PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN...

PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN MENGGUNAKAN ISO/FDIS 31000:2009 PADA PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA MALANG


Oleh :

Nama Mahasiswa : Antonius Gatot Yudo PNRP : 9108205309Pembimbing : Ir. Aris Tjahyanto, M. Kom.


Alur Penelitian

2

Kesimpulan

External Demand :Persaingan bisnis

Internal Demand :Membuat sistempengelolaan proyekyang lebih terstrukturberbasis risiko -menggunakanISO/FDIS 31000:2009

AnalisisKebutuhan

Perencanaan ProyekBerbasisRisiko

Perencanaan UmumIdentifikasi AktivitasManajemen RisikoAlokasi Sumber DayaPerencanaan Biaya

danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses

PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN MENGGUNAKAN ISO/FDIS 31000:2009 PADA PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA MALANG 3

Analisis Kebutuhan

Kebutuhan bisnis perusahaan :

Perusahaan ingin meningkatkan pelayanan dan pendapatan, dengan berjalannya waktumaka proses bisnis juga akan berkembang

Kebutuhan fungsional sistem :

Perlu dibangun sistem yang dinamis dan andal untuk mendukung perkembangan prosesbisnis perusahaan dalam pemetaan dan pengelolaan aset jaringan distribusi

Kebutuhan proyek :

• Berdasarkan kompleksitas dan kebutuhan fungsional sistem yang mendesak, waktuyang disediakan untuk pelaksanaan pekerjaan sangat singkat

• Berdasarkan penelusuran dan pengamatan, beberapa proyek Teknologi Informasisebelumnya menemui kegagalan karena pengelolaan proyek yang kurang matang danwaktu penyelesaian yang tidak jelas

• Mengurangi risiko


Alur Penelitian

4

Kesimpulan



AnalisisKebutuhan



danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Perencanaan ProyekPerencanaan Umum

Nama Proyek : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTAMADYA MALANG

Tanggal Mulai : 15 September 2010 Tanggal Selesai : 01 Maret 2011

Informasi Biaya : Biaya proyek diambil dari Anggaran PDAM Kotamadya Malang dengan perkiraan biaya sebesar 1,3 MilyarRupiah. Pembayaran biaya pelaksanaan pekerjaan dilakukan secara bertahap dengan sistem termjin.

Manajer Proyek : Agus S.

Pendahuluan :Rencana Induk (MasterPlan) memberikan arahan dalam bentuk Perspektip Tingkat Tinggi bagi PDAM Kotamadya Malang untuk merealisasikan dan mengatur Teknologi Informasi dalam setiap lingkungan bisnisnya. Berikutnya akan diberikanrekomendasi pada Arsitektur Teknologi Informasi yang selaras dengan best-practice dalam dunia industri dalammerealisasikan tujuan operasional dan keuangan. PDAM Kotamadya Malang memiliki visi sebuah lingkungan kerja dimanakebutuhan untuk menciptakan, merawat, dan mendistribusikan kertas kerja pada masing-masing departemen seminimalmungkin.



Proses bisnis harus diotomatisasikan menggunakan teknologi modern untuk dapat mengatur pertumbuhan instalasi asetjaringan teknik selama periode lima (5) tahun kedepan yang sesuai dengan harapan pelanggan. Di dalam visi ini jugatermasuk model komputerisasi informasi yang intelijen untuk seluruh perusahaan. Model informasi ini harusmengotomatisasi proses bisnis utama yang berhubungan dengan Keuangan, Administrasi, Logistik, Hukum & Humas, Sumber Daya Manusia, Hubungan Pelanggan, Perencanaan Teknis, Produksi, Distribusi, Perawatan, Penelitian danPengembangan, dan Satuan Pengawasan Internal.

Untuk sebuah Perusahaan Air efisiensi dari operasional aset distribusi adalah sebuah faktor utama yang dapat di kontrol, yang mempengaruhi biaya dan kehandalan layanan. Berikutnya ditunjukkan bagaimana Sistem Informasi PelayananPerusahaan Daerah Air Minum (SIPPDAM) memberikan kontribusi untuk meningkatkan efisiensi dari operasional fasilitasini. Suatu langkah besar dalam melakukan proses pengambilan keputusan secara keseluruhan.

