Perancangan Sistem Informasi Promosi Menggunakan Pendekatan...

2

1. Pendahuluan

Pada era yang semakin berkembang seperti sekarang ini, dominasi

Teknologi Informasi telah merambah berbagai bidang kehidupan, seperti bidang

pendidikan, kesehatan, bisnis, dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, banyak sekali

universitas di Indonesia yang membuka dan menawarkan program studi maupun

jurusan yang berhubungan dengan bidang Teknologi Informasi, untuk memenuhi

kebutuhan dunia terhadap individu yang mampu memahami dan menguasai

teknologi. Salah satu universitas di Indonesia yang menawarkan jurusan

Teknologi Informasi adalah Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW). Fakultas

Teknologi Informasi (FTI) UKSW berdiri sejak tahun 2003. FTI UKSW memiliki

visi untuk menghasilkan pemimpin yang menjunjung tinggi nilai kebenaran dan

memiliki kepekaan terhadap perubahan berlandaskan nilai Kritis, Kreatif dan

Inovatif. Oleh sebab itu, FTI UKSW selalu berusaha menarik minat calon

mahasiswa agar mau menjadi mahasiswa FTI.

FTI UKSW merupakan salah satu dari beberapa fakultas yang memiliki

jumlah mahasiswa terbanyak di UKSW. Sejak awal berdiri, jumlah mahasiswa

baru yang mendaftar sebagai mahasiswa FTI selalu stabil dan cenderung

meningkat pada setiap tahunnya. FTI UKSW mampu menarik minat lebih dari

500 calon mahasiswa baru setiap tahunnya, untuk menjadi mahasiswa FTI. Pada

tahun 2010, FTI UKSW menerima sekitar 700 mahasiswa baru pada tahun ajaran

2010/2011. Namun, dalam kurun waktu 3 tahun terakhir (2011 – 2013), jumlah

mahasiswa baru yang mendaftar sebagai mahasiswa FTI UKSW cenderung

berkurang jumlahnya [1]. FTI UKSW berusaha untuk kembali meningkatkan

promosi kepada sekolah-sekolah yang memiliki kuantitas dan kualitas siswa yang

dianggap mampu bersaing dalam bidang teknologi informasi, serta menjaga

loyalitas terhadap sekolah yang selalu memberikan input berupa profil lulusan

yang baik kepada FTI UKSW.

Oleh sebab itu, diperlukan sebuah sistem yang mampu mengelola dan

mengakomodasi loyalitas consumer (dalam hal ini calon mahasiswa baru FTI

UKSW), agar jumlah mahasiswa setiap FTI UKSW setiap tahunnya stabil dan

berkualitas. Terdapat sebuah kerangka yang dapat digunakan untuk menjaga

loyalitas pihak sekolah terhadap FTI UKSW, yaitu dengan Customer Relationship

Management. CRM adalah strategi inti dalam bisnis yang mengintegrasikan

proses-proses dan fungsi-fungsi internal dengan semua jaringan eksternal untuk

menciptakan serta mewujudkan nilai bagi para konsumen sasaran secara profitable

[2]. CRM berfokus pada proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan

melalui proses penjualan, pemasaran, dan interaksi dengan pelanggan. Dengan

kata lain, FTI UKSW dapat menjaga loyalitas customer (pihak sekolah dan yang

berhubungan dengan FTI UKSW) agar customer tetap percaya dengan kualitas

dan layanan yang diberikan oleh FTI UKSW. Selain itu, hal tersebut dapat

meningkatkan jumlah mahasiswa baru yang mendaftar ke FTI UKSW setiap

tahunnya. Dengan menggunakan CRM, FTI UKSW dapat mengidentifikasikan

siapa saja customer yang mereka miliki dan berfokus untuk mempertahankan

customer terbaik yang dimiliki. Customer terbaik yang dimiliki, merupakan

customer yang dapat memberikan keuntungan yang relatif besar bagi organisasi.

3

2. Tinjauan Pustaka

Sudah ada beberapa penelitian serupa yang membahas mengenai

pengembangan web sebagai media promosi, entah itu barang maupun jasa.

Penelitian-penelitian yang ditulis oleh beberapa penulis berikut ini betujuan untuk

membangun sebuah media promosi yang sesuai dengan perkembangan jaman

yang semakin didominasi oleh teknologi, yaitu dengan menggunakan media web.

Salah satu contoh penelitian yang membahas hal tersebut adalah penelitian

yang berjudul “Perancangan Web Promosi Pada Perusahaan Kecap Tirta Mirasa

Pati” yang ditulis oleh Santi Arisandi, Program Studi Sistem Informasi, Fakultas

Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana. Dalam penelitian ini,

aplikasi dibuat berbasis web yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan

kecap dalam memasarkan produknya. Aplikasi berbasis web dibuat sebagai media

promosi pada perusahaan tersebut agar scope promosi perusahaan tersebut lebih

luas lagi. Hal tersebut disebabkan karena media promosi yang sebelumnya

digunakan oleh perusahaan kecap tersebut hanya menggunakan selebaran/pamflet

maupun dari mulut ke mulut, sehingga jangkauan promosi produk perusahaan

kecap tersebut hanya terbatas pada daerah-daerah tertentu di dalam kota Pati [3].

