1

PETUNJUK PELAKSANAAN

PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN

SISTEM INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN

HIDROGEOLOGI (SIH3)PADA WILAYAH SUNGAI OLEH TIM

KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)

SUB DIREKTORAT KELEMBAGAAN

DIREKTORAT BINA PENATAGUNAAN SUMBER DAYA AIR

DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR

2

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ................................................................................ 0

1.2. Maksud dan Tujuan ................................................................................ 0

1.3. Ruang Lingkup ................................................................................ 0

II. PERSIAPAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM INFORMASI

HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3) PADAWILAYAH SUNGAI

OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)

2.1. Pembentukan Pokja/Tim Kecil ......................................................................... 0

2.2. Rapat Persiapan ................................................................................ 0

2.3. Materi ................................................................................ 0

III. PELAKSANAAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM INFORMASI

HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3) PADAWILAYAH SUNGAI

OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)

3.1. Sidang Pertama ................................................................................ 0

3.2. Sidang Kedua ................................................................................ 0

3.3. Sidang Ketiga ................................................................................ 0

3.4. Tindak Lanjut Rumusan dan Rekomendasi TKPSDA WS terhadap Pengintegrasian

Data dan Informasi SIH3 ................................................................................ 0

IV. BAGAN ALIR SELURUH RANGKAIAN KEGIATAN .......................................... 11

V. LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................ 14

3

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Air merupakan kebutuhan mutlak bagi kehidupan semua makhluk. Ketersediaan air juga

menjadi prasyarat bagi kelangsungan peradaban suatu bangsa. Keberadaan air di bumi

dan di atmosfer mengikuti siklus hidrologi yang sangat dinamis.

Air yang berada dipermukaan bumi berkaitan dengan hidrologi, sedang yang berada di

atmosfer berkaitan dengan hidrometeorologi sedangkan yang berada dibawah

permukaan bumi berkaitandengan hidrogeologi.

Dinamika perubahan kondisi air di atmosfer, pada permukaan dan di dalam bumi wajib

diamati, dicatat, dihimpun, serta diolah menjadi data dan informasi mengenai kondisi

hidrologi, hidrometeorologi, dan hidrogeologi (H3), diarsipkan secara tertib dan

sistematis, serta diintegrasikan dengan pengelolaan jaringan data spasial nasional.

Data dan informasi H3 yang akurat, benar, berkesinambungan, dan tepat waktu menjadi

faktor yang sangat menentukan terselenggaranya pengelolaan sumber daya air yang

optimal.

Melalui Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air Wilayah Sungai (TKPSDA WS)

diharapkan agar pengelolaan data dan informasi H3 dapat :

1. Ditingkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data dan

informasi H3;

2. Dijamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;

3. Dijamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang ada

diberbagai instansi pengelola;

4. Dijamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung ketersedian

sumber daya yang memadai.

Pengelola data dan informasi SIH3 diharapkan dapat mengantisipasi berbagai tantangan

sebagai berikut :

1. Perubahan iklim global dan meningkatnya intensitas penggunaan air, pencemaran

air, banjir, kekeringan dan tanah longsor;

4

2. Perubahan karakteristik geografis wilayah akibat alih fungsi lahan dan pemekaran

wilayah;

3. Keragaman kondisi H3 di setiap pulau;

4. Dinamika perubahan lingkungan global dan percepatan perkembangan ilmu

pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi.

Untuk itu, perlu disusun petunjuk pelaksanaan pengintegrasian SIH3 bagi Pelaksana

Sekretariat TKPSDA WS dan pimpinan/anggota TKPSDA WS.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan disusunnya petunjuk pelaksanaan pembahasan dan perumusan

pengintegrasian SIH3 agar pelaksanaan pembahasan dan perumusan SiH3 dapat berjalan

lancar sesuai harapan.

