PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR …jdih.kkp.go.id/peraturan/per-18-men-2005.pdf · 1...

1

PERATURAN

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR PER.18/MEN/2005

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

BERKAT RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN,

Menimbang : a.

bahwa sebagai tindak lanjut pelaksanaan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/72/ M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, dipandang perlu meninjau kembali Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan;

b. bahwa untuk itu perlu mengatur Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri;

Mengingat :

1.

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;

3. Keputusan Presiden Nomor 187/M Tahun 2004 sebagaimana diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 8/M Tahun 2005;

4. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005;

5. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2004 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2005;

2

6. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/72/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

7. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.24/MEN/2002 tentang Tata Cara dan Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan;

8. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.07/MEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kelautan dan Perikana.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN.

PERTAMA : Memberlakukan Tata Naskah Dinas di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan sebagaimana tersebut dalam Lampiran Peraturan ini.

KEDUA : Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud diktum PERTAMA merupakan acuan bagi pejabat dan/atau pegawai di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dalam melaksanakan administrasi tata naskah dinas.

KETIGA : Dengan ditetapkannya Peraturan ini, maka Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 32/MEN/2003 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dinyatakan tidak berlaku.

KEEMPAT : Pelaksanaan Peraturan ini diatur lebih lanjut oleh unit kerja Eselon I dengan tetap berpedoman pada Peraturan ini.

KELIMA : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 Desember 2005

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN,

ttd.

FREDDY NUMBERI

4

Lampiran: Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan NOMOR PER.18/MEN/2005 Tentang Pedoman Umun Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan

sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antarinstansi

Pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan

pembangunan.

Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara telah mengeluarkan Keputusan Nomor

72/KEP/M.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli Tahun 2003 tentang Pedoman Umum

Tata Naskah Dinas untuk digunakan sebagai acuan umum penyelenggaraan

administrasi umum dan penyusunan pedoman tata naskah dinas yang

disesuaikan dengan keperluan instansi masing-masing.

Pada saat ini penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan

Departemen Kelautan dan Perikanan (DKP) mengacu kepada ketentuan yang

tercantum dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor

KEP.32/MEN/2002.

Untuk memutakhirkan dan mengaktualkan sistem tata naskah dinas di

lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan, telah dibentuk Tim

Peninjauan Kembali yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kelautan dan

Perikanan Nomor KEP.24/MEN/SJ/2005. Tim dimaksud bertugas untuk

melakukan revisi terhadap KEP.32/MEN/2002 dengan mengacu kepada

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

72/KEP/M.PAN/07/2003, yang dapat digunakan baik untuk keperluan internal

Departemen Kelautan dan Perikanan maupun dalam berkoordinasi dengan

instansi atau pihak lain di luar Departemen Kelautan dan Perikanan.

5

B. Maksud dan Tujuan

Pedoman tata naskah dinas ini merupakan hasil peninjauan terhadap

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang telah ditetapkan berdasarkan

Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002.

1. Maksud

Maksud penyusunan Pedoman Umum ini adalah memutakhirkan dan

mengaktualkan substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan tata

naskah dinas yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran

DKP sesuai dengan ketetentuan terakhir dari Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara sebagai institusi pembina

ketatalaksanaan.

2. Tujuan

Tujuan penyusunan Pedoman Umum ini adalah tercapainya kelancaran

komunikasi kedinasan, khususnya dalam tata persuratan, baik di dalam

lingkungan DKP maupun di instansi lain, sehingga dapat mendukung

pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan

dengan lebih efektif dan efisien.

C. Sasaran

Sasaran penyusunan Pedoman Umum ini adalah

1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran mengenai

penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh unit kerja di lingkungan DKP

baik di kantor pusat maupun di daerah;

2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur

lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. tercapainya kelancaran komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan

dalam pengendalian;

4. tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan tata naskah dinas;

5. terwujudnya efisiensi dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.

6

D. Asas-Asas

1. Asas Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,

spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang

baik, benar, dan lugas.

2. Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang

telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas di lingkungan DKP,

baik di kantor pusat maupun di daerah, mengacu kepada Pedoman Umum

Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis dan penyusunan naskah

dinas, serta tata cara penyelenggaraannya.

3. Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari

segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan

administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan

organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu

dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional,

kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.

6. Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansinya mulai dari

penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,

kearsipan, dan distribusi. Dalam rangka mewujudkan tata naskah dinas

7

yang efektif dan efisien, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya

perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan DKP meliputi

1. Pendahuluan;

2. Tata Naskah Dinas;

3. Prosedur dan Pengelolaan Naskah Dinas;

4. Persuratan Elektronis;

5. Pengangkatan Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian, dan Serah Terima

Jabatan;

6. Penutup.

8

BAB II

TATA NASKAH DINAS

A. Pengelompokan

Jenis tata naskah dinas yang digunakan di lingkungan DKP dibedakan

sebagai berikut.

1. tata naskah dinas yang berfungsi sebagai sarana penyampaian informasi

dan sejenisnya, antara lain

a. surat dinas,

b. nota dinas,

c. memorandum,

d. surat edaran,

e. surat undangan,

f. surat panggilan,

g. surat pengantar,

h. surat peringatan, dan

i. pengumuman;

2. tata naskah dinas yang berfungsi memberi keterangan, petunjuk

tugas/perintah, hak dan kewajiban, dan sejenisnya, antara lain

a. surat keterangan,

b. surat izin,

c. surat kuasa,

d. surat perintah,

e. surat tugas,

f. surat pernyataan,

g. surat perjanjian, dan

h. piagam penghargaan,

9

3. tata naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan kepada yang

berhak menerima, antara lain

a. telegram,

b. teleks,

c. radiogram,

d. faksimile, dan

e. Surat Elektronik/Sur-el (Electronic Mail/E-Mail);

4. tata naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat alat

pembuktian, antara lain

a. berita acara,

b. berita acara pemeriksaan (diatur sendiri),

c. risalah,

d. laporan,

e. naskah serah terima,

f. lembar disposisi (disesuaikan dengan struktur unit organisasi yang

bersangkutan), dan

g. kartu kendali;

5. tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk peraturan

perundang-undangan yang diatur dalam Keputusan Menteri Kelautan

dan Perikanan tersendiri;

6. tata naskah dinas yang mempunyai tingkat kerahasiaan, yaitu

a. surat sangat rahasia,

b. surat rahasia, dan

c. surat terbatas,

Surat yang mempunyai tingkat kerahasiaan sebagaimana poin a,b, dan

c tidak menggunakan format Tata Naskah Dinas Memorandum dan

Nota Dinas.

7. tata naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,

memerlukan pengesahan pertanggungjawaban berupa paraf disamping

10

kiri nama pejabat yang berwenang, baik materi maupun teknis, dari

pejabat yang menyusun konsep.

B. Pengertian

1. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang

mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan

dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan

DKP dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan

pembangunan.

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan

bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo,

dan cap dinas.

4. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban

yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai

dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

5. Surat dinas adalah naskah dinas yang digunakan secara tertulis, bersifat

kedinasan, berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan/penawaran,

anjuran, saran, dan sebagainya yang ditujukan kepada instansi atau

pihak lain di luar DKP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6. Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh seorang

pejabat antarunit Eselon I yang berbeda dalam melaksanakan tugas

untuk menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau

permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang bersifat rutin,

catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan

dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

7. Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern antara Menteri dan

pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja Eselon I yang sama

yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan

saran/pendapat kedinasan.

11

8. Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi penjelasan dan petunjuk

lebih lanjut sehubungan dengan ditetapkannya peraturan, perundang-

undangan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis.

9. Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang adanya suatu acara/kegiatan, pertemuan, atau upacara dengan

harapan penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang

telah ditetapkan. Surat undangan dapat dibedakan menjadi

a. surat undangan kenegaraan, yaitu surat undangan yang dikeluarkan

oleh Ketua MPR/DPR, Presiden, Menteri, Sekretaris Negara, atau

Panitia Negara untuk menghadiri upacara kenegaraan;

b. surat undangan resmi, yaitu surat undangan yang resmi dikeluarkan

oleh Ketua MPR/DPR, Menteri, atau pemimpin lembaga pemerintah

nondepartemen untuk menghadiri upacara resmi, baik yang dihadiri

oleh maupun yang tidak dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden.

c. surat undangan biasa, yaitu surat undangan yang dikeluarkan oleh

pejabat untuk menghadiri acara resmi.

10. Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat

yang berwenang agar orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu

sesuai dengan isi surat yang dimaksud.

11. Surat pengantar adalah surat dinas yang digunakan untuk

menyampaikan/mengantar pengiriman dokumen atau barang dan pada

umumnya tidak memerlukan penjelasan.

12. Surat peringatan adalah naskah dinas yang berisikan suatu

teguran/peringatan atas kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang telah

dilakukan oleh seorang pejabat/pegawai, yang bertentangan dengan

ketentuan/peraturan yang berlaku.

13. Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan atau

informasi tertentu untuk diketahui oleh intern organisasi masyarakat.

14. Surat keterangan adalah naskah dinas tentang pernyataan dari pejabat

yang berwenang sebagai tanda bukti kebenaran atas sesuatu hal untuk

memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas atau

untuk kepentingan tertentu.

12

15. Surat izin adalah naskah dinas yang berisikan keterangan yang diberikan

kepada seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan,

menggunakan fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban

dalam batas waktu tertentu.

16. Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisikan pernyataan tentang

pemberian wewenang/kuasa dari seorang pejabat kepada

pejabat/pegawai atau orang lain untuk melakukan sesuatu untuk dan

atas nama pejabat yang memberi kuasa.

17. Surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh pimpinan/pejabat

atasan kepada bawahan dan memuat perintah apa yang harus dilakukan.

18. Surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada

bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan.

Perbedaan Surat Perintah dengan Surat tugas yaitu terletak pada inti

tugas. Pada Surat Perintah, tugas bukan menjadi lingkup kewajiban yang

menerima perintah, sedangkan pada Surat tugas adalah lingkup

kewajiban menerima tugas.

19. Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan tentang suatu hal

yang sifatnya harus dipertanggungjawabkan dan mendapat sanksi jika

isinya tidak benar.

20. Surat perjanjian adalah naskah yang memuat persetujuan antar dua

pihak atau lebih mengenai suatu hal (harta, pendidikan, pekerjaan, dan

sebagainya) yang menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing

pihak.

21. Telegram adalah tulisan yang memuat berita penting yang perlu segera

disampaikan dalam waktu terbatas, disusun dengan gaya tersendiri

(gaya telegram), dikirim dengan alat telegram.

22. Teleks adalah tulisan berita penting yang dengan mengingat waktunya

harus segera disampaikan kepada si alamat dengan dikirim.

23. Faksimili adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile.

24. Perkantoran elektronis (Electronic Office, e-Office) adalah aplikasi

perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke

proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas LAN.

13

25. Persuratan elektronis/Sur-el (Electronic Mail/e-Mail) adalah sistem

korespondensi yang menggunakan media elektronis, baik dalam lingkup

internal maupun eksternal.

26. Penelusuran surat (Mail Tracking) adalah sistem yang menelusuri dan

memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronis untuk

memastikan korespondensi diproses dengan benar dan transparan.

27. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses

pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh beberapa

pihak dan saksi.

28. Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang

disusun secara sistematis dan materinya dipertanggungjawabkan oleh

pembuat dan/atau pelaksana pertemuan itu sendiri sehingga mengikat

sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di

dalamnya.

29. Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/peristiwa yang telah

terjadi sebagai telaahan/telitian pejabat/pelaksanaan tugas.

30. Naskah serah terima adalah risalah resmi mengenai penyerahan dan

penerimaan sesuatu hak/penguasaan/pertanggungjawaban yang

dimaksudkan sebagai bukti tertulis berpindahnya sesuatu hak/

penguasaan/pertanggungjawaban.

31. Surat sangat rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas

yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan

keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan

yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan

negara.

32. Surat rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang

berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika

disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan

merugikan negara.

33. Surat terbatas adalah surat dinas yang berisikan keterangan- keterangan

yang bersifat rahasia, tetapi permasalahannya perlu diketahui oleh

beberapa pejabat secara terbatas.

14

34. Papan nama instansi adalah papan yang bertuliskan nama instansi/unit

organisasi yang bersangkutan.

35. Cap dinas adalah cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah

dinas dan kertas berharga lainnya setelah ditandatangani oleh pejabat

yang bersangkutan.

36. Cap jabatan adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan nama

jabatan pejabat yang menandatangani surat. Cap jabatan hanya

digunakan untuk Menteri dan pejabat struktural Eselon I.

37. Cap dinas departemen adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan

nama instansi atau unit organisasi dan digunakan untuk menyertai

tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama instansi atau unit kerja

yang bersangkutan.

38. Prosedur tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian

petunjuk pemimpin tentang tata cara serta urutan suatu kegiatan

operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh seluruh

pegawai/pejabat atau unit organisasi tertentu.

39. Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan menelusuri

lokasi dan sebagai pengganti arsip.

40. Piagam penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan

tertulis atau tercetak dari Menteri kepada staf/seseorang atas jasa atau

partisipasinya dalam sesuatu hal/kegiatan atau peristiwa.

