PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh :

Niken Yuli Ristia Rini

09.12.3584

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2013

DESIGN OF INFORMATION SYSTEM BORROW AND RETURN BOOKS LIBRARY SMP N

2 MLATI BY COMPUTERIZATION

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU

PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI

Niken Yuli Ristia Rini

Ema Utami Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Library of SMP N 2 Mlati a school unit that focuses on the lending library. Library

Information System is part of a system of information that is useful to solve the problems in data processing libraries, aims to develop the knowledge and insight for students, teachers and employees. With the school library is expected to increase the knowledge and insight.

SMP N 2 Mlati is a secondary school located in the Jombor Kidul Siduadi Mlati Sleman has a pretty good library but still use manual library system in data processing. Therefore, by building a library of computer-based information system is expected to solve

the problems in data processing library. Labor process conducted during this manually can be helped by the program in the form of computerized applications.

This thesis discusses how to design and build a library information system as one

way to improve the effectiveness and efficiency of the work force. Which in turn generated a library information system that will be expected to be able to improve services to visitors become better.

Keywords: Information Systems, Design, Library

1

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini dunia informasi berkembang begitu pesat karena

ditunjang dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Komputer merupakan

salah satu alat guna menunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu suatu

lembaga yang menggunakan komputer dalam mengelola sistem informasinya akan

mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan manusia akan teknologi, maka lahirlah sebuah

ilmu baru yang dapat membantu orang dalam memperoleh informasi lebih cepat, lengkap,

dan akurat. Ilmu tersebut adalah ilmu komputer, dengan adanya ilmu komputer manusia

terus berusaha untuk mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat

mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam

memperoleh informasi guna meningkatkan daya saing.

Salah satunya adalah menerapkan teknologi informasi pada bagian perpustakaan

sekolah. Dalam memajukan sekolah peranan perpustakaan sangat penting. Perpustakaan

digunakan oleh guru-guru untuk mendapatkan referensi untuk keperluan belajar

mengajar. Para siswa dapat memanfaatkan perpustakaan untuk meminjam atau sekedar

membaca buku, majalah dan lainnya, guna menambah pengetahuan sehingga dapat

menunjang dan mempermudah dalam belajar oleh karena itu perpustakaan dapat

digunakan sebagai sarana yang efektif untuk meningkatkan mutu pe ngetahuan setiap

warga sekolah. Maka penulis akan melakukan penelitian dengan judul "PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI”.

1.2 Rumusan Masalah

Permasalahan yang sering terjadi pada perpustakaan SMP N 2 Mlati adalah kurang

akuratnya informasi yang dihasilkan sehingga diperlukan suatu sistem informasi yang dapat

mengelola sirkulasi buku baik peminjaman maupun pengembalian buku dan pembuatan

laporan-laporan mengenai semua transaksi yang terjadi diperpustakaan.

Beberapa pokok permasalahan yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana menganalisis sistem sirkulasi yang sedang berjalan di perpustakaan

SMP N 2 Mlati?

2

2. Bagaimana merancang sistem informasi diperpustakaan SMP N 2 Mlati yang

menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan?

3. Bagaimana mengimplementasi sistem informasi di perpustakaan SMP N 2 Mlati?

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Dalam mendefinisikan sebuah sistem dilakukan dua pendekatan yaitu

dengan pendekatan yang menekankan pada prosedur dan menekankan pada

komponen atau elemen. Pendekatan yang menekankan pada prosedur

rmendefinisikan sistem sebagai berikut:

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur -prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu".1

Sedangkan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen

mendefinisikan “Sistem adalah kumpulan -kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.2

2.1.2 Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen -komponen,

batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan

sasaran. Karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem yang satu

dengan yang lain Batasan (Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input),

Komponen (Component), Penghubung (Interface)

.3

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Definisi informasi menurut Jogiyanto HM adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan

kualitas informasi menurut Jogiyanto HM adalah sebagai berikut: “kualitas dari suatu

sistem informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi yang harus akurat, tepat pada

waktunya, dan relevan.

1 Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1991, hal 1 2

Ibid, hal 2

3

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis M, sistem

informasi adalah“ Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan t ransaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan

2.4 Sistem Informasi Perpustakaan

Menurut (http://www.google.com/ SIPERPUS/ 29 April 2009):

“Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang

didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog,

data anggota /peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan”.

2.5 Konsep Dasar Basis Data

Menurut Andri Kristanto ( 2008 : 79 ) mendefinisikan basis data sebagai

berikut :

“Basis data adalah kumpulan data yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari

satu atau lebih organisasi yang berlelasi “.

2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.6.1 Java

Java dikembangkan pertama kali oleh James Gosling dari Sun Microsystems

pada tahun 1990-an. Java pertama kali dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan

akan sebuah bahasa komputer yang ditulis satu kali dan dapat dijalankan di banyak

sistem komputer.

2.6.2 Neatbeans IDE

NetBeans sebagai IDE ditujukan untuk memudahkan pemrograman Java.

