Perencanaan Pesan-Pesan BisnisA.Pemahaman Proses Komposisi

B.Penentuan Tujuan

C.Analisis Audiens

D.Penentuan Ide Pokok

E.Seleksi Saluran dan MediaII.Pengorganisasian Pesan-Pesan BisnisA.Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan BaikTidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:1.Bertele-teleSering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.2.Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak RelevanInformasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.3.Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak LogisHal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.4.Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam PembahasanApabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B.Pentingnya Pengorganisasian yang BaikUntuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:a.Subyek dan tujuan haruslah jelas.b.Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.c.Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.d.Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.a.Membantu audiens memahami suatu pesanDengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.b.Membantu audiens menerima suatu pesanMisalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.c.Menghemat waktuDengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d.Mempermudah pekerjaan komunikatorDengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

C.Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui OutlineDapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:1.Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-IdeMemutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:a.Mulailah dengn ide pokokIde pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannyaAlasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.b.Nyatakan poin-poin pendukung yang pentingSetelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.Ilustrasi dengan bukti-buktiTahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan:

2.Menentukan Urutan dengan Rencana OrganisasionalUntuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu:a.Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.b.Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a.Direct requestJenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.b.Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwillMemberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.c.Pesan-pesan bad newsJika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.d.Pesan-pesan persuasifBila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain instruksi operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.Empat rencana organisasional untuk pesan-pesan singkat:Reaksi AudiensRencana OrganisasionalPembukaIsiPenutup

Tertarikdirect requestmulai dengan permintaan atau ide pokokrinci / detailrasa hormat dan adanya tindakan khusus

Senangpesan rutin, good news, goodwillmulai dengan ide pokok atau good newsrinci/detailrasa hormat, referensi ke good news

Tidak senangbad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad newsmulai dengan pernyataan netral, nyatakan bad news, dan beri saran positifberi alasan yang rasional dan logisrasa hormat

Tidak tertarikpesan persuasifmulai dengan pernyataan yang mengundang perhatiantumbuhkan hasrat audiensperlu tindakan

III.Revisi Pesan-Pesan BisnisA.Keterampilan Merevisi1.Pesan-Pesan Bisnis TertulisProses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisan.a.Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisanSebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diperhatikan:Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan khusus?Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemerikasaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.b.Mengedit mekanik/ teknis penulisanLangkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.Penggunaan kapitalisasi secara tepat.Penulisan tanda baca secara benar.Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.c.Mengedit format dan layoutJika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.2.Pesan-Pesan Bisnis LisanMeskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan pengeditan yang mencakup antara lain:a.Substansi pesanHal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di salamnya? Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?b.Pengorganisasian pesanMencakup tiga poin penting, yaitu:Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).Penyampaian substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).c.Gaya bahasaGaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan pesan.

B.Pemilihan Kata yang TepatAgar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.1.Pilihlah kata yang sudah familier/dikenalDiperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.2.Pilihlah kata yang singkatKata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.3.Hindari kata-kata yang bermakna gandaPenggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

C.Membuat Kalimat yang EfektifKalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan siapa atau apa yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat, biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung dan objek tak langsung.1.Tiga Jenis Kalimata.Kalimat sederhanaHanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak langsung.

Contoh:-Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku Berkah kemarin.b.Kalimat majemukBerisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti dan, tetapi, atau.Contoh:-Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.c.Kalimat kompleksBerisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.Contoh:-Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.2.Cara Mengembangkan ParagrafSecara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:a.IlustrasiPemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.b.Perbandingan (persamaan dan perbedaan)Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.c.Pembahasan sebab-akibatPola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.d.KlasifikasiPola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.e.Pembahasan pemecahan masalah

Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.