalui organisasi
kedinasan.
8
2.2. Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
Berdasarkan Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretaris
Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang
Pembentukan Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah dibentuk
struktur organisasi sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI TIM PELAKSANA SATUAN PELAKSANA SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN
B. Tugas Tim Satuan Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
1. Sebagimana diamanatkan Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian
Pertanian 1096/Kpts/OT.140/ 3/2012 tentang Perubahan Satuan Pengendalian
Intern Pemerintah Sekretariat Jenderal dan Keputusan Kepala Biro Organisasi
dan Kepegawaian Nomor: 728 /KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentukan Tim
SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian, tugas Satlak PI Biro Organisasi dan
Kepegawaian adalah sebagai berikut:
a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) SPI di masing-masing Bagian
lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian;
b. Melakukan pengendalian dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan;
9
c. Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada
Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian.
Sebagai Anggota Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah
ditetapkan perwakilan dari masing-masing Bagian, sehingga masing-
masing Anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak
terlaksananya SPI di masing-masing Bagian di lingkup Biro Organisasi dan
Kepegawaian.
B. Kalender Kerja Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian
No Kegiatan Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des
1 Sosialisasi Juklak SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
√
2 Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
3 Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
4 Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencananaan
√
5 Pengendalian kegiatan
√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√
6 Rapat koordinasi bulanan Tim Pelaksana
√ √ √ √ √ √
7 Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
√√
10
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro Organisasi dan
Kepegawaian
Ruang lingkup pengendalian yang harus dilaksanakan oleh Tim Satlak PI Biro
Organisasi dan Kepegawaian mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan
pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan
komunikasi, dan (e) pemantauan.
Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut:
A. Lingkup Penilaian
Ruang penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program Peningkatan
Kualitas Kelembagaan, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian pada tataran awal
penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian diprioritaskan pada
kegiatan-kegiatan strategis dengan tingkat resiko yang tinggi walaupun tidak
menutup kemungkinan pada tahun anggaran 2012 dapat melakukan
penerapan SPI di semua kegiatan, baik yang bersifat strategis maupun
kegiatan penunjang/pendukung. Dengan diterapkannya SPI lingkup Biro
Organisasi dan Kepegawaian khususnya serta Sekretariat Jenderal
Kementerian Pertanian pada umumnya diharapkan mampu meningkatkan
pertanggungjawaban keuangan secara akuntabel dan transparan dengan
tolok ukur laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Kriteria
penilaian SPI didasarkan atas lima Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan
Pengendalian dengan bobot 20%, (B) Penilaian Resiko dengan bobot 15%, (c)
Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40% (d) informasi dan Komunikasi
dengan bobot 10% dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%.
B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian
Pelaksanaan penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Biro Organisasi
dan Kepegawaian sedangkan obyek penilaian adalah penanggungjawab/-
pelaksana kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai
responden.
C. Teknis Penilaian
Dalam melakukan penilaian lima unsur tersebut digunakan instrumen berupa
checklist . Daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana pada
11
tercantum pada checklist . Apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang
signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing
aspek.
Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur. Setiap sub unsur terdiri
dari beberapa pertanyaan dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Untuk setiap
jawaban “ya” diberi nilai satu, sedangkan untuk jawaban “tidak” diberi nilai nol.
Selain itu pada setiap jawaban “ya” harus diserta dengan bukti beupa dokumen
pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban “ya”
dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya
dikalikan dengan bobot masing-masing unsur, dengan rumus sebagai berikut :
Jumlah jawaban “ya” x 100% x bobot
Total nilai merupakan jumlah nilai dari lima unsur SPI.
1. Lingkungan Pengendalian (bobot 20%)
Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang
mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana didalamnya telah
terbangun sitem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang
kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta memberikan
keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung
terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan
pengendalian memerlukan: (a) Organisasi, (b) Sumber Daya Manusia, (c)
kebijakan, (d) prosedur.
