PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

of 125 /125
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN (STUDI KASUS : UD SWISS) TUGAS AKHIR Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Studi Strata-1 Departemen Sistem Informasi Disusun Oleh: ANTON WHISNU WIJAYA 1212038 DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI HARAPAN BANGSA BANDUNG 2016

Embed Size (px)

Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

TUGAS AKHIR Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan
Program Studi Strata-1 Departemen Sistem Informasi
Disusun Oleh:
Disusun Oleh:
Program Studi Strata-1 Departemen Sistem Informasi
INSTITUT TEKNOLOGI HARAPAN BANGSA
Bandung, 22 April 2016
Pembimbing 1 Pembimbing 2
Kepala Departemen Sistem Informasi
3
Nama : Anton Whisnu Wijaya
‘PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN (STUDI KASUS: UD
Swiss)’ adalah hasil pekerjaan saya dan seluruh ide, pendapat atau materi dari
sumber lain telah dikutip dengan cara penulisan referensi yang sesuai.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan pada saya.
Perancangan sistem informasi penggajian ini ditujukan untuk UD Swiss yang
memiliki permasalahan pada proses bisnis penggajian, yaitu lamanya waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan rekapitulasi absensi dan perhitungan gaji. Adapun
faktor yang menyebabkan terjadinya masalah tersebut yaitu metode pengolahan
data terhadap perhitungan gaji yang beragam untuk setiap karyawan dan banyaknya
variabel yang digunakan untuk melakukan perhitungan gaji. Selain hal tersebut
terdapat juga faktor informasi yaitu data karyawan yang terdapat pada alat
fingerprint masih memuat karyawan yang aktif (masih bekerja) dan tidak aktif
(sudah tidak bekerja) sehingga membuat banyaknya tabel data absensi dari seluruh
karyawan yang pernah didaftarkan pada alat fingerprint tersebut. Oleh karena itu,
dikembangkan suatu sistem informasi penggajian yang dapat memilah karyawan
aktif (masih bekerja) dan tidak aktif (sudah tidak bekerja) secara otomatis, sehingga
proses rekapitulasi absensi menjadi 16,3 kali lebih cepat dengan hanya mengimpor
file data output dari alat fingerprint. Selain itu sistem juga dapat membantu proses
perhitungan gaji menjadi lebih ringkas, khususnya dalam melakukan perhitungan
gaji bersih, yang sudah meliputi potongan pajak PPh pasal 21, potongan
JAMSOSTEK, potongan pinjaman, dan potongan kasbon. Hal tersebut karena user
hanya perlu memasukan pencapaian target atau besarnya insentif, dan besarnya gaji
akan terhitung secara otomatis, sehingga perhitungan gaji menjadi 4 kali lebih
cepat. Selain itu perusahaan dapat melihat laporan pengeluaran gaji dan slip gaji
dari karyawan yang dihitung, serta melihat rekapitulasi kehadiran setiap karyawan.
Kata kunci: Sistem Informasi Penggajian, Rekapitulasi Absensi, Insentif
ii
ABSTRACT
This payroll information system is intended for UD Swiss who has a problem in
their payroll business processes, specifically in the length of time it takes to perform
recapitulation on employee’s attendance, which in turn effect the overall time
required to perform payroll calculation. The factors that cause this problem is the
data processing method used for salary calculation varies for each employee, and
the numerous variables that are used to perform salary calculations. In addition,
there are also factors regarding employee information recorded on fingerprint
device that still contains both active employees (still working) and inactive
employees (no longer working), thus making numerous amount of attendance data
tables containing all employees who has ever been registered on the fingerprint
device. Therefore, we need a payroll information system that can filter active
employees and inactive employees automatically, so that the process of
recapitulation of attendance will be 16.3 times faster by simply importing the data
file output of the fingerprint device. Besides that, the system can also help the
process of calculating the salary to be more concise, specifically in the calculation
of net salary which already includes PPh 21, JAMSOSTEK, installment payable,
and cash receipt. This is because the user only needs to enter the achievement of
sales targets or the amount of incentive, and the salary will be calculated
automatically, so the calculation of the salary will be 4 times faster. In addition, the
company can view the report for salary expense and the salary checks of each
employee, and also view the recapitulation of each employee’s attendance record.
Keywords: Payroll Information System, Attendance Summary, Incentive
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat, kesehatan
dan perlindungan-Nya dalam penyusunan laporan tugas akhir ini. Laporan tugas
akhir ini disusun sebagai syarat kelulusan program studi Sistem Informasi di Institut
Teknologi Harapan Bangsa Bandung. Keberhasilan penyelesaian laporan tugas
akhir ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Ucapan
terima kasih disampaikan kepada:
1. Ibu Herastia Maharani, ST., MT. selaku Dosen Pembimbing yang selama ini
telah memberikan bantuan, petunjuk, bimbingan, dan pengarahan selama
penyusunan laporan tugas akhir ini.
2. Ibu Evasaria Sipayung, ST., MT. selaku Dosen Pembimbing yang selama ini
telah memberikan bantuan, petunjuk, bimbingan, dan pengarahan selama
penyusunan laporan tugas akhir ini.
3. Bapak Heri Kurniawan, S.Si., M.Si. selaku penguji yang telah memberikan
banyak saran/masukan yang sangat berguna untuk penyusunan laporan tugas
akhir ini.
4. Bapak Arief S. Gunawan ST., MIM. Selaku penguji yang telah banyak
memberikan saran/masukan yang sangat berguna untuk penyusunan laporan
tugas akhir ini.
5. Zavero Khrisna, selaku pembimbing yang telah memberikan bantuan,
bimbingan, petunjuk dan dukungan selama menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Orang tua dan keluarga, yang telah memberikan doa, semangat, dukungan, dan
segalanya.
7. Teman-teman Sistem Informasi angkatan 2012, yang telah memberikan banyak
informasi mengenai tugas akhir, bantuan, dan semangat.
8. Shandy DC yang telah memberikan semangat dan menemani selama
pembuatan laporan ini.
Menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih belum sempurna, berbagai
saran dan kritik membangun dari semua kalangan yang membaca laporan tugas
akhir ini akan sangat dihargai.
iv
Akhir kata, semoga laporan tugas akhir ini ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang membaca dan dapat menjadi masukan untuk pengembangan lebih
lanjut.
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. I-3
1.3 Batasan Masalah ..................................................................................... I-4
1.4 Tujuan Penelitian .................................................................................... I-4
1.5 Manfaat Penelitian .................................................................................. I-4
1.6 Metode Penelitian ................................................................................... I-4
1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................. I-6
2.1 Sistem Informasi ................................................................................... II-1
2.2.2 Jenis Upah ..................................................................................... II-4
2.3 Ishikawa Diagram ................................................................................. II-7
2.6 Cross-Functional FlowChart ............................................................... II-6
2.7 PostGre SQL ....................................................................................... II-11
vi
3.2.1 Visi ............................................................................................... III-1
3.2.2 Misi .............................................................................................. III-1
3.4 Proses Bisnis ........................................................................................ III-2
3.5 Analisis Penyebab Masalah ............................................................... III-27
3.6 Analisis Solusi Permasalahan ............................................................ III-30
3.6.1 Pengembangan Sistem Usulan ................................................... III-34
BAB IV PERANCANGAN SISTEM ................................................................ IV-1
4.1 Deskripsi Umum Sistem ...................................................................... IV-1
4.2 Perancangan Model ............................................................................. IV-2
4.2.2 Class Diagram .............................................................................. IV-3
4.2.3 Activity Diagram .......................................................................... IV-4
4.2.4 Sequence Diagram ....................................................................... IV-4
4.4 Perancangan Sistem Basis Data ........................................................ IV-10
4.5 Perancangan User Interface ............................................................... IV-11
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM .................................. V-1
5.1 Implementasi ........................................................................................ V-1
5.2 Pengujian Sistem .................................................................................. V-2
5.2.2 Pengujian pada Attendance Summary .......................................... V-4
5.2.3 Pengujan pada Company Target ................................................... V-6
5.2.4 Pengujan pada Installment Payable ............................................... V-8
vii
5.2.6 Pengujian Lama Kerja Sistem ..................................................... V-14
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................... VI-1
6.1 Kesimpulan .......................................................................................... VI-1
6.2 Saran .................................................................................................... VI-2
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. x
Gambar 2.1 Model Sistem IPO + feedback [STA12] ......................................... II-1
Gambar 2.2 Grails Framework ......................................................................... II-11
Gambar 2.3 Flow Object [WHI06] ..................................................................... II-8
Gambar 2.4 Connectors [WHI06] ....................................................................... II-9
Gambar 2.5 Artifact [WHI06] ............................................................................. II-9
Gambar 2.6 Swimlanes [WHI06] ...................................................................... II-10
Gambar 2.7 Sitem kerja dari Teknik Pengujian Black Box .............................. II-13
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ......................................................................... III-2
Gambar 3.2 Contoh Perhitungan Take Home Pay Normal .............................. III-12
Gambar 3.3 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 1 ............................... III-14
Gambar 3.4 Perhitungan JAMSOSTEK Untuk Contoh Nomor 1 ................... III-14
Gambar 3.5 Contoh Perhitungan Take Home Pay Salesman Insentif
Target Sendiri ................................................................................................... III-15
Gambar 3.6 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 2 ............................... III-15
Gambar 3.7 Perhitungan JAMSOSTEK Untuk Contoh Nomor 2 ................... III-16
Gambar 3.8 Contoh Perhitungan Take Home Pay Supervisor Profit Sharing . III-16
Gambar 3.9 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 3 ............................... III-17
Gambar 3.10 Perhitungan JAMSOSTEK Untuk Contoh Nomor 3 ................. III-17
Gambar 3.11 Contoh Output Table Absensi Karyawan .................................. III-18
Gambar 3.12 Timeline Proses Penggajian ........................................................ III-22
Gambar 3.13 Proses Bisnis Penggajian ............................................................ III-23
