PERSATUAN PELAJAR INDONESIA JEPANG

KOMISI SATUAN CHIBA TAHUN 2018 / 2019

1

PEMBUKAAN

Persatuan Pelajar Indonesia Jepang, Komisi Satuan Chiba (PPI Chiba) adalah badan organisasi yang

mewadahi kegiatan pelajar Indonesia yang sedang belajar di daerah Prefektur Chiba, Negara Jepang.

Atas pemikiran dari kepengurusan bahwa dalam melakukan kegiatan dan program kerjanya, PPI Chiba

ada baiknya memiliki pedoman dasar agar semua bisa berjalan dengan lancar dan menurut dengan

hukum serta ketentuan yang ada di sekitar. Oleh karenanya, dibuatkanlah Anggaran Dasar dan Anggaran

Rumah Tangga (AD-ART) untuk memudahkan hal-hal tersebut.

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD-ART) ini dibuat berdasarkan dengan kebutuhan

organisasi PPI Chiba, oleh kepengurusan, untuk semua lapisan masyarakat yang terlibat dalam kegiatan.

AD-ART dibuat dengan tujuan agar menjadi pedoman dalam penjalanan program kerja, sehingga

diharapkan agar program dapat dimengerti oleh anggota dan menghasilkan kelancaran dari setiap

kegiatan.

Dalam pembuatannya, AD-ART disetujui oleh Dewan Penasehat sebagai perwakilan dari anggota

yang bertugas mengontrol kegiatan yang diadministrasi oleh para pengurus. AD-ART bisa dimodifikasi

(diamandemen) untuk menyesuaikan kebutuhan zaman, jumlah anggota yang ada, maupun perubahan

hukum/ peraturan di lingkungan sekitar.

Kami selaku pengurus menyadari bahwa AD-ART tak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya

sinergi antara pengurus, anggota, dan lapisan lainnya (alumni dan non-anggota). Oleh karena itu, kami

mengharapkan agar semua bisa memahami dan menjalankan peraturan yang telah dibuat dengan

sebaik-baiknya. Tak lupa, kami juga mengharapkan saran dan kritik dari semua kalangan demi kemajuan

PPI Chiba ke depannya.

Chiba, 16 April 2018

Ketua Periode XXVI (2018-2019)

Muhammad Rizky Aprilla Saputra

2

ANGGARAN DASAR

BAB I

KEORGANISASIAN

Pasal 1

Keorganisasian PPI Chiba

1) Persatuan Pelajar Indonesia Jepang - Komisi Satuan Chiba (disingkat menjadi PPI Chiba) adalah

perkumpulan pelajar Indonesia yang sedang belajar di daerah Prefektur Chiba, Jepang.

2) PPI Chiba secara organisasi menghimpun pelajar Indonesia untuk melakukan kegiatan yang bermanfaat

luas bagi masyarakat Indonesia dan dapat mempererat tali persaudaraan antara Indonesia dan Jepang.

Pasal 2

Posisi PPI Chiba secara Keorganisasian Global

1) PPI Chiba secara berurutan berada di bawah naungan PPI Korda Kanto, PPI Jepang, dan PPI Dunia.

2) PPI Chiba berhak untuk melaksanakan program kerja sama dengan PPI Korda Kanto, PPI Jepang, dan PPI

Dunia dan berkewajiban melaksanakannya dengan koordinasi dan komunikasi yang baik.

3) PPI Chiba dalam pelaksanaannya berpedoman atas keamanan dan perdamaian dunia, serta anggotanya

memiliki kewajiban untuk berpartisipasi menjunjung tinggi nilai-nilai tersebut dengan penuh rasa

tanggung jawab.

Pasal 3

Lambang dan Penggunaan Lambang

1) Lambang PPI Chiba yang resmi adalah seperti yang tercantum di bawah ini.

3

2) Penggunaan lambang PPI Chiba dibebaskan dalam penggunaan internal PPI Chiba, namun terbatas ketika

digunakan ketika kegiatan eksternal PPI Chiba.

3) Izin penggunaan dalam lingkung eksternal organisasi diwajibkan dengan melalui minimal 1 (satu) orang

dari Badan Pengurus Harian.