15

C. Susunan dan Format

1. Surat Dinas

a. Kepala Surat Dinas

Bagian kepala surat dinas memuat keterangan tentang

1) lambang negara di tengah atas/simetris (untuk surat dinas yang

ditandatangani oleh Menteri), logo di kiri atas (untuk surat dinas

yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri), dan

kepala surat;

2) nama dan alamat instansi serta nomor telepon, faksimile, dan surat

elektroniknya jika ada (kepala naskah dinas);

3) nomor, sifat, lampiran, dan hal surat di kiri atas berurut kebawah;

4) tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas (sebaris dengan Nomor);

5) alamat yang dituju di kiri atas.

b. Batang Tubuh Surat Dinas

Bagian batang tubuh surat dinas memuat keterangan tentang

1) pendahuluan/alinea pembuka, yang berisi latar belakang, maksud,

dan tujuan surat secara singkat dan jelas;

2) inti surat/alinea isi, yang berisi uraian tentang maksud dan tujuan

surat dinas; diuraikan dengan kalimat-kalimat yang singkat,

padat, dan jelas;

3) penutup/alinea penutup, yang berisi ucapan terima kasih.

c. Kaki Surat Dinas

Bagian kaki surat dinas memuat keterangan tentang

1) titelatur atau jabatan (dengan huruf awal kapital);

2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat;

3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat (dengan huruf awal

setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;

4) cap dinas/jabatan;

16

5) tembusan kepada instansi atau pejabat yang dipandang perlu dan

yang terkait dengan isi surat dinas (di kiri bawah, tanpa kata Yth.

atau kata sebagai laporan).

. d. Pembuatan Surat Dinas

Surat dinas yang ditandatangani oleh

1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat dengan

lambang negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan

dan Perikanan Republik Indonesia berwarna emas dengan huruf

kapital.

2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan

menggunakan kepala surat dengan logo DKP di sebelah kiri atas,

berwarna biru dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan

dengan huruf kapital.

3) Pejabat Eselon I, yang karena jabatannya, menggunakan kepala

surat berlogo DKP di sebelah kiri atas dan nomenklatur unit

kerjanya yang terletak di bagian atas tengah, di sebelah kanan logo

DKP.

4) Pejabat Eselon II di lingkungan unit kerja Eselon I yang karena

jabatannya, menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri

atas serta nomenklatur unit kerja Eselon I.

5) Kepala UPT menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah

kiri atas serta nomenklatur UPT dan unit kerja Eselon I.

17

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan

Batang

Tubuh

Surat

Kepala

Surat

Kaki

Surat

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN

REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ... Jakarta, 20 Januari 2005

Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...

Yth. ... Jalan ...

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

……………................................

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Menteri Kelautan dan Perikanan,

ttd. dan cap

Freddy Numberi

Tembusan: 1. … 2. … 3. … 4. … Keterangan:

Jika tembusan itu hanya satu, tidak dinomori

1 spasi

4 spasi

1 spasi

2 spasi spasi

10-15 ketukan 5 ketukan

4 spasi

4 spasi

1½ spasi

3 spasi

11/2 spasi

18

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I Atas Nama Menteri Kelautan dan Perikanan

DEPARTEMEN KELAUTAN

DAN PERIKANAN

REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ... Jakarta, 20 Januari 2005 Sifat : ...

Lampiran: ...

Hal : ...

Yth. ... Jalan ...

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………

………………………………………………………………………….

a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan, Sekretaris Jenderal

ttd. dan cap

Andin H. Taryoto NIP 080034569

Tembusan: 1. … 2. … 3. …

4. … 5. … Keterangan: - Gambar logo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri atas berwarna

- Tulisan Departemen Kelautan dan Perikanan dengan huruf besar berwarna biru


1spasi

3 spasi

4 spasi

1spasi

1½ spasi

2 spasi

4 spasi

4 spasi

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

1½ spasi

19

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I

Nomor : ... 20 Januari 2005 Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...

Yth. ... Jalan ...

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

………………………………….................

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………………………………………

Sekretaris Jenderal,

ttd. dan cap

Andin H. Taryoto NIP 080034569

Tembusan: 1. … 2. ... 3. ...

1½ spasi

11/2 spasi

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

1 spasi

3 spasi

4 spasi

1 spasi


4 spasi

4 spasi

2 spasi

DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL

JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351

SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041

20

Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon II


Yth. Kepala Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Riau Jalan Pattimura No. 6, Pekanbaru 28131

………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………

1. …………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………...

2. …………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………….

3. ………………………………………………………

a. ………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………...

b. ………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………

………………………………………………………...

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

ttd. dan cap

Farida A. Lukman NIP 140078965

Tembusan: 1. ... 2. ...

1½ spasi


SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110

TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351


Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

1 spasi

3 spasi

4 spasi

1 spasi


4 spasi

4 spasi

1½

spasi

2 spasi

21

2. Nota Dinas

a. Kepala Nota Dinas

Bagian kepala nota dinas memuat keterangan tentang

1) nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala

naskah dinas);

2) kata nota dinas (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/NOTA DINAS), yang ditempatkan di bagian tengah

atas lembar naskah/simetris;

3) nomor (dengan huruf kapital/NOMOR) diletakkan di bawah kata

nota dinas;

4) pejabat/alamat yang dituju (Yth.);

5) pejabat yang mengirim (Dari);

6) hal;

7) lampiran (apabila diperlukan);

8) tanggal, bulan, dan tahun.

b. Batang Tubuh Nota Dinas

Bagian batang tubuh nota dinas pada prinsipnya memuat

keterangan yang sama dengan surat dinas, yaitu terdiri dari

pendahuluan, inti nota dinas, dan penutup.

c. Kaki Nota Dinas

Bagian kaki nota dinas memuat keterangan tentang

1) tanda tangan pejabat;

2) nama jelas pejabat yang menandatangani nota dinas;

3) tanpa cap;

4) tembusan/salinan kepada yang dipandang perlu dan ada

kaitannya dengan isi, tanpa kata Yth.

22

d. Pembuatan Nota Dinas

1) Nota dinas ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan Eselon II,

yang menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing,

tanpa logo dan alamat.

2) Nota Dinas yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada

dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,

menggunakan surat dinas.

23

Format Nota Dinas

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

NOTA DINAS NOMOR ...

Yth. : 1. ... 2. ...

3. ...

4. ...

5. ...

Dari : ... Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

………………………………………………………….

ttd.

Charles B. Purba

Tembusan: 1. ... 2. ...


SEKRETARIAT JENDERAL

1 spasi

4 spasi

1½spasi

2 spasi


4 spasi

2 spasi

2 spasi

24

Format penulisan Nota Dinas berasal dari unit pengolah surat menggunakan atas nama

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

NOTA DINAS NOMOR ...

Yth. : 1. ... 2. ...

3. ...

4. ...

5. ...

Dari : Sekretaris Jenderal Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

……………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

………………………………………………………….

a.n. Sekretaris Jenderal

ttd.

Saut Hutagalung

Tembusan: 1. ... 2. ...



4 spasi

1 spasi

4 spasi

1½spasi

2 spasi


2 spasi

2 spasi

25

4. Memorandum

a. Kepala Memorandum

Bagian kepala memorandum memuat keterangan tentang

1) nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala

naskah dinas);

2) kata memorandum (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/MEMORANDUM), yang ditempatkan di bagian tengah


3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa titik dua/NOMOR) surat

diletakkan di bawah kata MEMORANDUM;

4) pejabat/alamat yang dituju (Yth.);

5) pejabat yang mengirim (Dari);

6) hal;

7) lampiran (apabila diperlukan);

8) tanggal, bulan, dan tahun.

b. Batang Tubuh Memorandum

Bagian Isi memorandum pada prinsipnya sama dengan isi nota dinas

dan disusun secara singkat, jelas, dengan bahasa yang sederhana

dan efisien.

c. Kaki Memorandum

Bagian kaki memorandum memuat keterangan tentang


2) nama jelas pejabat yang menandatangani memorandum itu;

3) tanpa cap;

4) tembusan/salinan (tanpa kata Yth.) kepada yang dipandang perlu

dan yang ada kaitannya dengan isi.

26

d. Pembuatan Memorandum

Memorandum yang ditandatangani oleh

1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat

Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri

Kelautan dan Perikanan.

2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala

surat unit kerjanya masing-masing, tanpa logo dan alamat.

3) Memorandum yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada

dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,

menggunakan surat dinas.

27

Format Memorandum

Kepala

Surat

Batang Tubuh

Surat

Kaki

Surat

MEMORANDUM NOMOR ...

Yth. : ... Dari : ... Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

…………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………

……………………………………………………

ttd.

Riyani Indrati

Tembusan: 1. ... 2. ...

1spasi

4 spasi

2 spasi


4 spasi



2 spasi

2 spasi

1½spasi

28

Format penulisan Memorandum berasal dari unit pengolah surat

menggunakan atas nama

Kepala

Surat

Batang Tubuh

Surat

Kaki

Surat

MEMORANDUM NOMOR ...

Yth. : Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Dari : Kepala Biro Hukum dan Organisasi Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...

…………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………

……………………………………………………

a.n. Kepala Biro Hukum dan Organisasi

ttd.

Tini Martini

Tembusan: 1. ... 2. ...

4 spasi

2 spasi




2 spasi

2 spasi

4 spasi

1½spasi

1 spasi

29

4. Surat Edaran

a. Kepala Surat Edaran

Bagian kepala surat edaran memuat keterangan tentang

1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);

2) tanggal, bulan, dan tahun;

3) pejabat/alamat tujuan;

4) kata surat edaran (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/SURAT EDARAN), yang ditempatkan di bagian tengah


5) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) di

bawah kata SURAT EDARAN;

6) substansi atau materi surat edaran.

b. Batang Tubuh Surat Edaran

Bagian batang tubuh surat edaran memuat keterangan tentang

1) penjelasan secara rinci mengenai cara pelaksanaan peraturan,

kebijakan, perintah, petunjuk teknis, dan lain-lain;

2) tidak adanya muatan sanksi atas dasar surat edaran itu sendiri;

3) tidak adanya muatan kekuatan instruktif/perintah.

c. Kaki Surat Edaran

Bagian kaki surat edaran memuat keterangan tentang

1) titelatur jabatan;


3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;


5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.

30

d. Pembuatan Surat Edaran

Surat edaran yang ditandatangani oleh



Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;

2) pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat

berlogo DKP berwarna biru di sebelah kiri, dan bertuliskan

Departemen Kelautan dan Perikanan berwarna biru.

3) pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya

menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.

31

Format Surat Edaran

20 Januari 2005

Yth. 1. …

2. …

3. …

4. … …

SURAT EDARAN NOMOR …

TENTANG

……………………………………………………………

………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………..

1. …………………………………………………………………………………………………..

2. …………………………………………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………..

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisasi,

ttd. dan cap

Narmoko Prasmadji NIP 180002947

Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP

2. …

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

2 spasi

2 spasi

2 spasi

1spasi

4 spasi

1½spasi


4 spasi

4 spasi

1½

spasi

2 spasi

11/2 spasi





32

5. Surat Undangan

a. Kepala Surat Undangan

Bagian kepala surat undangan memuat keterangan tentang



3) nomor;

4) sifat,

5) lampiran;

6) hal;

7) alamat yang dituju.

b. Batang Tubuh Surat Undangan

Bagian batang tubuh surat undangan memuat

1) kalimat yang berisikan tentang maksud surat undangan;

2) hari dan tanggal;

3) waktu;

4) tempat;

5) acara;

6) pemimpin rapat;

7) penutup.

c. Kaki Surat Undangan

Bagian kaki surat undangan memuat keterangan tentang

1) titelatur atau nama jabatan (dengan huruf awal setiap unsurnya

kapital);


3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu (huruf awal

setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;



33

d. Pembuatan Surat Undangan

Surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan

Eselon II, yang karena jabatannya menggunakan kepala surat unit

kerjanya masing-masing.

34

Format Surat Undangan


Yth. 1. ...

2. ... 3. ... 4. ...

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………

Hari/tanggal : ...

Waktu : ...

Tempat : ...

Acara : ...

Pimpinan Rapat: ...

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………

………………………………………………………………..

Kepala Biro Perencanaan dan KLN,

ttd. dan cap

Saut Hutagalung NIP 080066375

Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP 2. ...





Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

11/2 spasi

4 spasi 10-15 ketukan 5 ketukan

4 spasi

4 spasi

1½spasi

2 spasi

1 spasi

1 spasi

35

6. Surat Panggilan

a. Kepala Surat Panggilan

Bagian kepala surat panggilan memuat keterangan tentang


2) kata surat panggilan (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/SURAT PANGGILAN), yang ditempatkan di bagian

tengah atas lembar naskah/simetris;

3) nomor surat (ditulis dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/

NOMOR) ditulis di bawah kata surat pangilan.

b. Batang Tubuh Surat Panggilan

Bagian batang tubuh surat panggilan memuat keterangan

tentang

a. identitas pejabat yang dipanggil;

b. maksud pemanggilan;

c. waktu (tanggal dan saat/pukul).

c. Kaki Surat Panggilan

Bagian kaki surat panggilan memuat keterangan tentang

1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;



4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu;


6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

d. Pembuatan Surat Panggilan

Surat panggilan menggunakan kepala surat dan bercap dinas sesuai

dengan kewenangan pada unit kerjanya masing-masing.