Gambar 3.14 Sub Proses Menghitung Uang Insentif Karyawan ..................... III-24
Gambar 3.15 Proses Komplain gaji yang diterima .......................................... III-25
Gambar 3.16 Proses Rechecking ...................................................................... III-26
Gambar 3.17 Analisis Sebab Akibat ................................................................ III-27
Gambar 3.18 Perancangan Sistem Usulan ....................................................... III-35
Gambar 4.1 Use Case Diagram ......................................................................... IV-2
Gambar 4.2 Class Diagram................................................................................ IV-3
Gambar 4.4 Sequence Diagram Payroll ............................................................ IV-5
Gambar 4.5 Sequence Diagram Installment Payable ........................................ IV-6
Gambar 4.6 Sequence Diagram Company Target ............................................. IV-7
Gambar 4.7 Sequence Diagram Attendance Summary ...................................... IV-7
Gambar 4.8 Entity Relational Diagram ............................................................. IV-8
Gambar 4.9 Schema Diagram .......................................................................... IV-10
Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Halaman Utama ....................................... IV-11
Gambar 4.11 Rancangan Index Attendance Summary ..................................... IV-12
Gambar 4.12 Rancangan Create Attendance Summary ................................... IV-12
Gambar 4.13 Rancangan Edit Installment Payable ......................................... IV-13
Gambar 4.14 Rancangan Show Anttendance Summary ................................... IV-13
Gambar 4.15 Rancangan Index Installment Payable ....................................... IV-14
Gambar 4.16 Rancangan Create & Edit Installment Payable ......................... IV-15
Gambar 4.17 Rancangan Show Installment Payable ....................................... IV-15
Gambar 4.18 Rancangan Index Employee ....................................................... IV-16
Gambar 4.19 Rancangan Create & Edit Employee .......................................... IV-17
Gambar 4.20 Rancangan Show Employee ........................................................ IV-17
Gambar 4.21 Rancangan IndexPayroll ............................................................ IV-18
Gambar 4.22 Rancangan Create Payroll ......................................................... IV-18
Gambar 4.23 Rancangan Edit Payroll ............................................................. IV-19
Gambar 4.24 Rancangan Index Configuration................................................. IV-20
Gambar 5.1 Interface Testing Attendace Summarry Test Case 2 ....................... V-6
Gambar 5.2 Interface Testing Payroll Test Case 4 ........................................... V-12
Gambar 5.3 Interface Testing Payroll Test Case 5 ........................................... V-13
Gambar 5.4 Interface Testing Payroll Test Case 6 ........................................... V-13
x
Tabel 3.1 Persentase Profit Sharing ................................................................... III-7
Tabel 3.2 Persentase Insentif.............................................................................. III-8
Tabel 3.4 Atribut Data Karyawan Saat Ini ....................................................... III-21
Tabel 3.5 Gap Antara Tujuan yang Ingin Dicapai dengan Keadaan Sekarang III-29
Tabel 3.6 Sumber Data yang Dibutuhkan UD Swiss ....................................... III-31
Tabel 3.7 Atribut Data Karyawan .................................................................... III-32
Tabel 3.8 Data Tunggakan ............................................................................... III-33
Tabel 3.9 Data Rekapitulasi Absensi ............................................................... III-34
Tabel 3.10 Data Target ..................................................................................... III-34
Tabel 4.1 Definisi Masing-Masing Entitas ........................................................ IV-8
Tabel 4.2 Definisi Masing-Masing Entitas (lanjutan) ........................................ IV-9
Tabel 5.1 Pengujian pada Employee ................................................................... V-2
Tabel 5.2 Pengujian pada Attendance Summary ................................................. V-4
Tabel 5.3 Pengujian pada Company Target ........................................................ V-6
Tabel 5.4 Pengujian pada Installment Payable ................................................... V-8
Tabel 5.5 Pengujian pada Payroll ..................................................................... V-10
Tabel 5.5 Pengujian pada Payroll (lanjutan)..................................................... V-12
Tabel 5.6 Pengujian Lama Kerja Sistem ........................................................... V-14
xi
Lampiran E Lama Kerja Sistem ........................................................................... E-1
I-1
Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya perusahaan yang
harus dikelola secara formal dan sistematis agar tujuan yang diharapkan oleh
perusahaan dapat tercapai. Semakin besar suatu perusahaan, semakin besar pula
jumlah tenaga kerja (SDM) yang dibutuhkan untuk berkontribusi di dalamnya agar
apa yang menjadi tujuan dari perusahaan tersebut dapat tercapai. Apabila masalah
ketenagakerjaan tidak diperhatikan secara khusus oleh perusahaan, maka SDM
dapat menimbulkan masalah yang jika dibiarkan dapat menyebabkan kerugian bagi
perusahaan itu sendiri.
Sistem penggajian adalah salah satu hal yang berkaitan dengan pengelolaan
kesejahteraan tenaga kerja sehingga harus diberi perhatian khusus oleh perusahaan
dalam rangka mencapai tujuannya. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem
informasi penggajian yang tepat dan efektif oleh organisasi agar dapat membuat
kinerja aset mereka menjadi maksimal.
UD Swiss merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang ritel barang-
barang kebutuhan sehari-hari seperti minyak goreng, makanan / minuman ringan,
bumbu dapur, dan bahan makanan. UD Swiss merupakan perusahaan yang berdiri
sejak tahun 1992 ini mempunyai kantor pusat di Kota Cirebon dan hanya memiliki
satu kantor cabang yang berlokasi di Kota Bandung.
Saat ini UD Swiss memiliki peraturan perhitungan gaji pegawai (Payroll)
yang terdiri dari gaji pokok, uang makan, uang transport, uang kerajinan, uang
insentif, potongan BPJS, potongan Pajak PPh 21, potongan cicilan pinjaman, dan
potongan kasbon. Dalam melakukan perhitungan uang makan, uang transport dan
uang kerajinan perusaan memerlukan data absensi dari setiap pegawai. Perhitungan
gaji untuk bulan ke N diperhitungkan berdasarkan absensi pegawai mulai dari
tanggal 26 N-1 hingga tanggal 25 bulan ke N, periode ini disebut sebagai Cut Off
BAB I Pendahuluan I-2
Salary. Dari periode Cut Off Salary yang berlaku gaji akan diberikan kepada
pegawai pada akhir bulan. Interval waktu selama 5 hingga 6 hari pada setiap bulan
antara akhir periode Cut Off Salary dengan waktu pemberian gaji kepada pegawai,
digunakan perusahaan untuk mengelola data gaji khususnya untuk melakukan
perhitungan insentif. Hal tersebut terjadi karena perhitungan insentif yang memiliki
banyak parameter untuk setiap level (jabatan) karyawan maupun sesama level
(jabatan) mempunyai perbedaan. Setelah selesai melakukan perhitungan insentif
dan mengkalkulasi gaji dari setiap karyawan, bagian keuangan harus melakukan
verifikasi kepada atasan khususnya untuk melakukan verifikasi dari total beban gaji
yang perlu dibayarkan kepada karyawan dan insentif yang diberikan. Apabila
terdapat perhitungan yang tidak terverifikasi maka, bagian keuangan harus
melakukan proses perhitungan kembali namun apabila sudah terverifikasi maka
bagian keuangan akan mencetak slip gaji untuk seluruh karyawan. Setelah itu
bagian keuangan akan mengalokasikan waktu selama dua hari untuk
mendistribusikan slip gaji kepada seluruh karyawan dan melakukan verifikasi. Jika
tidak terdapat komplain maka, akan disiapkan slip transfer untuk seluruh karyawan
yang memakan waktu selama satu hari dan kemudian satu hari berikutnya
digunakan bagian keuangan untuk mentransfer gaji kepada seluruh pegawai.
Interval waktu yang terjadi saat ini dianggap tidak memenuhi kriteria dari yang
diinginkan oleh perusahaan, interval waktu yang dianggap memenuhi kriteria dari
perusahaan yaitu selama 1 hari (Lampiran A).
Sistem absensi (Attendance records) pada perusahaan ini sudah
menggunakan sistem fingerprint yang mencatat jam masuk dan keluar dari setiap
pegawai. Data yang dihasilkan oleh alat fingerprint tersebut merupakan satu file
spreadsheet yang didalamnya terdiri dari beberapa worksheet. Total jumlah
worksheet yang berada dalam satu file tersebut tergantung kepada jumlah
keseluruhan pegawai yang terdaftar pada alat fingerprint. Dalam satu worksheet
terdapat tiga data absensi untuk tiga pegawai. Dengan kata lain total jumlah
workseet adalah sepertiga dari jumlah pegawai yang terdaftar pada alat fingerprint.
Pegawai yang terdaftar pada alat fingerprint tersebut memiliki jumlah hingga
kurang lebih 200 data pegawai karena data tersebut termasuk dengan pegawai yang
BAB I Pendahuluan I-3
sudah tidak aktif bekerja. Sementara Jumlah pegawai yang terdaftar pada
perusahaan saat ini yaitu 50 pegawai di Kota Bandung dan 50 pegawai di Kota
Cirebon yang terbagi kedalam beberapa level (jabatan) yaitu direktur, accounting,
gudang, driver, operational manager, supervisor, salesman. Dalam satu worksheet
terdapat tiga tabel data absensi dari tiga pegawai yang terdaftar pada alat
fingerprint. Hal tersebut, membuat perusahaan perlu melakukan rekapitulasi
terhadap data absensi dan melihat pegawai mana yang masih aktif (bekerja), sedang
dalam izin, sedang sakit, atau sudah tidak aktif (sudah tidak bekerja) karena alat
fingerprint masih memuat data-data dari keselurahan pegawai yang sudah pernah
didaftarkan. Banyaknya data yang perlu diolah membuat perusahaan melakukan
proses rekapitulasi data absensi setiap hari yang memakan waktu 1 hingga 2 jam,
agar mencegah penumpukan data pada akhir bulan yang pada akhirnya akan
membuat proses rekapitulasi memakan waktu lebih lama lagi. kondisi ini tidak
sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahan, perusahaan ingin melakukan
rekapitulasi data absensi dapat dilakukan bersamaan dengan melakukan
perhitungan gaji atau dengan kata lain hanya dalam satu hari (Lampiran A).
Untuk mengatasi permasalahan lamanya waktu yang diperlukan untuk
melakukan rekapitulasi absensi dan perhitungan take home pay tersebut, maka
penelitian ini dibuat untuk merancang Sistem Informasi Penggajian yang dapat
memberikan dukungan dalam menangani rekapitulasi absensi dan perhitungan gaji
pegawai agar dapat dikelola dengan cepat, dan akurat.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa masalah
sebagai berikut:
1. Banyaknya tabel data absensi yang dihasilkan oleh alat fingerprint
membuat perusahaan perlu melakukan rekapitulasi data absensi yang
memakan waktu cukup lama.
khususnya uang makan, uang transport, uang kerajinan yang memerlukan
data rekapitulasi absensi, dan insentif yang disebabkan oleh perbedaan
BAB I Pendahuluan I-4
dari perhitungan gaji.
1.3 Batasan Masalah
1. Data-data yang digunakan merupakan data perhitungan gaji yang
disesuaikan dengan perhitungan yang berlaku pada perusahaan UD
Swiss.
2. Data penggajian yang diolah merupakan gaji bersih (take home pay)
yaitu termasuk dengan potongan pajak PPh 21, potongan
JAMSOSTEK, potongan cicilan, dan potongan kasbon.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan masalah yang telah dijelaskan, maka tujuan yang ingin dicapai
dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi penggajian yang dapat
melakukan pengelolaan data absensi dan perhitungan data penggajian.
1.5 Manfaat Penelitian
Dari masalah di atas, manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah:
a) Memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam melakukan
rekapitulasi absensi.
