PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU

BERBASIS WEB PADA MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Tjatur Susetio Prabowo

09.11.3370

kepada JURUSAN TEKNIK INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

DESIGN OF SYSTEM INFORMATION FOR NEW STUDENTS IN WEB BASED AT MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB

PADA MTS MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN

Tjatur Susetio Prabowo Rizqi Sukma Kharisma

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of technology on it's been growing very rapidly along with the development of a more advanced and modern. And its development can be utilized in many different areas, one of which, namely in the field of education. This gives a positive impact on the progress of the education world, as evidenced by the number of information and media facilities springing up in many of the internet to improve the quality of learning. MTs Karangkajen is private school Muhammadiyah in Yogyakarta. The school has a variety of facilities that meet the requirements of teaching and learning, but there hasn't been a medium that can provide information about the school that both vision & mission school, extracurricular activities, and school learning material on the issue of a new admission system.

With the website at MTs Muhammdiyah Karangkajen as the media information, can add insight to parents, supporting student learning by downloading material the learning material uploaded teachers and admission information, making it easier for students and parents to get actual information.

The results of the analysis of the existing problems, is expected to improve the work and performance of the institutions for the better and are able to provide good service to all the elements contained in Mts Muhammadiyah Yogyakarta Karangkajen.

Keywords: Website, Download, Upload, Admission Of Students

1

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi pada saat ini sudah berkembang sangat pesat seiring

dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan modern. Dan

perkembangannya dapat dimanfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu

dalam bidang pendidikan. MTs Muhammadiyah Karangkajen adalah sekolah swasta

yang ada di Yogyakarta. Sekolahan ini memiliki berbagai fasilitas yang memenuhi

persyaratan belajar mengajar, namun belum ada suatu media yang dapat

memberikan informasi mengenai sekolah baik itu visi misi sekolah, kegiatan

ekstrakulikuler, materi pembelajaran sekolah maupun mengenai masalah sistem

penerimaan siswa baru.

Salah satu media yang dapat dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang

sekolahan ini adalah website. Dengan adanya website di MTs Muhammdiyah

Karangkajen sebagai media informasi, dapat menambah wawasan terhadap orang

tua, penunjang belajar siswa dengan mendownload materi – materi pembelajaran

yang di upload guru dan informasi penerimaan siswa baru, sehingga memudahkan

untuk siswa dan orang tua untuk mendapatkan informasi yang aktual.

Dengan melihat adanya beberapa permasalahan di atas, penulis terdorong

untuk melakukan penelitian tentang “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan

Siswa Baru Pada MTs Muhammadiyah Karangkajen” yang diharapkan dapat

meningkatkan kerja dan kinerja lembaga menjadi lebih baik serta dapat memberikan

pelayanan yang baik pula kepada semua elemen yang terdapat di MTs

Muhammadiyah Karangkajen.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:1-2), terdapat dua kelompok pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih

menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini1.

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

meyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

1 HM Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. Hal 1-2

2

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:8), informasi adalah data yang dioleh menjadi bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya2.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang

terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering

terjadi adalah perubahan suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya

penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau piutang

dagang.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam

tulisannya Jogiyanto (2005:11) sebagai berikut3:

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 Pengertian Internet

Internet yang merupakan akronim dari Interconnection Networking adalah system

komunikasi global yang menghubungkan komputer-komputer dan jaringan-jaringan

komputer di seluruh dunia (Melwin Syafrizal, 2005).

2.5 Pengertian Web

Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia

(teks, gambar, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protocol HTTP

(hypertext transfer protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak

yang disebut browser4.

2 HM Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI. Hal 8 3 Ibid hal 11

4 M. Rudyanto Arief. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI, hal 7

3

3. Analisis

3.1 Visi dan Misi Sekolah

Visi :

Terwujudnya generasi yang beriman kepada Allah SWT, unggul dalam IPTEKS,

berdaya guna dan berakhlak mulia.

Misi :

1. Menanamkan secara benar aqidah yang shahihah berdasarkan Al-Qur’an

dan As-Sunnah.

2. Menanamkan IPTEKS yang bermanfaat bagi diri dan masyarakat.

3. Menumbuhkembangkan minat-bakat seni, olah raga dan keterampilan.

4. Memaksimalkan aspek kognisi, afeksi, dan psikomotorik sebagai khalifatullah

yang harus memberi manfaat bagi alam semesta.

