PERENCANAAN TENAGA KERJA

22
PERENCANAAN TENAGA KERJA Human Resource Planning (HRP) Manpower Planning Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).

description

PERENCANAAN TENAGA KERJA. Human Resource Planning (HRP) Manpower Planning Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah , kualifikasi, maupun saatnya (“timing“). - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of PERENCANAAN TENAGA KERJA

Page 1: PERENCANAAN TENAGA KERJA

PERENCANAAN TENAGA KERJA Human Resource Planning (HRP) Manpower Planning

Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).

Page 2: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja yang terampil, berkemampuan dan berpengalaman, sehingga : * Memungkinkan dept. Personalia menarik t.k yang tepat pada waktu yang tepat (fungsi staffing).* Meningkatkan efisiensi.

Page 3: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Manfaat dari HRP Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan

efektif Menselaraskan aktivitas-aktivitas management

personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien

Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis

Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya

Mengkoordinir program-program management personalia yang berbeda-beda

Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-planning”)

Meningkatkan kepuasan kerja

Page 4: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Penyebab timbulnya permintaan t.k. : External challenges :

- Economic, sosial, technology, competitors Organizational decisions

- Strategic plans, budgets, sales and production, forecast

Work-force factors- Retirement, resignations, terminations, deaths, level of absence

Page 5: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :Strategic management

decisions

Human resource supply:- Existing- Future

Human resource demand:- Future- Annual

Analisa kesenjangan

Kesenjangan kualitas

- realokasi / replacement- pendidikan / latihan

- lembur- rekruitmen- berhenti sementara- PHK- pensiun dini

Kesenjangan jumlah

Page 6: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Analisis “supply” tenaga kerja : Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan Analisis supply harus memperhatikan periode

perencanaanAnalisis “demand” tenaga kerja : Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga

kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek, menengah, panjang)

Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis (internal & eksternal), meliputi :- perluasan / penciutan perusahaan- diversifikasi produk- perluasan pasar- kebijakan padat modal / padat karya- rencana investasi, dan lain-lain

Page 7: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan : Internal :

- tujuan perusahaan- kondisi keuangan perusahaan- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain

Eksternal :- situasi dan kondisi tenaga kerja- peramalan pasar- perkembangan iptek- peraturan pemerintah- situasi perekonomian, politik dan lain-lain

Page 8: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja

dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini

Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.

Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :1. Analisis Beban Kerja

a. Pengalaman di masa lalub. Perhitungan kuantitatif

2. Analisis Tenaga Kerjaa. Absenteeism Rateb. Turnover Rate

Page 9: PERENCANAAN TENAGA KERJA

1. Analisis Beban Kerja (Work load)

mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done)

Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :a.1. Pengalaman di masa lalu

Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan Rp. 5.000.000 5 orang

a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur Rp. 5.000.000 / minggu, artinya tambahan tenaga kerja 5 orang

PERAMALAN, dapat dilakukan a.l. melalui :

Page 10: PERENCANAAN TENAGA KERJA

b. Perhitungan KuantitatifMisalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang. Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang

= 1.980 jam – orangJika 1 orang bekerja 180 jam per bulan Kebutuhan tenaga kerja per bulan :

1.980 / 180 = 11 orang

2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.

Page 11: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowanceApakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?“Ya” sangat riskan perlu allowance

a. Absenteeism RateAR = jumlah orang – hari absensi x 100%

jml. pekerja x jml. hari kerja

Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan :

9% x 11 tk = 1 tk. Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.

Page 12: PERENCANAAN TENAGA KERJA

b. Turn Over Rate- Accesions (penambahan tenaga kerja : Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%

jml. naker rata-rata

- Separations (Pengurangan tenaga kerja) : Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%

jml. naker rata-rata

- Jumlah tenaga kerja rata-rata : Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode

2

Page 13: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Turn-over juga berpengaruh terhadadap : Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring

cost”) Ongkos rekrutment dan seleksi “Over-paying” Tingginya tingkat kecelakaan kerja Menurunnya jumlah produksi pada masa

transisi Tidak efisiennya pemanfaatan mesin /

peralatan pada masa transisi Banyaknya “scrap” dan “waste” pada

tenaga kerja baru

Page 14: PERENCANAAN TENAGA KERJA

REKRUTMENAdalah proses mendapatkan dan menarik

pelamar (applicant) yang capable untuk dipekerjakan.

Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja yang paling sesuai “(cocok)” dengan persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.

“pencocokan” dua arah Perusahaan mencari tenaga kerja yangpaling cocok dengan tuntutan jabatan,dan sebaliknya tenaga kerja mencari pekerjaan yang paling cocok dengan kebutuhan, bakat, minat dan kemampuannya.

Page 15: PERENCANAAN TENAGA KERJA

The hiring process :

Recruitment program

Sales forecast Job analysis

Work load

Work force analysis

Employee requisitionApplicants

Job description

Job specification

Screening devices

Application blanksReference checks

InterviewTest

Physical examination

Induction / orientation

The individual

The organization

Page 16: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Recruitment Process :

Human resource planning

Specific request of managers

Job opening identifed

Job analysis information

Manager’s comments

Job requirements

Methods of requirements

Satisfaction pool of recruits

Page 17: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Yang melakukan rekrutmen : Bagian Personalia (Bagian

Kepegawaian) Biro Jasa (Konsultan) Operating Managers Recruitment CommitteeSumber Tenaga Kerja : Sumber internal : promosi atau mutasi Sumber eksternal :

- newcomers- para penganggur- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak puas di tempat kerja tersebut- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja- pembajakan (tenaga kerja “qualified”)

Page 18: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Jika berasal dari “dalam perusahaan” : melihat catatan kepegawaian (Personnel record).

Jika berasal dari “luar perusahaan” :- cara informal- melihat arsip pencari kerja di Depnaker- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan sejenis- memasang iklan / advertensi- lain-lain : * computer matching service * internship (mahasiswa Kerja Praktek) * talent scouting (college/university recruiting) * special event recruiting (open-house ; job-fair)

Page 19: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Constraints on and challenge of recruitment Berasal dari organisasi / internal

1. Organizational pilicies - promote from within pilicies - compensation policies - employment status policies (part time, temporary employees; full time)2. Human resource plans3. Job requirements4. Costs5. Affirmative action plans

Berasal dari recruiter- recruiter habits

Berasal dari lingkungan eksternal- leading economic indications- want ads-index- laws / hukum

Page 20: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Channel of recruitment :1. Walk-ins and write-ins 2. Employee refferals3. Advertising4. State employment security agencies5. Private placement agencies6. Professional search firms7. Educational institutions8. Labor organizations9. Military operations10. Government-finded training program11. Temporary-help agencies12. Open house13. Leasing,; nepotism14. Departing employees, etc.

Page 21: PERENCANAAN TENAGA KERJA

Pelaksanaan Rekrutmen :Hal-hal yang harus diperhatikan : Job requirements Kebijakan perusahaan (dana,

waktu, dll) Situasi dan kondisi pasar tenaga

kerja Kebijakan / peraturan

pemerintah Kebutuhan / harapan calon

tenaga kerja Citra perusahaan Dan lain-lain

Page 22: PERENCANAAN TENAGA KERJA

JOB APPLICATION BLANKTujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruitsInformasi antara lain :1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain2. Employment status :

- posisi yang diinginkan- gaji yang diinginkan- status kerja (full / part time)- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain

3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus

4. Work history : past jobs5. Military background6. Membership, awards and hobbies7. References8. Signature