1.6 Metode Penelitian
Metode yang akan dilakukan dalam penelitian ini digambarkan pada Gambar
1.1 Metode Penelitian. Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dan
informasi yaitu studi literatur, wawancara, dan observasi. Berikut merupakan
penjabaran mengenai metode pengumpulan data yang digunakan:
1. Penentuan topik
yang sesuai dengan bidang dipilih untuk diselesaikan dengan
BAB I Pendahuluan I-5
mencari referensi seperti:
a. Studi Literatur
berbagai informasi yang terkait dengan topik penelitian. Studi
dilakukan dengan membaca buku-buku referensi, jurnal-jurnal
ilmiah, artikel-artikel di internet dan sumber informasi lain yang
dianggap relevan dengan penelitian ini. Literatur yang dipelajari
dan didalami antara lain berkaitan dengan sistem penggajian.
b. Observasi
secara langsung ke tempat yang dijadikan tempat penelitian.
Observasi ini dilakukan dengan mengunjungi perusahaan
langsung.
langsung dari narasumber. Informasi yang didapat dengan
mewawancarai pemilik perusahaan, manager produksi, dan
bagian inventori.
data karyawan, absensi, dan penggajian.
3. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan untuk mengetahui
fakta-fakta yang tidak diketahui sebelumnya yang selanjutnya
digunakan sebagai acuan dasar dalam penelitian ini.
4. Perancangan Sistem
diusulkan. Perancangan yang dilakukan menggunakan perancangan
skema basis data, Unified Modeling Languange (UML).
BAB I Pendahuluan I-6
Pengujian dilakukan dengan cara mencoba berbagai kemungkinan
testing untuk memastikan agar sistem bekerja dengan benar atau belum.
6. Kesimpulan dan Saran
memberikan sara untuk penelitian selanjutnya.
Gambar 1.1 Metodologi Penelitian
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam pembuatan laporan tugas akhir ini terdiri dari 6
bab, diantaranya:
batasan masalah, tujuan, metodologi penelitian, dan sistematika
penulisan.
Menjelaskan teori-teori pendukung yang digunakan sebagai landasan
sebagai dasar dalam pengembangan dalam proses penelitian
c. Bab III Analisis Masalah
Menjelaskan profil, visi misi, struktur organisasi, ruang lingkup kerja,
deskripsi pekerjaan, analisis proses bisnis perusahaan, permasalahan,
BAB I Pendahuluan I-7
kebutuhan.
Berisi tentang proses perancangan sistem informasi penggajian.
e. Bab V Implementasi dan Pengujian Sistem
Berisi tentang hasil implementasi dan pengujian terhadap sistem yang
diimplementasi, serta bagaimana sistem yang telah dibuat dapat
menjadi solusi terhadap permasalahan pada tempat studi kasus
penelitian ini dilakukan.
Berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan saran yang
dapat diberikan untuk penelitian berikutnya.
II-1
Sistem informasi adalah seperangkat unsur yang saling terkait atau komponen
yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses), menyimpan, dan
menyebarkan (output) data dan informasi juga memberikan reaksi korektif
(feedback) untuk memenuhi suatu tujuan (lihat Gambar 2.1). Mekanisme feedback
merupakan komponen yang membantu organisasi mencapai tujuan mereka, seperti
meningkatkan keuntungan atau meningkatkan layanan pelanggan [STA12].
Gambar 2.1 Model Sistem IPO + feedback [STA12]
a. Input
menangkap data mentah.
menjadi output yang berguna. Pengolahan dapat melibatkan membuat
perhitungan, membandingkan data dan pengambilan alternatif tindakan, dan
penyimpanan data untuk penggunaan dimasa yang akan datang. Pengolahan
data menjadi informasi yang berguna sangat penting dalam suatu bisnis.
Pengolahan dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan komputer.
Input Processing Output
c. Output
biasanya dalam bentuk dokumen dan laporan.
d. Feedback
digunakan untuk membuat perubahan/perbaikan dalam aktivitas input atau
processing. Misalnya, kesalahan atau masalah yang mungkin perlu untuk
diperbaiki ketika input atau pemrosesan data.
2.1.1 Sistem
Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dan unsur atau
variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling
bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai
seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan
bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster's Unbriged adalah
elemen-elemen yang sating berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau
organisasi. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dan unsur-unsur seperti masukan
(input), pengolahan (processing), serta keluaran (output) [FAT07].
2.1.2 Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai
dengan keperluan tertentu. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk
catatan acau direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya komputer).
Misalnya, ada fakta bahwa seseorang nasabah menabung di bank, datanya ada pada
slip tabungan atau rekaman komputer. Bila semua data uang tabungan yang ada
dalam periode tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah hasilnya disebut
informasi [MZU05].
Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data,
penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung diolah menjadi
informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain. Pada unit kerja yang
baru informasi tadi dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap sebagai
BAB II Landasan Teori II-3
data (baru) untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai keperluan unit bersangkutan.
Informasi tersebut, bila perlu atau sesuai prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain
[MZU05].
2.2 Penggajian
Gaji atau upah adalah hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk
uang sebagai imbalan dari pemberi kerja kepada pekerja ditetapkan dan dibayar
menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan,
termasuk tunjangan bagi pekerja dan keluarganya atas suatu pekerjaan yang telah
atau akan dilakukan. Fungsi dari gaji bagi perusahaan dan karyawan antara lain:
1. Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam
organisasi.
3. Sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
4. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang.
5. Gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai
Sistem penggajian memegang peranan penting karena sistem ini akan
menentukan berapa besar gaji yang semestinya akan diterima karyawan. Namun
demikian, sistem ini harus mampu memberikan tingkat gaji yang benar dan tepat
waktu. Perusahaan memberikan gaji atau upah kepada karyawan untuk merangsang
karyawan agar bersedia bekerja dengan baik [RAN96].
2.2.1 Upah dan Pendapatan Non Upah
Kebijakan pengupahan ditujukan untuk pencapaian penghasilan baik dalam
bentuk upah maupun pendapatan non upah yang memenuhi penghidupan layak bagi
pekerja/buruh. Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dalam bentuk uang
sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja sesuai yang ditetapkan dalam
perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk
tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya. Upah tersebut terdiri atas beberapa
BAB II Landasan Teori II-4
komponen yaitu; (i) upah tanpa tunjangan; (ii) upah pokok dan tunjangan tetap; atau
(iii) upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.
Pendapatan non upah dapat berupa tunjangan hari raya keagamaan, bonus,
uang pengganti fasilitas kerja, dan/atau uang servis pada usaha tertentu.
Upah ditetapkan berdasarkan satuan waktu secara harian, mingguan, atau
bulanan, atau satuan hasil sesuai dengan pekerjaan yang telah disepakati.
Pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan
dengan memberikan bukti pembayaran upah dengan mata uang rupiah Negara
Republik Indonesia yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh.
Untuk perihal hari atau tanggal yang jatuh pada hari libur, hari istirahat
mingguan, pelaksanaan pembayaran upah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan
perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Peninjauan upah dilakukan oleh pengusaha secara berkala untuk
penyesuaian harga kebutuhan hidup dan/atau peningkatan produktivitas kerja
dengan mempertimbangkan kemampuan perusahaan yang diatur di dalam
perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
2.2.2 Jenis Upah
Pekerja/buruh yang tidak masuk kerja atau tidak melakukan pekerjaan
karena alasan berhalangan dan melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya tetap
dibayar upahnya yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau
perjanjian kerja bersama.
Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja atau
pada waktu istirahat mingguan atau pada hari libur resmi, wajib membayar upah
kerja lembur sebagai kompensasi kepada pekerja/buruh.
Pengusaha yang ingin memberikan pesangon kepada pekerja/buruh,
komponen dasar perhitungan uang pesangon meliputi:
1. Upah pokok
BAB II Landasan Teori II-5
sebagai upah dianggap selisih antara harga pembelian dengan harga
yang harus dibayar oleh pekerja/buruh.
Dalam hal pengusaha memberikan upah tanpa tunjangan, dasar perhitungan
uang pesangon dihitung dari besarnya upah yang diterima oleh pekerja/buruh. Upah
pembayaran pesangon diberikan dengan ketentuan:
1. Dalam hal penghasilan pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan
harian, maka penghasilan sebulam adalah sama dengan 30 kali
penghasilan sehari.
2. Dalam hal upah pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan satuan
hasil, potongan/borongan atau komisi, penghasilan sehari adalah sama
dengan pendapatan rata-rata per hari selama 12 bulan terakhir, dengan
ketentuan tidak boleh kurang dari ketentuan upah minimum provinsi
atau kabupaten/kota atau
3. Dalam hal pekerjaan tergantung pada keadaan cuaca dan upahnya
didasarkan pada upah borongan, maka perhitungan upah sebulan
dihitung dari upah rata-rata 12 bulan terakhir.
Upah untuk perhitungan pajak penghasilan dapat dibebankan kepada
pengusaha atau pekerja/buruh yang diatur di dalam perjanjian kerja, peraturan
perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengusaha atau pekerja/buruh yang melanggar ketentuan dalam perjanjian
kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama karena kesengajaan atau
kelalaiannya dikenakan denda apabila diatur secara tegas dalam perjanjian kerja,
peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Pengusaha yang terlambat membayar dan/atau tidak membayar upah sesuai
yang diperjanjikan dikenakan denda dengan ketentuan sebagai berikut dengan tidak
menghilangkan kewajiban pengusaha untuk tetap membayar upah kepada
pekerja/buruh;
BAB II Landasan Teori II-6
1. Mulai dari hari ke empat sampai hari kedelapan terhitung tanggal
seharusnya upah dibayar, dikenakan denda sebesar 5% untuk setiap hari
keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan.
2. Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan
denda keterlambatan sebesar 1% untuk setiap hari keterlambatan dengan
ketentuan 1 bulan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya
dibayarkan.
Pemotongan upah oleh pengusaha adalah untuk; (i) denda; (ii) ganti rugi;
dan/atau (iii) uang muka upah dilakukan sesuai dengan perjanjian kerja, peraturan
perusahaan, atau peraturan kerja bersama. Jumlah keseluruhan pemotongan upah
paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja/buruh.
2.3 Cross-Functional FlowChart
rangkaian dari suatu proses, sehingga mudah dipahami dan mudah dilihat
berdasarkan urutan langkah dari suatu proses ke proses lainnya. Flowchart atau
Diagram Alir juga dapat digunakan untuk mendokumentasikan standar proses
yang telah ada, melakukan analisis terhadap suatu rangkaian proses, dan lain
sebagainya, sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.
Flowchart (Diagram Alir) merupakan salah satu dari Quality Control 7
Tools (7 alat Pengendalian Kualitas) yang diperkenalkan pada tahun 1968
bersamaan dengan tools lainnya seperti Histogram, Pareto Chart, Scatter
Diagram, Control Chart, Cause and Effect Diagram (Fishbone Chart) dan Check
Sheet [KHO15].
pembagian dengan menggunakan pool untuk menunjukkan sebuah entitas/ subjek/
objek pada cross-functional flowchart. Notasi-notasi yang digunakan untuk
menggambarkan cross-functional flowchart dapat dilihat pada gambar 2.1.
