Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

26
PERENCANAAN KEBUTUHAN WAREHOUSE

description

Perencanaan kebutuhan warehouse dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetail apa dan bagaimana nantinya Warehouse akan dioperasikan. Excelogic sebagai konsultan perencanaan warehouse akan membantu perusahaan untuk mendapatkan sebuah solusi "free error" dengan pengalaman di bidang perencanaan warehouse serta jaringan yang dimiliki.

Transcript of Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Page 1: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

PERENCANAAN KEBUTUHAN WAREHOUSE

Page 2: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

1

CONTENT

Analisa barang dan tipe storage

2 Rencana operasional warehouse

3 Menentukan kebutuhan material handling equipment (MHE)

4 Menghitung kebutuhan space warehouse

5

6 Pembuatan layout warehouse

Membuat list kebutuhan infrastruktur warehouse

7

8

Menganalisa kebutuhan personil

Proyeksi biaya gudang

Page 3: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Langkah awal dalam tahapan ini adalah mengumpulkan data-data sebagai

berikut :

Jumlah SKU (Stock Keeping Unit)

Data pergerakan barang (inbound – outbound)

Product Grouping

o Karakteristik product

o Tipe storage (racking , block stack, shelving, bin, pallet, piping, dsb)

o Kategori

ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /1

Page 4: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /2

Kode Barang Nama Barang Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm) Berat (kg)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D

Menunjukkan jumlah barang (SKU)

yang ada di Warehouse.

Kode barang dapat berupa kode yang

disepakati secara internal

perusahaan, atau beberapa

perusahaan memiliki standard kode

sendiri yang diakui bersama (mis :

MESCODE by Shell)

Menunjukkan karakteristik barang di dalam gudang.

Jika dimensi barang tidak berbentuk simetris dapat

diambil ukuran yang representative terhadap dimensi

barang.

Berat barang dan dimensi barang ini dibutuhkan

untuk mendapatkan gambaran secara umum

Material Handling Equipment (MHE) yang akan

dipakai.

Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa karakteristik product :

Page 5: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /3

Kode Barang Nama Barang Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet) Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D

Inbound / Day Outbound / Day

Data terkait pergerakan barang (inbound – outbound) , penggunaan satuan pallet untuk tujuan

memudahkan dan dapat diganti dengan satuan lain , misalkan : Cubic metric, pcs, unit , dll.

Data movement Inbound – Outbound ini digunakan untuk melihat load activity per SKU. Meskipun tidak

menjadi ukuran mutlak, namun data-data ini mendukung ketika melakukan desain area Inbound –

Outbound.

Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa data pergerakan barang :

Page 6: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Kode Barang Nama Barang Group 1 (Storage) Group 2 (Type) Group 2 (DG)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D

Grouping

Data Grouping ini kebutuhan nya adalah untuk pengelompokkan barang menjadi ke dalam group –

group tertentu (misal : group 1 berdasarkan tipe storage).

Untuk Grouping berdasarkan tipe storage mutlak dibutuhkan untuk perencanaan warehouse,

karena grouping ini menentukan setiap barang akan disimpan pada tipe storage tertentu.

Contoh template Ms.Excel untuk melakukan product grouping :

ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /4

Page 7: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /1

Tahapan Rencana Operasional Warehouse fokus kepada beberapa hal

berikut :

Durasi project

Timeline project

Sistem yang digunakan (WMS, Manual , WMS-SAP, etc)

Kebutuhan area storage : Floor / Pallet, Light duty / Heavy duty Racking,

Pipe Storage, etc

Page 8: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /2

Critical poin pada langkah ini adalah melakukan perhitungan kebutuhan kapasitas area

storage, karena ini akan banyak berpengaruh kepada kebutuhan luas gudang.

Menentukan kebutuhan storage dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

List down seluruh tipe storage yang dibutuhkan (Tahapan 1)

Menentukan kebutuhan storage setiap item*

Mendapatkan rekapitulasi kebutuhan storage *

Kode Barang Nama Barang Tipe Storage Kebutuhan Storage Satuan0001 Equipment A Rak Pallet 3 Pallet0002 Parts B Rak Siku 10 Cell0003 Pump C Floor 10 Sqm0004 Pipe D Open Yard 14 Sqm

Tipe Storage Total Kebutuhan SatuanRak Pallet 16 PalletRak Siku 40 CellFloor 25 SqmOpen Yard 28 Sqm

* Data ilustrasi untuk visualisasi

Page 9: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /1

Trolley Hand Pallet Hand Lift Forklift

Reach Truck Electric Pallet Truck Drum Grabber Light Duty Racking

Beberapa contoh Material Handling Equipment (MHE) yang umum

digunakan :

Page 10: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /2

Menentukan tipe MHE (Material Handling Equipment) disesuaikan dengan

tahapan 2 (Rencana Operasional Warehouse), sedangkan untuk

menentukan jumlah MHE setiap tipe harus dilakukan dengan analisa

aktifitas operasional.

