PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT

MENYURAT DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA

MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

SKRIPSI

Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat

guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh :

JUNIDAR

NIM 10111163

PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK U’BUDIYAH INDONESIA

BANDA ACEH

2012

LEMBAR PENGESAHAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT

DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA

MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

Tugas Akhir oleh Junidar ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padatanggal 10

September 2012.

Dewan Penguji:

1. Ketua Nama : Al Hazrami, S.Kom

NIDN :

2. Anggota Nama : Muslim, S.Si, M. Info Tech

NIDN :

3. Anggota Nama : Agustiar, ST, MT

NIDN :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT

DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA

MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL

SKRIPSI

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat

guna memperoleh gelar Sarjana Komputer

STMIK U’Budiyah Indonesia

Oleh

Nama : Junidar

Nim : 10111163

Disetujui,

Penguji I Penguji II

(Muslim, S.Si, M. Info Tech) (Agustiar, ST, MT)

Ka. Prodi S1 Teknik Informatika, Pembimbing,

(Fadhla Junus, ST, M. Sc) (Al Hazrami, S.Kom)

Mengetahui,

Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia

(Drs.Alfian Ibrahim, MS)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana

merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian - bagian tertentu dalam penulisan

skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas

sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi

pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan

peraturan yang berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.

Banda Aceh, 21 September 2012

Materai, tanda tangan

Junidar

10111163

v

KATA PENGANTAR

Assalamua’laikum Wr, Wb, / Salam Sejahtera

Segala puji syukur kehadirat Allah swt yang telah memberi kemampuan dan

kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang berjudul

”Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia

Menggunakan PHP dan MySQL”

Salawat beserta salam kepada junjungan alam Nabi Besar Muhammad saw beserta

keluarga dan sahabat beliau yang telah membawa umat manusia dari alam kegelapan kepada

alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Penulisan skripsi ini selain dalam rangka

melengkapi tugas-tugas dan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan

program Sarjana, juga untuk membantu memudahkan pihak Akademik dalam pengarsipan

surat yang lebih baik kedepannya menggunakan arsip digital berbasis web.

Dalam proses penulisan proposal ini, penulis banyak sekali mendapat bantuan dan

bimbingan dari berbagai pihak yang terkait dari sejak tahap persiapan proposal hingga

selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ketua STIMIK U’budiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S

2. Ketua Program Studi Teknik Informatika Bapak Agustiar, ST. MT

3. Kepada Dosen Pembimbing, Bapak Al Hazrmi, S.Kom yang telah bersedia meluangkan

waktu untuk membimbing penulis dalam melakukan penelitian dan penulisan proposal

ini hingga selesai.

4. Kepada Ina, selaku staff akademik yang turut membantu segala proses surat-menyurat

serta info-info yang dibutuhkan penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini

5. Kepada pihak staff lainnya yang juga ikut membantu walau tidak kelihatan, namun

penulis sadar jika tanpa tim akademik, penulis tidak akan sampai pada tahap penulisan

tugas akhir saat ini.

6. Kepada kedua Almarhum Orang Tua tercinta, walau kalian tak disamping namun ada

kekuatan sendiri sehingga hari ini anandamu mampu menyelesaikan tahap pertama untuk

menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat kelulusan untuk meraih gelar Sarjana.

vi

7. Kepada keluarga, terutama kakak dan abang tercinta, yang mendukung baik lewat materi

dan do’a sehingga penulis mampu menyelesaikan tahap pertama penulisan tugas akhir

ini.

8. Kepada teman-teman, Wini, Eka, Gusti, Hafni, Muhib, Fajar, Aal, Ahyar, Anas, Awir,

Sayed dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, karena

dukungan kalian semualah penulis mampu menyelesaikan ini.

9. Kepada pihak-pihak tertentu, terutama Kak Dian, terimakasih atas support yang selama

ini kakak berikan, sehingga adindamu mampu melewati ini semua.

Banda Aceh, 21 September 2012

Penulis

Junidar

vii

ABSTRAK

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha Universitas

U’Budiyah Indonesia, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu

dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu

sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat

pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang

aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak TU. Aplikasi ini

dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini

mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, admin atau petugas TU dapat mengelola

dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan,

menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk

dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan

pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang

diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam

mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat

membantu mahasiswa dalam melakukan pembuatan surat di pihak akademik Universitas

U’Budiyah Indonesia.

Kata Kunci : Arsip Surat, MySQL, PHP, TU, Mahasiswa

viii

ABSTRACT

Many were made and the number of letters received clerical administration

section U'Budiyah University of Indonesia, so that the search data will be

inefficient in terms of time and effort by using the manual system. So at this time

we need a system of administration that is more structured management letter in

order to speed up the search data and preparing reports, so that the author felt the

need to design the application Correspondence Archive deemed necessary and

help the TU. This application is designed using PHP and MySQL. Because web-

based, it has the ability to archive applications, can be accessed anywhere, admin

or TU officials can manage user login that can add, edit, cancel, delete and store

incoming and outgoing mail, to search incoming and outgoing mail by sender and

the subject, the search results do sorting based on id or the date of the letter, and

can print the reports. The results obtained from the implementation of this

correspondence archive application that makes it easy to manage archiving TU

letter once manual is now digital, and in doing so assist students in the creation of

academic letter U'Budiyah University of Indonesia.

Keywords: Archives Mail, MySQL, PHP, TU, Student

xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................ iii

LEMBAR PERNYATAAN ......................................................................... iv

KATA PENGANTAR ................................................................................. v

ABSTRAK ................................................................................................... vii

ABSTRACK ................................................................................................ viii

DAFTAR ISI ................................................................................................ xi

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xv

DAFTAR TABEL ...................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................... 1

1.2 Perumusan Masalah ................................................................. 3

1.3 Batasan Masalah ...................................................................... 4

1.4 Tujuan dan Manfaat ................................................................. 4

1.5 Metodologi Penelitian .............................................................. 6

1.6 Sistematika Penulisan .............................................................. 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................. 9

2.1 Profil Umum Universitas U’budiyah Indonesia ...................... 9

2.2 Konsep Dasar Sistem ................................................................ 11

2.2.1 Definisi Sistem ............................................................. 11

2.2.2 Karakteristik Sistem ..................................................... 12

2.3 Konsep Dasar Informasi ........................................................... 13

2.3.1 Siklus Infromasi ........................................................... 14

2.3.2 Kualitas Informasi ........................................................ 15

2.4 Sistem Informasi ...................................................................... 16

xii

2.5 Surat ......................................................................................... 18

2.5.1 Fungsi Surat ................................................................. 19

2.5.2 Tujuan Surat ................................................................. 20

2.5.3 Pengertian Surat Masuk ............................................... 21

2.5.4 Pengertian Surat Keluar ............................................... 22

2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk .............................. 22