BAB II Landasan Teori II-7
Tabel 2.1 Notasi-Notasi pada Cross-Functional Flowchart
NOTOASI KOMPONEN KETERANGAN
menggambarkan awalan
sebuah proses atau
aktivitas dalam flowchart.
sebuah pilihan dari sebuah
sebuah menggambarkan
keterlibatan dokumen
dalam flowchart.
menggambarkan
sebuah alat bantu untuk menganalisis kemungkinan akar penyebab dari suatu
permasalahan. Diagram ini dideskripsikan dan diimplementasikan oleh Kaoru
Ishikawa [ISH76].
Didasari oleh prinsip dasar bahwa setiap akibat (masalah) mempunyai sebuah
penyebab ataupun kombinasi dari beberapa penyebab. Proses pembuatan diagram
BAB II Landasan Teori II-8
Ishikawa membutuhkan metode brainstorming untuk membantu kita
menspesifikasikan semua, bahkan kemungkinan terkecil dari penyebab sebuah
masalah.
Diagram tulang ikan ini menampilkan permasalahan yang ada bagian kepala,
serta memaparkan berbagai penyebab mengapa permasalahan tersebut dapat terjadi
pada setiap akarnya. Setiap akar penyebab masalah masih memungkinkan untuk
diperdalam hingga akar permasalahan ditemukan. Secara umum diagram tulang
ikan ini memiliki lima kategori yaitu methods, machine, management, materials,
dan manpower [ISH76].
diagram ini adalah [ISH76] :
b. Untuk menemukan semua kemungkinan alasan mengapa suatu proses mulai
mengalami kesulitan, masalah, bahkan kegagalan.
c. Untuk melakukan identifikasi area dalam pengumpulan data.
d. Untuk mengetahui mengapa sebuah proses tidak bekerja dengan baik atau
hasil produksi tidak sesuai dengan yang diinginkan.
2.5 Business Process Modelling Notation (BPMN)
Business Process Modelling Notation adalah suatu diagram alur berbasiskan
notasi untuk mendefinisikan proses bisnis, untuk memudahkan pengguna akhir agar
dapat mengerti, yang mendasar kepada menafsiran manusia dan
mentranslasikannya kepada bahasa yang lain (Introduction to BPMN, 2006).
Berikut adalah beberapa contoh notasi yang biasa digunakan dalam
menterjemahkan proses bisnis,
1. Flow object
decision.
2. Connector
aktivitas lainnya.
aktivitas atau penjelasan mengenai aktivitas tersebut.
Gambar 2.4 Artifact [WHI06]
4. Swimlanes
Notasi yang digunakan untuk membagi–bagi aktivitas dalam suatu proses
sesuai dengan tugasnya masing-masing.
Gambar 2.5 Swimlanes [WHI06]
Menurut Rocher dan Brown, Tujuan dari digunakannya framework Grails
adalah untuk menyederhanakan pengembangan web berbasis java yang bersifat
enterprise. Grails mengutamakan konsep konvensi di atas konfigurasi (convention
over configuration), DRY (don’t repeat yourself) dan pengaturan-pengaturan yang
dilakukan melalui bahasa Groovy serta sekumpulan bahasa spesifik domain (DSL)
yang membuat pengembangan web menjadi lebih mudah [BRO13].
Grails berdiri di atas beberapa teknologi fundamental, yakni Spring,
Hibernate dan platform Java. Grails memanfaatkan bahasa dinamis seperti halnya
Ruby on Rails, Django dan Turbogears, namun dengan tetap membawa lingkungan
Java Virtual Machine (JVM) ke hadapan developer.
Faktor yang secara jelas menetapkan Grails terpisah dari framework lainnya
terbukti dalam pilihan desain yang dibuat selama tahap pengembangannya. Dengan
tidak menciptakan kembali roda (reinvent the wheels), dan dengan memanfaatkan
framework yang telah teruji dan terpercaya seperti Spring dan Hibernate, Grails
dapat memberikan fitur-fitur yang membuat pengembangan web lebih mudah tanpa
BAB II Landasan Teori II-11
mengorbankan kematangan yang telah ada pada bahasa Java. Gambar 1 merupakan
komponen yang terdapat dalam Grails Framework.
Gambar 2.6 Grails Framework
Grails ini didukung oleh beberapa teknologi yang paling populer bersifat open
source pada kategori mereka masing-masing:
1. Hibernate: Standar de facto untuk object-relational mapping (ORM) di
dunia Java.
2. Spring: framework kontainer bagi IoC (Inversion of Control) dan
pembungkus (wrapper) bagi Java yang bersifat open source dan sangat
populer.
3. sitemesh: framework untuk menerapkan layout yang kuat dan stabil bagi
halaman web.
4. Jetty: Servlet container yang bisa dibenamkan dan telah teruji.
5. HSQLDB: Relational Database Management System (RDBMS) yang
diimplementasi dalam bahasa Java murni.
2.7 PostGre SQL
System (ORDBMS) berdasarkan pada PostgreSQL Versi 4.2 yang dikembangkan
di Universitas California pada Berkeley Computer Science Department.
BAB II Landasan Teori II-12
PostgreSQL sebagi pelopor bagi banyak software DBMS lain yang kemudian
menjadi komersial. PostgreSQL memiliki lisensi GPL (General Public License)
dan oleh karena itu PostgreSQL dapat digunakan, dimodifikasi dan didistribusikan
oleh setiap orang tanpa perlu membayar lisensi (free of charge) baik untuk
keperluan pribadi, pendidikan maupun komersil. PostgreSQL merupakan DBMS
yang open-source yang mendukung bahasa SQL secara luas dan menawarkan
beberapa fitur-fitur modern seperti [POS96]:
a. Complex Queries
b. Foreign Keys
fitur – fitur baru pada :
fungsional untuk suatu program [MOH10].
Black Box dapat menemukan kesalahan dalam kategori berikut :
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
4. Inisialisasi dan kesalahan terminasi
BAB II Landasan Teori II-13
5. Validitas fungsional
7. Batasan dari suatu data
Gambar 2.7 Sitem kerja dari Teknik Pengujian Black Box
Tipe dari Black Box Testing :
1. Equivalence class partitioning
UD Swiss merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor
bahan kebutuhan sehari-hari seperti minyak goreng, makanan / minuman ringan,
bumbu dapur, dan bahan makanan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1992 di
Kota Cirebon. Pada tahun 2015, UD Swiss memperluas area pendistribusiannya
dengan membuka kantor cabang di Kota Bandung. Perusahaan ini memfokuskan
dirinya sebagai perusahaan yang mendistribusikan produk barang konsumsi untuk
berbagai tingkatan outlet. Saat ini UD Swiss memiliki karyawan sebanyak empat
puluh sembilan karyawan di Kota Cirebon. Karyawan UD Swiss ini terbagi
kedalam empat divisi atau bagian yaitu HRD, keuangan, pembelian, dan penjualan.
Divisi keuangan itu sendiri dibagi lagi menjadi dua bagian yaitu administrasi
keuangan dan audit, dimana bagian administrasi keuangan membawahi fakturis,
AR, dan kasir, sedangkan bagian audit membawahi bagian pajak.
3.2 Visi Misi Perusahaan
Perusahaan distributor UD Swiss memiliki visi dan misi dalam menjalankan
kegiata usahanya agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan untuk menjadi
perusahaan distributor dengan peringkat yang terbaik.
3.2.1 Visi
To be the most competitive distribution company in the area
3.2.2 Misi
Always give the best quality of services to all of the stakeholders
BAB III Analisis Masalah III-2
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 merupakan struktur organisasi dari UD Swiss. Penelitian yang
dilakukan hanya berfokus kepada bagian HRD dalam menjalankan kewajibannya.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Terdapat beberapa proses bisnis pada perusahaan UD Swiss ini yaitu:
a. Pembelian Produk
penerimaan produk, penyimpanan produk, retur pembelian hingga
pembayaran pembelian produk terhadap supplier yang dikerjakan oleh
bagian-bagian berikut:
data transaksi pembelian yang terjadi.
b. Bagian logistik
BAB III Analisis Masalah III-3
c. Bagian keuangan
mengurus seluruh pengeluaran perusahaan, mengecek pembayaran
konsumen setiap bulan, dan penggajian disetiap akhir bulan. Didalam
bagian keuangan ini terdapat dua sub bagian yaitu:
i. Bagian Audit
keuangan perusahaan
supplier.
b. Penjualan Produk
customer (penawaran produk), pengiriman produk, penagihan, retur
penjualan, dan penerimaan pembayaran tagihan yang dikerjakan oleh
bagian-bagian berikut:
data transaksi penjualan yang terjadi dan melakukan
penjualan.
sheet yang berguna sebagai surat jalan bagi supir yang
melakukan pengiriman berdasarakan transaksi penjualan
yang terjadi.
c. Bagian logistik
d. Bagian Pengiriman
customer.
pajak PPh 21, potongan jamsostek, potongan kasbon, dan potongan
cicilan yang dikerjakan oleh bagian-bagian berikut:
a. Bagian keuangan
untuk mengurus seluruh pengeluaran perusahaan mengenai
pajak, gaji karyawan, jamsostek ketenagakerjaan, kasbon dan
cicilan karyawan pada akhir bulan. Didalam bagian keuangan ini
terdapat tiga sub bagian yaitu:
i. Bagian Audit
terhadap keuangan perusahaan.
penerimaan dan penginputan data-data kasbon dan
cicilan dari setiap karyawan.
telah ditetapkan oleh pemerintah.
b. Bagian HRD
berhubungan dengan pegawai, seperti penerimaan izin dan
melakukan rekapitulasi dari data absensi setiap pegawai.
Pada penelitian ini difokuskan pada proses penggajian yang dilakukan oleh
bagian keuangan dan rekapitulasi yang dilakukan oleh bagian HRD pada
perusahaan UD Swiss.
