BUPATI BANYUASINPERATURAN BUPATI BANYUASINNOMOR 115 TAHUN 2018

TENTANG

PERUBAHAN ATAS PERATURAN BUPATI BANYUASIN NOMOR 6 TAHUN 2017TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUASIN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI BANYUASIN,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasipenyelenggaraan pemerintahan daerah, perlu dilakukanpenyeragaman tata naskah dinas di lingkungan PemerintahKabupaten Banyuasin;

b. bahwa Peraturan Bupati Banyuasin Nomor 6 Tahun 2016tentang Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas diLingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin perludisesuaikan dan disempurnakan dengan mencantumkandan mempedomani Peraturan tentang Kearsipan sehinggaperlu diubah;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a dan huruf b, perlu diatur dengan PeraturanBupati Banyuasin.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2002 tentang PembentukanKabupaten Banyuasin di Provinsi Sumatera Selatan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor4181);

2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor5071);

3.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-Undangan (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor5234);

4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telahbeberapa kali diubah terakhir dengan Undang-UndangNomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atasUndang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentangPemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5679);

5. Peraturan. . .

BUPATI BANYUASINPROVINSI SUMATERA SELATAN

2

5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5286);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentangPerangkat Daerah (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5887);

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan PemerintahDaerah;

8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432)

9. Peraturan Daerah Kabupaten Banyuasin Nomor 18 Tahun2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah(Lembaran Daerah Kabupaten Banyuasin Tahun 2016Nomor 18, Tambahan Lembaran Daerah KabupatenBanyuasin Nomor 063).

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN BUPATI BANYUASIN TENTANG PERUBAHANATAS PERATURAN BUPATI BANYUASIN NOMOR 6 TAHUN2017 TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAHDINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATENBANYUASIN.

Pasal I

Beberapa ketentuan dalamPeraturan Bupati Banyuasin Nomor6 Tahun 2017 tentang Pedoman Pelaksanaan Tata NaskahDinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin (BeritaDaerah Kabupaten Banyuasin Tahun 2017 Nomor 6) diubahsehingga berbunyi sebagai berikut :

Ketentuan BAB III Naskah Dinas setelahnya ditambahkan 1(satu) BAB yakni BAB III.A sehingga berbunyi sebagai berikut :

BAB III.A

Bagian Kesatu

Pembuatan, Penomoran Naskah Dinas, Kata PenyambungPerpindahan Halaman tembusan dan Lampiran

Pasal 14.A

(1) Pembuatan, Persyaratan Pembuatan Setiap naskah dinasharus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkasdan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnyanaskah dinas yang disusun secara sistematis.

(2) Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat-syaratsebagai berikut:

a. Ketelitian.. . .

3

a. Ketelitian Dalam membuat naskah dinas harusmencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalambentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidahbahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalampengetikan;

b. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkankejelasan maksud dari materi yang dimuat dalamnaskah dinas;

c. Logis dan Singkat Naskah dinas harus menggunakanbahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif,singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahamibagi pihak yang menerima naskah dinas;

d. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikutiaturan baku yang berlaku sehingga dapat menjaminterciptanya arsip yang autentik dan reliable.

(3) Penomoran pada naskah dinas merupakan bagianpenting dalam proses penciptaan arsip. Oleh karena itu,susunannya harus dapat memberikan kemudahanpenyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaianarsip.

(4) Nomor Naskah Dinas Arahan sebagai berikut :a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ PetunjukTeknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar OperasionalProsedur), dan Surat Edaran Susunan nomor naskahdinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiridari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalamsatu tahun takwim), tulisan Tahun dengan hurufkapital, dan tahun terbit.

Contoh

PERATURAN BUPATI BANYUASIN

NOMOR ….. TAHUN ….

TENTANG…………………………………………..

Contoh Format Penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

TATA CARA PENGAJUAN ANGKA KREDIT

BAGI ………………………………………..

b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk TeknisPedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknismerupakan peraturan, yang penomorannya samadengan nomor peraturan. Susunan penomoranpedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknisadalah sebagai berikut:

1. Nomor . . .

4

1. Nomor urut pedoman dan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis; dan

2. Tahun terbit.

Contoh Format Penomoran Pedoman:

PERATURAN BUPATI BANYUASIN

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PEDOMAN UMUM .......................................

Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis:

PERATURAN BUPATI BANYUASIN

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUKTEKNIS ………………………………….............................

.......

c. Surat Perintah/Surat Tugas Susunan penomoransurat perintah/surat tugas adalah sebagai berikut:1. Kode klasifikasi;2. Nomor urut surat perintah/surat tugas; dan3. Tahun terbit.

Contoh Format Surat Perintah: SURATPERINTAH/SURAT TUGAS NOMOR

KP.00.00/2350/2017

KP.00.00 : Kode Klasifikasi;

2350 : Nomor Urut Surat;

2017 : Tahun 2017

(5) Nomor Surat Dinas

Susunan nomor surat dinas meliputi:a. kategori klasifikasi keamanan surat dinas;b. nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);c. kode klasifikasi arsip;d. bulan; dane. tahun terbit.

Contoh...

Contoh Format Penomoran Surat Dinas:

R/01/KP.01/VI/2017Kategori KlasifikasiKeamanan

Nomor Urut NaskahDinasKode KlasifikasiBulanTahun Terbit

(6) Nomor . . .

5

(6) Nomor Nota Dinas

Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoransebagai berikut:

a. Nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahuntakwim);

b. Kode klasifikasi;

c. Bulan (ditulis dalam dua digit); dan

d. Tahun terbit.

(7) Penggunaan Kertas, Amplop Dan Tinta

Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasikedinasan.

a. Kertas Surat dengan Penggunaan Kertas sebagai berikut:

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalahHVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatansurat-menyurat, penggandaan, dan dokumenpelaporan.

2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yangdibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekaskarena naskah dinas dari draf sampai denganditandatangani merupakan satu berkas arsip.

3)Naskah dinas yang bernilai guna sekunder ataupermanen, harus menggunakan kertas dengan standarkertas permanen:

a) Gramatur minimal 70 gram/ m2;

b) Ketahanan sobek minimal 350 mN

c) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau2,18 (metode MIT)

d) pH pada rentang 7,5-10

e) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg

f) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappaminimal 5.

4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannyadisesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari:

a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4berukuran 210 x 330 mm;

b). Naskah. . .

6

b) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertasA4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾inci);

c) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); dan

e) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yangberukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci).

b. Amplop

Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,terutama untuk surat keluar lembaga. Ukuran, bentuk,dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan Pemerintah Daerah, diatursesuai dengan keperluan lembaga masing-masingdengan mempertimbangkan efisiensi sebagai berikut :

1. Ukuran Ukuran amplop yang digunakan untukpengiriman naskah dinas disesuaikan dengan jenis,ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akandidistribusikan.

2. Warna Amplop naskah dinas menggunakan kertasberwarna putih atau coklat muda.

3. Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada amplop harusdicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.Alamat pengirim berupa lambang negara/logolembaga, nama lembaga/jabatan, serta alamatlembaga, sedangkan alamat tujuan naskah dinasditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga danalamat lembaga.

4. Cara Melipat dan Memasukan Surat ke dalamSampul Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuaiukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi dengankepala surat menghadap ke depan ke arahpenerima/pembaca surat. Pada amplop yangmempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamattujuan pada kepala surat harus tepat pada jendelaamplop.

(8) Ketentuan Jarak Spasi, Kata Penyambung PerpindahanHalaman tembusan dan Lampiran

a. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf,serta Kata Penyambung Dalam penentuan jarakspasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian,estetika, banyaknya isi naskah dinas denganmemperhatikan ketentuan sebagai berikut:

1. Jarak . . .

7

1. Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi.

2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara barispertama dengan baris kedua adalah satu spasi.

3. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengankeperluan.

b. Jenis dan ukuran huruf :

1. Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinasadalah tahoma 12;

2. Jenis huruf yang digunakan untuk naskah dinasarahan adalah bookman old style 12;

3. Jenis naskah dinas lainnya menggunakan hurufarial 12.

c. Kata Penyambung

Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagaitanda bahwa teks masih berlanjut pada halamanberikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Katapenyambung ditulis pada akhir setiap halaman padabaris terakhir teks di sudut kanan bawah halamandengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik.Kata penyambung itu diambil persis sama dari katapertama halaman berikutnya. Jika kata pertama darihalaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garisbawah atau dicetak miring, kata penyambung jugaharus dituliskan sama. Kata penyambung tidakdigunakan untuk pergantian bagian.

