1. Tipe Kegiatan Manajamen2. Tipe Keputusan Manajamen3. Tipe Informasi4. Karakteristik Informasi5. Peran Manajemen6. Tahapan Pengambilan Keputusan7. Sistem-sistem Informasi di Fungsi-fungsi Organisasi8. Sistem-sistem Informasi di Tingkatan Organisasi9. Kerangka Kerja Sistem Informasi

Sistem Teknologi Informasi BAB 3 – Copyright By Jogiyanto HM

Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen

2

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatan manajemen di dalam organisasi.

Tingkatan manajemen:I. Manajemen tingkat bawah (operasional)II. Manajemen tingkat menengah (taktik)III. Manajemen tingkat atas (strategi)

Tingkatan Manajemen

Perencanaanstrategi

Pengendalian manajemen

Pengendalian operasi

manajementingkat

atas

manajementingkat

menengah

manajementingkat bawah

1. Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi

2. Analisis alternatif dan alokasi sumber-sumber daya3. Perumusan kebijaksanaan

4. Kaji ulang menyeluruh dan evaluasi

5. Penyelesaian masalah-masalah kritis

6. Kegiatan-kegiatan rapat dan kepemimpinan.

1. Pengawasan angsung2. Kaji ulang terperinci

dan operasi3. Pengawasan operasi4. Penanganan

masalah-masalahpersonil

Karakteristik Tingkatan Manajemen

Sistem Teknologi Informasi BAB 3 – Copyright By Jogiyanto HM

Tipe Kegiatan manajemen

4

Manajemen Tingkat Atas

• Perencanaan Strategi (strategic planning) merupakan kegiatan manajemen tingkat atas.

Wu (1984) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan (goal) organisasi, dan penentuan stragtegi-strategi.

Anthony dan Dearden (1980)

Proses penentuan tujuan-tujuan dari organisasi dan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

5

Pada dasarnya perencanaan strategi meliputi:

1. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.Manajemen tingkat atas harus dapat bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar seperti, produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dll.

Manajemen harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubah tekanan menjadi kesempatan.

6

2. Penetapan tujuan.Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen.

Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategis jangka panjang (long range) ± 5 tahun.

Misal, tujuan perusahaan dalam waktu 5 tahun menjadi penjual yang terbesar di dalam industri dengan menguasai 60% pasar.

7

3. Penentuan StrategiMenentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan.

Didukung dengan sumber daya seperti Material, Modal, Personil, serta sumber daya kesempatan lingkungan luar organisasi.

contoh, strategi low cost, leadership, inovasi, dll.

8

Manajemen Tingkat Menengah

• Pengendalian Manajemen adalah kegiatan manajemen tingkat menengah

• Sistem untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

• Tactical Level menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil.

• Sifatnya jangka pendek (± 1 tahun)• Proses pengendalian manajemen terdiri dari:

- tahapan pembuatan program kerja (programming)- penyusunan anggaran (budgeting) - pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement)

- pelaporan dan analisis (reporting and analysis)

9

Manajemen Tingkat Bawah

• Pengendalian operasi adalah kegiatan manajemen tingkat bawah.

• Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

• Merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen

• Pengendalian operasi dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

10

Tipe Keputusan Manajemen • Pengambilan keputusan (decision making) adalah

tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran

• Tipe-tipenya:1. Keputusan terprogram (programmed decision)

atau keputusan terstruktur (structured decision)

2. Keputusan setengah terprogram (semi-programmeddecision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision)

3. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (unstructured decision)

11

1. Keputusan Tidak Terstruktur

• Adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi.

• Keputusan ini diambil oleh Manajemen Tingkat Atas

• Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.

• Informasi yang didapat biasanya tidak mudah tersedia dan berasal dari lingkungan luar.

• Contoh, keputusan bergabung dengan perusahaan lain.

12

2. Keputusan Setengah Terstruktur

• Adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang, dan sebagian tidak terstruktur.

• Membutuhkan perhitungan serta analisis terperinci.

• Dilakukan oleh manajemen tingkat menengah• Contoh:

- keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih.

- keputusan alokasi dana promosi

13

3. Keputusan Terstruktur

• Adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin sehingga dapat diprogram.

• Dilakukan oleh manajemen tingkat bawah.

• Contoh:- keputusan membeli barang- penagihan piutang, dll

14

Tipe Informasi

Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada

manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam

organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan

tindakan yang diambil.