Setiap bulannya perusahaan akan memberikan gaji kepada karyawan yang
bekerja di perusahaan UD Swiss. Perhitungan gaji karyawan setiap karyawan
dilakukan oleh divisi head of accounting sedangkan slip gaji akan diberikan
kepada karyawan dilakukan oleh divisi HRD. UD Swiss memiliki standar
ketentuan untuk menggaji setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan
tersebut. Ketentuan untuk perhitungan gaji karyawan pada perusahaan UD Swiss
yang didapat dari hasil wawancara pada lampiran A yaitu:
1. Gaji pokok
Gaji pokok pada perusahaan UD Swiss terbagi menjadi dua model yaitu:
a. Model Normal
karyawan dimana gaji pokok selalu mengikuti peraturan
pemerintahan mengenai UMR (Upah Minimum Regional) kota
Cirebon. Gaji pokok pada UD Swiss yang tertera didalam slip gaji
merupakan selisih gaji pokok yang telah dikurangkan dengan uang
makan, uang transport, dan uang kerajinan maka didapatkan
persamaan matematika untuk melakukan perhitungan gaji pokok
seperti berikut:
Gaji pokok =
Uang Kerajinan (Pers 3-1)
Contoh UMR Kota Cirebon adalah sebesar Rp 1.415.000
karyawan A dalam satu bulan masuk kerja selama 25 hari dan tidak
pernah absen dalam satu bulan tersebut maka, perhitungan gaji
pokok untuk karyawan tersebut adalah:
Gaji pokok
= Rp 690.000
masing-masing. Namun, jika karyawan tersebut merupakan
karyawan baru dan pada saat perhitungan gaji karyawan tersebut
telah bekerja kurang dari satu bulan maka gaji pokok dihitung
dengan ketentuan seperti berikut:
Uang Makan – Uang Transport –
Contoh karyawan A merupakan karyawan baru dan baru
bekerja selama 15 hari dan pada bulan tersebut jumlah efektif kerja
yaitu selama 25 hari dengan UMR Rp 1.415.000 maka akan dihitung
seperti berikut:
Gaji pokok
(15 * Rp 10.000) – Rp 225.000)
= Rp 219.000
b. Model Profit Sharing
Model gaji pokok profit sharing merupakan gaji pokok yang saat
ini hanya berlaku untuk karyawan tertentu. Ketentuan dari gaji
pokok model profit sharing ini adalah jika seorang karyawan terpilih
dapat mencapai sales value. Persentase yang diberikan karyawan
BAB III Analisis Masalah III-7
tersebut berbeda sesuai dengan jabatannya yang dapat dilihat pada
tabel 3.1.
Jabatan Persentase Berdasarkan
Supervisor 2,5% Sales value group
Salesman 10% Sales value
Sebagai contoh perusahaan akan memberikan 10% dari profit yang
didapat jika salesman atau supervisor atau operational manager atau
head driver mencapai sales value Rp 50.000.000.
2. Uang makan
Adapun ketentuan dari uang makan ini adalah:
Uang makan = Σ Kehadiran kerja perbulan (hari) *
Rp 10.000 (Pers 3-3)
sebagai pengganti dari uang yang mereka gunakan untuk keperluan
peusahaan. Adapun ketentuan dari uang transport ini adalah:
Uang transport = Σ Kehadiran kerja perbulan (hari) *
Rp 10.000 (Pers 3-4)
Uang kerajinan merupakan uang yang diberikan kepada pegawai
sebagai apresiasi dari perusahaan atas kerajinan pegawai. Adapun
ketentuan dari uang kerajinan ini adalah nilai awal dari uang kerajian ini
adalah Rp 225.000 jika karyawan tersebut tidak hadir baik karena alasan
BAB III Analisis Masalah III-8
sakit, izin, maupun lainnya dalam satu hari maka akan dikenakan
potongan sebesar Rp 75.000, jika nilai tersebut telah terpotong habis
maka karyawan tidak akan mendapatkan uang kerajinan.
5. Uang insentif
untuk setiap jabatan dan setiap karyawan. Bagi karyawan yang menjabat
sebagai salesman uang insentif didapatkan ketika salesman tersebut
berhasil mencapai target penjualan yang diberikan oleh perusahaan
sedangkan bagi karyawan yang tidak menjabat sebagai salesman maka
ia akan mendapatkan insentif sesaui dengan kebijakan perusahaan.
Besarnya insentif ditentukan oleh atasan dari karyawan tersebut namun
untuk bagian salesman besarnya insentif dipengaruhi oleh pencapaian
target penjualan dengan ketentuan yang dapat dilihat pada tabel 3.2.
Tabel 3.2 Persentase Insentif
Sebagai contoh jika perusahaan memiliki target penjualan sebesar
Rp 100.000.000 dan memberikan bagian target tersebut kepada
salesman A, B, C, dan D sebesar Rp 25.000.000 lalu salesman A dan B
tersebut mencapai target yaitu Rp 25.000.000 dan salesman C dan D
tidak mencapai targetnya maka salesman A dan B akan mendapatkan
insentif sebesar Rp 1.250.000 namun apabila salesman A, B, C, dan D
mencapai targetnya maka seluruh salesman akan mendapatkan Rp
5.000.000 namun, angka tersebut masih dapat berubah sesuai dengan
kebjiakan perusahaan.
6. Potongan cicilan pinjaman
Potongan cicilan pinjaman merupakan potongan yang dimasukan jika
karyawan yang bersangkutan pernah melakukan pinjaman dana kepada
perusahaan. Ketentuan dari potongan sendiri adalah besarnya potongan
perbulan ditentukan oleh berapa lama karyawan tersebut ingin
melakukan cicilan (1 bulan, 6 bulan, 12 bulan, 18 bulan, 24 bulan) atau
dapat dirumuskan sebagai berikut:
berapa lama waktu cicilan
karyawan tersebut menerima gaji.
Potongan JAMSOSTEK merupakan potongan yang diberikan kepada
karyawan yang sudah bekerja selama lebih dari tiga bulan dan sudah
menjadi anggota JAMSOSTEK. Apabila karyawan tersebut sudah
bekerja selama lebih tiga bulan maka sesuai dengan ketentuan dari
JAMSOSTEK dijelaskan perhitungan jaminan sosial ketenagakerjaan
sebagai berikut:
a. Upah sebulan adalah upah yang sebenarnya diterima oleh tenaga
kerja selama satu bulan yang terakhir dengan ketentuan sebagai
berikut:
sama dengan upah sehari dikalikan 30 (tiga puluh);
2. Jika upah dibayarkan secara borongan atau satuan maka
upah sebulan dihitung dari upah rata-rata 3 (tiga) bulan
terakhir;
3. Jika pekerjaan tergantung dari keadaan cuaca yang
upahnya didasarkan pada upah borongan, maka upah
sebulan dihitung dari upah rata-rata 12 (dua belas) bulan
terakhir.
pemeliharaan kesehatan ditanggung sepenuhnya oleh
pengusaha.
pengusaha dan sebesar 2% ditanggung oleh tenaga kerja.
d. Besarnya Iuran
9. Potongan pajak PPh 21
Potongan pajak PPh 21 merupakan potongan wajib yang diberlakukan
oleh pemerintah untuk setiap pegawai berdasarkan perhitungan gaji dari
pegawai tersebut dikurangi dengan Penghasilan Tidak Kena Pajak
(PTKP) lalu hasilnya dikalikan dengan kententuan yang sudah di
tetapkan oleh direktorat jendral pajak.
Adapun ketentuan yang berlaku mengenai besarnya PTKP per tahun
menurut Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
122/PMK.010/2015 yang berlaku mulai tahun 2015 adalah sebagai berikut:
a. Potongan sebesar Rp. 36.000.000,00 (tiga puluh enam juta
rupiah) untuk diri Wajib Pajak orang pribadi.
b. Tambahan sebesar Rp. 3.000.000,00 (tiga juta rupiah) untuk
Wajib Pajak yang kawin.
c. Tambahan sebesar Rp. 36.000.000,00 (tiga puluh enam juta
rupiah) untuk seorang isteri yang penghasilannya digabung
dengan penghasilan suami sebagaimana dimaksud dalam Pasal
8 ayat (1) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1983 tentang Pajak
Penghasilan sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2008
d. Tambahan sebesar Rp. 3.000.000,00 (tiga juta rupiah) untuk
setiap anggota keluarga sedarah dan keluarga semeda dalam
garis keturunan lurus serta anak angkat yang menjadi
tanggungan sepenuhnya, paling banyak 3 (tiga) orang untuk
setiap keluarga.
Tarif pemotongan pajak atas penghasilan dijelaskan pada Pasal 17 ayat
(1) huruf a. Tarif berikut berlaku pada Wajib Pajak yang memiliki
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP):
a. Wajib Pajak (WP) dengan penghasilan tahunan sampai dengan
Rp. 50.000.000,00 adalah 5%.
sampai dengan Rp. 250.000.000,00 adalah 15%.
c. WP dengan penghasilan tahunan di atas Rp. 250.000.000,00
sampai dengan Rp. 500.000.000,00 adalah 25%.
d. WP dengan penghasilan tahunan di atas Rp. 500.000.000,00
adalah 30%.
e. Untuk Wajib Pajak yang tidak memiliki NPWP, dikenakan tarif
20% lebih tinggi dari yang memiliki NPWP.
Maka dengan ketentuan-ketentuan yang sudah dijelaskan sebelumnya
didapatkan keterhubungan antara setiap variable yang ada yang dapat digambarkan
pada tabel 3.3.
Maka berdasarkan ketentuan dan keterkaitan yang sudah dijelaskan pada
tabel 3.3 didapatkan rumus perhitungan total gaji (take home pay) dengan contoh-
contoh sebagai berikut:
BAB III Analisis Masalah III-12
1. Karyawan A sudah bekerja lebih dari 3 bulan sebagai admin. Karyawan
tersebut mempunyai status belum menikah dan tidak mempunyai
tanggungan. Dalam satu bulan kerja (25 hari kerja) ia tidak pernah tidak
masuk dan juga tidak pernah melakukan peminjaman dana maupun
mempunyai kasbon terhadap perusahaan. Karyawan A sudah memiliki
NPWP dan telah terdaftar sebagai anggota dari JAMSOSTEK.
A01 A (Admin)
Insentive Rp 175.000 +
Take Home Pay Without
Gambar 3.2 Contoh Perhitungan Take Home Pay Normal
BAB III Analisis Masalah III-13
Tabel 3.3 Keterhubungan Antar Variable
Jenis Jabatan Dipengaruhi Besaran Data yang dibutuhkan
Absensi karyawan Rp 10.000 x Jumlah Kehadiran
per Bulan Data Absensi bulan n-1
Absensi karyawan Rp 10.000 x Jumlah Kehadiran
per Bulan Data Absensi bulan n-1
Absensi karyawan Rp 10.000 x Jumlah Kehadiran
per Bulan Data Absensi bulan n-1
Tercapainya target
Ditentukan atasan
Tercapainya target
penjualan penjualan
Ditentukan atasan
Bagian selain
Normal Seluruh bagian Uang makan, transport, dan
kerajinan
oleh uang makan, transport,
kerajianan
Operational
Supervisor Sales value group UMR + 2.5% Data penjualan bulan n-1
Salesman Sales value UMR + 10% Data penjualan bulan n-1
Head Driver Margin kotor keseluruhan UMR + 1% Data penjualan bulan n-1
Besarnya pinjaman Besarnya pinjaman dibagi
lamanya bulan cicilan Data Karyawan, Data Pinjaman
Besarnya kasbon Besarnya kasbon dibagi maksimal
potongan Data Karyawan, Data Kasbon
Besarnya gaji Sesuai dengan ketentuan
JAMSOSTEK
ditambahkan dengan uang makan, transport,
kerajinan, insentif)
ditambahkan dengan uang makan, transport,
kerajinan, insentif dikurangi JAMSOSTEK)
BAB III Analisis Masalah III-14
Pada gambar 3.2 tertera jumlah dari perhitungan potongan pajak PPh pasal
21, jumlah tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang
dikeluakan oleh pemerintah. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gaji Bruto Rp 4.760.840
Netto
Rp
PTKP :
PKP Rp 18.273.576
Gambar 3.3 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 1
Pada gambar 3.2 tertera jumlah dari perhitungan potongan jamsostek, jumlah
tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan
oleh JAMSOSTEK. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gaji Rp 4,000,000
Iuran JHT Tenaga
Total Iuran Pegawai Rp 113,600
Iuran JHT Perusahaan Gaji X 3,7% Rp 148,000 +
Total Iuran Rp 261,600
Gambar 3.4 Perhitungan JAMSOSTEK Untuk Contoh Nomor 1
2. Karyawan B sudah bekerja lebih dari 3 bulan sebagai salesman, karyawan
ini mempunyai status belum menikah dan tidak mempunyai tanggungan.
