PERANCANGAN APLIKASI DOKUMEN SURAT ELEKTRONIK

DENGAN MENGGUNAKAN MODEL PENCARIAN EXTENDED

BOOLEAN PADA PT. JASA MARGA (PERSERO) TBK. CABANG

SEMARANG

SKRIPSI

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Pada Jurusan Ilmu Komputer / Informatika

Disusun Oleh:

Musa A Jazzumar Fadhillah

J2F009079

JURUSAN ILMU KOMPUTER / INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

2015

i

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tugas akhir/skripsi ini tidak terdapat karya yang

pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi, dan

sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis

atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan

disebutkan dalam daftar pustaka.

ii

HALAMAN PENGESAHAN

Judul : Perancangan Aplikasi Dokumen Surat Elektronik Dengan Menggunakan

Model Pencarian Extended Boolean Pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk.

Cabang Semarang

Nama : Musa A Jazzumar Fadhillah

NIM : J2F009079

Telah diujikan pada sidang tugas akhir tanggal 5 Juni 2015 dan dinyatakan lulus

pada tanggal 19 Juni 2015

iii

HALAMAN PENGESAHAN

Judul : Perancangan Aplikasi Dokumen Surat Elektronik Dengan Menggunakan

Model Pencarian Extended Boolean Pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk.

Cabang Semarang

Nama : Musa A Jazzumar Fadhillah

NIM : J2F009079

Telah diujikan pada sidang tugas akhir tanggal 5 Juni 2015.

iv

ABSTRAK

PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. merupakan perusahaan yang mengelola jasa jalan bebas

hambatan (jalan tol) di Indonesia. Banyaknya dokumen surat pada PT. Jasa Marga

(Persero) Tbk. Cabang Semarang menimbulkan permasalahan dalam melakukan pencarian

dokumen surat dengan cepat, sehingga diperlukan mekanisme untuk membangun sebuah

aplikasi pengelolaan dokumen surat. Aplikasi Dokumen Surat menggunakan model

pencarian extended boolean, yaitu menggabungkan boolean query dengan model ruang

vektor. Model extended boolean digunakan untuk mengukur kemiripan antara kata-kata

dalam dokumen surat dengan kata kunci. Untuk mengukur kemiripan tersebut dibutuhkan

bobot pada setiap indeks dari kata-kata (term) yang didapat dari rumus Savoy. Aplikasi

telah diuji pada 20 dokumen surat dengan memasukkan 10 kata kunci yang berbeda. Hasil

pengujian menunjukkan kata-kata pada deskripsi dokumen surat sesuai dengan kata kunci

yang dimasukkan. Aplikasi Dokumen Surat mampu diakses oleh petugas PT. Jasa Marga

(Persero) Tbk. Cabang Semarang yang membutuhkan informasi dokumen surat serta

memberikan kemudahan dalam hal pencarian dokumen surat yang relevan dengan

kebutuhan pengguna.

Kata kunci: aplikasi dokumen surat, model extended boolean

v

ABSTRACT

PT Jasa Marga (Persero) Tbk. is the company that manages the services of freeway

(highway) in Indonesia. The number of letter document in PT. Jasa Marga (Persero) Tbk.

Semarang raises problems in conducting of search letter documents quickly, so the

mechanisms to build a letter document management application is needed. Application

Letter Document uses the search of extended boolean model, which combines boolean

query with the vector space model. Extended boolean model is used to measure the

similarity between the words in the letter documents and keyword. To measure the

similarity, weighting is required for each index of the words (terms) that obtained from the

formula of Savoy. The application has been tested on 20 letter documents by entering 10

different keywords. The test results showed of the words in the description letter document

is similiar to keywords entered. Application Letter Document can be accessed by PT Jasa

Marga (Persero) Tbk. Semarang Branch that need the information of letter documentand

provides convenience in terms of the letter document searching that are relevant to the

users.

