PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY INDONESIA TUGAS ... · INDONESIA TUGAS AKHIR Diajukan untuk...
119
7 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY BERBASIS VISUAL BASIC 6.0 PADA PT.HANOVER SOLAR INDONESIA TUGAS AKHIR Oleh: TIODORA NAINGGOLAN 21000491 PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM 2017
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY INDONESIA TUGAS ... · INDONESIA TUGAS AKHIR Diajukan untuk...
7
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY BERBASIS VISUAL BASIC 6.0 PADA PT.HANOVER SOLAR
INDONESIA
TUGAS AKHIR
Oleh:
TIODORA NAINGGOLAN
21000491
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN
KOMPUTER (STMIK) GICI BATAM
2017
8
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY BERBASIS VISUAL BASIC 6.0 PADA PT.HANOVER SOLAR
INDONESIA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Memperoleh gelar Ahli Madya
Oleh:
TIODORA NAINGGOLAN
21000491
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) GICI
BATAM 2017
9
HALAMAN PERSETUJUAN
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Informasi Inventory Berbasis Visual
Basic Pada PT.Hanover Solar Indonesia
Nama Mahasiswa : Tiodora Nainggolan
NIM : 21000491
Program Studi : Manajemen Informatika
Institusi : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer GICI
Telah Memenuhi Persyaratan Untuk Diuji Di Depan Dewan Penguji
Pada Sidang Tugas Akhir
Batam, 15 Juli 2017
Pembimbing I Plt. Ka. Prodi. Manajement Informatika
Dedi Rahman Habibie, M.Kom. Dedi Rahman Habibie, M.Kom.
NIDN : 1018028903 NIDN : 1018028903
10
HALAMAN PENGESAHAN
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Informasi Inventory Berbasis Visual
Basic Pada PT.Hanover Solar Indonesia
Nama Mahasiswa : Tiodora Nainggolan
NIM : 210000491
Program Studi : Manajemen Informatika
Institusi : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
GICI
Telah Dipertahankan Di Depan Dewan Penguji Sidang
Pada Tanggal,15 Juli 2017
Dinyatakan Lulus dan Memenuhi Syarat
Batam,15 Juli 2017
Penguji I Penguji II
Riki,ST.,MM Radike,M.Kom
NIDN:1020058901 NIDN:
Diketahui Oleh:
Ketua Program Studi Sistem Informasi
STMIK GICI
Dedi Rahman Habibie, M.Kom
NIDN : 1018028903
11
HALAMAN PERNYATAAN
Nama Mahasiswa : Tiodora Nainggolan
NIM : 21000491
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Informasi Inventory Berbasis
Visual Basic Pada PT.Hanover Solar Indonesia
Dengan ini menyatakan bahwa:
1. Tugas akhir ini asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar
akademik (ahli madya, sarjana, magister, dan/atau doktor), baik di Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) GICI maupun di Perguruan
Tinggi lain kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam
naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar
pustaka;
2. Tugas akhir ini adalah murni gagasan, rumusan, dan penelitian saya sendiri, tanpa
bantuan pihak lain, kecuali arahan Pembimbing;
3. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari
terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah
diperoleh, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma dan ketentuan yang berlaku.
Batam,15 Juli 2017
Yang membuat pernyataan,
Tiodora Nainggolan
21000491
12
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Perancangan
Sistem Informasi Inventory Pada PT.Hanover Solar Indonesia sesuai dengan yang
direncanakan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak,
Penulis akan banyak menemui kesulitan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Untuk
itu penulis mengucapkan terima kasih kepada
1. Bapak Kiatwansyah, selaku Ketua Pembina Yayasan Permata Harapan Bangsa
Batam
2. Bapak Bali Dalo, S.H., selaku Ketua Yayasan Permata Harapan Bangsa
3. Bapak Zainul Munir S.T.,MeTC, selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer Gici
4. Bapak Dedi Rahman Habibie,M.Kom selaku Pembimbing I yang telah
mengarahkan dan membimbing penulis selama mengerjakan Tugas Akhir ini
5. Staff Dosen dan Karyawan STMIK GICI, yang telah banyak memberikan ilmu
dan kemudahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati, Kritik dan saran yang bersifat membangun
dari pembaca, penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya demi kesempurnaan
Tugas Akhir ini.
Batam,15 Juli 2017
Penulis,
Tiodora Nainggolan
13
ABSTRAK
Sistem inventori merupakan suatu hal yang bukan asing lagi di sebuah perusahaan.
Pada PT.Hanover Solar Indonesia. Tetapi permasalahan inventori sering menjadi
kendala harus keluar masuk barang. Penanganan data menggunakan system manual
mengakibatkan sering terjasdi kesalahan. Dalam perkembangan perusahaan untuk
melihat keberadaan stock barang masih menggunakan system manual yang sangat
membutuhkan ketelitian dan proses yang sangat lama . Oleh karena itu dengan sistem
informasi inventori dapat menyelesaikan masalah. Penelitian ini menghasilkan suatu
aplikasi program yang dapat melakukan kontrol persediaan solar panel dan
memberikan laporan update stok Dengan adanya penelitian ini, maka akan
mempermudah proses monitoring stock barang yang masuk maupun keluar. Sistem
baru menggunakan bahasa pemrograman visual Basic. Dengan demikian penelitian
ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam inventory solar panel.
Kata Kunci : Sistem Informasi ,Sistem Informasi Inventory, visual basic 6.0
14
ABSTRACT
Inventory system is a matter that is not familiar in a company. At PT.Hanover solar
Indonesia. But the inventory problem is often an obstacle to be out of the goods.
Handling data using manual systems resulting in often happened mistake. In the
development of the company to see where the stock of goods is still using manual
systems are very delicate and very long process. Therefore, the inventory information
system can resolve the problem. This research resulted in an application program
that can perform inventory control of solar panel and provide updated stock reports
Given this research, it will simplify the process of monitoring the stock of goods that
enter or exit. The new system uses a programming language visual basic 6.0. This
study therefore able to improve the efficiency and effectiveness of the copy machine
solar panel inventory.
Keywords: Information Systems, Inventory Information Systems, visual basic 6.0
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PERNYATAAN
HALAMAN PERSETUJUAN
KATA PENGANTAR .................................................................................... i
ABSTRAK ...................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ........................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 5
1.3 Batasan Masalah ....................................................................... 5
1.4 Tujun Penelitian ......................................................................... 6
1.5 Manfaat Penelitian ..................................................................... 6
1.6 Metodologi Penelitian .............................................................. 7
1.7 Sistematika Penulisan .............................................................. 8
BAB II LANDASAN TEORI ......................................................................... 11
2.1 Tinjauan Teori Umum ............................................................... 11
2.1.1 Konsep Dasar Sistem .................................................... 11
2.1.2 Syarat-Syarat Sistem ...................................................... 12
v
2.1.3 Model Umum Sistem ..................................................... 13
2.1.4 Karakteristik Sistem ....................................................... 13
2.1.5 Metode Sistem ............................................................... 16
2.1.6 Tinjauan Umum Pengembangan Sistem ........................ 18
2.1.7 Tahap Pengembangan Sistem ........................................ 19
2.1.8 Konsep Dasar Sistem Informasi ..................................... 20
2.1.9 Komponen Sistem Informasi .......................................... 21
2.1.10 Elemen Sistem Informasi ................................................ 24
2.1.11 Arsitektur Dan Klasifikasi Sistem Informasi .................. 26
2.1.12 Perancangan Sistem Informasi ........................................ 28
2.1.13 Langkah-Langkah Perancangan Sistem .......................... 29
2.1.14 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem Informasi ......... 30
2.2 Tinjauan Teori Khusus ............................................................... 35
2.2.1 Pengertian Persediaan ..................................................... 35
2.2.2 Fungsi-Fungsi Persediaan .............................................. 36
2.2.3 Biaya Persediaan ............................................................ 36
2.2.4 Software Aplikasi Visual Basic ....................................... 37
2.2.5 Aplikasi Visual Basic 6.0 ................................................ 38
2.2.6 Penelitian Terdahulu ....................................................... 49
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 50
3.1 Kerangka Kerja ......................................................................... 50
3.1.1 Metode Penelitian ....................................................................... 50
vi
3.1.2 Alat Bantu Penelitian ....... ........................................................ 52
3.2 Gambaran Umum PT.Hanover Solar Indonesia … .................... 53
3.2.1 Profil Perusahaan ............................................................. 53
3.2.2 Visi Dan Misi Perusahaan .............................................. 53
3.2.3 Tujuan Perusahaan ......................................................... 54
3.2.4 Struktur Organisasi ......................................................... 55
3.3 Penjelasan Struktur Organisasi ................................................. 55
BAB IV ANALISIS PEMBAHASAN DAN IMPLEMENTASI ................... 60
4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ...................................... 60
4.1.1 Aliran Sistem Informasi yang Sedang Berjalan .............. 61
4.1.2 Masalah Yang Sedang Dihadapi .................................... 66
4.1.3 Usulan Pemecahan Masalah ........................................... 66
4.2 Analisa Sistem Yang Baru ......................................................... 67
4.2.1 Aliran Sistem Informasi Yang Baru ............................... 67
4.2.2. Diagram Konteka ............................................................. 70
4.2.3 Diagram Nol(Data Flow Diagram) .................................. 71
4.2.4 Diagram Rinci 6.0 ............................................................ 73
4.2.5 Entity Relationship Diagram ........................................... 74
4.2.6 Spesifikasi Proses ............................................................ 75
4.2.7 Kamus Data ..................................................................... 77
4.3 Desain Rinci ............................................................................... 81
4.4 Jadwal & Biaya Implementasi ................................................... 94
vii
4.4.1 Perkiraan Jadwal Implementasi ..................................... 95
4.4.2 Perkiraan Biaya Implementasi ....................................... 95
4.5 Perbandingan Sistem .................................................................. 96
4.6 Analisis Produktivitas ................................................................. 97
4.6.1 Segi Efisiensi ................................................................... 98
4.6.2 Segi Efektifitas ............................................................... 98
BAB 5 PENUTUP ......................................................................................... 95
5.1 Kesimpulan ................................................................................ 99
5.2 Saran .......................................................................................... 100
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 101
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ....................................... 32
Gambar 2.2 Simbol External Entity ............................................................ 39
Gambar 2.3 Simbol Proses .......................................................................... 39
Gambar 2.4 Simbol Data Store ................................................................... 40
Gambar 2.5 Simbol Data Flow .................................................................... 40
Gambar 2.6 Entity ....................................................................................... 41
Gambar 2.7 Relationship ............................................................................. 41
Gambar 2.8 Attribute ................................................................................... 41
Gambar 2.9 Relasi Satu ke Satu .................................................................. 41
Gambar 2.10 Relasi Satu ke Banyak ............................................................. 42
Gambar 2.11 Relasi Banyak ke Banyak ........................................................ 42
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan .............................................. 54
Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan ..................... 62
Gambar 4.1 Aliran Sistem Informasi yang Baru ........................................ 68
Gambar 4.2 Diagram Context ..................................................................... 69
Gambar 4.3 Diagram Nol ............................................................................ 70
Gambar 4.4 Diagram Rinci 5.1 ................................................................... 72
Gambar 4.5 ERD Diagram .......................................................................... 73
Gambar 4.6 Rancangan Masukan Admin ................................................... 80
Gambar 4.7 Rancangan Masukan Data Konsumen .................................... 80
Gambar 4.8 Rancangan Masukan Data Barang .......................................... 81
xi
Gambar 4.9 Rancangan Masukan Data Supplier ........................................ 81
Gambar 4.10 Rancangan Masukan Barang Masuk ....................................... 82
Gambar 4.11 Rancangan Masukan Barang Keluar ....................................... 82
Gambar 4.12 Rancangan Masukan Data Order Barang ................................ 83
DAFTAR TABEL
xii
Tabel 2.1 Tabel Simbol-simbol Aliran Sistem Informasi ............................. 34
Tabel 4.1 File Admin ................................................................................... 86
Tabel 4.2 File Data Barang ........................................................................... 86
Tabel 4.3 File Barang .................................................................................... 87
Tabel 4.4 File Order ...................................................................................... 87
Tabel 4.5 File Supplier ................................................................................... 88
Tabel 4.6 File Konsumen .............................................................................. 88
Tabel 4.7 Jadwal Rencana Implementasi ....................................................... 90
Tabel 4.8 Perkiraan Biaya Implementasi ....................................................... 92
Tabel 4.9 Perbandingan Sistem Lama dan Baru ............................................ 93
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi telah membawa sedikit banyak
perubahan hampir di semua bidang kehidupan, baik dalam hal pendidikan,
ekonomi, pemerintahan, sosial budaya, politik dan tentunya di dunia bisnis dan
usaha. Perubahan ini menuntut setiap individu ataupun organisasi untuk selalu
berusaha mempelajari dan mengikuti setiap perkembangan teknologi yang terjadi.