5. Membudayakan akhlak mulia sesuai dengan nilai-nilai islami.

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Tujuan utama dilakukan analisis kelemahan sistem ini adalah untuk

mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam penerimaan

siswa baru di MTs Muhammadiyah Karangkajen. Dalam penyampaian informasi, MTs

Muhammadiyah Karangkajen masih menggunakan cara lama yaitu dengan

menempelkan pada papan pengumuman yang ada di sekolah. Dalam kegiatan belajar

mengajar MTs Muhammadiyah Karangkajen masih menggunakan buku ajar yag

terbatas jumlahnya, yang mana dikira kurang efisien dalam membantu proses belajar

mengajar

4

Untuk mengetahui bahwa sistem baru layak atau tidak untuk menggantikan

sistem lama maka diperlukan suatu analisis. Dalam hal ini analisis yang akan

digunakan adalah analisis SWOT.

1. Kekuatan (Strengths)

Kekuatan yang dimiliki Mts. Muhammadiyah Karangkajen adalah :

a. Dalam proses belajar mengajar mampu menumbuhkan dan

mengembangkan kreasi, inovasi, dan experimentasi.

b. Menerapkan model pembelajaran aktif, kreatif, efektif dan

menyenangkan.

c. Menerapkan proses pembelajaran TIK pada semua pelajaran.

d. Untuk meningkatkan mutu lulusan yang didasarkan pada UAN, siswa

diberi tambahan pengayaan belajar ketika memasuki kelas IX.

e. Adanya komitmen Mts. Muhammadiyah Karangkajen untuk

melaksanakan kurikulum berdasarkan standar BSNP (Badan Standar

Nasional Pendidikan).

2. Kelemahan (Weaknesses)

Kelemahan dalam Mts. Muhammadiyah Karangkajen dan perancangan

website barunya antara lain :

a. Tidak semua memfasilitasi pembelajaran berbasis TIK.

b. Jadwal pelajaran terkadang masih dilakukan perubahan ketika proses

pembelajaran sudah berjalan.

c. KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) masing-masing bidang studi belum

semuanya sesuai dengan standar BSNP.

3. Kesempatan (Opportunities)

Dengan pembuatan website ini Mts. Muhammadiyah Karangkajen

diharapkan memiliki peluang untuk meningkatkan mutu pendidikan dalam

hal meningkatkan kualitas pembelajaran serta dapat membuat Mts.

Muhammadiyah Karangkajen dikenal secara luas.

4. Ancaman (Threats)

Analisis ini merupakan pengamatan terhadap kondisi yang mengacam baik

dari dalam maupun dari luar. Ancaman yang dimaksudkan disini adalah

ancaman yang dapat merusak website yang dirancang pada Mts.

Muhammadiyah Karangkajen.

Pada era modernisasi ini, dunia maya tidak ada yang aman. Banyak

ancaman yang terjadi seperti serangan hacker, kerusakan server, serta

kelalaian dari admin yang mungkin memberikan password login dan

5

username login kepada seseorang dimana hal tersebut dapat

membahayakan website itu sendiri.

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

3.4.1 Kebutuhan Fungsional

1. Visitor mendapatkan informasi-informasi yang berhubungan dengan

MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta, seperti Beranda,

Tentang Kami, Galeri dan Kontak, serta mendapatkan informasi

terbaru tentang berbagai kegiatan MTs Muhammadiyah Karangkajen

Yogyakarta dalam bentuk artikel dan gambar.

2. Visitor dapat mengakses form registrasi Pendaftaran Siswa Baru di

website MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta.

3. Administrator dapat mengelola website MTs Muhammadiyah

Karangkajen Yogyakarta melalui halaman administrator, seperti

menambah, merubah dan menghapus data.

3.4.2 Kebutuhan Non Fungsional

1. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengoperasikan website Mts.

Muhammadiyah Karangkajen yang sudah jadi adalah seperangkat

komputer dengan spesifikasi berikut :

Processor : Core2duo E 6300 TRAY

Memory : DDR3 2GB VISIPRO PC12800

Motherboard : ECS A780LM-M2

Harddisk : HD 320GB Toshiba 2,5”

Perangkat input : Keyboard dan Mouse

2. Kebutuhan Perangkat lunak

Perangat lunak (software) yang digunakan dalam pembuatan sistem baru:

a. Software untuk perancangan

1. Adobe Photoshop CS3, Software tersebut digunakan untuk

kebutuhan pengolahan gambar dan grafik serta perancangan

tampilan.