2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar .............................. 24

2.6 Database ................................................................................... 25

2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS) .................................... 28

2.8 PHP dan MySQL ..................................................................... 31

2.8.1 PHP .............................................................................. 31

2.8.2 MySQL ......................................................................... 33

2.9 Koneksi PHP ke MySQL ......................................................... 36

BAB III METODELOGI PENELITIAN .................................................. 38

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian .................................................. 38

3.2 Alat dan Bahan Penelitian ........................................................ 38

3.3 Prosedur Kerja ......................................................................... 38

3.3.1 Studi Pendahuluan ........................................................ 40

3.3.2 Studi Kepustakaan ........................................................ 40

3.3.3 Identifikasi Masalah ..................................................... 41

3.3.4 Penetapan Tujuan ......................................................... 41

3.3.5 Pengumpulan Data ....................................................... 41

3.3.6 Pengolahan Data .......................................................... 42

3.3.7 Perancangan Jalur Arsip Surat Menyurat

Universitas U’Budiyah Indonesia ................................ 42

3.3.7.1 Flow Chart ................................................... 43

3.3.7.2 ERD ............................................................. 45

3.3.8 Pembuatan Aplikasi ..................................................... 46

3.3.9 Implementasi ................................................................ 47

3.3.10 Hasil dan Pembahasan ................................................. 47

xiii

3.3.11 Penulisan Laporan ........................................................ 47

BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 48

4.1 Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat ..... 48

4.2 Struktur Tabel Database ........................................................... 49

4.2.1 Tabel Login User ......................................................... 49

4.2.2 Surat ............................................................................. 50

4.2.3 Kode Surat .................................................................... 50

4.2.4 Surat Masuk .................................................................. 50

4.2.5 Surat Keluar ................................................................. 51

4.2.6 Posisi ............................................................................. 52

4.2.7 List Surat ....................................................................... 52

4.2.8 Data Prodi .................................................................... 53

4.2.9 Pendaftaran ................................................................... 53

4.2.10 Biodata User ................................................................. 54

4.3 Implementasi Form Database .................................................. 54

4.3.1 Menu Utama ................................................................. 54

4.3.2 Menu Request .............................................................. 55

4.3.3 Login ............................................................................ 56

4.3.4 Menu Utama Administrator ......................................... 57

4.3.5 Menu Utama User ........................................................ 58

4.3.6 Input Data Surat Masuk ............................................... 58

4.3.7 Input Data Surat Keluar ............................................... 59

4.3.8 Input Data Penyimpanan .............................................. 60

4.3.9 Input User ..................................................................... 60

4.4 Sosialisasi Aplikasi .................................................................. 61

BAB V KESIMPULAN .............................................................................. 62

5.1 Kesimpulan ................................................................................... 62

5.2 Saran ............................................................................................. 62

xiv

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 64

LAMPIRAN ................................................................................................. 65

BIODATA PENULIS .................................................................................. 66

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data ............................................................ 14

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi .................................................... 18

Gambar 2.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar .......................................... 24

Gambar 2.4 Lemari Arsip dan Basis Data ................................................... 26

Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian ............................................. 40

Gambar 3.2 Flow Chart Proses Surat Masuk ............................................... 43

Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar ............................................... 44

Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi ..................................... 45

Gambar 3.5 Simbol ERD ............................................................................. 46

Gambar 4.1 Halaman Utama WEB .............................................................. 55

Gambar 4.2 Halaman Request ...................................................................... 56

Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi .......................................... 56

Gambar 4.4 Halaman Login ......................................................................... 57

Gambar 4.5 Menu Utama Administrator ..................................................... 57

Gambar 4.6 Halaman Utama User ............................................................... 58

Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk ........................................... 59

Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar ............................................ 59

Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat .................... 60

Gambar 4.10 Halaman Input User ............................................................... 60

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Alat dan Bahan ............................................................................. 38

Tabel 4.1 Login Administrator ..................................................................... 49

Tabel 4.2 Surat ............................................................................................. 50

Tabel 4.3 Kode Surat ................................................................................... 50

Tabel 4.4 Surat Masuk ................................................................................ 50

Tabel 4.5 Surat Keluar ................................................................................. 51

Tabel 4.6 Disposisi Surat ............................................................................. 52

Tabel 4.7 List Surat ...................................................................................... 52

Tabel 4.8 Data Prodi .................................................................................... 53

Tabel 4.9 Daftaran ........................................................................................ 53

Tabel 4.10 Biodata User ............................................................................... 54

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai

kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat termasuk mahasiswa, Dosen dan

Staff perguruan tinggi tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan

teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup universitas agar

dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah

kinerja akademik bagian arsip Universitas U’Budiyah Indonesia kurang efisien

karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional.

Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat masuk

umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan,

surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan

dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara

mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar

dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang

sejenis.

Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan

data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu

waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem

informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut.

Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan

keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem

Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam akademik

bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar,

juga dapat memudahkan pihak-pihak dosen dan staff Universitas U’Budiyah

Indonesia dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di

setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip.

Program Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah

program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk

dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa

melihat data surat yang kita inginkan.

Selama ini proses administrasi surat-menyurat di Universitas U’Budiyah

Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang

dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat

masuk dan surat keluar. Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh akademik

Universitas U’Budiyah Indonesia yaitu masih menginput kan data dari surat

masuk dan surat keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke

dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat

masuk dan surat keluar.

Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh

Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan

tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat

tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum

nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai

untuk menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah

dosen harus meng-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor.

Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh

penerima surat tersebut karena kurang nya informasi.

Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih

terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Aplikasi ini

menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat

untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan

akademik. Di program ini dosen harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses

data-data dari pesan masuk dan pengumuman.

Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat

memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga

dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta

memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat

dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah

kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat

keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang

dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan

dan membantu menyelesaikan masalah.

2. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di sistem

pengarsipan.

3. Bagaimana sistem pengarsipan ini dibangun dengan dasar web base.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dilakukan agar penulisan tugas akhir dapat memberikan

pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan

tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan

yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini

antara lain :

1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP.