Dalam satu bulan kerja (25 hari kerja) ia tidak pernah tidak masuk dan
juga tidak pernah melakukan peminjaman dana maupun mempunyai
kasbon terhadap perusahaan. Karyawan B sudah memiliki NPWP dan
BAB III Analisis Masalah III-15
telah terdaftar sebagai anggota dari JAMSOSTEK, lalu ia diberikan target
penjualan oleh perusahaan sebesar Rp 25.000.000 dan ia berhasil
mencapai target penjualan tersebut.
Insentive 5% * Rp 25,000,000 Rp 1,250,000 +
Kerajinan Absen = 0 Rp 225,000 +
Jamsostek Rp 169,690 -
Take Home Pay Rp 5,679,558
Gambar 3.5 Contoh Perhitungan Take Home Pay Salesman Insentif Target Sendiri
Pada gambar 3.5 tertera jumlah dari perhitungan potongan pajak PPh pasal
21, jumlah tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang
dikeluakan oleh pemerintah. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.6.
Gaji Bruto Rp 5,805,310
PTKP :
PKP Rp 30,180,534
PPh Pasal 21 sebulan
Gambar 3.6 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 2
BAB III Analisis Masalah III-16
Pada gambar 3.5 tertera jumlah dari perhitungan potongan jamsostek, jumlah
tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan
oleh JAMSOSTEK. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.7.
Gaji
Rp
4,000,000
Iuran JHT Tenaga
Total Iuran Pegawai Rp 113,600
Iuran JHT Perusahaan Gaji X 3,7% Rp 148,000 +
Total Iuran Rp 261,600
Gambar 3.7 Perhitungan JAMSOSTEK Untuk Contoh Nomor 2
3. Karyawan C sudah bekerja lebih dari 3 bulan sebagai supervisor (Profit
sharing), karyawan ini mempunyai status menikah dan tidak mempunyai
tanggungan. Dalam satu bulan kerja (25 hari kerja) ia tidak pernah tidak
masuk dan juga tidak pernah melakukan peminjaman dana maupun
mempunyai kasbon terhadap perusahaan. Karyawan C sudah memiliki
NPWP dan telah terdaftar sebagai anggota dari JAMSOSTEK, lalu ia
memiliki tiga bawahan yang diberikan target penjualan masing-masing
sebesar Rp 25.000.000 dan ketiganya berhasil mencapai target tersebut.
A01 C (SUPERVISOR)
Uang Makan Rp 10,000 X 25 Rp 250,000 +
Uang Transport Rp 10,000 X 25 Rp 250,000 +
Insentive Rp 150,000 +
Jamsostek Rp 140,580 -
Gambar 3.8 Contoh Perhitungan Take Home Pay Supervisor Profit Sharing
BAB III Analisis Masalah III-17
Pada gambar 3.8 tertera jumlah dari perhitungan potongan pajak PPh pasal
21, jumlah tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang
dikeluakan oleh pemerintah. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.9.
Gaji Bruto Rp 4,809,420
PTKP :
- Untuk WP Berstatus
PKP Rp 15,827,388
PPh Pasal 21 sebulan
Gambar 3.9 Perhitungan PPh 21 Untuk Contoh Nomor 3
Pada gambar 3.9 tertera jumlah dari perhitungan potongan jamsostek, jumlah
tersebut didapatkan dari hasil perhitungan berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan
oleh JAMSOSTEK. Perhitungan tersebut dapat dilihat pada gambar 3.10.
Gaji
Rp
4,075,000
Iuran JHT Tenaga
Total Iuran Pegawai Rp 115,730
Iuran JHT Perusahaan Gaji X 3,7% Rp 150,775 +
Total Iuran Rp 266,505
Dapat dilihat dari contoh yang diberikan untuk melakukan perhitungan gaji
diperlukan data absensi agar dapat mengetahui dalam satu bulan karyawan tersebut
hadir bekerja selama berapa hari, data pribadi dari karyawan tersebut, dan data
BAB III Analisis Masalah III-18
tunggakan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Saat ini UD Swiss sudah
mengunakan alat fingerprint untuk membantu pencatatan absensi dari setiap
karyawannya, namun data output dari alat fingerprint tersebut merupakan data
absensi harian dari setiap karyawan aktif (masih bekerja) dan tidak aktif (sudah
tidak bekerja) yang perlu dilakukan rekapitulasi agar dapat menunjukan berapa hari
satu karyawan bekerja dalam satu bulan. Data yang dihasilkan merupakan data
spreedsheet dengan jumlah worksheet yang mencapai lebih dari 20 worksheet,
dalam satu worksheet terdapat tiga tabel data absensi dari tiga pegawai yang
terdaftar pada alat fingerprint. Adapun variable yang terdapat dalam setiap tabel
absensi karyawan yang dihasilkan alat fingerprint dapat dilihat dalam gambar 3.11.
Gambar 3.11 Contoh Output Table Absensi Karyawan Dari Fingerprint
Proses bisnis penggajian diawali dengan karyawan melakukan absensi
menggunakan alat fingerprint yang mecatat jam masuk dan jam keluar dari
karyawan, setelah itu pada akhir jam kerja bagian HRD mengambil laporan data
BAB III Analisis Masalah III-19
absensi dari alat fingerprint tersebut dan melakukan crosscheck terhadap data
karyawan yang aktif dengan laporan data absensi fingerprint untuk dibuatkan
rekapitulasi data absensi setiap hari.
Apabila sudah mencapai akhir periode cutoffsalary maka bagian HRD
memberikan laporan absensi (rekapitulasi data absensi karyawan) yang telah dibuat
kepada bagian keuangan untuk dilakukan perhitungan gaji. Setelah menerima
laporan tersebut bagian keuangan melakukan perhitungan uang makan, uang
transport, uang kerajinan berdasarkan data absensi tersebut dan dilanjutkan dengan
melakukan perhitungan insentif. Perhitungan insentif dimulai dengan melihat
apakah karyawan tersebut memiliki kekurangan pembayaran gaji pada bulan n-1
maka kekurangan tersebut akan ditambahkan kedalam insentif. Besarnya insentif
untuk bagian penjualan dan yang bukan bagian penjualan berbeda. Apabila
karyawan tersebut menjabat bukan sebagai bagian penjualan maka besarnya
insentif ditentukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Besarnya insentif untuk
bagian penjualan ditentukan berdasarkan pencapaian target penjualan perusahaan.
Jika target penjualan perusahaan secara keseluruhan tercapai maka bagian
penjualan akan mendapatkan insentif dengan 20% berdasarkan margin kotor dari
target perusahaan sebagai rekomendasi besarnya insentif yang akan didapat.
Namun jika target perusahaan secara keseluruhan tidak tercapai tetapi hanya
mencapai target individualnya maka ia akan mendapatkan insentif dengan 5%
berdasarkan margin kotor dari target yang diberikan sebagai rekomendasi besarnya
insentif yang akan didapat. Jika bagian penjualan tidak mencapai target perusahaan
dan target individualnya maka besarnya insentif akan ditentukan sesuai dengan
kebijakan perusahaan Alur perhitungan insentif tersebut dapat dilihat pada notasi
BPMN untuk sub proses perhitungan insentif pada gambar 3.14 Apabila karyawan
yang sedang dihitung gajinya sudah bekerja selama lebih dari tiga bulan maka
bagian keuangan akan melakukan perhitungan potongan jamsostek apabila tidak
maka akan langsung melakukan perhitungan potongan kasbon jika karyawan
tersebut pernah melakukan kasbon, lalu apabila karyawan tersebut mempunyai
cicilan maka akan dihitung potongan cicilan, setelah itu apabila karyawan yang
BAB III Analisis Masalah III-20
bersangkutan memiliki NPWP maka bagian keuangan akan melakukan perhitungan
potongan pajak PPh 21 apabila tidak maka akan langsung melakukan perhitungan
take home pay. Setelah semuanya selesai dihitung bagian keuangan akan
memberikan slip gaji seluruh karyawan yang ada kepada bagian HRD, lalu setelah
bagian HRD menerimanya maka bagian HRD akan memanggil karyawan yang
bersangkutan untuk kemudian memberikan slip gaji dan gaji kepada karyawan
tersebut.
Apabila karyawan yang telah menerima gaji dan slip gaji merasa gajinya tidak
sesuai maka karyawan tersebut dapat melakukan komplain dengan cara melakukan
konfirmasi kepada bagian HRD beserta bukti atas ketidaksesuaian gaji yang ia
terima. Setelah bagian HRD menerima komplain tersebut maka bagian HRD akan
melakukan pemeriksaaan terhadap laporan gaji dan apabila didapatkan perhitungan
yang salah maka bagian HRD akan meminta perhitungan ulang gaji untuk karyawan
yang melakukan komplain kepada bagian keuangan. Setelah bagian keuangan
menerima perimintaan pengulangan perhitungan gaji maka bagian keuangan akan
menghiutung ulang gaji karyawan yang bersangkutan dan lalu memberikan slip gaji
yang baru kepada bagian HRD untuk diberikan kepada karyawan yang melakukan
komplain. Untuk menunjukan alur proses bisnis penggajian yang telah dijelaskan
maka dapat dilihat notasi BPMN (Business Process Modeling Notation) untuk
proses bisnis penggajian pada gambar 3.13.
Proses bisnis komplain gaji diawali dengan karyawan melakukan konfirmasi
atas ketidaksesuaian gaji yang diterimanya kepada bagian HRD dengan
menyertakan bukti ketidaksesuaiannya, lalu setelah bagian HRD menerima
konfirmasi tersebut maka bagian HRD melakukan pemeriksaan terhadap laporan
gaji yang ada, apabila gaji tersebut sesuai atau tidak terdapat kesalahan maka akan
di konfirmasi kepada karyawan bahwa gaji telah sesuai namun, apabila gaji
memang tidak sesuai maka bagian HRD akan meminta perhitungan ulang gaji
kepada bagian keuangan. Setelah bagian keuangan menerima permintaan
perhitungan ulang gaji maka bagian keuangan melakukan perhitungan ulang gaji
seperti yang dilakukan pada notasi BPMN untuk proses bisnis penggajian pada
BAB III Analisis Masalah III-21
gambar 3.13 setelah selesai maka bagian keuangan akan memberikan slip gaji
karyawan yang melakukan komplain kepada bagian HRD untuk kemudain
dikonfirmasi kepada karyawan. Notasi BPMN untuk proses bisnis komplain gaji
yang diterima dapat dilihat pada gambar 3.15.
