Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)
description
Transcript of Perencanaan Kebutuhan Warehouse (Excelogic Consulting)
PERENCANAAN KEBUTUHAN WAREHOUSE
1
CONTENT
Analisa barang dan tipe storage
2 Rencana operasional warehouse
3 Menentukan kebutuhan material handling equipment (MHE)
4 Menghitung kebutuhan space warehouse
5
6 Pembuatan layout warehouse
Membuat list kebutuhan infrastruktur warehouse
7
8
Menganalisa kebutuhan personil
Proyeksi biaya gudang
Langkah awal dalam tahapan ini adalah mengumpulkan data-data sebagai
berikut :
Jumlah SKU (Stock Keeping Unit)
Data pergerakan barang (inbound – outbound)
Product Grouping
o Karakteristik product
o Tipe storage (racking , block stack, shelving, bin, pallet, piping, dsb)
o Kategori
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /1
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /2
Kode Barang Nama Barang Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm) Berat (kg)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D
Menunjukkan jumlah barang (SKU)
yang ada di Warehouse.
Kode barang dapat berupa kode yang
disepakati secara internal
perusahaan, atau beberapa
perusahaan memiliki standard kode
sendiri yang diakui bersama (mis :
MESCODE by Shell)
Menunjukkan karakteristik barang di dalam gudang.
Jika dimensi barang tidak berbentuk simetris dapat
diambil ukuran yang representative terhadap dimensi
barang.
Berat barang dan dimensi barang ini dibutuhkan
untuk mendapatkan gambaran secara umum
Material Handling Equipment (MHE) yang akan
dipakai.
Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa karakteristik product :
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /3
Kode Barang Nama Barang Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet) Average (pallet) Min (pallet) Max (pallet)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D
Inbound / Day Outbound / Day
Data terkait pergerakan barang (inbound – outbound) , penggunaan satuan pallet untuk tujuan
memudahkan dan dapat diganti dengan satuan lain , misalkan : Cubic metric, pcs, unit , dll.
Data movement Inbound – Outbound ini digunakan untuk melihat load activity per SKU. Meskipun tidak
menjadi ukuran mutlak, namun data-data ini mendukung ketika melakukan desain area Inbound –
Outbound.
Contoh template Ms.Excel untuk menganalisa data pergerakan barang :
Kode Barang Nama Barang Group 1 (Storage) Group 2 (Type) Group 2 (DG)0001 Equipment A0002 Parts B0003 Pump C0004 Pipe D
Grouping
Data Grouping ini kebutuhan nya adalah untuk pengelompokkan barang menjadi ke dalam group –
group tertentu (misal : group 1 berdasarkan tipe storage).
Untuk Grouping berdasarkan tipe storage mutlak dibutuhkan untuk perencanaan warehouse,
karena grouping ini menentukan setiap barang akan disimpan pada tipe storage tertentu.
Contoh template Ms.Excel untuk melakukan product grouping :
ANALISA BARANG & TIPE STORAGE /4
RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /1
Tahapan Rencana Operasional Warehouse fokus kepada beberapa hal
berikut :
Durasi project
Timeline project
Sistem yang digunakan (WMS, Manual , WMS-SAP, etc)
Kebutuhan area storage : Floor / Pallet, Light duty / Heavy duty Racking,
Pipe Storage, etc
RENCANA OPERASIONAL WAREHOUSE /2
Critical poin pada langkah ini adalah melakukan perhitungan kebutuhan kapasitas area
storage, karena ini akan banyak berpengaruh kepada kebutuhan luas gudang.
Menentukan kebutuhan storage dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
List down seluruh tipe storage yang dibutuhkan (Tahapan 1)
Menentukan kebutuhan storage setiap item*
Mendapatkan rekapitulasi kebutuhan storage *
Kode Barang Nama Barang Tipe Storage Kebutuhan Storage Satuan0001 Equipment A Rak Pallet 3 Pallet0002 Parts B Rak Siku 10 Cell0003 Pump C Floor 10 Sqm0004 Pipe D Open Yard 14 Sqm
Tipe Storage Total Kebutuhan SatuanRak Pallet 16 PalletRak Siku 40 CellFloor 25 SqmOpen Yard 28 Sqm
* Data ilustrasi untuk visualisasi
MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /1
Trolley Hand Pallet Hand Lift Forklift
Reach Truck Electric Pallet Truck Drum Grabber Light Duty Racking
Beberapa contoh Material Handling Equipment (MHE) yang umum
digunakan :
MENENTUKAN KEBUTUHAN MHE /2
Menentukan tipe MHE (Material Handling Equipment) disesuaikan dengan
tahapan 2 (Rencana Operasional Warehouse), sedangkan untuk
menentukan jumlah MHE setiap tipe harus dilakukan dengan analisa
aktifitas operasional.
