Perancangan Knowledge Management System Framework

Fokus Pada Manusia Pada Organisasi Pembelajar

LAPORAN TUGAS AKHIR

disusun sebagai syarat kelulusan tingkat sarjana

oleh:

RONI SAMBIANGGA / 13502025

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2008

i

LEMBAR PENGESAHAN

Program Studi Sarjana Informatika

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM FRAMEWORK

Fokus pada Manusia pada Organisasi Pembelajar

Tugas Akhir Program Studi Sarjana Teknik Informatika ITB

oleh: Roni Sambiangga / 13502025

Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan tugas akhir di Bandung, pada tanggal 1 Juli 2008

Pembimbing

Dr.Ir.Husni S. Sastramihardja, M.T. NIP. 130675823

ii

ABSTRAK

Pengetahuan (modal intelektual) memiliki peran penting dalam persaingan dunia industri dan

organisasi pembelajar diajukan sebagai bentuk organisasi yang mampu bertahan, bersaing,

dan berkembang dalam dunia industri kini. Knowledge management system (KMS) diajukan

sebagai sistem berbasis teknologi yang ditujukan untuk mengelola pengetahuan. Meskipun

demikian, penerapan KMS tersebut tidak sedikit yang mengalami kegagalan dikarenakan

terlalu berfokus pada aspek teknologi yang digunakan sehingga melupakan aspek lain yang

juga ikut berperan, yaitu aspek manusia.

Pada pelaksanaan tugas akhir ini dilakukan perancangan KMS framework dengan fokus pada

manusia pada organisasi pembelajar. Perancangan framework tersebut ditujukan untuk

menggambarkan keterkaitan aspek manusia dan aspek teknologi sebagai suatu KMS.

Rancangan KMS framework didapatkan melalui pemahaman mengenai knowledge

management dan konsep organisasi pembelajar. Pada rancangan framework yang dihasilkan

terdapat lima komponen utama, yang terdiri dari lingkungan pembelajaran, manusia, proses

pengetahuan, artefak pengetahuan, dan teknologi. Lingkungan pembelajaran merupakan

komponen yang mendasari keterkaitan dan interaksi antara komponen-komponen manusia,

proses pengetahuan, artefak pengetahuan, dan teknologi. Perancangan KMS framework

didasarkan pada pemahaman bahwa proses interaksi sosial manusia sebagai proses

pembelajaran sosial merupakan bentuk pengelolaan terhadap suatu pengetahuan.

Terhadap hasil rancangan KMS framework tersebut dilakukan studi kasus dengan lingkungan

pengujian adalah Forum Tugas Akhir di Laboratorium Sistem Informasi, Teknik Informatika

ITB. Studi kasus tersebut ditujukan sebagai evaluasi terhadap rancangan framework yang

dihasilkan, berdasarkan pemetaan komponen-komponen framework dengan menekankan pada

proses interaksi antar manusia sebagai proses penciptaan dan penyebarluasan pengetahuan

yang merupakan aktivitas yang mendasar untuk mengelola suatu pengetahuan.

Kata kunci: knowledge management, knowledge management system, framework, fokus pada

manusia, organisasi pembelajar.

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah...

Segala puja dan puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat hidayah dan

rahmat-Nya dokumen laporan tugas dengan judul "Perancangan Knowledge Management

System Framework Fokus pada Manusia pada Organisasi Pembelajar" dapat diselesaikan tepat

pada waktunya.

Selama pelaksanaan tugas akhir, terdapat beberapa hambatan dan rintangan yang dihadapi

oleh Penulis. Namun, berkat adanya bantuan dan dorongan semangat serta doa dari berbagai

pihak, Penulis dapat menghadapi berbagai tantangan dan rintangan serta menyelesaikan tugas

akhir tersebut. Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Ir. Husni S.Sastramihardja, M.T., selaku dosen pembimbing tugas akhir yang

telah banyak memberikan saran, bantuan, dan pelajaran sehingga Penulis lebih

mengenal dan memahami diri sendiri.

2. Ibu Nur Ulfa Maulidevi, S.T., M.Sc., selaku dosen penguji pada presentasi proposal

tugas akhir Penulis.

3. Ibu Masayu Leylia Khodra, S.T., M.T., selaku dosen penguji pada seminar dan sidang

tugas akhir Penulis.

4. Ibu Ayu Purwarianti, S.T., M.T., Ph.D., selaku dosen penguji pada pra sidang dan

sidang tugas akhir Penulis.

5. Bapak Ade Taryat, Bapak Rasidi, Ibu Titi, Ibu Tita, Pak Maman, Pak Wawan, segenap

staf tata usaha, perpustakaan, dukungan teknis, dan administrator yang telah membantu

kelancaran urusan administrasi maupun pelaksanaan tugas akhir Penulis.