Kecepatan dan ketepatan dalam memproses data serta memperoleh informasi saat
ini telah menjadi titik tolak ukur persaingan di dunia usaha menggantikan
parameter-parameter yang digunakan sebelumnya. Hal ini menggambarkan betapa
pentingnya peran teknologi informasi, terutama di dunia bisnis .
Di dalam suatu perusahaan, keinginan untuk maju selalu ada dan hampir
dapat dipastikan sudah menjadi saalah satu target jangka panjang yang telah
direncanakan sejak berdirinya perusahaan tersebut. Hal ini cukup bisa disadari
karena suatu perusahaan yang tidak dapat mewujudkan kemajuan dirinya sendiri,
maka lambat laun dia akan tenggelam dalam ketatnya persaingan dalam bidang
yang digelutinya itu. Kecepatan dalam penyampaian informasi dan akses data
merupakan salah satu media pendukung suatu perusahaan untuk memenangkan
persaingan. Oleh sebab itu perancangan suatu sistem informasi yang tepat dan
optimal akan mampu meningkatkan kinerja peusahaan yang pada akhirnya nanti
2
dengan dukungan aspek-aspek yang lain akan mampu mewujudkan suatu
kemajuan bagi perusahaan tersebut.
Untuk lebih dapat bersaing didalam dunia usaha sekarang sangat diperlukan
efisiensi yang sangat tinggi, suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik
sangat diperlukan dalam pencapaian efisiensi tersebut, terutama pada suatu
perusahaan yang mempunyai rutinitas transaksi yang tinggi dan memiliki banyak
data yang harus diolah. Pengawasan dan pemeliharaan persediaan adalah masalah
dalam semua organisasi di setiap sektor ekonomi. Masalah persediaan tidak hanya
terbatas pada perusahaan berdasarkan keuntungan saja, tetapi juga dialami oleh
organisasi sosial. Banyak data maupun informasi yang harus diolah tidak
memungkinkan dilakukan dengan cara manual. Untuk mengolah data yang
jumlahnya sangat banyak maka diperlukan alat bantu yang memiliki tingkat
kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Alat bantu tersebut
berupa perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software). Penerapan
sistem pendukung keputusan berlandaskan komputer dalam dunia bisnis sekarang
ini telah menjadi suatu keharusan, hal ini sebagai salah satu strategi pencapaian
efisiensi. Dengan sistem pendukung keputusan ini maka proses pengolahan data
menjadi suatu bentuk sistem pendukung keputusan yang terintegrasi dan dapat
digunakan secara mudah, cepat, dan akurat. Tujuan persediaan agar dapat
melayani kebutuhan konsumen akan barang dari waktu ke waktu serta dapat
meminimalkan total biaya operasi perusahaan.
3
Perusahaan membutuhkan sistem yang akan berperan dalam pemrosesan dan
pengolahan data persediaan, yaitu Sistem Informasi Persediaan. Sistem Informasi
Persediaan tersebut bertujuan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan dalam
mengelola, memproses data transaksi secara efektif dan efisien. Sistem informasi
yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses dangan cara manual atau
diproses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dengan mesin pembukuan
yang sederhana sampai dengan komputer. (Pwee Leng,2001: 122,
http://puslit.ac.id). Sistem Informsi Persediaan sangat berperan dalam
meningkatkan memonitor pengawasan barang dagang, karena akan membantu
manajemen perusahaan dalam menyediakan informasi yang berkaitan dengan
semua kegiatan perusahan.
Informasi yang disediakan oleh Sistem Informasi Persediaan berkaitan
dengan informasi pembelian, informasi penjualan, dan informasi yang lainnya.
Pemakai informasi dapat dibagi dalam dua kelompok besar yaitu ekstern dan
intern. Pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, pemerintah,
pelanggan, dan pemasok dan masyarkat secara keseluruhan. Pemakai ekstern
menerima dan tergantung pada beragam keluaran dari sistem informasi suatu
organisasi. Agar dapat menyediakan informasi-informasi tersebut, Sistem
Informasi Persediaan harus dilaksanakan berdasarkan pada prosedur yang telah
ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.
Informasi yang disediakan oleh Sistem Informasi Persediaan tersebut
merupakan suatu hasil pengelolahan data dalam bentuk yang lebih berarti dan
berguna bagi para penggunanya, karena menggambarkan kejadian nyata yang
digunakan dalam mengambil keputusan agar pengambilan keputusan yang
4
dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan selalu tepat. Pengambilan keputusan
selalu mencari informasi yang akurat agar menjadikan keputusan yang diambil
tersebut sebagai keputusan yang terbaik.
Perusahaan selaku penyedia informasi dituntut untuk dapat memberikan
informasi tentang berbagai hal yang menjelaskan keadaan perusahaan tersebut.
Pihak intern perusahaan yaitu manajemen, juga sangat memerlukan informasi
untuk mengawasi, mengetahui, dan mengambil keputusan.
Dalam memberikan informasi bagi perusahaan, Sistem Informasi Persediaan
harus didukung dengan sistem pengendalian intern yang baik. Dengan
pengendalian intern yang baik ini diharapkan data persediaan barang yang telah
diolah akan menjadi informasi untuk persediaan yang benar dan dapat dipercaya
sehingga informasi persediaan tersebut dapat dijadikan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan, apakah barang yang tersedia cukup untuk dipasarkan atau
tidak.
Mengingat pentingnya Sistem Informasi Persediaan bagi perusahaan maka
perlu dilihat kembali sistem yang telah ditetapakan. Sistem Informasi Persediaan
harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Sistem Informasi Persediaan harus bisa mengikuti prosedur yang ada agar bisa
memenuhi kebutuhan perusahaan, yaitu kebutuhan informasi persediaan barang
yang tersedia di dalam gudang untuk di jual.
Berdasarkan uraian diatas, maka saya termotivasi untuk membuat dan
menganalisa tentang sistem informasi dalam persediaan barang dengan judul
5
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang akan
dijadikan dasar pembahasan dalam tugas akhir ini adalah:
1. Apakah system persediaan barang yang akan dirancang dapat mengatasi
permasalahan stok barang pada PT. Hanover Solar Indonesia ?
2. Apakah dengan system yang akan dirancang dapat melakukan pengecekan
barang secara cepat?
3. Apakah dengan system yang akan dirancang dapat menyajikan laporan
persediaan secara cepat dan akurat kepada pimpinan pada PT. Hanover Solar
Indonesia ?
1.3 Batasan Masalah
Pada penelitian ini harus membatasi masalah-masalah yang ada Karena
adanya keterbatasan waktu dan biaya, maka penulis akan memberikan batasan
masalah untuk memperkecil kesalahan yang mungkin terjadi. Adapun batasan
masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Data konsumen
2. Data supplier
3. Laporan persediaan data barang
4. Laporan barang masuk dan barang keluar
5. Lapoaran penjualan perbulan.
6
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun beberapa tujuan penelitian sebagai berikut;
1. Untuk mengetahui apakah system yang di rancang dapat mengatasi persedian
barang pada PT. Hanover Solar Indonesia .
2. Untuk mengetahui apakah system yang dirancang dapat pengecekan persedian
barang secara cepat
3.Untuk menyajikan laporan kepada pimpinana secara otomatis.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui
apakah sistem informasi pengolahan data persediaan dengan menggunakan
program visual basic 6.0 dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.
Adapun manfaat penelitian ini dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu :
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan bagi perusahaan
dalam usaha penerapan Sistem Informasi Persediaan agar menjadi lebih lagi.
2. Bagi Peneliti
Dengan penelitian ini, diharapkan peneliti akan mampu mengembangkan
dan menerapkan ilmu yang didapatkan dan dipelajari di bangku kuliah
kedalam dunia perusahaan.
3. Bagi Pihak Lain
7
4. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dan
pertimbangan bagi pihak yang akan melakukan penelitian selanjutnya.
8
1.6 Metodologi Penelitian
Untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan, penulis melakukan
penelitian dengan menggunakan 2 (dua) metode, sebagai berikut :
1 Data Primer, yaitu data yang diperoleh dari hasil :
a. Observasi
Yaitu Penelitian yang dilakukan dengan cara penulis langsung terjun ke
lapangan untuk meneliti objek yang akan diteliti dan melakukan
pencatatan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan objek penelitian
yaitu pada PT. Hanover Solar Indonesia
b.Wawancara
Peneliti melakukan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang
bersangkutan untuk memperoleh data secara langsung seperti para
pempinan perusahaan serta staf yang berkompeten dalam perusahaan
untuk memperoleh data yang diperlukan oleh penulis.
2 Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari hasil :
a. Penelitian Kepustakaan
Yaitu Penelitian yang dilakukan dengan cara menghimpun data teoritis
yang berhubungan dengan pembahasan masalah.
b. Transaksi yang ada
Yaitu Peneliti medapatkan bukti-bukti dari transaksi yang ada berupa
PO(Purchase Order), DO(Delivery Order).
9
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembaca memahami isi dari penelitian ini maka
penulis melakukan pengelompokkan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Penulis akan menguraikan pembahasan mengenai Latar Belakang
dilakukannya penelitian, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian,
Manfaat Penelitian, Batasan Masalah, Metodologi Penelitian dan di
akhiri dengan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan mengenai tinjauan pustaka yaitu mengenai
teori dan penelitian yang sebelumnya yang berkaitan dengan Sistem
Informasi Penjualan.
BAB III METODE PENELITIAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum obyek penelitian
pada PT. Hanover Solar Indonesia , sejarah berdirinya PT. Hanover
Solar Indonesia , Visi dan Misi, Struktur Organisasi pada PT.
Hanover Solar Indonesia , masalah yang sedang dihadapi, usulan
program yang baru dan analisis SWOT.
BAB IV HASIL PENELITIAN
Pada bab ini berisikan tentang analisis yang membandingkan sistem
penjualan secara manual dengan sistem informasi persediaan
terprogram dengan menggunakan aplikasi visual basic 6.0,
menyajikan data, aliran data Diagram konteks, DFD (Data Flow
10
Diagram) yang mendukung sistem persediaan serta solusi terhadap
masalah yang dihadapi oleh PT. Hanover Solar Indonesia .
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi tentang kesimpulan atas permasalahan-permasalahan yang
terjadi dan juga menyampaikan saran untuk mengatasi
permasalahan yang ada.
11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem merupakan suatu konsep yang umum atau universal. Konsep
sistem ini sangat luas sekali penggunaannya yang meliputi berbagai ilmu, sehingga
terdapat berbagai macam pendapat dalam menafsirkannya. Banyak penulis yang
memberikan pengertian yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Namun secara
garis besarnya pendekatan sistem menurut (Jogiyanto, 1990, hal.1) terdapat 2 kelompok
pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu :
1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan
mendefinisikan sistem sebagai jaringan prosedur, metode, dan cara kerja yang
saling berinteraksi dan dilakukan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu.
2. Lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem, mendefinisikan
sebagai kumpulan elemen baik abstrak maupun fisik yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
Kedua definisi di atas sama benarnya dan tidak saling bertentangan. Yang berbeda
hanyalah cara pendekatan yang dilakukan pada sistem. Karena pada hakekatnya setiap
komponen sistem, untuk dapat saling berinteraksi dan untuk dapat mencapai tujuan
tertentu harus melakukan sejumlah prosedur, metode, dan cara kerja yang juga saling
berinteraksi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem sebagai berikut :
12
Sistem menurut Fitz Gerald adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama–sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada urutan-urutan operasi prosedur
didalam sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :
Prosedur menurut Neuschel adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis-
menul is), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi yang terjadi.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya
adalah sebagai berikut :
”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu” (Jogiyanto, 1990, hal.1).