Bulan Februari 2006 pada instruktur Java dari SunMicrosystems mengikuti training

untuk beralih dari pemrograman Java manual ke pemrograman GUI dengan IDE

Netbeans. Mereka sudah memulai langkah untuk meninggalkan pemrograman manual

Java, yang memakai editor teks, dari command-prot.

3 Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, 2003, hal 2

4

2.6.3 MySQL

MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational

database management system) yang bersifat "terbuka" (open source).

2.6.4 XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem

operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai

server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server,

MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman

PHP dan Perl.

2.7 Tinjauan Umum

2.7.1 Sejarah

Sejarah SMP Negeri 2 Mlati

SMP Negeri 2 Mlati Sleman yang berada di Jombor Kidul, Sinduadi, Mlati, Sleman,

Yogyakarta, didirikan pada tanggal 1 April 1979 di atas tanah kas desa dari kelurahan

Sinduadi seluas 5060 m2 dengan status hak sewa dan pada awalnya bernama SMP

Negeri Sinduadi.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “pengu raian dari sistem informasi

yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.

3.1.2 Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan

dalam tahap analisis. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu pernyataan yang

diinginkan untuk dipecahkan, masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak

dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem langkah pertama yang

harus dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

5

3.1.3 Permasalahan Yang Timbul

Adapun masalah yang timbul dalam sistem sirkulasi perpustakaan pada

SMP N 2 Mlati adalah sebagai berikut:

1. Dalam pencatatan peminjaman dan pengembalian buku masih banyak kendala

dikarenakan masih bersifat manual atau masih menggunakan lembar -lembar

kertas sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur).

2. Pencarian data anggota dan data buku masih teramat sulit untuk dilakukan dan

membutuhkan waktu yang agak lama serta ketelitian para staff perpustakaan,

sehingga laporan yang dihasilkan kurang maksimal baik untuk pihak operasional

maupun manajemennya.

3.1.4 Analisis Kelemahan Sistem

Tujuan utama analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan

menentukan permasalahan yang dihadapi, dalam hal ini sistem perpustakaan SMP N 2

Mlati. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahannya yang

berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga mengetahui kelemahan yang ada

pada sistem yang baru.

Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka diperlukan

analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan service).

3.1.5 Analisis Kebutuhan sistem

Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan

sebenarnya-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem

yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya

pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.

Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan

secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis

pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirements), jenis kedua adalah

kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements).

3.1.5.1 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements)

Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya

dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa

saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.

6

1. Pendataan Buku

2. Pendataan Anggota

3. Transaksi Peminjaman

4. Transaksi Pengembalian

5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan

3.1.5.2 Kebutuhan Non Fungsional

1. Kebutuhan Perangkat Lunak

Maksud dari perangkat lunak disini adalah program yang digunakan untuk

mengendalikan kegiatan dari sistem komputer.

2. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini

dengan komputer yang sudah ada di SMP N 2 Mlati, sehingga biaya

pengadaan hardware tidak ada.

3. Kebutuhan Perangkat Manusia

Perangkat manusia memegang peranan yang sangat penting dalam

pengembangan suatu sistem, karena perangkat inilah yang nantinya akan

mengoperasikan teknologi tersebut, maka perlu diadakannya pelatihan

terhadap perangkat manusia yang akan menggunakan sistem tersebut.

1. Perangkat manusia yang digunakan untuk pembuatan sistem ini

adalah :

a. Analis sistem sebagai analis sistem dan merancang sistem.

b. Programmer sebagai pembuat program, mengubah spesifikasi

sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam bahasa

pemrograman/coding.

2. Perangkat manusia yang digunakan untuk implementasi sistem ini

adalah :

a. User, pengguna yang memiliki/mengerti komputer.

3.1.6 Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan merupakan suatu proses yang mempelajari atau

menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang

akan dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayakan adalah untuk menguji apakah

sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak

7

pakai atau tidak. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal dalam

keterkaitan layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut.

Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang

harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem

tersebut.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah analisis selesai

dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada

programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Langkah perancangan sistem

dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan

berfungsi.

3.2.1 Flowchart

Adapun flowchart sistem yang diusulkan dalam pengembangan sistem ini

adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan

8

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Pembuatan Program

Dalam pembahasan ini pembuatan program menggunakan dua tahap yaitu:

4.1.1 Pembuatan Database

Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu

sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu

dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.

4.2 Pengetesan Program

Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetasan terhadap program

untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, pengetesan

dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua

modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersamaan dengan pada

saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian, penghapusan data, pengeditan.

4.2.1 White Box Testing

White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah

ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang

tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris -baris program,

variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu

persatu dan diperbaiki. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat

diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan yaitu:

1. Kesalahan bahasa (Languege errors), yang disebut dengan kesalahan

penulisan(syntax error). Yaitu kesalahan didalam penulisan source

program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan.