Maksud dan Tujuan :SIMA PDAM Kotamadya Malang akan membuka banyak pintu peluang baru kemudahan bekerja dan berpengaruh positifterhadap banyak operasi kerja di seluruh departemen/bagian di PDAM Kotamadya Malang. Maksud dan tujuan sistem inisangat sederhana dan langsung:



• Peningkatan kecepatan proses bisnis, melalui pengurangan beberapa serah terima pekerjaan dan manajemen Work Order.

• Sistem Informasi yang terbentuk dengan pendataan dan pemetaan seluruh elemen jaringan fisik distribusi air yang adadapat mendukung kegiatan operasional bagian lain, dimana data-data yang ada di GIS dapat dikoneksi dandiintegrasikan ke bagian-bagian lain seperti Pelayanan Pelanggan, Perencanaan, Distribusi, Litbang, SCADA dan lain-lain.

• Mempermudah perencanaan pemasangan jaringan pipa baru dan relokasi jaringan fisik distribusi air.• Mempermudah pengawasan dan evaluasi kondisi jaringan dimana data yang dihasilkan dapat membantu dalam

penanganan kebocoran / Non Revenue Water (NRW), Pembuatan Area Baca Meter (ABM), penelusuran illegal connection dan Analisis Hidrolika.

• Berkurangnya pengulangan proses dan redundansi data.• Tercapainya Enterprise System – model fitur jaringan dan basis data yang dapat di akses secara luas dari semua

bagian/departemen.

Ruang Lingkup Proyek :1. Pengadaan Software GIS beserta license.2. Pembuatan Sistem Informasi dan Penataan Data Aset dilaksanakan di wilayah PDAM Kotamadya Malang dalam kurun

waktu 120 hari kerja.3. Menambahkan data baru selama proyek berjalan.



Tahapan :1. Pengadaan software GIS beserta License2. Membangun SIMA berbasis GIS3. Import data4. Validasi dan update data5. Mengimplementasikan SIMA ke dalam sistem organisasi dalam alur proses bisnis PDAM sehari-hari6. Memberikan pelatihan dan pendampingan kepada staf PDAM

Critical Success Factor :1. Core Smallworld GIS telah dikirim dan di---install maksimal 5 hari setelah penandatanganan kontrak.2. Object administrative sudah lengkap dan dapat ditampilkan.3. Object landbase sudah lengkap dan dapat ditampilkan.4. Object water network sudah lengkap dan dapat ditampilkan.5. Peta dasar dan photo udara sesuai dengan koordinat grid area.6. Work Order diterima dari dan di SIPPDAM dalam kurun waktu 5 menit.7. SIMA dapat memberikan keluaran berupa format data SHP untuk di-import ke dalam Synergee.



Stakeholder :Tiap-tiap anggota tim memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing yang harus dijalankan. Tugas dan tanggungjawab tersebut dapat dilihat pada tabel berikut :

Jabatan Pembagian TugasPimpinan proyek • Bertanggung jawab terhadap jalannya proyek

• Membuat perencanaan proyek serta pengawasan seluruh aktivitas eksekusi proyek

• Membuat/mengumpulkan dokumentasi proyek setelah selesai dilakukannya tahapan tertentu.

• Membuat laporan pertanggung jawaban setelah selesai tahap implementasi selesai.

• Memberikan pengarahan, teguran dan peringatan kepada anggota tim jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan proyek.

Counterpart Team • Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan.

• Memberi masukkan dan menjadi mediator bila terdapat kendala teknis, terutama antara pengembang dan pengguna.

Supervisor • Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan pembangunan SIMA dan pemetaan data pelanggan dan jaringan setiap harinya secara benar.

• Mengkoordinasi dan melaporkan data hasil survei dan data yang telah dientry kepada project manager.

• Melakukan asistensi hasil pekerjaan ke kantor PDAM secara berkala.

• Melakukan evaluasi kinerja koordinator IT dan koordinator Asset Mapping dalam melaksanakan tugasnya.

• Menyusun laporan akhir kegiatan survei Pembangunan SIMA di wilayah kerja masing-masing

Koordinator IT • Mengkoordinasikan data hasil migrasi kepada koordinator Asset Mapping untuk dilakukan pengecekan ke lapangan.

• Berkoordinasi dengan koordinator Asset Mapping dan Supervisor untuk menentukan target operasi survei.