2.1.2 Syarat-Syarat Sistem
Sistem harus di bentuk untuk menyelesaikan masalah.
1. Elemem sistem harus mempunyai rencana yang di tetapkan,
2. Adanya hubungan di antara elemen sistem,
3. Untuk dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari
pada elemen system,
4. Tujuan organisaasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
13
2.1.3 Model Umum Sistem
1. Model sistem sederhana
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 2.1 . Sistem Sederhana
Contoh : Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai semester
(berupa laporan).
2. Sistem dengan banyak input dan output
PROSES
Input 1 Output 1
Input n
Input 2 Output 2
Output n
. . .. . .
Gambar 2.2 . Sistem dengan Banyak Input dan Output
Contoh : Matriks, masukannya banyak, keluarannya pun banyak.
2.1.4 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai :
a. Komponen (components)
Adalah bagian dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-
elemen sistem dapat berupa suatu subsitem atau bagian- bagian dari sistem.
14
Gambar 2.3 Komponen Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan
supra sistem. Hal itu tergantung dari sudut pandang mana kita melihatnya misalnya
suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem
yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu
sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila
perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah
subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan
adalah supra sistem dan industri adalah supra dari supra sistem.
Gambar 2.4 Supra Sistem, Sistem dan Subsiste
15
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c. Lingkungan luar sistem
Adalah segala sesuatu diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sehingga
harus tetap dijaga maupun dikendalikan.
d. Penghubung (Interface)
Merupakan penghubung antar subsistem yang memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem lainnya. Keluaran (Outpu) dari
satu sub sistem akan menjadi masukan (Input) untuk sub sistem lainnya melalui
penghubung.
e. Masukkan Sistem
Masukkan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan
dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal
(signal input).
f. Keluaran Sistem
Adalah keluaran (output) hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
16
g. Pengolah Sistem
Pengolah sistem adalah bagian yang akan mengubah masukkan (input) menjadi
keluaran (output).
h. Sasaran Sistem
Sasaran sistem adalah tercapainya cara kerja atau kinerja yang efektif dan
efisien.
Gambar 2.5 Karakteristik Sistem
2.1.5 Metode Sistem
1. Blackboard Approach
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya
tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh
pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui
17
masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh : - bagian pencetakan uang, proses pencernaan.
2. Analitic Sistem
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk
menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi
pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. Dalam metode ini beberapa
langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. Menentukan identitas dari sistem.
1. Sistem apa yang diterapkan.
2. Batasannya.
3. Apa yang dilaksanakan sistem tersebut. .
a. Bagian - bagian apa saja yg terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari
masing - masing bagian tersebut.
1. Tujuan masing - masing bagian sistem harus jelas.
2. Cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan
subsistem lain.
b. bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan
menjadi satu kesatuan.
18
2.1.6 Tinjauan Umum Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
ada.
Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti karena beberapa hal diantaranya:
1. Timbulnya permasalahan-permasalahan ( Problems )
Permasalahan tersebut dapat berupa:
a. Ketidakberesan dalam sistem yang lama, sehingga sistem tidak dapat bekerja
sesuai dengan diharapkan. Contohnya: adanya kecurangan dalam kegiatan
perusahaan, kegiatan yang tidak efisiensi, dan lain-lain.
b. Berkembangnya organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem
yang baru. Contoh: Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume
pengolahan data semakin meningkat, dan lain-lain.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan ( Opportunities )
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Untuk mendapat
informasi tersebut, perlu adanya teknologi informasi yang lebih canggih, bila
tidak dapat memanfaatkan teknologi informasi dengan baik maka kesempatan-
kesempatan ini akan jatuh ketangan pesaing.
19
3. Adanya instruksi-instruksi ( directives )
Penyusun sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi dari atasan
atau pihak luar perusahaan seperti peraturan pemerintahan.
2.1.7 Tahap Pengembangan Sistem
1. Kebijakan dan perencanaan sistem ( system planning )
a. Permintaan untuk studi suatu sistem ( request for a system study ).
b. Pengamatan atau investigasi awal ( initial investigation ).
c. Studi kelayakan ( feasibility study ).
2. Analisis sistem ( system analysis )
a. Mendefiniskan kembali masalah ( redefine the problem ).
b. Memahami sistem yang ada ( understand the existing system ).
c. Menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai dan hambatan-hambatan pada
suatu sistem baru (determine user requirements and constraints on anew
system).
d. Model logika dari pemecahan yang direkomendasi (logical model of the
recommended solution).
3. Disain sisstem (system design)
a. Disain keluaran (output design).
b. Disain masukan (input design).
20
c. Disain simpanan (file design).
4. Implementasi sistem (system implementation)
a. Pengembangan sistem (system building).
b. Pengetesan (testing).
c. Instalasi/konversi (installation/conversion).
d. Operasi (operation).
e. Kaji ulang setelah implementasi review (post-implementation review).
5. Perawatan (Maintenence)
a. Menggunakan sistem
b. Audit sistem
c. Memeliharaan sistem
d. Peningkatan-peningkatan
2.1.8 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang – orang, fasilitas, teknologi, media,
prosedur –prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada
manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian – kejadian internal dan eksternal yang
penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang
cerdik (Jogiyanto Hartono, Pengenalan Komputer 697).
21
A. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai
persyaratan umum sebagai berikut :
1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan
3. Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan
tidak selalu menuntut adanya tindakan.
B. Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
1. Pemprosesan informasi yang efektif.
Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk , pemakaian
perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.
2. Manajemen informasi yang efektif.
Dengan kata lain , operasi manajemen , keamanan dan keutuhan data yang
ada harus diperhatikan.
3. Keluwesan.
Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam
operasi.
4. Kepuasan pemakai.
22
Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap
sistem informasi.
2.1.9 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan
(building blok) , yang terdiri dari komponen input , komponen model , komponen output
, komponen teknologi , komponen hardware, komponen software, komponen basis data,
dan komponen control . Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang
lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumen - dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur , logika , dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem
23
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem
secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem
informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih
mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan
mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan
dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di
dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
24
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database
Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidakefisienan dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi.
2.1.10 Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,
perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data.
Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem,
programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi / EDP.
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis
25
prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk
penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer ( pusat
pengolah, unit masukan / keluaran ), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,
mikro film, dan lain sebagainya.
26
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak
melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna
jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara
komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang
dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang
disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu
sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
2.1.11 Arsitektur dan Klasifikasi Sistem Informasi
a. Arsitektur sistem informasi
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.
Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien
diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan
masing-masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain
untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi.
Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi
faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem,
27
baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut
:
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai
dengan design.
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan
tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil
evaluasi yang ada.
b. Klasifikasi sistem informasi
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen
dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk
setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu,
sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
1. Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
28
pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan
sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang
disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet
merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku
yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh
lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak
terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja
secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
29
2.1.12 Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem Informasi atau desain sistem Informasi adalah melakukan
perancangan terhadap suatu sistem, misalnya mendesain dari manual menjadi
komputerisasi. Menurut John Burch dan Gari Grundnitski (2000 : 28), perancangan
sistem dapat didefenisikan sebagai berikut :
”Desain sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa dan pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu
kesatuan yang utuh dan berfungsi”.
Perancangan sistem dapat dibagi kedalam dua bagian, yaitu :
a. Disain sistem secara umum
Disain sistem secara umum disebut juga dengan disain konseptual (conceptual
design) atau disain logika (logical design).
b. Disain sistem terinci
Disain sistem secara terinci disebut juga dengan disain sistem secara fisik
(physical system design) atau disain internal (internal design).
2.1.13 Langkah – Langkah Perancangan Sistem
Langkah-langkah analisa sistem menurut Jogiyanto (2002: 130) adalah :
a. Mengidentifikasi Masalah (Identify)
1) Mengidentifikasi penyebab masalah.
2) Mengidentifikasi titik keputusan.
30
3) Mengidentifikasi personil kunci.
b. Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand)
1) Menentukan jenis penelitian.
2) Merencanakan jadwal.
3) Membuat penugasan penelitian.
4) Membuat agenda wawancara.
5) Mengumpulkan hasil penelitian.
c. Menganalisa sistem (Analize)
1) Menganalisa kelemahan sistem.
2) Menganalisa kebutuhan informasi pemakai.
d. Membuat laporan hasil analisa (Report)
1) Pelaporan bahwa analisa telah selesai dilakukan.
2) Meluruskan kesalahan apa yang telah ditemui dan dianalisa.
2.1.14 Alat Bantu dalam Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem sangat perlu dalam pengolahan data dan informasi, karena
tanpa dirancang terlebih dahulu maka data yang diolah untuk informasi tidak akan
sempurna. Dalam perancangan sistem ini, banyak peralatan sebagai alat bantu yang
digunakan untuk mempermudah dalam suatu pekerjaan, antara lain :
31
a. Aliran Sistem Informasi (ASI)
Sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu
perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih
layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah komputerisasi. Jika
sistem informasi tidak layak dipakai maka perlu adanya perubahan dalam
pengolahan datanya sehingga menghasilkan sistem informasi yang cepat dan
akurat supaya menghasilkan suatu keputusan yang lebih baik.
Simbol-simbol standar yang akan digunakan dalam pembuatan ASI dapat dilihat
pada tabel berikut :
32
Tabel 2.6. Simbol Aliran Sistem Informasi
b. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika yang
tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau
organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan pemakai yang kurang
menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau
dikembangkan.
33
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terlihat pada tabel berikut ini :
Tabel 2.7. Simbol Data Flow Diagram
Dalam DFD ini nantinya akan diperlihatkan aliran sistem mulai dari input,
proses hingga laporan yang dihasilkan, dan bisa digunakan untuk
menggambarkan sistem informasi yang logikal, yang akan menggambarkan
bagaimana hubungan suatu sistem informasi dengan file-file yang akan diakses
oleh komputer.
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan
entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-
atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat
34
diketahui hubungan antara entity-entity yang ada dengan atribut-atributnya.
Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam pengolahan data,
seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya
akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-
Relationship (Diagram E-R / ERD).
Simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram dijelaskan
pada tabel berikut ini :
Tabel 2.8. Simbol Entity Relationship Diagram
35
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertiaan Persediaan
Persediaan adalah sebagai suatu aktiva yang memiliki barang-barang
milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam priode usaha normal, atau
persediaan barang-barang yang masih dalam pergerjaan atau proses produksi,
ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaan dalam suatu proses
prsoduksi (Sofyan Assauri 1998:169).
Persediaan merupakan salah satu komponen asset yang sangat diperlukan
duna mempertahankan kelancaran usaha suatu badan usaha karena pada
umumnya memilik total nilai niminal dan komponen aktiva lancar. Persediaan
harus tersedia dengan cukup baik dari sudut kualtas maupun jenisnya untuk
menjaga kebutuhan dari para pelanggan.
Keberadaan persediaan dalam suatu badan usaha, baik bagi kegiatan
usaha berupa jasa, dagang maupun industri sangat berperan penting oleh karena
itu sebagai:
a) Bahan atau perlengkapan dan untuk digunakan dalam proses
pemberian jasa,
b) Barang dagang yang tersedia untuk dijual kembali,
c) Bahan baku yang akan digunakan untuk diproses
Kegiatan akan terganggu apabila terpisah tidak ada atau tidak tersedia
dengan cukup.
36
2.2.2 Fungsi-Fungsi Persediaan
Adapun fungsi-fungsi persediaan sebagai berikut:
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
permintaan pelanggan tanpa tergantung pada pengadaannya dalam hal
kuantitas dan waktu pengiriman.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Adalah mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian,
biaya perngeluaran per unit menjadi lebih murah. Hal ini disebabkan
perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas persediaan (biaya
sewa gudang, investasti, resiko).