2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan

menggunakan MySQL.

3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu

dilakukan oleh pihak administrasi akademik Universitas U’Budiyah Indonesia.

4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan oleh admin.

5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan

mahasiswa Universitas U’Budiyah Indonesia yang membutuhkan informasi

berupa surat masuk dan pengumuman.

1.4 Tujuan dan Manfaat

Dalam melaksanakan suatu kegiatan tugas akhir diharapkan adanya tujuan

dan manfaat yaitu sasaran yang akan dicapai dari pembuatan tugas akhir tersebut.

Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka adapun

tujuan dari tugas akhir ini adalah:

1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih

berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu

tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar.

2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website

menggunakan PHP

3. Sebagai pembelajaran pengolahan database dengan menggunakan MySQL

4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat yang

masuk atau pun surat yang keluar.

Sedangkan manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah :

1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan sistem informasi berbentuk

website menggunakan PHP

2. Dapat menambah pengetahuan dalam pengolahan database dengan

menggunakan MySQL

3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja.

4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi

kerja mengalami peningkatan.

1.5 Metodologi Penelitian

Digunakan suatu metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi

kasus pada U’budiyah Indonesia. Adapun tahapan-tahapan yang penulis lakukan

pada penelitian ini adalah:

1. Pengumpulan data

a. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang

sedang dilakukan di Universitas U’Budiyah Indonesia.

b. Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan

pengurus TU Universitas U’Budiyah Indonesia.

c. Studi Pustaka, yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku

yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibuat, untuk

menghasilkan program aplikasi yang baik.

2. Perancangan

Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja

yang dibutuhkan untuk pembangunan “Sistem Informasi Arsipan Surat Menyurat

di Universitas U’Budiyah Indonesia”, kemudian mulai merancang desain tampilan

antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang

telah di analisis sebelumnya.

3. Pemograman

Pada tahap ini, yang dilakukan adalah membangun coding berdasarkan hasil

analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari

kebutuhan pengguna.

4. Implementasi

Implementasi adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan

program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program

merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini

program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian

setelah program dibuat.

5. Penulisan Laporan atau Tugas Akhir

Dalam penulisan laporan atau tugas akhir penulis menggunakan data-data yang

diperoleh penulis disaat melakukan riset atau observasi di tempat obyek penelitian

atau obyek penulisan.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu

sistematika penulisan yang terdiri dari :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis

membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan

masalah, manfaat dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data

yang dibutuhkan.

BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA

Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal

yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP,

database dan MySQL yang digunakan oleh penulis.

BAB 3 : METODELOGI PENELITIAN

Pada tahap ini penulis menjelaskan prosedur kerja penelitian, waktu

dan tempat penelitian, perancangan dasar sistem informasi yang akan

dibuat, serta alat dan bahan yang dibutuhkan.

BAB 4: ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkah-langkah

dalam pengarsipan dalam mengelola suatu data administrasi yang

digunakan dalam suatu organisasi perusahaan atau organisasi

BAB 5: KESIMPULAN

Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang

bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Umum Universitas U’Budiyah Indonesia

Gagasan mencerdaskan kehidupan bangsa merupakan harapan dan cita-

cita bangsa Indonesia untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas

agar mampu menjawab serta mengantisipasi perkembangan zaman dan masa

depan bangsa yang terus berubah dan berkembang dengan cepat.

Tujuan mencerdaskan bangsa bukanlah menjadi tugas pemerintah semata,

tetapi juga merupakan tugas dan tanggung jawab masyarakat secara keseluruhan.

Berangkat dari ide dan pemikiran tersebut, maka pemilik Yayasan U’Budiyah

berpartisipasi dalam pembangunan bangsa melalui penciptaan sumber daya

manusia di bidang informatika dan komputer yang profesional dengan mendirikan

lembaga pendidikan tinggi informatika dan komputer, yaitu Sekolah Tinggi

Manajemen dan Informatika Komputer (STMIK) U’Budiyah Indonesia. Bidang

informatika dan komputer merupakan bidang yang paling banyak diminati dan

paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini. Oleh karena itu, tidaklah

berlebihan jika pendirian STMIK ini diharapkandapat menjawab tantangan

tersebut.

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK)

U’Budiyah Indonesia, Banda Aceh merupakan Institusi pendidikan resmi yang

telah mendapatkan izin dari Menteri Pendidikan Nasional RI berdasarkan

SKNo.25/D/O/2007.

Keberadaan STMIK ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk mencetak

lulusan yang berkualitas, berkompetensi tinggi dibidang Informatika dan

Komputer melalui metode pembelajaran yang mutakhir, sarana dan prasarana

yang memadai dan tenaga pengajar yang profesional dibidangnya.

Adapun visi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu menjadi perguruan

tinggi terkemuka, unggul dan terdepan dalam penyelenggaraan Tri Dharma

Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada

Tuhan Yang Maha Esa, berjiwa kebangsaan, bermoral tinggi, berperilaku arif,

kreatif, dinamis, dan inovatif, memiliki integritas dan kepribadian tinggi, terbuka

dan tanggap terhadap pembaharuan dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi, serta mempunyai kemampuan integritas intelektual, keterampilan dan

keahlian yang kompeten, sehingga mampu bersaing ditingkat lokal, nasional dan

internasional.

Misi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu :

1. Menerapkan sistem pendidikan yang terencana, terpadu, terarah dan sesuai

dengan perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi dibidang

Informatika dan Komputer.

2. Menempatkan tenaga pengajar yang profesional dan kompeten dibidang

keahlian.

3. Meningkatkan jumlah dan mutu sarana dan prasarana pendidikan sesuai

dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

4. Menggalang dan mengembangkan kemitraan dengan berbagai institusi dan

pihak terkait, untuk penempatan mahasiswa/i dalam kerja praktek maupun

dalam hal penyerapan tenaga kerja.

2.2 Konsep Dasar Sistem

Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu

kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk

mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada

maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem

dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi,

sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya

sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).

2.2.1 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi

untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam

dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya

dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang

menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas

dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima

dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto,

2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu

kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.2.2 Karakteristik Sistem

Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem

(boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface),

masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output),

dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3).

1. Komponen sistem (component)

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu

fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan

subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya

membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program

komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi

informasi.

6. Pengolahan sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input

menjadi output.

7. Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran sistem (objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan

berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya

2.3 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem

yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya

berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto

menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari

proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto,

2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

2.3.1 Siklus Informasi

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data

tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu

informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk

mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal

dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus

pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.1.

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu

kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen

input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan

output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan

diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan

umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan

balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali,

begitu seterusnya.

2.3.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga

hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan

relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau

menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan

landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan

terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya

nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga

diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan

mengirimkannya.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya

informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan

perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan

kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok

produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi

relevan untuk akuntan

2.4 Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana

informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem

informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau

information processing systems atau information-generating systems. Sistem

informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip

Jagiyanto:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”

(Jagiyanto, 2005 : 11)..

Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang terdapat

didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok

teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut

(Jogiyanto, 2002 : 15) :

1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi

terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua

pemakai sistem.

4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari

sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu

dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu

kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem

informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan

tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat

waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar

2.2.

Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi

Sumber : (Jogiyanto, 2002 : 16)

2.5 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36).

Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar

yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang

untuk membantu ingatannya (2000 : 115).

Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu

pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat

komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern

misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.

Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki

kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat

merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan

ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan

rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis

artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun

bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan

memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.

Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat

komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

2.5.1 Fungsi Surat

Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan

dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama

antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 :

36) :

1. Wakil dari pengirim atau penulis

2. Bahan pembukti

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

4. Alat pengukur kegiatan organisasi

5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat

digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak

lain.

2.5.2 Tujuan Surat

Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau

instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi

tujuan surat pribadi atau individu yaitu :

1. Sebagai pemberitahuan.

2. Sebagai surat perintah.

3. Sebagai surat peringatan.

4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.

5. Sebagai surat pengantar.

6. Sebagai surat perjanjian.

7. Sebagai surat laporan.

8. Sebagai surat keputusan.

9. Sebagai surat panggilan

10. Sebagai surat susulan.

2.5.3 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada

pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang

diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua

jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima

melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman

(Wursanto, 1991).

Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan

menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991) :

1. Surat penting

Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang

memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian

tujuan organisasi.

2. Surat rutin atau biasa

Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak

lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

3. Surat rahasia

Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang

bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak

boleh dibuka oleh penerima surat.

4. Surat pribadi

Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,

walaupun disertai jabatan formalnya.

2.5.4 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau

perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan

maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,

bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat

oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto : 1991).

2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan

kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun

penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat

yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan

(Herijanto, 1994).

Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang

telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri

dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat

tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994), prosedur penanganan

surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai

berikut:

1. Penerimaan Surat

- Mengumpulkan surat masuk yang diterima.

- Meneliti ketepatan alamat surat.

2. Pensortiran Surat

- Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun

surat pribadi

- Menyortir berdasarkan tujuannya

3. Pembukaan Surat

- Membaca surat dinas (biasa, penting atau rahasia).

- Memeriksa lampiran-lampiran.

- Membubuhkan sampel agenda.

4. Pengagendaan Surat Masuk

- Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk

5. Pengklasifikasian Surat

- Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.

6. Pendistribusian Surat

- Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.

- Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang

paling penting sampai kurang penting.

- Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan

lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,

dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,

kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga

lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern

maupun ekstern (Wursanto, 1991).

Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah

ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan

administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam pengelolaan surat

keluar dapat dilihat pada gambar 2.3.

Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Sumber : (Wursanto,1991)

Keterangan :

1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh

pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.

2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris

maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan.

3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik

apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya.

4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai

dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.

Pengonsepan

Surat

Pengetikan Surat

Pemeriksaan Surat

Pencatatan Surat

Pengiriman Surat

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik

adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan

yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

2.6 Data Base

Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen yang paling

penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan

informasi bagi pemakai” (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai

macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk

menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.

Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan

dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi

dengan baik.

Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya

adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu

bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari

tersebut dapat menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaran-

lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan

dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita

ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan

petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan

ini sangat menyita waktu.

Gambar 2.4 Lemari arsip dan Basis Data

Sumber : (Didik Setiadi, 2010 : 2)

Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan

dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,

sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan

hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.

Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat

menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan

data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen

berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan

lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan /

pengelompokan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi

/ jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam

bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik

Setiadi, 2010 : 2-3).

Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat

pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari

satu) basis data (Misalnya basis data nilaiMahasiswa, kepegawaian, keuangan,

penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita

dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data

penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang.

Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis

data adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan

lemari arsip yang baru.

2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari

arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.

3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan

penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.

4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan

map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.

5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan

penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.

6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan

pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.

7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi

lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan

sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang

hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi

pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin

yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).

2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS)

Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System/DBMS)

adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan

menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat

disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra,

Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau

gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.

Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk

menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan,

penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama

tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas,

adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):

1. Integritas data dapat selalu terjaga

2. Independensi data dapat selalu terjaga

3. Konsistensi data dapat selalu terjaga

4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user”

5. Security data lebih mudah dilakukan

6. Penggunaan data lebih mudah

Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari

database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan

memelihara database. Menurut Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data

yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan

tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama

dalam satu organisasi (2003 : 354).

Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store

(bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk,

optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :

129).

Komponen-komponen dari suatu database antara lain :

1. Field

Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut.

Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang

lainnya.

2. Record.

Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam

suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut

tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi

secara lengkap.

3. File

Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen

yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.

4. Key

Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut

pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap

entity/record/baris.

Jenis-jenis key :

1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat

digunakan untuk mengidentifikasikan entity/record dari tabel secara unik.

2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key

jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.

3. Primary Key. Salah satu dari atribut dari candidate key dapat

dipilih/ditentukan menjadi primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut :

a. Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan.

b. Key tersebut lebih sederhana.

c. Key tersebut terjamin keunikannya.

d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi

primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.

e. Foreign Key. Merupakan sembarang atribut yang menunjukkan kepada

primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu

relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many.

f. External Key (Indentifier). Merupakan suatu lexical atribute yang nilai-

nilainya selalu mengidentifikasikan satu object instance.

2.8 PHP dan MySQL

2.8.1 PHP

PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu

bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk

pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi,

2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa

pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari.

PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis

halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat

mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian

PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.

Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus

diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat

interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam

bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client

yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di

dalamnya.

Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <?

dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server

dapat memberikan hasil berupa HTML.

PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang

baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL

yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya

dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang

membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya

adalah PHP 4.

Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh

browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan

sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web

server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan segala

informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang

diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan

mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke

web server,dan web server akan menyampaikan ke klien.

2.8.2 MySQL

MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data

(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management

System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti.

Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multi-

user serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis

dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi

komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.

Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang

dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki

oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah

perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh

hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang

Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson,

dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).

Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai berikut :

1. Membuat Tabel

Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam

table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data

base,sehingga pembuatan tabel merupakan sebuah urutan setelah membuat

database . Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah :

CREATE TABLE nama_tabel ( table_Field );

2. Menghapus Tabel

Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan database. Untuk

menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah:

DROP TABLE nama_tabel;

3. Menambah Kolom

Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan

adalah :

ALTER TABLE nama_tabel;

ADD kolom_baru type (panjang);

4. Menghapus Kolom

Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan

adalah :

ALTER TABLE nama_tabel;

DROP nama _kolom;

5. Memasukkan Data Tunggal

Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL untuk dapat

melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah :

INSERT INTO nama_tabel

kolom_a,kolom_b,….,kolom_n)

VALUES (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)

6. Memasukkan Data Secara Bersamaan

Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka MySQL

mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan data secara

bersamaan. Perintah yang digunakan adalah:

INSERT INTO nama_tabel

kolom_a,kolom_b,….,kolom_n)

VALUES

(’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)

(’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)

(’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)

7. Merubah Data

Untuk merubah data pada tabel,perintah yang akan digunakan adalah :

$Koneksi = mysql_connect (host,user,password)

UPDATE nama_tabel

SET kolom =’data_baru’;

8. Menampilkan Data

Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah SELECT, bentuk

umunya adalah :

a. Menampilkan semua kolom

SELECT*FROM nama_tabel;

b. Menampilkan beberapa kolom

SELECT*FROM nama_tabel=’nama_field yang ingin di tampilkan

c. Menampilkan semua kolom

SELECT*FROM nama_tabel;

2.9 Koneksi PHP ke MySQL

Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses

ke database MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program

antara lain :

1. Fungsi mysql_connect

Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama

pemakai (username) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke

database.

Contoh kode sintak,sebagai berikut :

2. Fungsi msql_select_db

Msql_select_db (“namadatabase”,$koneksi)

$query=mysql_query(“select*from nama_tabel”,$koneksi)

$array=mysql_fetch_array ($query)

$row=mysql_fetch_row ($query)

Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

3. Fungsi mysql_query

Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

4. Fungsi mysql _fetch_array

Fungsi yang digunakan untuk mengambil record dan database dan

memasukkannya kedalam array asosiatif, array numeris atau keduanya.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

5. Fungsi mysql _fetch_row

Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array

yang dihasilkan array numeris.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

37

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada Universitas U’Budiyah

Indonesia di Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2012

sampai Juli 2012.

3.2 Alat dan Bahan

Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai

berikut:

Tabel 3.1 Alat dan Bahan

No. Hardware Software

1.

2.

3.

Pc/ Laptop

Printer

Scanner

OS Microsoft Windows Profesional XP 2

Software XAMMP Sebagai Web Server

Software Macromedia Dreamweaver 8

3.3 Prosedur Kerja

Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu

tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus

(flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan

kapan atau dimana selesainya. Dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini, adapun

38

Studi Pendahuluan

Indentifikasi Masalah Studi Kepustakaan

Penetapan Tujuan

Pengumpulan Data

Pengolahan Data

ERD

Hasil dan Pembahasan

Wawancara Observasi

Penulisan Laporan

Pembuatan Aplikasi

Implementasi

Perancangan Jalur pengarsipan surat menyurat pada

Universitas U’budiyah Indonesia

Flowchart

Surat Masuk

Surat Keluar

prosedur kerja dari pembuatan awal hingga akhir tugas akhir ini dapat dilihat pada

gambar 3.1 dibawah ini.

Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian

Prosedur kerja dalam penelitian ini merupakan langkah dalam penyusunan

dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode

SSAD (Structured Systems Analisis and Design) akan dilakukan suatu

perancangan suatu model dari sistem yang diteliti. Dalam perancangan

Pengarsipan Surat – Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia ini, maka

peneliti membuat kerangka penelitiannya sesuai dengan Gambar 3.1 untuk

Mulai

Selesai

39

memperjelas prosedur-prosedur yang dilakukan dari mulai penelitian hingga

selesai.

3.3.1 Studi Pendahuluan

Studi Pendahuluan merupakan awal dari penelitian, bertujuan untuk

mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan

dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas

akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang

berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat –

menyurat berbasis WEB pada Universitas U’Budiyah Indonesia.

3.3.2 Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan yaitu mencari teori-teori yang telah berkembang dalam

bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik

penelitian, baik dalam pengumpulan data pengolahan dan menganalisa data.

3.3.3 Identifikasi Masalah

Setelah melakukan penelitian di Universitas U’Budiyah Indonesia penulis

melihat pengarsipan surat di TU yang masih menggunakan Hard Copy. Dengan

pengarsipan surat menyurat yang berbentuk Hard Copy, informasi yang

didapatkan sangat ketergantungan pada papan pengumuman universitas. Oleh

sebab itu untuk mengatasi permasalahan di atas, dibutuhkan suatu sistem

informasi kedalam sebuah aplikasi perangkat lunak sehingga dapat menghasilkan

40

pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan baik walaupun masih sangat jauh

dari sempurna.

3.3.4 Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi

pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi

surat yang berada di Universitas U’Budiyah Indonesia dengan hanya terkoneksi

oleh intranet Universitas U’Budiyah Indonesia.

3.3.5 Pengumpulan Data

Pengumpulan Data merupakan tahap pengambilan data atau sampel yang

berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas, akan dibuat rancangan

sistem informasinya dan selanjutnya dibuat aplikasi pengarsipannya. Dalam

pengumpulan data tersebut menggunakan teknik-teknik pengumpulan data, yaitu :

a. Wawancara

Wanancara yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian

dengan cara tanya jawab dengan pihak TU Universitas U’Budiyah Indonesia

yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat

menyurat pada universitas.

b. Observasi

Observasi yaitu pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan

langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data

yang aktual dari hasil penelitian yang dilakukan.

41

3.3.6 Pengolahan Data

Merupakan proses transformasi seluruh data yang diterima untuk diolah

sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan yaitu hasil pengarsipan surat

yang berbentuk soft copy, perancangan ini dikembangkan dengan menggunakan

database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.