1.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari petunjuk pelaksanaan ini adalah :

1. Persiapan sidang pembahasan dan perumusan Sistem Informasi Hidrologi,

Hidrometeorologi dan Hidrologi (SIH3) pada wilayah sungai oleh Tim Koordinasi

Pengelolaan Sumber Daya Air (TKPSDA WS)

2. Pelaksanaan sidang pembahasan dan perumusan Sistem Informasi Hidrologi,

Hidrometeorologi dan Hidrologi (SIH3) pada wilayah sungai oleh Tim Koordinasi

Pengelolaan Sumber Daya Air (TKPSDA WS)

3. Bagan alir kegiatan

4. Contoh rekomendasi dan agenda pelaksanaan sidang

5

II. PERSIAPAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM

INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3)

PADAWILAYAH SUNGAI OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN

SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)

2.1. Pembentukan Pokja/Tim Kecil (bila diperlukan)

Susunan keanggotaan Pokja /tim kecil sesuai dengan kebutuhan

Contoh Pokja/Tim Kecil SIH3 terdiri dari :

- BMKG,

- Dinas ESDM,

- BPLHD Provinsi,

- Dinas Kehutanan Provinsi/BPDAS,

- Dinas Pertanian Provinsi,

- Dinas PU/SDA Provinsi, dan

- B/BWS

Ditetapkan dengan SK Ketua TKPSDA

2.2. Rapat Persiapan

Sebelum pelaksanaan Sidang Komisi atau Sidang Pleno, Sekretariat melakukan Rapat

Persiapan, agar jalannya sidang dan output Sidang sesuai dengan yang direncanakan.

Agenda rapat persiapan sidang dapat dilihat pada Lampiran 1.

Kepala Sekretariat melaksanakan rapat persiapan dengan mengundang pihak yang

berkepentingan antara lain : seluruh anggota sekretariat, penyaji, narasumber/ tenaga

ahli, Ketua/Ketua Harian dan Kepala BBWS/BWS/BPSDA.

Beberapa hal yang dibahas dan disepakati dalam rapat persiapan antara lain :

- Tanggal penyelenggaraan, jam dimulainya dan selesainya.

- Tempat penyelenggaraan sidang.

Disarankan di kantor BAPPEDA atau instansi lain selain BB/BWS atau Dinas yang

membidangi SDA. Selain ruangan untuk pelaksanaan sidang pleno, juga Perlu

disediakan ruangan terpisah sejumlah komisi yang ada. Misal anggota TKPSDA dibagi

dalam 3 komisi maka perlu disediakan 3 ruangan.

6

- Konfirmasi dengan penyaji, narasumber, tenaga ahli, ketua/ketua harian terhadap

kehadiran dan kesiapan materi yang akan disampaikan.

- Kesiapan materi : ringkasan laporan pola, matriks pola, paparan para penyaji, konsep

rumusan pola. Dalam penyiapan materi, sekretariat harus melakukan koordinasi

dengan Bidang/Seksi Perencanaan dan Program. Materi yang akan dibahas sebaiknya

disampaikan kepada anggota TKPSDA WS paling lambat 1 (satu) minggu sebelum

pelaksanaan sidang.

- Kesiapan undangan, distribusi undangan melalui email, fax atau dikirim langsung.

- Konfirmasi kehadiran melalui telpon, sms atau email.

- Materi harus disampaikan 1 minggu sebelum pelaksanaan

- Kesiapan akomodasi dan konsumsi.

Contoh Agenda Kegiatan Lampiran 1

2.3. Materi

Materi yang harus disiapkan antara lain :

1. Juklak Pembahasan dan Rumusan SIH3

2. Paparan kebijakan SIH3 dan matriknya

3. Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan sistem informasi SIH3

4. Permasalahan dan pengelolaan data dan informasi berkaitan SIH3 yang dilaksanakan

oleh Instansi : BMKG, Dinas ESDM, BPLHD Provinsi, Dinas Kehutanan Provinsi/BPDAS,

Dinas Pertanian Provinsi, Dinas PU/SDA Provinsi, dan B/BWS,

5. Rumusan Pengintegrasian SIH3

6. Bahan Pertimbangan Menteri/Gubernur dalam Pengintegrasian SiH3,

Selain materi-materi tersebut, Sekretariat perlu mempersiapakan bahan pendukung :

