Peranan IT Dalam Penyusunan Arsip

OrganisasiManaging Content in Digital Era

Oleh: Arif Adhi Prasanna

Perubahan Lingkungan Strategis

Reformasi penyelenggaraan negara

Perkembangan teknologi Informasi dan Telekomunikasi

Perkembangan teori kearsipan

Dampak Teknologi Informasi Terhadap Administrasi

Perubahan cara bekerja

Perubahan cara berkomunikasi

Perubahan persepsi tentang efisiensi

Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip

Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

Bentuk Bagian Baru Arsip

Email

Website

Basis Data

Dokumen Multimedia

Spread Sheet

Arsip Dilihat Dari Bentuknya

arsip

tekstual

media baru

foto

film

video

audio

elektronik

bentuk khusus

peta

gambar arsitektu

r

poster

Arsitektur Informasi Dokumen Manajemen Elektronik

Keuntungan Dalam Penyimpanan Arsip Digital

Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

Dari gedung ke server

Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

Keuntungan Dalam Hal Akses Arsip Elektronik

Penemuan kembali yang Efisien

Kontrol Akses

Akses Jarak Jauh

Online Finding Aid

EAD: Encoded Archival Description

Otomatisasi dalam Records Management Meliputi

1. INFORMATION INTEGRITY

2. FINDING FILES (INDEXING)

3. SECURITY AND PRIVACY

4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)

5. SCHEDULING/DISPOSAL

6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL

7. LINKS TO PAPER FILES

8. BACK UPS

Dampak Penggunaan Dokumen Elektronik

• KETERGANTUNGAN MANUSIA• PENGAMANAN

• SISTEM (SOFT WARE)• AKSES INFORMASI PASSWORD PENGATURAN AKSES

INFORMASI (OTORITAS)• PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)• FRAGILITAS KOMPUTER:

• TERHADAP MEDIA• KONDISI LINGKUNGAN• PERKEMBANGAN TEKNOLOGI • MANUSIA

PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 Tentang Informasi Transaksi Elektronik

Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

surat

item

file

records

archives

KUMPULAN INFORMASI

Ilustrasi proses aktifitas untuk arsip digital

proses

dasar

input

data

surat

disimpan

data file

disimpan

data record

s

disimpan

data archive

s

a

b

bfile

ya

Stop/drop

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktifitas elektronik

input input input

data direktory/clou

d

Ilustrasi proses aktifitas untuk arsip digital (Lanjutan)

proses

dasar

input

data

surat

Aktifitas elektroni

k

disimpan

data file

Aktifitasektronik

disimpan

data record

s

Aktifitas elektroni

k

disimpan

data archive

s

a

b

bfile

ya

nilai

ya

tdkmusnah

nilaitdkmusnah

Aktifitas elektronik

Stop/drop

data direktory/clou

d

Taxonomi Digital

9 Langkah Menyusun Taxonomi Digital

1. Intuitive

2. Tidak Ambigu/Jelas

3. Hospitality

4. Konsisten dan Terprediksi

5. Relevan

6. Memenuhi kebutuhan

7. Memiliki arti dan mudah dimegerti

8. Durable

9. Seimbang

Masukkan data yang akan dihitung pada kotak yang berwarna hijau

Paper-Based System Cost Calculator

Hasil akan ditampilkan pada kotak yang berwarna abu-abu

Perhatian: Perhitungan ini adalah hasil perkiraan rata-rata biaya yang dikeluarkan Anda dalam mengelola dokumen fisik. Untuk dapat memberikan gambaran biaya dan bagaimana cara untuk melakukan penghematan biaya, jadwalkan pertemenuan dengan tenaga ahli kami untuk dapat membantu anda memberikan solusi terbaik.

Masukkan jumlah dokumen yang harus anda kelola setiap harinyacobalah untuk memasukkan estimasi perkiraan dari setiap dokumen yang harus Anda ambil dan kembalikan dalam satu harinya

200 Dokumen

Waktu yang dibutuhkan dalam mengambil dan menyimpan dokumenSurvey yang dilakukan menunjukkan angka rata-rata dedicate personel dalam melakukan pengambilan dan pengembalian dokumen adalah 6 Menit untuk setiap dokumen

6 Menit

J umlah menit dalam mengambil dan menyimpan dokumenSebuah perhitungan sederhana dengan mengalikan jumlah waktu yang ditimbulkan dalam mengambil dan mengembalikan dokumen

1200 Menit

J umlah J am dalam mengambil dan menyimpan dokumen

J umlah menit yang dihasilkan dibagi dengan 60 menit 20 Hours Per Day

Biaya personel dalam mengambil dan menyimpan dokumenKami telah memperhitungan biaya yang dibebankan, termasuk biaya pengamanan dan personel dari pengelola dokumen

15.50$ Per J am

Biaya per hari dalam mengambil dan menyimpan dokumen

Beban biaya per jam, dikalikan dengan jumlah dokumen yang diambil dan dikembalikan

310.00$ Per Hari

Biaya per tahun dalam mengambil dan menyimpan dokumenBiaya yang ditimbulkan adalah baiaya untuk personel pengelola dokumen

103,850.00$ Per Tahun

Masukkan jumlah file kabinet yang Anda gunakan untuk menyimpan dokumen

Cobalah untuk memasukkan jumlah file kabinet yang anda guakan saat ini

0 File Kabinet

Biaya pemeliharaan penggunaan file kabinet (termasuk biaya perkiraan pemeliharaan ruangan)Sebuah survey memebrikan hasil bahwasannya biaya yang ditimbulkan untuk mengelola sebuah file kabinet dengan 4 laci adalah $ 6.200 per tahun, bagaimana dengan anda?

-$ Per Tahun dalam penyimpanan

TOTAL ESTIMASI BIAYA PER TAHUN DALAM MENGELOLA DOKUMEN FISIK 103,850.00$ Pengeluaran Per Tahun untuk mengelola dokumen fisik

Dokumen Manajemen Elektronik

Aplikasi Document Management

Kemampuan• Document versioning with

checkin/checkout capability • User definable index and document

profiling• Audit Trailing. • Archive and Restore • Unlimited scalability to support

thousands of users and manage unlimited number of documents

• Robust security based on users, groups and roles

• Collaboration with discussion, invitation and alert.

TampilanNavigation

Bar Search

Pop up menu

Tree like structure

Role Base Security

Pencarian

Audit Trail

Relasi Dokumen

Thank You

Good Document Management Solution makes record keeping and retrieval

easier and more efficient.