3.3.7 Perancangan Jalur Pengarsipan Surat Menyurat pada Universitas

U’Budiyah Indonesia

Perancangan jalur pengarsipan merupakan proses pengelolaan atau

perancangan jalur pengarsipan surat - menyurat yang akan dibuat hingga

memasuki database atau pengarsipan.

3.3.7.1 Flow Chart

Merupakan bagan yang menunjukkan jalur di dalam pengarsipan surat

menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia secara prosedural. Berikut ini

bagan atau diagram jalur sistem pengarsipan surat menyurat:

42

STAR

SURAT MASUK

TATA USAHA

REKTOR

DISPOSISI

ARSIP

END

Gambar 3.2 Flowchart Proses Surat Masuk

43

START

SURAT KELUAR

TATA USAHA

BAK

REKTOR

KIRIM

ARSIP

END

Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar

44

START

SURAT KELUAR

AKADEMIK

KA. PRODI

KIRIM

ARSIP

END

Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi

45

3.7.2 ERD

Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan

entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi)

antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD

adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan

relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke

arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa

kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran,

dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang

ditunjukkan dengan model relasi.

Gambar 3.5 Simbol ERD

Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu:

1. Satu ke satu (One To One)

2. Satu ke banyak (One To Many)

3. Banyak ke banyak (Many To Many)

ERD merupakan pemodelan konseptual yang mendeskripsikan hubungan

antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan

hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model

dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah

46

notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada

dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu :

1. Entitas : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan

pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan

dibuat. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat.

2. Atribut : Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi

mendeskripsikan karakter entitas. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu

atribut. Entitas digambarkan dalam bentuk ellips.

3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun

harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi

dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan

(diamonds).

Untuk menganalisa struktur sistem informasi yang penulis rancang, maka

gambaran yang akan penulis kemukakan dapat divisualisasikan dalam bentuk

Entity Relationship Diagram (ERD). Tabel relasi pengarsipan surat menyurat

Jurusan Fisika dapat dilihat pada halaman lampiran laporan ini.

3.3.8 Pembuatan Aplikasi

Pembuatan aplikasi pengarsipan pada Jurusan Teknik Informatika

menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, sebagai pendukung untuk pembuatan

tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan

web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah

web server.

47

Proses pembuatan aplikasi ini berlangsung setelah dilakukan penelitian

bagaimana pengolahan data yang diinginkan.

3.3.9 Implementasi

Implementasi yaitu proses penerapan dan pengujian aplikasi pengarsipan

surat – menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia. Proses ini dilakukan

setelah aplikasi selesai dengan segala manajemen pengarsipan.

3.3.10 Hasil dan Pembahasan

Hasil dan pembahasan merupakan pembahasan tentang hasil yang telah

dicapai selama pembuatan aplikasi yang berbasis WEB pada Universitas

U’Budiyah Indonesia.

3.3.11 Penulisan Laporan

Penulisan laporan yaitu proses akhir penulisan yang berbentuk sebuah

laporan yang bertujuan sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang berbasis

WEB.

48

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat

Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia

adalah suatu sistem manajemen Surat-menyurat pada Universitas U’Budiyah

Indonesia yang harus disimpan/diarsipkan. Semakin lama, surat-surat yang harus

diarsipkan juga semakin banyak dan beragam jenisnya. Oleh karena itu diperlukan

manajemen kearsipan yang baik, cepat dan efisien.

Dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat dan baik,

keuntungan yang didapat adalah:

1. Proses pengolahan arsip menjadi lebih mudah dan cepat.

2. Proses pencarian data cepat

3. Dokumentasi rapi

4. Proses pencarian mudah

Sistem informasi ini berbasis web yang dapat diakses oleh mahasiswa

sebagai user umum tanpa harus melakukan login, Admin sebagai user yang

mempunyai hak penuh dalam pengelolaan aplikasi arsip surat ini, dan dosen serta

karyawan sebagai user yang dapat menerima informasi surat masuk dan dapat

melakukan disposisi apabila surat tersebut ditujukan kepada user tersebut. User

admin, dosen dan karyawan harus melakukan login terlebih dahulu untuk

mengakses aplikasi ini.

49

4.2 Struktur Tabel Database

Pembuatan aplikasi database pengarsipan surat menyurat Universitas

U’Budiyah Indonesia dalam pengimplementasiannya membutuhkan beberapa

tahapan untuk bisa digunakan dalam sebuah aplikasi WEB yakni mulai dari

pembuatan database yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan tabel–tabel

yang terdapat didalam database. Pada program pengarsipan surat menyurat

Universitas U’Budiyah Indonesia penulis memberi nama database dengan nama

“dbarsip2” dengan tabel diatas database yang dihasilkan dari skema relasi yakni

mulai Login, surat, surat masuk, surat keluar, posisi surat, tujuan surat, list surat,

surat, posisi dan biodata user.

Setelah merealisasikan database dan tabel tahapan berikutnya adalah

pengenalan karakter yang digunakan untuk dapat memasukan data sesuai dengan

karakter data yang akan di input ke dalam table.

4.2.1 Tabel Login User

Tabel login merupakan tabel yang digunakan untuk penyimpanan semua

data user dan password dari masing – masing user, dengan primary key nya nip.

Tabel login dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini.

Tabel 4.1 Login Administrator, Rektor dan User

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. Nip Varchar 15 Nip Dosen

2. User Varchar 20 User Login

3. Password Varchar 15 Password Login

4. Hak Varchar 12 Jenis Hak akses

50

4.2.2 Surat

Tabel surat merupakan tabel yang berhubungan dengan segala jenis surat

yang akan dikeluarkan oleh bagian TU Universitas dengan primary key id_prodi.

Tabel jenis surat dapat dilihat pada tabel 4.2 dibawah ini.

Tabel 4.2 Surat

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1 id_surat Varchar 20 Id surat keluar

2 jenis_surat Varchar 50 Jenis surat keluar

4.2.3 Kode Surat

Tabel kode surat yaitu tabel yang berkaitan dengan kode surat prodi, yang

membedakan antara hubungan surat dengan primary key kode_surat. Tabel kode

surat dapat dilihat pada tabel 4.3 dibawah ini.