1. Implementasi SIH3

2. Pengembangan Kelembagaan Pengelolaan Data dan Informasi H3

3. Peningkatan tata laksana pengelolaan data dan informasi H3

4. Pemanfaatan IPTEK pengelolaan data dan informasi H3

5. Pembiayaan pengelolaan data dan informasi

6. Peningkatan peran masyarakat dan dunia usaha dalam pengelolaan data dan SIH3

7

III. PELAKSANAAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM

INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3)

PADAWILAYAH SUNGAI OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN

SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)

Sidang pembahasan SIH3 maksimal dilakukan 3 (tiga) kali. Berikut uraian pelaksanaan

sidang pembahasan SIH3.

2.1. Sidang Pertama

Pembukaan oleh MC/Protokol dan dilanjutkan dengan doa.

Pimpinan sidang membuka sidang, menyampaikan agenda sidang

Acara terbagi menjadi dua:

a. Penyampaian materi

b. Pembahasan Sistem Informasi Hidrologi, Hidrometeorologi dan Hidrogeologi

Penyampaian materi dan diskusi :

- Juklak Pembahasan dan Rumusan SIH3 oleh Sekretariat TKPSDA WS …. Atau

Subdit Kelembagaan

- Paparan kebijakan SIH3 dan matriknya oleh Bidang/Seksi di BB/BWS atau Subdit

Hidrologi

- Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan sistem informasi SIH3 oleh

Sekretariat

- Permasalahan dan pengelolaan data dan informasi berkaitan SIH3 yang

dilaksanakan oleh Instansi : BMKG, Dinas ESDM, BPLHD Provinsi, Dinas

Kehutanan Provinsi/BPDAS, Dinas Pertanian Provinsi, Dinas PU/SDA Provinsi, dan

B/BWS oleh masing-masing instansi (atau oleh Pokja/Tim Kecil)

Rumusan Pengintegrasian SIH3 oleh Ketua TKPSDA

Bahan Pertimbangan Menteri/Gubernur Dalam Pengintegrasian SiH3 oleh

Sekretariat

8

2.2. Sidang Kedua

Sidang dibuka oleh pimpinan sidang.

Ketua Sidang menyampaikan hasil sidang 1 dan menanyakan kepada para anggota

apakah masih ada yang perlu diklarifikasi, diperbaiki, dan dikoreksi.

Ketua sidang menyampaikan pentingnya pengintegrasian data dan informasi SIH3.

Ketua memimpin penyusunan matrik peran instansi dalam pengelolaan data dan

sistem informasi SiH3.

Dari matrik tersebut sidang diharapkan dapat menyimpulkan Instansi mana yang

paling kompeten untuk membangun sistem online dan menetapkan sistem informasi

SIH3 melalui satu instansi yang dipilih oleh sidang.

Selanjutnya Ketua menskors sidang untuk dilakukan pembahasan rinci matrik SIH3

pada rapat komisi.

Masing-masing komisi membahas matrik, menyusun rumusan pengintegrasian data

dan informasi SIH3.

Sidang pleno membahas paparan komisi untuk ditanggapi komisi lainnya.

Sidang pleno menyusun rangkuman hasil komisi

Kesimpulan rumusan final hasil sidang 2 dibacakan oleh Ketua/Ketua Harian.

Ketua/Ketua Harian masih memberi kesempatan terakhir untuk klarifikasi masing-

masing komisi diwakili 1 (satu) orang.

Setelah dilakukan tanggapan terhadap klarifikasi dan penyempurnaan terhadap

rumusan sementara, maka Ketua/Ketua Harian mengetok palu bahwa hasil sidang 2

telah dapat disepakati.

Sidang 2 ditutup dengan ucapan terima kasih atas perannya kepada seluruh anggota

TKPSDA WS.