Aplikasi web yang dibangun hanya berfokus sebagai media pengenalan

(promosi) produk kecap, bukan untuk penjualan kecap [3]. Pada penelitian ini,

tidak membahas mengenai keamanan jaringan dan aplikasi yang dibangun tidak

memberikan report yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam pengambilan

kerputusan. Penelitian ini menjelaskan bahwa website yang dibuat adalah alat

pendukung promosi, bukan alat promosi utama.

Contoh penelitian lain adalah penelitian yang berjudul “Pembuatan Website

Pariwisata Kota Tomohon” yang ditulis oleh Ribka Charlita Beathrix Sumarauw,

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas

Kristen Satya Wacana. Dalam penelitian tersebut, aplikasi dibuat berbasis web

yang bertujuan untuk membantu pemerintah Kota Tomohon, Provinsi Sulawesi

Utara, dalam memperkenalkan dan mempromosikan potensi wisata yang dimiliki

oleh daerah tersebut. Dalam penelitian ini, metode perancangan sistem yang

digunakan adalah waterfall model. Tampilan halaman utama dari aplikasi yang

disajikan cukup menarik dan user-friendly, sehingga pengunjung situs tersebut

dapat dengan “nyaman” mengunjungi halaman web tersebut. Dalam halaman web

tersebut tersedia beberapa pilihan menu yang berhubungan dengan informasi

pariwisata yang disuguhkan, antara lain menu event wisata, objek wisata, hotel,

kuliner, dan lain sebagainya.

Perbedaan antara penelitian ini dengan penelitian yang pernah dilakukan

sebelumnya adalah pada penelitian ini menggunakan pendekatan Customer

Relationship Management dalam membangun sistem informasi promosi.

Pendekatan tersebut digunakan karena pendekatan tersebut bertujuan untuk

menjaga loyalitas customer FTI UKSW, yang dalam hal ini adalah calon

mahasiswa, mahasiswa dan sekolah tingkat SMA / SMK / Sederajat.

Promosi adalah suatu usaha dari pemasar dalam menginformasikan dan

mempengaruhi orang atau pihak lain sehingga tertarik untuk melakukan transaksi

atau pertukaran produk barang atau jasa yang dipasarkannya [4]. Berdasarkan

pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa promosi merupakan sebuah

4

bentuk komunikasi yang digunakan untuk menarik dan mempengaruhi perhatian

orang lain agar menggunakan barang maupun jasa yang ditawarkan.

Pengertian Customer Relationship Management (CRM) menurut O’Brien,

adalah suatu sistem yang terintegrasi dan secara otomatis melakukan banyak

proses layanan pada customer dalam penjualan, pemasaran, dan interaksi dengan

pelanggan. Secara tidak langsung, CRM berfokus pada proses mendapatkan dan

mempertahankan pelanggan melalui proses penjualan, pemasaran, dan interaksi

dengan pelanggan. Dalam perkembangannya, CRM juga bisa didefinisikan

sebagai berikut : (a) CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi,

strategi, software dan atau aplikasi berbasis web lainnya yang membantu sebuah

perusahaan untuk mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggan; (b) CRM

adalah usaha sebuah perusahaan untuk berkonsentrasi menjaga pelanggannya,

agar tidak lari ke pesaing, dengan mengumpulkan segala bentuk interaksi

pelanggan baik itu lewat telepon, email, masukan dari situs atau hasil pembicaraan

dengan staff sales and marketing; (c) CRM adalah sebuah strategi bisnis

menyeluruh dari sebuah perusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebut

secar efektif bisa mengelola hubungan dengan para pelanggan [5].

Customer Relationship Management diklasifkasikan menjadi tiga, yang

pertama adalah Operational CRM. CRM Operasional lebih dikenal sebagai front

office perusahaan. CRM Operasional ini berfokus pada otomatisasi cara-cara

perusahaan dalam berhubungan dengan para pelanggan, seperti otomatisasi

pemasaran, otomatisasi armada penjualan, otomatisasi layanan. Otomatisasi

pemasaran memudahkan perusahaan dalam mengembangkan, mengatur anggaran,

serta melaksanakan kampanye komunikasi dengan para pelanggan [2].

Otomatisasi pemasaran mencakup segmentasi pasar, manajemen kampanye

komunikasi, event-based marketing. Otomatisasi armada penjualan mencakup

opportunity management termasuk lead management. otomatisasi layanan

mencakup operasi contact-center dan call-center, layanan berbasis web layanan di

lapangan [2]. Salah satu penerapan CRM yang termasuk dalam kategori

operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi Web. Melalui Web, suatu

perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan cepat terhadap

pelanggan.

Kedua, CRM Analitis. CRM Analitis dikenal sebagai back-office

perusahaan. CRM Analitis ini berfokus pada kegiatan penggalian data konsumen

untuk tujuan-tujuan strategis dan taktis. Data-data tersebut digunakan untuk

meningkatkan nilai konsumen maupun perusahaan [2]. Dengan kata lain, CRM

Analitis berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan, melaksanakan analisis

pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku pelanggan.

Data yang digunakan pada CRM analitis adalah data yang berasal dari CRM

Operasional.