2. Penilaian Resiko (bobot 15%)
Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang
mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Organisasi. Manajemen
pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko (baik
dari dalam maupun dari luar organisasi) yang ada di dalam instansi
pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian resiko terdiri dari
identifikasi resiko dan penanganan resiko, sedangkan proses evaluasi
merupakan siklus pengendalian resiko.
Dalam pelaksanaan penilaian resiko diperlukan data dan informasi mengenai
pelaksanaan :
12
a) Identifikasi Risiko
Identifikasi risiko dilaksanakan diawal (perencanaan), dengan
melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang
dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan.
a.1 Penetapan titik kritis pada kegiatan
Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis,
penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang
telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas
sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan
serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar
dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat
pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan.
a.2 Menyusun Daftar Resiko
Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang
mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab
unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari
risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah
diidentifkasi tersebut selanjutnya direkapitulasi dalam daftar
risiko. Berdasarkan daftar resiko yang telah ditetapkan,
disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk
menangani resiko yang telah diidentifikasi. Upaya-upaya
tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya
resiko.
13
DAFTAR RISIKO
(NAMA UNIT KERJA)
UNIT KERJA :
NAMA PIMPINAN :
NIP :
KEGIATAN :
TUJUAN :
NO. RESIKO PENYEBAB DAMPAK
Disetujui tanggal Disusun tanggal
Pimpinan unit Kerja Penyusun
b) Pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko
Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi
yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah
dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi
penanganan resiko yang lebih baik dikemudian hari. Kegiatan
pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko dilaksanakan
pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja lingkup Biro
Organisasi dan Kepegawaian. Hal ini bertujuan untuk menilai
pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala
yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko
diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan.
c) Mekanisme dan prosedur
Mekanisme dan prosedur dimulai dari penatapan tim penilai risiko, tim
penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme
penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan
dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian
14
risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta
prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko.
Penilaian risiko dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi identifikasi,
penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan
risiko.
3. Kegiatan pengendalian (40%)
Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi
risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk
memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara
efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan
prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil
serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap
potensi penyimpangan atau titik kritis. Penilaian kegiatan pengendalian
dilakukuan terhadap dua sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan
penguatan kegiatan pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi (bobot 10%)
Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi.
Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi
dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit
kerja wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi
dalam bentuk dan waktu yang tepat.
Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus
menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi,
mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara
terus menerus melalui Pencatatan dan pelaporan
a) Pencatatan
Pengendalian atas pencatatan akan menjamin kehandalan proses
pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan
kesalahan yang fatal
15
b) Pelaporan
Pimpinan unit kerja berkewajiban menyusun dan menyampaikan
laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis
kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran,
neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik
negara dan catatan atas laporan Barang (SIMAK-BMN). Sedangkan
laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian
target/realisasi penyerapan anggaran, pencapaian target fisik, kendala,
saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan
lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus
mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu jujur, obyektif,
akurat, tepat waktu dapat dimengerti dan dapat dipercaya/diandalkan
berdaya banding (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, dan
mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi
dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas
pemantauan yang dilakukan dan memberikan keyakinan bahwa
informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh unit kerja telah dilakukan
secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP,
pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, dan
pengamanan aset.
5. Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%)
Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja
Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa
temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindalanjuti, kegaiatan
pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari
waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah
ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai
rekomendasi hasil pengawasan, dapat berupa tindakan administratif dan
penyelesaian kerugian negara sebagai berikut:
16
a. Tindakan Administratif
Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin pegawai
sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010 tentang
Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait
dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan
meminta Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita
Acara Pemeriksaan.
b. Penyelesaian Kerugian Negara
Tindak lanjut terhadap penyelesaian kerugian negara secara damai,
tuntutan ganti rugi (TGR) dan tuntutan perdata, tuntutan
perbendaharaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas
pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah
dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP,
pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan,
pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian
pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadap tiga sub unsur
meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut
atas rekomendasi hasil audit.