2.3. Sidang Ketiga

(Sidang Paripurna TKPSDA WS/Pengambilan Keputusan)

Sidang paripurna ini intinya memutuskan pengintegrasian data dan informasi SiH3,

sehingga kehadiran anggota agar tidak diwakilkan.

Sidang dibuka oleh Ketua/Ketua Harian TKPSDA WS.

9

Ketua Sidang menyampaikan kronologis seluruh rangkaian sidang/rapat (pleno dan

komisi) yang ke 1 dan ke 2 yang dilaksanakan masing-masing selama 2 (dua) hari.

Ketua sidang menyampaikan pentingnya pengintegrasian data dan informasi SiH3

agar dapat :

- Meningkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data

dan informasi H3;

- Menjamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;

- Menjamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang

ada diberbagai instansi pengelola;

- Menjamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung

ketersedian sumber daya yang memadai.

Ketua/Ketua Harian memberi kesempatan kepada seluruh anggota untuk

menyampaikan klarifikasi rumusan sementara pengintegrasian data dan informasi

SIH3.

Setelah dilakukan tanggapan terhadap klarifikasi dan penyempurnaan terhadap

rumusan sementara, maka Ketua/Ketua Harian mengetok palu bahwa hasil sidang 3

(sidang paripurna telah dapat disepakati.

Sidang paripurna ditutup dengan ucapan terima kasih atas perannya kepada seluruh

anggota TKPSDA WS. Ketua menyampaikan harapan agar semua anggota dapat

meningkatkan kepedulian terhadap SIH3.

Selanjutnya rumusan ini akan menjadi bahan acuan bagi pengintegrasian SIH3.

2.4. Tindak Lanjut Rumusan dan Rekomendasi TKPSDA WS terhadap

Pengintegrasian Data dan Informasi SIH3

Sebagai tindak lanjut rumusan dan rekomendasi TKPSDA WS terhadap pengintegrasian

data infomasi SIH3 diharapkan TKPSDA WS yang diwakili dari unsur pemerintah dan

unsur non pemerintah dapat mengawal implementasi pengelolaan SIH3 pada WS yang

bersangkutan.

10

VI. BAGAN ALIR SELURUH RANGKAIAN KEGIATAN

Rangkaian kegiatan yang dilaksanaan sampai ditetapkannya pengelolaan SIH3 dapat

dilihat pada Gambar 1. Dengan melihat bagan alir di bawah, rangkaian kegiatan secara

menyeluruh dan keterkaitan antar kegiatan lebih mudah dipahami, sehingga agenda

rapat dan sidang dapat dipenuhi serta hasilnya dapat dicapai secara maksimal.

Diharapkan bagan alir di atas dapat menjadi pegangan sekretariat dan seluruh anggota

TKPSDA dalam pelaksanaan kegiatan pembahasan dan rumusan SIH3, sehingga kegiatan

sidang dapat dicapai secara efisien, efektif dan tepat sasaran.

Ya

Rapat Persiapan

Tanggal Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan

Akomodasi & konsumsi

Undangan & distribusi

Konfirmasi kehadiran undangan

Kesiapan materi

Siap

diselenggara

-kan?

Tidak

Sidang 1:

Sidang Pleno :

Pembukaan MC dan Do’a

Pembukaan sidang oleh Ketua/Ketua Harian TKPSDA

Penyampaian Agenda sidang oleh Subdit Kelembagaan/ Kabid./Kasi. O&P

Penyajian dan Diskusi Panel (Prinsip-prinsip PWS, Ringkasan Pola dan

matriks Pola)

Kesimpulan sementara hasil diskusi

A

* Pembukaan MC dan Doa, Pembukaan sidang oleh Ketua/Ketua Harian * Penyampaian agenda sidang oleh Subdit Kelembagaan /Kep Sekretariat * Panel 1 : Paparan 3 makalah dilanjutkan diskusi/tanya jawab.

Panel 2 : Paparan 4 makalah dilanjutkan diskusi/tanya jawab.