36

Format Surat Panggilan

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

SURAT PANGGILAN

NOMOR ....

Yth.

a. Nama : ...

b. NIP : ...

c. Pangkat/Golongan: ...

d. Jabatan : ...

e. Unit organisasi : ...

d. Alamat rumah : ...

Guna mendapatkan penjelasan sehubungan dengan ……………………………………........

…………………………………………………………………………………………..

Untuk segera datang/menghadap pada:

a. Hari : ...

b. Tanggal: ...

c. Waktu : ...

d. Tempat : ...

………………………………………………………………………………………………………

………….................

Jakarta, 20 Januari 2005 Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

ttd. dan cap


4 spasi

1½spasi


4 spasi

4 spasi

2 spasi





37

7. Surat Pengantar

a. Kepala Surat Pengantar

Bagian kepala surat pengantar memuat keterangan tentang



3) pejabat/alamat yang dituju;

4) kata surat pengantar (dalam huruf kapital, tanpa garis bawah/

SURAT PENGANTAR), yang ditempatkan di tengah atas lembar

naskah/simetris;

5) nomor (dalam huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) yang

ditulis di bawah kata surat pengantar.

b. Isi Surat Pengantar

Isi surat pengantar merupakan sebuah tabel yang terdiri dari kolom

nomor urut, kolom jenis yang dikirim, kolom jumlah yang dikirim, dan

kolom keterangan.

c. Kaki Surat Pengantar

Bagian kaki surat pengantar memuat keterangan tentang

1) tanggal diterima, tanda tangan, dan nama jelas penerima;

2) titelatur atau nama jabatan dengan huruf awal setiap unsurnya

kapital;


4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap

unsurnya) yang menandatangani surat dan NIP-nya;

5) cap dinas.

d. Pembuatan Surat Pengantar

Kepala surat pengantar menggunakan kepala surat yang sesuai

dengan unit kerja masing-masing.

38

Format Surat Pengantar

1½ spasi

14 Nopember 2005

Yth. ...

SURAT PENGANTAR

NOMOR ...

No.

Urut Jenis yang Dikirim Banyaknya Keterangan

1.

Buku Kabinet Indonesia

Bersatu 2004 - 2009

5 (lima) buku

Untuk dipergunakan

seperlunya.

Diterima tanggal: ... Tanda tangan : ... Nama jelas : ...

a.n. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Kabag. TU dan Persuratan,

ttd. dan cap Riyani Indrati

NIP 080069658

Tembusan: 1. ... 2. ...

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat 4 spasi

3 spasi

3 spasi

3 spasi

4 spasi

4 spasi





39

8. Pengantar Faksimile

a. Kepala Pengantar Faksimile

Bagian kepala pengantar faksimile memuat keterangan tentang

1) kepala surat;

2) kata pengantar berita faksimile (dalam huruf kapital, tanpa garis

bawah/PENGANTAR BERITA FAKSIMILE), yang ditempatkan di

tengah atas lembar naskah dinas/simetris;

3) nomor, tanggal, dan jumlah halaman (dalam huruf awal kapital)

yang ditulis di sebelah kanan di bawah kata pengantar faksimile;

4) ruang legalisasi pejabat Eselon II dengan nama lengkap, berikut

NIP-nya, yang ditulis di sebelah kiri di bawah kata pengantar

faksimile.

b. Batang Tubuh Pengantar Faksimile

Bagian batang tubuh pengantar faksimile memuat keterangan tentang

1) pejabat dan alamat yang dituju (Yang terhormat);

2) pejabat dan alamat yang mengirim (Dari);

3) hal yang memuat garis besar isi naskah dinas yang akan dikirim

melalui mesin faksimile (Hal);

4) penutup yang berisi ucapan terima kasih.

c. Kaki Pengantar Faksimile

Bagian kaki pengantar faksimile memuat keterangan tentang

1) titelatur atau jabatan pembuat;

2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat itu;

3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;

4) cap dinas/jabatan.

d. Pembuatan Pengantar Faksimile

Kepala surat pengantar faksimile disesuaikan dengan wewenang dan

jabatan pejabat penanda tangan legalisasi.

40

Format Surat Pengantar Faksimile



PENGANTAR BERITA FAKSIMILE

Yang terhormat: ... Dari : ... Hal : ... ……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

Pembuat,

……………………..

……………………

Nomor : … Tanggal : … Sifat : Biasa/Rahasia Jumlah Halaman: …

RUANG LEGALISASI Kepala Biro Umum dan Perlengkapan


41

ISI BERITA

Jakarta, …………….

42

9. Surat Peringatan

a. Kepala Surat Peringatan

Bagian kepala surat peringatan memuat keterangan tentang


2) kata surat peringatan (dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/SURAT PERINGATAN), yang ditempatkan di bagian


3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),

yang ditulis di bawah kata surat peringatan.

b. Batang Tubuh Surat Peringatan

Bagian batang tubuh surat peringatan memuat keterangan tentang

1) nama pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya),

berikut NIP-nya;

2) pangkat/golongan;

3) jabatan;

4) unit organisasi;

5) isi peringatan.

c. Kaki Surat Peringatan

Bagian kaki surat peringatan memuat keterangan tentang




4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-

nya;



d. Pembuatan Surat Peringatan

Surat peringatan ditandatangani oleh pejabat Eselon I, Eselon II,

dan Eselon III, yang karena jabatannya, mereka menggunakan

kepala surat unit kerjanya masing-masing.

43

Format Surat Peringatan

4 spasi

1½spasi


4 spasi

2 spasi

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

SURAT PERINGATAN

NOMOR ...

Nama : ...

NIP : ...

Pangkat/Gol. : ...

Jabatan : ...

Unit organisasi: …

……………………………………………………………………………………………

….............................................................

………………………………………………………..…………………………………

……………………………………………………………………………………………………

………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

………………………………………. .........

Jakarta, 20 Januari 2005

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Kepegawaian,

ttd. dan cap

Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472

Tembusan: 1. ... 2. ...

4 spasi





44

10. Lembar Pengumuman

a. Kepala Pengumuman

Bagian kepala pengumuman memuat keterangan mengenai


2) kata pengumuman (dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/PENGUMUMAN), yang ditempatkan di tengah atas

lembar naskah/simetris;

3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR)

yang ditulis di bawah kata pengumuman;

4) kata tentang;

5) nama/judul pengumuman.

b. Batang Tubuh Pengumuman

Batang tubuh pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.

c. Kaki Pengumuman

Bagian kaki pengumuman memuat: keterangan tentang

1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;

2) titelatur atau nama jabatan;


4) nama jelas pejabat yang menandatangani pengumuman itu,

berikut NIP-nya;


6) tembusan/salinan, dengan kata Yth., yang dibuat apabila

dipandang perlu.

d. Pembuatan Pengumuman

Pengumuman yang ditandatangani oleh



Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia dengan huruf

kapital.

45

2) Pejabat Eselon I, atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan,

menggunakan logo DKP di sebelah kiri atas berwarna biru dan

bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan.

3) Pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya

menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerjanya

masing-masing.

46

Format Pengumuman

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

PENGUMUMAN

NOMOR ...

TENTANG

…………………………………

………………………………………………………………………………………………………...

....……………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………...

.…………………………………………………………………………………

………………………………....................................................................................................

………………………………………………….


Kepala Biro Kepegawaian selaku

Ketua Panitia Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil, Departemen Kelautan dan Perikanan Tahun Anggaran 2005

ttd. dan cap

Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472

Tembusan: 1. ... 2. ...


4 spasi

4 spasi

2 spasi

2 spasi

1½spasi

2 spasi

2 spasi





47

11. Surat Keterangan

a. Kepala Surat Keterangan

Bagian kepala surat keterangan memuat


2) kata surat keterangan (dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/SURAT KETERANGAN), yang ditempatkan di bagian


3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),

yang ditulis di bawah kata surat keterangan.

b. Batang Tubuh Surat Keterangan

Bagian tubuh surat keterangan memuat keterangan tentang

1) identitas pejabat yang membuat keterangan;

2) identitas orang/pegawai/pejabat yang diterangkan;

3) maksud pemberian keterangan;

4) penutup.

c. Kaki Surat Keterangan

Bagian kaki surat keterangan memuat: keterangan tentang




4) nama jelas pejabat yang menandatangani dan NIP;



48

d. Pembuatan Surat Keterangan

Surat keterangan yang ditandatangani oleh

1) Menteri menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna

emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik

Indonesia, dengan huruf kapital.

2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III, sesuai dengan

kewenangan di bidang masing-masing, menggunakan kepala

surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.

49

Format Surat Keterangan

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

SURAT KETERANGAN NOMOR ...

Yang bertanda tangan di bawah ini:

a. Nama : ...

b. NIP : ...

c. Jabatan : ...

d. Alamat Kantor: ...

menerangkan bahwa:

a. Nama : ...

b. NIP : ...

c. Jabatan : ...

...

d. Alamat Rumah: ...

………………………………………………………………………………………………………

……………….

……………………………………………………….


Kepala Biro Keuangan,

ttd. dan cap

Charles B. Purba NIP 060042946

4 spasi


4 spasi

3 spasi

2 spasi

2 spasi

1½ spasi

1½ spasi





50

12. Surat Izin

a. Kepala Surat Izin

Bagian kepala surat izin memuat keterangan tentang


2) kata surat izin (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT

IZIN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah

(simetris);

3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titi (NOMOR),

yang ditulis di bawah kata surat izin.

b. Batang Tubuh Surat Izin

Bagian batang tubuh surat izin memuat keterangan tentang

1) identitas pejabat yang diberi izin;

2) maksud pemberian izin;

3) ketentuan lain tentang izin yg diberikan.

c. Kaki Surat Izin

Bagian kaki surat izin memuat keterangan tentang




4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital di setiap unsur)

yang menandatangani surat izin itu, berikut NIP-nya;



d. Pembuatan Surat Izin

Surat izin menggunakan kepala surat dinas sesuai dengan

kewenangan di unit kerjanya masing-masing.

51

Format Surat Izin

SURAT IZIN

NOMOR ...

1. Diberikan kepada:

a. Nama : ...

b. NIP : ...

c. Pangkat/Gol. : ...

d. Jabatan : ...

e. Unit organisasi: ...

2. Untuk : ...

...

...

...

3. Ketentuan lain : ...

...

...

...



ttd. dan cap Andin H. Taryoto

NIP 080034569

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

4 spasi

1½ spasi

2 spasi


4 spasi

4 spasi

2 spasi





52

13. Surat Kuasa

a. Kepala Surat Kuasa

Bagian kepala surat kuasa memuat keterangan tentang


2) kata surat kuasa (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT

KUASA), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris;

3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang

ditulis di bawah kata surat kuasa.

b. Batang Tubuh Surat Kuasa

Batang tubuh surat kuasa dirumuskan dalam bentuk uraian tentang

1) identitas pemberi kuasa;

2) identitas penerima kuasa;

3) wewenang yang dikuasakan.

c. Kaki Surat Kuasa

Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tentang



3) nama jelas pejabat pemberi dan penerimai kuasa, dan NIP-nya;

4) materai secukupnya apabila diperlukan;



d. Pembuatan Surat Kuasa

Surat kuasa yang ditandatangani oleh


Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan

dan Perikanan Republik Indonesia.

2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala

surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.

53

Format Surat Kuasa

SURAT KUASA NOMOR ...

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : ...

NIP : ...

Pangkat/golongan: ...

Jabatan : ...

Sesuai dengan kewenangan dalam jabatan memberi kuasa kepada:

Nama : ...

NIP : ...

Pangkat/Golongan: ...

Jabatan : ...

untuk …………………………………………………………………………………….............................

…………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

………………………..


Yang diberi kuasa Kepala Biro Hukum dan Organisasi,

ttd. dan cap

…………………………. Narmoko Prasmadji

NIP 180002947 Tembusan: 1. ... 2. ...

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

2 spasi

3 spasi

4 spasi

2 spasi


4 spasi

11/2 spasi

2 spasi


JALAN MEDAN MERDEKA TUIMUR NO. 16, JAKARTA 10110



54

14. Surat Perintah

a. Kepala Surat Perintah

Bagian kepala surat perintah memuat keterangan tentang

1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf

kapital, tanpa garis bawah;

2) kata surat perintah (dengan huruf kapital, tanpa garis

bawah/SURAT PERINTAH), yang ditempatkan di bagian tengah


3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),

yang ditulis di bawah kata surat perintah.

b. Batang Tubuh Surat Perintah

Bagian batang tubuh surat perintah memuat keterangan tentang

1) pertimbangan dikeluarkannya surat perintah;

2) dasar/landasan pengeluaran surat perintah;

3) kata diperintahkan (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/

DIPERINTAHKAN), yang dicantumkan di tengah lembar naskah;

4) diktum yang memuat nama pejabat, pangkat/golongan, dan jabatan

penerima perintah;

5) jenis tugas atau kegiatan yang diperintahkan;

6) penutup.

c. Kaki Surat Perintah

Bagian kaki surat perintah memuat keterangan tentang

1) tempat dikeluarkannya surat perintah;




5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat

yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;



55

d. Pembuatan Surat Perintah

Surat perintah yang ditandatangani oleh


Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan

dan Perikanan Republik Indonesia.