2. Sublime Text, digunakan untuk membuat script pemrograman web.

b. Software untuk web server (Apache)

XAMPP versi 1.7.4 web server yang didalamnya terintegrasi Apache

dan MYSQL. Apache digunakan untuk mengatur dan melayani

pengiriman dokumen. MYSQL merupakan RDBMS ( Relational Data

6

Base Menagement Sistem). Open Source yang banyak digunakan

sekarang ini.

c. Software untuk web Browser

Browser yang digunakan dalam perancangan adalah Mozila Firefox

versi 16.0.2. Web browser adalah sebuah software yang digunakan

untuk menerjemahkan bahasa hypertext untuk ditampilkan pada layar

komputer client.

3. Kebutuhan pengguna

Dalam mengimplementasikan website ini, maka dibutuhkan sebuah web

hosting yang berperan sebagi server. Untuk kelancaran penggunaan website,

dibutuhkan server yang mampu menyediakan spesifikasi yang dibutuhkan

sistem. Adapun spesifikasi minimum hosting yang digunakan untuk implementasi

website MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta agar sistem dapat

berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1 Spesifikasi Server

No Jenis Spesifikasi

1. Processor Clock Speed 2.27GHz

2. Memory 4GB

3. Harddisk 250GB

4. Bandwidth 250GB/bulan

5. Web Server Apache

6. Database Server MySQL Server

3.5 Analisis Kelayakan Sistem

1. Kelayakan teknologi

2. Kelayakan hukum

3. Kelayakan operasional

4. Kelayakan ekonomi

3.6 Perancangan Sistem

a. Sistem Flowchart

b. Diagram Konteks

c. Data Alir Data

d. Normalisasi

e. Relasi antar tabel

f. Rancangan tabel

g. Rancangan Interface

7

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Tes Program

Kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses tes program ini dapat dibagi dalam

tiga bentuk kesalahan, yaitu :

1. Kesalahan Bahasa (Syntax Error)

2. Kesalahan Sewaktu Proses (Runtime Error)

3. Kesalahan Logika (Logic Error)

4.2 Tes Sistem

Dalam pengujian sistem, dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya:

1. Pengujian White Box (White Box Testing)

2. Pengujian Black Box (Black Box Testing)

4.3 Manual Program

1. Intreface Admin

a. Login Admin

Gambar 4.1 Login Admin

8

b. Tambah Data

Gambar 4.2 Tambah Data

2. Interface Pengguna Umum

a. Halaman Utama

Gambar 4.3 Halaman Utama

b. PMB

Gambar 4.4 PMB

9

4.4 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem bertujuan untuk memastikan website dapat berjalan dengan

baik. Adapun kegiatan-kegiatan pemeliharaan sistem yang perlu dilakukan adalah

sebagai berikut:

1. Database

Keberadaan sebuah database dalam suatu sistem informasi merupakan

hal terpenting mengingat semua informasi dalam layanan website akan

ditampung dan disimpan dalam database. Pengamanan menjadi hal yang

sangat prioritas untuk dipertimbangkan. Dalam sistem ini database haruslah

selalu dibackup oleh penyedia layanan hosting tempat website ini dipasang.

Selain itu cpanel juga menyediakan fitur untuk membackup database secara

berkala, sebagai solusinya yaitu agar selalu memperbarui versi database yang

digunakan dan admin juga dapat memanfaatkan fasilitas export dalam

PHPMyAdmin yang tersedia.

2. Aplikasi Web

PHP merupakan kode program yang banyak digunakan dalam

perancangan sistem informasi ini. Secara default, jika ada kesalahan pada

suatu file maka pesan error dan warning pada PHP akan tertulis dengan

informasi yang lengkap, termasuk letak file yang sedang bermasalah. Jika

informasi yang diberikan terlalu banyak kita dapat memanfaatkan function

error_reporting() yang terdapat pada PHP. Masukkan file ini sebagai file global

yang bekerja pada semua bagian website.

a. Melihat kondisi situs secara berkala juga merupakan hal penting yang

harus dilakukan, karena apabila sewaktu-waktu terjadi gangguan,

maka akan secepatnya dapat diperbaiki.

b. Melakukan backup website secara berkala. Hal ini penting untuk

mengantisipasi kejadian yang tidak diinginkan seperti terhapusnya

data pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat berjalan

semestinya.