3. Fungsi Anticipation
Jika perusahaan mengalami fluktuasi permintaan yang dapat
diperkirakan berdasarkan pengalaman atau masa lalu, yaitu
permintaan musiman.
2.2.3 Biaya Persediaan
Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan,
biaya-biaya variabel yang harus dipertimbangkan adalah:
1. Biaya penyimpanan
Yaitu terdiri dari biaya yang bervariasi secara langsung dengan
kuantitas persediaan. Biaya-biaya penyimpanan adalah:
a) Biaya fasilitas penyimpanan,
37
b) Biaya modal yaitu alternatif pendapatan atas dana yang
diinvestasikan dalam persediaan,
c) Biaya perhitungan fisik,
d) Biaya asuransi
e) Biaya pajak persediaan
f) Biaya penanganan persediaan.
2. Biaya pemesanan atau pembelian
Merupakan biaya yang dikeluarkan pada saat melakukan pemesanan
pembelian. Yang bermaksud biaya pemesanaan dan pembelian
adalah:
a) Pemprosesan pemesanan dan biaya ekspedisi,
b) Upah,
c) Biaya Telepon,
d) Pengeluaran Surat Menyurat,
e) Biaya pengiriman barangke gudang,
f) Biaya utang lancar,
2.2.4 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang paling banyak
digunakan pada saat ini, karena fasilitas yang dimiliki sangat handal untuk membangun
berbagai bentuk aplikasi dan mudah dipelajari sendiri.
Menurut Suryo (2000 : 1), Visual Basic merupakan event-driven programming
(permrograman terkendali kejadian). Artinya program menunggu sampai respon dari
pemakai berupa event atau kejadian.
38
Apabila dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lain, misalnya pascal yang
mengharuskan penulisan kode program untuk segala sesuatu yang akan diinginkan
dalam kejadian (event), maka Visual Basic memberikan berbagai macam kemudahan
dan fasilitas yang disediakan menjadi sangat praktis meskipun untuk pemula, program
ini mudah untuk dipelajari sendiri dengan berbagai macam jenis buku yang telah
diterbitkan mengenai bahasa pemrograman dengan Visual Basic 6.0.
2.2.5 Aplikasi Visual Basic 6.0
Struktur yang ada di dalam Visual Basic terdiri dari :
Gambar 2.9. Layar Utama Microsoft Visual Basic Versi 6.0
39
a. Form
Form adalah windows atau jendela kerja (worksheet) yang digunakan untuk membuat
tampilan yang diinginkan.
b. Kontrol
Kontrol merupakan tampilan grafis yang dibuat pada form untuk interaksi dengan
pemakai.
Gambar 3.0 ToolBox (Tombol Perintah) Di Microsoft Visual Basic 6.0
40
Adapun secara garis besar fungsi dari masing-masing kontrol tersebut adalah sebagai
berikut :
Pointer
bukan merupakan suatu kontrol, icon ini digunakan ketika anda ingin memilih
kontrol yang sudah berada pada form.
PictureBox
kontrol yang digunakan untuk menampilkan image dengan format BMP,
DIB(bitmap), CUR(cursor), WMF(metafile), EMF(enhanced metafile), GIF, dan
JPG.
Label
kontrol yang digunakan untuk menampilkan text yang tidak dapat diperbaiki
oleh pemakai.
Textbox
adalah kontrol yang mengandung string yang dapat diperbaiki oleh pemakai,
dapat berupa satu baris tunggal, atau banyak baris.
Frame
adalah kontrol yang digunakan sebagai kontainer bagi kontrol lainnya.
CommandButton
merupakan kontrol yang hampir sering ditemukan pada setiap form, dan
digunakan untuk membangkitkan event proses tertentu ketika pemakai
41
melakukan klik disana.
checkBox
digunakan untuk pilihan yang isinya bernilai yes / no, true / false.
OptionButton
sering digunakan untuk pilihan yang hanya satu pilihan dari beberapa option.
listBox
mengandung sejumlah item dan user dapat memilih lebih dari lebih dari satu
(bergantung pada properti multiselect).
ComboBox
merupakan kombinasi dari textBox dan suatu ListBox di mana pemasukan data
dapat dilakukan dengan pengetikan maupun pemilihan.
HScrollbar dan VscrollBar
digunakan untuk membentuk scrollbar berdiri sendiri.
Timer
digunakan untuk proses background yang diaftifkan berdasarkan interval waktu
tertentu yang merupakan kontrol non-visual.
DriveListBox, DirListBox, dan FileListBox
digunakan untuk membentuk dialog box yang berkaitan dengan file.
Shape dan Line
42
digunakan untuk menampilkan bentuk seperti garis, persegi, lingkaran dan
sebagainya.
Image
berfungsi seperti ImageBox, tetapi tidak dapat digunakan sebagai kontainer bagi
kontrol lainnya. Sesuatu yang perlu diketahui bahwa kontrol Image
menggunakan resource lebih kecil dibandingkan dengan PictureBox.
Data
digunakan untuk data binding.
OLE
dapat digunakan sebagai tempat bagi program eksternal seperti Microsoft Excel,
Word dan sebagainya.
c. Properti
Properti adalah nilai atau karakteristik yang dimiliki oleh Visual Basic.
d. Metode
Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek yang dapat
diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
e. Prosedur Kejadian
Prosedur Kejadian adalah kode yang berhubungan dengan suatu objek.
43
f. Prosedur Umum
Prosedur Kejadian merupakan kode yang tak berhubungan dengan suatu objek.
g. Modul
Modul adalah kumpulan dari prosedur umum dan definisi konstanta yang digunakan
oleh aplikasi.
2.2.5 Jendela Visual Basic 6.0
a. Jendela Utama
Terdiri dari baris judul, menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode
operasi visual basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu drop-
down yang dapat digunakan untuk mengontrol operasi dari lingkungan Visual Basic.
Toolbar berisi kumpulan gambar mewakili perintah yang ada di menu. Jendela
utama juga menampilkan lokasi form yang aktif relatif terhadap sudut kiri atas layar,
juga lebar dan panjang dari form yang aktif. (Halvroson, 2000: 3).
b. Jendela Form
Form adalah windows yang akan menjadi tampilan program yang merupakan tempat
pengguna berinteraksi dengan program. Form dapat menjadi tempat pengguna
melakukan eksekusi proses yang dapat dilakukan program, memasukkan input ke dalam
program. (Pandia, 2002: 29).
c. Jendela Proyek
Jendela proyek menampilkan daftar form dan model.
44
d. Toolbox
Toolbox adalah kumpulan dari objek yang digunakan untuk membuat user interfase
serta kontrol bagi program aplikasi.
e. Jendela Properti
Berisi daftar struktur setting properti yang digunakan pada suatu objek terpilih.
f. Jendela Layout form
Menampilkan posisi form relatif terhadap layar monitor.
Bill Gates, pendiri Microsoft, memulai bisnis softwarenya dengan mengembangkan
interpreter bahasa Basic untuk Altair 8800, untuk kemudian ia ubah agar dapat
berjalan di atas IBM PC dengan sistem operasi DOS, Perkembangan berikutnya
ialah diluncurkannya BASICA (basic-advanced) untuk DOS, Setelah BASICA,
Microsoft meluncurkan Microsoft QuickBasic dan Microsoft Basic (dikenal juga
sebagai Basic Compiler), Visual basic adalah pengembangan dari bahasa komputer
Basic (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code), Bahasa BASIC
diciptakan oleh Professor John Kemeny dan Thomas Eugene Kurtz dari Perguruan
Tinggi Dartmouth pada pertengahan tahun 1960-an (Deitel&Deitel, 1999). Bahasa
program tersebut tersusun mirip dengan bahasa Inggris yang biasa digunakan oleh
para programer untuk menulis program-program komputer sederhana yang
berfungsi sebagai pembelajaran bagi konsep dasar pemrograman komputer, Sejak
saat itu, banyak versi Basic yang dikembangkan untuk digunakan pada berbagai
platform komputer. Beberapa versinya seperti Microsoft Qbasic, Quickbasic,
45
Gwbasic ,IBM Basica, Apple Basic dan lain-lain, Apple Basic dikembangkan oleh
Steve Wozniak, mantan karyawan Hewlett Packard dan teman dekat Steve Jobs
(pendiri Apple Inc.). Steve Jobs pernah bekerja dengan Wozniak sebelumnya
(mereka membuat game arcade “Breakout” untuk Atari). Mereka mengumpulkan
uang dan bersama-sama merakit PC, dan pada tanggal 1 April 1976 mereka secara
resmi mendirikan perusahaan komputer Apple, Popularitas dan pemakaian Basic
yang luas dengan berbagai jenis komputer turut berperan dalam mengembangkan
dan memperbaiki bahasa itu sendiri, dan akhirnya berujung pada lahirnya Visual
Basic yang berbasis GUI (Graphic User Interface) bersamaan dengan Microsoft
Windows. Pemrograman Visual Basic begitu mudah bagi pemula dan programer
musiman karena ia menghemat waktu pemrograman dengan tersedianya komponen-
komponen siap pakai. Hingga akhirnya Visual Basic juga telah berkembang menjadi
beberapa versi, sampai yang terbaru, yaitu Visual Basic 2008, Bagaimanapun juga
Visual Basic 6.0 tetap menjadi versi yang paling populer karena mudah dalam
membuat programnya dan ia tidak menghabiskan banyak Memori (komputer).
Sejarah Basic di tangan Microsoft sebagai bahasa yang diinterpretasi (Basica) dan
juga bahasa yang dikompilasi (Bascom) membuat Visual Basic diimplementasikan
sebagai gabungan keduanya. Programmer yang menggunakan Visual Basic bisa
memilih kode bahasa pemrograman yang dikompilasi atau kode yang harus bahasa
pemrograman yang diinterpretasikan sebagai hasil Porting dari kode VB.
Sayangnya, meskipun sudah terkompilasi jadi bahasa mesin, DLL bernama
MSVBVMxx.DLL tetap dibutuhkan, Namun karakteristik bahasa terkompilasi tetap
muncul (ia lebih cepat dari kalau kita pakai mode terinterpretasi).
46
Perkembangan Visual Basic
Visual Basic 1.0 dikenalkan pada tahun 1991, pendekatan yg dilakukan untuk
menghubungkan bahasa pemrograman dengan GUI berasal dari prototype yg
dikembang oleh “Alan Cooper” yg di sebut TRIPOD, Kemudian Microsoft
mengontrak copper dan asosiasinya utk mengembangkan tripod agar dapat
digunakan di windows 3.0 dibawah nama kode Ruby. Berikut Perjalanan Visual
Basic (VB 1.0 Sampai VB 10) : Perjalanan dari Visual Basic (VB1 to VB 10):
1. Proyek “Thunder” dirintis
2. Visual Basic 1.0 (May 1991) di rilis untuk windows pada COMDEX / Windows
Wordltrade yg dipertunjukan di Atlanta , Georgia
3. Visual Basic 1.0 untuk DOS dirilis pada bulan September 1992. Bahasa ini tidak
kompatibel dengan Visual Basic For Windows. VB 1.0 for DOS ini pada
kenyataaanya merupakan versi kelanjutan dari compiler BASIC, QuickBasic dan
BASIC Professional Development System.
4. Visual Basic 2.0 dirilis pada November 1992, Cakupan pemrogramannya cukup
mudah untuk digunakan dan kecepatannya juga telah di modifikasi. Khususnya
pada Form yg menjadikan object dapat dibuat secara seketika, serta konsep dasar
dari Class modul yg berikutnya di implementasikan pada VB 4
5. Visual Basic 3.0 , dirilis pada musim panas 1993 dan dibagi menjadi versi
standard dan professional. VB 3 memasukan Versi 1.1 dari Microsoft Jet
Database Engine yg dapat membaca serta menulis database Jet (atau access) 1.x
47
6. Visual Basic 4.0 (Agustus 1995) merupakan versi pertama yg dapat membuat
windows program 32 bit sebaik versi 16 bit nya. VB 4 juga memperkenalkan
kemampuan untuk menulis non-GUI class pada Visual Basic
7. Visual Basic 5.0 (February 1997), Microsoft merilis secara eksklusif Visual
basic untuk versi windows 32 bit . Programmer yg menulis programnya pada
versi 16 bit dapat dengan mudah melakukan import porgramnya dari VB4 ke
VB5. dan juga sebaliknya, program VB5 dapat diimport menjadi VB4. VB 5
memperkenalakan kemampuan untuk membuat User Control.