Ketiga, CRM Strategis. CRM Stategis menekankan CRM sebagai strategi

bisnis yang mengutamakan konsumen dan bertujuan memikat dan

mempertahankan konsumen yang menguntungkan. Pada CRM strategis, semua

sumber daya akan dialokasikan untuk mendukung semua langkah yang dapat

meningkatkan nilai perusahaan di mata pelanggan, serta sistem ganjaran (reward

system) yang dapat meningkatkan perilaku positif para karyawan yang bermuara

5

pada kepuasan pelanggan, serta peningkatan sistem pengumpulan, penyebarluasan

dan aplikasi informasi tentang pelanggan untuk menunjang berbagai aktivitas

perusahaan [2].

Gambar 1 Sistem CRM

Tahapan pengembangan Customer Relationship Management dilakukan

dalam tiga tahap. Tahap yang pertama adalah tahap Acquire atau tahap

mendapatkan pelanggan baru. Pelanggan baru, didapatkan dengan memberikan

kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan pelayanan yang menarik.

Pada tahapan ini, biasanya perusahaan maupun organisasi berusaha untuk

mendapatkan pelanggan baru sebanyak – banyaknya.

Kedua, tahap Enhance. Tahapan ini bertujuan untuk meningkatkan

hubungan dengan pelanggan yang telah ada. Pada tahapan ini, perusahaan maupun

organisasi berusaha untuk menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan

melalui pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (Customer

Service). Perusahaan maupun organisasi akan selalu membangun hubungan yang

baik dan dinamis terhadap pelanggan, agar pelanggan merasa nyaman dan percaya

dengan pelayanan yang diberikan.

Ketiga, tahap Retain atau tahap mempertahankan pelanggan. Perusahaan

maupun organisasi akan selalu berusaha mendapatkan loyalitas pelanggan dengan

cara mendengarkan pelanggan dan berusaha untuk memenuhi keinginan

pelanggan agar customer yang mereka miliki tidak “meninggalkan” perusahaan.

6

Gambar 2 Komponen CRM [6]

Seperti yang terlihat pada gambar 2 di atas, Customer Relationship

Management terdiri dari 5 komponen. Komponen yang pertama adalah

Manajemen Kontak dan Rekening. Software CRM membantu para praktisi

penjualan,pemasaran,dan layanan untuk menangkap serta menelusuri data yang

relevan mengenai setiap kontrak yang sudah lewat atau yang direncanakan dengan

para pelanggan atau calon pelanggan, seperti juga kegiatan siklus hidup dan bisnis

lainnya dari pelanggan.

Komponen kedua adalah Penjualan. Sistem CRM memberikan para staff

penjualan alat software dan sumber data perusahaan yang mereka butuhkan untuk

mendukung serta mengelola aktivitas penjualann mereka,dan mengoptimalkan

penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan. CRM juga memberi

mereka akses real-time ke satu tampilan umum atas pelanggan, hingga

memungkinkan mereka untuk memeriksa semua aspek dari status rekening

pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalakan panggilan telepon untuk

penjualan mereka.

Komponen ketiga adalah Pemasaran dan pemenuhan pemesanan. Sistem

CRM membantu para praktisi pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran

langsung dengan mengotomatisasikan tugas-tugas seperti pengkualifikasian

pemasaran pada sasaran, dan penjadwalan serta penelusuran pengiriman surat

pemasaran langsung. CRM juga membantu dalam pemenuhan respon calon

pelanggan serta pelanggan dengan secara cepat menjadwalkan kontak penjualan

serta memberi informasi yang tepat atas produk dan jasa bagi mereka, sementara

sambil menangkap informasi yang relevan untuk database CRM.

Komponen keempat adalah Layanan dan Dukungan untuk Pelanggan. CRM

membantu para manajer layanan pelanggan membuat, menetapkan, dan mengelola

berbagai permintaan atas layanan dari pelangggan. Layanan mandiri berbasis Web

memungkinkan para pelanggan mengakses dengan mudah informasi di situs Web

perusahaan.

Komponen kelima adalah Program Retensi dan Loyalitas. Pada komponen

ini perusahaan berusaha untuk mempertahankan loyalitas pelanggan yang sudah

dimiliki. Hal tersebut disebabkan karena untuk memperoleh satu pelanggan baru

membutuhkan biaya yang lebih besar daripada mempertahankan pelanggan yang

lama.

7

Gambar 3 Pilar CRM [6]

Seperti yang terlihat pada gambar 3 di atas, terdapat tiga Faktor pendukung

yang juga menjadi pilar terbentuknya sebuah CRM. Pilar yang pertama adalah

People. Tujuan dari penerapan CRM dalam perusahaan maupun organisasi harus

jelas dan dipahami secara benar oleh karyawan dalam perusahaan maupun

organisasi. Oleh sebab itu, diperlukan orang-orang yang memiliki pengetahuan

dan keterampilan yang baik, serta mampu dan memahami hal tersebut agar tujuan

dari perusahaan dapat tercapai. Perusahaan perlu mengadakan pelatihan-pelatihan

dan proses belajar yang akan membuat karyawan lebih siap dalam proses

implementasi CRM.

Pilar yang kedua adalah Process. Perusahaan maupun organisasi harus

mendefinisikan prosedur untuk melayani konsumen secara jelas. Hal ini penting

karena karyawanlah yang nantinya akan menjalankan hal tersebut ketika

berhubungan langsung dengan pelanggan.