17
BAB. III
MONITORING DAN EVALUASI
Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui
kesesuaian/konsentrasi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja lingkup
Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk laporan
perkembangan penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monitoring dan evaluasi
hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif
terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Biro Organisasi
dan Kepegawaian dapat terlaksana sesuai dengan Peraturan Perundangan dan
Pedoman yang ada.
A. Lingkup Monitoring dan Evaluasi
Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah lingkup
Biro Organisasi dan Kepegawaian.
B. Pelaksana dan Obyek Monitoring dan Evaluasi
Pelaksana monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak
PI Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan obyek monev adalah unit kerja
lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian.
C. Teknis Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode
laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing Bagian dan wawancara untuk
selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusun dalam bentuk
laporan hasil Monev penilaian penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun
sekali.
18
BAB. IV
PELAPORAN
Laporan penilaian penerapan lima unsur SPI disusun oleh tim Satlak PI dan
dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua
bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil
penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di Biro Organisasi
dan Kepegawaian, selanjutnya Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian
menetapkan kebijakan penerapan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian
19
BAB. V
PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN
Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI, kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI
lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian mencakup pengendalian aspek kegiatan
strategis.
5.1. Pengendalian
A. Tujuan dan Sasaran pengendalian lingkup Biro Organisasi dan Kepega-
waian, Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian
1. Tujuan pengendalian
2. Sasaran kegiatan adalah
a) Tertibnya pengelolaan
b) Pemanfaatan
c) Terjaminnya keamanan
B. Indikator kinerja pengendalian
C. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan
D. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
E. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
F. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
G. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang
diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian berupa :
1. Sistem dan prosedur pengendalian kegiatan
2. Hasil/reviu laporan pertanggungjawaban kegiatan
D. Penanggungjawab dan personil pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan
pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu
Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator
20
E. Waktu pelaksanaan
Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian. Untuk
memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal
pelasanaan pengendalian
F. Tahapan
1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan
2. Penetapan tujuan dan sasaran
3. Pelaksanaan tahapan
4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian
5.2. Pencatatan akurat
A. Tujuan dan sasaran pencatatan akurat
1. Tujuan untuk terciptanya tertib administrasi
2. Sasaran kegiatan ini adalah mengurangi terjadinya penyimpangan
dan kesalahan pengelolaan
B. Indikator kinerja pencatatan akurat
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang
diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap
pencatatan akurat berupa :
1. Pencatatan transaksi dengan didukung dokumen sumber yang
lengkap
2. Kesesuaian data fisik dan keuangan
21
3. Laporan pertanggungjawaban fisik dan keuangan yang terintegrasi,
efektif, efisien dan akuntabel, sehingga mampu memberikan
sumbangsih pencapaian opini WTP.
D. Penanggungjawab dan personil pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan
pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu
Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator.
E. Waktu pelaksanaan
Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pencatatan. untuk
memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal
pelasanaan pengendalian
F. Tahapan
1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan pencatatan
2. Penetapan tujuan dan sasaran
3. Pelaksanaan pengendalian atas pencatatan akurat
4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian.
22
BAB. VI
PENUTUP
Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Biro Organisasi dan
Kepegawaian disusun untuk dijadikan petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan
penilaian SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sehingga penilaiannya dapat
dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk pelaksanaan ini bersifat
dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian
intern Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam menyelenggarakan pengelolaan/-
pertanggungjawaban keuangan.
Daftar Penilaian (ceklist) Lingkungan Pengendalian
NO. URAIAN YA TIDAK
A. ORGANISASI
1 Organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan.
2 Bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan.
3 Organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian
tugas (Job Description)
4 Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan
kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun
horizontal.
5 Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada
seluruh personil/karyawan yang didalamnya.
6 Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi
organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan.