4) Dalam keadaan tertentu (misal, program kerjasama), PPI Chiba menggunakan lambang organisasi lain.

Penggunaan lambang organisasi lain wajib melalui izin dari perwakilan dari organisasi bersangkutan, dan

penggunaannya wajib diketahui pula oleh minimal 1 (satu) orang dari Badan Pengurus Harian.

5) Perubahan desain lambang dapat dilakukan dengan persetujuan Dewan Penasehat dan Badan Pengurus

Harian.

BAB II

KEANGGOTAAN

Pasal 4

Keanggotaan

1) Anggota PPI Chiba adalah semua pelajar yang merupakan keturunan dari orang Indonesia dan atau

pernah menetap di Indonesia, yang saat ini sedang aktif belajar di daerah Prefektur Chiba, Jepang.

2) Semua individu yang tidak memenuhi persyaratan yang tercantum dalam ayat 1 tidak dapat menjadi

anggota PPI Chiba.

3) Anggota yang sudah lulus dari badan pendidikan yang terletak di Chiba kehilangan hak dan kewajiban

sebagai anggota, tapi tergantikan menjadi hak dan kewajiban sebagai alumni PPI Chiba.

Pasal 5

Hak Anggota PPI Chiba

1) Anggota PPI Chiba memiliki hak untuk mengikuti acara dan kegiatan yang diselenggarakan oleh PPI Chiba.

2) Anggota PPI Chiba secara sekaligus terdaftar menjadi anggota dari PPI Korda Kanto, PPI Jepang, dan PPI

Dunia, dan berhak ikut andil bagian dalam segala kegiatan dari organisasi-organisasi yang telah

disebutkan.

3) Anggota PPI Chiba memiliki hak untuk memberi saran, kritik, dan pendapat yang bersifat membangun

untuk keberlangsungan PPI Chiba, dan berhak pula atas follow-up pengurus atas saran yang telah

dikemukakan.

4) Anggota PPI Chiba berhak atas ketransparan beberapa macam data yang hendaknya dipublikasikan dalam

lingkup internal maupun eksternal organisasi.

4

Pasal 6

Kewajiban Anggota PPI Chiba

1) Mengacu pada pasal 2 ayat 3, anggota PPI Chiba berkewajiban untuk menjunjung tinggi nilai keamanan

dan perdamaian dunia dalam mengikuti kegiatan yang diselenggarakan oleh PPI Chiba.

2) Anggota PPI Chiba berkewajiban untuk menuruti hukum dan peraturan yang berlaku di lingkungan negara

Indonesia dan Jepang (termasuk peraturan dari badan pendidikan), serta bersedia menerima hukuman

dan konsekuensi apabila melanggarnya.

3) Anggota PPI Chiba berkewajiban untuk melaksanakan aturan yang tertuang dalam Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga yang berlaku pada saat individu menjadi anggota.

4) Anggota PPI Chiba berkewajiban untuk menjaga nama baik Negara Republik Indonesia dengan tidak

melakukan hal tidak senonoh yang menyangkut nama negara.

5) Anggota PPI Chiba berkewajiban untuk menjaga nama baik organisasi PPI Chiba, PPI Korda Kanto, PPI

Jepang, dan PPI Dunia dalam segala kesempatan.

6) Anggota PPI Chiba berkewajiban untuk memelihara hubungan baik antar individu baik dalam lingkup

internal maupun eksternal organisasi, dan ketika ada masalah wajib menapaki cara kekeluargaan terlebih

dahulu sebelum hendak menyelesaikan secara ketentuan hukum yang berlaku.

7) Anggota PPI Chiba bertanggung jawab atas kerahasiaan data pribadi masing-masing individu.

BAB III

KEPENGURUSAN

Pasal 7

Kepengurusan PPI Chiba

1) PPI Chiba sebagai organisasi memiliki kepengurusan yang bertanggung jawab atas program kerja yang

hendak, sedang, maupun telah terlaksana.

2) Pengurus PPI Chiba merupakan anggota PPI Chiba yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk

melaksanakan program kerja yang dicanang pada suatu periode.

3) Kepengurusan PPI Chiba dibagi menjadi 3 bagian besar, yaitu dewan penasehat, badan pengurus harian,

dan kedivisian.