• Melakukan evaluasi kinerja analis, programmer dan technical support dalam melaksanakan tugasnya.



Jabatan Pembagian TugasBusiness Analyst • Sebagai penghubung antara kepentingan bisnis dan kepentingan TI.

• Mengumpulkan informasi dan pendokumentasian awal.

• Membuat fungsi Business Requirement Management.

• Membuat dokumentasi terhadap perubahan alur bisnis.

System Analyst • Melakukan analisis dan perancangan data model menggunakan CASE Tools.

• Menentukan manifold dan perilaku hubungan antar object.

• Mempersiapkan database system.

• Memandu pelatihan user.

Programmer Utama • Membuat spesifikasi program utama.

• Membuat definisi struktur kelas

• Menjaga dan mengendalikan terjadinya hard changes terhadap aplikasi dan data model.

Programmer Pendukung • Melakukan perbaikan atas bug yang muncul.

• Melakukan Roll out untuk patch yang baru di-release.

• Membuat tools import data.

• Membuat modul sub-program.

• Membuat dokumentasi program..



Jabatan Pembagian TugasTechnical Support • Melakukan perawatan terhadap hardware dan software yang digunakan selama proyek Pembangunan SIMA berlangsung.

• Melakukan testing saat aplikasi SIMA selesai di develop.

• Memberikan arahan untuk user selama masa pelatihan dan pendampingan.

• Membuat materi manual book.

• Mencatat dan mengirimkan informasi kepada personil pembangunan SIMA bila menemukan bug pada aplikasi.

Koordinator Asset Mapping • Melakukan pengawasan entry data pelanggan dan jaringan kedalam sistem sesuai dengan hasil survei yang diperoleh.

• Membandingkan data yang telah diimport dengan kondisi data dari PDAM secara acak.

• Melaporkan adanya ketidaksesuaian data import dengan data awal PDAM kepada supervisor dan memberikan usulan solusinya.

• Berkoordinasi dengan koordinator IT dalam menangani data yang meragukan.

• Melaporkan data hasil entry kepada supervisor.

• Melakukan evaluasi kinerja GIS operator dalam melaksanakan tugasnya.

GIS Operator • Bertugas memasukkan data pelanggan dan jaringan kedalam aplikasi sistem database GIS sesuai dengan hasil servei.

• Melaporkan data hasil entry kepada koordinator Asset Mapping untuk melakukan pemeriksaan.

• Segera melaporkan ke validator jika menemukan data yang meragukan hasil survei.

Validator • Validator bertugas mengecek kevalidan data hasil import yang dianggap meragukan.

• Melakukan sampling ke lapangan secara berkala atau harian untuk memeriksa kevalidan data import.

• Melaporkan segala bentuk ketidaksesuaian data dengan faktor/realita yang ditemui di lapangan kepada koordinator Asset Mapping dan supervisor

secara tepat dan cepat.



Pengguna :

Name Position Role Contact InformationDudi B. Staf SIM PDAM Kota

MalangSebagai Administrator Aplikasi, mengawasi dan memastikan aplikasi dapat dijalankan dengan baik

[email protected]

Miyanto Staf bagian Pemasaran PDAM Kota Malang

Menerima permohonan penyambungan baru pelanggan [email protected]

Hendrik Staf bagian Perencanaan PDAM Kota Malang

Membuat perencanaan untuk setiappermintaan operasional untukperawatan, sambung baru, pengecekanmeter dan melakukan bukaan kembali.

[email protected]

Dewi Staf bagian Distribusi PDAM Kota Malang

Menangani semua aspek dari distribusi air dari transmisi utama sampai dengan sambungan ke rumah-rumah pelanggan

[email protected]

Sumedi Staf bagian Perawatan PDAM Kota Malang

Mengurusi kebocoran dan perintah kerja berdasarkan permintaan pelanggan [email protected]

Supranoto Staf bagian Produksi PDAM Kota Malang

Mengurusi semua aspek produksi air pada sumber [email protected]


AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

13





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Identifikasi AktivitasGant Chart