8. Visual Basic 6.0 (pertengahan 1998) memperbaiki beberapa cakupan, temasuk
kemapuannya untuk membuat Aplikasi Web-based . Visual Basic 6 di jadwalkan
akan memasuki Microsoft “fasa non Supported” dimulai pada maret 2008
1. Visual Basic .NET, dirilis pada tahun 2002, Beberapa yang mencoba pada versi
pertama .NET ini mengemukakan bahwa bahasa ini sangat powerful tapi bahasa
yg digunakan sangat berbeda dengan bahasa sebelumnya, dengan kekurangan
diberbagai area, termasuk runtime-nya yang 10 kali lebih besar dari paket
runtime VB6 serta peningkatan penggunan memory.
2. Visual Basic .NET 2003, dirilis dengan menggunakan NET framework versi
3. Visual Basic 2005, merupakan itegrasi selanjutnya dari Visual Basic .NET. dan
Microsoft memutuskan untuk menghilangkan kata kata .NET pada judulnya.
Pada Rilis ini , Microsoft memasukan bebrapa fitur baru, diantaranya : Edit and
Continue , mungkin inilah kekurangan fitur terbesar dari VB .NET. pada VB
2005 ini kita diperbolehkan melakukan perubahan kode pada saat program
sedang dijalankan Perbaikan pada Konversi dari VB ke VB NET12 Visual Basic
48
.NET 2003 (VB 7.1) , dirilis dengan menggunakan NET Kerangka kerja versi
1.1. IsNot Patent, merupakan salah satu fitur dari Visual Basic 2005 merupakan
konversi If=Not X Is Y menjadi If X IsNot Y
4. Visual Basic 2005 Express , merupkan bagian dari Product Visual Studio.
Microsoft membuat Microsoft Visual Studio 2005 Express edition untuk pemula
dan yg gemar dengan VB, salah satu produknya adalah Visual Basic 2005
Express yg merupakan produk gratis dari Microsoft
5. Visual Basic “Orcas”, dijadwalkan akan dirilis pada tahun 2007 dan dibangung
diatas .NET 3.5. Pada rilis ini , Microsoft menambahkan beberapa fitur ,
diantaranya : True Tenary operator , yaitu fungsi If(boolean,value, value) yg
digunakan untuk menggantikan fungsi IIF, LINQ Support, Ekspresi Lambda,
XML Literals, Nullable types, Type Inference
6. Visual Basic ‘VBx’, Visual Basic 10, yang juga dkenal dengan nama VBx, akan
menawarkan dukungan untuk Dynamic Language Runtime. VB 10 direncanakan
akan menjadi bagian da 15. an dari SilverLight 1.1
2.2.6 Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu ini menjadi salah satu acuan penulis dalam melakukan penelitian
sehingga penulis dapat memperkaya teori yang digunakan dalam mengkaji penelitian
yang dilakukan.
Pada penelitian ini, penulis memaparkan dua jurnal penelitian terdahulu tentang
sistem informasi penjualan obat, seperti yang di tampilkan pada Tabel 2.5 sebagai
berikut:
49
Nama peneliti Judul penelitian Hasil penelitian
Siti, Munawaroh.2006 Perancangan Sistem
Informasi Persediaan
Barang Pada Universitas
Stikubank Semarang
dengan menggunakan
Metode Visual basic 6.0
Universitas Stikubank
Semarang dianggap
belum optimal dalam
pengolahan data barang
yang masih manual.
Dengan adanya Sistem
Informasi Persediaan
Barang dapat membatu
proses data barang yang
Efektif
Wahyu, Tri Himawan.
2015
Perancangan Sistem
Informasi Persediaan
Barang Pada Unicorn
Toys Semarang dengan
Menggunakan Metode
Visual Basic 6.0
Penerapan sistem
informasi persediaan
barang di Unicorn Toys
Semarang ini mampu
mempercepat
proses pendataan barang
dan memudahkan dalam
pengambilan keputusan
bagi manajemen.
Dwi, Aprilianto . 2009 Sistem Informasi
Inventory Pada UPN
Mart dengan
menggunakan metode
Visual Basic
Untuk proses persedian
barang, aplikasi yang
diimplementasikan pada
UPN Mart dapat
mengolah data dan
informasi persediaan
barang sehingga data dan
informasi persediaan
barang lebih
terorganisasi.
Tabel 2.5 Penelitian Terdahulu
50
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Kerangka Kerja
3.1.1 Metode Penelitian
Untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini, maka perlu adanya
susunan kerangka kerja (frame work) yang jelas tahapan-tahapannya. Kerangka
kerja ini merupakan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penyelesaian
masalah yang akan dibahas. Adapun kerangka kerja penelitian yang di gunakan
seperti terlihat pada gambar 3.1 sebagai berikut:
Gambar 3.1 Kerangka Kerja Penelitian
Kegiatan Keluaran
Studi Literatur
Pengumpulan Data
Analisis Sistem
Pengembangan Sistem
Pembuatan Laporan
Pemahaman tentang teori dan konsep
Data dan informasi
Daftar masalah yang membutuhkan solusi
Sistem informasi Inventory pada
Pt.Hanover Solar Indonesia
Laporan penelitian
51
Berdasarkan kerangka kerja penelitian yang telah digambarkan di atas, maka
dapat diuraikan pembahasan masing-masing tahap dalam penelitian adalah
sebagai berikut :
1. Studi Literatur
Pada tahap ini dilakukan pencarian landasan-landasan teori yang diperoleh
dari berbagai buku dan juga internet untuk melengkapi perbendaharaan konsep
dan teori, sehingga memiliki landasan dan keilmuan yang baik dan sesuai.
2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dengan metode observasi terhadap PT.Hanover Solar
Indonesia untuk diperoleh analisa mengenai proses Inventory barang.
3. Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan mengidentifikasi masalah pada system yang
sedang berjalan, dengan tujuan agar dapat ditemukan permasalahan serta
solusi terhadap proses inventory pada Pt.Hanover Solar Indonesia
4. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dengan menggunakan model waterfall.
5. Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan yang disusun berdasarkan hasil penelitian dengan
menggunakan teknik pengumpulan data primer dan sekunder sehingga
menjadi laporan penelitian yang dapat memberikan gambaran secara utuh
tentang sistem yang sedang dibangun.
52
3.1.2 Alat Bantu Penelitian
Dalam mengerjakan penelitian ini terdapat beberapa alat yang penulis
gunakan, antara lain :
1) Perangkat keras (Hardware)
Spesifikasi dari Hardware yang digunakan adalah :
a) 1(Satu) unit komputer dengan sepesifikasi sebagai berikut:
- Processor : Intel Core I3
- RAM : 2GB DDR2
- Harddisk :320 GB
b) Flash disk (4GB)
2) Perangkat lunak (Software)
a) Windows 7 Professional
b) Microsoft Visual Basic 6.0
c) Microsoft Office access 2007
3) Pengembangan sistem
Alat bantu yang digunakan dalam proses pengembangan sistem adalah sebagai
berikut:
a) Flowchart
b) Data Flow Diagram (DFD)
c) Normalisasi
53
3.2 Gambaran Umum PT.Hanover Solar Indonesia
3.2.1 Profil Perusahaan
PT. Hanover Solar Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang distribusi berbagai produk solar panel (pembangkit listrik tenaga surya).
Produk safety tersebut diimpor dari Singapore dan kemudian dijual kepada
perusahaan-perusahaan yang berada di Batam dan sekitarnya. erusahaan ini
berlokasi di Komplek Hi-Tech Jl. Budi Kemuliaan Blok 6, Kel. Kampung Pelita,
Kec. Lubuk Baja, Batam.
PT. Hanover Solar Indonesia awalnya hanya memiliki sekitar 3 (tiga)
orang karyawan yang bertugas dibagian gudang dan penjaga toko. Setahun
kemudian perusahaan ini berkembang dan menambah karyawan dan
mendaftarkan perusahaan menjadi anggota jamsostek. Seiring perjalanan waktu,
PT. Hanover Solar Indonesia berkembang menjadi pemasok produk safety yang
berkualitas di kota Batam hingga saat ini.
3.2.2 Visi dan Misi serta Tujuan Perusahaan
a)Visi Perusahaan PT. Hanover Solar Indonesia
1. Menjadi perusahaan yang handal dan terpercaya.
2. Memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya dan meningkatkan kualitas
kerja.
54
b)Misi Perusahaan PT. Hanover Solar Indonesia
1. Meningkatkan pelayanan yang bermutu kepada customer
2. Membelikan kualitas barang yang bagus agar customer percaya akan
kualitas barang yang perusahaan kami tawarkan.
3. Memciptakan bisnis dengan hasil usaha yang optimal
4. Menbangun struktur organisasi bisnis yang kuat dengan didukung oleh
kepercayaan yang dibelikan
3.2.3 Tujuan Perusahaan
Menjadi perusahaan yang terus berkembang dalam berbagai kondisi
perekonomian dunia dan dapat membuka lapangan kerja bagi tenaga kerja
yang handal dibidangnya masing-masing, serta memperoleh keuntungan yang
sebesar-besarnya.
3.2.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan
antara atasan dengan bawahan maupun yang lainnya diamana masing-masing
bagian mempunyai fungsi dan peranannya tesendiri yang saling berhubungan
antara satu dengan yang lain
55
Struktur Organisasi
PT. Hanover Solar Indonesia
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Hanover Solar Indonesia
3.3 Penjelasan Struktur Organisasi
Berdasarkan struktur organisasasi diatas dapat diketahui bahwa garis
perintah untuk setiap pekerjaan yang berkaitan dengan bagian kepala accouting,
bagian staf accounting, bagian purchasing, bagian administrasi umum, bagian
kepala penjualan,bagian salesman dan bagian lapangan langsung turun dari
direktur.
Dilihat dari teori organisasi, pemakaian organisasi ini akan mempunyai
banyak keuntungan, yaitu dengan menggunakan struktur organisasi seperti ini,
pimpinan dalam hal direktur dapat mengawasi langsung terhadap seluruh
pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Selain itu juga dapat secara langsung
memberikan perintah kerja pada setiap bagian yang ada pada perusahaan ini
Pimpinan
Bagian
Kepala Accounting
Bagian
Kepala Penjualan
Bagian Staf
Gudang
Bagian
Adm.Stock
Bagian
Adminstrasi
Bagian
Purchasing
Bagian
Staf Accounting
Bagian
salesman
Bagian
Lapangan
Direktur
56
tumbuh dan berkembang dengan baik. Selain itu juga biaya perusahaan menjadi
relative lebih murah.
Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang pada masing-masing bagian:
1. Direktur Utama
a. Meminpin dan bertanggung jawab baik segi operasional maupun non
operasional dari seluruh kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan.
b. Memiliki otoritas penuh terhadap perusahaan.
c. Melindungi dan menjaga harta dan kekayaan perusahaan.
d. Berhak atas pembagian laba saat perusahaan mendapatkan keuntungan.
e. Membuat perencanaan aktivitas pelaksanaan tugas-tugasnya yang akan
dan harus dilaksanakan serta melakukan pengawasan terhadap seluruh
usaha perusahaan.
2. Bagian Kepala Accounting
a. Bertanggung jawab terhadap direktur perusahaan
b. Koordinasi masalah keuangan
c. Memproses setiap permohonan pengeluaran uang, dan memberi intsruksi
ke bagian administrasi umum untuk melakukan transaksi pembayaran atau
pengeluaran kas setelah mendapatkan persetujuan dari direktur
perusahaan.
d. Menerima hasil penjualan dan melakukan verifikasi jumlah penjualan
yang telah diproses bagian administrasi umum.
e. Melakukan penyetoran kas ke bank.
