Nama : A. A. Ayu Mutya ArmikaNIM : 1306305119No. Absen : 07SIA EKA 440 A1, RMK SAP 10

A. GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang

ada pada sistem informasi yang pengembangannya membutuhkan bantuan khusus.

Tujuan perencanaan sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang

permasalahan yang perlu segera dipecahkan  maupun yang nantinya akan

diselesaikan. Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem telah

mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama analisis sistem

adalah untuk memahami sistem dan permasalahan yang ada, memberikan

gambaran informasi yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja

sistem berikutnya.

B. PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas–bawah sangat penting

digunakan ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu perlu adanya perhatian

yang seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara

keseluruhan. Rencana tersebut harus memasukkan dukungan dan persetujuan total

dari manajemen puncak. Tanpa rencana keseluruhan sistem informasi yang akan

dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam jahitan kain

perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan

berikut ini:

1. Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling

membutuhkan sumbe daya tersebut.

2. Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.

3. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan

keseluruhan rencana strategis organisasi.

Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu

sebagai berikut:

1. Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen

puncak.

1

2. Menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi

perencanaan sistem.

3. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.

4. Mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.

5. Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu

dalam organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.

6. Membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan

analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.

7. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan

bekerja dalam proses analisis dan desain awal.

Hal paling utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah

mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas pengembang sistem

adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, faktor kunci sukses, dan

tujuan keseluruhan manajemen puncak.

Pengembang sistem harus mampu melakukan lebih banyak aktivitas dan

inisiatif dari pada sekadar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah

yang ada. Peran pengenbang sistem seperti layaknya seorang dokter yang

memerikasa pasiennya. Pasien hanya mampu mengungkapkan gejala-gejala yang

timbul dari permasalahan yang dihadapinya dan tugas dokterlah yang menentukan

masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya.

Mengenbangkan rencana sistem strategis. Output utama yang dihasilkan

dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan

sistem adalah sebuah rencana sistem strategis. Rencana ini haruslah berupa

dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka pendek dan tujuan jangka

panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen kunci

dalam sebuah rencana sistem  strategis ialah:

1. Keseluruhan pernyataan yang terkait ddengan faktor sukses kunci dari

perusahaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

2. Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya

pengembangan.

3. Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan

mendapatkan prioritas paling tinggi.

2

4. Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya,

orang,dan peralatan.

5. Rencana waktu pengembangan sistem tertentu.

C. ANALISIS SISTEM

 Analisis sistem yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang

utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system

planning) dan sebelum tahap desaian sistem (sistem design). Tahap analisis

merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap

ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Sehingga dapat

dijelaskan, tahapan analisis sistem terdiri dari:

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei

Ada empat tujuan survei sistem:

1. Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari

sistem.

2. Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.

3. Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan

desain sistem.

4. Meniddentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan

lebih banyak perhatian dalam upaya desain subskuen.

Pertimbangan perilaku

Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem.

Fakta menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang

ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang

3

tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi seorang individu dapat saja

memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah selama beberapa tahun.

Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk

mampu menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama

seorang analisis sistem adalah mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu

membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen.

Beberapa pendekatan tertentu yang dapat digunakan untuk menjembatani

kesenjangan komunikasi ini adalah:

1. Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,

secepat mungkin.

2. Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-

orang yang terlibat didalamnya.

3. Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa

mereka tidak akan kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan

besar dalam tanggung jawab pekerjaan mereka.

4. Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya

membuat kehidupan yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam

sistem tersebut.

Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta

Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang

subsistem informasi yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara,

kuisioner, observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan rapat,

catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, prosedur

manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Menganalisis hasil survei

Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai

keseluruhan tujuan yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan

(botlleneck). Sumbatan mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila

dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.

4

Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi

Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi

informasi yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis,

ketika mengidentifikasi innformasi yang dibutuhkan, akan memelajari keputusan-

keputusan tertentu yang diambil manajer dalam hal input informasi yang

dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan informasi dan

hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.

Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami

pengambilan keputusan dan informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut

adalah:

1. Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.

2. Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai

seorang manajer.

3. Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.

4. Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk

mengevaluasi output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem

Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan

kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal

yaitu, input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu

menentukan kebutuhan kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem

tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan

sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka

pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar

biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi

pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan

output:

1. Laporan kemajuan harian.

2. Laporan keuangan harian.

3. Laporan unit yang rusak.

4. Laporan permasalahan bahan baku.

5

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem

Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:

1. Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis.

2. Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan

sistem informasi strategis.

3. Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang

sedang dianalisis.

4. Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang

dibiutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.

5. Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.

6. Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.

7. Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi

perenanaan sistem baru.

8. Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang

sedang dipelajari.

D. DESAIN SISTEM

Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah.

Dalam tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang

harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang

berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan

menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh ahli listrik,

tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem ia perlu

menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan,

programer komputer dan pihak manajemen.

Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap

sejumlah uang dan pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering

terjadi ketika mendesain sistem informasi akuntansi. Sebagai contoh, sebuah

perusahaan berniat mengimplementasikan sebuah rencana desain sistem yang

membutuhkan pembelian komputer tertentu dan paket perangkat lunak akuntansi

tertentu. Setelah menggunakan sistem selama setahun atau dua tahun, perusahaan 

6

kemudian  menemukan bahwa paket itu tidak lagi sesuai dengan informasi yang

dibutuhkan oleh pihakmanajemen. Dan ternyata mustahil memodifikasi perangkat

lunak tersebutkarena seluruh sistem harus diganti setelah hanya digunakan dalam

waktu pendek.

Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan

terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam

rencana desain, implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya

ditolak oleh para individu yang menjadi target di mana sistem tersebut didesain.

E. PERTIMBANGAN DESAIN SISTEM

Desain sistem umumnya memiliki permasalahan pada elemen sistem,

sehingga menghasilkan pertimbangan-pertimbangan dalam desain sistem. Berikut

ini adalah tabel yang menghubungkan antara elemen sistem dengan pertimbangan

desain sistem:

Elemen Sistem Pertimbangan Desain

Output (laporan atau dokumen) Efektivitas biaya

Relevansi

Kejelasan

Timeliness

Database Efektivitas biaya

Integrasi

Standarisasi

Fleksibilitas

Keamanan

Akurasi

Efisiensi

Organisasi

Pemprosesan Data Efektivitas biaya

Keseragaman

Integrasi

Akurasi

7

Input Data Efektivitas biaya

Akurasi

Keseragaman

Integrasi

Pengendalian dan Ukuran Keamanan Efektivitas biaya

Komprehensif

Kesesuaian

F. TEKNIK-TEKNIK DESAIN

Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal

tersebut tidaklah sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan

solusi yang sama untuk suatu permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat

dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai seni walaupun banyak teknik telah

dikembangkan.

1. Desain formulir. Proses mendesain formulir disebut desain formulir.

Bagian ini harus mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena

merupakan perantara antara pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena

itu desain formulir harus berfokus pada proses produksi dokumen-

dokumen yang menyediakan perantara yang efektif antara manajer dab

sistem informasi.

2. Desain database. Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk

mendesain database: diagram struktur data, layout record, lembar analisis

file, dan matriks yang terkait dengan file. Diagram struktur data

menunjukan hubungan antara beragam jenis record. Diagram layout record

akan menunjukan beragam tempat (field) data dalam sebuah record.

Lembar analisis file menyediakan bagi perancang sistem sejumlah poin

penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi

tersebut akan berisi layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record, dan

lain sebagainya.

3. Paket desain sistem. Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk

membantu siklus pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini

8

adalah untuk membantu perancang sistem melakukan pendekatan secara

sistematis terhadap suatu permasalahan. Paket-paket ini membantu

perancang untuk menyusun struktur permasalahan desain dan

menghasilkannya dalam waktu singkat.

4. Memilih perangkat lunak dan perangkat keras. Membeli perangkat lunak

mempunyai beberapa keunggulan:

1) Paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan

lebih bayak akan ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.

2) Paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa

organisasi telah menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan,

maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang muncul

akibat kesalahan telah dihilangkan.

3) Perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan

sejumlah uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house

dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu pengembangan ke

dalam program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut

tidak mampu memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut

dijalankan.

Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat

lunak tersebut persis sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket

perangkat lunak tersebut biasanya perlu dimodifikasi ( biasanya menelan biaya

yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan memodifikasi prosedur yang

dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.

Dedicated software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko

eceran atau kantor akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated software

package perlu menanyakannya pada orang-orang yang bekerja di perusahaan lain

dalam industri yang sama. Suatu catatan penting yang harus diperhatikan ketika

membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras adalah: suatu kesalahan

untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan cepat atau sebuah versi baru

akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga adalah sesuatu yang

tidak dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak memiliki

komputer pada saat  tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru

9

tidaklah selalu perlu karena kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan

lebih baik bila membeli sebuah sistem sekarang ketika benar-benar dibutuhkan

daripada mencoba menebak pasar komputer yang demikian tidak terdeteksi, yang

tidak seorang pun mampu meramalkannya dengan tepat.

10

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. Prentice Hall: New Jersey.

Suarjaya. 2011. Perencanaan Sistem dan Analisis. http://dedysuarjaya.blogspot.com, diakses pada tanggal 28 April 2015.

Apriliantini. 2012. Bab 12 erencanaan dan Analisis Sistem. https://destyapriliantini.wordpress.com, diakses pada tanggal 28 April 2015.

Meirani. 2014. Perencanaan dan Analisis Sistem. http://djmail9345.blogspot.com, diakses pada tanggal 29 April 2015.

Bayu. 2009. Makalah Analisis Sistem Informasi Akuntansi. http://cafe-ekonomi.blogspot.com, diakses pada tanggal 29 April 2015.

11