Identifikasi AktivitasNo. ID Nama Aktivitas Durasi Mulai Selesai

1 1 Pembangunan SIMA – Sign Off 105 days 15-Sep-2010 8-Feb-2011

2 5 Pembuatan Rencana Proyek (Project Plans) 2 days 17-Sep-2010 20-Sep-2010

3 8 Instalasi Core Smallworld GIS 2 days 17-Sep-2010 20-Sep-2010

4 9 Pengiriman dan Pemasangan License 1 day 20-Sep-2010 20-Sep-2010

5 12 Investigasi dan dokumen awal 10 days 16-Sep-2010 29-Sep-2010

6 15 Data Structure Analysis & Datamodel 45 days 20-Sep-2010 19-Nov-2010

7 106 Verifikasi dan Validasi Data 10 days 28-Dec-2010 10-Jan-2011

8 107 Pembangunan Water Application 21 days 13-Dec-2010 10-Jan-2011

9 151 Presentasi Aplikasi Pra UAT 2 days 10-Jan-2011 11-Jan-2011

10 207 Control Changes 94 days 21-Sep-2010 28-Jan-2011

11 153 Running Installation 2 days 12-Jan-2011 13-Jan-2011

12 155 User Training & Assistance 5 days 10-Jan-2011 14-Jan-2011

13 156 Final Acceptance Test 4 days 14-Jan-2011 19-Jan-2011

14 158 Evaluasi - Counterpart Team PDAM 81 days 8-Oct-2010 28-Jan-2011

15 210 Presentasi Final Project - BA Serah Terima 3 days 27-Jan-2011 4-Feb-2011

milestone


Identifikasi AktivitasWork Breakdown Structure


AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

18





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Manajemen RisikoIdentifikasi Risiko

No. Risiko1 Kebutuhan tidak terdefinisi dengan baik2 Estimasi waktu dan biaya yang rendah3 Tekanan user yang lebih besar dari yang diperkirakan4 Penggunaan ulang code yang lebih sedikit dari yang diharapkan5 Deadline yang diperketat atau Manager merubah keadaan6 Hilangnya Pendanaan7 Teknologi tidak sesuai dengan harapan8 Kurangnya pelatihan dalam penggunaan tools atau staf yang tidak berpengalaman9 Pergantian staf10 Backup tidak dilakukan dan data aktual hilang11 Terlalu banyak kesalahan dalam development12 Kurangnya intuisi tim13 Kurangnya personel14 Kesalahan dalam pengembangan fungsi dan properties15 Kesalahan dalam pembuatan user interface16 Gold-plating17 Perubahan kebutuhan yang selalu terjadi

Long list



No. Risiko18 Kekurangan dalam komponen eksternal19 Kurangnya kinerja dalam melakukan tugas20 Kemampuan dalam meningkatkan ilmu komputer21 Sistem Informasi yang sudah ada tidak mensupport sistem baru22 Sistem baru yang diterapkan dinilai tidak user friendly23 Perkembangan Teknologi yang sangat cepat24 Kesalahan (error) sistem ataupun sistem down25 Listrik mati26 Implementasi proyek tidak sesuai dengan yang direkomendasikan27 User enggan mengganti pola kerja yang diterapkan saat ini28 Kurangnya kemampuan SDM untuk mengoperasikan sistem baru yang dirancang29 Penolakan dari kalangan pelanggan30 Konflik internal pengembang proyek 31 Bencana alam32 Cuaca buruk33 Kemacetan lalu lintas perjalanan Tim pengembang dari Surabaya ke Malang

Long list



Short list

No. Ref.

Kelompok Risiko

Risiko Asal Risiko

1 Teknologi Sistem not responding atau congestion Infrastruktur atau performa hadrware milik useryang tidak memadai

2 Kesalahan (error) atau kegagalan proses integrasi

Sistem Informasi yang sudah ada tidak mendukung sistem baru

3 Perubahan asrsitektur atau design sistem Sistem baru yang diterapkan dinilai tidak user friendly

4 Pengulangan atau kesalahan development Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai5 Sistem down Aliran listrik terhenti 6 Internal

OrganisasiPendefinisan user requirement yang tidak sesuai

Data dan informasi yang diperoleh tidak lengkap

7 Pengulangan pelatihan Kurangnya kemampuan SDM untuk mengoperasikan sistem baru yang dirancang

8 Komunikasi yang buruk antara tim pengembang dengan user

Tekanan user yang diwakili oleh Counterpart Team lebih besar dari yang diperkirakan



Short list

No. Ref.