57
f. Memberikan laporan seluruh pengeluaran, penerimaan maupun hal lain
yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
3. Bagian Staf Accounting
a. Bertanggung jawab terhadap direktur perusahaan
b. Koordinasi masalah keuangan
c. membantu menyediakan setiap permohonan pengeluaran uang, dan memberi
intsruksi ke bagian administrasi umum untuk melakukan transaksi
pembayaran atau pengeluaran kas setelah mendapatkan persetujuan dari
direktur perusahaan.
d. Membantu menghasilkan penjualan dan melakukan verifikasi jumlah
penjualan yang telah diproses bagian administrasi umum.
e. Membantu penyetoran kas ke bank.
f. Membantu menyediakan laporan seluruh pengeluaran, penerimaan maupun
hal lain yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
4. Bagian Purchasing
a. Bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan memo debet setiap terjadi retur pembelian.
b. Melakukan pembelian terhadap barang, alat atau hal lain yang diminta oleh
bagian lain (gudang) sesuai dengan persetujuan direktur perusahaan.
58
5. Bagian Admin Stock
a. Bertanggung jawab terhadap stock barang yang ada.
b. Mencocokkan barang yang datang dengan surat jalan yang ada.
c. Menyiapkan barang yang keluar dari gudang atau yang dipesan.
d. Mengisi kartu stock setiap kali ada penerimaan dan pengeluaran barang.
6. Bagian Staf Gudang
a. Membantu dalam penyiapkan barang yang keluar dari gudang.
b. Membantu dalam menghitung barang yang telah diantar oleh supplier.
7. Bagian Kepala Penjualan
a. Merencanakan dan menyusun seluruh kegiatan penjualan dan pemasaran
perusahaan.
b. Merencanakan dan menyusun seluruh kegiatan penjualan perusahaan dan
dapat memperluas pangsa pasar perusahaan.
c. Membuat marketing strategi untuk memaksimalkan penjualan.
d. Mengusahakan untuk mencapai omset penjualan yang ditetapkan oleh
perusahaan.
e. Melakukan kunjungan yang teratur ke langganan atau mencari langganan
baru.
f. Menjelaskan kebijaksanaan perusahaan mengenai harta, cara pembayaran,
penyerahan barang.
59
8. Bagian Salesman
a. Pemasaran produk yang ada di perusahaan.
b. Menyusun seluruh kegiatan dalam menawarkan produk kepada langganan.
c. Merencanakan membuat strategis kepada calon pembeli.
9. Bagian Lapangan
a. Bertanggung jawab terhadap barang yang akan diantar ke pelanggan.
b. Mengecek barang bersama bagian penerimaan pelanggan sesuai dengan surat
jalan.
c. Mengambil kembali barang yang diretur oleh pelanggan.
d. Tepat waktu dalam proses pengantaran agar terhindar dari keterlambatan
barang diterima oleh pelanggan.
60
BAB IV
ANALISIS DAN IMPLEMENTASI
4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Pencatatan laporan persediaan yang terjadi pada PT. Hanover Solar Indonesia
saat ini adalah menggunakan Microsoft Excel, setiap hari akan melakukan
penggecekan bahan material yang berupa banyaknya jenis alat safety maka secara
langsung banyak barang yang keluar masuk ke perusahaan tersebut sangat tinggi.
Dengan terbatasnya sumber daya manusia pada bagian pencatatan dan sistem yang
kurang memadai maka akan ditemukan data yang tidak akurat. Dengan adanya
ketidak akuratan data maka akan terjadi pembelian yang mengakibatkan kesalahan
dalam pengecekan barang yang telah tersedia, seperti sering terjadi perselisihan
antara data dengan fisik juga sering terjadi overstock material. Permasalahan lain
adalah seringkali terjadinya pembatalan transaksi oleh pelanggan akibat barang yang
telah dijual dengan barang yang tersedia tidak match (Stock untuk barang tersebut
sudah habis namun tetap dijual). Oleh karena itu PT. Hanover Solar Indonesia
membutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu menyimpan dan mengolah data
dengan cepat, efektif dan efisien untuk pengontrolan persediaan material serta
memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.
61
4.1.1 Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan
Aliran sistem ini bertujuan untuk dapat mengetahui bagaimana proses
penerimaan dan pengeluaran barang yang terjadi dalam perusahaan serta untuk
mengetahui masalah-masalah dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang
terjadi pada sistem yang berjalan. Adapun bentuk sistem yang sedang berjalan untuk
laporan keuangan perusahaan dapat dilihat pada gambar berikut:
62
Aliran Sistem Informasi Lama
SUPPLIERBAGIAN
PENJUALAN GUDANG PIMPINANKONSUMEN
Data Barang
Data Barang
Data Konsumen
Data KonsumenLaporan Data
Konsumen
Data Barang
Data SupplierData Supplier
Data SupplierLaporan Data
Supplier
Reveice OrderReveice Order
Laporan Data
Barang
Input Data
Konsumen
Proses Data Supplier
Proses Data
Barang
Data Konsumen
2
Proses Data Barang
masuk
Laporan data
barang masuk
Reveice Order 1
Data Barang Masuk
Gambar 4.2 Aliran Sistem Informasi yang Lama
63
Aliran Sistem Informasi Baru
PIMPINANGUDANGBAGIAN
PENJUALANSUPPLIERKONSUMEN
Data PemesananData Pemesanan
Sales Order
Faktur
Sales Order
DO
Invoice
Proses Order
Penyiapan Barang
Keluar
Lakukan Pengiriman
Barang
Rekap Penjualan
Barang
Pengeluaran barang
Data barang
Masuk \ Keluar
Proses Data
Persediaan Barang
Data persediaan
Bukti Penjualan
Barang
Laporan Data
Persediaan Barang
Laporan
Pengeluaran Barang
Faktur
DO
Invoice
Faktur
DO
Invoice
Bukti Penjualan
Barang
Laporan Stock
Barang
Gambar 4.3 Aliran Sistem Informasi yang Lama
64
Prosedur pengolahan data persediaan barang pada sistem yang sedang berjalan dapat
dijelaskan berdasarkan intensitasnya adalah sebagai berikut:
a. Pelanggan
a. Memberikan dokumen daftar permintaan barang kepada bagian
administrasi.
b. Menerima faktur dari bagian administrasi sesuai dengan dokumen
permintaan barang.
b. Bagian Administrasi
a. Menerima dokumen daftar permintaan barang dari pelanggan.
b. Membuat daftar order barang dan menyerahkan kepada bagian gudang.
c. Membuat daftar pembelian barang jika barang yang diorder kebagian
gudang tidak ada.
d. Menyerahkan daftar pembelian barang kepada pemasok.
e. Membuat faktur penjualan jika barang yang diorder ke bagian gudang
tersedia dan menyerahkan kepada konsumen.
f. Membuat laporan persediaan berdasarkan faktur pembelian dan faktur
pesanan dan menyerahkan kepada pimpinan.
g. Menyerahkan barang yang sudah dipesan dari pemasok kebagian gudang.
h. Menyimpan seluruh laporan yang masuk dan mengarsipkan ke binder.
65
c. Bagian Gudang
a. Bagian gudang menerima dan memeriksa order barang dari bagian
administrasi.
b. Menyerahkan kembali order barang dari bagian administrasi jika pada
saat diperiksa ternyata barang tidak tersedia.
c. Menyiapkan barang yang diorder oleh bagian administrasi jika barang
tersebut tersedia dan menyerahkan ke administrasi.
d. Menerima barang yang diterima dari bagian administrasi yang berasal
dari pemsok dan mengecek jumlah barang tersebut.
d. Pimpinan
a. Menerima laporan data pelanggan, data pemasok, penjualan, pembelian
dan laporan persediaan barang dari bagian administrasi.
b. Menyimpan seluruh laporan yang masuk dan mengarsipkannya.
e. Pemasok
a. Menerima pesanan barang dari bagian administrasi.
b. Menyiapkan faktur pesanan dan barang yang dipesan oleh Pelanggan
untuk bagian administrasi.
c. Menerima pembayaran dari bagian administrasi.
66
4.1.2 Masalah yang sedang dihadapi
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Hanover Solar
Indonesia dalam melakukan pengolahan data persediaan barang adalah:
1. Pencatatan barang masuk, barang keluar dan barang kembali yang
menggunakan sistem manual kurang efektif karena masih mengandalkan
formulasi manual dengan Ms. Excel yang tidak memiliki banyak fasilitas
pendukung seperti searching dan auto-updating.
2. sistem lama tidak didukung adanya fasilitas searching, sehingga
membutuhkan waktu untuk mengecek ulang laporan. Karena laporan
ynag dibuat terpisah, tidak ada Database.
3. Tidak adanya database yang menyimpan data transaksi mulai dari data
pelanggan, data barang, data stock barang, dan jenis barang sehingga
membuat kurangnya kualitas informasi yang dihasilkan dan data tidak
dapat disajikan secara cepat tepat dan akurat.
4.1.3 Usulan pemecahan masalah
Dari hasil analisa diatas masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Hanover
Solar Indonesia terkait dengan pengolahan data persediaan yang sedang
berjalan, maka penulis melakukan analisa untuk memecahkan masalah
tersebut. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa usulan dalam
memecahkan masalah, diantaranya:
1. Penulis mencoba merancang sistem informasi persediaan barang dengan
pemrograman Visual Basic 6.0
67
2. Dengan pemrograman ini administrasi dapat mengurangi kesalahan
dalam perhitungan barang, harga stock barang. Karena program ini dapat
menghitung dengan efektif serta meminimalisir kesalahan yang timbul.
3. Memudahkan manajemen dalam membuat laporan-laporan secara cepat
apabila dibutuhkan langsung bisa dicetak dan dapat mempergunakan
informasi dalam pengambilan keputusan dengan cepat.
4.2 Analisa Sistem Yang Baru
Analisa sistem tentang sistem proses pembuatan laporan persediaan pada PT.
Hanover Solar Indonesia memang sudah semuanya diproses dengan menggunakan
komputer. Tetapi masih lumayan banyak permasalahan yang timbul seperti sering
terjadi perselisihan antara data dengan fisik yang mengakibatkan terjadinya overstock
material. Permasalahan lain adalah seringkali terjadinya pembatalan transaksi oleh
pelanggan akibat barang yang telah dijual dengan barang yang tersedia tidak match
(Stock untuk barang tersebut sudah habis namun tetap dijual). Sehingga dalam
membuat laporan persediaan kurang akurat, dan bagi pihak manajemen susah dalam
memgambil keputusan.
4.2.1 Aliran Sistem Informasi Yang Baru
Untuk memperbaiki kinerja dari sistem yang sedang berjalan di bagian
gudang pada masalah sistem pembuatan laporan persediaan, penulis mengusulkan
agar diterapkan suatu sistem informasi yang telah terkomputerisasi sepenuhnya.
Mulai dari input data barang masuk, input data barang keluar, dan data-data lain yang
68
berhubungan dengan pembuatan laporan persediaan. Sistem yang akan diterapkan
adalah sistem informasi akuntansi yang menggunakan aplikasi Visual Basic Versi 6.0.
Hal-hal yang menjadi alasan utama dalam memilih system komputerisasi
dengan menggunakan program Visual Basic Versi 6.0 adalah sebagai berikut:
1. Keefektifan dan keefsienan dari Program Microsoft Visual Basic Versi 6.0,
baik dari segi waktu dan biaya, karena aplikasi ini hanya membutuhkan
sedikit user untuk mengoperasaikannya dan juga waktu yang dibutuhkan
relatif lebih pendek namun mampu mengalah data yang lebih banyak.
2. Dapat menghasilkan laporan-laporan yang lebih akurat dari sebelumnya
karena program tersebut memenuhi standar.
Untuk lebih jelasnya mengenai aliran sistem yang baru ini dapat dilihat
pada sumber aliran sistem yang baru pada PT. Hanover Solar Indonesia maka
dilakukan analisa dengan menggambarkan bagaimana bentuk dari aliran
sistem informasi yang baru pada perusahaan ini nantinya.