Sidang Komisi, presentasi komisi pada pleno, rumusan hasil sementara * Kesimpulan sementara hasil sidang 1

11

Sidang 2:

Rapat Komisi

Sidang Pleno :

KOMISI KONSERVASI SDA

Membahas Dok. Pola (1,4,5) Membahas Matriks Pola

KOMISI PENDAYAGUNAAN SDA

Membahas Dok. Pola (2,4,5) Membahas Matriks Pola

KOMISI PENGENDALIAN DAYA

RUSAK AIR Membahas Dok. Pola (3,4,5) Membahas Matriks Pola

Presentasi masing-masing komisi, diskusi/tanya jawab

Menyusun rangkuman hasil Komisi 1, 2 dan 3 Menyusun Rekomendasi TKPSDA

Ya

Rapat Persiapan

Tanggal Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan Akomodasi & konsumsi

Undangan & distribusi

Konfirmasi kehadiran undangan Kesiapan materi

Siap

diselenggara-kan?

Tidak

B

A

Sidang Komisi

Sidang 3:

Rumusan oleh

Anggota TKPSDA

Ya

Rapat Persiapan

Tanggal Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan Akomodasi & konsumsi

Undangan & distribusi

Konfirmasi kehadiran undangan Kesiapan materi

Siap

diselenggara-kan?

Tidak

Sidang Pleno Paripurna :

Menyepakati rumusan pola & rekomendasi sbg bahan

Pertimbangan TKPSDA untuk Penetapan POLA

Rumusan Pola dan Rekomendasi

Ditandatangani

Ketua TKPSDA

B

Keterangan Gambar:

Rapat Persiapan

Perlu dilaksanakan setiap akan sidang agar kegiatan sidang terlaksana sesuai rencana.

Sidang Pleno

Sidang diikuti seluruh anggota, hasilnya berupa rumusan sementara atau konsep rekomendasi.

Sidang Pleno Paripurna

Sidang diikuti seluruh anggota, hasilnya berupa kesepakatan, keputusan, rumusan final dan/atau rekomendasi.

Membahas Pengintegrasian

SiH3 dan matriknya

dan matriknya

M

M

Membahas Pengintegrasisan

SiH3 dan matriknya

da

Membahas Pengintegrasia n SiH3 dan

matriknya

Menyepakati rumusan pengintegrasian SiH3 sebagai

bahan acuan bagi instansi pengelola SIH3

Rekomendasi Pengintegrasi SiH3

ditandatangani oleh Ketua TKPSDA

12

Tidak : Penyelenggaraan belum siap sehingga perlu dilaksanakan rapat persiapan lagi.

Ya : Penyelenggaraan siap jadi dapat dilaksanakan sidang pleno.

Sidang 1 Paparan 3 materi dilakukan secara panel, masing-masing materi diberikan alokasi 1 (satu) jam dan diskusi panel dilakukan selama 3 (tiga) jam dan rumusan sementara dialokasikan waktu selama 2 jam (alokasi waktu 1,5 hari). Sidang 2 Pembukaan dilakukan secara pleno, kemudian alokasi waktu yang panjang dilaksanakan melalui rapat komisi, sehingga menghasilkan draft rumusandan rekomendasi SiH3 untuk acuan bagi Instansi untuk pengelolaan SiH3 secara terintegrasi (alokasi waktu 1,5 hari).

Sidang 3 Sidang pleno paripurna ini dilaksanakan dengan maksud pimpinan instansi dapat hadir karena sidang ini akan menyepakati, memutuskan rumusan dan rekomendasi bahan acuanbagiInstansi Terkait dan TKPSDA WS dalam pengelolaan SIH3 secara terpadu.

13

Lampiran 1. Contoh Rekomendasi TKPSDA WS mengenai Rumusan Sistem Informasi

Hidrologi, Hidrometeorologi dan Hidrogeologi (SIH3)

(KOP TKPSDA WS)

REKOMENDASI TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA) WILAYAH SUNGAI...........................