6. Ayah dan ibu tercinta serta kedua kakak kandung penulis dan keluarga yang tiada

hentinya memberikan dukungan semangat, dorongan moral, dan doa serta pengalaman

selama perjalanan dan pelaksanaan tugas akhir serta masa perkuliahan Penulis.

7. Sahabat-sahabat penulis: Bayu, Puger, Komang, Rama, Freddy, Wulan, Tania, Dina,

Agri, dan Gina. Terima kasih banyak atas dukungan moral dan doa serta waktu luang

yang telah diberikan untuk terus menyemangati Penulis.

iv

8. Rekan-rekan di Teknik Informatika ITB angkatan 2002: Salma, Arya, Vicky, Narenda,

Hamdan, Pandu, Septia, Lia, Novi, Mia, Renni, Tresna, Vina, Tina, serta yang lainnya.

Terima kasih banyak atas dukungan moral, bantuan, saran, ide, kritik, dan waktu serta

kenangan bersama yang telah diberikan.

9. Teman-teman di Teknik Informatika ITB: Bram, Ridwan, Weno, Udhee, Ronny, Sonny,

Ogy, Lely, Deasy, Miri, Tania, Abi, Desi, dan lain-lainnya dari berbagai angkatan.

Terima kasih banyak atas bantuan dan semangat serta kenangan yang telah diberikan.

10. Teman-teman di Laboratorium Sistem Informasi: Jeffrey, Pradita, Hanin, Hafidz,

Yovan, Adi, Dini, Lafra, Ami, Fitra, Esty, dan Indri. Terima kasih atas ide, saran, dan

kritik yang diberikan untuk membantu pelaksanaan tugas akhir Penulis.

11. Teman-teman di Restu Umi: Haykal, Affan "AVG", Mas Petrus, Kang Helmy

"Komandan", Rizky "Lhauk", Vido, Amal, dan Edo. Terima kasih banyak atas

dorongan moral, keceriaan dan kebersamaan serta kenangan yang telah diberikan.

12. Seluruh pihak yang telah secara langsung ataupun tidak langsung telah memberikan

kontribusi kepada Penulis tetapi tidak dapat disebutkan satu per satu di sini.

Tak ada gading yang tak retak.. Penulis pun menyadari bahwa dokumen laporan tugas akhir

dengan judul "Perancangan Knowledge Management System Framework Fokus pada Manusia

pada Organisasi Pembelajar" masih jauh dari lengkap dan sempurna serta tidak luput dari

kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, terbuka kesempatan untuk saran, kritik, ataupun

pendapat yang membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Harapan dari Penulis,

semoga dokumen laporan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat yang berguna bagi

penulis sendiri dan juga pembaca.

Terima kasih.

Bandung, 30 Juni 2008

Penulis

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................................................i

ABSTRAK.................................................................................................................................ii

KATA PENGANTAR .............................................................................................................iii

DAFTAR ISI .............................................................................................................................v

DAFTAR GAMBAR ..............................................................................................................vii

DAFTAR TABEL..................................................................................................................viii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... I-1 I.1 Latar Belakang .......................................................................................................... I-1 I.2 Rumusan Masalah ..................................................................................................... I-3 I.3 Tujuan........................................................................................................................ I-3 I.4 Batasan Masalah........................................................................................................ I-3 I.5 Metodologi ................................................................................................................ I-4 I.6 Sistematika Pembahasan ........................................................................................... I-5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................................... II-1 II.1 Pengetahuan.............................................................................................................. II-1

II.1.1 Data, Informasi, dan Pengetahuan..................................................................... II-2 II.1.2 Jenis pengetahuan.............................................................................................. II-4

II.2 Knowledge Management .......................................................................................... II-4 II.2.1 Aliran Pengetahuan ........................................................................................... II-6 II.2.2 Model SECI....................................................................................................... II-7 II.2.3 People-focused Knowledge Management [WII04]........................................... II-8

II.3 Knowledge Management System .............................................................................. II-9 II.4 Organisasi Pembelajar............................................................................................ II-11

II.4.1 Aktivitas Utama Organisasi Pembelajar (David Garvin, 1993) ...................... II-12 II.4.2 Subsistem pada Organisasi Pembelajar (Michael Marquardt) ........................ II-13 II.4.3 Social Learning ............................................................................................... II-14

II.5 Sistem Human-Computer Interaction .................................................................... II-15

BAB III ANALISIS ............................................................................................................III-1 III.1 Interaksi Sosial sebagai Dasar Knowledge Management ........................................III-1

III.1.1 Peran Manusia dalam Interaksi Sosial .............................................................III-2 III.1.2 Peran Teknologi dalam Interaksi Sosial...........................................................III-3

III.2 Organisasi Pembelajar dalam Konteks Knowledge Management ...........................III-4 III.3 Knowledge Management sebagai Suatu Sistem ......................................................III-8

III.3.1 Pendefinisian sistem.........................................................................................III-8 III.3.2 Komponen sistem.............................................................................................III-9 III.3.3 Interaksi ..........................................................................................................III-11

vi

III.3.4 Tujuan.............................................................................................................III-11 III.3.5 Lingkungan.....................................................................................................III-12