Kelompok Risiko

Risiko Asal Risiko

9 Eksternal Organisasi

Penolakan dari kalangan pelanggan Bertambahnya syarat dalam mengajukan permohonan

10 Penghentian dana proyek Perubahan keuangan akibat kondisi perekonomian global yang memburuk

11 Aktivitas Manajemen dan Kontrol

Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat

Perencanaan yang tidak matang dan komunikasi yang kurang baik

12 Konflik internal pengembang proyek Komunikasi yang kurang baik13 Beban kerja yang berlebih Tidak adanya resource levelling14 Capaian yang tidak sesuai dengan kriteria Kurangnya pengawasan mutu hasil pekerjaan15 Lingkungan Survey lapangan terhambat Cuaca buruk16 Sakitnya anggota tim pengembang atau

Counterpart TeamKondisi kesehatan pegawai di lingkungan kerja

17 Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja

Kemacetan lalu lintas perjalanan Tim pengembang dari Surabaya ke Malang


Manajemen RisikoAnalisis Risiko

Kriteria KemungkinanValue Probability Statement Probability (%)

<0.5 Kemungkinan terjadinya kecil 1-40>=0.5 dan <0.7 Mungkin akan terjadi 41-60>=0.7 Kemungkinan terjadinya besar atau dapat dipastikan akan

terjadi> 61

Value Cost Schedule Performance<0.5 Rendah Tidak akan berpengaruh pada

jadwal proyek atau jadwalproyek akan mundur 10 hari

Tidak berpengaruh atau pengaruhnya sedikit terhadap performance sistem informasi

>=0.5 dan <0.7 Sedang Jadwal proyek mundur 20 hari Cukup berpengaruh terhadap performancesistem informasi

>=0.7 Tinggi Jadwal proyek mundur 50 haribahkan lebih

Pengaruhnya cukup besar terhadapperformance sistem informasi atau sisteminformasi tidak dapat berfungsi

Kriteria Konsekuensi



No. No. Ref.

Risiko Dampak Risiko KemungkinanRisiko

KonsekuensiRisiko

1 R1.1 Sistem not responding atau congestion

Pembangunan sistem menjadi terhambat dan mengganggu proses selanjutnya

0.2 0.1

R1.2 Kesalahan (error) atau kegagalan proses integrasi

Integrasi sulit dan menghabiskan waktu yang lama

0.5 0.5

R1.3 Perubahan asrsitektur atau designsistem

Hard changes harus dilakukan untuk menyesuaikan perilaku dasar aplikasi

0.7 0.9

R1.4 Pengulangan atau kesalahan development

Capaian tidak sesuai kriteria yang diharapkan 0.7 0.7

R1.5 Sistem down Sistem informasi tidak bisa digunakan 0.9 0.32 R2.1 Pendefinisan user requirement

yang tidak sesuaiPengulangan atau kesalahan developmentsehingga jadwal menjadi mundur

0.7 0.5

R2.2 Pengulangan pelatihan Implementasi sistem menjadi terhambat dan mengganggu proses serah terima pekerjaan

0.6 0.7

R2.3 Komunikasi yang buruk antaratim pengembang dengan user

Terjadi kesalah pahaman karena informasi tidak dapat disampaikan dengan baik

0.7 0.5

Probabilitas dan Konsekuensi



No. No. Ref.

Risiko Dampak Risiko KemungkinanRisiko

KonsekuensiRisiko

3 R3.1 Penolakan dari kalangan pelanggan

Berkurangnya permohonan 0.5 0.1

R3.2 Penghentian dana proyek Tersendatnya pelaksanaan proyek 0.1 0.94 R4.1 Estimasi Waktu dan biaya proyek

yang kurang tepatImplementasi sistem menjadi terlambat dan biaya operasional proyek menjadi lebih besar

0.9 0.9

R4.2 Konflik internal pengembang proyek

Proses pembangunan dan pengembangan menjadi terhambat

0.9 0.8

R4.3 Beban kerja yang berlebih Kinerja tim pengembang terus menurun 0.9 0.9R4.4 Capaian yang tidak sesuai

dengan kriteriaPerbaikan terhadap kesalahan developmentsehingga jadwal menjadi mundur

0.7 0.8

5 R5.1 Survey lapangan terhambat Pelaksanaan pekerjaan tertunda 0.5 0.3R5.2 Sakitnya anggota tim

pengembang atau Counterpart Team

Operasional proyek menjadi terhambat karena kinerja tim dan arahan akan berkurang

0.5 0.5

R5.3 Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja

Mengganggu jadwal pekerjaan 0.7 0.5

Probabilitas dan Konsekuensi


Manajemen RisikoEvaluasi Risiko

No. No. Ref.