Tabel 4.3 Kode Surat

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1 kode_surat Varchar 20 Kode surat keluar

2 hub_surat text - Hubungan surat

4.2.4 Surat Masuk

Surat masuk merupakan tabel yang berkaitan dengan segala yang berkaitan

surat masuk pada Universitas U’Budiyah Indonesia dan yang menjadi primary key

yakni kode_prodi. Tabel surat masuk dapat dilihat pada tabel 4.4 yang

ditunjukkan dibawah ini.

51

Tabel 4.4 Surat Masuk

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. kode_prodi Varchar 25 Id prodi

2. tgl_terima Date - Tanggal penerimaan surat

3. no_asal Varchar 50 No surat masuk

4. tgl_sm Date - Tanggal surat masuk

5. hal_sm Varchar 30 Perihal surat masuk

6. asal_sm Varchar 50 Asal surat masuk

7. tujuan_sm Varchar 30 Tujuan surat masuk

8. isi_sm Long text - Isi ringkas surat masuk

9. memo_yayasan Long text - Memo untuk dosen

10. status_disposisi Enum - Status disposisi surat masuk

11. lampiran Varchar 20 Lampiran surat masuk

4.2.5 Surat keluar

Surat keluar yakni semua yang berkaitan dengan surat yang dikeluarkan

oleh Jurusan Fisika dan yang menjadi primary key no_prodi. Tabel surat keluar

diperlihatkan pada tabel 4.5 dibawah ini.

Tabel 4.5 Surat Keluar

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. no_prodi Varchar 10 No prodi

2. no_sk Varchar 15 No surat keluar

52

3. kode_sk Varchar 5 Kode surat keluar

4. tgl_sk Date - Tanggal surat keluar

5. hal-sk Varchar 20 Perihal surat keluar

6. tujuan_sk Varchar 30 Alamat tujuan surat keluar

7. isi_sk Longtext 100 Isi ringkas surat keluar

8. hub_surat text - Hubungan surat

9. hub_no_agenda Varchar 30 Hubungan surat agenda

berikut

10. lampiran Varchar 20 Jumlah lampiran surat keluar

4.2.6 Posisi

Posisi surat yakni diposisikan surat yang telah masuk Universitas

U’Budiyah Indonesia untuk diteruskan kepada setiap dosen Universitas

U’Budiyah Indonesia atau hanya sebagai tembusan. Tabel disposisi dapat dilihat

pada tabel 4.6 dibawah ini.

Tabel 4.6 Disposisi Surat

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. no_prodi Varchar 15 Status mengenai surat masuk

2. nip Varchar 50 No prodi

53

4.2.7 List Surat

List surat yaitu tabel yang berkaitan dengan dengan semua hasil ketikan

untuk surat keluar Universitas U’Budiyah Indonesia. Tabel list surat dapat dilihat

pada tabel 4.7 dibawah ini.

Tabel 4.7 List Surat

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. jenis_surat Varchar 15 Jenis surat keluar

2. no_surat Varchar 15 No surat

3. kode_surat Varchar 5 Kode surat keluar

4. isi_ringkas Long Text - Isi surat keluar

4.2.8 Data Prodi

Prodi merupakan tabel yang berkaitan dengan penataan nomor prodi, data

prodi sehingga nomor surat masuk dan keluar pada prodi tertata baik. Tabel prodi

dapat dilihat pada tabel 4.8 dibawah ini.

Tabel 4.8 Data Prodi

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. kode_prodi Varchar 15 Kode prodi

2. nama_prodi Varchar 40 Nama prodi

3. status_prodi Varchar 30 Status Akreditasi

54

4.2.9 Pendaftaran

Pendaftaran merupakan tabel yang berkaitan dengan data mahasiswa untuk

permintaan pembuatan surat kepada pihak pengajaran, seperti surat aktif kuliah,

surat non aktif kuliah, surat KP, surat penelitian dan sebagainya. Tabel

pendaftaran dapat dilihat pada tabel 4.9 dibawah ini.

Tabel 4.9 daftar

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. nama_mahasiswa Varchar 40 Nama Mahasiswa

2. nim_mahasiswa Varchar 15 NIM Mahasiswa

3. kode_prodi Varchar 15 Prodi

4. id_surat Int 4 Jenis surat

4.2.10 Biodata User

Biodata user merupakan tabel yang berkaitan dengan biodata dosen dan

karyawan, hal ini diperlukan untuk mempermudah dalam memposisikan user

untuk surat masuk. Tabel biodata user dapat dilihat pada tabel 4.10 dibawah ini.

Tabel 4.10 Biodata user

No. Nama field Tipe Lebar Keterangan

1. id_user Varchar 10 Id user

2. nama_user Varchar 25 Nama user

3. status_user Enum - Posisi user sebagai...

55

4.3 Implementasi Form Database

Form yang telah di implementasikan dari aplikasi pengarsipan surat

menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia yakni :

4.3.1 Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal ketika para pengunjung WEB

pengarsipan surat Universitas U’Budiyah Indonesia ingin menggunakannya.

Tampilan awal ini hanya memperlihatkan home yang berisikan tampilan

informasi-informasi terbaru yang berkaitan dengan arsip surat serta pengumuman

yang berkaitan dengan surat menyurat untuk mahasiswa Universitas U’Budiyah

Indonesia. Menu request yang berfungsi sebagai form untuk permintaan

mahasiswa dalam proses pembuatan surat yang berkaitan dengan kampus.

Gambar 4.1 menunjukkan tampilan menu utama pengaksesan website ini.

Gambar 4.1 Halaman Utama WEB

56

Menu login dapat diakses user yaitu rektor, dosen, karyawan untuk form

disposisi surat serta informasi surat masuk yang ditujukan kepadanya dan

informasi surat keluar, serta admin yang berfungsi sebagai pengelola penuh dalam

pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia.

4.3.2 Menu Request

Menu request, seperti yang telah dijelaskan sedikit pada sub bab 4.3.2

dapat diakses oleh mahasiswa yang ingin membuat surat yang berkaitan dengan

kampus. Pada tampilan menu request, mahasiswa bisa langsung mengisi data-data

yang diperlukan untuk membuat surat yang diinginkan mahasiswa. Berikut pada

gambar 4.2 dapat dilihat tampilan halaman request ketika data belum diisi untuk

permintaan pembuatan surat. Sedangkan pada gambar 4.3 merupakan tampilan

ketika data telah diisi.

Gambar 4.2 Halaman Request

57

Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi

4.3.3 Login

Pada menu Login, terdapat 2 jenis pengguna yaitu login admin yang dapat

mengelola penuh website pengarsipan surat ini, serta login user yaitu dosen,

karyawan yang hanya dapat mengetahui informasi surat masuk, surat keluar,

penyimpanan, surat penting, serta disposisi surat. Gambar 4.4 memperlihatkan

tampilan akses login pada website ini.