Pilar yang ketiga adalah Technology. Meskipun telah memiliki karyawan

yang berkompeten dan standar prosedur pelayanan yang jelas, namun jika tidak

didukung dengan pemanfaatan teknologi, sebuah organisasi maupun perusahaan

tidak dapat mengimplementasikan CRM dengan baik, karena teknologi

merupakan hal yang umum digunakan dalam strategi CRM. Teknologi inilah yang

akan dikelolah oleh karyawan dan menunjang kinerja mereka, sesuai dengan

prosedur yang telah dipersiapkan.

8

3. Metode Perancangan

Gambar 4 Tahapan Penelitian

Tahapan pertama yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengumpulan

data dan studi pustaka. Pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan

observasi, wawancara, dan mencari data dari sumber lainnya. Sedangkan studi

pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan teori dari literatur yang

mendukung serta berhubungan dengan data dan penelitian ini. Data yang

dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh

langsung dari sumber pertama atau objek penelitian. Data yang dikumpulkan

merupakan data mengenai promosi yang diperoleh dengan melakukan wawancara

langsung terhadap bagian promosi FTI UKSW mengenai kebutuhan, gambaran

proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi oleh bagian promosi FTI UKSW.

Selain itu, data yang dikumpukan berupa data mahasiswa yang diperoleh dari

bagian promosi FTI UKSW. Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari

sumber lain di luar bagian promosi FTI UKSW. Data sekunder dalam penelitian

ini berupa data sekolah menengah di seluruh wilayah Indonesia yang diperoleh

dari data pokok pendidikan menengah kementrian pendidikan dan kebudayaan.

Penelitian ini merupakan penelitian kuantitatif, yaitu penelitian yang berdasarkan

kuantitas. Penelitian ini mengelola data mahasiswa yang berasal dari berbagai

daerah di Indonesia dan mengelompokkannya berdasarkan daerah asal mahasiswa

untuk mengetahui jumlah mahasiswa FTI UKSW setiap tahunnya dari berbagai

daerah. Selain itu, jumlah mahasiswa yang ditampilkan dapat digunakan sebagai

acuan dalam membuat perencanaan maupun kebijakan kegiatan promosi

selanjutnya.

Tahap selanjutnya adalah tahap analisis data. Pada tahap ini, dilakukan

analisis terhadap data dan hasil wawancara yang telah dikumpukan sebelumnya.

Berdasarkan hasil analisis dan wawancara telah dilakukan, dapat diambil

kesimpulan bahwa bagian promosi FTI UKSW membutuhkan sebuah media

penyampaian informasi yang juga dapat menarik minat calon mahasiswa baru

9

untuk mendaftar di FTI UKSW dan menjaga hubungan dengan pihak sekolah

maupun calon mahasiswa. Bagian promosi FTI UKSW juga membutuhkan media

yang dapat digunakan untuk melakukan pendataan asal mahasiswa,

mengelompokkan mahasiswa berdasarkan daerah asal yang dapat dijadikan bahan

pertimbangan tim promosi FTI UKSW dalam melakukan kunjungan ke beberapa

daerah pada waktu berikutnya. Hasil wawancara tersebut kemudian diterjemahkan

ke dalam bentuk Unified Modeling Language (UML), agar dapat memberikan

gambaran mengenai proses bisnis yang terjadi dalam bagian promosi FTI UKSW,

beserta dengan perancangan sistem yang hendak dikembangkan. Hasil analisis

tersebut kemudian dijadikan sebagai dasar dan pedoman dalam pembuatan sistem

informasi promosi FTI UKSW.

Tahapan penelitian yang selanjutnya adalah tahap pengembangan sistem dan

implementasi. Pada tahapan ini, dilakukan perancangan dan pengimplementasian

desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Hasil dari desain sistem yang telah

dibuat sebelumnya, akan diterjemahkan ke dalam bentuk bahasa pemrograman,

agar dapat menjadi sebuah sistem yang dapat digunakan. Pengembangan tersebut

menggunakan metode prototype. Metode prototype cukup sering digunakan

karena model ini memiliki beberapa keuntungan, antara lain Prototype lebih

mengedepankan requirement sehingga mampu menghasilkan sistem yang

berkualitas dan sesuai dengan keinginan dari user.

Tahapan yang terakhir adalah tahap pengujian. Tahap pengujian ini

dilakukan dengan mempersilahkan pengguna menguji sistem tersebut, apakah

sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Jika pengguna merasa sistem tersebut

masih perlu dilakukan perubahan, maka pengguna dapat memberikan requirement

tambahan baru kepada pengembang, agar sistem dapat sesuai dengan kebutuhan

pengguna.

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototyping.

Metode prototyping merupakan pendekatan sistem yang sesuai dengan kebutuhan

dasar pengguna, sehingga apabila ada pengembangan lebih lanjut, maka sistem

dapat dikembangkan berdasarkan evaluasi dari pengguna dan berdasarkan versi

yang sebelumnya [6]. Prototype cukup sering digunakan karena model ini

memiliki beberapa keuntungan, antara lain Prototype lebih mengedepankan

requirement sehingga mampu menghasilkan sistem yang berkualitas dan sesuai

dengan keinginan dari user. Berikut ini tahapan yang ada di dalam Prototyping

Model.