Pasal 8

Dewan Penasehat

1) PPI Chiba memiliki dewan penasehat yang memiliki wewenang tertinggi dalam pengawasan dan evaluasi

terhadap berlangsungnya kepengurusan suatu periode.

2) Dewan penasehat terdiri dari 3-5 orang yang dalam pembentukannya didasarkan dari pemilihan dan

kesediaan bersama dari anggota lain.

5

3) Dewan penasehat melakukan pengawasan akan keberlangsungan kepengurusan agar bisa tetap dalam

jalur yang dibenarkan.

Pasal 9

Badan Pengurus Harian

1) Badan pengurus harian terdiri dari ketua, wakil ketua, sekretaris, dan bendahara. Dalam kasus khusus,

dapat disertai dengan wakil sekretaris dan wakil bendahara.

2) PPI Chiba dipimpin oleh seorang ketua yang memiliki tanggung jawab atas berlangsungnya seluruh

program kerja yang hendak, sedang, dan telah terlaksana.

3) Ketua PPI Chiba dipilih dari anggota PPI Chiba yang berdasarkan dari persyaratan yang dikemukakan oleh

dewan komisi pemilihan umum pada periode tertentu.

4) Ketua PPI Chiba apabila tidak bisa melakukan tugas dalam masa tertentu, diwakilkan oleh wakil ketua.

5) Sekretaris bertanggung jawab atas notulen rapat, dokumentasi, perizinan, dan korespondensi surat.

Dalam kasus khusus, dibantu oleh wakil sekretaris (apabila ada).

6) Bendahara bertanggung jawab atas penagihan dana kas, administrasi dana kas, administrasi dana abadi,

dan penggalangan dana yang cakupannya internal maupun eksternal organisasi. Dalam kasus khusus,

dibantu oleh wakil bendahara (apabila ada).

Pasal 10

Kedivisian

1) Kedivisian berada di bawah naungan badan pengurus harian, dan dibagi berdasarkan kebidangan serta

karakteristik dari masing-masing bidang.

2) Jumlah dan jenis divisi dapat berubah, tergantung dari kebutuhan dan jumlah pengurus yang ada.

3) Kedivisian bertanggung jawab atas pelaksanaan program kerja yang dalam pelaksanaannya dibagi

berdasarkan karakteristik dari masing-masing bidang divisi.

4) Masing-masing divisi diketuai oleh ketua divisi, dan dalam kerjanya dibantu oleh anggota divisi dan atau

individu dari divisi lain.

Pasal 11

Masa Jabatan dan Pergantian Kepengurusan

1) Masa jabatan untuk satu periode kepengurusan adalah kurang lebih 1 (satu) tahun.

2) Pergantian kepengurusan pada umumnya dilakukan 1 (satu) tahun sekali, yaitu sekitar bulan Februari

sampai dengan April.

3) Hak untuk menyusun kepengurusan ada di tangan ketua terpilih pada suatu periode dengan persetujuan

antara dewan penasehat dan individu pengurus terpilih.

6

Pasal 12

Pemilihan Ketua

1) Ketua dipilih melalui pemilihan umum yang dilaksanakan sebelum bergantinya masa kepengurusan.

2) Pemilihan umum diprakarsai oleh dewan pelaksana dibantu oleh kepengurusan petahana.

3) Calon ketua akan dipilih oleh dewan pelaksana berdasarkan penilaian dan opini anggota.

4) Calon ketua dipilih atas syarat, yakni sebagai berikut:

Warga Negara Indonesia

Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

Sehat jasmani dan rohani.

Mahasiswa S1, S2 atau S3 yang sedang aktif di sebuah universitas di prefecture Chiba dan masih

akan tinggal minimal satu tahun lagi sejak Maret 2018.

Menyatakan kesediannya menjadi ketua PPI Chiba.

Cakap, jujur, dapat dipercaya, dan bertanggung jawab.

Memiliki integritas moral dan komitmen yang tinggi.

Mampu bersosialisasi dan bersinergi dengan seluruh anggota PPI Chiba.

5) Pemilih dalam pemilihan umum adalah anggota PPI Chiba.

6) Calon ketua dengan suara terbanyak pada pemilihan umum akan ditunjuk untuk menjadi ketua pada

kepengurusan selanjutnya.