2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri, menggunakan kepala surat

berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri

berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan

dan Perikanan.

3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,

menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.

56

Format Surat Perintah

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

4 spasi

2 spasi


4 spasi

2 spasi

3 spasi

1½ spasi

SURAT PERINTAH

NOMOR ...

Pertimbangan : …………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………….

Dasar : ………………………………………………………………………………

DIPERINTAHKAN

Kepada : ………………………………………..............................................................

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

.…………………………………

Untuk : 1 ………………………………………………………………………………..

…….……………………………………….

2. ………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………...

..…………………………………………………………………..

Pembiayaan : …………………………………………………………………………………

……………………

…………………………………………………………………………………………

………………………………………………………

Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 20 Januari 2005 Kepala Biro Perencanaan KLN, ttd.dan cap

Saut Hutagalung NIP 080066375





57

15. Surat Tugas

a. Kepala Surat Tugas

Bagian kepala surat tugas memuat keterangan tentang

1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf

kapital, tanpa garis bawah;

2) kata surat tugas (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT

TUGAS), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar

naskah/simetris;


yang ditulis di bawah kata surat tugas.

b. Batang Tubuh Surat Tugas

Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang

1) pendahuluan/alinea pembuka, memuat alasan penugasan, diikuti

perintah penugasan;

2) nama lengkap, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan

pejabat/pegawai penerima tugas, apabila penerima tugas kolektif;

2) inti surat memuat uraian penugasan yang harus dilaksanakan dan

jadwal waktu;

3) penutup berisi penegasan perintah tugas dan pelaporannya.

c. Kaki Surat Tugas

Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang

1) tempat dikeluarkannya surat perintah;








58

c. Pembuatan Surat Tugas

Surat tugas yang ditandatangani oleh



Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;

2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat

berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri

berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan

dan Perikanan.

3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,

menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing.

59

Format Surat Tugas

SURAT TUGAS NOMOR ...

Dalam rangka melaksanakan tugas.............................................................., dengan ini kami

menugasi: 1. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ... 2. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ...

untuk melaksanakan................................................................................................................

pada: 1. ... 2. . ... mulai tanggal...............s.d.............................

Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai dilaksanakan, agar menyampaikan

laporan. Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal ...


ttd. dan cap Andin H. Taryoto NIP 080034569

Tembusan: 1. ... 2. ...

1 spasi

1 spasi

2 spasi

4 spasi

4 spasi

2 spasi

4 spasi 5 ketukan 10-15 ketukan

Kepala

Surat

Kaki

Surat

Batang

Tubuh

Surat

11/2 spasi





60

16. Berita Acara

a. Kepala Berita Acara

1) lambang negara berwarna kuning emas;

2) Kata BERITA ACARA (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah),

yang ditempatkan di bagian tengah atas (simetris) dari lembar

naskah.

b. Batang Tubuh Berita Acara

Bagian batang tubuh berita acara dirumuskan dalam bentuk uraian.

c. Kaki Berita Acara

Bagian kaki berita acara memuat keterangan tentang

1) nama terang pegawai/orang yang berhubungan dengan isi berita

acara;

2) saksi.

d. Pembuatan Berita Acara

Berita acara ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan saksi

menggunakan lambang negara berwarna kuning emas.

61

Format Berita Acara Sumpah Jabatan di Lingkungan Departemen Kelautan

dan Perikanan

1spasi

DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN

REPUBLIK INDONESIA

NASKAH BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN .................................................................................. DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN

Pada hari ini Jumat tanggal Sepuluh bulan Juni tahun Dua ribu lima, bertempat di Kantor Departemen Kelautan dan Perikanan Jalan Medan Merdeka Timur Nomor 16 Jakarta, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 47/M Tahun 2005 tanggal 29 Maret 2005 dilakukan serah terima jabatan antara : 1. Nama : ... NIP : ... Jabatan : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

2. Nama : ...

NIP : ... Jabatan : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

menyatakan sebagai berikut :

Pasal 1

Pihak Pertama menyerahan kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................ Pihak Kedua menerima kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................ Demikian naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal tersebut di atas.

Pihak Kedua Pihak Pertama Yang menerima Yang menyerahkan

…………………. ...………………….

Mengetahui/Menyaksikan :

...………………

1 spasi

1 spasi

2 spasi

2 spasi

1 spasi


Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

4 spasi

4 spasi

1 spasi

62

17. Laporan

a. Kepala Laporan


2) Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang seluruhnya

ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan di tengah-tengah

(simetris).

b. Batang Tubuh Laporan

Bagian tubuh laporan berisi keterangan tentang

1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan,

ruang lingkup, serta sistematika laporan;

2) materi laporan terdiri dari kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang

mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang

dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) simpulan dan saran yang perlu disampaikan sebagai bahan

pertimbangan;

4) penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan

ucapan terima kasih.

c. Kaki Laporan

Bagian kaki laporan memuat keterangan tentang

1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;

2) nama jabatan/pejabat pembuat laporan yang ditulis dengan huruf

awal kapital pada setiap unsurnya;

3) tanda tangan dan cap unit kerja;

4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital setiap

unsurnya.

63

Format Laporan

LAPORAN NOMOR …

TENTANG …………………………………………………………….

Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar

Tugas yang Harus Dilaksanakan ……………………………………………………………………………………………………….......……………………………………………………………………………………………………... dan seterusnya

Hasil yang Dicapai ………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................……………….………………………………………………………………………………………………………...

Kesimpulan dan Saran ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………...

Penutup ………………………………………………………………………………………………………...

Dibuat di : ...

pada tanggal: ...

Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

ttd. dan cap

Farida A. Lukman

Kaki Surat

Batang

Tubuh

Surat





Kepala

Surat 11/2 spasi

2 spasi

1 spasi

2 spasi

1 spasi

4 spasi

4 spasi

64

18. Kartu Kendali

Format Kartu Kendali terdiri beberapa kolom antara lain kolom untuk

nomor urut surat, kode klasifikasi, tanggal, indek surat, asal atau tujuan

surat, ringkasan perihal, nomor surat, dari lampiran, unit pengolah, unti

kerja yang dituju serta kolom paraf penerima surat.

Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) lembar yang masing-masingnya

digunakan sebagai :

a. lembar I berwarna putih digunakan sebagai penganti buku agenda;

b. lembar II berwarna kuning digunakan sebagai arsip atau buku ekspedisi

/ bukti penerima serta pengendali surat di unit pengolah;

c. lembar III berwarna merah digunakan sebagai pengendali surat dan

harus menyatu dengan surat di unit pengolah/kerja yang dituju.

Untuk penerima surat, membubuhkan paraf dan nama jelas pada kolom

paraf.

65

Format Kartu Kendali

66

19. Piagam Penghargaan

a. Kepala Piagam Penghargaan

Bagian kepala Piagam Penghargaan memuat keterangan tentang

1) lambang negara berwarna kuning emas;

2) kata Piagam Penghargaan (dengan huruf kapital, dengan garis

bawah/ PIAGAM PENGHARGAAN), yang ditempatkan di bagian



yang ditulis di bawah kata Piagam Penghargaan.

b. Batang Tubuh Piagam Penghargaan

Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang

1) kalimat “Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan Penghargaan

yang sebesar-besarnya kepada”;

2) nama lengkap, pangkat, jabatan pejabat/pegawai penerima

penghargaan dan unit kerja;

3) kalimat penghargaan yang disesuaikan dengan latar belakang

pemberian penghargaan.

c. Kaki Surat Piagam Penghargaan

Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang

1) tempat dikeluarkannya Piagam Penghargaan;







d. Pembuatan Piagam Penghargaan

Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan

Perikanan, menggunakan kepala surat dengan lambang negara

berwarna kuning emas.

67

Format Piagam Penghargaan

PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR ...

Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan penghargaan yang sebesar-besarnya

kepada :

Nama : ...

Pangkat : ...

Jabatan : ...

Unit Kerja : ...

Atas jasa dan darmabaktinya yang telah diberikan selama bertugas sebagai

............................ sejak tanggal ....................... sampai dengan saat diberhentikan dengan hormat dari dinas ....................... dengan hak pensiun pada tanggal .....................

Diberikan di : ... Pada tanggal : ...


ttd. dan cap

FREDDY NUMBERY

Kepala

Surat

Batang

Tubuh

Surat

Kaki

Surat

1 ½ spasi

4 spasi

4 spasi

4 spasi

2 spasi

68

D. Pembuatan

1. Papan Nama Instansi

a. Macam Papan nama Instansi

Papan nama instansi di lingkungan DKP terdiri dari papan nama

kantor di pusat dan di daerah.

1) Papan Nama Kantor di Pusat

Papan nama kantor di pusat adalah

(i) Departemen Kelautan dan Perikanan;

(ii) Badan Riset Kelautan dan Perikanan;

(iii) Pusat Pengembangan Aparatur Kelautan dan Perikanan;

(iv) Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan

dan Perikanan;

(v) Pusat Data, Statistik, dan Informasi;

(vi) Pusat Karantina Ikan.

2) Papan Nama Kantor di Daerah

Jenis papan nama kantor di daerah adalah

(i) pelabuhan-pelabuhan perikanan;

(ii) balai-balai besar;

(iii) balai-balai;

(iv) stasiun-stasiun;

(v) loka-loka;

(vi) Sekolah Tinggi Perikanan, akademi, dan Sekolah Usaha

Perikanan Menengah.

b. Bentuk dan Ukuran

Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang dengan ukuran

1) 250 x 100 cm,

2) 200 x 75 cm, dan

3) 150 x 70 cm.

Ukuran tersebut dapat disesuaikan dengan luas tanah dan

bangunan dengan memperhatikan segi estetika.

69

c. Warna dan Huruf

Warna dasar papan nama adalah putih dengan warna tulisan biru

dicetak dengan huruf kapital berukuran sama dan diatur sedemikian

rupa sehingga mudah dibaca. Besarnya huruf/angka disesuaikan

dengan ukuran papan nama dan jumlah huruf/angka yang

digunakan.

d. Logo

Logo yang digunakan adalah logo Keputusan Menteri Kelautan dan

Perikanan Nomor KEP.17/MEN/2001 tanggal 6 Maret 2001, dengan

lambang laut dan gelombang, lingkaran tiga dimensional dan garis

larikan, stilasi ikan, serta tulisan Departemen Kelautan dan

Perikanan, yang ditempatkan di sebelah kiri atas. Besar logo

disesuaikan dengan besarnya ukuran papan nama kantor.

e. Bahan

Papan nama kantor/instansi terbuat dari bahan yang tahan lama.

f. Pemasangan

Papan nama kantor/instansi ditempatkan di lokasi yang strategis

dan mudah dibaca.

CONTOH PAPAN NAMA KANTOR UPT


SEKOLAH TINGGI PERIKANAN

JALAN AUP PASAR MINGGU, PO.BOX 7239/JKPSM

TELEPON (021) 7805030, FAKSIMILE (021) 7806874

JAKARTA SELATAN

70

2. Sarana Surat-Menyurat

a. Pengetikan dalam bentuk semi block style dengan

menggunakan jenis huruf

1) Pica,

2) Arial 12, dengan

3) spasi 1 atau 1,5 disesuaikan dengan kebutuhan.

d. Ukuran Kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS

maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,

penggandaan, dan dokumen pelaporan.

2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya

terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai

keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.

3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi,

dicetak di atas kertas 70 gram.

4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang

berukuran 297 x 210 mm.

5) Folio ganda (420 x 330 mm) di samping kertas A4 untuk

kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas

dengan ukuran

(a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm),

(b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm), dan

(c) folio (210 x 330 mm).

71

c. Ukuran Blangko/Formulir

No. Blangko/Formulir Ukuran Jenis Kertas

Keterangan

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Model A1 digunakan untuk a. berita acara,surat keputusan b. surat edaran, pidato, pelantikan Model A2 digunakan untuk naskah dinas Model A3 digunakan untuk surat dinas berbahasa Inggris Model B1 digunakan untuk surat dinas Model B2 digunakan untuk surat dinas, surat keterangan, surat izin, pengumuman, surat peringatan, berita acara, surat perintah, surat pengantar, edaran Model B3 digunakan untuk surat keputusan dan mutasi pegawai Model B4 digunakan untuk surat dinas a.n. Menteri berbahasa Inggris

Folio/70 gram 210 x 330- Folio/70 gram 210 x 330 A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm Folio/70 gram 210 x 330 A4/ 70 gram 297 x 210 mm

HVS

HVS

HVS

HVS

HVS

HVS

HVS

HVS

HVS

bergantung pada kebutuhan

72

Keterangan:

i. Model A1 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris),

di bawahnya tanpa tulisan MENTERI KELAUTAN DAN

PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA; warna tulisankuning

emas. Blangko tersebut digunakan untuk jenis tulisan dinas

berupa berita acara, sambutan, keputusan, surat edaran, atau

pidato yang ditandatangani oleh Menteri.

ii. Model A2 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)

berwarna kuning emas yang di bawahnya bertuliskan

MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN. Blangko tersebut

digunakan untuk tulisan dinas yang ditandatangani oleh

Menteri untuk surat yang tidak diatur dalam Model A1.

iii. Model A3 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)

berwarna kuning emas yang bertuliskan MINISTRY OF

MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF

INDONESIA. Blangko tersebut digunakan untuk surat dinas

internasional yang ditandatangani oleh Menteri. Pada catatan

kaki surat bertuliskan alamat lengkap (nomor telepon,

faksimile/surat elektronik).

iv. Model B1 : Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,

bertuliskan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

REPUBLIK INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko tersebut

digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh

pejabat Eselon I atas nama Menteri.

v. Model B2 : Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,

bertuliskan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERlKANAN

dan unit kerja Eselon I/pusat/UPT di tengah (simetris), warna

tulisan biru. Blangko/formulir tersebut digunakan untuk

semua naskah dinas yang ditandatangani baik oleh pejabat

73

Eselon I/kepala pusat/kepala UPT atas wewenang jabatannya

maupun oleh pejabat eselon di bawahnya, atas nama pejabat

Eselon I/kepala pusat/kepala UPT tersebut.

vi. Model B3 : Blangko/formulir (berukuran folio) dengan gambar garuda

hitam di tengah (simetris). Blangko/formulir tersebut diperlukan

untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan

surat keputusan, misalnya surat keputusan tentang

pembentukan tim dan mutasi kepegawaian.

vii. Model B4 : Blangko/formulir (berukuran A4) dengan gambar logo

departemen di sisi kiri, bertuliskan (bahasa Inggris) MINISTRY

OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF

INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko/formulir tersebut

digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh

pejabat Eselon I atas nama Menteri.