Kesalahan dalam menentukan

jumlah MHE yang dibutuhkan akan

membuat asset yang dibeli / disewa

under utilized atau terjadi

pemborosan karena pengeluaran

uang perusahaan yang tidak

berdampak pada aktifitas

operasional perusahaan

Page 11: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /1

Beberapa area Warehouse yang perlu dihitung dalam

perencanaan :

▪ Inbound – Outbound area ▪ Storage area ▪ Tempat product DG ▪

Tempat meletakkan MHE ▪ Tempat product damage ▪ Tempat product

return/waste ▪ Tempat product disposal ▪ Kebutuhan space berjalan,

melakukan aktifitas operasional ▪ Office area ▪ Rest area/ Canteen ▪

Supporting area (Toilet, locker, etc)

Semakin detail asumsi-asumsi yang dapat diambil untuk

memperhitungkan kebutuhan space pada area yang disebutkan di atas,

maka akan menghasilkan space gudang yang sesuai dengan kebutuhan

Perusahaan.

Page 12: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Menghitung kebutuhan area Inbound / Outbound

Luas Area untuk Inbound

dan Outbound :

Deep : 3 Pallet

Width : 8 Pallet

Kapasitas 24 Pallet *

Perhitungan dan design ini

didasarkan pada :

□ Data Pergerakan Barang

□ Estimasi kedatangan

Supplier / Vendor (Lead

Time)

□ Estimasi atau pengalaman

project sejenis

* Data ilustrasi untuk visualisasi

MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /2

Page 13: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Konversi kan menjadi

kebutuhan luas area

untuk area storage =

81.8 Sqm *

Tipe Storage Total Kebutuhan SatuanRak Pallet 16 PalletRak Siku 40 CellFloor 25 SqmOpen Yard 28 Sqm

Keb Sqm1.5 Sqm / Pallet 24

0.12 Sqm / Cell 4.81 251 28

Satuan - Sqm

Menghitung kebutuhan storage area

Menghitung kebutuhan area untuk Product DG, Damage Product, Return, Waste,

Disposal serta barang lain yang tidak termasuk barang baik.

Dalam melakukan perhitungan kebutuhan space untuk area ini dasar penentuannya selain

data historis mungkin bisa didekati dengan memberi alokasi space di gudang, prinsip nya

setiap space tersebut disediakan tempat tertentu (khusus) untuk menghindari kontak

dengan barang-barang baik yang dapat menyebabkan kerusakan.* Data ilustrasi untuk visualisasi

MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /3

Page 14: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4

Kebutuhan space untuk Material Handling Equipment (MHE)

MHE yang dimaksud seperti hand pallet, trolley, forklift, etc (selain rak yang sudah dihitung

sebelumnya) harus diberi tempat khusus untuk meletakkannya (sesuai prinsip 5R) , sehingga

setelah MHE selesai digunakan harus dikembalikan ke tempa yang sudah disediakan. Space

khusus MHE ini juga berguna untuk aktifitas maintenance & repairing MHE seperti : Charger

baterei forklift, reparasi hand pallet, memberi oli pada MHE, dll.

Kebutuhan Space berjalan atau melakukan aktifitas operasional

Langkah ini secara mendetail bisa dilakukan pada tahapan no 6 Pembuatan Layout Gudang,

untuk keperluan tahapan menghitung kebutuhan space ini dilakukan dengan memberikan

allowance 20% dari total seluruh luasan yang dibutuhkan

Space untuk Office , Canteen / Rest Area, supporting area

Dalam melakukan design gudang perlu juga dilakukan estimasi Office, Canteen / Rest Area,

Toilet, dan supporting area.

