Pertemuan 5

MENANGANI TANYA JAWAB

2. Delivering(PELAKSANAAN

PRESENTASI)

3. Handling

(TANYA JAWAB)

4. Closing &

Conclusion(PENUTUPAN PRESENTASI)

1. Planning(PERSIAPAN PRESENTASI)

BAGAN HIP CYCLE(HIGH IMPACT PRESENTATIONS)

Tanya Jawab

Pada umumnya dalam setiap sesipresentasi akan ada kesempatanyang diberikan oleh penyelenggaraatau presenter kepada audien untukmenanyakan sesuatu hal terkaitdengan apa yang disampaikan dalampresentasi.

Sesi tanya jawab ini biasanyadilakukan setelah presentermenyelesaikan pembahasan materipresentasi.

Tanya jawab dimaksudkan untuk membantu audien lebih memahami argumen dan pesan yang Anda sampaikan. Selain dapat membantu klien, tanya jawab ini juga memberikan banyak manfaat untuk presenter.

MANFAAT

SESI

TANYA JAWAB

RESIKO

SESI

TANYA JAWAB

Manfaat Tanya Jawab

Rhonda Abrams (2008) menjelaskan manfaat tanya jawab bagipresenter adalah sebagai berikut:

1. Sesi ini memungkinkan presenter untuk menunjukkan keahliandalam topik yang di bahas.

2. Sesi ini menyediakan kesempatan tambahan untuk berinteraksidan membangun hubungan dengan audiens.

3. Sesi ini membantu presenter untuk mengukur apakah audiensmemahami dan menerima pesan.

4. Sesi ini memberikan umpan balik yang membantu presentermemperkuat presentasi di masa yang akan datang.

MANFAAT SESI TANYA JAWAB

Menurut Afriansyah & Yulida (2013: 75):

❖ Memperjelas Pesan Presentasi.❖ Memperkuat Pokok-Pokok Bahasan.❖ Kesempatan Bagi Pembicara Untuk Menambahkan Bukti-

Bukti dan Contoh Di luar Materi Presentasi Yang TelahAda.

❖ Mendorong Timbulnya Interaksi AntaraPembicara dan Audiens.

Sumber Buku:

Jazak Yus Afriansyah & Yulida. 2013. High Impressive Presentation Skill:Simply Impactful Approach to Win Audience. Jakarta: PT. Elex MediaKomputindo.

RESIKO SESI TANYA JAWAB

Menurut Afriansyah & Yulida (2013: 75):

❖ Kemungkinan Akan Ada Pertanyaan Yang Sulit Untuk Di Jawab.❖ Audience Mendominasi Diskusi.❖ Batasan Waktu Sering Kali Sulit Untuk Ditaati.❖ Out of Context (Pertanyaan di Luar Topik Presentasi).❖ Ada Audience Yang Bersikap Bermusuhan, Berbeda Paham,

atau Hanya Ingin Menguji Ilmu Pemakalah.

Sumber Buku:Jazak Yus Afriansyah & Yulida. 2013. High Impressive Presentation Skill: SimplyImpactful Approach to Win Audience. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

4 Langkah Menghadapi Sisi Tanya Jawab

Masih menurut Rhonda Abrams (2008), menjelaskan ketikaseseorang mengajukan pertanyaan kepada presenter, ikuti proses

empat langkah menghadapi sesi tanyajawab:

1. Dengarkan Pertanyaan tersebut Dengan Seksamadan Penuh Perhatian, dan ulangi agar semua audiens bisamendengar. Kecuali ruangannya kecil, jangan pernah mengandaikan bahwasemua orang bisa mendengar keseluruhan pertanyaan.

2. Ambil Jeda dan Pikirkan bagaimana Cara Terbaik untuk

Menjawab Pertanyaan. Ambil waktu beberapa detik untukmenyusun tanggapan. hal ini memberikan lebih banyak kesempatan kepadapresenter untuk menyiapkan jawaban yang bagus. Audiens akan dengan mudahmenerima jeda sebentar sebelum presenter memberikan tanggapan.

4 Langkah Menghadapi Sisi Tanya Jawab

3. Jawab Pertanyaan Secara Langsung. Berikan

jawaban ringkas jika waktunya terbatas, perluas jawaban jika waktunyacukup longgar. Berpikirlah dengan cermat, pikirkan tanggapan terbaik.

4. Sesudah menyampaikan jawaban, dengancepat beralihlah pada pertanyaanselanjutnya. Hindari mengajukan pertanyaan apakah apakah

tanggapan presenter menjawab pertanyaan audiens secara memadaiatau tidak. Meskipun mungkin ini dimaksudkan sebagai sopan santun,hal ini biasanya akan memancing orang tersebut untuk mengajukanpertanyaan lainnya atau untuk mengatakan sesuatu yang merusakkredibilitas presenter.

Tahapan Persentasi

Sesi tanya jawab yang menyertai sebuah presentasidapat membuat sukses bahkanmenghancurkan seluruh performansi.