74

d. Ukuran sampul surat (amplop) adalah sebagai berikut.

No. Sampul Surat Ukuran Sampul

Warna Sampul

Keterangan

1. MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN 105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model A2

2. MINISTER OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

105 x 227

Putih

Model A3

3. DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B1

4. MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B4

5. SEKRETARIAT JENDERAL DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

105 x 227 250 x 353 270 x 400

Putih Coklat Coklat

Model B2

6. MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES SECRETARIAT GENERAL

105 x 227 250 x 353

Putih Coklat

Model B3

75

3. Cap Dinas

1. Bentuk dan Ukuran Cap Dinas Tata Cara Penggunaannya

Cap jabatan di lingkungan DKP dibuat untuk Menteri Kelautan dan

Perikanan Republik Indonesia serta Departemen Kelautan dan

Perikanan Republik Indonesia. Bentuk dan ukuran cap dinas di

lingkungan DKP tersebut adalah bulat, seperti tampak pada contoh

gambar, yang terdiri dari dua lingkaran: lingkaran luar/terbesar

berdiameter empat cm.

2. Penggunaan Cap Dinas

Penggunaan cap dinas ditentukan sebagai berikut.

1) Jenis cap dinas, yang dibedakan menjadi dua, yaitu

(i) cap dinas jabatan untuk Menteri dan pejabat struktural

Eselon I;

(ii) cap dinas departemen, unit kerja Eselon I, pusat, dan UPT.

2) Ukuran Cap Dinas

40 mm

39 mm

30 mm

MENTERI

LAMBANG NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

76

3) Bentuk Cap Dinas

a. Cap dinas jabatan Menteri digambarkan dengan

(i) lingkaran luar yang berisi tulisan MENTERI KELAUTAN

DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan

huruf kapital;

(ii) ingkaran dalam berisi gambar burung garuda;

cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang

ditandatangani oleh Menteri atau Menteri ad interim;

contohnya,

Jabatan Cap

Menteri

Kelautan dan

Perikanan

b. Cap dinas jabatan struktural Eselon I digambarkan dengan

(i) lingkaran luar yang berisi tulisan DEPARTEMEN

KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,

dengan huruf kapital;

(ii) lingkaran dalam yang bertuliskan nama jabatan

struktural Eselon I dengan menggunakan huruf kapital

yang dibatasi dengan dua garis horizontal.Cap dinas ini

digunakan untuk naskah dinas keluar yang

ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I.

Urutan Direktorat Jenderal (sesuai dengan Permen 07) adalah

1. Sekretaris Jenderal;

2. Inspektur Jenderal;

3. Direktur Jenderal Perikanan Tangkap;

77

4. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya;

5. Direktur Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan

dan Perikanan;

6. Direktur Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil;

7. Direktur Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan;

8. Badan Riset Kelautan dan Perikanan.

Contohnya,

Titelatur atau Nama

Jabatan Contoh Cap

Sekretaris Jenderal

Inspektur Jenderal

Direktur Jenderal

Perikanan Tangkap

78

Titelatur atau Nama

Jabatan Contoh Cap

Direktur Jenderal

Perikanan Budidaya

Direktur Jenderal

Pengolahan dan

Pemasaran

Hasil Perikanan

Direktur Jenderal

Kelautan, Pesisir, dan

Pulau-Pulau Kecil

Direktur Jenderal

Pengawasan dan

Pengendalian Sumber

Daya Kelautan dan

Perikanan

Kepala Badan Riset

Kelautan dan Perikanan

79

c. Cap dinas organisasi departemen digambarkan dengan


KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,

dengan huruf kapital;

(ii) lingkaran dalam yang berisi gambar burung garuda.

Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang

ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas

nama Menteri.

Contohnya,

Nomenklatur atau

Nama Organisasi Contoh Cap

Departemen

Kelautan dan

Perikanan

d. Cap dinas unit organisasi Eselon I digambarkan dengan


KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

(dengan menggunakan huruf kapital);

(ii) lingkaran dalam bertuliskan nama unit organisasi Eselon

I dengan menggunakan huruf kapital yang dibatasi dua

garis horizontal;

Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas keluar yang

ditandatangani oleh pejabat Eselon II atas nama pejabat

Eselon I.

80

Contohnya,

Nomenklatur atau Nama

Organisasi Unit Kerja Contoh Cap

Sekretariat Jenderal

Inspektorat Jenderal

Direktorat Jenderal

Perikanan Tangkap

Direktorat Jenderal

Perikanan Budidaya

81

Nomenklatur atau Nama

Organisasi Unit Kerja Contoh Cap

Direktorat Jenderal

Pengolahan dan Pemasaran

Hasil Perikanan

Direktorat Jenderal

Kelautan, Pesisir, dan

Pulau-Pulau Kecil

Direktorat Jenderal

Pengawasan dan

Pengendalian Sumber Daya

Kelautan dan Perikanan

Badan Riset Kelautan dan

Perikanan

82

e. Cap dinas pusat digambarkan dengan


KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

(dengan menggunakan huruf kapital);

(ii) lingkaran dalam yang bertuliskan nama pusat (dengan

menggunakan huruf kapital), yang dibatasi dengan dua

garis horizontal.

Cap dinas unit organisasi pusat digunakan untuk naskah

dinas keluar yang ditandatangani kepala pusat atas

wewenang jabatannya atau pejabat struktural Eselon III

atas nama kepala pusat.

Contohnya,

Nomenklatur

atau Nama

Organisasi Unit

Kerja

Contoh Cap

Pusat di bawah

Sekretariat

Jenderal

1. 2.

3. 4.

83

f. Pembuatan dan Pengamanan/Penanggung Jawab Cap

Dinas

Pembuatan cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri,

Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal,

Kepala Badan, dan Sekretariat Jenderal merupakan

kewenangan Biro Umum dan Perlengkapan, Sekretariat

Jenderal.

Untuk pertimbangan keamanan, penggantian cap dinas

harus dilakukan oleh Biro Umum dan Perlengkapan dengan

menyerahkan cap dinas yang lama dan dibuatkan Berita

Acara Serah Terima.

Untuk pengamanan dan mencegah penyalahgunaan cap

dinas dari pengguna yang telah ditetapkan, penyimpanan cap

dinas diatur sebagai berikut.

(i) Cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri, Sekretaris

Jenderal, dan Sekretariat Jenderal disimpan di Biro

Umum dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal.

(ii) Cap dinas Jabatan Direktur Jenderal, Inspektur

Jenderal, dan Kepala Badan disimpan pada Sekretariat

Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan dan

sebagai penanggung jawab adalah masing-masing

Kepala Bagian Umum.

g. Penempatan Cap Dinas

(i) Penempatan cap dinas disesuaikan dengan

penggunaan kepala surat dan berada di sebelah kiri

tanda tangan pejabat yang berwenang

menandatanganinya seraya sedikit menimpa tanda

tangan tersebut. Tidak dibenarkan penempatan cap

dinas tepat di tengah-tengah atau di atas tanda tangan

pejabat yang berwenang. Apabila terdapat lebih dari

satu pejabat yang menandatangani suatu naskah dinas,

84

cap dinas itu ditempatkan di sebelah kiri tanda tangan

pejabat yang lebih tinggi tingkatnya.

(ii) Naskah dinas yang ada hubungannya dengan kerja

sama pemerintah dengan luar negeri (berbahasa

Inggris) tidak menggunakan cap dinas.

(iii) Naskah kerja sama DKP dengan instansi lain di dalam

negeri menggunakan cap jabatan masing-masing

pejabat penanda tangan.

E. Kewenangan dan Paraf

Pada hakikatnya, setiap surat ke luar menjadi tanggung jawab

pimpinan instansi yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat

yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang,

sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang

berlaku.

Kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan

kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju.

Surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,

memerlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis,

dari pejabat yang bersangkutan.

1. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan dan Paraf dalam

Naskah Dinas

Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan

perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan

dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan. Pelimpahan wewenang

hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di

bawahnya.

Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran

tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab.

85

Pelimpahan wewenang harus mengikuti jalur struktural dan paling

banyak dua rentang jabatan struktural di bawahnya.

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar

lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan ditentukan sebagai

berikut.

a. Surat Menteri yang ditujukan kepada pempinan instansi di luar

lingkungan DKP ditandatangani oleh Menteri dan diparaf oleh

Sekretaris Jenderal, sebagai penanggung jawab administrasi Kantor

DKP, dan oleh pejabat Eselon I yang bersangkutan dengan materi

sebagai penanggung jawab teknis.

b. Apabila Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada

pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh

pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).

c. Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat

tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada

pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk

beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).

d. Surat pimpinan unit kerja Eselon I yang ditujukan kepada pimpinan

instansi di luar DKP ditandatangani oleh yang bersangkutan, dan

sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf oleh Sekretaris

Inspektorat Jenderal/Sekretaris Direktorat Jenderal/Sekretaris

Badan dan/atau penanggung jawab materi dengan tembusan

kepada Menteri. Surat Sekretaris Jenderal, sebelum ditandatangani,

harus diparaf terlebih dahulu oleh Kepala Biro/Kepala Pusat yang

menjadi penanggung jawab materi.

e. Apabila pejabat Eselon I mendelegasikan penandatanganan surat

kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan

oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).

f. Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat

tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada

pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk

beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).

86

g. Staf Ahli Menteri, sesuai dengan tugas dan fungsinya,

memberikan telaahan, pertimbangan, dan saran pemecahan

masalah secara konseptual mengenai hal-hal tertentu menurut

keahliannya yang berkaitan dengan kelautan dan perikanan kepada

Menteri Kelautan dan Perikanan. Oleh karena itu, Staf Ahli Menteri

tidak berwenang untuk membuat dan menandatangani surat dinas

yang ditujukan kepada pemimpin/pimpinan instansi di luar DKP.

h. Staf Ahli Menteri hanya berwenang untuk membuat dan

menandatangani Memorandum dan Nota Dinas kepada Menteri dan

Pejabat Eselon I di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan

sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

Contoh lembar pengesahan untuk surat Menteri

Lembar Pengesahan Menteri Kelautan dan Perikanan

No. Nama Pejabat Paraf

1. Penanggung Jawab Materi

2. Penanggung Jawab Teknis

… ………………………. ……………………………………….

Tembusan:

1. Presiden Republik Indonesia

2. ………….. dan seterusnya

a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI


…………………………………. Tembusan: 1. Menteri Kelautan dan Perikanan RI 2. ……………….. dan seterusnya

87

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Keuangan,

…………………………………. Tembusan: 3. Sekretaris Jenderal 4. ……………….. dan seterusnya

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan

u.b. Kepala Bagian Perlengkapan,

………………………………………. Tembusan: 1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan 2. ……………….. dan seterusnya

a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI

Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro Kepegawaian,

………………………………. Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 2. ............. dan seterusnya

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Keuangan,

…………………………………. Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 2. ……………….. dan seterusnya

88

BAB III

PROSEDUR DAN PENGELOLAAN NASKAH DINAS

A. Penanganan Naskah Dinas

1. Naskah Dinas Masuk

a. Penerima Surat

Penerima surat bertugas

1) menerima surat (dinas, pribadi, atau yang salah alamat)

yang masuk ke DKP;

2) memilah (surat biasa, surat rahasia, surat pibadi);

3) membuka dan memeriksa kelengkapan surat;

4) menyampaikan kepada pengarah.

b. Pengarah Surat

Tugas pengarah surat adalah

1) membaca surat dan menentukan kategori surat (kecuali surat

rahasia):

(i) surat dengan kategori penting dicatat dalam kartu kendali

(KK), rangkap tiga;

(ii) surat dengan kategori biasa diberi lembar pengantar -

surat biasa (PSB), rangkap dua;

(iii) surat rahasia diberi Lembar Pengantar Surat Rahasia

(PSR), rangkap dua;

2) mengembalikan dengan segera surat-surat yang salah alamat

kepada pengirimnya atau meneruskannya ke alamat yang

semestinya;

3) mengirimkan surat-surat yang bersifat pribadi ke alamat yang

bersangkutan, tanpa dibuka;

4) meneruskan surat tertutup/rahasia kepada alamat yang dituju

sesuai dengan prosedur penerimaan surat rahasia;

89

5) mencantumkan pengarahan dan kode klasifikasi pada Lembar

Disposisi;

6) menyerahkan surat-surat kepada pencatat.

c. Pencatat Surat

Pencatat surat bertugas

1) mencatat surat pada Lembar PSB;

2) meneruskan surat beserta Lembar PSB atau PSR pada unit

tata usaha yang dituju;

3) menerima kembali Lembar PSB atau PSR asli yang sudah

diparaf oleh unit tata usaha yang dituju sebagai arsip pada unit

tata usaha departemen.

d. Unit Tata Usaha

Unit tata usaha bertugas

1) menandatangani atau memaraf lembar PSB atau PSR dan

mengembalikannya kepada pencatat;

2) memeriksa jumlah dan kelengkapan surat sesuai dengan

Lembar PSB atau PSR;

3) menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada

pimpinan pengolah;

4) menyimpan surat rahasia dalam berkas khusus surat rahasia.

e. Proses Naskah Dinas Masuk

Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas masuk

adalah sebagai berikut:.