Page 15: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Area Checklist Luas % Luas thd TotalStorage √ 82 39.23%Space berjalan + Aktifitas Operasional √ 35 16.75%Office area √ 20 9.57%Inbound √ 18 8.61%Outbound √ 18 8.61%Rest area / Canteen √ 14 6.70%MHE √ 10 4.78%Product DG √ 6 2.87%Product Damage √ 6 2.87%

210Estimasi Total kebutuhan space Warehouse

(include Open yard)

Sqm

MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4

Summary kebutuhan space Warehouse :

Page 16: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

LIST KEBUTUHAN INFRASTRUKTUR /1

Kebutuhan infrastruktur warehouse harus direncanakan spesifik dan

sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa di antara infrastruktur

Warehouse yang harus direncanakan secara mendetail adalah :

Kekuatan lantai warehouse

Jumlah gate / pintu Inbound – Outbound

Desain gate / pint detail dengan loading dock

Tinggi gudang dan desain atap (cahaya, ventilasi , dsb)

Kebutuhan lighting

Page 17: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /1

Setelah menempuh tahapan 1-5 (mulai dari analisa barang dan tipe

storage sampai dengan pembuatan list kebutuhan infrastruktur

warehouse, maka langkah selanjutnya adalah pembuatan Layout

Warehouse sesuai dengan data-data yang telah ada pada tahapan-tahapan

sebelumnya.

Beberapa Tools atau Program untuk membuat Layout Warehouse adalah

sbb :

1. Autocad

2. Ms. Visio

3. Google Sketchup

4. Manual drawing, dsb

Page 18: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /2

Autocad

Program gambar teknik dengan akurasi yang baik, namun sulit

mengoperasikannya

Microsoft Visio

Program yang cukup baik untuk menggambar Warehouse dan tidak

terlalu sulit untuk menguasainya. Telah tersedia beberapa template

seperti : hand pallet, forklift, pallet, dsb

Google Sketchup

Gambar divisualisasikan dengan 3D dan lebih menarik secara

visualisasi. Template-template gambar telah banyak tersedia di

Internet dan downloadable

Beberapa tools untuk pembuatan layout warehouse :

Page 19: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /3

Area Checklist Luas % Luas thd TotalStorage √ 82 39.23%Space berjalan + Aktifitas Operasional √ 35 16.75%Office area √ 20 9.57%Inbound √ 18 8.61%Outbound √ 18 8.61%Rest area / Canteen √ 14 6.70%MHE √ 10 4.78%Product DG √ 6 2.87%Product Damage √ 6 2.87%

Data Kebutuhan Luas

Mulai dilakukan plotting dari tabel kebutuhan luas kedalam tools

untuk melakukan layout. pertimbangan operasional serta

beberapa adjustment perlu dilakukan untuk mendapatkan layout

yang baik Layout Warehouse

Memastikan layout Warehouse memenuhi

beberapa kaidah Operation berikut :

Peralatan MHE dapat melalui jalur yang

disediakan

Meminimalkan bagian yang tertutup dan tidak

terlihat dari banyak sisi.

Jarak area storage ke gate Inbound – Outbound

seminimal mungkin.

Layout mengakomodasi urutan operation flow :

Inbound – Putaway – Order Picking - Outbound

Page 20: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /1

Tasks Accountability OutcomesLevel One : ▪ Basic skills in using tools, ▪ Under immediate supervision Safe, successful and timely

Operative or plant , equipment ▪ Works from verbal and completion of all the

Labourer ▪ Applies knowledge of written instructions assigned tasks

procedures ▪ Follows operational

▪ Perform physical job procedures

requirements ▪ Follows health and safety

▪ Has some related training procedures

in the job ▪ Is able to resolve basic

▪ May require a license to questions & problems

drive / operate equipment

Level two ▪ Knowledge of all regulations ▪ Works under direct Accurate work completion

Storekeeper or that apply in the spesific supervision on accordance with

senior operative operation ▪ Selects from a variety of procedures

▪ Undertakes varied duties procedures to accomplish

such as unloading, picking, assigned tasks

loading ▪ Resolves routine questions

▪ Has skills in operating and problems but refers

equipment and may need complex issues to the next

a license to do this level

▪ May be responsible for

leading other people

Job titles

Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse :

Page 21: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

Tasks Accountability OutcomesLevel three ▪ Applies knowledge of ▪ Has strong technical and Efficient and safe / secure

Senior Storekeeper, spesific warehouse supervisory skills handling of goods / materials

Supervisor or operations ▪ Organises, directs and giving good customer service

First line Manager ▪ May plan , but will control staff

coordinate single or ▪ Measure employee outcomes

several activities and takes any appropriate

▪ Resolves competing demands action

from customers and users ▪ Is able to independently

▪ Applies supervisory resolve daily operational

management practices and problems

principles

Level four ▪ Plans, organises, directs ▪ Has strong technical and All warehouse operations to be

Manager prioritises and assigns work managerial siklls efficient, safe / secure, and

to staff ▪ Independently resolves any within company budget,

▪ Controls and evaluates the management issues that company goal/ targets

effectiveness of operations involve people , customers,

▪ Plans and implements resources, procedures and

oeprational and procedural practices

improvements

▪ Manage using extensive

warehouse and management

experience

Job titles

Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse (lanjutan) :

MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /2

Page 22: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /3

Contoh Organization Chart Warehouse :

Page 23: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /4

Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%

Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………

Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -

Mandatory Mandatory Optional

Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%

Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………

Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -

Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%

Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………

Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -

Optional

Melakukan estimasi biaya man-power :

Page 24: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /1

Dalam melakukan perencanaan kebutuhan warehouse , unsur biaya harus

diperhitungkan. Dengan perencanaan yang cermat maka data-data biaya

yang akan muncul ke depannya akan dapat diperkirakan.

Untuk pengeluaran rutin warehouse perlu dikendalikan , sehingga

pengeluaran bulanan tidak fluktuatif dan mempengaruhi laba/rugi

perusahaan pada komponen COGS dan OPEX)

Profit and Loss

Revenue 15,000 16,500 18,150 26,620 29,282

Cogs 11,250 12,375 13,613 19,965 21,962 Depreciation 375 375 375 375 - Gross Profit 3,375 3,750 4,163 6,280 7,321

Operational Expense 1,800 1,980 2,178 3,194 3,514 Operating Profit 1,575 1,770 1,985 3,086 3,807

Interest Expense - (104) (55) - - Other Income (Expense) 150 Net Profit Before Tax 1,575 1,666 1,930 3,236 3,807 Tax 394 416 482 809 952 Net Profit After Tax 1,181 1,249 1,447 2,427 2,855

Page 25: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

COGS & OPEX

Item Cost / Qty Sub Total Cost Year-1 Year-2 Year-3Salary / Overhead 9,357,833.33 56,147,000.00 112,294,000.00 56,147,000.00 Pantry 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000 Telephone Bill 3,000,000 18,000,000 36,000,000 18,000,000 Electrical 300,000 1,800,000 3,600,000 1,800,000 Water 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000 Rental Forklift 8,100,000 48,600,000 97,200,000 48,600,000 Rental Warehouse 8,333,333 50,000,000 100,000,000 50,000,000 Ops Cost 1,422,500 8,535,000 17,070,000 8,535,000 Billing & Abodemen - - - - Extra Fooding 1,050,000 6,300,000 12,600,000 6,300,000 Facility Repair 1,700,000 10,200,000 20,400,000 10,200,000

146,435,000 292,870,000 146,435,000

MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /2

Contoh proyeksi COGS & OPEX dari Warehouse saat memulai proyek,

selanjutnya ketika proyek berjalan, Warehouse akan

mempertanggungjawabkan biaya actual vs proyeksi.

Page 26: Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)

TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDAOutline - Perencanaan Kebutuhan Warehouse dibuat oleh team konsultan Excelogic.

Untuk informasi lebih detail atau kebutuhan konsultasi Perusahaan anda silahkan

menghubungi :Leonard Merari, STP, CISCP

[email protected] or [email protected]

+62 813-1000-5342

About Excelogic

Excelogic adalah Konsultan Logistik yang menjadi partner perusahaan untuk melakukan riset

ataupun mencari solusi-solusi spesifik berkaitan dengan aktifitas logistik perusahaan.

LEADING IDEA INTO ACTION merupakan prinsip yang selalu menjadi dasar team

excelogic dalam memberikan jasa konsultasi.

Disclaimer :

Outline ini dipublish berdasarkan data-data umum dan asumsi-asumsi atau study kasus dari

team konsultan yang mungkin membutuhkan sedikit penyesuaian untuk implementasi nya.

Dokumen ini dimiliki oleh team konsultan Excelogic dan penggunaan serta distribusi-nya

harus seijin pemilik