7) Untuk penyelesaian hal-hal tak terduga dalam pemilihan umum, kuasa tertinggi dipegang oleh dewan

penasehat.

Pasal 13

Pengalihan dan Pencopotan Jabatan Pengurus

1) Pengalihan dan pencopotan jabatan dari seorang pengurus dapat dilakukan atas keputusan individu

ataupun organisasi, yang didasari dari kejadian dan atau kondisi pada masa tertentu.

2) Pengalihan dan pencopotan jabatan pengurus dilakukan dengan memikirkan pengganti dan atau solusi

dari kosongnya jabatan yang ditinggalkan.

BAB IV

PROGRAM KERJA BESERTA STATUS ANGGOTA, ALUMNI, DAN NON-ANGGOTA DI DALAMNYA

Pasal 14

Program Kerja

1) Setiap kepengurusan wajib mencanangkan program kerja yang hendak dilaksanakan pada suatu periode.

7

2) Jenis dan jumlah program kerja disesuaikan dengan visi dan misi organisasi pada masa tertentu serta

jumlah sumber daya yang ada.

3) Program kerja dilaksanakan dengan mengacu aturan yang tercantum dalam AD-ART PPI Chiba.

Pasal 15

Anggota dan Pengurus dalam Program Kerja

1) Anggota berhak untuk mengikuti acara atau program kerja PPI Chiba di mana anggota diperbolehkan

untuk ambil andil di dalamnya.

2) Pengurus berkewajiban untuk mengkoordinir acara atau program kerja agar bisa berlangsung secara baik

dan tertib.

3) Pengurus berhak untuk mengikuti bagian dari acara program kerja selayaknya anggota, dengan izin dari

ketua, ketua pelaksana acara atau penanggung jawab acara.

Pasal 16

Alumni dan Haknya dalam Program Kerja

1) Alumni dari PPI Chiba adalah mantan anggota PPI Chiba yang sudah lulus atau keluar dari institusi

pendidikan yang berada di Prefektur Chiba.

2) Alumni berhak untuk mengikuti acara atau program kerja di mana alumni diperbolehkan untuk ambil andil

di dalamnya.

3) Dalam kasus tertentu, alumni tidak bisa dianggap layaknya anggota seperti biasanya yang dikarenakan

aturan dari lembaga pendidikan, kepengurusan, dan lain-lain. Namun, pengurus berkewajiban untuk

memikirkan posisi alumni dalam acara atau program kerja agar bisa berjalan sebagaimana mestinya.

Pasal 17

Non-Anggota dan Haknya dalam Program Kerja

1) Non-anggota adalah individu yang merupakan bukan anggota dan alumni dari PPI Chiba.

2) Non-anggota memiliki hak terbatas untuk mengikuti acara dan program kerja, namun berhak untuk

mengikutinya di mana tidak ada batasan individu di dalamnya.

8

BAB V

AMANDEMEN

Pasal 18

Amandemen Anggaran Dasar (AD)

1) Amandemen anggaran dasar (AD) dilaksanakan apabila AD yang tercantum tidak atau kurang

mencerminkan visi dan misi PPI Chiba pada masa tertentu.

2) Amandemen AD dilakukan dengan mengajukan rancangan AD kepada dewan penasehat dan badan

pengurus harian, dan baru sah setelah mendapat izin dari kedua badan tersebut.

3) Amandemen AD dilakukan maksimal 1 (satu) kali dalam setahun.

9

ANGGARAN RUMAH TANGGA

BAB I

KEGIATAN

Pasal 1

Kegiatan dan Program Kerja

1) Kegiatan yang mengatasnamakan PPI Chiba hendaknya merupakan program kerja dari kepengurusan

terjabat.

2) Kegiatan dilaksanakan berdasarkan AD-ART.

Pasal 2

Logistik dan Pembiayaan

1) Kebutuhan logistik dari kegiatan PPI Chiba pada umumnya ditanggung oleh dana kas yang dikumpulkan

dari anggota.

2) Pembelian logistik acara hendaknya dilakukan dengan pertimbangan ketepatan fungsi, jumlah, dan harga

untuk menghindari terbuangnya sumber daya.