10

Gambar 5 Prototyping Model (Pressman,2005)

Prototype memiliki 3 proses dalam mengembangkan sistem. Proses yang

pertama adalah listen to customer. Pada tahap ini, pengguna dan pengembang

sistem akan mendefinisikan dan mengidentifikasikan semua kebutuhan dan garis

besar gambaran sistem yang akan dibuat. Kegiatan wawancara dilakukan terhadap

bagian promosi FTI UKSW untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan

kebutuhan dari sistem maupun pengguna serta proses bisnis yang berjalan.

Setelah itu, data-data tersebut dianalisis dan dijadikan sebagai dasar dalam

perencanaan mengembangkan sistem.

Tahap yang kedua adalah build/revise mock-up. Setelah melakukan

pengumpulan dan analisis terhadap kebutuhan sistem dan pengguna, hasil analisis

tersebut kemudian digunakan sebagai dasar dalam membuat desain sistem dan

software yang hendak dibangun. Perancangan tersebut menggunakan UML

(Unified Modeling Language), agar dapat memperoleh gambaran mengenai sistem

yang hendak dikembangkan dan berdasarkan pada hasil analisis dari tahap

sebelumnya. Setelah melakukan perancangan, hasil dari perancangan sistem dan

software tersebut diubah ke dalam bentuk bahasa pemrograman, agar nantinya

dapat digunakan oleh pengguna.

Tahap yang ketiga adalah customer test drives mock-up. Pada tahap ini,

program yang sudah dibangun akan diuji dan dievaluasi.. Apabila users merasa

sistem yang dibuat tersebut masih terdapat kekurangan, maka program tersebut

akan diperbaiki lagi, agar dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Pada Sistem Informasi Promosi ini, ada 2 aktor yang dapat mengakses

sistem, yaitu bagian promosi FTI UKSW dan users. Bagian promosi FTI UKSW

dapat mengelola sistem dan memiliki hak akses dalam sistem, yaitu manage data

pelatihan dan event, manage berita pelatihan dan event, manage Request, manage

data provinsi, manage data kota, manage data sekolah, manage data mahasiswa,

manage info, manage user, upload file dan foto, manage FAQ, lihat distribusi

mahasiswa. Pada manage data pelatihan dan event, bagian promosi FTI UKSW

dapat menambah, mengubah, menghapus dan melihat data pelatihan dan event.

Pada manage berita pelatihan dan event, bagian promosi FTI UKSW dapat

menambah, mengubah, menghapus dan melihat berita pelatihan dan event. Pada

manage data provinsi, bagian promosi FTI UKSW dapat menambah, mengubah,

11

menghapus dan melihat data provinsi. Pada manage data kota, bagian promosi

FTI UKSW dapat menambah, mengubah, menghapus dan melihat data kota. Pada

manage data sekolah, bagian promosi FTI UKSW dapat menambah, mengubah,

menghapus dan melihat data sekolah. Pada manage data mahasiswa, bagian

promosi FTI UKSW dapat menambah, mengubah, menghapus dan melihat data

mahasiswa. Pada manage info, bagian promosi FTI UKSW dapat menambah,

mengubah, menghapus dan melihat data info. Pada manage user, bagian promosi

FTI UKSW dapat menambah, mengubah, menghapus dan melihat data user,

dalam hal ini tim promosi. Pada bagian upload file dan foto, bagian promosi FTI

UKSW dapat meng-upload file maupun foto yang berhubugan dengan pelatihan

dan event promosi. Pada manage FAQ, bagian promosi FTI UKSW dapat

menambah, mengubah, menghapus dan melihat data FAQ. Pada lihat distribusi

mahasiswa, bagian promosi FTI UKSW dapat melihat distribusi mahasiswa yang

berasal dari data mahasiswa. Pada manage Request, bagian promosi dapat melihat

data Request kegiatan dari pengguna. Sedangkan users merupakan guru sekolah

yang memiliki hak akses terbatas terhadap sistem, seperti hanya dapat melihat

informasi pengumuman dan event, melakukan request kegiatan.

manage request

(from UC_Pelatihan&Ev...

Manage data ev ent & pelatihan


manage berita ev ent&pelatihan


manage data prov insi


manage data kota


Manage Data Mahasiwa


manage Inf o


manage user


upload&download f ile/f oto


lihat distribusi mahasiswa


manage data sekolah


Bagian Promosi

(from UC_Pelatihan&Event)...)

Request Kegiatan


<<extend>>

v iew data ev ent & pelatihan


<<extend>>

v iew berita ev ent&pelatihan


<<extend>>

View FAQ


manage FAQ


<<extend>>

v iew data prov insi


<<extend>>

v iew data kota


<<extend>>

v iew data sekolah


<<extend>>

users

(from UC_Pelatihan&Event)...)

v iew inf o


<<extend>>

Gambar 6 Use Case Diagram Sistem Informasi Promosi

12

Gambar 7 Class Diagram Sistem Informasi Promosi

Gambar 7 menggambarkan class diagram sistem informasi promosi FTI

UKSW. Sistem yang dibangun, memiliki 13 entitas, yaitu entitas mahasiswa,

sekolah, kota, provinsi, kegiatan, berita, FAQ, user, file, foto, info, request,

album. Setiap entitas memiliki atribut dan nilai masing-masing.