Contoh Format Penulisan Kata Penyambung PadaHalaman 1 Baris Paling Bawah

adalah media…

Kata penyambung

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiriadalah media elektronik …dst.

`

Media …

-2-Mediaelektronik …….. .….……………………..dst

d. Penentuan …

8

d. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian(estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supayatidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh.Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertasdan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupunpada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkankosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkanukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untukmembuat naskah dinas, yaitu: 1. ruang tepi atas: apabilamenggunakan kop naskah dinas, 2 spasi dibawah kop, danapabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cmdari tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang tepi kiri:sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan 4.ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepikanan kertas.

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepiseperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan denganbanyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuanruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf)hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

e. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulisdengan menggunakan nomor urut angka Arab dandicantumkan secara simetris di tengah atas denganmembubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelahnomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yangmenggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkannomor halaman.

f. Tembusan Tembusan surat bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebutperlu mengetahui isi surat tersebut.

g. Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiaplampiran harus diberi nomor urut dengan angka. Nomorhalaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halamansebelumnya.

Bagian Kedua

Pengamanan Naskah Dinas

Pasal 14.B

(1) Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses NaskahDinas Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas,terdiri dari:

a. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisikdan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhakdapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhanwilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dankeselamatan negara;

b.Rahasia . .

9

b. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik daninformasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhakdapat mengakibatkan terganggunya fungsipenyelenggaraan negara, sumber daya nasional,ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro.Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinasbersifat sensitif baik bagi lembaga maupun peroranganakan menimbulkan kerugian yang serius terhadapprivacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan,serta merusak kemitraan dan reputasi;

c. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik daninformasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhakdapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsidan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yangsignifikan; dan

d. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisikdan informasinya dibuka untuk umum tidak membawadampak apapun terhadap keamanan negara. Penentuankeempat tingkat klasifikasi keamanan tersebutdisesuaikan dengan kepentingan dan substansi naskahdinas. Di suatu lembaga, dimungkinkan untuk membuatsekurang-kurangnya 2 (dua) tingkat/derajat klasifikasinaskah dinas.

(2) Hak akses naskah dinas terdiri dari :

a. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, danterbatas hak akses diberikan kepada pimpinan tertinggilembaga dan yang setingkat dibawahnya apabila sudahdiberikan izin, pengawas internal/eksternal dan penegakhukum; dan

b. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak aksesdiberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yangberkepentingan.

(3) Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan KlasifikasiKeamanan dan Akses sebagai berikut :

a. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan AksesPerlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasikeamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanandi amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas sertapenggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinasyang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode derajatklasifikasi:

1. Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘SR’dengan menggunakan tinta warna merah;

2. Naskah dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ denganmenggunakan tinta warna merah;

3. Naskah. . .

10

3. Naskah dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ denganmenggunakan tinta hitam; dan

4. Naskah dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ denganmenggunakan tinta hitam.

b. Pemberian Nomer Seri Pengaman dan Security PrintingSecurity printing adalah percetakan yang berhubungandengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah, dengantujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan sertajaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaannaskah dinas. Security printing menggunakan metode-metode teknis sebagai berikut:

1. Kertas khusus Kertas yang dipakai sebagaipengamanan memiliki nomor seri pengaman yangletaknya diatur secara tersendiri dan hanya diketahuioleh pihak-pihak tertentu. Penggunaan kertas ini harusberurutan sesuai dengan nomor serinya sehinggamemudahkan pelacakan.

2.Watermarks Adalah gambar dikenali atau pola padakertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap darisekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya daribelakang kertas, karena variasi kerapatan kertas.

3. Rosettes Adalah suatu teknik security printing yangberbentuk garis-garis melengkung tidak terputus danmenempati suatu area tertentu. Biasanya menyerupaibunga.