4.5 Pembahasan Database dan Tabel

Pembuatan database dan tabel adalah langkah awal yang dilakukan dalam

membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan

database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya.

Berikut ini adalah langkah–langkah pembuatan database MySql di phpMyAdmin :

1. Buka web browser yang ada di komputer, ketikkan localhost pada url

address–nya. Kemudian pada bagian menu Tools pilih phpMyAdmin.

10

2. Isikan nama database yang akan dibuat pada bagian Create new database,

misalnya tjatur, lalu klik tombol Create. Maka akan terbentuk sebuah

database dengan nama tjatur.

3. Setelah itu pilih menu Import kemudian klik tombol Choose File, pilih

database tjatur lalu klik tombol Go. Berikut adalah tabel–tabel dari database

tjatur :

1) Tabel PMB

2) Tabel Guru

3) Tabel Kelas

4) Tabel Matapelajaran

5) Tabel Panitia

6) Tabel Fasilitas

7) Tabel Agenda

8) Tabel Attachment

9) Tabel Berita

10) Tabel Data

11) Tabel User

12) Tabel Halaman

4.6 Manual Instalasi

1. Instalasi Database

Membuat database serta username dan password mysql di cpanel web

hosting.

Gambar 4.50 Membuat Database

Gambar 4.5 Membuat Username dan Password

11

Setelah berhasil, masuk ke phpMyadmin, kemudian klik database yang

dibuat lalu import tabel-tabel database yang sudah di export dari phpMyadmin

localhost ke database di cpanel hosting.

Gambar 4.52 Database Website

2. Upload Aplikasi

Untuk mengupload file aplikasi web, masuk pada menu file manager di

cpanel dan pilih menu upload. Setelah itu, pilih browse file aplikasi yang akan

diupload. Setelah proses upload selesai dan berhasil, atur penamaan

database,username,dan password pada bagian application/config/database

disesuaikan dengan nama database, username, dan password yang telah

dibuat di cpanel.

Gambar 4.53 Halaman File Manager

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup data-data

penelitian pada Mts Muhammadiyah Karangkajen dan pembuatan laporan skripsi

dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis

Web Pada Mts Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta”, serta sekaligus

menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil kesimpulan bahwa:

12

1. Dalam perancangan Penerimaan Murid Baru (PMB) berbasis web ini, penulis

melakukan beberapa tahapan. Dimulai dari menganalisa system yang akan

dibuat, merancang database dan tampilan yang diperlukan, melakukan

pengkodean hingga uji coba system. Dari yang dilakukan, dihasilkan system

Penerimaan Murid Baru berbasis web yang memiliki fitur:

a. Pengisian formulir secara online.

b. Print formulir berikut dengan data yang telah diisikan.

c. Jurnal untuk menampilkan data calon siswa yang diurutkan

berdasarkan total nilai.

d. Export data PMB dari database ke file excel bagi panitia PMB untuk

keperluan laporan data PMB.

2. Dalam perancangan system yang mampu memberikan informasi mengenai

sekolah dibuatkan fitur bagi administrator website untuk mengolah data yang

ter-integrasi dalam database sehingga informasi yang disampaikan

merupakan informasi yang uptodate. Adapun data yang dapat diolah

administrator guna memberikan informasi sekolah meliputi data berita,

agenda, fasilitas dan halaman.

3. Dalam merancang website yang dapat mendukung proses pembelajaran

dibuatkan halaman khusus bagi guru untuk melakukan upload data materi

dan nilai serta memberikan fitur download bagi siswa (pengguna umum).

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas serta sebagai pertimbangan bagi pembaca atau

peneliti yang melakukan penelitian dengan tema yang sama dalam pembuatan

skripsi nantinya, penulis memiliki beberapa saran antara lain:

1. Tampilan situs web perlu diperbaiki agar lebih menarik.

2. Keamanan website perlu dikembangkan agar dapat mengantisipasi serangan

kejahatan dunia maya.

3. Sinkronisasi antara data PMB dan data pembagian kelas.

4. Perlu adanya perbandingan gambaran antara sistem lama dengan sistem

baru.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto HM. 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.

Yogyakarta: Penerbit ANDI.