Kesuksesan saat menjawab pertanyaan-pertanyaan sangat

tergantung pada persiapan dan pengaturan yang dibagi dalam tiga tahap yaitu.

Tahap I : Sebelum Presentasi.Tahap II : Pada Awal Presentasi.Tahap III : Ketika pertanyaan-

pertanyaan itu datang.

Tahapan Persentasi

• Tahap I : Sebelum Presentasi.

• Analisis audiens akan sangat menolongkita mengantisipasi pertanyaan-pertanyaan danmengenali sumber - sumber kesulitan yangpotensial, seperti:

1. Mengantisipasi Pertanyaan - Pertanyaan YangMungkin Diajukan.

2. Mengenali Para Pengacau.

3. Meramalkan Ketegangan Audiens.

4. Mempersiapkan Bahan Cadangan.

Tahapan Persentasi

• Tahap II : Pada Awal Presentasi.• Pada awal presentasi harus ditegaskan

bagaimana dan kapan pertanyaan - pertanyaan dapatdiajukan, hal ini harus disepakati terlebih dahulu danmemastikan bahwa pengaturan yang disepakati terusdipatuhi.

• Ada beberapa pendekatan yang umum dilakukan

dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan:

1. Begitu pertanyaan-pertanyaan diajukan langsungdijawab.

2. Setelah setiap bagian selesai.

3. Pada bagian akhir persentasi.

Tahapan Persentasi

Tahap III:Ketika pertanyaan-pertanyaan itu datang.

Derajat formalitas dan kekuatan hubunganyang kita miliki dengan audiens akan memberikan pengaruhbaik pada bagaimana dan kapan pertanyaan-pertanyaandatang maupun pada bagaimana cara menanganinya.

Beberapa hal yang penting untuk kesuksesanmenjawab ketika pertanyaan itu datang antara lain:

1. Dengarkanlah dengan cermat-sampai akhir pertanyaan.2. Jika perlu, ulangi dengan kata-kata sendiri.3. Pastikan mengapa pertanyaan itu di ajukan.4. Kebanyakan pertanyaan diajukan dengan alasan

Tahapan Persentasi

Tahap III:Ketika pertanyaan-pertanyaan itu datang.Beberapa hal yang penting untuk kesuksesanmenjawab ketika pertanyaan itu datang antara lain:

4.Kebanyakan pertanyaan diajukan dengan alasan:

a. Mendapatkan penjelasan tambahan informasi.b. Menjelaskan keragu-raguan.c. Mendukung pembicara.d. Mengungkapkan perhatian dan penghargaan.e. Mengungkapkan adanya pandangan lain.f. Memberikan kesan yang baik.

Tahapan Persentasi

Tahap III:Ketika pertanyaan-pertanyaan itu datang.

•Beberapa hal yang penting untuk kesuksesanmenjawab ketika pertanyaan itu datang antara lain:

5. Berhati-hatilah dengan berbagai asumsi.

6. Pisahkanlah tiap bagian pertanyaan yang diajukan.

7. Tetaplah berkepala dingin.

8. Jangan sekali-kali menghina maupun merendahkanpenanya.

9. Jangan merasa bahwa anda harus menjawab

10. Jangan menjawab pertanyaan terlalu panjang atau pendek

MENGATASI SITUASI SULITSESI TANYA JAWAB

• GUNAKAN METODE

“HELP”

KEBERATAN BERSIFAT RASIONAL

(SESUAI DATA / FAKTA)

• GUNAKAN METODE

“TAKE HEAT”

KEBERATAN BERSIFAT EMOSIONAL

(TIDAK SESUAI FAKTA, HANYA MASALAH PRIBADI)

MENGATASI SITUASI SULITSESI TANYA JAWAB

• METODE “HELP”

• H EARING TO UNDERSTAND

• E MPATHY

• L EARNING

• P RESENT DATA (FACTS)

KEBERATAN BERSIFAT

RASIONAL

(SESUAI DATA / FAKTA)

MENGATASI SITUASI SULITSESI TANYA JAWAB

• METODE “TAKE HEAT”

• H EARING TO UNDERSTAND

• E MPATHY

• L EARNING

• P RESENT DATA (FACTS)

KEBERATAN BERSIFAT

EMOSIONAL(TIDAK SESUAI FAKTA, HANYA

MASALAH PRIBADI)

TIPS MENANGANI GANGGUAN SAAT TANYA JAWAB

Ada kemungkinan yang terjadi jika ada audiens main hakimsendiri dengan cara mengganggu, mengacau ataumenginterupsi semaunya.

Berdasarkan urutan keefektifannya ada beberapa

pilihan yang bisa dilakukan, yaitu:

1. Memberikan jawaban yang pintar dan lucu.2. Memberikan jawaban yang serius.3. Melanjutkan yang direncanakan seolah-olah kita tidak

mendengarnya.4. memohon audiens agar mendengarkan sebagaimana

mestinya.5. Memerintahkan bagian keamanan untuk menggiring keluar

semua pengacau.

Menangani seksi tanya jawab dengan relax merupakan salah satu cara untuk menghilangkan perasaan gugup