Petunjuk Manual

Penggunaan Aplikasi Surat Online

(Surat Elektronik)

Dinas Komunikasi dan Informatika

Kabupaten Blora

KATA PENGANTAR

Aplikasi Surat Online adalah sebuah aplikasi sederhana untuk keperluan surat-menyurat

elektronik antar user yang terdaftar sebagai anggota (member). Aplikasi ini dikembangkan dalam

rangka menindaklanjuti adanya kebijakan tentang pengurangan pemakaian kertas dalam hal

surat-menyurat (paperless).

Dalam Aplikasi ini setiap user yang terdaftar dapat mengirim surat bukan hanya ke

seorang user saja, namun dapat juga mengirim ke seluruh user (public) dan juga dapat mengirim

ke grup tertentu ataupun gabungan dari user dan grup.

Setelah login, user akan dihadapkan dengan menu utama yang dapat dia pilih untuk

menuju halaman yang akan dia tuju, diantaranya : Menu Kirim Surat, Daftar User, Inbox, Outbox

dan Logout.

Mungkin dalam aplikasi ini masih banyak terdapat kesalahan-kesalahan (bug) yang

mungkin saja dapat mengganggu kinerja sistem aplikasi ini, untuk itu mohon kritik, saran dan

bantuannya untuk lebih men-solid-kan aplikasi ini. Sebelum dan sesudahnya kami selaku

developer mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan mohon maaf juga atas

kekurangan aplikasi ini.

Blora, 27 November 2018

DINKOMINFO

Untuk membuka Aplikasi Surat Online ini dianjurkan menggunakan browser Internet

Explorer untuk lebih maksimalnya kinerja system.

Untuk memulai Aplikasi ini, langkah pertama buka Internet Explorer, kemudian pada

Address Bar ketik alamat http://simaya.blorakab.go.id untuk membuka aplikasi Surat Online.

Gambar 1. Tampilan awal Aplikasi Surat Online

Setelah terbuka, user akan dihadapkan pada form login untuk memasukkan username dan

passwordnya seperti pada gambar diatas. Setelah masuk, pada halaman muka user akan dapat

melihat berbagai pilihan menu untuk memulai pekerjaan surat menyurat secara elektrik. Menu

yang ada adalah sebagai berikut :

A. Home

B. Daftar User

C. Kirim Surat

D. Surat Masuk

E. Surat Keluar

F. Logout

Baiklah kita akan membahasnya satu persatu menu tersebut.

B. Home

Home adalah halaman muka saja, tidak ada pekerjaan yang dapat dilakukan disini,

karena hanya merupakan informasi saja.

C. Kirim Surat

Halaman Kirim Surat adalah halaman untuk mengirim surat. Kita dapat memulai

pekerjaan kita dengan memilih menu ini. Dalam halaman Kirim Surat ini untuk pertama

kali, user akan dihadapkan pada pemilihan kemana atau kepada siapa saja surat tersebut

akan dikirim. Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini :

Gambar 2. Tampilan halaman Kirim Surat

User dapat memilih kepada siapa saja surat akan dikirimkan. Disitu terdapat

pilihan surat tersebut akan dikirimkan secara Public (semua user yang ada) ataupun

pengguna tertentu saja (kepada Group, Unit Kerja atau User tertentu saja).

Untuk pilihan kirim surat secara public tentu sudah begitu jelas, jadi tidaklah perlu

dijelaskan lebih detail lagi. Dalam hal ini biasanya untuk pilihan jenis surat seperti

pengumuman.

Sedangkan untuk surat yang ditujukan kepada pengguna tertentu saja, pengguna

dapat memilih dengan cara memberi tanda check pada pilihan yang ada diantara Group

/ Kelompok Pengguna tertentu (seperti misalnya : Grup Camat se Kab. Blora dll), Group

Unit Kerja tertentu (dalam hal ini surat akan diterima oleh semua user yang mempunyai

Unit Kerja seperti yang tercantum pada halaman tersebut diatas, dan juga bila surat

tersebut hanya akan dikirimkan ke satu atau beberapa pengguna tertentu saja, serta dapat

juga dikirimkan secara gabungan antara Group, Unit Kerja dan Pengguna tertentu.