Pada area 1 dalam gambar 3.13, masalah yang terjadi adalah masalah
rekapitulasi absensi, dimana perusahaan khususnya bagian HRD perlu melakukan
rekapitulasi data absensi dan melakukan crosscheck setiap hari terhadap data
karyawan yang saat ini aktif bekerja.
Pada area 2 dalam gambar 3.13, masalah yang terjadi adalah pada saat
melakukan perhitungan gaji bagian keuangan perlu melakukan perhitungan
terhadap setiap karyawan pada setiap level dengan berbagai variable yang berbeda
selain itu kurangnya atribut data yang disimpan untuk mendukung bagian keuangan
dalam melakukan perhitungan pajak PPh pasal 21 dan melakukan perhitungan
potongan cicilan ataupun potongan kasbon. Adapun atribut dari data karyawan yang
menjadi acuan bagian keuangan untuk menentukan variable yang digunakan
sebagai berikut:
No Atribut Keterangan
2 IDENTITY_NUMBER Atribut nomor identitas pegawai
3 NAME Atribut nama pegawai
4 GENDER Atribut jenis kelamin pegawai
5 ADDRESS Atribut alamat pegawai
6 PROVINCE Atribut provinsi tempat tinggal pegawai
7 CITY_OR_DISTRICT Atribut kota atau kabupaten tempat tinggal pegawai
6 SUB_DISTRICT Atribut kecamatan dari alamat pegawai
9 VILLAGE_GOVERN
Tabel 3.4 Atribut Data Karyawan Saat Ini (lanjutan)
No Atribut Keterangan
12 TELEPHONE Atribut nomor telepon rumah pegawai
13 POSITION Atribut jabatan pegawai
14 BPJS_NUMBER Atribut nomor BPJS pegawai
15 LOANS Atribut besarya tunggakan yang dimiliki oleh karyawan
Gambar 3.16 merupakan gambar dari proses rechecking yang dilakukan oleh
perusahaan sesudah melakukan perhitungan penggajian untuk setiap pegawai.
Proses ini diawali dengan meminta verifikasi dari atasan atas jumlah perhitungan
yang dilakukan. Apabila perhitungan tersebut disetujui maka bagian keuangan akan
menunggu karyawan yang hendak melakukan komplain apabila terdapat kesalahan.
Namun apabila tidak terdapat kesalahan maka, bagian keuangan akan segera
melakukan penulisan slip transfer dari setiap pegawai.
Berdasarkan proses yang sudah dijelaskan maka dapat dibuatkan sebuah
timeline dari proses periode cut off salary hingga proses transfer yang dilakukan.
Timeline tersebut dapat dilihat pada gambar 3.12.
Gambar 3.12 Timeline Proses Penggajian
BAB III Analisis Masalah III-23
= Area 1 masalah pada banyaknya data absensi
= Area 2 masalah pada perhitungan gaji
Gambar 3.13 Proses Bisnis Penggajian
z
Gambar 3.14 Sub Proses Menghitung Uang Insentif Karyawan
BAB III Analisis Masalah III-25
Gambar 3.15 Proses Komplain gaji yang diterima
BAB III Analisis Masalah III-26
Gambar 3.16 Proses Rechecking
3.5 Analisis Penyebab Masalah
pemilik dari perusahaan UD Swiss dan observasi maka untuk mengidetifikasi
masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan UD Swiss sekarang ini,
menggunakan diagram ishikawa. Diagram ini dapat membantu mengetahui
masalah yang ada berdasarkan lima aspek 5M + I, yaitu Man, Machine, Method,
Material, Money, Information.
Berdasarkan hasil analisis penyebab waktu yang diperlukan untuk melakukan
proses penggajian melebihi standar waktu yang diinginkan oleh perusahaan
(Gambar 3.17), disimpulkan terdapat 3 (tiga) aspek penyebab terjadinya masalah
tersebut. Aspek tersebut dikelompokan kedalam 3 (tiga) kategori yaitu:
1. Aspek sumber daya manusia atau Man
Dari segi Man, penyebab lamanya waktu yang diperlukan untuk
melakukan proses penggajian melebihi standar waktu yang diinginkan
oleh perusahaan dikarenakan kurangnya sumber daya manusia untuk
melakukan perhitungan gaji. Namun berdasarkan policy perusahaan yang
berlaku saat ini perusahaan tidak memperbolehkan untuk melakukan
penambahan karyawan baru.
Dari segi Method, penyebab lamanya waktu yang diperlukan untuk
melakukan proses penggajian melebihi standar waktu yang diinginkan
oleh perusahaan dikarenakan pengelolaan data terhadap perhitungan gaji
beragam untuk setiap pegawai dan mempunyai variabel yang banyak
seperti yang sudah dijelaskan pada bab 3.4.1.
3. Aspek informasi atau Information
Dari segi Information, dapat dilihat terdapat dua penyebab lamanya waktu
yang diperlukan untuk melakukan proses penggajian melebihi standar
waktu yang diinginkan oleh perusahaan.
Penyebab pertama dikarenakan banyaknya output table dari alat
fingerprint seperti yang sudah disertakan pada gambar 3.11 mengenai
data karyawan yang tidak uptodate sehingga diperlukan rekapitulasi
untuk melakukan cross check terhadap data karyawan yang ada.
Penyebab kedua dikarenakan tidak adanyanya catatan secara rinci yang
terdiri dari tanggal pelunasan dan besaran potongan terhadap data jatuh
tempo dari cicilan ataupun data kasbon karena yang dicatat hanyalah
besarnya sisa cicilan atau kasbon yang harus dibayarkan oleh karyawan
sehingga bagian keuangan perlu melihat besarnya potongan cicilan yang
dikenakan kepada karyawan tersebut berdasarkan slip gaji bulan
sebelumnya.
Berdasarkan akar-akar permasalahan yang dijelaskan di atas, maka dapat
diusulkan alternatif solusi pemecahan masalah, yaitu dengan menyediakan alat
bantu yang dapat melakukan perhitungan penggajian (payroll) dan rekapitulasi
absensi setiap karyawan yang bekerja pada UD Swiss. Alat bantu ini diperlukan,
karena untuk memudahkan divisi keuangan dalam melakukan perhitungan gaji
karyawan dan pencatatan absensi.
Setelah melakukan analisis masalah terdapat beberapa permasalahan yang
dihadapi UD Swiss dalam usahanya yang bertentangan dengan tujuan yang ingin
dicapai oleh UD Swiss tersebut. Gap antara tujuan yang ingin dicapai dengan
keadaan yang ada sekarang ini dijabarkan pada tabel 3.5.
BAB III Analisis Masalah III-29
Tabel 3.5 Gap Antara Tujuan yang Ingin Dicapai dengan Keadaan Sekarang
No Faktor Gap Antara Tujuan yang Ingin Dicapai dengan Keadaan
Sekarang
1 Man Kurangnya SDM untuk
melakukan perhitungan gaji
karyawan yang memakan
hari
tanpa melakukan penambahan
sumber daya manusia
perhitungan gaji beragam
untuk setiap karyawan
menghasilankan data gaji dari
absensi dan data yang
rekapitulasi data absensi akan
BAB III Analisis Masalah III-30
Tabel 3.5 Gap Antara Tujuan yang Ingin Dicapai dengan Keadaan Sekarang (lanjutan)
3.6 Analisis Solusi Permasalahan
Dari akar-akar penyebab masalah di atas, alat bantu solusi yang diharapkan
dapat mengatasi permasalah tersebut dengan memberikan fungsi-fungsi sebagai
berikut:
1. Membantu bagian HRD dalam melakukan rekapitulasi data absensi dari
setiap karyawan
tunggakan, laporan JAMSOSTEK, dan laporan pajak PPh 21 setiap bulan.
Berdasarkan informasi yang didapat, maka dilakukan analisis untuk melihat
apakah kebutuhan yang diusulkan untuk UD Swiss ini dapat berjalan dengan baik
dan berdampak bagi perusahaan khususnya untuk bagian keuangan agar dapat
melakukan perhitungan gaji dan bagian HRD dapat melakukan rekapitulasi sesuai
dengan apa yang diinginkan oleh perusahaan. Selanjutnya untuk setiap kebutuhan
data dilakukan analisis lebih lanjut terhadap sumber data yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan data tersebut, adapun data-data tersebut dapat dilihat pada
tabel 3.6 dibawah ini:
secara rinci seperti
tanggal pelunasan dan
Tabel 3.6 Sumber Data yang Dibutuhkan UD Swiss
No Fungsi yang dibutuhkan UD Swiss Output Sumber Data
1 Membantu perusahaan khususnya bagian
HRD dalam melakukan rekapitulasi data
absensi dari setiap karyawan yang
didapat dari data absensi fingerprint
Laporan data
keuangan dalam melakukan perhitungan
tunggakan, laporan JAMSOSTEK dan
tahunnya
Berdasarkan analisis table 3.6 tersebut dapat dilihat bahwa UD Swiss
membutuhkan dua sumber data berdasarkan fungsi bisnis, adapun sumber data
tersebut yaitu:
periode cutoffsalary untuk setiap karyawan. Adapun atribut-atribut yang
dibutuhkan dapat dilihat pada tabel 3.9.
2. Data Karyawan
Data karyawan ini berisi informasi mengenai data-data pribadi setiap
karyawan yang terdiri dari atribut-atribut yang dapat dilihat pada tabel 3.4
dan ditambahkan dengan enam atribut baru yang diberi tanda dengan
dicetak miring dan pemisahan data pinjaman cicilan maupun kasbon
untuk mendukung perhitungan gaji yang dapat dilihat pada tabel 3.7
untuk data karyawan dan tabel 3.8 untuk data pinjaman cicilan maupun
kasbon.
3. Data Tunggakan
melakukan peminjaman dana ataupun kasbon. Adapun atribut-atribut
yang dibutuhkan dapat dilihat pada tabel 3.8.
4. Data Target
Data target ini berisi pencatatan target perusahaan dan target untuk setiap
bagian penjualan yaitu supervisor dan salesman setiap bulannya. Adapun
atribut-atribut yang dibutuhkan dapat dilihat pada tabel 3.10.