Keyword: application letter document, extended Boolean models

vi

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan

hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul

“Perancangan Aplikasi Dokumen Surat Elektronik Dengan Menggunakan Model Pencarian

Extended Boolean Pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang” dengan baik

dan lancar. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh

gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Jurusan Ilmu Komputer/Informatika Fakultas Sains dan

Matematika Universitas Diponegoro Semarang. Selama pelaksanaan penyusunan Laporan

Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai

pihak yang sangat mendukung. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis

ingin mengucapkan terimakasih dengan tulus kepada:

1. Prof. Dr.Widowati, S.Si, Msi selaku Dekan Fakultas Sains dan Matematika.

2. Bapak Nurdin Bahtiar, S.Si, M.T selaku Ketua Jurusan Ilmu Komputer/Informatika

Fakultas Sains dan Matematika Universitas Diponegoro.

3. Bapak Drs. Djalal Er Riyanto, MI.Komp selaku dosen pembimbing yang telah

memberikan petunjuk, nasehat, pengaraham serta saran dan bimbingan dalam

menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

4. Bapak Drs. Eko Adi Sarwoko, MKom selaku dosen wali.

5. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah membantu kelancaran

penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan. Oleh karena

itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan

Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat membawa manfaat bagi penulis sendiri

khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Semarang, 19 Juni 2015

Penulis

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ........................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................. iii

ABSTRAK............................................................................................................................ iv

ABSTRACT .......................................................................................................................... v

KATA PENGANTAR .......................................................................................................... vi

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................. x

DAFTAR TABEL ............................................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ........................................................................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah ................................................................................................... 2

1.3. Tujuan dan Manfaat ................................................................................................ 2

1.4. Ruang Lingkup........................................................................................................ 2

1.5. Sistematika Penulisan ............................................................................................. 3

BAB II DASAR TEORI ........................................................................................................ 5

2.1. Surat ........................................................................................................................ 5

2.3. Sistem Temu Kembali Informasi .......................................................................... 11

2.4. Proses Indexing ..................................................................................................... 12

2.5. Model Pencarian Extended Boolean ..................................................................... 14

2.6. Model Proses Waterfall......................................................................................... 14

2.6.1. Communication .............................................................................................. 15

2.6.2. Planning......................................................................................................... 15

2.6.3. Modeling ........................................................................................................ 15

viii

2.6.3.1. Analysis ................................................................................................ 15

2.6.3.2. Design .................................................................................................. 21

2.6.4. Construction .................................................................................................. 22

2.6.5. Deployment .................................................................................................... 22

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ..................................................... 23

3.1. Analisis ................................................................................................................. 23

3.1.1. Gambaran Umum .......................................................................................... 23

3.1.2. Gambaran Proses Pencarian .......................................................................... 26

3.1.3. Spesifikasi Perangkat Lunak ......................................................................... 31

3.1.4. Pemodelan Data ............................................................................................. 31

3.1.5. Pemodelan Fungsional ................................................................................... 35

3.2. Desain Sistem........................................................................................................ 40

3.2.1. Desain Data .................................................................................................... 40

3.2.2. Desain Algoritma Prosedural ......................................................................... 43

3.2.3. Desain Antarmuka ......................................................................................... 48

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ................................................................ 57

4.1. Implementasi ......................................................................................................... 57

4.1.1. Implementasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ................................... 57

4.1.2. Implementasi Basis Data ............................................................................... 58

4.1.3. Implementasi Algoritma Prosedural .............................................................. 59

4.1.4. Implementasi Antarmuka .............................................................................. 60

4.2. Pengujian............................................................................................................... 67

4.2.1. Rencana Pengujian ........................................................................................ 67

4.2.2. Skenario Pengujian ........................................................................................ 68

4.2.3. Hasil Uji ......................................................................................................... 69

4.2.4. Skenario dan Hasil Uji Fungsi Pencarian Dokumen Surat ............................ 70

ix

4.2.5. Analisa Hasil.................................................................................................. 71

BAB V PENUTUP .............................................................................................................. 73

5.1. Kesimpulan ........................................................................................................... 73

5.2. Saran ..................................................................................................................... 73

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 74

Lampiran A. Hasil Penghitungan Bobot .............................................................................. 75

Lampiran B. Skenario Pengujian ......................................................................................... 77