Setelah pengguna memilih siapa saja surat tersebut akan dikirimkan kemudian klik

tombol next

Gambar 3. Tampilan Tombol Next

maka akan membuka halaman selanjutnya yaitu form pengisian Nomor Surat, Perihal,

Bentuk Surat, Sifat Surat dan File Surat yang akan dikirimkan, seperti gambar dibawah ini

Tombol Next

Gambar 4. Tampilan Pengisian Form Data Kirim Surat

Sebagai catatan, semua form pengirian wajib diisi terutama form “Perihal”. Juga

untuk file surat akan difilter hanya file-file surat saja yang dapat diupload (hanya file yang

ber-ekstention *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.pdf, *.txt, dan *.rtf saja).

Setelah semua form tersebut diisi semua, kemuadian tekan tombol Kirim untuk

mengirim surat (upload file surat). Jika berhasil maka akan tampil tampilan seperti

dibawah ini :

Gambar 5. Tampilan Kirim Surat yang berhasil

Untuk mengecek apakah surat tersebut telah berhasil atau tidak, dapat dilihat

dihalaman “Surat Keluar”.

D. Daftar User

Halaman Daftar User untuk menampilkan semua user yang ada, baik yang online

maupun tidak. Dalam halaman ini terdapat form pencarian nama user atau pencarian unit

kerja pengguna. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 6. Tampilan Halaman Daftar User

Disini pengguna langsung mengirim surat kepada seorang pengguna dengan

menge-klik nama pengguna yang ada dihalaman ini, dan kemudian dapat melanjutkan

pengisian form kirim surat seperti yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat diatas.

Sedang untuk menampilkan detail pengguna, dapat menge-klik avatar (gambar) dari

setiap user yang ada. Sebagai keterangan status online atau tidak dapat dilihat dari gambar

status setiap user, bila gambar status berwarna berarti user tersebut saat ini sedang online,

begitu jaga sebaliknya jika tidak berwarna (hitam putih) berarti user tersebut sedang

offline.

E. Surat Masuk

Menu selanjutnya adalah menu Surat Masuk. Menu ini untuk masuk ke halaman

Surat Masuk (Inbox). Seperti halnya e-mail biasa, halaman ini juga untuk menampilkan

semua surat yang telah masuk atau surat yang ditujukan kepada user yang login tersebut.

Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut :

Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk

Untuk membuka isi surat yang ada, dapat menge-klik link perihal untuk setiap

surat yang masuk yang berwarna biru. Detail pengirim dapat dilihat dengan menge-klik

link pengirim. Kita juga bisa langsung dapat membalasnya dengan menge-klik link yang

bergambar pensil , dan kemudian dapat melanjutkan pengisian form kirim surat seperti

yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat diatas. surat-surat yang masuk juga dapat

dihapus sesuai kebutuhan dengan menge-klik link yang bergambar tanda silang .

F. Surat Keluar

Menu selanjutnya adalah menu Surat Keluar. Menu ini untuk masuk ke halaman

Surat Keluar (Outbox). Seperti halnya e-mail biasa, halaman ini juga untuk menampilkan

semua surat yang telah dikirimkan atau surat yang ditujukan kepada user lain. Untuk lebih

jelasnya lihat gambar berikut :

Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk

Untuk membuka isi surat, dapat menge-klik link perihal untuk setiap surat yang

masuk yang berwarna biru. Detail user yang dikirim dapat dilihat dengan menge-klik link

Kepada. Surat-surat yang juga dapat dihapus sesuai kebutuhan dengan menge-klik link

yang bergambar tanda silang .

G. Logout

Untuk mengakhiri aplikasi ini dianjurkan untuk keluar dulu dengan menekan

tombol “Logout”, setelah keluar maka akan tampil halaman awal (form login) seperti

pada waktu pertama kali membuka aplikasi, baru kemudian dapat menutup window

Internet Explorer.

Demikian kiranya penjelasan yang dapat kami sampaikan. Sebelumnya kami

ucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila aplikasi ini masih banyak kesalahan, untuk

itu kami sangat berharap kritik dan masukan demi lebih solidnya aplikasi ini.