15

Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda untuk

tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu:

1. Informasi pengumpulan data (scorekeepinginformation)

2. Informasi pengarahan perhatian (attentiondirecting information)

3. Informasi pemecahan masalah (problemsolving information)

16

1. Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information)

Merupakan informasi yang berupaakumulasi atau pengumpulan data untukmenjawab pertanyaan:“Apakah Saya sudah mengerjakannyadengan baik atau belum?”

Informasi ini berguna bagi manajer bawahuntuk mengevaluasi kinerja- kinerjapersonilnya.

17

2. Informasi Pengarahan Perhatian (Attention Directing Information)

Merupakan informasi untuk membantu manajemen Memusatkan perhatian pada masalah-masalah yangmenyimpang, ketidakberesan,ketidakefisienan dankesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan:

“Permasalahan apakah yang seharusnya Saya amati?”

Informasi ini akan membantu manajemen menengahuntuk melihat penyimpangan-penyimpangan yangterjadi.

18

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Merupakan informasi utk membantu manajer atasmengambil keputusan memecahkanpermasalahan yg dihadapinya. Informasi ini utkmenjawab pertanyaan:“Manakah yang terbaik dari beberapa caramelakukan pekerjaan?”

Problem solving dihubungkan dengan keputusankeputusan yang tidak berulang-ulang serta situasiyang membutuhkan analisis yang dilakukan olehmanajemen tingkat atas.

19

Bagan Tipe Informasi

Manajemen Tingkat

Atas

Manajemen Tingkat

Menengah

Manajemen Tingkat Bawah

Perencanaan Strategi

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Operasi

InformasiPemecahan

Masalah

InformasiPengarahan

Perhatian

Informasi Pengumpulan

Data

Tipe Kegiatan Manajemen:

Tipe Informasi:

20

KARAKTERISTIK INFORMASI

1. Kepadatan Informasi2. Luas Informasi3. Frekuensi Informasi4. Skedul Informasi5. Waktu Informasi6. Akses Informasi7. Sumber Informasi

• Misal kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi

informasinya, skedul informasinya, waktu informasinya, akses

informasinya dan sumber informasinya.

1. Tersaring, padat

2. Luas

3. Ad Hoc, tidak rutin

4. Tidak terskedul

5. Masa depan,

prediksi

6. On-line

7. Eksternal

1. Terinci, tidak

padat

2. Terfokus

3. Rutin

4. Terskedul, periodik

5. Historis

6. Off-line

7. Internal

Perencanaan

strategi

Pengendalan

manajemen

Pengendalian

operasi

manajemen

tingkat

atas

manajemen

tingkat

menengah

manajemen

tingkat

bawah

Informasi

pemecahan

masalah

Informasi

pengarahan

perhatian

Informasi

pengumpulan

data

Sistem Teknologi Informasi BAB 3 – Copyright By Jogiyanto HM

KARAKTERISTIK INFORMASI (lanj.)

22

1. Kepadatan Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Terperinci– Kurang padatKarena terutama digunakan utk pengendalian operasi

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Informasi yang tersaring (terfilter)– Lebih ringkas dan padat

23

2. Luas Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Terfokus pada suatu masalah tertentu.• Karena digunakan oleh manajemen tingkat

bawah yang mempunyai tugas yang khusus

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Membutuhkan informasi dengan karakteristik

yang semakin luas.• Karena manajemen tingkat atas berhubungan

dengan masalah yang luas.

24

3. Frekuensi Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin.• Karena tugas manajemen tingkat bawah bersifat

terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu.

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Frekuensinya tidak rutin atau ad hoc (mendadak)

• Karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.

25

4. Skedul Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas dan periodik.

• Karena digunakan manajemen tingkat bawah yang mempunyai tugas terstruktur.

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Skedul informasinya adalah tdk terskedul.

• Karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan keputusan tidak terstruktur.

26

5.Waktu Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis.Krn manajemen tingkat bawah di dlm pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi.

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Waktu informasinya lebih ke masa depan yang berupa

informasi prediksi.Karena digunakan oleh manajemen tingkat atas utkpengambilan keputusan strategis yang menyangkut nilai masa depan.

27

6. Akses Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Akses informasinya tidak secara on-line tetapi off-line.

Krn manajemen tgkt bawah membutuhkan informasi secara periodik (periodenya jelas) dan berulang-ulang, shg bagiansistem informasi dpt memberikan informasinya secara periodik.