13

4. Hasil dan Pembahasan

Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode prototype sebagai metode

pengembangan sistem, karena metode ini lebih mengedepankan requirement

sehingga dapat mengahasilkan sebuah sistem yang sesuai dengan keinginan user.

Dari hasil penerapan metode ini, penulis membuat beberapa versi prototype untuk

memeperoleh hasil yang sesuai dengan requirement.

Gambar 8 Tampilan Home User V1

Gambar 8 merupakan tampilan dari prototype versi pertama. Pada prototype

versi pertama ini, halaman Training dan event di sisi client sudah menyediakan

informasi mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan maupun yang sudah

diselenggarakan oleh FTI UKSW. Pada sisi admin, menu-menu yang terdapat

dalam halaman admin digunakan untuk mengelola data yang akan ditampilkan

pada halaman sisi client. Setelah melakukan evaluasi bersama dengan bagian

promosi FTI UKSW terhadap hasil prototype versi pertama ini, perlu dilakukan

modifikasi di beberapa bagian tampilan.

Tabel 1 Pengujian Prototype V1

No Requirement Awal Status Requirement Tambahan Waktu

1 Sistem dapat menyediakan

informasi mengenai FTI

UKSW dan kegiatan yang

akan diselenggarakan oleh

FTI UKSW

OK Tambahkan textbox

untuk menuliskan tim

promosi yang akan

melakukan kunjungan.

19 Maret 2014

2 Bagian promosi dapat

melakukan upload file yang

berhubungan dengan kegiatan

promosi

OK Tambahkan menu

download file yang telah

diupload sebelumnya.

19 Maret 2014

3 $_SESSION['nama'];

harus otomatis muncul

sebagai penulis pada

setiap menu input.

19 Maret 2014

14

Gambar 9 Tampilan Insert Kegiatan V2

Gambar 10 Tampilan Download File V2

Gambar 9 dan Gambar 10 merupakan tampilan dari prototype versi kedua.

Pada prototype versi kedua ini, halaman Training dan event di sisi client sudah

menyediakan informasi mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan maupun

yang sudah diselenggarakan oleh FTI UKSW. Pada sisi admin, menu-menu yang

terdapat dalam halaman admin digunakan untuk mengelola data yang akan

ditampilkan pada halaman sisi client. Pada prototype kedua ini, saran perbaikan

yang sebelumnya diberikan oleh bagian promosi telah dilakukan. Setelah

melakukan evaluasi bersama kembali dengan bagian promosi FTI UKSW

terhadap hasil prototype versi kedua ini, perlu dilakukan modifikasi di beberapa

bagian tampilan. Modifikasi yang pertama adalah menambah field nomor telpon

sekolah pada menu daftar sekolah; menambah menu distribusi mahasiswa, agar

tim promosi maupun admin dapat mengetahui dan menganalisis data mahasiswa

yang masuk setiap tahunnya dan membuat perencanaan strategis untuk kegiatan

promosi selanjutnya.



1 Tambahkan textbox untuk

menuliskan tim promosi yang

OK Tambahkan field nomor

telpon sekolah pada

5 April 2014

15

akan melakukan kunjungan menu daftar sekolah. 2 Tambahkan menu download

file yang telah diupload

sebelumnya

OK Tambahkan menu

distribusi mahasiswa. 5 April 2014

3 $_SESSION['nama']; harus

otomatis muncul sebagai

penulis pada setiap menu

input

OK 5 April 2014

Gambar 11 Tampilan Prototype V3

Gambar 11 merupakan tampilan dari prototype versi ketiga. Pada prototype

ketiga ini, saran perbaikan yang sebelumnya diberikan oleh bagian promosi telah

dilakukan. Setelah melakukan evaluasi bersama kembali terhadap hasil prototype

versi ketiga ini, perlu dilakukan modifikasi di beberapa bagian tampilan.

Modifikasi yang pertama adalah menambah menu distribusi jumlah mahasiswa

tiap angkatan dalam kurun waktu tiga tahun; membatasi hak akses pengguna

umum, dengan memberikan username dan password saat melakukan request;

menambah field rincian jumlah peserta dalam menu request; mem-breakdown

distribusi mahasiswa sampai asal sekolah mahasiswa.



1 Tambahkan field nomor

telpon sekolah pada menu

daftar sekolah

OK Tambahkan menu

distribusi jumlah

mahasiswa dalam kurun

waktu tiga tahun

terakhir.

13 Mei 2014

2 Tambahkan menu distribusi

mahasiswa

OK Memberikan username

dan password kepada

user, untuk membatasi

hak akses users dalam

melakukan request

kegiatan.

13 Mei 2014

16

3 Tambahkan field untuk

menampung rincian

jumlah peserta kegiatan.

13 Mei 2014

4 Breakdown distribusi

data mahasiswa sampai

tingkat SMA.

13 Mei 2014

Gambar 12 Tampilan Prototype V4

Gambar 12 merupakan tampilan dari prototype versi keempat. Pada

prototype keempat ini, saran perbaikan yang sebelumnya diberikan oleh bagian

promosi telah dilakukan dan sesuai dengan requirement bagian promosi FTI

UKSW.