1) Penerima surat menandatangani tanda terima dengan

memberikan nama jelas, tanggal, dan waktu.

2) Pengarah surat melengkapi baju surat dengan menggunakan

Lembar PSR rangkap dua dengan mengisi

(i) Unit Pengolah/Unit Kerja penerima surat;

(ii) tanggal disampaikan;

(iii) nomor urut;

(iv) tanggal dan nomor surat.

90

3) Surat dalam keadaan masih tertutup bersama dengan Lembar

PSR secara langsung disampaikan sesuai dengan alamat

surat yang dituju.

4) Setelah Lembar PSR ditandatangani oleh penerima surat,

dengan nama jelas, tanggal, dan waktunya di bagian Lembar

PSR,

(i) lembar pertama sebagai pengganti buku agenda dan

bukti penerimaan disimpan di Unit Kearsipan (Bagian

Tata Usaha dan Persuratan, Biro Umum dan

Perlengkapan);

(ii) lembar kedua menempel pada surat (dalam keadaan

tertutup) dan disimpan pada unit pengolah.

2. Naskah Dinas Keluar

a. Penyiapan Surat Dinas Biasa/Penting

1) Pengolahan Surat

(i) Pembuatan konsep surat dinas dapat dilakukan oleh

pejabat yang berhak menandatangani surat tersebut atau

oleh pejabat/petugas yang ditunjuk sesuai dengan

pedoman yang telah ditetapkan.

(ii) Batas waktu jawaban disesuaikan dengan sifat pengiriman

surat yang bersangkutan

Amat segera/kilat dengan batas waktu 24 jam setelah

surat diterima;

Segera dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat

diterima;

Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

(iii) Konsep surat yang telah dibuat selanjutnya diperiksa oleh

atasan langsung pengonsep surat.

(iv) Bagian persuratan unit tata usaha dan/atau sekretaris

pimpinan memeriksa konsep surat dari aspek tata

persuratan dan teknis penulisan.

91

(v) Konsep surat diajukan kepada pejabat yang berhak

menandatanganinya untuk pemeriksaan substansi.

(vi) Setelah diperiksa dan disetujui sebagaimana tersebut

pada Butir 2) sampai dengan Butir 4), dilakukan

pengetikan surat bersih, dengan jumlah lembar sesuai

dengan tujuan, ditambah satu lembar yang diparaf, untuk

selanjutnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

(vii) Konsep naskah disimpan dalam berkas bersama arsip

surat bersih. Surat bersih yang telah ditandatangani dan

yang sudah dibubuhi paraf oleh pengonsep surat

disimpan sebagai arsip.

2) Pengiriman Surat Dinas

Apabila surat dinas ke luar telah siap, surat dinas tersebut

harus segera dikirim ke alamat yang dituju setelah dicatat oleh

petugas pengendali surat keluar.

Prosedur pencatatan surat oleh pengendali surat dilakukan

sebagai berikut:

(i) surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga;

(ii) surat asli beserta tembusan arsip dikirim ke bagian tata

usaha untuk diberi nomor surat pada KK;

(iii) surat asli beserta KK Lembar Ke-3 diteruskan kepada

pengolah surat, sedangkan KK Lembar Ke-1 sebagai

nomor urut, dan KK Lembar Ke-2 beserta arsip surat

disimpan di bagian tata usaha departemen.

(iv) Kecepatan Penyampaian

Amat segera/kilat: surat yang sudah harus

diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang

sama dengan batas waktu 24 jam;

Segera: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/

disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan

Biasa: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/

disampaikan menurut urutan yang diterima oleh

92

bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan

caraka/kurir, batas waktu lima hari

b. Proses Naskah Dinas Keluar

Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas keluar

adalah sebagai berikut.

1) Konsep surat harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan

menandatangani atau pejabat yang ditunjuk menangani surat

rahasia itu dan langsung menentukan tingkat keamanannya

(sangat rahasia, rahasia, atau terbatas).

2) Setelah ditentukan tingkat keamanannya dan disetujui, konsep

itu diparaf oleh pengonsep dan langsung diserahkan ke

petugas sandi negara untuk diproses, kemudian

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani

surat tersebut.

3) Petugas sandi negara meminta nomor kepada petugas

penomoran surat dengan menggunakan Kartu Kendali

Rangkap tiga dan petugas mengisi

(i) nomor urut,

(ii) tanggal permintaan nomor surat,

(iii) kode klasifikasi,

(iv) hal,

(v) alamat yang dituju,

(vi) unit pengolah, dan

(vii) paraf petugas sandi negara.

Arsip surat sangat rahasia, rahasia, dan terbatas berada di

kamar sandi dan menjadi tanggung jawab petugas sandi

negara, sedangkan unit kearsipan hanya menyimpan kartu

kendali lembar pertama dan lembar kedua.

4) Kegiatan pengamplopan dilakukan oleh petugas sandi negara

dengan menggunakan amplop. Untuk tingkat keamanan

Naskah Dinas Sangat Rahasia digunakan tiga amplop sebagai

berikut.

93

(i) Amplop pertama, setelah ditutup dengan lem, dibubuhkan

lak segel pada tiga tempat bagian sambungan amplop,

kemudian dicap segel di atasnya. Apabila tidak terdapat

cap segel, setelah amplop ditutup dengan lem,

dibubuhkan cap jabatan pada tiga tempat bagian

sambungan amplop. Pada amplop dibubuhi alamat

lengkap, nomor kode surat, cap dinas dan cap SANGAT

RAHASIA (dengan huruf kapital), kemudian dimasukan ke

dalam amplop kedua.

(ii) Amplop kedua ditangani dengan cara yang sama, seperti

menangani amplop pertama, kemudian dimasukan

kedalam amplop ketiga.

(iii) Amplop ketiga ditutup dengan lem, seperti halnya surat

biasa. Pada muka amplop dibubuhkan alamat lengkap,

nomor surat, cap dinas tanpa dibubuhi cap SANGAT

RAHASIA.

(iv) Untuk tingkat keamanan naskah dinas rahasia dan

Terbatas, digunakan dua amplop dengan pengaturan

amplop pertama yang ditangani dengan cara yang sama,

hanya tidak perlu dibubuhi lak segel, lalu dimasukan ke

dalam amplop kedua, kemudian ditutup dengan lem;

pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor surat,

dan cap dinas, tanpa dibubuhi cap RAHASIA atau

TERBATAS.

(v) Pengiriman naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan

terbatas memerlukan perlakuan khusus dan dilakukan

oleh caraka/kurir atau perusahaan jasa ekspedisi.

5) Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan

Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim

dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan

pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk

huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada

94

kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi, nama

instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis

sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea

pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian

tengah sampul.

6) Melipat Surat dan Memasukkannya ke dalam Sampul

Surat/Amplop

Surat yang sudah siap mau dikirim dapat kehilangan

penampilannya apabila cara melipatnya dan memasukkannya

ke dalam sampul surat/amplop kurang cermat dan tidak hati-

hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu

dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat itu

dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul surat

yang akan dipergunakannya.

7) Contoh Melipat Surat yang akan Dimasukkan ke dalam

Sampul Surat Dinas

1. 2.

………..

………

……….

………………………..

………………………..

………………..

……….

…….

………..

………

………

………………………..

…..

…

95

3.

4. 5.

Keterangan Gambar:

1. Lembar kertas surat

2. Sepertiga bagian bawah kertas surat dilipat ke depan.

3. Sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang ke bawah.

4. Surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap

ke depan.

5. Pada sampul, semua keterangan yang ada dalam alamat tujuan surat ditulis

sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, kata pertama

alamat/tujuan surat dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

B. Penomoran Naskah Dinas Keluar

Nomor surat keluar dinyatakan dengan huruf dan angka sebagai berikut:

1234/ABC/PQ.00/XY/0000.

Penjelasan:

1234 : Nomor urut surat.

ABC : Kode unit kerja asal surat atau pejabat yang menandatangani.

PQ.00 : Digit yang digunakan untuk kode klasifikasi surat sebagaimana pedoman klasifikasi surat (dengan huruf kapital) diatur dalam ketentuan tersendiri.

……….

………

………

………………………..

…….

………….

……………

………

……….

………..

………………………..

………

96

XY : Digit yang digunakan untuk membubuhkan bulan penerbitan surat (dengan angka Romawi).

0000 : Digit yang digunakan untuk membubuhkan tahun penerbitan surat.

Kode nomenklatur unit kerja Eselon I di lingkungan Direktorat Jenderal dan

Inspektorat Jenderal dapat dikembangkan sesuai dengan jumlah unit kerja

Eselon II, yaitu

1. Sekretariat Direktorat Jenderal

2. Direktorat atau Inspektorat I

3. Direktorat atau Inspektorat II

4. Direktorat atau Inspektorat III

5. Direktorat atau Inspektorat IV

Klasifikasi Surat:

Surat Biasa B–1234

Surat Rahasia R–1234

Surat Sangat Rahasia SR–1234

Lain-Lain:

a. Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I

atas nama Menteri mengikuti penomoran a.n. Menteri.

b. Penomoran naskah dinas lain, seperti nota dinas dan surat edaran,

menggunakan kode tersendiri untuk membedakan satu dengan yang

lain.

Contohnya,

INS Instruksi

SE Surat Edaran

ST Surat Tugas

ND Nota Dinas

SP Surat Perintah

M Memorandum

c. Penomoran keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural

dilakukan oleh Biro Kepegawaian.

97

C. Pengendalian Surat dan Penataan Arsip

1. Pengendalian Surat

Pengendalian surat adalah proses kegiatan pengelolaan surat sejak

diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima dan

ditangani oleh unit pengolah hingga dikirim oleh unit kearsipan.

a. Pengendalian terhadap surat masuk penting/biasa dilakukan

sebagai berikut:

1) surat penting dengan menggunakan kartu kendal;

2) surat biasa dengan menggunakan lembar pengantar biasa.

b. Pengendalian terhadap surat masuk penting/biasa rahasia

dilakukan sebagai berikut

1) naskah dinas masuk yang tingkat kerahasiaannya sangat

tinggi ditujukan langsung kepada Menteri Kelautan dan

Perikanan.

2) naskah dinas ke luar yang tingkat kerahasiaannya sangat

tinggi yang ditujukan kepada Presiden dan Menteri langsung

ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan,

sedangkan yang tingkat kerahasiaannya kurang tinggi

ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal.

3) Untuk naskah dinas rahasia mengenai kepegawaian, hanya usul

mutasi pejabat Eselon II ke atas disampaikan langsung kepada

Menteri Kelautan dan Perikanan, sedangkan usul mutasi

pejabat Eselon III ke bawah disampaikan kepada Sekretaris

Jenderal.

4) Untuk menjaga kerahasiaan, berkas-berkas surat sangat

rahasia, rahasia, dan terbatas dikelola oleh petugas sandi

negara dan disimpan di kamar sandi.

5) Penggandaan naskah dinas rahasia, rahasia, dan terbatas

hanya dilakukan apabila ada perintah dari unit pengolah

(pencipta) atau pejabat yang ditunjuk.

c. Untuk proses pengolahan surat digunakan kartu disposisi.

98

2. Penataan Arsip

a. Dosir adalah pengelompokan arsip yang saling berkaitan dalam

satu kegiatan pekerjaan, disatukan dalam satu himpunan.

b. Rubrik adalah pengelompokan arsip yang penyusunannya diurutkan

atas dasar kesatuan masalah.

c. Seri adalah pengelompokan arsip yang disusun berdasarkan

kesamaan jenis permasalahan.

D. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah kegiatan penyelamatan, baik fisik maupun

informasi, yang terkandung dalam naskah/surat dinas dari pihak-pihak yang

tidak berhak. Faktor pengamanan arsip dinas perlu diperhatikan, dengan

mengingat sering terjadi kebocoran informasi yang disebabkan oleh petugas

pengelola surat kurang berhati-hati baik disengaja maupun tidak. Untuk

mengatasi masalah tersebut, pengamanan informasi dan naskah/surat dinas

adalah sejak pembuatan konsep sampai dengan pengetikan,

penandatanganan, penomoran, dan pengiriman yang harus dilakukan dengan

hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia,

sangat rahasia, dan terbatas. Untuk keperluan tersebut, pemimpin unit kerja

dapat memproses surat dinas tersebut secara tersendiri atau mempercayakan

kepada staf yang dapat dipercaya integritasnya.

Pada prinsipnya pengamanan arsip bermula dari pembuatan konsep,

pengetikan, penomoran, penggandaan, dan pendistribusian, serta

pengarsipan.

1. Pembuatan Konsep Naskah/Surat Dinas

Kebocoran informasi naskah/surat dinas sering kali terjadi pada tahap

pembuatan konsep. Oleh karena itu, upaya-upaya sebagai berikut harus

dilakukan.

a. Konsep naskah/surat dinas dibuat secara tersendiri oleh pejabat yang

akan menandatangani atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan untuk

99

konsep yang tidak dibuat oleh penandatanganan surat, konsep tersebut

harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatanganan surat.

b. Apabila materi naskah/surat dinas menyangkut lebih dari satu unit kerja,

konsep terlebih dahulu disampaikan kepada unit-unit terkait untuk disetujui

dengan membubuhkan paraf pada naskah/surat dinas dimaksud.

c. Khusus untuk naskah/surat dinas yang mempunyai tingkat ke rahasia

yang tinggi, perlu dilakukan hal-hal berikut.

(i) Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang menandatangani atau

pejabat yang ditunjuk.

(ii) Konsep dibuat dalam bentuk formulir tersendiri yang dibedakan

dengan surat yang lain (bukan rahasia).

d. Setelah dibubuhi paraf oleh pejabat yang berwenang, konsep naskah/surat

dinas tersebut diserahkan kepada petugas yang mempunyai integritas

yang tinggi terhadap ke rahasiaan dokumen di lingkungan DKP atau diketik

sendiri oleh pejabat yang bersangkutan.

2. Pengetikan Naskah/Surat Dinas

Yang dimaksud dengan pengetikan dalam hal ini adalah pengetikan

konsep akhir surat yang akan ditandatangani. Pengetikan dapat dilakukan

dengan komputer. Hal-hal yang harus diperhatikan, antara lain, adalah

bahwa

a. pengetikan dengan menggunakan komputer akan menghasilkan produk

yang sama; jadi untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat

dipergunakan cap/stempel yang menyebutkan asli dan tembusan;

b. sebaiknya, naskah/surat dinas yang sifatnya rahasia, apabila diketik

dengan menggunakan komputer, setelah proses pembuatan selesai, fail

yang berisi surat tersebut dihapus atau dapat disimpan dalam disket

khusus dan penyimpanannya dilakukan secara tersendiri.

3. Penomoran Naskah/Surat Dinas

Pada prinsipnya, penomoran naskah/surat dinas yang bersifat rahasia

tersebut sama dengan surat biasa. Namun, pemberian nomor harus tertutup.

100

4. Penggandaan Naskah/Surat Dinas

Penggandaan naskah/surat dinas harus disesuaikan dengan kebutuhan,

dan dapat dilakukan dengan fotokopi atau percetakan. Naskah/surat dinas

hasil penggandaan dianggap asli apabila diberi tanda tangan dan stempel

basah oleh pejabat yang berwenang. Khusus penggandaan surat rahasia

tidak boleh lebih dari jumlah alamat yang dituju.

5. Pendistribusian dan Pengarsipan Naskah/Surat Dinas

a. Setiap naskah surat dinas disampaikan sesuai dengan ketentuan dan

prosedur yang sudah ditetapkan.

b. Naskah/surat yang bersifat rahasia disampaikan sesuai dengan ketentuan

dan prosedur yang sudah ditetapkan.

c. Naskah/surat dinas yang telah disampaikan, arsipnya disimpan dan diatur

melalui ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana

Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.88/MEN/SJ/2002,

tetapi diperlakukan secara khusus.

d. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip, pada hakikatnya, akan

berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip

inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.

101

BAB IV

PERSURATAN ELEKTRONIS

Persuratan elektronis, adalah suatu sistem korespondensi yang

menggunakan media elektronis. Penggunaan persuratan elektronis berakibat

DKP dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat,

transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi

kegiatan pemerintahan sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan

mendukung semua kegiatan. Kegiatan ini sejalan dengan pergeseran paradigma

dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling

regulation).

Persuratan elektronis lingkup DKP melalui intranet, merupakan salah

satu jawaban untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik

(good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government), sekaligus

meningkatkan kinerja aparatur dalam rangka meningkatkan transparansi dan

akuntabilitas, sehingga masyarakat mendapatkan pelayanan yang baik.

A. STATUS

Persuratan elektronis lingkup DKP digunakan sebagai pengganti nota

dinas yang merupakan suatu bentuk naskah dinas resmi mengenai hal-hal

yang berhubungan dengan masalah kedinasan intern antar unit kerja eselon I

yang berbeda dalam lingkungan DKP. Selain nota dinas persuratan elektronis

lingkup DKP digunakan sebagai pengganti memorandum yang merupakan

suatu bentuk naskah dinas resmi antara Menteri dan pejabat eselon I atau

antar pejabat unit kerja eselon I yang sama. Nota dinas dan memorandum

yang menggunakan sarana persuratan elektronis bukan merupakan dokumen

rahasia.

102

Dalam pelaksanaan persuratan elektronik lingkup DKP pengiriman nota

dinas dan memorandum telah dilakukan melalui beberapa pentahapan yaitu

(1) Proses sosialisasi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP, telah

dilaksanakan sejak tanggal 21 November 2005 sampai dengan 31

Desember 2005;

(2) Penggunaan persuratan elektronik dan naskah dinas tertulis yang

merupakan masa transisi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP,

dilakukan sejak tanggal 02 Januari 2006 sampai dengan 31 Maret 2006;

(3) Penggunaan resmi nota dinas dan memorandum melalui persuratan

elektronis, harus sudah dimulai terhitung mulai tangal 01 April 2006.

B. SUSUNAN DAN FORMAT

A. Sistem Dokumen Internal merupakan suatu sistem informasi

berbasis Web atau sering disebut sebagai Situs atau Site. Dengan

demikian, pada dasarnya sistem dapat diakses oleh semua orang dari

komputer di mana saja asalkan terhubung dengan Komputer Server

tempat Situs ini disimpan. Dalam memanfaatkan fungsi-fungsi yang

disediakan oleh Situs ini, setiap orang harus memiliki otoritas tertentu.

Dengan kata lain, semua orang dapat mengunjungi situs ini

(http://persuratan.dkp.go.id) dan dapat melihat halaman muka

(Cover Page seperti Gambar 1 di bawah ini) yang menyediakan form

pengisian Nama Login dan Password untuk mendapatkan otoritas

penggunaan fungsi-fungsi yang tersedia.

B.

103

Gambar 1. Login User

C. Dalam aplikasi persuratan elektronik sebagai system dokumen

internal Departemen Kelautan dan Perikanan, memiliki fungsi-fungsi

dasar yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) menu, yaitu

1. Menu Inbox yaitu menu untuk melihat surat yang diterima;

2. Menu Buat Dokumen yaitu menu untuk membuat surat/dokumen yang

akan dikirim sesuai tujuan;

3. Menu Sent yaitu menu untuk melihat status surat yang telah dikirim

apakah telah dibaca atau belum;

4. Menu Ubah Profil yaitu menu untuk merubah identitas sesuai dengan

profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh masing-masing pengguna;

5. Menu Daftar Anggota DKP yaitu menu daftar identitas anggota pengguna

system dokumen internal ini, berupa nama, alamat, jabatan dan nomor

pesawat/hp/tlp;

6. Menu Hubungi Administrator yaitu menu untuk menghubungi

administrator sebagai pengelola sistem.

Setiap orang (pejabat struktural) akan dapat dimasukkan ke dalam daftar pengguna

dan memperoleh otoritas untuk dapat menggunakan fungsi di atas atau kombinasinya.

Fungsi-fungsi secara lengkap yang tersedia pada Administrasi Persuratan dapat dilihat

pada penjelasan berikut ini:

1. MENU INBOX

D. Menu Inbox ini khusus untuk menampilkan daftar surat

masuk dengan identitas pengirim, subyek surat dan tanggal surat

diterima. Tampilan menu ini, seperti terlihat pada gambar berikut ini:

E. Dalam menu Inbox ini, kelompok pengguna memiliki

fasilitas sebagai otoritas pengguna yaitu melihat daftar surat dan

Gambar 2. Menu Inbox

104

mencetak isi surat yang ditujukan pada dirinya serta menghapus

surat yang telah dibaca. Fungsi-fungsi selengkapnya, adalah

Melalui daftar keseluruhan surat masuk (seperti terlihat pada menu

inbox pada Gambar 2 di atas), dapat dipilih surat yang akan dibaca dengan

cara “klik” judul surat pada kolom Subyek yang tersedia di daftar surat

seperti yang tertera di layar Gambar 2. Hyper-text pada kolom “Subyek”

akan menampilkan informasi tentang atribut dan isi surat, termasuk

lampiran (jika ada). Tampilan yang akan terlihat seperti Gambar 3 di

bawah ini.

Gambar 3. Atribut dan isi surat

“Cetak dokumen”

Untuk mencetak (print) dokumen surat yang masuk dapat dilakukan

dengan ”klik” cetak dokumen, sehingga terlihat tampilan seperti berikut

105

Gamber 4. Menu Cetak Dokumen

Kemudian dengan memilih tombol “cetak” maka dokumen siap tercetak

(print), dan untuk menutup tampilan tersebut dapat memilih tombol ”tutup” yang

terdapat di sebelahnya.

Menghapus daftar surat yang tidak digunakan lagi oleh pengguna (seperti

terlihat pada menu inbox pada Gambar 2 di atas). Fungsi penghapusan surat ini

dapat dilakukan dengan cara “klik” kolom check list pada kotak kosong surat yang

akan dihapus seperti pada Gambar 5, selanjutnya “klik” pada kolom “hapus”.

“Check list”

“hapus”

Gambar 5. Kolom hapus surat

106

2. MENU MEMBUAT DOKUMENT

F. Menu Buat Dokumen ini adalah untuk melakukan

pembuatan surat dan melakukan pengiriman atas nama pengguna,

seperti terlihat pada Gambar 6 berikut ini

Gambar 6. Menu buat dokumen

Untuk membuat surat yang akan dikirim, dilakukan dengan mengisi

kolom-kolom yang telah disediakan dalam aplikasi seperti pada Gambar 6,

sebagai berikut :

a. Kirim Untuk : Ini merupakan kolom isian untuk memilih tujuan surat

keluar dengan memilih/klik alamat yang sudah ada seperti pada

Gambar 7;

Gambar 7. Kolom pilihan alamat surat

107

b. Subyek : Kolom Subyek merupakan kolom isian judul surat tujuan;

c. Pesan : Kolom Pesan merupakan kolom isian pesan yang akan

disampaikan dengan mengisi kolom yang telah disediakan;

d. Header : Kolom Header merupakan kolom isian identitas unit kerja

dengan cara memilih/klik nama unit kerja pengirim seperti yang telah

tersedia;

e. Dokumen : Kolom Dokumen merupakan kolom isi / berita surat (Sesuai

dengan format “Microsoft Word”) dengan cara mengetik isi

surat/beritanya sesuai keinginan;

f. File Attachment 1 – 5 : Kolom ini merupakan kolom lampiran apabila

ingin mengirim surat di sertakan lampiran data lainnya baik berupa file

gambar maupun teks dengan jumlah file maksimal dapat dikirim sampai

dengan 5 file lampiran. Kolom file lampiran ini dapat di isi dengan “klik”

pada kolom “browse” dan memasukkan sesuai dengan nama file yang

akan dilampirkan.

g. Kirim : Ini merupakan kolom untuk mengirim surat apabila telah di isi

kolom-kolom pada point a – f, untuk mengirim surat tersebut “klik”

tombol “kirim” seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. Tombol kirim surat

108

3. MENU SENT G.

H. Menu Sent adalah menu untuk melihat status surat yang

telah dikirim apakah telah dibaca si penerima atau belum, maupun

melihat kembali isi surat yang telah dikirim sebelumnya, seperti

terlihat pada Gambar 9 berikut ini

4. MENU UBAH PROFIL

Menu Ubah Profil yaitu menu untuk melengkapi maupun merubah

identitas sesuai dengan profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh

masing-masing. Seperti terlihat pada Gambar 10 di bawah ini.

Gambar 9. Menu sent

109

Gambar 10. Menu ubah profil

Pada menu Ubah Profil identitas juga terdapat fasilitas mengganti

password. Penggantian password ini adalah untuk alasan keamanan surat

yang anda gunakan. Langkah-langkah dalam mengganti identitas adalah

sebagai berikut

a. Password Baru : Ini kolom isian untuk mengganti password lama

menjadi password baru sesuai keinginan pengguna.

b. Ketik Lagi Password Baru : Ini merupakan kolom isian password

kedua, untuk pengisiannya sama dengan password pada point a.

c. Untuk kolom isian berikutnya diisi sesuai dengan identitas yang

diinginkan.

d. Apabila telah melengkapi/mengganti identitas sesuai dengan yang

diinginkan, untuk selanjutnya “klik” tombol “Update Profile” yang

terdapat pada bagian bawah menu seperti pada gambar 10 di atas.