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Akses informasinya secara on-line.

Karena periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas, shgmanajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun mrk membutuhkannya.

28

7. Sumber Informasi• Manajemen tingkat bawah

– Sumber informasi yang dibutuhkan adalah informasi internal perusahaan sendiri.

Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan.

• Manajemen tingkat menengah dan atas– Sumber informasi yang dibutuhkan adalah informasi

eksternal perusahaan.Krn manajer-manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah-masalah strategi yang berhubungan dengan lingkungan luar.

Menurut Henry Mintzberg:

Peran manajer Sistem Informasi

Peran interpersonalFigurehead

Leader

LiaisonPeran informasiNerve centerDisseminator

SpokesmanPeran keputusanEnterpreneurDisturbance handlerResource allocatorNegotiator

Sistem informasi eksekutif, sistem informasimanajemenSistem informasi eksekutif, sistem informasimanajemenSistem otomatisasi kantor

Sistem informasi manajemenSistem otomatisasi kantor (e-mail, web-site)Sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemenSistem informasi manajemenDecision support system (DSS)Sistem informasi manajemen

Sistem Teknologi Informasi BAB 3 – Copyright By Jogiyanto HM

Peran Manajer

Menurut Henry Mintzberg1. Peran Interpersonal, peran hubungan

personal dapat terdiri dari :– figur kepala (figur head) : manajer mewakili

organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi.– pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi,

mengendalikan, memotivasi, dan mendukungbawahan-bawahannya.

– penghubung (liaison) : manajer menghubungkanpersonal2 di semua tingkatan manajemen.

Penjelasan Peran Manajemen

2. Peran Informational: Peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi.

Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3. Peran Decisional (Keputusan):Yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber-sumber daya organisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

• Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitasdalam proses pengambilan keputusan : 1. Intelligence : Pengumpulan informasi untuk

mengidentifikasikan permasalahan.2. Design : Tahap perancangan solusi dalam

bentuk alternatif2 pemecahan masalah.3. Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg

disediakan.4. Implementation : Tahap melaksanakan keputusan

dan melaporkan hasilnya.

TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi

2. Analisis alternatif danalokasi sumber2 daya

3. Perumusan kebijaksanaan

4. Kaji ulang menyeluruhdan evaluasi

5. Penyelesaian masalah-masalah kritis

6. Kegiatan-kegiatanrapat dan kepemim

pinan.1. Pengawasan angsung2. Kaji ulang terperinci dan operasi3. Pengawasan operasi4. Penanganan

masalah-masalahpersonil

1. Tidak berulang-ulang2. Tidak terprogram3. Tidak terstruktur4. Tidak mudah iprediksi

5 . Informasi tidak mudah tersedia

.

1. Pengawasan langsung2. Terprogram3. Terstruktur4. Mudah diprediksi5. Informasi umumnya

mudah tersedia

1. Tersaring, padat2. Luas

3. Ad Hoc, tidak rutin4. Tidak terskedul

5. Masa depan, prediksi6. On-line

7. Eksternal

1. Terinci, tidak padat

2. Terfokus3. Rutin4. Terskedul, periodik5. Historis6. Off-line7. Internal

sistem informasi akuntansiSi

stem

Info

rmas

i Pem

asar

an

Sist

em In

form

asi P

rodu

ksi

Sist

em In

form

asi K

euan

gan

Sist

em In

form

asi

Sum

ber D

aya

man

usia

Fung

si K

euan

gan

Fung

si p

emas

aran

Fung

si P

rodu

ksi

Fung

si S

DM

(EIS)

DSS, GSS GIS,ES,ANN

TPS, ERP,PCS

Offi

ce A

utom

atio

n Sy

stem

(AO

S)

PerencanaanStrategi

PengendalianManajemen

Pengen-dalian

Operasi

InformasiPemecahan

Masalah

InformasiPengarahanPerhatian

InformasiPengumpulan

Data

Kerangka Kerja Sistem Teknologi Informasi di Organisasi

Karakteristik KeputusanManajemen

Karekteristik KegiatanManajemen

Tipe KegiatanManajemen

TipeInformasi

KarakteristikInformasi

Sistem Teknologi Informasi BAB 3 – Copyright By Jogiyanto HM