4. Guilloche Adalah suatu teknik security printing yangterdiri dari garis-garis melengkung tidak terputus yangmenempati suatu area terbatas yang terbuatsedemikian rupa sehingga membentuk suatu ornamenborder yang indah.

5. Filter Image Adalah suatu teknik security printing yanghanya dapat terlihat bila filter viewer ini dipasang padapermukaan cetak, dan tanpa alat pembaca ini, texttidak dapat terbaca.

6. Anticopy Adalah suatu teknik security printing dengangaris atau raster pada area tertentu dan tersembunyihanya akan nampak apabila dokumen ini difotocopi.

7.Microtext Adalah suatu teknik security printing yangmemakai elemen pengaman yang tersembunyi terdiridari teks dengan ukuran sangat kecil sehingga secarakasat mata akan tampak seperti suatu garis. Perlubantuan lensa pembesar untuk melihat teks ini.

8. Line width modulation Adalah suatu teknik securityprinting yang terbentuk dari susunan garis yangmengalami penebalan pada garis-garis desain lurusmaupun lengkungan pada area tertentu.

9.Relief . . .

11

9. Relief motif Adalah suatu teknik security printing yangdibentuk dengan pembengkokan pada areal tertentusehingga akan menimbulkan image seolah-olah desainrelief (motif) terkesan timbul.

10. Invisible ink Adalah suatu teknik security printingyang berupa aplikasi teks, gambar maupun logo yangdicetak dengan tinta sekuriti khusus untukpengamanan. Tinta tersebut hanya akan tampakapabila diamati dibawah sinar ultra violet.

c. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang BersifatRahasia Pembuatan dan pengawasan nomor seripengaman dan pencetakan pengamanan naskah dinasdilakukan oleh unit kerja yang secara fungsionalmempunyai tugas dan fungsi berkaitan denganketatausahaan. Pembuatan nomor seri pengaman danpencetakan pengamanan dikoordinasikan dengan lembagateknis terkait. Untuk penomoran surat yang membutuhkanpengamanan tinggi, diperlukan penulisan kode khususyang tidak mudah untuk diingat.

Bagian Ketiga

Pengendalian Naskah Dinas

Pasal 14.C

Pengaturan tentang pengendalian naskah dinas merupakantahapan lanjutan dari penciptaan naskah dinas. Pengendaliannaskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang meliputitahapan sebagai berikut:

a. Naskah Dinas Masuk

1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yangditerima dari orang/lembaga lain. Prinsip penanganannaskah dinas masuk:a) Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di unitkearsipan atau unit lain yang menyelenggarakanfungsi kesekretariatan;

b) Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabiladiterima oleh petugas atau pihak yang berhakmenerima di unit kearsipan;

c) Naskah dinas masuk yang disampaikan langsungkepada pejabat atau staf unit pengolah harusdiregistrasikan di unit kearsipan.

2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melaluitahapan sebagai berikut:

a) Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalamsampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategoriklasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R),terbatas (T), biasa (B);

b) Pencatatan. . .

12

b) Pencatatan1) Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas

penerimaan yang telah dikelompokkanberdasarkan kategori klasifikasi keamanan.

2) Pengendalian naskah dinas dilakukan denganregistrasi naskah dinas pada sarana pengendaliannaskah dinas. Registrasi naskah dinas meliputi:a) nomor urut.b) tanggal penerimaan.c) tanggal dan nomor naskah dinas.d) asal naskah dinas.e) isi ringkas naskah dinas.f) unit kerja yang dituju.g) keterangan.

3) Sarana pengendalian naskah dinas antara laindapat berupa:a) Buku Agenda Naskah Dinas Masuk;b) Kartu kendali;c) Takah.d) Agenda Elektronik.

c) Pengarahan1) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori

sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikanlangsung kepada unit pengolah yang dituju.

2) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategoribiasa/terbuka dilakukan dengan membuka,membaca dan memahami keseluruhan isi danmaksud naskah dinas untuk mengetahui unitpengolah yang akan menindaklanjuti naskah dinastersebut.

d) Penyampaian1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit

pengolah sesuai dengan arahan dengan buktipenyampaian naskah dinas.