Prioritas Risiko Risk Exposure

1 R4.1 1 Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat 0.812 R4.3 2 Beban kerja yang berlebih 0.813 R4.2 3 Konflik internal pengembang proyek 0.724 R1.3 4 Perubahan asrsitektur atau design sistem 0.635 R4.4 5 Capaian yang tidak sesuai dengan kriteria 0.566 R1.4 6 Pengulangan atau kesalahan development 0.497 R2.2 7 Pengulangan pelatihan 0.428 R2.1 8 Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai 0.359 R2.3 9 Komunikasi yang buruk antara tim pengembang dengan

user0.35

10 R5.3 10 Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja

0.35

Prioritas Penanganan


Manajemen RisikoEvaluasi Risiko

No. No. Ref.

Prioritas Risiko Risk Exposure

11 R1.5 11 Sistem down 0.2712 R1.2 12 Kesalahan (error) atau kegagalan proses integrasi 0.2513 R5.2 13 Sakitnya anggota tim pengembang atau Counterpart

Team0.25

14 R5.1 14 Survey lapangan terhambat 0.1515 R3.2 15 Penghentian dana proyek 0.0916 R3.1 16 Penolakan dari kalangan pelanggan 0.0517 R1.1 17 Sistem not responding atau congestion 0.02

Prioritas Penanganan


Manajemen RisikoPenanganan Risiko

No. Ref.

Prioritas Risiko Potential Responses Penanggung Jawab

R4.1 1 Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat

Memastikan jadwal proyek dengan semua anggota proyek untuk mengurangi kemungkinan kesalahan perkiraan waktu dan biaya pelaksanaan proyek

Supervisor, Koordinator IT, Programmer Utama

R4.3 2 Beban kerja yang berlebih Melakukan resource levellinglebih baik, serta melakukan pengawasan dan pembahsan perkembangan secara intensif

Supervisor, Koordinator IT, Programmer Utama

R4.2 3 Konflik internal pengembang proyek

Mengadakan pertemuan untuk membahas perkembangan proyek secara berkala dan dokumentasi yang baik

Busisess Analyst



No. Ref.


R1.3 4 Perubahan asrsitektur atau design sistem

Melakukan pendekatan kepada user mengenai batasan ruang lingkup dan kemampuan dasar aplikasi

System Analyst, Programmer Utama

R4.4 5 Capaian yang tidak sesuai dengan kriteria

Melakukan verifikasi dan validasi secara berkala dan intensif

Project Manager

R1.4 6 Pengulangan atau kesalahan development

Sebisa mungkin melibatkan userdalam proyek. Tidak hanya pada waktu pengumpulan data. Tetapi juga pada desain dan testingsistem informasi

Supervisor, Koordinator IT, System Analyst

R2.2 7 Pengulangan pelatihan Mengatur penyampaian materi agar akurat dan menyediakan buku panduan yang jelas - informatif

Supervisor, Koordinator IT, Technical Support



No. Ref.


R2.1 8 Pendefinisan user requirementyang tidak sesuai

Melakukan head start untukmrndapatkan jangka waktu yang memadai dalam pngumpulan data kebutuhan user

Project Manager, Supervisor, Koordinator IT

R2.3 9 Komunikasi yang buruk antara tim pengembang dengan user

Tim harus melakukan pendekatansecara baik dan intensif untukmengurangi kesalahpahaman

Project Manager

R5.3 10 Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja

Menyediakan fasilitas transportasi serta mengatur waktu dan rute keberangkatan

Projeet Manager

R1.5 11 Sistem down Memastikan generator dapat berfungsi baik sebagai power backup dengan bagian umum

Project Manager



No. Ref.


R1.2 12 Kesalahan (error) atau kegagalan proses integrasi

Memastikan bahwa software yang sudah ada benar-benar compatibledengan sistem informasi yang dihasilkan dan memastikan bahwa developer memberikan support maintenance software selama kontrak

Project Manager, Supervisor

R5.2 13 Sakitnya anggota tim pengembang atau Counterpart Team

Memberikan fasilitas dan kesejahteraan yang layak serta sharing secara personal untuk mengurangi tingkat stres

Project Manager

R5.1 14 Survey lapangan terhambat Menyediakan alat transportasi yang layak dan serba guna yang dapat melindungi anggota tim dari cucaca buruk

Supervisor, Koordinator IT



No. Ref.