TENTANG RUMUSAN SISTEM INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI, HIDROGEOLOGI (SIH3)

Setelah TKPSDA WS......................melaksanakan serangkaian pembahasan dan diskusi SiH3,

TKPSDA WS merumuskan dan merekomendasikan hal-hal sebagai berikut :

1. Air merupakan kebutuhan mutlak bagi kehidupan semua makhluk. Ketersediaan air

juga menjadi prasyarat bagi kelangsungan peradaban suatu bangsa. Keberadaan air

di bumi dan di atmosfer mengikuti siklus hidrologi yang sangat dinamis.

2. Air yang berada dipermukaan bumi berkaitan dengan hidrologi, sedang yang berada

di atmosfer berkaitan dengan hidrometeorologi sedangkan yang berada dibawah

permukaan bumi berkaitandengan hidrogeologi.

3. Dinamika perubahan kondisi air di atmosfer, pada permukaan dan di dalam bumi

wajib diamati, dicatat, dihimpun, serta diolah menjadi data dan informasi mengenai

kondisi hidrologi, hidrometeorologi, dan hidrogeologi (H3), diarsipkan secara tertib

dan sistematis, serta diintegrasikan dengan pengelolaan jaringan data spasial

nasional.

4. Data dan informasi H3 yang akurat, benar, berkesinambungan, dan tepat waktu

menjadi faktor yang sangat menentukan terselenggaranya pengelolaan sumber daya

air yang optimal.

5. Melalui Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air Wilayah Sungai (TKPSDA WS)

diharapkan agar pengelolaan data dan informasi H3 dapat :

III. Ditingkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data dan

informasi H3;

IV. Dijamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;

V. Dijamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang ada

diberbagai instansi pengelola;

VI. Dijamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung ketersedian

sumber daya yang memadai.

6. Pengintegrasian SiH3 tertuang dalam matrik terlampir, meliputi implementasi dari 5

kebijakan sebagai berikut :

1) Kebijakan Pengembangan Kelembagaan;

2) Kebijakan Peningkatan Tata laksana

3) Kebijakan Pemanfaatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi

14

4) Kebijakan Pembiayaan dan

5) Kebijakan Peran Masyarakat dan Dunia Usaha.

Demikian rekomendasi TKPSDA WS .......................untuk menjadi bahan pertimbangan pihak

berwenang dalam pengintegrasian pengelolaan SiH3 dan selanjutnya rekomendasi ini

merupakan arahan yang mengikat bagi semua pemilik kepentingan.

Tempat dan Tanggal ditetapkan :

TKPSDA WS.............................................

Ketua

(........................................................)

15

Lampiran 2. Contoh Agenda Rapat Persiapan

JADWAL RAPAT PERSIAPAN SIDANG TKPSDA WS

Hari Tanggal

Pukul

Kegiatan

Pemimpin

Rapat

Narasumber

Pembukaan dan penyampaian pokok bahasan rapat

Kepala Sekretariat/wakil

……

Cek Persiapan Sidang Pertama

Agenda Sidang

Tempat penyelenggaraan

Undangan

Daftar Undangan

Alamat Yg Diundang

Peralatan (Laptop. Infocus, layar, pointers, recorders secukupnya)

Pembiayaan Sidang dll

Konfirmasi Kehadiran Ketua/Ketua Harian

Notulis

Tim Perumus

Kepala Sekretariat/wakil

…….

Metodologi Pelaksanaan

Sidang Pleno sesi1

Sidang Komisi sesi 1

Sidang komisi sesi 2

Sidang Pleno sesi 2

Kepala Sekretariat/wakil

……

Finalisasi Jadwal Sidang

Pertama Kepala Sekretariat/wakil

……

Kesimpulan & Penutupan Kepala Sekretariat/wakil

Catatan: rapat persiapan dihadiri oleh anggota sekretariat dan dipimpin oleh ketua/wakil

ketua sekretariat. Narasumber diundang haya apabila dianggap perlu.

16

Lampiran 3. Contoh Agenda Sidang Pertama

JADWAL SIDANG PERTAMA TKPSDA WS ….