Pasal 3

Peserta Kegiatan

1) Peserta kegiatan ditentukan persyaratannya oleh kepengurusan terjabat. Pembatasan kriteria peserta

dipertimbangkan berdasarkan jenis acara dan jumlah sumber daya.

2) Kegiatan PPI Chiba yang bersifat terbuka untuk umum boleh diikuti oleh siapa saja (anggota, alumni, dan

non-anggota).

3) Peserta kegiatan memiliki kewajiban untuk mengikuti acara dengan bertanggung jawab dan menaati

hukum/ aturan yang berada di lingkungan dan negara acara berlangsung.

10

BAB II

DANA ORGANISASI

Pasal 4

Dana Kas

1) Dana kas adalah dana yang dikumpulkan dari anggota maupun usaha organisasi, yang kemudian

digunakan dalam pelaksanaan acara dan program PPI Chiba.

2) Anggota berkewajiban untuk membayar uang kas, yang nominalnya berdasarkan dari kesepakatan yang

ada pada kepengurusan terjabat.

3) Keluarga dari anggota PPI Chiba tidak diwajibkan untuk membayar dana kas.

4) Apabila dalam satu keluarga terdapat lebih dari satu orang anggota PPI Chiba (yang merupakan pelajar),

hanya 1 (satu) orang yang dibebankan kewajiban membayar dana kas.

5) Bendahara bertanggung jawab dalam pengumpulan dan administrasi dana kas.

6) Penggunaan dana kas berada dibawah izin badan pengurus harian.

7) Reimbursement dana pribadi yang digunakan untuk keperluan organisasi, dilakukan dengan melampirkan

bukti pembelian kepada bendahara.

8) Reimbursement tanpa bukti pembelian dapat dikabulkan dengan syarat dan ketentuan yang berlaku pada

kepengurusan terjabat.

Pasal 5

Dana Abadi

1) Dana abadi adalah dana yang berasal dari sumbangan anggota maupun usaha organisasi, yang kemudian

digunakan untuk keperluan anggota yang bersifat darurat.

2) Bendahara bertanggung jawab dalam administrasi dana abadi.

3) Anggota yang tidak atau belum membayar uang kas pada tahun terbaru, tidak memiliki akses menuju

dana abadi.

4) Akses individu menuju dana abadi mulai aktif terhitung 2 (dua) minggu setelah individu tersebut melunasi

uang kas pada tahun tersebut.

5) Dana abadi bersifat pinjaman dan wajib dikembalikan oleh anggota bersangkutan selama masih berada di

Jepang.

6) Pihak pengurus berhak untuk menagih dana abadi yang terpakai.

7) Pelanggaran terhadap dana abadi akan dilapor ke pihak berwajib dan dapat dijatuhi perlakuan

berdasarkan hukum yang berlaku di negara Jepang dan atau Indonesia.

11

Pasal 6

Dana Bantuan

1) Dana bantuan adalah dana yang terpisah dari dana kas dan dana abadi, yang digunakan untuk keperluan

internal (misal untuk dana berkabung) dan atau eksternal (misal untuk penggalangan dana bantuan

bencana) organisasi.

2) Dana bantuan dalam penggunaannya tidak boleh dicampur dengan dana kas dan dana abadi.

3) Bendahara bertanggung jawab dalam pengumpulan dan penyaluran dana bantuan.

BAB III

AMANDEMEN

Pasal 7

Amandemen Anggaran Rumah Tangga (ART)

1) Amandemen anggaran rumah tangga (ART) dilaksanakan apabila ART yang tercantum tidak atau kurang

mencerminkan visi dan misi PPI Chiba pada masa tertentu.

2) Amandemen ART dilakukan dengan mengajukan rancangan AD kepada dewan penasehat dan badan

pengurus harian, dan baru sah setelah mendapat izin dari kedua badan tersebut.

3) Amandemen ART dilakukan maksimal 1 (satu) kali dalam periode 3 (tiga) bulan.

12

PENUTUP

Sekian AD-ART PPI Chiba. Semoga dengan adanya AD-ART ini, kegiatan PPI Chiba dapat

berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan target yang dicapai.

Ttd.

Ketua Periode XXVI (2018-2019)

Muhammad Rizky Aprilla Saputra