5. MENU DAFTAR ANGGOTA

I. Menu Daftar Anggota ini untuk menampilkan data

identitas anggota yang telah terdaftar di dalam system aplikasi ini,

seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini

Gambar 11. Menu Daftar Anggota

110

Untuk melihat/menampilkan identitas anggota yang lebih lengkap

“klik” kolom nama yang dimaksud, selanjutnya contoh kolom tampilan

identitas anggota secara detil seperti pada Gambar 12.

Gambar 12. Kolom Identitas

Untuk daftar anggota/pengguna baru dalam system aplikasi surat ini

dapat menghubungi Administrator di PUSDATIN pada Ext. 1638 atau

alamat e-mail [email protected].

6. MENU HUBUNGI ADMINISTRATOR

Menu ini khusus untuk fasilitas memberikan saran, kritik, pertanyaan

dan keluhan bagi pengguna/pemakai ybs dengan pengelola aplikasi

(Administrator) melalui fasilitas pada Gambar 13 berikut ini

111

Untuk menghubungi administrator isilah kolom-kolom yang telah

disediakan selengkap mungkin, selanjutnya kirim dengan “klik” tombol

“kirim”, selanjutnya pertanyaan, keluhan maupun saran akan terkirim dan

dijawab/ditanggapi oleh Administrator/pengelola aplikasi ini melalui

identitas yang telah diisi pengguna.

C. PENGELOLAAN

1. Penomoran

Pada prinsipnya penomoran naskah nota dinas dan memorandum yang

dikirim melalui persuratan elektronik sama dengan surat biasa.

2. Pengarsipan dan pengamanan (storage)

a. Setiap naskah surat nota dinas/memorandum disampaikan sesuai

dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;

b. Arsip surat nota dinas/memorandum dapat disimpan dan diatur melalui

ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana keputusan

Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP 88/MEN/SJ/2002, namun

diperlakukan secara khusus;

c. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip pada hakekatnya akan

berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip

inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.

D. KONDISI DARURAT

Dalam Keadaan sistem informasi berbasis web atau sering disebut

sebagai situs atau site http://persuratan.dkp.go.id tidak dapat digunakan akibat

adanya gangguan teknis, maka sistem persuratan manual/non – elektronis

digunakan sebagaimana biasa.

Gambar 13. Menu Administrator

112

BAB V

PENGANGKATAN PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN, DAN SERAH TERIMA JABATAN

Pada dasarnya, penyelenggaraan tugas di lingkungan DKP harus berjalan

lancar dan secara fungsional harus ada pejabat yang

mempertanggungjawabkannya. Oleh karena itu, dalam hal seorang pejabat

Eselon I dan Eselon II, karena suatu hal beralangan dan tidak dapat

melaksanakan tugasnya, demi kelancaran pelaksanaan tugas dapat diangkat

pejabat pelaksana tugas atau pejabat pelaksana harian dari pejabat yang

kedudukannya sejajar atau setingkat lebih rendah dari pejabat yang digantikan,

dengan ketentuan sebagai berikut.

A. Pengangkatan Pelaksana Tugas

1. Pengangkatan seorang pegawai negeri sipil (PNS) sebagai pelaksana

tugas apabila di lingkungan instansi terdapat kekosongan jabatan yang

diakibatkan antara lain karena meninggal dunia, diberhentikan dari

jabatan, pensiun, maka untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas

ditunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai pelaksana tugas (Plt).

2. Ketentuan pengangkatan pelaksana tugas

1) ditetapkan dengan surat perintah;

2) tidak perlu dilakukan pelantikan;

3) tidak diberikan tunjangan jabatan;

4) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang

bersangkutan;

5) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai

Pelaksana Tugas dalam jabatan struktural yang setara atau

setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;

113

6) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat

diangkat sebagai Pelaksana Tugas dalam jabatan setinggi-tingginya

Eselon IV.

3. Pejabat yang memberi Surat Perintah Tugas

1) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon I, Menteri menunjuk

seorang pejabat Eselon I lainnya atau seorang pejabat Eselon II di

lingkungan pejabat yang kosong;

2) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon II, pejabat Eselon I

yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk

seorang pejabat Eselon II lain di lingkungannya atau seorang

pejabat Eselon III di lingkungan pejabat yang berhalangan kosong;

3) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon III, pejabat Eselon II


seorang pejabat Eselon III lain di lingkungannya atau seorang

pejabat Eselon IV di lingkungan pejabat yang kosong;

4) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon IV, pejabat Eselon III


seorang pejabat Eselon IV lain di lingkungannya atau seorang staf

di lingkungan pejabat yang kosong.

4. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pelaksana tugas tidak

memiliki kewenangan mengambil kebijakan atau menetapkan putusan

yang mengikat, antara lain pembuatan DP-3, penetapan surat putusan,

surat perizinan, surat penyidikan, laporan keuangan, dan penjatuhan

hukuman disiplin.

5. Kewenangan yang mengikat sebagaimana angka 4 dilakukan oleh pejabat

di atasnya.

114

B. Pengangkatan Pelaksana Harian

1. Pengangkatan seorang PNS sebagai pelaksana harian dilakukan

apabila di lingkungan unit kerja terdapat pejabat yang beralangan,

antara lain karena sedang melakukan kunjungan ke daerah atau ke luar

negeri, mengikuti pendidikan dan pelatihan/kursus, menunaikan ibadah

haji, dirawat di rumah sakit, cuti, atau alasan lain yang serupa dengan

itu.

2. Sehubungan dengan hal tersebut, apabila terdapat pejabat yang tidak

dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja,

maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas, agar setiap

atasan dari pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas segera

menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai Pelaksana Harian.

3. Ketentuan pengangkatan Pelaksana Harian

a) ditetapkan dengan surat perintah;

b) tidak perlu dilakukan pelantikan;

c) tidak diberikan tunjangan jabatan;

d) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang

bersangkutan;

e) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai

Pelaksana Harian dalam jabatan struktural yang setara atau

setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;

f) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat

diangkat sebagai Pelaksana Harian dalam jabatan setinggi-

tingginya Eselon IV.

4. Ketentuan pejabat yang memberi perintah sebagai Pelaksana Harian

adalah sebagai berikut:

a) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon I, Menteri

mengangkat Pejabat Eselon I lainnya atau pejabat Eselon II di

lingkungan unit kerjanya.

115

b) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon II, pejabat

Eselon I mengangkat pejabat Eselon II lainnya atau pejabat Eselon

III di lingkungan unit kerjanya;

c) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon III pejabat

Eselon II mengangkat pejabat Eselon III lainnya atau pejabat Eselon

IV di lingkungan unit kerjanya.

d) Apabila yang berhalangan tersebut adalah pejabat Eselon IV, maka

pejabat Eselon III mengangkat pejabat Eselon IV atau Staf yang

berpengalaman sesuai bidangnya di lingkungan unit kerjanya.

5. PNS atau pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak memiliki

kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang

mengikat, seperti pembuatan DP-3, penetapan surat keputusan,

penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya.

6. Pejabat Eselon III yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian Eselon II,

tidak berwenang untuk menandatangani surat dinas yang ditujukan

kepada pimpinan instansi di luar DKP yang mempunyai kedudukan

jabatan lebih tinggi dari jabatanya, terkecuali kepada pejabat yang

mempunyai kedudukan jabatan yang setara.

C. Serah Terima Jabatan

1. Serah terima jabatan dilakukan dalam hal pejabat lama diberhentikan

karena pensiun atau karena mutasi ke jabatan lain atau karena

dibebaskan dari jabatan dihadapan/disaksikan oleh atasan langsung

jabatan yang bersangkutan.

2. Serah terima jabatan dimaksudkan agar tugas jabatan dilaksanakan

dengan berkesinambungan dan untuk memperjelas pelaksanaan tugas.

116

3. Pelaksanaan serah terima jabatan segera setelah pejabat penggantinya

dilantik/diambil sumpah (selambat-lambatnya 2 hari setelah pelantikan).

4. Apabila pejabat penggantinya belum ditetapkan, pelaksanaan serah

terima jabatan dilakukan oleh pejabat lama kepada atasan langsung atau

kepada pejabat lain yang diserahi tugas.

5. Yang perlu melakukan serah terima jabatan adalah jabatan Eselon I, II,

kepala UPT, dan apabila dipandang perlu untuk jabatan Eselon III.

6. Serah terima jabatan diselenggarakan dalam upacara khidmat dan

dihadiri oleh pejabat yang menyerahkan, pejabat yang menerima dan

pejabat atasan langsung sekaligus sebagai saksi serta undangan.

7. Upacara serah terima jabatan dihadiri oleh

1) yang menyerahkan jabatan;

2) yang menerima jabatan;

3) atasan langsung;

4) undangan.

117

BAB VI

PENUTUP

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini disusun untuk digunakan dan dijadikan

acuan oleh seluruh pejabat dan/atau pegawai di lingkungan DKP.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 1 Desember 2005

Menteri Kelautan dan Perikanan

ttd.

Freddy Numberi

118

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A1


Keterangan : Lambang negara berwarna kuning emas khusus untuk SK Menteri dan untuk berita acara yang ditandatangani hanya oleh Menteri Kelautan dan Perikanan

119




REPUBLIK INDONESIA

Keterangan : Lambang negara dan tulisan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia berwarna kuning emas

120


Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1

MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES

REPUBLIC OF INDONESIA

Keterangan : Lambang negara dan tulisan Ministry of Marine Affairs and Fisheries Republic of Indonesia berwarna kuning emas

ADDRESS : JL. MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16 JAKARTA 10110 PHONE : (021) 3519070 (HUNTING), FAX. : (021) 3520351, E-MAIL : [email protected]

PO. Box : 4130 JKP 10041

121



DEPARTEMEN KELAUTAN

DAN PERIKANAN

REPUBLIK INDONESIA

122




SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351


123



..


INSPEKTORAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110


SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

124




DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110


SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

125




DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA JALAN HARSONO R.M. NO. 3 GEDUNG B RAGUNAN PS. MINGGU, JAKARTA 1250


SURAT ELEKTRONIK .................................., ........................................

126




DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN

DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110


SURAT ELEKTRONIK ........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

127




DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR

DAN PULAU-PULAU KECIL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110


SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

128




DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

SUMBERDAYA KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110


SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

129




BADAN RASET KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770


SURAT ELEKTRONIK ..............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

130




PUSAT PENGEMBANGAN APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770



131




PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770


SURAT ELEKTRONIK ............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041

132




PUSAT DATA, STATISTIK DAN INFORMASI JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110



133




DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP

PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA JAKARTA JALAN MUARA BARU UJUNG JAKARTA 14440

TELEPON (021) 6617865 FAKSIMILE (021) 6617868

SURAT ELEKTRONIK ......................., ........................

134




PUSAT KARANTINA IKAN JALAN RAYA SETU NO. 1 CILANGKAP, JAKARTA TIMUR 13880

TELEPON (021) 8448506 FAKSIMILE (021) 8448679

SURAT ELEKTRONIK ............................, ......................................

135




BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................

TELEPON .......................... FAKSIMILE. .................................

KOTAK POS ..........................

136



WILAYAH KERJA BANDAR LAMPUNG

Jalan........................... BANDAR LAMPUNG Telepon ................ Fax. ................


BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................

TELEPON .......................... FAKSIMILE .................................

KOTAK POS ..........................

137



Lambang negara berwarna hitam, yang diperlukan untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan surat keputusan.

138


MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES

SECRETARIAT GENERAL ADDRESS : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110

PHONE (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351

E-MAIL : [email protected], PO. BOX 4130 JKP 10041

139

NAMA-NAMA UNIT KERJA (ESELON I) DALAM BAHASA INGGRIS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

1. SECRETARIAT GENERAL

: SEKRETARIAT JENDERAL

2. INSPECTORAT GENERAL

: INSPEKTORAT JENDERAL

3. DIRECTORATE GENERAL OF CAPTURE FISHERIES

: DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP

4. DIRECTORATE GENERAL OF AQUACULTURE

: DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA

5. DIRECTORATE GENERAL OF SURVEILLANCE AND CONTROL OF MARINE RESOURCES AND FISHERIES

: DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA KELAUATAN DAN PERIKANAN

6. DIRECTORATE GENERAL OF MARINE COASTAL, AND SMALL ISLANDS

: DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR DAN PULAU-PULAU KECIL

7. DIRECTORATE GENERAL OF FISHERIES PRODUCT PROCESSING AND MARKETING

: DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN

8. AGENCY FOR MARINE AND FISHERIES RESEARCH

: BADAN RISET KELAUTAN DAN PERIKANAN

PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR …jdih.kkp.go.id/peraturan/per-18-men-2005.pdf · 1...

Documents

Transcript of PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR …jdih.kkp.go.id/peraturan/per-18-men-2005.pdf · 1...