III.4 Identifikasi Kebutuhan Knowledge Management System .....................................III-12 III.4.1 System Preconditions .....................................................................................III-13 III.4.2 System Enablers .............................................................................................III-14

III.5 Pendefinisian Komponen Konseptual Knowledge Management System Framework ................................................................................................III-14

BAB IV PERANCANGAN ................................................................................................ IV-1 IV.1 Deskripsi Umum..................................................................................................... IV-1 IV.2 Komponen Knowledge Management System Framework...................................... IV-1 IV.3 Keterkaitan Komponen-komponen Knowledge Management

System Framework ................................................................................................. IV-4 IV.4 Konsep Interaksi dalam Knowledge Management System Framework ................. IV-5

BAB V STUDI KASUS ........................................................................................................V-1 V.1 Deskripsi Umum Studi Kasus yang Dipilih .............................................................V-1 V.2 Penerapan Knowledge Management System Framework pada

Studi Kasus yang Dipilih..........................................................................................V-2 V.2.1 Forum Tugas Akhir ...........................................................................................V-2

V.2.1.1 Identifikasi Aktor dan Peran dalam Forum TA .......................................V-2 V.2.1.2 Identifikasi Aktivitas dalam Forum TA...................................................V-3 V.2.1.3 Identifikasi Prospek dalam Forum TA.....................................................V-6

V.2.2 Virtual Forum....................................................................................................V-7 V.2.2.1 Identifikasi Aktor dan Peran dalam Virtual Forum .................................V-8 V.2.2.2 Identifikasi Aktivitas dalam Virtual Forum.............................................V-8

V.3 Evaluasi Studi Kasus ..............................................................................................V-11

BAB VI PENUTUP............................................................................................................. VI-1 VI.1 Kesimpulan............................................................................................................. VI-1 VI.2 Saran....................................................................................................................... VI-2

DAFTAR REFERENSI............................................................................................................v

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................vii

LAMPIRAN A CONTOH KM DALAM MODEL SECI................................................A-1

LAMPIRAN B PERANCANGAN INTERAKSI: Fase Perancangan ...........................B-1

LAMPIRAN C PANDUAN WAWANCARA...................................................................C-1

LAMPIRAN D HASIL WAWANCARA ..........................................................................D-1

LAMPIRAN E DESKRIPSI SKENARIO VIRTUAL FORUM ....................................E-1

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar II-1 Keterkaitan data, informasi, dan pengetahuan [Telstra, 2003 dalam DEL04a]................................................................................................... II-2

Gambar II-2 Hierarki DIKW [BEL08] ......................................................................... II-3

Gambar II-3 General knowledge model [NEW00]....................................................... II-6

Gambar II-4 Diagram SECI – Nonaka [GRA06]. ........................................................ II-7

Gambar II-5 Skema proses pengelolaan pengetahuan terkait dengan penerapan teknologi komunikasi dan informasi [SKY07]. ....................................... II-9

Gambar II-6 Keterkaitan faktor-faktor dalam social learning [ALI06]. .................... II-15

Gambar II-7 Sistem HCI [SAS99].............................................................................. II-16

Gambar II-8 Pemodelan task dalam fase perancangan sistem HCI [SAS99]............. II-17

Gambar III-1 Hubungan individu dan komunitas .........................................................III-2

Gambar III-2 Tingkatan pemberdayaan teknologi [SKY07]. .......................................III-3

Gambar III-3 Pembelajaran organisasi dalam Model SECI [GRU05]. ........................III-7

Gambar III-4 Interaksi antar komponen KMS............................................................III-11

Gambar IV-1 Knowledge Management System framework fokus pada manusia pada organisasi pembelajar .................................................................... IV-4

Gambar V-1 Proses pengetahuan dalam Forum TA.....................................................V-4

Gambar V-2 Virtual Forum. .........................................................................................V-8

viii

DAFTAR TABEL

Tabel I-1 Perkembangan konsep manajemen pada bidang industri [WID05] .............. I-1

Tabel II-1 Definisi pengetahuan .................................................................................... II-1

Tabel II-2 Definisi organisasi pembelajar ................................................................... II-12

Tabel III-1 Jenis proses kolaborasi berdasarkan waktu dan tempat [ABD05] ..............III-4

Tabel III-2 Pemetaan antara aktivitas utama organisasi pembelajaran terhadap general knowlege model ..............................................................................III-5

Tabel III-3 Keterkaitan komponen KMS.....................................................................III-11

Tabel V-1 Pemetaan aktivitas Pembicara dan Pendengar dalam Forum TA terhadap proses pengetahuan ........................................................................V-5

Tabel V-2 Pemetaan aktivitas forum terhadap fungsi Virtual Forum .........................V-10

Tabel V-3 Kendali pengguna Virtual Forum...............................................................V-10