Lampiran C. Hasil Uji ......................................................................................................... 79

Lampiran D. Source Code ................................................................................................... 82

Lampiran E. Surat Izin Penelitian ........................................................................................ 92

Lampiran F. Surat Keterangan Perusahaan ......................................................................... 93

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Penomoran surat keluar ekstern (PT Jasa Marga, 2009) ................................... 8

Gambar 2.2 Penomoran surat keluar intern (PT Jasa Marga, 2009)...................................... 9

Gambar 2.3 Penomoran surat penetapan karyawan (PT Jasa Marga, 2009) ......................... 9

Gambar 2.4 Penomoran surat khusus (PT Jasa Marga, 2009) ............................................. 10

Gambar 2.5 Struktur Organisasi PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. (PT Jasa Marga, 2010) ... 11

Gambar 2.6 Bagian-bagian Sistem Temu Kembali Informasi (Mandala, 2002) ................. 12

Gambar 2.7 Model proses waterfall (Pressman, 2010) ....................................................... 14

Gambar 2.8 Kardinalitas relasi satu ke satu ........................................................................ 17

Gambar 2.9 Kardinalitas relasi satu ke banyak ................................................................... 18

Gambar 2.10 Kardinalitas relasi banyak ke satu ................................................................. 18

Gambar 2.11 Kardinalitas relasi banyak ke banyak ............................................................ 19

Gambar 3.1 Perspektif Pendokumentasian Surat PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang

Semarang ......................................................................................................... 23

Gambar 3.2 Perspektif Aplikasi Dokumen Surat ................................................................ 24

Gambar 3.3 Gambaran Proses Pencarian Dokumen Surat Aplikasi Dokumen Surat ......... 26

Gambar 3.4 ERD Aplikasi Dokumen Surat ......................................................................... 32

Gambar 3.5 Relasi antara tbindex dan tbsurat ..................................................................... 33

Gambar 3.6 Relasi antara tbhasil dan tbsurat ...................................................................... 33

Gambar 3.7 DCD Aplikasi Dokumen Surat ........................................................................ 36

Gambar 3.8 DFD level 1 Aplikasi Dokumen Surat ............................................................. 37

Gambar 3.9 DFD level 2 subproses mengolah pencarian ................................................... 39

Gambar 3.10 CDM Aplikasi Dokumen Surat ..................................................................... 40

Gambar 3.11 PDM Aplikasi Dokumen Surat ...................................................................... 41

Gambar 3.12 Hirarki antarmuka Aplikasi Dokumen Surat ................................................. 48

Gambar 3.13 Desain antarmuka login ................................................................................. 49

Gambar 3.14 Desain antarmuka surat masuk ...................................................................... 49

Gambar 3.15 Desain antarmuka tambah surat pada surat masuk ........................................ 50

Gambar 3.16 Desain antarmuka print pada surat masuk ..................................................... 50

Gambar 3.17 Desain antarmuka hasil pencarian surat masuk ............................................. 51

Gambar 3.18 Desain antarmuka surat keluar ....................................................................... 51

xi

Gambar 3.19 Desain antarmuka tambah surat pada surat keluar ........................................ 52

Gambar 3.20 Desain antarmuka print pada surat keluar ..................................................... 52

Gambar 3.21 Desain antarmuka hasil pencarian surat keluar ............................................. 53

Gambar 3.22 Desain antarmuka surat .................................................................................. 53

Gambar 3.23 Desain antarmuka user .................................................................................. 54

Gambar 3.24 Desain antarmuka tambah user ...................................................................... 54

Gambar 3.25 Desain antarmuka stemming .......................................................................... 55

Gambar 3.26 Desain antarmuka stemming .......................................................................... 55

Gambar 3.27 Desain antarmuka indexing ............................................................................ 56

Gambar 3.28 Desain antarmuka extended boolean ............................................................. 56

Gambar 4.1 Tampilan fungsi login ...................................................................................... 61

Gambar 4.2 Tampilan halaman utama petugas ................................................................... 61