R3.2 15 Penghentian dana proyek Mengatur sistem pembayaran dengan pola termjin sehingga pendanaan lebih aman

Koordinator Asset Mapping

R3.1 16 Penolakan dari kalangan pelanggan

Memberikan saran keapada pihak stakeholder untuk melakukan sosialisasi secara berkala kepada masyarakat


R1.1 17 Sistem not responding atau congestion

Memastikan adanya support dari user mengenai keandalan infrastruktur hardware dan jaringan



AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

33





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Alokasi Sumber Daya

Koordinator Asset Mapping

PROJECT MANAGER

Koordinator IT

Validator

GIS Operator

Business Analyst

System Analyst

Programmer Utama

Programmer Pendukung

Technical Support

Supervisor

Counterpart Team

1

1

1 1

3

3

2

3

2

2

1


AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

35





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Perencanaan BiayaPembangunan SIMA 105 days

Initiating 1 day Rp 1,931,168Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Kick Off Meeting) 1 day Rp 1,931,168

Planning 2 days Rp 2,884,816Pembuatan Rencana Proyek (Project Plans) 2 days Rp 2,884,816

Executing 86 days Rp 1,177,740,952Core Application 5 days Rp 753,736,328 Pembangunan Water GIS 82 days Rp 397,685,584 Implementation 2 days Rp 5,579,040 Pendampingan 5 days Rp 840,000

Final Acceptance Test 4 days Rp 11,587,008Controlling 94 days Rp 173,922,824

Evaluasi - Counterpart Team PDAM 81 days Rp 41,518,008 Performance Report (internal) 93 days Rp 87,753,312 Control Changes 94 days Rp 44,651,504

Closing 13 days Rp 16,831,792Prepare Final Project Report 5 days Rp 9,655,840 Presentasi Final Project - BA Serah Terima 3 days Rp 6,150,816 Project Completed 2 days Rp 1,025,136

Total Rp 1,384,898,560


AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

37





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses


Verifikasi dan Validasi

Tahap analisis dan evaluasi dilaksanakan dalam 2 hari, yaitu:

1. Pada tanggal 17 September 2010, pukul 09.00-12.00 di Ruang Rapat I,

dilakukan verifikasi usulan rencana tahap pelaksanaan proyek dan

milestone. Evaluasi dilakukan oleh ketua Counterpart Team.

2. Pada tanggal 20 September 2010, pukul 13.00-16.30 di Ruang Rapat I,

dilakukan pemaparan hasil verifikasi Perencanaan Tahapan Pelaksanaan

Proyek dan mengevaluasi rencana pencapaian dalam tahapan

pelaksanaan proyek dengan agenda Pre Construction Meeting. Evaluasi

dilakukan oleh tim pengembang, Counterpart Team dan Pejabat Pembuat

Komitmen.


AnalisisKebutuhan

Kesimpulan

Alur Penelitian

39





danEvaluasi

LATA

R BE

LAKA

NG

MA

SALA

H

proses

PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN MENGGUNAKAN ISO/FDIS 31000:2009 PADA PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA MALANG 40

Kesimpulan

Manajemen risiko - ISO/FDIS 31000:2009 didapatkan 5 kelompok risiko, yaitu Teknologi, Internal Organisasi, Eksternal Organisasi, Aktivitas Manajemen dan Kontrol, dan Lingkungan

3 risiko tertinggi dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang adalah Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat (0.81), diikuti Beban kerja yang berlebih (0.81) dan Konflik internal pengembang proyek (0.72)

Sumber daya manusia adalah faktor utama, karena produk yang dihasilkan merupakan karya intelektual yang unik. Segala bentuk gangguan kerja, baik itu berupa buruknya manajemen, tekanan, maupun gangguan kesehatan, dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

Strategi penanganan risiko adalah dengan mengurangi risiko, yaitu dengan komunikasi dan kontrol yang intensif, serta penentuan standar kodifikasi dan dokumentasi yang ketat dan terstruktur.


Terima Kasih

PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN...

Documents

Transcript of PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO DENGAN...