Gambar 4.4 Halaman Login

58

4.3.4 Menu Utama Administrator

Menu utama administrator yakni menu yang akan tampil ketika login

administrator berhasil dilakukan. Dalam menu utama administrator terdapat

beberapa menu input untuk melakukan pengarsipan surat. Gambar 4.5

memperlihatkan tampilan utama administrator.

Gambar 4.5 Menu Utama Administrator

4.3.5 Menu Utama User

Setelah login sebagai user (dosen, karyawan) maka tampilan menu

utamanya dapat dilihat pada gambar 4.6. Pada menu utama user, akan

ditampilkan menu-menu yang berisikan informasi surat masuk, surat keluar, surat

penting, pentimpanan, data user, dan log out.

59

Gambar 4.6 Halaman Utama User

4.3.6 Input Data Surat Masuk

Pada halaman ini merupakan halaman akses admin yang memiliki tool-

tool untuk penginputan data surat masuk. Gambar 4.7 memperlihatkan tampilan

input surat masuk.

Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk

60

4.3.7 Input Data Surat Keluar

Ini merupakan tampilan halaman akses admin untuk menginput data surat

keluar. Tampilan input surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini.

Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar

4.3.8 Input Data Penyimpanan

Pada halaman ini merupakan akses admin untuk menginput data tempat

penyimpanan surat. Ini merupakan informasi letak surat hardcopy yang diarsipkan

di lemari. Tampilan input data penyimpanan dapat dilihat pada gambar 4.9.

Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat

61

4.3.9 Input User

Ini merupakan halaman akses admin yang berfungsi untuk menginput

data-data user. Pada halaman ini data user baru dapat ditambahkan atau perubahan

data user. Tampilan input data user dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini.

Gambar 4.10 Halaman Input Data User

4.4 Sosialisasi Aplikasi

Sosialisasi aplikasi merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan

aplikasi pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia secara

online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi yang telah selesai di buat,

diletakkan pada server Universitas U’Budiyah Indonesia.

62

BAB V

KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil pembuatan Aplikasi Arsip Surat Menyurat ini dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dijalankan di bagian TU Universitas U’Budiyah Indonesia.

Hasil yang diperoleh, bagian peangarsipan sangat terbantu dengan aplikasi

ini dalam hal pencarian surat, pembuatan surat untuk mahasiswa serta

penginputan surat masuk dan surat keluar.

2. Aplikasi ini sangat membantu mahasiswa, yaitu mahasiswa dapat

melakukan proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi ini kepada

pihak akademik tanpa harus mendatangi pihak akademik langsung.

3. Karena aplikasi ini berbasis intranet atau internet, maka memudahkan

mengakses aplikasi ini di semua PC di lingkungan Universitas U’Budiyah

Indonesia atau dimanapun.

5.2 Saran

Aplikasi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan penulis

dalam penguasaan ilmu PHP dan Mysql, sehingga penulis berharap :

1. Didalam pembuatan Aplikasi dengan menggunakan Dreamweaver 8, PHP

script dan database mySQL ini diharapkan kita harus teliti dan jeli dalam

proses pembuatannya karena script yang kita ketik bisa ada yang kurang.

63

2. Diharapkan desain aplikasi arsip surat menyurat yang sudah ada ini dapat

dikembangkan lagi, sehingga desain nantinya dapat di browser pada tools

apapun dengan tampilan yang menarik sesuai desain.

3. Aplikasi ini hendaknya dikembangkan lagi dengan pembangunan sms

gateway sehingga dapat terhubung langsung melalui mobile.

64

DAFTAR PUSTAKA

Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: CV. Informatika

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty

Herijanto, Pudji. 1994. Modul Manajemen Kearsipan. Malang: Politeknik

Universitas Brawijaya Malang

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi

Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi

Kristanto, Harianto. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi

Pamoedji, S. 1996. Tata Kerja Organisasi. Jakarta : Bina Aksara.

Sedarmayanti.1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Semarang: CV.

Mandar Maju.

Virgi, Hirin. 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL.

Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya

65

Id_surat Jenis_surat

Surat

Proses

Isi_Ringkas Jenis_surat No. Surat Kode_surat*

List_Surat

Proses

Surat_Keluar

tertanda

perihal

lamp

thn_surat

no_surat

kode_suratNo_jurusan*

Isi_ringkasan

tanggal

tanda_tangan

Tujuan_surat

Bulan

Tahun

Proses Jurusan

No_jurusan Report_surat

Proses

Kode_surat

Kode_surat Hub_surat

Proses

Surat_Masuk

Proses

Alamt_Pengirim

Asal_surat

Status

Perihal

Tanggal_k

No_jurusan*

No_asal

Memo_kajurIsi_ringkas

Tahun_d

Bulan_d

Tahun_t

Bulan_t

Tanggal_d

Tanggal_t

Tahun_k

Bulan_k

Posisi

No_jurusan* NIP

Proses

Biodata_dosen

Nip Nama_dosen

ProsesLogin_user

Nip

User Pass

Hak

LAMPIRAN ERD ARSIP SURAT MENYURAT

1

1

n n

n n

1

1

1

1 1

1

1 n

n

n

BIODATA

1. Nama Lengkap Junidar

2. Tempat /Tgl Lahir Banda Aceh, 16 Juni 1987

3. IPK 3,4

4. Status Single

5. Tahun Masuk 2010

6. TA. Ajaran/Smester Proposal 2012/IV

7. Tempat Asal Banda Aceh

8. Alamat Sekarang Jln. Rawa Sakti No. 88 Peuniti

9. No. Tlp/HP 085760013045

10. Berat Badan 50

11. Tinggi Badan 150

12. Ketrampilan Khusus -

13. Hobby Menulis, Membaca

IDENTITAS ORANG TUA

1. Nama Ayah Usman Ibrahim (Alm)

2. Nama Ibu Jauhari (Almh)

3. Alamat Rumah Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh

4. No. Tlp/Hp -

5. Usaha Sampingan Ortu -

6. Pekerjaan Ayah -

7. No. Tlp/Hp -

8. Alamat Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh

9. Pekerjaan Ibu -

10. No. Tlp/Hp -

11. Alamat Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh

Banda Aceh, 21 September 2012

( JUNIDAR )