Gambar 4.3 Tampilan menu tambah surat pada surat masuk .............................................. 62

Gambar 4.4 Tampilan menu print pada surat masuk ........................................................... 62

Gambar 4.5 Tampilan hasil pencarian dokumen surat masuk ............................................. 63

Gambar 4.6 Tampilan menu surat keluar ............................................................................ 63

Gambar 4.7 Tampilan menu tambah surat pada surat keluar .............................................. 63

Gambar 4.8 Tampilan menu print pada surat keluar ........................................................... 64

Gambar 4.9 Tampilan hasil pencarian dokumen surat keluar ............................................. 64

Gambar 4.10 Tampilan menu surat pada halaman admin ................................................... 65

Gambar 4.11 Tampilan menu user ...................................................................................... 65

Gambar 4.12 Tampilan menu tambah user ......................................................................... 66

Gambar 4.13 Tampilan menu stemming .............................................................................. 66

Gambar 4.14 Tampilan tambah stem ................................................................................... 66

Gambar 4.15 Tampilan halaman indexing ........................................................................... 67

Gambar 4.16 Tampilan submenu extended boolean ........................................................... 67

Gambar 4.17 Hasil penghitungan bobot “bagian” ............................................................... 70

Gambar 4.18 Hasil penghitungan bobot “operasional” ....................................................... 71

Gambar 4.19 Halaman hasil pencarian extended boolean ................................................... 71

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tabel notasi ERD ................................................................................................ 16

Tabel 2.2 Tabel notasi DFD ................................................................................................ 20

Tabel 3.1 Deskripsi dokumen surat ..................................................................................... 27

Tabel 3.2 Hasil parsing deskripsi dokumen surat ............................................................... 28

Tabel 3.3 Hasil stoplist deskripsi dokumen surat ................................................................ 28

Tabel 3.4 Hasil stemming deskripsi dokumen surat ............................................................ 29

Tabel 3.5 Hasil pemberian bobot pada istilah ..................................................................... 29

Tabel 3.6 Hasil penghitungan model extended boolean ...................................................... 31

Tabel 3.7 Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak ............................................................... 31

Tabel 3.8 Entitas pada ERD Aplikasi Dokumen Surat ........................................................ 32

Tabel 3.9 Deskripsi tabel tbsurat ......................................................................................... 41

Tabel 3.10 Deskripsi tabel user ........................................................................................... 42

Tabel 3.11 Deskripsi tabel tbindex ...................................................................................... 42

Tabel 3.12 Deskripsi tabel tbhasil ....................................................................................... 43

Tabel 3.13 Deskripsi tabel tbstem ....................................................................................... 43

Tabel 4.1 Implementasi algoritma prosedural ..................................................................... 60

Tabel 4.2 Skenario pengujian SRS-ADS-01 ....................................................................... 69

Tabel 4.3 Tabel hasil pengujian ........................................................................................... 69

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. merupakan perusahaan yang mengelola jasa

jalan bebas hambatan (jalan tol) di Indonesia. PT. Jasa Marga merupakan pendiri

jalan tol pertama di Indonesia, yang didirikan pada tanggal 1 Maret 1978. Tugas

utama PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. adalah merencanakan, membangun,

mengoperasikan dan memelihara jalan tol serta sarana kelengkapannya agar jalan

tol dapat berfungsi sebagai jalan bebas hambatan yang memberikan manfaat lebih

tinggi dari pada jalan umum (PT Jasa Marga, 2010).

Sebagai perusahaan besar, PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang

mengelola banyak dokumen surat. Pengelolaan dokumen surat pada PT. Jasa Marga

(Persero) Tbk. Cabang Semarang dilakukan secara manual, yaitu dengan

menyimpan dokumen surat di dalam folder penyimpanan dokumen, dan menulis

datanya di dalam buku arsip. Semakin bertambahnya dokumen surat menyebabkan

semakin banyaknya dokumen surat di PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang

Semarang, sehingga terjadi kesulitan dalam pencarian dokumen surat.

Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat memberikan manfaat

yang luar biasa kepada masyarakat. Teknologi informasi mampu melakukan

pencarian dokumen, dengan menggunakan sistem temu kembali informasi

(information retrieval system). Tujuan dari sistem temu kembali informasi adalah

untuk menemukan kembali (retrieve) informasi-informasi yang relevan terhadap

kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis (Mandala,

2002). Proses pengukuran tingkat kemiripan antar dokumen dilakukan dengan

membandingkan kata kunci dengan dokumen. Kata kunci yang digunakan didapat

dari masukan pengguna sistem. Pengukuran tingkat kemiripan dokumen dengan

kata kunci menggunakan model extended boolean. Strategi dari model extended

boolean adalah menggabungkan boolean query dengan model ruang vektor

sehingga bisa memudahkan pengguna untuk memperluas query (Hasibuan, 2000).

2

Pada penelitian ini akan dibuat Aplikasi Dokumen Surat dengan

menggunakan model pencarian extended boolean untuk membantu kesulitan

pencarian dokumen surat pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang.

1.2. Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang akan dibahas dalam laporan tugas akhir ini adalah

bagaimana mengembangkan sebuah Aplikasi Dokumen Surat yang dapat

melakukan pencarian dokumen surat dengan menggunakan model pencarian

extended boolean pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang.

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah

menghasilkan sebuah Aplikasi Dokumen Surat yang dapat melakukan pencarian

dokumen surat pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang dengan

menggunakan model pencarian extended boolean.

Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian tugas akhir ini, yaitu:

1. Bagi Penulis

a. Penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat selama

perkuliahan ke dunia nyata dengan merancang dan mengembangkan

sistem informasi ini.

b. Sebagai syarat untuk meraih gelar sarjana komputer.

2. Bagi Perusahaan

Membantu mempermudah melakukan pencarian dokumen surat pada PT. Jasa

Marga (Persero) Tbk. Cabang Semarang.

3. Bagi Universitas Diponegoro

Sebagai bahan referensi untuk Universitas Diponegoro, sehingga dapat

dijadikan bahan pertimbangan untuk pengembangan masalah yang serupa.

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Perancangan Aplikasi Dokumen Surat Elektronik Dengan

Menggunakan Model Pencarian Extended Boolean Pada PT. Jasa Marga (Persero)

Tbk. Cabang Semarang adalah sebagai berikut:

3

1. Surat yang dikelola hanya mencakup surat dinas.

2. Proses scanning surat dilakukan oleh petugas PT. Jasa Marga (Persero) Tbk.

Cabang Semarang sehingga sistem hanya menerima data masukan berupa file.

3. Pencarian dilakukan berdasarkan kata dari deskripsi dokumen surat.

4. Pengguna aplikasi ini terdiri dari dua, yaitu admin, petugas PT. Jasa Marga

(Persero) Tbk. Cabang Semarang yang menangani dokumen.

5. Tahapan model proses waterfall hanya melalui communication, planning,

modeling dan construction.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini terbagi dalam

beberapa pokok bahasan, yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan

manfaat penulisan penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II DASAR TEORI

Berisi kumpulan studi pustaka yang berhubungan dengan topik penelitian.

Dasar teori ini meliputi pengertian surat, profil PT. Jasa Marga (Persero)

Tbk., sistem temu kembali informasi, proses indexing, model pencarian

extended boolean, model proses waterfall.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Membahas proses pengembangan dan perancangan perangkat lunak.

Analisis dan perancangan ini meliputi gambaran umum sistem, spesifikasi

perangkat lunak, pemodelan data, pemodelan fungsional, desain data,

desain algoritma prosedural dan desain antarmuka.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Membahas proses pengembangan perangkat lunak dan hasil yang didapat

pada tahap implementasi. Implementasi dan pengujian ini meliputi

implementasi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi basis

data, implementasi algoritma prosedural, implementasi antarmuka,

4

rencana pengujian, skenario pengujian, hasil uji, skenario dan hasil uji

fungsi pencarian dokumen surat dan analisa hasil.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan yang diambil berkaitan dengan sistem yang

dikembangkan dan saran-saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut.