PERENCANAAN TENAGA KERJA
description
Transcript of PERENCANAAN TENAGA KERJA
PERENCANAAN TENAGA KERJA Human Resource Planning (HRP) Manpower Planning
Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).
Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja yang terampil, berkemampuan dan berpengalaman, sehingga : * Memungkinkan dept. Personalia menarik t.k yang tepat pada waktu yang tepat (fungsi staffing).* Meningkatkan efisiensi.
Manfaat dari HRP Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan
efektif Menselaraskan aktivitas-aktivitas management
personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien
Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis
Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya
Mengkoordinir program-program management personalia yang berbeda-beda
Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-planning”)
Meningkatkan kepuasan kerja
Penyebab timbulnya permintaan t.k. : External challenges :
- Economic, sosial, technology, competitors Organizational decisions
- Strategic plans, budgets, sales and production, forecast
Work-force factors- Retirement, resignations, terminations, deaths, level of absence
Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :Strategic management
decisions
Human resource supply:- Existing- Future
Human resource demand:- Future- Annual
Analisa kesenjangan
Kesenjangan kualitas
- realokasi / replacement- pendidikan / latihan
- lembur- rekruitmen- berhenti sementara- PHK- pensiun dini
Kesenjangan jumlah
Analisis “supply” tenaga kerja : Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan Analisis supply harus memperhatikan periode
perencanaanAnalisis “demand” tenaga kerja : Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga
kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek, menengah, panjang)
Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis (internal & eksternal), meliputi :- perluasan / penciutan perusahaan- diversifikasi produk- perluasan pasar- kebijakan padat modal / padat karya- rencana investasi, dan lain-lain
Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan : Internal :
- tujuan perusahaan- kondisi keuangan perusahaan- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain
Eksternal :- situasi dan kondisi tenaga kerja- peramalan pasar- perkembangan iptek- peraturan pemerintah- situasi perekonomian, politik dan lain-lain
Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja
dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.
Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :1. Analisis Beban Kerja
a. Pengalaman di masa lalub. Perhitungan kuantitatif
2. Analisis Tenaga Kerjaa. Absenteeism Rateb. Turnover Rate
1. Analisis Beban Kerja (Work load)
mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)
Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan Rp. 5.000.000 5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur Rp. 5.000.000 / minggu, artinya tambahan tenaga kerja 5 orang
PERAMALAN, dapat dilakukan a.l. melalui :
b. Perhitungan KuantitatifMisalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang. Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang
= 1.980 jam – orangJika 1 orang bekerja 180 jam per bulan Kebutuhan tenaga kerja per bulan :
1.980 / 180 = 11 orang
2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.
Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowanceApakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?“Ya” sangat riskan perlu allowance
a. Absenteeism RateAR = jumlah orang – hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja
Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk. Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.
b. Turn Over Rate- Accesions (penambahan tenaga kerja : Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Separations (Pengurangan tenaga kerja) : Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Jumlah tenaga kerja rata-rata : Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode
2
Turn-over juga berpengaruh terhadadap : Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring
cost”) Ongkos rekrutment dan seleksi “Over-paying” Tingginya tingkat kecelakaan kerja Menurunnya jumlah produksi pada masa
transisi Tidak efisiennya pemanfaatan mesin /
peralatan pada masa transisi Banyaknya “scrap” dan “waste” pada
tenaga kerja baru
REKRUTMENAdalah proses mendapatkan dan menarik
pelamar (applicant) yang capable untuk dipekerjakan.
Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang paling sesuai “(cocok)” dengan persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.
“pencocokan” dua arah Perusahaan mencari tenaga kerja yangpaling cocok dengan tuntutan jabatan,dan sebaliknya tenaga kerja mencari pekerjaan yang paling cocok dengan kebutuhan, bakat, minat dan kemampuannya.
The hiring process :
Recruitment program
Sales forecast Job analysis
Work load
Work force analysis
Employee requisitionApplicants
Job description
Job specification
Screening devices
Application blanksReference checks
InterviewTest
Physical examination
Induction / orientation
The individual
The organization
Recruitment Process :
Human resource planning
Specific request of managers
Job opening identifed
Job analysis information
Manager’s comments
Job requirements
Methods of requirements
Satisfaction pool of recruits
Yang melakukan rekrutmen : Bagian Personalia (Bagian
Kepegawaian) Biro Jasa (Konsultan) Operating Managers Recruitment CommitteeSumber Tenaga Kerja : Sumber internal : promosi atau mutasi Sumber eksternal :
- newcomers- para penganggur- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak puas di tempat kerja tersebut- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja- pembajakan (tenaga kerja “qualified”)
Jika berasal dari “dalam perusahaan” : melihat catatan kepegawaian (Personnel record).
Jika berasal dari “luar perusahaan” :- cara informal- melihat arsip pencari kerja di Depnaker- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan sejenis- memasang iklan / advertensi- lain-lain : * computer matching service * internship (mahasiswa Kerja Praktek) * talent scouting (college/university recruiting) * special event recruiting (open-house ; job-fair)
Constraints on and challenge of recruitment Berasal dari organisasi / internal
1. Organizational pilicies - promote from within pilicies - compensation policies - employment status policies (part time, temporary employees; full time)2. Human resource plans3. Job requirements4. Costs5. Affirmative action plans
Berasal dari recruiter- recruiter habits
Berasal dari lingkungan eksternal- leading economic indications- want ads-index- laws / hukum
Channel of recruitment :1. Walk-ins and write-ins 2. Employee refferals3. Advertising4. State employment security agencies5. Private placement agencies6. Professional search firms7. Educational institutions8. Labor organizations9. Military operations10. Government-finded training program11. Temporary-help agencies12. Open house13. Leasing,; nepotism14. Departing employees, etc.
Pelaksanaan Rekrutmen :Hal-hal yang harus diperhatikan : Job requirements Kebijakan perusahaan (dana,
waktu, dll) Situasi dan kondisi pasar tenaga
kerja Kebijakan / peraturan
pemerintah Kebutuhan / harapan calon
tenaga kerja Citra perusahaan Dan lain-lain
JOB APPLICATION BLANKTujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruitsInformasi antara lain :1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain2. Employment status :
- posisi yang diinginkan- gaji yang diinginkan- status kerja (full / part time)- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain
3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus
4. Work history : past jobs5. Military background6. Membership, awards and hobbies7. References8. Signature