69
Aliran Sistem Informasi Baru
SUPPLIERBAGIAN
PENJUALAN GUDANG PIMPINANKONSUMEN
Data Barang
Data Barang
Data Konsumen
Data KonsumenLaporan Data
Konsumen
Data Barang
Data SupplierData Supplier
Data SupplierLaporan Data
Supplier
Reveice OrderReveice Order
Laporan Data
Barang
Input Data
Konsumen
Proses Data Supplier
Proses Data
Barang
Data Konsumen
2
Proses Data Barang
masuk
Laporan data
barang masuk
Reveice Order 1
Data Barang Masuk
4.1 Aliran Sistem Informasi yang baru
PT. Hanover Solar Indonesia
70
Aliran Sistem Informasi Baru
PIMPINANGUDANGBAGIAN
PENJUALANSUPPLIERKONSUMEN
Data PemesananData Pemesanan
Sales Order
Faktur
Sales Order
DO
Invoice
Proses Order
Penyiapan Barang
Keluar
Rekap Penjualan
Barang
Pengeluaran barang
Data Penjualan
Laporan
Pengeluaran Barang
Faktur
DO
Invoice
Faktur
DO
Invoice
Laporan Data
Penjualan
Lakukan
Pengiriman
Barang
4.1 Aliran Sistem Informasi yang baru
PT. Hanover Solar Indonesia
4.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem secara
umum. Diagram konteks merupakan alat bantu perancangan yang merupakan
bagian dari Data Flow Diagram (DFD) yang memperlihatkan bagian-bagian
atau entitas-entitas yang terlibat didalam sistem dan bagaimana entitas-entitas
71
tersebut berhubungan. Diagram konteks juga merupakan suatu pandangan,
yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem umum dan keluaran.
Diagram ini memperlihatkan pengalihan data didalam sistem dan melebarkan
konseptualitas sistem yang memungkinkan. Diagram ini adalah tingkatan
tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses secara
keseluruhan. Gambar dibawah memperlihatkan bagaimana sistem yang akan
diterapkan di PT. Hanover Solar Indonesia pada sistem informasi proses
pembuatan laporan persediaan.
4.4 Diagram Konteks PT. Hanover Solar Indonesia
4.2.3 Diagram Nol (Data Flow Diagram)
Diagram arus data (data flow diagram) adalah diagram yang
menggambarkan arus data dengan penjabaran dari diagram konteks yang
menggambarkan aliran data yang terjadi didalam sistem. Dalam diagram ini
juga menggambarkan proses-proses yang terjadi didalam sistem. Lebih
Penjualan
Pimpinan Supplier
0 Informasi Persediaan Barang
Pada PT. Hanover Solar
Indonesia
Lap. Data Konsumen
Lap. Data Supplier
Lap. Data Barang
Lap. Data Barang Masuk
Lap. Data Barang Keluar
Lap.Data Penjualan
Valid
Sales_Order Lap. Stock
Kirim Barang (DO)
Data Supplier
Data Barang
DO,PO ,Asli
72
mendetail dibanding diagram konteks. Masukan dan keluaran yang ditetapkan
dalam diagram yang pertama tetap konstan. Penyimpanan-penyimpanan data
juga dapat dilihat pada diagram ini.
List_Barang
4.0*
Input
Pemesanan
3.0*
Input data
Barang
konsumen
6.0
Pembuatan
Laporan
Data_konsumen
Supplier
Data_Barang
Data_konsumen
Data_Supplier
Konsumen Data pemesanan
List_Barang
Data_Supplier
Cek_Barang
Pimpinan
5.0*
Cetak
transaksi dan
D1 Data_konsumen
D2 Data_Supplier
D5 Data_Barang Keluar
Data_Barang D4 Data_Barang Masuk
D6 Data_Penjualan
Data_penjualan
Invoce,Barang
Hasil laporan
D3 Data_Barang
2.0*
Input data
Supplier
73
4.2.4 Diagram Rinci 6.0
Diagram rinci digunakan untuk menrinci desain sistem terdiri dari masukkan,
keluaran dan simpanan serta proses apa saja untuk memperoleh hasil yang
semaksimal mungkin.
6.4*
Pembuatan
Laporan Data
Pimpinan
6.2*
Pembuatan
Laporan Data
6.3*
Pembuatan
Laporan Data
6.5*
Pembuatan
Laporan data
6.1*
Pembuatan
Laporan Data
Laporan_Data_Barang
Laporan_Data_supplier
Laporan_Data_Barang_
Laporan_Data_Barang_masuk
Laporan_Data Barang Keluar
D2 Data_Supplier
D3 Data_Barang
D4 Data_barang masuk
D5 Data_Barang keluar
D1 Data_Data Konsumen
6.6*
Pembuatan
Laporan data
Laporan_Penjualan
D6 Data_Penjualan
74
4.2.5 Entity Relationshiop Diagram
Entity Relationship Diagram adalah diagram yang menunjukkan hubungan
antara entitas yang ada dalam sistem. Dalam diagram ini kita dapat mengetahui
hubungan yang terjadi antara satu entitas dengan entitas yang lain. Diagram ini
berguna nantinya sebagai dasar dalam perancangan programnya. Dalam PT. Hanover
Solar Indonesia , hubungan entitas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Jual
Request
Barang
Id_Barang
Nama_Barang
Harga_Barang
Stok
Supplier
Id_Supplier
Nama_Supplier
Alamat_Supplier
Konsumen
Id_Konsumen
Nama_Konsumen
Alamat_konsumen
1
M
1
M
Memasok
M
M
Penjualan
Id_Penjualan
Nama_barang
Harga_Barang
Jumlah
Harga
total
75
4.2.6 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses adalah deskripsi atau keterangan tentang apa saja yang
terjadi dalam suatu proses dari level paling bawah dari DFD. Data flow diagram
(DFD) digunakan untuk menggambarkan aliran data yang ada didalam sistem
dan proses-proses apa saja yang dilakukan oleh sistem tersebut serta dapat
digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun yang
manual dengan melalui gambar-gambar yang dibentuk.
Setelah dibuat diagram konteks maka selanjutnya dilakukan pengembangan
dengan merancang DFD agar alur sistem yang terjadi dapat diketahui. Pada level
ini dapat digambarkan arus yang terjadi didalam sistem informasi persediaan
barang, sehingga dapat diketahui proses yang terjadi dari sistem sebelum
memberikan informasi. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk
mendukung pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti
system yang akan dikerjakan atau dikembangkan.
Berikut ini adalah spesifikasi proses pada sistem baru kepada PT.
Hanover Solar Indonesia sebagai berikut:
1. Proses 1.0*
Nama Proses : Input data Konsumen
Masukkan : Data Konsumen
Keluaran : File Konsumen
Proses : Input data Konsumen kemudiaan disimpan
kedalam file Konsumen
76
2. Proses 2.0*
Nama Proses : Input data Supplier
Masukkan : Data Supplier
Keluaran : File Supplier
Proses : Input data Supplier kemudiaan disimpan
kedalam file Supplier
3. Proses 3.0*
Nama Proses : Input data Barang
Masukkan : Data Barang
Keluaran : File pelanggan
Proses : Input data Barang kemudiaan disimpan
kedalam file Barang
4. Proses 4.0*
Nama Proses : Input data barang masuk
Masukkan : Data barang masuk
Keluaran : File barang masuk
Proses :Input data barang masuk kemudiaan
disimpan kedalam file barang masuk.
5. proses 5.0*
Nama Proses : Input data barang keluar
Masukkan : Data barang keluar
Keluaran : File barang keluar
Proses : Input data barang keluar kemudiaan disimpan
77
kedalam file barang keluar.
6. Proses 6.0*
Nama Proses : Buat Laporan Penjualan
Masukkan : Laporan Stock
Keluaran : Laporan
Proses : Dari hasil laporan Penjualan barang akan melakukan
pengiriman barang kepada konsumen dan menbuat
rekap penjualan dalam menghasilkan informasi
penjualan barang dan diberikan ke pimpinan.
4.2.7 Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus
data yang ada pada DFD. Arus DFD bersifat global dan hanya ditunjukan
nama arus datanya saja.
a. Nama arus data
Nama arus data yang di-catat pada kamus data yang sama dengan arus data
yang ada pada DFD.
b. Alias
Merupakan nama lain dari data. Alias ini deperlukan untuk menbedakan
antara data yang 1 (satu) dengan data yang lainnya.
78
c. Bentuk data
Merupakan wujud dari arusa data yang dapat berupa dokumen dasar/ formulir,
dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan dilayar monitor,
variabel dan field.
d. Arusa data
Menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
e. Penjelasan
Menjelaskan tentang makna dari arus data yang akan dicetak.
f. Volume
Tentang banyak rata-rata data yang mengalir pada priode tertentu dan volume
puncak dari arus data tersebut.
g. Struktur data
Menujukan arus data di-catat pada kamus data, yang terdiri dari item-item apa
saja.
1. Kamus Data untuk Konsumen
Nama arus data : Data_Konsumen
Bentuk data : File
Arus data : proses 1.0 menuju simpanan data d1
Penjelasan : Menyimpan data langganan kedalam table
Konsumen
Periode : Setiap kali terjadi update data Konsumen
Struktur data : Konsumen ={@Kd_Konsumen +
NamaKonsumen + Alamat + No_Telp }
79
2. Kamus Data untuk Supplier
Nama arus data : Supplier
Bentuk data : File
Arus data : Supplier ke Proses 2.0*
Penjelasan : Menyimpan data langganan kedalam table
Supplier
Periode : Setiap kali terjadi update data Supplier
Struktur data :Supplier ={@Kd_Supplier+ NamaSupplier+
Alamat + No_Telp }
3. Kamus Data untuk Data Barang
Nama arus data : Data Barang
Bentuk data : file
Arus data : Proses 2.0* ke Proses 3.0*
Penjelasan : Bagian administrasi akan melakukan input
barang dan pengecekan persediaan barang
sesuai dengan barang yang dipesan.
Periode : Setiap kali konsumen memberikan dokumen
pemesanan barang.
Struktur data : {@Kd_Barang + Nm_Barang + Satuan +
Harga_Beli+Harga_jual +Jumlah}
80
4. Kamus Data untuk Data Barang Masuk
Nama arus data : Data Barang Masuk
Bentuk data : Field
Arus data : Proses .0* ke data store Konsumen
Penjelasan : Detail data penjualan barang kepada Konsumen
Periode : Setiap kali terjadi pembelian
Struktur data : { Tgl_Faktur + No_Faktur + Nama User +
Kd_Konsumen + Unit + Nm_Barang + Harga Jual + Jumlah Jual +
Diskon + Total + Bayar + Sisa}
5. Kamus Data untuk Invoice
Nama arus data : Invoice
Bentuk data : Dokumen cetakan komputer
Arus data : Proses 3.1* ke Customer
Penjelasan : Faktur yang dikirimkan ke Customer
Periode : Setiap kali terjadi penjualan
Struktur data : {@NoFaktur + Nm_Customer + Tgl_Jual +
Nm_Barang + Jumlah + Harga_Satuan + Sub_Total + Total +
Grand_Total TandaTerima + HormatKami}
6. Kamus Data untuk Pemasok
Nama arus data : Data_Pemasok
Bentuk data : File
Arus data : Pemasok ke Proses 4.0*
Penjelasan : Informasi dari setiap Pemasok
81
Periode : Setiap kali terjadi update data Pemasok
Struktur data : {@Kd_Pelanggan + NamaPerusahaan +
Alamat + No_Telp + No_Fax + Keterangan}
4.3 Desain Rinci
4.3.1. Rancangan Formulir
Gambar 4.6 Desain Input Data Supplier
1. Rancangan Input Data Pelanggan
82
Gambar 4.7 Desain Input Data Pelanggan
2. Rancangan Input Data Barang
Gambar 4.8 Desain Input Data Barang
3. Rancangan Input Data Barang Masuk
83
Gambar 4.9 Desain Input Data Barang Masuk
4. Rancangan Input Data Barang Keluar
84
Gambar 4.10 Desain Input Data Barang Keluar
4.3.2 Rancangan Layar Masukan
Tujuan dari desain input adalah untuk menjamin pemasukkan data yang
diterima dan dimergerti agar tercapai keakuratan yang tinggi sehinnga
pemasukkan data dapat dilakukan dengan subjektif mungkin. Dalam
pembahasan salanjutnya dirancang desain input adalah sebagai berikut:
5. Rancangan Input Data Supplier
85
Gambar 4.6 Desain Input Data Supplier
6. Rancangan Input Data Pelanggan
Gambar 4.7 Desain Input Data Pelanggan
86
7. Rancangan Input Data Barang
Gambar 4.8 Desain Input Data Barang
8. Rancangan Input Data Barang Masuk
87
Gambar 4.9 Desain Input Data Barang Masuk
9. Rancangan Input Data Barang Keluar
88
Gambar 4.10 Desain Input Data Barang Keluar
4.3.3 Rancangan Laporan
Desain output digunakan untuk membuat laporan yang merupakan
keluaran atau hasil yang diinginkan dan juga merupakan alat komunikasi atau
penghubung yang utama antara pemakai atau sistem komputer. Bentuk output
merupakan tampilan atau pengeluaran dari keseluruhan kegiatan yang dilakukan
dalam suatu kegiatan.