Kesalahan dalam menentukan
jumlah MHE yang dibutuhkan akan
membuat asset yang dibeli / disewa
under utilized atau terjadi
pemborosan karena pengeluaran
uang perusahaan yang tidak
berdampak pada aktifitas
operasional perusahaan
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /1
Beberapa area Warehouse yang perlu dihitung dalam
perencanaan :
▪ Inbound – Outbound area ▪ Storage area ▪ Tempat product DG ▪
Tempat meletakkan MHE ▪ Tempat product damage ▪ Tempat product
return/waste ▪ Tempat product disposal ▪ Kebutuhan space berjalan,
melakukan aktifitas operasional ▪ Office area ▪ Rest area/ Canteen ▪
Supporting area (Toilet, locker, etc)
Semakin detail asumsi-asumsi yang dapat diambil untuk
memperhitungkan kebutuhan space pada area yang disebutkan di atas,
maka akan menghasilkan space gudang yang sesuai dengan kebutuhan
Perusahaan.
Menghitung kebutuhan area Inbound / Outbound
Luas Area untuk Inbound
dan Outbound :
Deep : 3 Pallet
Width : 8 Pallet
Kapasitas 24 Pallet *
Perhitungan dan design ini
didasarkan pada :
□ Data Pergerakan Barang
□ Estimasi kedatangan
Supplier / Vendor (Lead
Time)
□ Estimasi atau pengalaman
project sejenis
* Data ilustrasi untuk visualisasi
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /2
Konversi kan menjadi
kebutuhan luas area
untuk area storage =
81.8 Sqm *
Tipe Storage Total Kebutuhan SatuanRak Pallet 16 PalletRak Siku 40 CellFloor 25 SqmOpen Yard 28 Sqm
Keb Sqm1.5 Sqm / Pallet 24
0.12 Sqm / Cell 4.81 251 28
Satuan - Sqm
Menghitung kebutuhan storage area
Menghitung kebutuhan area untuk Product DG, Damage Product, Return, Waste,
Disposal serta barang lain yang tidak termasuk barang baik.
Dalam melakukan perhitungan kebutuhan space untuk area ini dasar penentuannya selain
data historis mungkin bisa didekati dengan memberi alokasi space di gudang, prinsip nya
setiap space tersebut disediakan tempat tertentu (khusus) untuk menghindari kontak
dengan barang-barang baik yang dapat menyebabkan kerusakan.* Data ilustrasi untuk visualisasi
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /3
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4
Kebutuhan space untuk Material Handling Equipment (MHE)
MHE yang dimaksud seperti hand pallet, trolley, forklift, etc (selain rak yang sudah dihitung
sebelumnya) harus diberi tempat khusus untuk meletakkannya (sesuai prinsip 5R) , sehingga
setelah MHE selesai digunakan harus dikembalikan ke tempa yang sudah disediakan. Space
khusus MHE ini juga berguna untuk aktifitas maintenance & repairing MHE seperti : Charger
baterei forklift, reparasi hand pallet, memberi oli pada MHE, dll.
Kebutuhan Space berjalan atau melakukan aktifitas operasional
Langkah ini secara mendetail bisa dilakukan pada tahapan no 6 Pembuatan Layout Gudang,
untuk keperluan tahapan menghitung kebutuhan space ini dilakukan dengan memberikan
allowance 20% dari total seluruh luasan yang dibutuhkan
Space untuk Office , Canteen / Rest Area, supporting area
Dalam melakukan design gudang perlu juga dilakukan estimasi Office, Canteen / Rest Area,
Toilet, dan supporting area.
Area Checklist Luas % Luas thd TotalStorage √ 82 39.23%Space berjalan + Aktifitas Operasional √ 35 16.75%Office area √ 20 9.57%Inbound √ 18 8.61%Outbound √ 18 8.61%Rest area / Canteen √ 14 6.70%MHE √ 10 4.78%Product DG √ 6 2.87%Product Damage √ 6 2.87%
210Estimasi Total kebutuhan space Warehouse
(include Open yard)
Sqm
MENGHITUNG KEBUTUHAN SPACE /4
Summary kebutuhan space Warehouse :
LIST KEBUTUHAN INFRASTRUKTUR /1
Kebutuhan infrastruktur warehouse harus direncanakan spesifik dan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa di antara infrastruktur
Warehouse yang harus direncanakan secara mendetail adalah :
Kekuatan lantai warehouse
Jumlah gate / pintu Inbound – Outbound
Desain gate / pint detail dengan loading dock
Tinggi gudang dan desain atap (cahaya, ventilasi , dsb)
Kebutuhan lighting
PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /1
Setelah menempuh tahapan 1-5 (mulai dari analisa barang dan tipe
storage sampai dengan pembuatan list kebutuhan infrastruktur
warehouse, maka langkah selanjutnya adalah pembuatan Layout
Warehouse sesuai dengan data-data yang telah ada pada tahapan-tahapan
sebelumnya.
Beberapa Tools atau Program untuk membuat Layout Warehouse adalah
sbb :
1. Autocad
2. Ms. Visio
3. Google Sketchup
4. Manual drawing, dsb
PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /2
Autocad
Program gambar teknik dengan akurasi yang baik, namun sulit
mengoperasikannya
Microsoft Visio
Program yang cukup baik untuk menggambar Warehouse dan tidak
terlalu sulit untuk menguasainya. Telah tersedia beberapa template
seperti : hand pallet, forklift, pallet, dsb
Google Sketchup
Gambar divisualisasikan dengan 3D dan lebih menarik secara
visualisasi. Template-template gambar telah banyak tersedia di
Internet dan downloadable
Beberapa tools untuk pembuatan layout warehouse :
PEMBUATAN LAYOUT WAREHOUSE /3
Area Checklist Luas % Luas thd TotalStorage √ 82 39.23%Space berjalan + Aktifitas Operasional √ 35 16.75%Office area √ 20 9.57%Inbound √ 18 8.61%Outbound √ 18 8.61%Rest area / Canteen √ 14 6.70%MHE √ 10 4.78%Product DG √ 6 2.87%Product Damage √ 6 2.87%
Data Kebutuhan Luas
Mulai dilakukan plotting dari tabel kebutuhan luas kedalam tools
untuk melakukan layout. pertimbangan operasional serta
beberapa adjustment perlu dilakukan untuk mendapatkan layout
yang baik Layout Warehouse
Memastikan layout Warehouse memenuhi
beberapa kaidah Operation berikut :
Peralatan MHE dapat melalui jalur yang
disediakan
Meminimalkan bagian yang tertutup dan tidak
terlihat dari banyak sisi.
Jarak area storage ke gate Inbound – Outbound
seminimal mungkin.
Layout mengakomodasi urutan operation flow :
Inbound – Putaway – Order Picking - Outbound
MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /1
Tasks Accountability OutcomesLevel One : ▪ Basic skills in using tools, ▪ Under immediate supervision Safe, successful and timely
Operative or plant , equipment ▪ Works from verbal and completion of all the
Labourer ▪ Applies knowledge of written instructions assigned tasks
procedures ▪ Follows operational
▪ Perform physical job procedures
requirements ▪ Follows health and safety
▪ Has some related training procedures
in the job ▪ Is able to resolve basic
▪ May require a license to questions & problems
drive / operate equipment
Level two ▪ Knowledge of all regulations ▪ Works under direct Accurate work completion
Storekeeper or that apply in the spesific supervision on accordance with
senior operative operation ▪ Selects from a variety of procedures
▪ Undertakes varied duties procedures to accomplish
such as unloading, picking, assigned tasks
loading ▪ Resolves routine questions
▪ Has skills in operating and problems but refers
equipment and may need complex issues to the next
a license to do this level
▪ May be responsible for
leading other people
Job titles
Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse :
Tasks Accountability OutcomesLevel three ▪ Applies knowledge of ▪ Has strong technical and Efficient and safe / secure
Senior Storekeeper, spesific warehouse supervisory skills handling of goods / materials
Supervisor or operations ▪ Organises, directs and giving good customer service
First line Manager ▪ May plan , but will control staff
coordinate single or ▪ Measure employee outcomes
several activities and takes any appropriate
▪ Resolves competing demands action
from customers and users ▪ Is able to independently
▪ Applies supervisory resolve daily operational
management practices and problems
principles
Level four ▪ Plans, organises, directs ▪ Has strong technical and All warehouse operations to be