Gambar 13 Tampilan Event sisi users

17

Gambar 14 Tampilan Tentang sisi users

Halaman Event dan “Tentang” merupakan wujud penerjemahan salah satu

tataran CRM, yaitu CRM Operasional. CRM Operasional lebih dikenal sebagai

front office perusahaan. CRM Operasional ini berfokus pada otomatisasi cara-cara

perusahaan dalam berhubungan dengan para pelanggan, seperti otomatisasi

pemasaran, otomatisasi armada penjualan, otomatisasi layanan. Otomatisasi

pemasaran memudahkan perusahaan dalam mengembangkan, mengatur anggaran,

serta melaksanakan kampanye-kampanye komunikasi dengan para pelanggan [2].

Otomatisasi pemasaran mencakup segmentasi pasar, manajemen kampanye

komunikasi, event-based marketing. Otomatisasi armada penjualan mencakup

opportunity management termasuk lead management. otomatisasi layanan

mencakup operasi contact-center dan call-center, layanan berbasis web layanan di

lapangan [2].

Pada halaman event, tersedia informasi mengenai event maupun pelatihan

yang akan dilakukan oleh FTI UKSW dalam rangka membangun hubungan

dengan calon mahasiswa baru. Pada halaman “Tentang”, tersedia informasi

mengenai program studi apa saja yang ada di FTI UKSW. Kedua halaman

tersebut termasuk dalam otomatisasi pemasaran yang ditujukan kepada calon

mahasiswa baru FTI UKSW berbasis event, serta otomatisasi layanan karena

promosi dilakukan melalui media web promosi. Kedua halaman tersebut

merupakan wujud dari otomatisasi pemasaran yang memudahkan organisasi

dalam melakukan komunikasi dengan pelanggan. Setiap informasi yang

disampaikan melalui halaman ini, merupakan hasil dari analisis data mahasiswa

yang dimiliki oleh FTI UKSW dan wujud dari rencana strategis yang diterapkan

oleh FTI UKSW.

18

Gambar 15 Tampilan Distribusi Mahasiswa berdasarkan provinsi

Halaman distribusi mahasiswa yang berada di sisi admin ini merupakan

wujud penerjemahan salah satu tataran CRM, yaitu CRM Analitis. CRM Analitis

dikenal sebagai back-office perusahaan. CRM Analitis ini berfokus pada kegiatan

penggalian data konsumen untuk tujuan-tujuan strategis dan taktis. Data-data

tersebut digunakan untuk meningkatkan nilai konsumen maupun perusahaan [2].

Data-data mengenai calon mahasiswa baru dapat diperoleh dari berbagai sumber

yang terkait dengan promosi FTI UKSW, seperti dari biro kemahaiswaan UKSW

maupun data mahasiswa baru tahun sebelumnya yang sudah direkap oleh bagian

promosi FTI UKSW.

Pada gambar 14 terlihat jumlah mahasiswa dari setiap provinsi berdasarkan

tahun angkatan, dalam bentuk grafik dan tabel. Pada halaman ini, bagian promosi

FTI UKSW dapat melihat perbandingan jumlah mahasiswa dari setiap provinsi

yang ada berdasarkan tahun angkatan. Terlihat pada tahun 2013, provinsi Jawa

Tengah memiliki mahasiswa terbanyak yaitu 420 orang, provinsi Maluku 29

orang, provinsi Jawa Barat 22 orang, provinsi Papua 20 orang, sedangkan provinsi

yang lain memiliki jumlah mahasiswa kurang dari 20 orang pada setiap provinsi.

Gambar 16 Tampilan Distribusi Mahasiswa berdasarkan Kota/Kabupaten

19

Gambar 15 merupakan tampilan detail distribusi mahasiswa berdasarkan

kota maupun kabupaten asalnya. Pada gambar tersebut terlihat jumlah mahasiswa

dari setiap kota maupun kabupaten dari sebuah provinsi berdasarkan tahun

angkatan, dalam bentuk grafik dan tabel. Terlihat di provinsi Jawa Tengah pada

tahun 2013, Kota Salatiga memiliki jumlah mahasiswa yang paling tinggi di

antara kota maupun kabupaten yang berada di provinsi Jawa Tengah, yaitu

sebesar 138 orang, Kabupaten Semarang 134 orang, sedangkan kota dan

kabupaten lainnya di provinsi Jawa Tengah memiliki jumlah mahasiswa kurang

dari 20 orang. Oleh sebab itu, bagian promosi FTI UKSW dapat memprioritaskan

kegiatan promosi di daerah Kota Salatiga dan sekitarnya, karena jumlah

mahasiswa yang berasal dari daerah Kota Salatiga dan sekitarnya merupakan

jumlah yang paling tinggi. Dengan melakukan analisis terhadap data distribusi

mahasiswa tersebut, berbagai macam kebijakan maupun rencana selanjutnya yang

berhubungan dengan kegiatan promosi FTI UKSW dapat ditentukan oleh bagian

promosi FTI UKSW berdasarkan data yang tersaji.

CRM Stategis menekankan CRM sebagai strategi bisnis yang

mengutamakan konsumen dan bertujuan memikat dan mempertahankan

konsumen yang menguntungkan. Pada CRM strategis, semua sumber daya akan

dialokasikan untuk mendukung semua langkah yang dapat meningkatkan nilai

perusahaan di mata pelanggan, serta sistem ganjaran (reward system) yang dapat

meningkatkan perilaku positif para karyawan yang bermuara pada kepuasan

pelanggan, serta peningkatan sistem pengumpulan, penyebarluasan dan aplikasi

informasi tentang pelanggan untuk menunjang berbagai aktivitas perusahaan [2].