B. PROSEDUR
1 Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit
kerja/satker yang bersangkutan.
2 SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi.
3 Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele,
jelas dan fleksibel.
4 Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh
karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna.
5 Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit
kerja/satker telah dibuat.
6 Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang
terhadap prosedur yang ada.
7 Hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan pimpinan unit
kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur.
C. SUMBERDAYA MANUSIA
1 Pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/nilai
etika di unit kerja/satker.
2 Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit
kerja/satker.
3 Pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada
unit kerja/satker.
4 Pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi
pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme.
5 Pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulai dari
mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja
pegawai.
6 Pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap
penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description)
masing-masing personil.
4. KEBIJAKAN
1 Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung
pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit kerja/ satker.
2 Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah
ditetapkan.
3 Kebijakan telah disosialisasikam/dikomunikasikan kepada
personil di unit kerja/satker.
4 Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam
pemantauan kebijakan.
5 Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan
kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan.
6 Kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan
pencapaian sasaran kebijakan.
7 Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan
kegiatan/program.
8 Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan
kegiatan/program.
9 Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan.
Daftar (Ceklist) Daftar Penilaian Risiko
DAFTAR RISIKO
(NAMA UNIT KERJA ESELON II)
UNIT KERJA :
NAMA PIMPINAN :
NIP :
KEGIATAN :
TUJUAN :
KEGIATAN :
NO. Risiko Penyebab Dampak
1.
2.
Keterangan:
Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.
Daftar Penilaian (Ceklist) Penanganan Risiko
DAFTAR PENANGANAN RISIKO
(NAMA UNIT KERJA ESELON I)
UNIT KERJA :
NAMA PIMPINAN :
NIP :
KEGIATAN :
TUJUAN :
KEGIATAN :
NO. Risiko Penyebab Dampak
1.
2.
Keterangan:
Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan
Disusun Tanggal :
Penyusun :
Diperiksa Tanggal :
Penyusun :
Disetujui Tanggal :
Pimpinan Unit Kerja :
upaya penanganan resiko
NO URAIAN YA TIDAK
3. Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan
evaluasi resiko.
4. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan
evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan
upaya penanganan resiko
5. Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat
dilengkapi dengan saran/rekomendasi
6. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti
Daftar Penilaian (Ceklist) Kegiatan Pengendalian
NO URAIAN YA TIDAK
A. KEGIATAN PENGENDALIAN
1 Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai
acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk
penilaian resiko
2 Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit
kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan,dan tupoksi
3 Pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan
pengendalian telah berjalan baik dan efektif
4 Pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara
berkala/berkelajutan.
5 Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit
kerja/satker.
6 Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,seperti
pengamanan sistem informasi,pengendalian atas akses dan
pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit
kerja/satker.
7 Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran
kinerja.
8 Pimpinan menunjukan/menetapkan personil untuk melakukan
pemantauan indikator/ukuran kerja.
9 Dokumentasi yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian
penting unit kerja/satker.
B. PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN
1. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan
terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi ybs
2. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan
tindak lanjut hasil pemeriksaan.
3. Pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu.
4. Pimpinan telah menunjuk/menetapkan persoil untuk penanganan
tindaklanjut hasil pemeriksaan.
5. Pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh
pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker.
KLASIFIKASI LAPORAN LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI
NO Klasifikasi Kategori
1 Penerima Laporan internal Bagian/Bidang, laporan untuk
Kepala Biro/Kepala Pusat,untuk Sekretaris Jenderal,
Laporan untuk Menteri Pertanian, dan laporan untuk
eksternal
2 Tujuan/rencana pengguna Laporan operasional, laporan perencanaan, laporan
pengendalian, Laporan kepengurusan, laporan
ketaatan legal.
3 Lingkup Laporan organisasi secara keseluruhan, laporan
Biro/Pusat, Laporan Sekterariat Jenderal, Laporan
Kementerian Pertanian
4 Kepadatan (conciseness) Laporan terinci, laporan ikhtisar
Laporan penyimpangan
5 Terjadinya (pembuatan
laporan)
Laporan periodik,laporan menurut permintaan
Laporan karena terjadinya suatu peristiwa.