2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang

terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan

menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya.

3. Kesalahan logika (logical errors), adalah kesalahan dari logika program

yang disebut.

4.2.2 Black Box Testing

Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau

modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Cara

9

pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau

modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis

yang diinginkan.

4.3 Pemilihan dan Pelatihan Personil

Tenaga kerja manusia merupakan faktor yang paling dipertimbangkan dalam

pengoperasian sistem informasi. Pemilihan personil sangat penting karena personil -

personil tersebut yang nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang

telah dibangun oleh analisis dan programmer untuk memenuhi kebutuhan. Jika

kebutuhan personil tidak mendapatkan latihan yang baik maka program aplikasi tidak

dapat dijalankan dan itu berarti program aplikasi yang telah dirancang tidak

bermanfaat bagi SMP N 2 Mlati.

Setiap personil yang terlibat akan diberi pengertian dan pengetahuan

tentang sistem yang akan dijalankan dan mengenai wewenang dan tugas masing -

masing. Disini personil harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai sistem

yang ada serta porsi dan tugas-tugas mereka.

1. Pelatihan Personil

Pelatihan personil dilakukan agar sistem yang dibuat dapat dijalankan

dengan baik. Ada beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan personil:

a. Pemberian prosedur tertulis, yang didalamnya menjelaskan tentang

langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat,

sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan

program.

b. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan

bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan

bagaimana mengoperasikan sistem dan bagaimana cara kerja program

yang dibuat.

2. Pelatihan Tutorial, pelatihan ini ditujukan untuk masing-masing personil

secara tatap muka. Pendekatan ini baik untuk tugas-tugas yang rumit

dan vital yang membutuhkan bimbingan langsung.

4.4 Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan agar sistem yang baru siap untuk seutuhnya

digunakan. Metode yang dilakukan agar resiko kegagalan yang ditimbulkan lebih

10

kecil yaitu dengan metode konversi paralel, dimana metode ini digunakan secara

sama-sama menjalankan sistem yang lama dengan sistem yang baru dalam

beberapa waktu sampai sistem baru benar-benar siap untuk digunakan. Metode ini

sangat cocok sekali digunakan karena dapat membandingkan kinerja sistem lama

dengan sistem baru. Selain itu juga sangat aman karena sistem lama mas ih berjalan

disaat sistem baru juga berjalan sehingga bisa menghindari kesalahan pada saat

terjadi transaksi.

4.5 Pemeliharaan Sistem

Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu

dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi software dan

hardware.

1. Pemeliharaan Software

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan

pemeliharaan pada software.

a. Buatlah backup database

Tujuan melakukan backup database adalah untuk mencegah apabila database

mengalami kerusakan. Agar backup tidak mengalami kehilangan data maka

backup data dilakukan secara berkala dan backup disimpan di tempat yang lain.

2. Pemeliharaan Hardware

Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami

kerusakan. Pemiliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Jangan matikan power listrik sampai komputer benar -benar mati.

b. Lakukan perawatan minimal satu bulan sekali terhadap perangkat keras,

misalnya pembersihan hardware dari debu.

c. Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, jangan sampai melebihi

batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras

akan mudah rusak.

4.6 Manual Program

Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan

program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual

program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan

11

tampilan form yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan form

tersebut.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Pada fase analisis sistem yang digunakan menggunakan analisis tentang

PIECES yang digunakan untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan

apa saja yang dihadapi oleh perpustakaan SMP N 2 Mlati, sehinggan dapat

mengetahui kelemahan yang ada pada sistem baru nantinya.

2. Setelah fase analisis dilakukan, selanjutnya melakukan perancangan:

a. Model proses menggunakan flowchart, DFD

b. Model data dengan pendekatan normalisasi

c. Model antarmuka

Pada fase implementasi, database dibuat menggunakan MySQL, sedangkan

antarmuka dibuat menggunakan Neatbeans 6.9

5.2 Saran

Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran -saran sebagai

berikut:

1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang dapat

bekerja lebih cepat dalam mengolah data dan menyajikan infomasi yang

diperlukan.

2. Seiring berkembangnya perpustakaan maka semakin kompleks juga

kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi

untuk digunakan pada masa berikutanya. Maka dari itu pada saatnya nanti

sebuah sistem infomasi juga perlu dilakukan pengembangan.

3. Ruang lingkup dari pembahasan sistem sebaiknya diperluas seperti status buku

yang masih dalam perbaikan, rusak maupun hilang.

4. Dalam peminjaman buku perlu adanya statistik peminjaman, untuk mengetahui

buku apa saja yang sering dipinjam pada periode tertentu atau pada bulan

tertentu.

12

DAFTAR PUSTAKA

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta:Andi.

Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: AndiOffset.

HM, Jogiyanto. 1991. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruk tur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset.

Irawan. 2011. Java untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom.

Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Supriyanto, dkk. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius.

Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu. Cetakan Pertama.