Pada tahap ini, bagian promosi FTI UKSW dapat membuat strategi promosi

terbaru maupun kebijakan baru yang bertujuan untuk menjaga loyalitas calon

mahasiswa baru di berbagai daerah yang akan melanjutkan pendidikan di FTI

UKSW, berdasarkan data yang tersaji dalam grafik maupun yang diperoleh pada

saat melakukan kunjungan promosi. Kebijakan maupun strategi yang dibuat,

harus sesuai dengan kondisi FTI UKSW dan kondisi lingkungan sekitar pada saat

itu. Strategi promosi yang dilakukan pun dapat berbeda dengan strategi promosi

yang dilakukan di daerah lain maupun pada tahun sebelumnya. Salah satu strategi

yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan workshop atau seminar di

beberapa daerah yang jumlah mahasiswanya relatif stabil setiap tahunnya. Selain

itu, bagian promosi FTI UKSW perlu memprioritaskan kegiatan promosi pada

daerah-daerah yang relatif stabil mengirimkan mahasiswa baru untuk melanjutkan

pendidikan di FTI UKSW.

5. Simpulan

Setelah melakukan perancangan sistem informasi promosi menggunakan

pendekatan CRM (Customer Relationship Management) di FTI UKSW, dapat

diambil kesimpulan bahwa Customer Relationship Management dapat diterapkan

pada sistem informasi promosi FTI UKSW, untuk membantu mengelola calon

mahasiswa baru dan menjaga loyalitas calon mahasiswa baru maupun mahasiswa

terhadap FTI UKSW. Pendekatan CRM pada aplikasi ini juga berguna berguna

dalam melakukan analisa data yang dilakukan oleh bagian promosi FTI UKSW.

Selain itu, pendekatan CRM juga dapat digunakan oleh bagian promosi FTI

20

UKSW sebagai panduan dalam menentukan kebijakan maupun rencana strategis

yang sesuai dengan kondisi FTI UKSW dan lingkungan sekitar.

Sistem yang dibangun belum dapat dikatakan sempurna. Oleh sebab itu,

perlu dilakukan pengembangan-pengembangan lebih lanjut, agar sistem informasi

promosi ini dapat lebih sesuai dan berguna dalam menjaga dan meningkatkan

loyalitas colon mahasiswa baru yang akan melanjutkan studi di FTI UKSW. Saran

yang dapat diberikan untuk penyempurnaan sistem ini adalah penambahan laporan

kunjungan yang dilakukan oleh tim promosi, agar tim promosi dapat segera

melaporkan kegiatan apa saja yang telah dilakukan di tempat kunjungan.

6. Daftar Pustaka

[1] Wijaya, Agustinus F., 2013, Hasil Wawancara bagian promosi FTI UKSW

[2] Buttle, Francis., 2007, Customer Relationship Management Concept and

Tools, Malang: Bayumedia.

[3] Arisandi, Santi., 2011, Perancangan Web Promosi Pada Perusahaan Kecap

Tirta Mirasa Pati, Salatiga.

[4] Godam, 2008, Definisi / Pengertian Promosi, Fungsi / Tujuan & Bauran

Promosi / Promotional Mix Produk,

http://www.organisasi.org/1970/01/definisi-pengertian-promosi-fungsi-

tujuan-bauran-promosi-promotional-mix-produk.html. Diakses pada 10

April 2014.

[5] Danardatu, Aloysius H., 2007, Pengenalan Customer Realtionship

Management (CRM),

http://www.iwayan.info/Lecture/KonsepSILanj_S1/09_CRM-

IlmuKomputer.pdf. Diakses tanggal 4 November 2013.

[6] Syahdan, Syamsul A., Implementasi Aplikasi Customer Relationship

Management (CRM) pada Sistem Informasi Perhotelan,

http://dosen.amikom.ac.id/downloads/artikel/Implementasi%20Aplikasi%20

Customer%20Relationship%20Management%20(CRM).pdf. Diakses

tanggal 25 November 2013.

http://www.organisasi.org/1970/01/definisi-pengertian-promosi-fungsi-tujuan-bauran-promosi-promotional-mix-produk.html

http://www.organisasi.org/1970/01/definisi-pengertian-promosi-fungsi-tujuan-bauran-promosi-promotional-mix-produk.html

http://www.iwayan.info/Lecture/KonsepSILanj_S1/09_CRM-IlmuKomputer.pdf

http://www.iwayan.info/Lecture/KonsepSILanj_S1/09_CRM-IlmuKomputer.pdf

http://dosen.amikom.ac.id/downloads/artikel/Implementasi%20Aplikasi%20Customer%20Relationship%20Management%20(CRM).pdf

http://dosen.amikom.ac.id/downloads/artikel/Implementasi%20Aplikasi%20Customer%20Relationship%20Management%20(CRM).pdf

Perancangan Sistem Informasi Promosi Menggunakan Pendekatan...

Documents

Transcript of Perancangan Sistem Informasi Promosi Menggunakan Pendekatan...