PERANCANGAN DATABASE SISTEM PEMBELIAN DAN PENJUALAN

PADA KONVEKSI IRA RATNA DI TINGKIR SALATIGA

Oleh : RETNO PURNAMA SARI

NIM : 232008181

KERTAS KERJA

Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari

Persyaratan-persyaratan Untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA 2012

ii

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

Jalan Diponegoro 52 -60 :(0298) 321212, 311881

Telex 322364 ukswsa ia Salatiga 50711 - Indonesia

Fax. (0298) -3 21433

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS KERTAS KERJA

Yang bertanda tangan dibawah ini : N a m a : Retno Purnama Sari N I M : 232008181 Program Studi : Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja, Judul : PERANCANGAN DATABASE SISTEM

PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA KONVEKSI IRA RATNA DI TINGKIR SALATIGA

Pembimbing : ELISABETH PENTI KURNIAWATI, SE, M.Ak. Tanggal di uji : 25 Mei 2012 adalah benar-benar hasil karya saya. Didalam kertas kerja ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.

Salatiga, 16 April 2012 Yang memberi pernyataan

RETNO PURNAMA SARI

iii

PERANCANGAN DATABASE SISTEM PEMBELIAN DAN PENJUALAN

PADA KONVEKSI IRA RATNA DI TINGKIR SALATIGA

Oleh : RETNO PURNAMA SARI

NIM : 232008181

KERTAS KERJA

Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari

Persyaratan-persyaratan Untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi

FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI

Disetujui oleh:

Elisabeth Penti Kurniawati, SE., M.Ak. Pembimbing

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA 2012

iv

ABSTRACT

The fast growing of technology encourages companies to increase their performance, by using a computer which can provide information quickly and accurately to help make decision. Purchase and sales are important activities in running a business, so it should be done and supervised properly, in order to maximize company’s profits. In Ira Ratna Convection, the process of purchase and sales transaction data are still done manually, which can cause errors in recording and the information it’s received by company about the amount of ending inventory is less accurate. Therefore required a computerized system of purchase and sales through a database design. By designing a database it’s expected that it can overcome these problems arise.

In the database design of purchase and sales information system in Ira Ratna Convection, it was needed twelve tables, eleven queries, seven forms, eight reports and a switchboard menu that use to run the application. The twelve tables consist of inventory table, cash table, account receivables table, purchase table, purchase detail table, cash outflow table, sales table, purchase detail table, cash inflow table, employee table, supplier table and customer table. While for query consist of purchase query, purchase detail query, sales detail query, sales query, summary purchase query, summary sales query, account receivables query, account receivables assistant query, cash inflow query, cash outflow query and inventory summary query. The form that was needed were employee form, customer form, supplier form, inventory form, purchase form, sales form, account receivables form, calculation form, purchase filter form, sales filter form and account receivables filter form. Further for the report that was needed were employee list, customer list, supplier list, purchase report, sales report, account receivales report, inventory summary report and cash summary report.

Keywords: Purchase System, Sales System, Database

v

SARIPATI

Teknologi yang semakin berkembang, mendorong perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya, seperti dengan penggunaan komputer yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Aktivitas pembelian dan penjualan merupakan aktivitas yang penting dalam menjalankan sebuah usaha, sehingga harus dilakukan dan diawasi dengan baik, agar dapat memaksimalkan keuntungan yang diperoleh perusahaan. Pada Konveksi Ira Ratna, pengolahan data transaksi pembelian dan penjualan masih dilakukan secara manual, sehingga dapat menimbulkan kesalahan pencatatan dan informasi yang diperoleh perusahaan mengenai jumlah persediaan akhir kurang akurat. Oleh karena itu dibutuhkan sistem pembelian dan penjualan yang terkomputerisasi melalui perancangan database. Dengan perancangan database tersebut diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah muncul.

Dalam perancangan database sistem pembelian dan penjualan pada Konveksi Ira Ratna tersebut, dibutuhkan duabelas tabel, sebelas query, tujuh form, delapan report dan sebuah switchboard menu yang digunakan untuk menjalankan aplikasi database tersebut. Duabelas tabel tersebut terdiri dari, tabel persediaan, tabel kas, tabel piutang, tabel pembelian, tabel detail beli, tabel pengeluaran kas, tabel penjualan, tabel detail jual, tabel penerimaan kas, tabel karyawan, tabel pemasok dan tabel pelanggan. Sedangkan untuk query terdiri dari, query pembelian, query detail beli, query detail jual, query penjualan, query rekap pembelian, query rekap penjualan, query piutang, query pembantu piutang, query penerimaan kas, query pengeluaran kas dan query rekap persediaan. Form yang dibutuhkan terdiri dari, form karyawan, form pelanggan, form pemasok, form persediaan, form pembelian, form penjualan, form piutang, form perhitungan, form filter beli, form filter jual dan form filter piutang. Selanjutnya untuk report yang dibutuhkan terdiri dari, daftar karyawan, daftar pelanggan, daftar pemasok, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan piutang, laporan rekap persediaan dan laporan rekap kas. Kata Kunci : Sistem Pembelian, Sistem Penjualan, Database

vi

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur bagi Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan seluruh rahmat serta karunia-Nya kepada penulis sampai

terselesaikannya kerja kerja yang berjudul “Perancangan Database Sistem

Pembelian dan Penjualan Pada Konveksi Ira Ratna Di Tingkir Salatiga”.

Penyusunan kerja kerja ini adalah sebagai syarat dalam mencapai gelar Sarjana

Ekonomi di Universitas Kristen Satya Wacana.

Kertas kerja ini membahas mengenai perancangan database untuk sistem

pembelian dan penjualan pada Konveksi Ira Ratna.

Penulis menyadari bahwa kertas kerja ini masih jauh dari kesempurnaan,

masih banyak kekurangan dan keterbatasan. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan bagi pembaca untuk dapat melengkapi penelitian ini dengan

melakukan pengembangan dan penelitian lebih lanjut.

Semoga kertas kerja ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca

umumnya dan bagi Konveksi Ira Ratna khususnya.

Salatiga, 16 April 2012

Penulis

vii

UCAPAN TERIMA KASIH

Kertas kerja ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu karena

adanya bantuan dari banyak pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih

kepada:

1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan kertas kerja ini;

2. Ayah, Ibu dan seluruh keluarga tercinta yang selalu memberikan dukungan

baik moral maupun materi kepada penulis dalam menyelesaikan kertas

kerja ini.

3. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, S.E, M.Ak., selaku pembimbing utama

dalam memberikan bimbingan, pengarahan dan saran-saran yang

membangun kepada penulis dengan sabar dan baik hati sampai

terselesaikannya kertas kerja ini.

4. Bapak Marthen L.nDoen, SE., MA., Ph.D, selaku wali studi yang selama

ini telah banyak memberikan pengarahan dan bantuannya selama ini

kepada penulis.

5. Para dosen dan staff Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah

memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

6. Sahabat-sahabatku tercinta Ana, Mega, Arum, Mas Yoso, Mas Teguh,

yang selama ini telah memberikan warna tersendiri dalam menjalani masa-

masa perkuliahan dan tentunya membantu penulis dalam menyelesaikan

kertas kerja ini.

viii

7. Teman-teman satu angkatan Winta, Maria, Tata, Ita, Dila dan masih

banyak lagi yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu.

8. Kakak angkatan Mas Tonga dan Mas Felli.

9. Kekasih tersayang dan tercinta Mas Andy, yang selama ini telah

memberikan dukungan kepada penulis hingga terselesaikannya kertas

kerja ini.

10. Mbak Krisna selaku asisten Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, S.E, M.Ak.,

yang selama ini sudah membantu dalam memberikan informasi mengenai

proses bimbingan sehingga dapat berjalan dengan lancar.

11. Pemilik Konveksi Ira Ratna yaitu Bpk Muh Sholeh dan Ibu Siti Chotijah

yang telah bersedia membantu penulis untuk memberikan izin melakukan

penelitian di Konveksi Ira Ratna.

Akhir kata, penulis berdoa semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa

memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada mereka semua. Dengan segala

kerendahan hati semoga kertas kerja ini berguna bagi semua pihak.

Salatiga, 16 April 2012

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................... i

Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja ............................................... ii

Halaman Persetujuan ..................................................................................... iii

Abstract ......................................................................................................... iv

Saripati .......................................................................................................... v

Kata Pengantar ............................................................................................... vi

Ucapan Terima Kasih ..................................................................................... vii

Daftar Isi ........................................................................................................ ix

Daftar Gambar ............................................................................................... xii

Daftar Tabel ................................................................................................... xv

Daftar Lampiran ............................................................................................. xvii

Pendahuluan .................................................................................................. 1

Telaah Teoritis ............................................................................................... 3

Sistem Informasi ...................................................................................... 3

Sistem Pembelian ..................................................................................... 3

Sistem Penjualan ...................................................................................... 5

Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................................ 7

Program Aplikasi Database .................................................................... 9

Metode Penelitian .......................................................................................... 10

Jenis dan Sumber Data ............................................................................ 10

Metode Pengumpulan Data ..................................................................... 10

Teknik dan Langkah Analisis .................................................................. 11

x

Teknik Analisis ................................................................................ 11

Langkah Analisis .............................................................................. 11

Hasil dan Pembahasan ................................................................................... 12

Gambaran Singkat Konveksi Ira Ratna .................................................... 12

Struktur Organisasi Pada Konveksi Ira Ratna .......................................... 14

Mendiskripsikan Sistem Pembelian dan Penjualan Pada Konveksi Ira Ratna16

Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna ............................................... 16

Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ............................................... 19

Rekomendasi Flowchart Sistem yang Berjalan ........................................ 22

Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas .......................... 27

Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna .............................................. 27

Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ............................................... 33

Perancangan Basis Data .......................................................................... 39

Tabel ................................................................................................ 39

Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna ....................................... 39

Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ........................................ 45

Query ............................................................................................... 50

Form ................................................................................................ 60

Report ............................................................................................. 73

Switchboard ..................................................................................... 79

Kesimpulan dan Saran ................................................................................... 85

Kesimpulan ............................................................................................. 85

Saran ........................................................................................................ 87

xi

Daftar Pustaka ................................................................................................ 88

Daftar Riwayat Hidup

Lampiran

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Konveksi Ira Ratna ...................................... 14

Gambar 2 Flowchart Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna ....................... 17

Gambar 3 Flowchart Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ........................ 20

Gambar 4 Rekomendasi Flowchart Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna .. 23

Gambar 5 Rekomendasi Flowchart Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ... 25

Gambar 6 ERD Konteks Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna ................. 31

Gambar 7 ERD Asosiasi Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna .................. 32

Gambar 8 ERD Full Atribute Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna ........... 32

Gambar 9 ERD Full Atribute Sistem Pembelian Konveksi Ira Ratna Setelah

Diturunkan ................................................................................. 33

Gambar 10 ERD Konteks Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna .................. 37

Gambar 11 ERD Asosiasi Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ................... 37

Gambar 12 ERD Full Atribute Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna ............ 38

Gambar 13 ERD Full Atribute Sistem Penjualan Konveksi Ira Ratna Setelah

Diturunkan ................................................................................. 38

Gambar 14 Desain Tabel Persediaan ............................................................. 40

Gambar 15 Desain Tabel Kas ....................................................................... 41

Gambar 16 Desain Tabel Pembelian ............................................................ 42

Gambar 17 Desain Tabel Detail Beli ............................................................ 43

Gambar 18 Desain Tabel Pengeluaran Kas ................................................... 43

Gambar 19 Desain Tabel Karyawan ............................................................. 44

Gambar 20 Desain Tabel Pemasok ............................................................... 45

Gambar 21 Desain Tabel Penjualan ............................................................. 47

Gambar 22 Desain Tabel Detail Jual ............................................................ 48

Gambar 23 Desain Tabel Penerimaan Kas ................................................... 49

Gambar 24 Desain Tabel Pelanggan ............................................................. 50

Gambar 25 Desain Query Pembelian Kolom Grid Ke-1 ................................ 51

Gambar 26 Desain Query Pembelian Kolom Grid Ke-2 ............................... 51

Gambar 27 Desain Query Detail Beli ............................................................ 52

xiii

Gambar 28 Desain Query Detail Jual ............................................................ 52

Gambar 29 Desain Query Penjualan Kolom Grid Ke-1 ................................ 53

Gambar 30 Desain Query Penjualan Kolom Grid Ke-2 ................................ 53

Gambar 31 Desain Query Rekap Pembelian ................................................. 54

Gambar 32 Desain Query Rekap Penjualan ................................................. 55

Gambar 33 Desain Query Rekap Persediaan................................................. 56

Gambar 34 Desain Query Pembayaran Piutang ............................................ 57

Gambar 35 Desain Query Pembantu Piutang ................................................ 57

Gambar 36 Desain Query Piutang View ....................................................... 58

Gambar 37 Desain Query Penerimaan Kas ................................................... 59

Gambar 38 Desain Query Pengeluaran Kas .................................................. 59

Gambar 39 Tampilan Form Persediaan ........................................................ 61

Gambar 40 Tampilan Form Karyawan ......................................................... 62

Gambar 41 Tampilan Form Pemasok ........................................................... 63

Gambar 42 Tampilan Form Pelanggan ......................................................... 64

Gambar 43 Tampilan Form Pembelian ........................................................ 66

Gambar 44 Tampilan Form Penjualan ......................................................... 67

Gambar 45 Tampilan Form Pembayaran Piutang ......................................... 69

Gambar 46 Tampilan Form Perhitungan ...................................................... 69

Gambar 47 Tampilan Form Filter Pembelian ............................................... 71

Gambar 48 Tampilan Form Filter Penjualan ................................................ 72

Gambar 49 Tampilan Form Filter Piutang ................................................... 73

Gambar 50 Tampilan Daftar Karyawan ........................................................ 74

Gambar 51 Tampilan Daftar Pemasok ......................................................... 75

Gambar 52 Tampilan Daftar Pelanggan ....................................................... 75

Gambar 53 Tampilan Laporan Pembelian .................................................... 76

Gambar 54 Tampilan Laporan Penjualan ..................................................... 77

Gambar 55 Tampilan Laporan Piutang ......................................................... 77

Gambar 56 Tampilan Laporan Rekap Persediaan ......................................... 78

Gambar 57 Tampilan Laporan Rekap Kas .................................................... 79

Gambar 58 Tampilan Menu Utama Switchboard .......................................... 80

xiv

Gambar 59 Tampilan Menu Input Data ........................................................ 81

Gambar 60 Tampilan Menu Input Transaksi ................................................ 81

Gambar 61 Tampilan Menu Laporan ........................................................... 82

Gambar 62 Tampilan Menu Laporan Lanjutan ............................................. 83

Gambar 63 Tampilan Menu Penyaringan Data ............................................. 83

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Format Tabel Persediaan ............................................................... 40

Tabel 2 Tampilan Tabel Persediaan ............................................................ 40

Tabel 3 Format Tabel Kas ........................................................................... 41

Tabel 4 Tampilan Tabel Kas ....................................................................... 41

Tabel 5 Format Tabel Pembelian ................................................................ 41

Tabel 6 Tampilan Tabel Pembelian .............................................................. 42

Tabel 7 Format Tabel Detail Beli ................................................................ 42

Tabel 8 Tampilan Tabel Detail Beli ............................................................. 43

Tabel 9 Format Tabel Pengeluaran Kas ....................................................... 43

Tabel 10 Format Tabel Karyawan ................................................................. 44

Tabel 11 Tampilan Tabel Karyawan .............................................................. 44

Tabel 12 Format Tabel Pemasok .................................................................... 45

Tabel 13 Tampilan Tabel Pemasok ............................................................... 45

Tabel 14 Format Tabel Penjualan ................................................................. 46

Tabel 15 Tampilan Tabel Penjualan .............................................................. 47

Tabel 16 Desain Tabel Detail Jual ................................................................ 47

Tabel 17 Tampilan Tabel Detail Jual ............................................................ 48

Tabel 18 Format Tabel Penerimaan Kas ....................................................... 48

Tabel 19 Format Tabel Pelanggan ................................................................ 49

Tabel 20 Desain Tabel Pelanggan ................................................................ 50

Tabel 21 Tampilan Query Pembelian ............................................................ 51

Tabel 22 Tampilan Query Detail Beli ........................................................... 52

Tabel 23 Tampilan Query Detail Jual ........................................................... 53

Tabel 24 Tampilan Query Penjualan ............................................................ 54

Tabel 25 Tampilan Query Rekap Pembelian ................................................. 54

Tabel 26 Tampilan Query Rekap Penjualan .................................................. 55

Tabel 27 Desain Query Rekap Persediaan .................................................... 56

Tabel 28 Tampilan Query Pembayaran Piutang ............................................ 57

Tabel 29 Tampilan Query Pembantu Piutang ............................................... 58

xvi

Tabel 30 Tampilan Query Piutang View ....................................................... 58

Tabel 31 Tampilan Query Penerimaan Kas .................................................. 59

Tabel 32 Tampilan Query Pengeluaran Kas .................................................. 60

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Nota Pembelian

Lampiran 2 Nota Penjualan Kain Jeans

Lampiran 3 Nota Penjualan Celana Santai

Lampiran 4 Nota Penjualan Limbah Pabrik

Lampiran 5 Gambar Seragam TK dan SD

Lampiran 6 Gambar Celana Santai

Lampiran 7 Gambar Mesin Obras

Lampiran 8 Gambar Kain Jeans