6 Kerangka waktu/frekuensi
pelaoran/waktu pelaporan
Laporan historis, Laporan ramalan/prediksi ljangka
pendek, laporan ramalan/prediksi jangka panjang.
7 Format/metode penyaji Laporan hard copy,laporan soft copy
Laporan naratif, laporan grafis, laporan tabular,
laporan spasial
8 Fungsi operasional Laporan keuangan, laporan fisik, laporan pelayanan
masyarakat; Laporan aset, laporan kepegawaian,
laporan perlengkapan, laporan sistem informasi,
laporan pimpinan
Daftar penilaian (ceklist) lingkup informasi dan komunikasi
NO URAIAN YA TIDAK
A. Informasi
1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur
tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi pada unit
kerja/satker yang bersangkutan
2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional
sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit
kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala,
kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan
penyampaian informasi, metodologi, dsbnya.
3. Pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten.
4. Pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai
tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan.
5. Ruang lingkup/frekuensi infomasitelah mencakup pengendalian
intren, keuangan, asset negara, pelaksanaan kegiatan dan
pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan
memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau.
6. Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan.
7. Materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi lapangan,kendala
dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi
8. Pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil
dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan.
9. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan
instansi pemerintah atau pemberi tugas
10. Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana
mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan
B. KOMUNIKASI:
1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau
prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di
lingkup unitkerja/satker yang bersangkutan
2. Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masing-masing
kegiatan.
3. Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara
periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang
dilaksanakan
4. Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian
Daftar Penilaian (Ceklist) Pemantauan Pengendalian Intern
NO URAIAN YA TIDAK
A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN :
1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur
tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada
instansi pemerintah yang bersangkutan.
2. Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk
masing-masing pemantauan yang dilakukan.
3. Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten.
4. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan
atau jadwal waktu yang ditetapkan.
5. Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset , pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau.
6. Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list),
daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
7. Kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan
hasil pemantauan.
8. Pemantauan dilakukan dengan menganalisis hasil pemantauan
dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan.
9. Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu
kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas.
10. Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan
dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan.
B. EVALUASI :
1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau
prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi
pemerintah yang bersangkutan.
2. Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-
masing kegiatan evaluasi yang dilakukan.
3. Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta
dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman
memadai.
4. Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya
program/kegiatan yang dilaksanakan.
5. Evaluasi dilakukan pada saat adanya kegiatan misalnya perubahan
besar dalam rencana atau stretegi manajemen, pemakaran atau
pencutian instansi pemerintah, atau perubahan operasional atau
pemrosesan informasi keuangan dan anggaran.
6. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian
resiko dan pemantauan berkelanjutan.
7. Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil
pemantauan.
8. Evaluasi menyajikan analisis terhadap 3E+1T
9. Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekonmendasi untuk
mengatasi permasalahan yang dihadapi.
10. Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan
mudah didapat ketika diperlukan
11. Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan
instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya.
C PENYELESAIAN AUDIT:
1. Instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur
untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya.
2. Pimpinan instansi telah menunjuk tim atu tugas khusus untuk
memantau penyelesaian tindaklanjuthasil audit dan hasil reviu
lainnya
3. Pimpinan instansi telah menindaklanjuti seluruh temuan dan
rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya
4. Tindakan koretif dilaksanakan oleh pimpinan instansi pemerintah
dalam jangka waktu yang ditetapkan
5. Pimpinan instansi telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau
reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern
6. Pimpinan instansi pemerintah telah mencegah terjadinya temuan
yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya
7. Pimpinan instansi telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil
audit dan reviu serta rekomendasinnya
8. Pimpinan instansi secara berkala melaporkan status penyelesaian
audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas
dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi