PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT KEPUTUSAN PADA KANTOR LURAH BATURETNO

YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Deni Dwi Kurniawan

09.11.3230

kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

DESIGN INFORMATION SYSTEM APPLICATION ARCHIVING DECISION LETTER ON THE OFFICE OF CHIEF OF BATURETNO

PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT KEPUTUSAN PADA KANTOR LURAH BATURETNO

Rum Muhamad Andri Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Good archive management is to support the activities of the administration to be more fluent, often overlooked by a variety of reasons. Various constraints such as lack of personnel in the field of archives and limited facilities and infrastructure has always been a reason for lack archives management in most of the government or private agencies.

There are so many kinds of archives, not easy to manage files within an institution. Impact of Information and Communication Technology (ICT) to the archives is to enable the manufacture or alteration of information in digital form, allowing you to easily access information and file transfer, as well as enabling collaboration and the use of shared archival collections.

The author would like to create an application where archiving Headman's Decision Letter could be centralized and easy to operate. So that the officials who operate it can looking for the archives more effective and efficient. With a web-based application will be archiving process of Headman's Decision Letter more secure than the previous filing. Keywords: Information Systems, Application Archiving, Centralised, Security, Decision Letter.

1

1. PENDAHULUAN

Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih

lancar, seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti

kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu

menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi

pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu

menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja

lainnya.

Melihat banyaknya bentuk arsip yang sangat bervariasi, tidak mudah dalam

mengelola arsip dalam sebuah instansi. Maka dari itu, perkembangan IT memberi

peluang untuk mempermudah pengelolaan arsip. Adanya perkembangan dan kemajuan

bidang teknologi komunikasi dan informasi yang sangat pesat dewasa ini mengharuskan

perubahan paradigma dan kinerja pada pusat atau sumber informasi termasuk

didalamnya kearsipan. Dampak dari Information and Communication Technology (ICT)

terhadap kearsipan ialah memungkinkan pembuatan atau pengubahan informasi dalam

bentuk digital, sehingga dapat dengan mudah mengakses informasi dan transfer file,

serta memungkinkan kerjasama dan penggunaan bersama koleksi arsip

Penulis ingin membuat sebuah aplikasi yang dimana pengarsipan SK Lurah bisa

terpusat dan mudah untuk dioperasikan. Sehingga petugas kelurahan yang

mengoperasikannya dapat mencari arsip lebih efektif dan efisien dalam bekerja. Dengan

aplikasi web base nantinya proses pengarsipan Surat Keputusan (SK) Lurah akan lebih

aman dibandingkan dengan pengarsipan yang sebelumnya. Dari uraian diatas yang

melatar belakangi penulis membuat penelitian yang berjudul “Perancangan Aplikasi

Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keputusan Pada Kantor Lurah Baturetno

Yogyakarta”.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Arsip

Arsip banyak didefinisikan oleh para ahli dengan berbagai pendapat diantaranya :

Arsip adalah kumpulan dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

Menurut Agus Sugiarto (2005 : 5)

“Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)

2

Dari beberapa pendapat para ahli mendapat sebuah kesimpulan bahwa arsip

adalah suatu kumpulan dokumen penting yang disimpan secara teratur agar setiap kali

diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

2.2 Fungsi Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau

berdasarkan sistem. Fugsi arsip menurut Agus Sugiarto (2005 : 9) yaitu:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank

data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.

2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manejemen dalam

kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan

digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi

sebagai pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.

4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan

menyediakan informasi untuk masa akan datang.

2.3 Sistem Informasi Pengarsipan

Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen.

Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya

untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem

informasi berdasarkan komputer biasanya dapat mengurangi biaya sekaligus

meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi.

Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8)

mendefiniskan sistem informasi adalah :

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem didalam suatu

organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3

Menurut Bahari (2010), pengarsipan adalah proses pembuatan arsip dengan

menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf atau apapun kombinasi huruf dan nomor

sebagai identitas arsip yang terkait untuk dijadikan bahan referensi.

Setalah membaca beberapan referensi dari pendapat ahli tentang beberapa teori,

penulis mencoba menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Pengarsipan adalah kumpulan

prosedur–prosedur maupun cara pengolahan harian arsip secara logis dan sistematis

dengan menggunakan abjad, numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor

sebagai identitas, bersifat manajerial dan kegiatan strategi untuk dijadikan bahan

referensi (dalam organisasi) guna mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi

pada organisasi tersebut.

2.4 Karakter Sistem Informasi

Stair (1992) dalam Hanif Al fatta (2007:9) menjelaskan bahwa sistem informasi

berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdari dari komponen-komponen :

a. Perangkat keras : yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiataan

memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.

b. Perangkat lunak : yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

c. Database : yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga mudah dilakukan pengguna sistem

informasi.

d. Telekomunikasi : yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna

sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke

dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia : yaitu personal dari sistem informasi, meliputi manajer,

analisis, programer, dan operator, serta bertanggung jawab

terhadap perawatan sistem.

2.5 Diagram Alir Data (DAD)

Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perencanaan

untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem. Ada 2 hal yang perlu

diperhatikan dalam desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk

sistem yang baru. 1

1 Andri Kristanto, PERANCANGAN SISTEM INFORMASI dan Aplikasinya, Gava

Media, Yogyakarta, 2003, hal. 55

4

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan

model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai

suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama

lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut

juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau

model fungsi.

2.6 Database

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa

ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu

kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.

Database merupakan komponen terpenting dalam pembangunan sistem

informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh

data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi-

informasi dalam berbagai bentuk. Database merupakan himpunan kelompok data yang

saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi

duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara cepat dan

mudah untuk menghasilkan informasi. 2

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tinjauan Umum

Sistem Informasi Pengarsipan adalah kumpulan prosedur–prosedur maupun cara

pengolahan harian arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan abjad,

numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi untuk dijadikan bahan referensi (dalam organisasi) guna

mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi pada organisasi tersebut.

Sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang efektif. Pengarsipan yang dilakukan

masih manual degan menulis dibuku arsip dan belum tersimpan dengan baik. Dalam

pengarsipan SK Lurah masih berkesan tanpa adanya prosedur yang jelas. Ketika arsip

dibutuhkan atau dicari untuk dijadikan bahan referensi dalam pengambilan keputusan,

pegawai kelurahan harus mencari kumpulan arsip yang ada. Arsip yang seharusnya

terpusat dan bisa ditemukan lebih cepat saat akan dibutuhkan atau diperlukan, pada

sistem pengarsipan yang ada di kelurahan saat ini belum tertata secara sistematis. Untuk

keamanan arsip juga dirasa belum aman, karena arsip manual hanya disimpan dan tidak

adanya sistem kontrol.

2 Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Perencanaan & Pembangunan Sistem informasi,

Andi, Yogyakarta, 2002, hal. 99

5

3.2 Analisis Sistem

Dalam tahap analisis sistem ini, penulis akan melakukan penelitian tentang sistem

lama. Dengan harapan dari analisis yang sudah dilakukan pada sistem lama, akan

mendapatkan kesimpulan untuk digunakan sebagai tolak ukur sistem yang akan

dibangun.

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada sistem

pengarsiapan yang ada di Kelurahan Baturetno, penulis menggunakan analisis PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service).

Dari analisis ini diharapkan masalah utama yang ada pada sistem lama bisa

diselesaikan dengan sistem yang baru. Hal ini penting karena biasanya yang muncul

dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari permasalahan utama saja.

1. Analisis Kinerja (Performace)

Tabel 3.1 Analisis Kinerja (Performance)

Faktor Hasil Analisis

Throughput Pegawai kepala bagian mengarsip surat dengan sistem

manual setiap harinya mengarsip 2 sampai 4 surat. Hal

tersebut dirasa lambat dalam pelaksanaannya dengan

targetan kepala bagian dapat mengarsip 5 sampai 7

surat perharinya.

Response Time Dengan pengelolaan satu arsip membutuhkan waktu 5

hingga 10 menit.

2. Analisis Informasi (Information)

Tabel 3.2 Analisis Informasi (Information)

Faktor Hasil Analisis

Akurat Dalam pemprosesan data surat terkadang terjadi

kesalahan. Sehingga dalam penyampaian informasi

mengenai arsip menjadi kurang akurat.

Relevan Informasi yang dihasilkan tergolong baik, namun

terkadang kurang sesuai dengan yang diharapkan. Hal

6

ini masih perlu ditambah beberapa data penjelas

sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih detail

dan baik.

Tepat Waktu Laporan tidak tepat waktu sehingga informasi mengenai

pengarsipan tidak dapat dilihat langsung oleh pegawai

kelurahan lainnya.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi (Economy)

Faktor Hasil Analisis

Biaya dan Manfaat Dalam proses pengarsipan SK Lurah saat ini

membutuhkan buku, kertas dan alat arsip kantor lainnya,

sehingga membutuhkan biaya tinggi. Namun sampai

saat ini masih tergolong berjalan dengan baik. Melihat

dari catatan buku arsip ada 2 sampai 4 surat setiap

harinya.

4. Analisis Pengendalian (Control)

Tabel 3.4 Analisis Pengendalian (Control)

Faktor Hasil Analisis

Kinerja Sistem a. SK Lurah terdapat di berbeda-beda komputer,

secara otomatis tidak ada antisipasi terhadap

keamanan data. Sehingga memungkinkan

terjadinya proses manipulasi data.

b. Tidak ada laporan pengarsipan secara berkala.

Sehingga pengarsipan yang dilakukan hanya

sebatas pencatatan dibuku arsip yang

berakhibat sering terjadi kehilangan surat.

7

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Faktor Hasil Analisis

Sumber Daya Penyampaian informasi belum efisien. Dengan fasilitas

komputer yang ada dirungan masing-masing untuk

melihat informasi soal arsip, pegawai harus datang ke

ruangan kepala bagian pelayanan. Dikarenakan

pengarsipan hanya dilakukan menggunakan buku arsip

manual.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Tabel 3.6 Analisis Pelayanan (Service)

Faktor Hasil Analisis

Kepuasan Pengarsipan kurang memuaskan. Sistem pengarsipan

masih menggunakan sistem manual dan sedangkan

pembuatan SK sudah menggunakan komputer, namun

keberadaan file masih tersebar di komputer yang

berbeda-beda dan pencatatan yang tidak detail.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem menguraikan kebutuhan sistem agar dapat

memberikan gambaran tentang sistem yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Data

yang dijadikan bahan uji dan analisis didapatkan dari hasil analisis sistem lama untuk

pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan

3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Kebutuhan spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan

aplikasi sistem pengarsipan Kelurahan Baturetno adalah sebagai berikut :

Processor : 2.2 GHz

Memory : 2 GB

Harddisk : 250 GB

VGA Card : On-board

CD Rom : DVD-RW

8

Monitor : 15”

LAN Card : On-board

UPS : 500 VA

Scanner dan Printer

Keyboard dan Mouse

Chassing

3.2.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang akan digunakan dalam menjalankan sistem adalah

sebagai berikut :

1. Perangkat lunak yang digunakan server adalah :

a. Adobe Dreamweaver yang digunakan untuk mengcoding bahasa

pemrograman berbasis PHP.

b. Perangkat lunak pendukung lainnya yang dibutuhkan dalam pembuatan

aplikasi yaitu Xampp server.

2. Perangkat lunak yang digunakan client adalah :

a. Sistem Operasi untuk menjalankan browser.

b. Web browser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera.

3.3 Perancangan Proses

Perancangan proses adalah bagian yang menguraikan perancangan sistem yang

menggunakan permodelan fisik dengan membuat Diagram Konteks dan Data Flow

Diagram (DFD), informasi ini akan memberikan penjelasan dari sistem yang akan

dibangun.

3.3.1 Diagram Konteks

Gambar 3.1 Diagram Konteks

9

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD digunakan untuk menggambarkan proses kerja dari suatu sistem yang sudah

ada ataupun sistem yang baru akan untuk mempermudah pembagian kerja dan proses

pengembangan sistem selanjutnya.

Gambar 3.2 DFD Level 0

4. IMPLEMENTASI

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi dan pengujian sistem merupakan kelanjutan dari kegiatan

perancangan sistem dan dapat dipandang sebagai usaha untuk mewujudkan sistem

yang dirancang. Langkah-langkah dari proses implementasi dan pengujian sistem adalah

urutan dari kegiatan awal sampai kegiatan akhir yang harus dilakukan dalam

mewujudkan sistem yang dirancang. Hasil dari tahapan implementasi dan pengujian

sistem ini adalah suatu sistem informasi yang sudah berjalan dengan baik.

10

1. Halaman Login

Gambar 4.1 Input Login User

Pada form login digunakan user agar dapat melakukan login. Bila tombol login di

klik oleh user dan data diisi, username dan password benar maka user tersebut dapat

menggelola sistem informasi pengarsipan sesuai hak asksesnya.

2. Halaman User

Gambar 4.2 Tampilan Halaman User

11

3. Halaman Admin

Gambar 4.3 Tampil Data Admin

4. Input Data Agenda

Gambar 4.4 Input Data Agenda

12

Pada form input data agenda digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses

sebagai pengguna yang bisa menambahkan data agenda berdasarkan surat masuk yang

diterima oleh kepala bagian Kelurahan Baturetno.

5. Input Data Ekspedisi

Gambar 4.5 Input Data Ekspedisi

Pada form input data ekspedisi digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses

sebagai pengguna yang bisa menambahkan data ekspedisi berdasarkan surat keluar

yang dikirim oleh kepala bagian Kelurahan Baturetno.

6. Tampilan Data Kategori

Pada form tampil data kategori digunakan oleh user atau yang memiliki hak akses

sebagai pengguna bisa melihat informasi pengarsipan surat keputusan, surat masuk dan

surat keluar sekaligus dapat mengunduh surat tersebut. Pada lingkaran merah atau

nama surat yang berwarna merah merupakan alamat lokasi pengunduhan yang dapat

diakses oleh user.

13

Gambar 4.6 Tampil Data Kategori

7. Tampil Laporan Agenda

Gambar 4.7 Tampil Laporan Agenda

14

8. Tampil Laporan Ekspedisi

Gambar 4.8 Tampil Laporan Ekspedisi

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan implementasi dan pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya

pada laporan skripsi yang berjudul “Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Keputusan Pada Kantor Lurah Baturetno Yogyakarta”, maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem mampu mengidentifikasi pembagian hak akses bagi pengguna

berdasarkan user id admin dan pegawai kelurahan lainnya saat melakukan

registrasi user sehingga pengguna bisa masuk sesuai dengan hak aksesnya dan

akan ada pesan peringatan jika pengguna masuk tidak sesuai dengan hak

aksesnya.

2. Sistem mampu melakukan pengolahan dan penyimpanan data pengarsipan yang

nantinya data tersebut akan ditampilkan dalam halaman pengguna dan pengguna

bisa mengunggah dan mengunduh data sesuai dengan hak aksesnya.

3. Sistem mampu memberikan informasi pengarsipan SK khususnya secara cepat

dan tepat karena data pengarsipan sudah terintegrasi dalam satu databased.

15

5.2 Saran

Setelah melakukan perancangan dan pembuatan sistem berbasis web, penulis

memberikan saran untuk penyempurnakan dan pengembangan lebih terhadap sistem

informasi ini. Adapun sarannya sebagai beriktu:

1. Perlu dibuat adanya sistem backup data pengarsipan, agar data-data yang telah

ada tersimpan dalam data history.

2. Perlu dibuat search engine data arsip untuk mempermudah pencarian arsip

apabila data arsip akan diperlukan.

3. Ditambah sistem pengarsipan yang lainnya, agar aplikasi yang sudah ada bisa

dimaksimalkan lagi untuk mewujudkan sistem informasi pengarsipan terpusat.

16

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2000. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto, H M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2003. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media.

Nugroho, Bunefit. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan

Dreamweaver MX (6,7,2004) dan 8. Yogyakarta: Gava Media.

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem informasi.

Yogyakarta: Andi Offset.

Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Grava Media.

Umar, Najirah. “Sistem Informasi Kearsipan Digital.” Jurnal ILKOM 2:3 (Desember 2010).

Utami, Ema, dan Sukrisno. 2008. Mengoptimalkan Query pada Microsoft SQL Server.

Yogyakarta: Andi Offset.

Wahana Komputer. 2012. Membangun Web Interaktif dengan Adobe Dreamweaver

CS5.5, PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.