Manager prioritises and assigns work managerial siklls efficient, safe / secure, and
to staff ▪ Independently resolves any within company budget,
▪ Controls and evaluates the management issues that company goal/ targets
effectiveness of operations involve people , customers,
▪ Plans and implements resources, procedures and
oeprational and procedural practices
improvements
▪ Manage using extensive
warehouse and management
experience
Job titles
Contoh Analisa kebutuhan personil di Warehouse (lanjutan) :
MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /2
MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /3
Contoh Organization Chart Warehouse :
MENGANALISA KEBUTUHAN PERSONIL /4
Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%
Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………
Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
Mandatory Mandatory Optional
Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%
Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………
Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
Costing Man Power Optional>> Pro rata / month 4.24% 10% 15% 1.75% 10% 10%
Position Quantity Salary / Person Salary Amount THR Jamsostek Pensiun Medical Insurance Overtime Meal&Transport Allowances Other Allowance / person ………………………
Leader 1 3,900,000 3,900,000 325,000 165,360 390,000 585,000 68,250 390,000 390,000 - Operational 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Staff 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Receptionist 1 3,100,000 3,100,000 258,333 131,440 310,000 465,000 54,250 310,000 310,000 - Driver 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Office Boy 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 - Security 1 2,000,000 2,000,000 166,667 84,800 200,000 300,000 35,000 200,000 200,000 -
Optional
Melakukan estimasi biaya man-power :
MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /1
Dalam melakukan perencanaan kebutuhan warehouse , unsur biaya harus
diperhitungkan. Dengan perencanaan yang cermat maka data-data biaya
yang akan muncul ke depannya akan dapat diperkirakan.
Untuk pengeluaran rutin warehouse perlu dikendalikan , sehingga
pengeluaran bulanan tidak fluktuatif dan mempengaruhi laba/rugi
perusahaan pada komponen COGS dan OPEX)
Profit and Loss
Revenue 15,000 16,500 18,150 26,620 29,282
Cogs 11,250 12,375 13,613 19,965 21,962 Depreciation 375 375 375 375 - Gross Profit 3,375 3,750 4,163 6,280 7,321
Operational Expense 1,800 1,980 2,178 3,194 3,514 Operating Profit 1,575 1,770 1,985 3,086 3,807
Interest Expense - (104) (55) - - Other Income (Expense) 150 Net Profit Before Tax 1,575 1,666 1,930 3,236 3,807 Tax 394 416 482 809 952 Net Profit After Tax 1,181 1,249 1,447 2,427 2,855
COGS & OPEX
Item Cost / Qty Sub Total Cost Year-1 Year-2 Year-3Salary / Overhead 9,357,833.33 56,147,000.00 112,294,000.00 56,147,000.00 Pantry 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000 Telephone Bill 3,000,000 18,000,000 36,000,000 18,000,000 Electrical 300,000 1,800,000 3,600,000 1,800,000 Water 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000 Rental Forklift 8,100,000 48,600,000 97,200,000 48,600,000 Rental Warehouse 8,333,333 50,000,000 100,000,000 50,000,000 Ops Cost 1,422,500 8,535,000 17,070,000 8,535,000 Billing & Abodemen - - - - Extra Fooding 1,050,000 6,300,000 12,600,000 6,300,000 Facility Repair 1,700,000 10,200,000 20,400,000 10,200,000
146,435,000 292,870,000 146,435,000
MEMBUAT PROYEKSI BIAYA GUDANG /2
Contoh proyeksi COGS & OPEX dari Warehouse saat memulai proyek,
selanjutnya ketika proyek berjalan, Warehouse akan
mempertanggungjawabkan biaya actual vs proyeksi.
TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDAOutline - Perencanaan Kebutuhan Warehouse dibuat oleh team konsultan Excelogic.
Untuk informasi lebih detail atau kebutuhan konsultasi Perusahaan anda silahkan
menghubungi :Leonard Merari, STP, CISCP
[email protected] or [email protected]
+62 813-1000-5342
About Excelogic
Excelogic adalah Konsultan Logistik yang menjadi partner perusahaan untuk melakukan riset
ataupun mencari solusi-solusi spesifik berkaitan dengan aktifitas logistik perusahaan.
LEADING IDEA INTO ACTION merupakan prinsip yang selalu menjadi dasar team
excelogic dalam memberikan jasa konsultasi.
Disclaimer :
Outline ini dipublish berdasarkan data-data umum dan asumsi-asumsi atau study kasus dari
team konsultan yang mungkin membutuhkan sedikit penyesuaian untuk implementasi nya.
Dokumen ini dimiliki oleh team konsultan Excelogic dan penggunaan serta distribusi-nya
harus seijin pemilik