Sidang

Pukul

Kegiatan

Pemimpin

Rapat

Narasumber

Sekretariat TKPSDA WS

Hari Pertama

Pleno

11.00-13.00 Pendaftaran Peserta

13.00-13.30 Pembukaan dan sambutan

MC/Protokol

13.30-15.00 Juklak pembahasan SIH3 dan Diskusi/Tanya Jawab

Sekretariat TKPSDA

15.00-16.30 Kebijakan Pengelolaan SIH3 dan Matriknya dan Diskusi/Tanya Jawab

Subdit Hidrologi

15.15-15.30 Coffe/Tea Break (disajikan)

16.30-18.00 Draft Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan SIH3 dan Diskusi/Tanya Jawab

Sekretariat TKPSDA

18.00-19.30 ISHOMA

19.30-22.00 Paparan Pengelolaan SIH3 di masing-masing instansi dan Diskusi/Tanya Jawab

Masing-masing Instansi

22.00 ISTIRAHAT

Hari Kedua

Komisi 08.00-09.30 Sidang Komisi I, II, III Membahas matriks SIH3

Ketua/Wk Ketua Komisi

09.30-10.30 Pleno Paparan masing2 komisi

Ketua/ Ketua Harian

Coffe/Tea Break Disajikan

Diskusi Ketua/ Ketua Harian

Kesimpulan, rumusan sementara & penutupan

Ketua/ Ketua Harian

17

Lampiran 4 : Contoh Agenda Sidang Kedua

JADWAL SIDANG KEDUA TKPSDA WS ….

Sidang

Pukul

Kegiatan

Pemimpin

Rapat

Narasumber

Sekretariat TKPSDA WS

Hari Pertama

Pleno

11.00-13.00 Pendaftaran Peserta Z

13.00-13.30 Pembukaan dan Sambutan

Ketua/Ketua Harian

MC/Protokol

13.30-14.30 Penyampaian Hasil Sidang 1

Ketua/Ketua Harian

Komisi

14.30-15.15 Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA

Ketua/Wk Ketua Komisi

Ketua/Wk Ketua Komisi

15.15-15.30 Coffe Break

15.30-18.00 Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA

Ketua/Wk Ketua Komisi

18.00-19.30 ISHOMA

19.30-21.00 Lanjutan Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA

Ketua/Wk Ketua Komisi

21.00 ISTIRAHAT

Hari Kedua

Pleno

08.00-09.00 Paparan masing2 komisi @ 20 menit

Ketua/Ketua Harian

09.00-11.00 Diskusi Ketua/Ketua Harian

Coffe/Tea Break

11.00-11.30 Rangkuman rumusan final rancangan pola dan matriks pola PSDA

Ketua/Ketua Harian

11.30-12.00 Kesimpulan, rumusan sementara/final SiH3& penutupan

Ketua/Ketua Harian

18

Lampiran 5. Contoh Agenda Sidang Ketiga

JADWAL SIDANG KETIGA (SIDANG PARIPURNA) TKPSDA WS

Hari Tanggal

Pukul Kegiatan Pemimpin

Rapat Narasumber

Sekretariat TKPSDA WS

08.00-09.00 Pendaftaran Peserta Z

Pembukaan MC/Protokol

09.00-09.30 Pembukaan dan Sambutan

Ketua/Ketua Harian

09.30-10.15 Penjelasan Ketua Tentang Hasil Rumusan SIH3

Ketua/Ketua Harian

…… ……

10.15-10.30 Coffe/Tea Break

10.30-11.30 Klarifikasi tentang rekomendasi oleh para anggota TKPSDA WS. Menyepakati rekomendasi tsb

Ketua/Ketua Harian

…… ……

11.30-13.00 Ramah-tamah ……

Catatan :

1. Jadwal di atas merupakan contoh, pengaturan waktu dan lamanya sidang tergantung

kondisi dan ketersediaan dukungan dana di TKPSDA WS masing-masing.

2. Pada saat pelaksanaan sidang, selalu ada anggota sekretariat yang bertugas menjadi

asrot (asisten sorot) dan notulen. Sehingga minimal ada 2 laptop yang disiapkan