2) Bukti penyampaian naskah dinas masuk memuatinformasi tentang:a) Nomor urut pencatatan;b) Tanggal dan nomor naskah dinas;c) Asal naskah dinas;d) Isi ringkas naskah dinas;e) Unit kerja yang dituju;f) Waktu penerimaan;g) Tandatangan dan nama penerima di unit

pengolah.3) Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapatberupa:a) Buku ekspedisi;b) Lembar tanda terima penyampaian.

b. Naskah . . .

13

b. Naskah Dinas Keluar1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yangdikirim ke orang/lembaga lain. Prinsip pengendaliannaskah dinas keluar sebagai berikut :a) Pengiriman naskah dinas keluar dipusatkan dan

diregistrasi di unit kearsipan atau unit lain yangmenyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuknaskah dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabatatau staf unit pengolah.

b) Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaanterhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi:1) Nomor naskah dinas;2) Cap dinas;3) Tandatangan;4) Alamat yang dituju; dan5) Lampiran (jika ada).

2. Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melaluitahapan sebagai berikut:a) Pencatatan1) Naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasipada sarana pengendalian naskah dinas keluar.

2) Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan denganregistrasi naskah dinas pada sarana pengendaliannaskah dinas keluar. Informasi sarana pengendaliannaskah dinas keluar meliputi:a) Nomor urut;b) Tanggal pengiriman;c) Tanggal dan nomor naskah dinas;d) Tujuan naskah dinas;e) Isi ringkas naskah dinas;f) Keterangan.

3) Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara laindapat berupa:a) Buku Agenda Naskah Dinas Keluar;b) Kartu kendali;c) Takah;d) Agenda Elektronik.

b) Penggandaan1) Penggandaan naskah dinas adalah kegiatanmemperbanyak naskah dinas dengan saranareproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.

2) Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskahdinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak.

3) Penggandaan naskah dinas keluar yang kategoriklasifikasi keamanannya sangat rahasia, rahasia, danterbatas harus diawasi secara ketat.

c) Pengiriman . .

14

c) Pengiriman

1) Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unitpengolah dimasukkan ke dalam amplop denganmencantumkan alamat lengkap dan nomor naskahdinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan:Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), danBiasa (B).

2) Khusus untuk naskah dinas dengan kategoriklasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia(R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplopkedua dengan hanya mencantumkan alamat yangdituju dan pembubuhan cap dinas.

3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskahdinas dapat dikirimkan secara khusus denganmenambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian) diikutinama jabatan yang menindaklanjuti dibawah namajabatan yang dituju.

d) Penyimpanan

1) Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harusdidokumentasikan oleh unit pengolah dan unitkearsipan yang berupa sarana pengendalian naskahdinas dan pertinggal naskah dinas keluar.

2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpanmerupakan naskah dinas asli yang diparaf olehpejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya.

3) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluardiberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskahdinas masuk yang memiliki informasi atau subyekyang sama.

C. Diantara BAB VIII dan BAB IX disisipkan 1 (satu) BAB,yakni, BAB VIII.A sehingga berbunyi sebagai berikut:

BAB VII.A

TATA NASKAH ELEKTRONIK

Pasal 55.A

(1) Pengelolaan naskah dinas di pemerintah daerahdapat dilaksanakan dengan tata naskah dinaselektronik.

(2) Pengelolaan tata naskah dinas elektronik bertujuanuntuk efisiensi waktu dan anggaran.

(3) Naskah dinas yang dilaksanakan melalui tata naskahdinas elektronik diakui keabsahannya.

(4) Pengelolaan tata naskah dinas elektronik menjaditanggung jawab perangkat daerah / unit kerjapengirim.

(5) Naskah dinas asli disimpan sebagai arsip padaperangkat daerah atau unit kerja pengirim.

Pasal II. . .

15

Pasal II

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkanpengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannyadalam Berita Daerah Kabupaten Banyuasin.

Ditetapkan di Pangkalan Balaipada tanggal 1 Oktober 2018

Diundangkan di Pangkalan Balaipada tanggal 1 Oktober 2018

BERITA DAERAH KABUPATEN BANYUASIN TAHUN 2018NOMOR 115