1. Desain Output Data Supplier
89
2. Desain Output Data KONSUMEN
90
3. Desain Output Data Barang
4. Desain Output Data Barang Masuk
91
5. Desain Output Data Barang Keluar
6. Desain Output Data Penjualan Barang
92
4.3.4 Rancangan File
Dalama perancangan sistem yang baik diperlukan beberapa file yang bertujuan untuk
memudahkan pengambilan informasi data. File-file ini saling berkaitan satu sama
dengan yang lain dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan pemakai atau user.
Beberapa pertimbangan dalam mendesain file antara lain:
1. Pemilihan media yang digunakan untuk menyimpan data, misalnya flash dish,
disket, harddish dan lain-lain.
2. Tujuan dari file.
3. Apakah file yang dirancang untuk digunakan untuk file input dan output.
4. Kemampuan perangkat keras yang akan digunakan.
5. Ukuran file dan kecepatan pemrosesan.
Adapun file-file yang akan digunakan dalam merancang sistem yang baru adalah
sebagai berikut:
1. File Konsumen
Tabel 4.6 File DataKonsumen
File Name : Persediaan
Tabel Nama : konsumen
Field Key : Kode konsumen
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
93
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. Kode_k Text 10 Kode konsumen
2. Nama_k Text 30 Namakonsumen
3. Alamat Text 35 Alamat
4. Tlp Number 15 Telepon
5. Faks Number 15 Faks
6. Email Text 20 Email
7. Contatc_Person Text 20 Contact Person
8. Tanggal Date & Time 8 Tanggal
2. File supplier
Tabel 4.7 File Data Supplier
File Name : Persediaan
Tabel Nama : Supplier
Field Key : Kode Supplier
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. Kode_S Text 10 Kode Supplier
2. Nama_S Text 30 Nama Supplier
3. Alamat Text 35 Alamat
4. Tlp Number 15 Telepon
94
5. Faks Number 15 Faks
6. Email Text 20 Email
7. Contatc_Person Text 20 Contact Person
8. Tanggal Date & Time 8 Tanggal
3. File Barang
Tabel 4.8 File Data Barang
File Name : Persediaan
Tabel Nama : Barang
Field Key : Kode Barang
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. Kode_B Text 10 Kode barang
2. Nama_B Text 30 Nama barang
3. Satuan Text 35 Satuan
4. Harga_beli Number 15 Harga beli
5. Harga_jual Number 15 Harga jual
6. Stock Number 20 Stock
7. Stock_min Number 20 Stock min
8. Tanggal Date & Time 8 Tanggal
4. File Barang
95
Tabel 4.8 File Data Barang Masuk
File Name : Persediaan
Tabel Nama : Datang Barang Masuk
Field Key : No. Receice Order
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. NO_RO Text 10 Receice Order
2. Tanggal Date & Time 8 Tanggal
3. Nama_supplier Text 30 Nama Supplier
4. Satuan Text 15 Satuan
5. Jumlah Text 15 Jumlah
6. Harga Number 20 Harga
5. File Barang
Tabel 4.8 File Data Barang Keluar
File Name : Persediaan
Tabel Nama : Datang Barang Keluar
Field Key : No. Order
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
96
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. NO_ORD Text 10 Receice Order
2. Tanggal Date & Time 8 Tanggal
3. Nama_pelanggan Text 30 Nama Pelanggan
Tanggal Date &Time 8 Tanggal
4. Satuan Text 15 Satuan
5. Jumlah Text 15 Jumlah
1. File Penjualan
Tabel 4.8 File Data Barang Penjualan
File Name : Persediaan
Tabel Nama : Penjualan
Field Key : Kode Penjualan
Media Penyimpanan : Flas Disk/ Harddish
No. Field Jenis Lebar Keterangan
1. NO_ORD Text 10 Receice Order
2. Nama_Konsumen Text 15 Nama konsumen
3. Nama_Barang Text 30 Nama_Barang
4. Harga Number 20 Number
5. Satuan Text 15 Satuan
6. Jumlah Text 15 Jumlah
97
4.4 Rencana Implementasi
Rencana implementasi sistem baru ini dilakukan agar kegiatan yang telah
direncanakan dalam rencana implementasi dapat diimplementasikan. Kegiatan yang
dapat dilakukan dalam tahap implementasi adalah sebagai berikut:
4.4.1 Jadwal Implementasi
4.4.2 Perkiraan Biaya
Dalam melakukan implementasi maka perlu dilakukan analisa biaya yang
biasa disebut anggaran biaya, anggaran biaya ini meliputi anggaran dari awal sampai
akhir atau sampai implementasi sistem dijalankan.
1. Biaya Pengadaan (Procurement Cost)
- Biaya pembelian perangkat keras Rp. 4.000.000
- Biaya instalasi perangkat lunak Rp. 50.000
- Biaya manajemen pengadaan Rp. 50.000
Total Rp. 4.100.000
2. Biaya Proyek
a. Tahap Analisis Sistem
- Biaya untuk pengumpulan data Rp. 50.000
- Biaya dokumentasi (ATK, fotocopy) Rp. 50.000
- Biaya manajemen analisis Rp. 200.000
Total Rp. 2.100.000
b. Tahap Disain Sistem
98
- Biaya dokumentasi Rp. 50.000
- Biaya manajemen disain Rp. 1.750.000
Total Rp. 1.800.000
c. Tahap Programing
- Biaya pengumpulan data Rp. 50.000
- Biaya manajemen programing Rp. 1.500.000
Total Rp. 1.550.000
d. Tahap Penerapan/ Implementasi Sistem
- Biaya pembuatan formulir baru Rp. 100.000
- Biaya konversi data Rp. 100.000
- Biaya training Rp. 200.000
- Biaya manajemen penerapan sistem Rp. 1.000.000
Total Rp. 1.400.000
Total biaya Proyek Rp. 10.950.000
99
4.5 Perbandingan Sistem
Adapun perbandingan sistem lama dengan sistem baru dapat dilihat dalam
tabel dibawah ini:
No. Sistem Lama Sistem Baru
1.
2.
3.
Tingkat keamanan data kurang,
meskipun aplikasi yang digunakan
adalah Microsoft Excel telah
terdapat security akan tetapi banyak
software yang mampu membuka
password tersebut.
Informasi tentang persediaan barang
yang kurang akurat dan relatif lama,
karena harus berulang-ulang dalam
menbuat laporannya.
Dalam penyimpanan data kurang
terjamin dengan menggunakan
program microsoft excel karena
program tersebut tempat
penyimpanan data ada keterbatasan
Sistem sudah memiliki tingkat
keamanan yang lebih terjamin karena
sudah dilengkapi dengan hak akses
(security log in) sehingga tidak semua
orang bisa mengaksesnya.
Dengan menggunakan sistem rancang
baru ini ,sehingga dalam menbuat
laporan persediaan dgn cepat dan
akurat.
Dengan menggunakan database
sebagai tempat penyimpanan data,
maka akan mengurangi terjadinya
kerusakan file juga tidak ada
keterbatasan dalam penyimpanan data.
100
tertentu, juga kadang terjadi
kerusakan data atau error.
4.6 Analisis Produktifitas
Dengan menggunakan sistem informasi yang baru maka produktifitas PT.
Hanover Solar Indonesia akan semakin meningkat, hal dikarenakan sistem
pengolahan data-datanya dapat dilakukan dengan cepat sedangkan waktu yang
disediakaan dalam melaksanakan pemrosesan data supplier, masukkan data barang
masuk dan keluar serta data barang sangat terbatas dengan adanya sistem baru
memungkinkan pekerja atau user untuk dapat melakukan pemrosesan data-data yang
lebih cepat.
101
4.6.1 Segi Efisiensi
a. Dengan menggunakan sistem rancang baru ini maka dalam mencari dan
menbuat laporan tidak perlu menghabiskan waktunya sehingga pimpinan dapat
mengambil keputusan dengan tepat dan akurat.
b.Penggunaan kertas lebih efisien sehingga data persediaan barang sudah
tersimpan dalam bentuk database, dimana apabila data dibutuhkan sewaktu-
waktu sangat mudah untuk memperolehnya.
4.6.2 Segi Efektifitas
a. Dalam proses pengolahan data persediaan barang dengan mengunakan sistem
informasi yang baru dapat memudahkan dalam mencari dan menbuat laporan
sehingga tidak perlu menghabiskan waktu
b.Dengan menggunakan sistem informasi ini,sehingga pembuatan laporan dapat
ditampilkan dengan cepat dan tepat pada waktu secara otomatis.
101
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dikaitkan dengan
permasalahan penelitian yang telah dirumuskan pada bab pendahuluan, dari penelitian
ini diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Persediaan Barang yang masih menggunakan sistem
sederhana yaitu penggunaan Microsoft Excel dibutuhkan waktu yang lebih
lama untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Manajemen
pada PT. Hanover Solar Indonesia
2. Dengan menerapkan Sistem Perancangan Persediaan barang menggunakan
pemrograman Visual Basic 6.0 akan meningkatkan kecepatan dalam
penginputan data sehingga, PT. Hanover Solar Indonesia mampu menyajikan
Laporan–Laporan yang cepat dan akurat.
3. Dengan menggunakan Sistem Informasi Persediaan Barang system Informasi
Persediaan Barang , akan memberikan penghematan segi biaya, tenaga dan
waktu pada PT. Hanover Solar Indonesia
102
5.2 Saran
Pada bagian akhir penulisan ini, penulis ingin menyampaikan beberapa saran
kepada pihak PT. Hanover Solar Indonesia:
1. Banyak volume transaksi yang terjadi didalam perusahaan menuntut
diperlukannya kecepatan dan ketelitian dalam penginputan dan pembuatan
laporan yang akurat.
2. Hendaknya PT. Hanover Solar Indonesia dapat menerapkan aplikasi
menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 untuk menunjang Sistem
Informasi Persediaan barang pada perusahaan yang akan sangat
bermanfaat dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam menyajikan
laporan.
DAFTAR PUSTAKA
Ario Suryo Kusumo, 2002, Pemrograman DataBase dengan Visual Basic 6.0I, PT Elek
Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.
Ario Suryo Kusumo., 2003, Pemrograman Database dengan Microsoft Visual Basic 6.0,
Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Djoko Pramono, (2002), Mudah Menguasai Visual Basic 6, PT. Elek Media Komputindo,
Jakarta.
Gordon B. Davis., 1984, Management Information Sistem. Penerbit McGrowth Hill.
Greg Perry., 1997, Visual Basic Dalam 12 Pelajaran Yang Mudah, Andi, Yogyakarta.
Jogiyanto, H.M 1995, Analisa dan Desain System Informasi : Pendidikan Terstruktur,
Andi Offset, Yokyakarta.
Jogiyanto, H.M. 1990. Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur
Teori & Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Jogyakarta.
M. Agus J. Alam, 2001, Microsoft Visual Basic versi 6.0, PT. Elek Media Komputindo,
Jakarta.
Reymond Mc Leod., 1996, Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, Jakarta.
Reymond Mc Leod., 2001, Management Information Sistem, Prentice Hall International
Inc, New Jersey.
Teguh Wahyono, 2004, Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yokyakarta.
Toger M Simatupang, 1994, Teori Sistem, Andi Offset, Yokyakarta.
William Stamatakis., 2001, Microsoft Visual Basic Design Patterns, PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta.