Tabel 3.7 Atribut Data Karyawan
No Atribut Keterangan
2 IDENTITY_NUMBER Atribut nomor identitas pegawai
3 NAME Atribut nama pegawai
4 GENDER Atribut jenis kelamin pegawai
5 ADDRESS Atribut alamat pegawai
6 PROVINCE Atribut provinsi tempat tinggal
pegawai
tinggal pegawai
pegawai
pegawai
mulai bekerja
15 TELEPHONE Atribut nomor telepon rumah pegawai
BAB III Analisis Masalah III-33
Tabel 3.7 Atribut Data Karyawan (lanjutan)
No Atribut Keterangan
17 BPJS_NUMBER Atribut nomor BPJS pegawai
18 STATUS Atribut yang berisi status karyawan
masih bekerja atau sudah tidak bekerja
19 DEGREE Atribut pendidikan terakhir pegawai
20 NUMBER_OF_EMPLOYEE_
22 SALARY_TYPE Atribut jenis gaji (normal / profit
sharing)
salesman
jenis gaji profit sharing
karyawan
2 DATE Atribut yang berisi tanggal pertama
pinjaman
bersangkutan
pinjaman ataupun kasbon
kasbon
8 STATUS Atribut yang berisi status lunas atau tidak
BAB III Analisis Masalah III-34
Tabel 3.9 Data Rekapitulasi Absensi
No Atribut Keterangan
absensi
2 DAY1 s/d DAY31 Atribut yang berisi lama kerja dalam
satuan detik setiap satu hari
3 EMPLOYEE_ID Atribut yang berisi ID dari setiap kayawan
Tabel 3.10 Data Target
target
3 TARGET Atribut yang berisi target penjualan
4 ACHIEVEMENT Attribut yang berisi pencapai target
3.6.1 Pengembangan Sistem Usulan
memberikan informasi mengenai sumber daya manusia (SDM) dan membantu
perusahaan dalam menangani sumber daya manusia.
Dalam penggunaan Sistem Informasi Penggajian ini, dibutuhkan input berupa
data abensi, data karyawan, data insentif, data tunggakan, dan data penjualan yang
akan digunakan untuk melakukan rekapitulasi absensi dan perhitungan gaji
karyawan. Kemudian sistem akan memproses seluruh input untuk dimasukan
kedalam database sistem, kemudian sistem akan melakukan pemisahaan antara
karyawan aktif dan karyawan yang tidak aktif untuk kemudian dilakukan
perhitungan absensi dari setiap karyawan yang aktif. Setelah melakukan
perhitungan absensi maka sistem akan melakukan perhitungan uang makan, uang
transport, dan uang kerajinan dengan menggunakan data rekapitulasi absensi yang
sebelumnya telah diproses oleh system. Setelah itu sistem akan melakukan
perhitungan gaji pokok, insentif dengan memasukan data pencapaian target yang
didapat dari bagian penjualan, potongan JAMSOSTEK bagi karyawan dengan
BAB III Analisis Masalah III-35
keanggotaan JAMSOSTEK yang akan menghasilkan laporan JAMSOSTEK,
potongan pajak PPh 21 bagi karyawan yang memiliki NPWP yang akan
menghasilkan laporan pajak PPh 21, perhitungan tunggakan yang kemudian akan
memperbaharui data tunggakan dan menghasilkan laporan tunggakan, dan
perhitungan take home pay yang akan menghasilkan slip gaji dan data karyawan
yang akan dimasukan kedalam database sistem. Perancangan sistem usulan
tersebut dapat dilihat pada gambar 3.17.
Gambar 3.18 Perancangan Sistem Usulan
IV-1
4.1 Deskripsi Umum Sistem
Sistem yang akan dibuat pada akhirnya akan digunakan oleh 3 (tiga) user
yaitu staf HRD, staf keuangan, dan Operational Manager (OM). Sistem ini dapat
membantu mempermudah kegiatan HRD dalam melakukan rekapitulasi data
absensi dengan hanya melakukan import file absensi yang dihasilkan oleh alat
fingerprint kedalam sistem kemudian sistem akan melakukan pengolahan data
tersebut menjadi data rekapitulasi absensi yang kemudian data tersebut dapat
dimanipulasi untuk merubah status atau keterangan dari karyawan yang sakit, izin,
cuti. Selain itu staf HRD dapat melakukan pencatatan atas pinjaman maupun
kasbon yang dilakukan oleh karyawan.
Sistem ini juga membantu staf keuangan dalam melakukan kegiatan
keuangan yang berhubungan dengan perhitungan gaji, laporan pajak, dan laporan
jamsostek. Staf keuangan hanya perlu menginput nama atau id karyawan dalam
sistem ini dan memasukkan variable seperti insentif, pencapaian target dan
potongan atas kesalahan pembayaran yang terjadi di bulan sebelumnya. Sedangkan
OM mempunyai wewenang untuk memasukan konfigurasi profitSharing1,
profitSharing2, profitSharing3, profitSharing4, profitSharing5, profitSharing6,
companyIncentive, dan salesmanIncentive yang akan membantu operational staf
keuangan dan HRD wewenang untuk memasukan konfigurasi mealAllowance,
transportAllowance, premiAttendance, cutOffStart, cutOffEnd, jkkPercentage,
jkmPercentage, jhtLaborPercentage, jhtCompanyPercentage, dan
menggunakan sistem ini. Konfigurasi yang dapat dilakukan adalah konfigurasi dari
mulai cut off salary start, cut off salary end, persentase profit sharing, besarnya
pengkali uang makan, uang transport, uang kerajinan, persentase rekomendasi
insentif untuk pencapaian target perusahaan maupun salesman.
BAB IV Perancangan Sistem IV-2
4.2 Perancangan Model
Apabila skema relasi didapat berdasarkan bentuk lanjut dari ERD yang telah
dibuat, maka UML dibuat berdasarkan proses bisnis yang berada pada BAB 3.6
dengan melihat dari sisi penggunaan sistem. Jenis UML yang akan dibuat yaitu Use
Case.
Dalam Use Case tersebut yang digunakan untuk menyelsaikan masalah
adalah pada use case membuat rekapitulasi data absensi, membuat perhitungan gaji,
membuat laporan pajak PPh 21, membuat laporan gaji karyawan, membuat laporan
BAB IV Perancangan Sistem IV-3
JAMSOSTEK. Pada use case membuat rekapitulasi absensi, staf akan melakukan
import file spreadsheet hasil output fingerprint dan periode bulan penggajian untuk
dijadikan data rekapitulasi absensi. Sedangkan pada use case membuat perhitungan
gaji karyawan, staf keuangan akan memasukan nama atau id dari karyawan yang
akan dihitung kemudian memasukan variable insentif, pencapaian target, dan
potongan atas kesalahan pembayaran yang terjadi di bulan sebelumnya.
4.2.2 Class Diagram
Class Diagram atau diagram kelas ini menggambarkan sistem dari sisi
pendefinisian kelas-kelas yang dibuat. Terdapat 12 kelas dan masing-masing
mempunyai keterkaitan satu sama lain seperti pada gambar 4.2.
Gambar 4.2 Class Diagram
4.2.3 Activity Diagram
Activity Diagram dibuat untuk menggambarkan urutan kegiatan yang aktor
rasakan pada saat menggunakan aplikasi. Diagram ini meliputi dari awal hingga
akhir penggunaan aplikasi atau hasil akhir. Activity Diagram yang terbentuk untuk
aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 4.3.
Gambar 4.3 Activity Diagram
saat user menggunakan aplikasi, hal tersebut dapat berupa interface, maupun proses
apa saja dalam aplikasi yang dipanggil serta bagaimana output bias dihasilkan.
Sequence Diagram yang dihasilkan yaitu:
1. Sequence Diagram Perhitungan Gaji (Payroll)
Gambar 4.4 merupakan gambar alur dari proses perhitungan gaji
(payroll). User akan meng-klik tombol new payroll kemudian browser
akan mengatur data yang diperlukan untuk kemudian ditampilkan sebagai
BAB IV Perancangan Sistem IV-5
form payroll (perhitungan gaji) untuk diinputkan oleh user. Kemudian
user akan menginputkan data yang diperlukan dan untuk menyimpannya
user harus men-klik tombol save lalu setelah itu browser akan
mengirimkan data yang diinputkan kedalam database. Setelah data
tersebut tersimpan browser akan mengatur data yang diperlukan untuk
kemudian ditampilkan sebagai edit form payroll untuk di-inputkan oleh
user. Kemudian user akan menginputkan data yang diperlukan dan
browser akan mengambil data dari database untuk kemudian
menampilkan apa yang diperlukan. Setelah itu untuk menyimpan apa
yang telah diinputkan oleh user tadi, maka user harus meng-klik tombol
save dan apabila data tersebut berhasil disimpan sistem akan
memunculkan notifikasi bahwa payroll sudah berhasil disimpan.
Gambar 4.4 Sequence Diagram Payroll
BAB IV Perancangan Sistem IV-6
2. Sequence Diagram Tunggakan (Installment Payable)
Gambar 4.5 merupakan gambar alur dari proses pencatatan tunggakan
(installment payable). User akan meng-klik tombol new installment
payable kemudian browser akan mengatur data yang diperlukan untuk
kemudian ditampilkan sebagai form installment payable (tunggakan)
untuk diinputkan oleh user. Kemudian user akan menginputkan data yang
diperlukan dan untuk menyimpannya user harus men-klik tombol save
lalu setelah itu browser akan mengirimkan data yang diinputkan kedalam
database. Setelah itu sistem akan memunculkan notifikasi bahwa
installment payable sudah berhasil disimpan.
Gambar 4.5 Sequence Diagram Installment Payable
3. Sequence Diagram Target Penjualan Perusahaan (Company Target)
Gambar 4.6 merupakan gambar alur dari proses pencatatan target
penjualan perusahaan (company target). User akan meng-klik tombol
new company target kemudian browser akan mengatur data yang
diperlukan untuk kemudian ditampilkan sebagai form company target
(target penjualan perusahaan) untuk diinputkan oleh user. Kemudian user
akan menginputkan data yang diperlukan dan untuk menyimpannya user
harus men-klik tombol save lalu setelah itu browser akan mengirimkan
data yang diinputkan kedalam database. Setelah itu sistem akan
memunculkan notifikasi bahwa company target sudah berhasil disimpan.
BAB IV Perancangan Sistem IV-7
Gambar 4.6 Sequence Diagram Company Target
4. Sequence Diagram Rekapitulasi Absensi (Attendance Summary)
Gambar 4.7 merupakan gambar alur dari proses pembuatan rekapitulasi
absensi (attendace summary). User akan meng-klik tombol new
attendance summary kemudian browser akan mengatur data yang
diperlukan untuk kemudian ditampilkan sebagai form attendance
summary. Kemudian user akan menginputkan data yang diperlukan dan
men-klik tombol save untuk menyimpan. Setelah itu browser akan
mengirimkan data yang diinputkan kedalam database dan memunculkan
notifikasi attendance summary sudah berhasil disimpan.
Gambar 4.7 Sequence Diagram Attendance Summary
BAB IV Perancangan Sistem IV-8
4.3 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram)
Berdasarkan proses bisnis dan kebutuhan data yang telah dianalisa, serta
melihat dari kriteria yang dibentuk, maka dibuat ERD untuk menggambarkan
keterhubungan antara entitas yang ada sebagai berikut:
Gambar 4.8 Entity Relational Diagram
Penjelasan secara detail mengenai definisi dari entitas-entitas yang terdapat
pada gambar 4.8 d