Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Oleh : Muskamal, S.Sos, M.Si

1

PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

OLEH : MUSKAMAL, S.SOS, M.SI

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR II LAN MAKASSAR

( PKP2A II LAN MAKASSAR )

PKP2A II LAN MAKASSAR


2

LATAR BELAKANG

Aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan standard operating procedures (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Standard operating procedures, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi penyimpangan, maka dapat ditemukan penyebabnya.


3

DASAR HUKUM

Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih dan Bebas KKN.

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.

Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata Cara Peran Serta Masyarakat Dalam Penyelenggaraan Negara.

Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-2009.

Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik..


4

TUJUAN DAN SASARAN (1)

TUJUAN: untuk memberikan pedoman bagi seluruh instansi pemerintah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi standard operating procedures (SOP) administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakannya.


5

TUJUAN DAN SASARAN (2)

SASARAN: Setiap instansi pemerintah sampai dengan

unit yang terkecil memiliki SOP-nya masing-masing

Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan

Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan

Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat


6

PENGERTIAN SOP

Standard Operating Procedures (SOP) adl serangkaian instruksi tertulis yg dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bgm dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Standard Operating Procedures (SOP) adl instruksi sederhana, utk menyelesaikan tugas rutin dgn cara yg paling efektif dlm rangka memenuhi persyaratan operasional.

Secara sederhana Standard Operating Procedures (SOP) diartikan sbg penetapan tertulis mengenai apa yg hrs dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.


7

MANFAAT SOP (1)

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan

Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari


8

MANFAAT SOP (2)

Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan

memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan agar dapat berlangsung dalam berbagai situasi

Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur


9

MANFAAT SOP (3)

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya

Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai

Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya

Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan .


10

MANFAAT SOP (4)

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan

Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan


11

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (1)

Kemudahan dan kejelasan: Prosedur2 yg distandarkan hrs dpt dgn mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang yg sama sekali baru dlm tugas pelaksanaan tugasnya.

Efisiensi dan efektivitas: Prosedur yg distandarkan hrs mrp prosedur yg paling efisien dan efektif dlm proses pelaksanaan tugas.

Keselarasan: Prosedur2 yg distandarkan hrs selaras dgn prosedur2 standar lain yg terkait.

Keterukuran: Output dari prosedur yg distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yg dpt diukur pencapaian keberhasilannya.


12

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (2)

Dinamis: Prosedur yg distandarkan hrs dgn cepat dpt disesuaikan dgn kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yg berkembang dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan

Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani): Prosedur yg distandarkan hrs mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) shg dpt memberikan kepuasan kpd pengguna.

Kepatuhan hukum: Prosedur2 yg distandarkan hrs memenuhi ketentuan dan PP yang berlaku.

Kepastian hukum: Prosedur yg distandarkan hrs ditetapkan oleh pimpinan sbg sebuah produk hukum yg ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen utk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.


13

PRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP (1)

Konsisten: SOP hrs dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dlm kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

Komitmen: SOP hrs dilaksanakan dgn komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yg paling rendah dan tertinggi.

Perbaikan berkelanjutan: Pelaksanaan SOP hrs terbuka thd penyempurnaan2 utk memperoleh prosedur yg benar2 efisien dan efektif.


14

PRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP (2)

Mengikat: SOP hrs mengikat pelaksana dlm melaksanakan tugasnya sesuai dgn prosedur standar yg telah ditetapkan.

Seluruh unsur memiliki peran penting: Seluruh pegawai peran2 ttt dlm setiap prosedur yg distandarkan. Jika pegawai ttt tdk melaksanakan perannya dgn baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yg akhirnya jg berdampak pd proses penyelenggaraan pemerintahan.

Terdokumentasi dengan baik: Seluruh prosedur yg telah distandarkan hrs didokumentasikan dgn baik, shg dpt selalu dijadikan referensi bg setiap mrk yg memerlukan.


15

SIKLUS PENYUSUNAN SOP

Persiapan

· Membentuk Tim dan kelengkapannya

· Melakukan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim

· Memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP

Penilaian Kebutuhan

· Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan

· Melakukan penilaian kebutuhan

· Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan

· Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

Pengembangan

· Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif

· Analisis dan Pemilihan Alternatif

· Penulisan SOP· Pengujian dan

Riviu SOP· Pengesahan SOP

Integrasi dalam Manajemen

· Perencanaan penerapan

· Pemberitahuan· Distribusi dan

aksibilitas· Pelatihan

pemahaman

Monitoring dan Evaluasi

· Monitoring· Evaluasi

Proses Penyusunan SOPProses Penyusunan SOP


17

JENIS-JENIS SOP (1)

SOP TEKNISSOP teknis adl standar prosedur yg sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dgn sangat teliti shg tdk ada kemungkinan2 variasi lain. SOP teknis banyak digunakan pd bidang2: teknik, spt: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat2, dll; kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check up, dll. Dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis dpt diterapkan pd bidang2: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan2 kpd masyarakat, kepegawaian dll.


18

JENIS-JENIS SOP (2)

SOP ADMINISTRATIFSOP administratif adl standar prosedur yg diperuntukkan bagi jenis2 pekerjaan yg bersifat administratif. Dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dpt digunakan utk proses2 perencanaan, pengganggaran, dll, atau secara garis besar proses dlm siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dlm lingkup mikro, SOP administratif disusun utk proses2 administratif dlm operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai level unit organisasi yg paling kecil sampai pd level organisasi secara utuh, dlm menjalankan tugas pokok dan fungsinya.


19

FORMAT SOP (1)

Format terbaik SOP adl yg dpt memberikan wadah serta dapat menstransmisikan informasi yg dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten. Format SOP dpt berbentuk: 1. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps dpt digunakan jika prosedur yg akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dpt digunakan dlm situasi dimana hanya ada bbrp org yg akan melaksanakan prosedur yg telah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutin. Dlm simple steps ini kegiatan yg akan dilaksanakan cenderung sederhana dgn proses yg pendek.


20

FORMAT SOP (2)

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yg disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dlm hierarchical steps langkah2 yg telah diidentifikasi dijabarkan kedlm sub2 langkah secara terperinci.

3. Grafik (Graphic) Jika prosedur yg disusun menghendaki kegiatan yg panjang dan spesifik, maka format ini dpt dipakai. Dlm format ini proses yg panjang tsb dijabarkan ke dlm sub2 proses yg lebih pendek yg hanya berisi bbrp langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dlm melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dlm menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.


21

FORMAT SOP (3)

4. Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts mrp format yg biasa digunakan jika dlm SOP tsb diperlukan pengambilan keputusan yg banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yg akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yg mudah utk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah2 sbg hasil dari keputusan yg telah diambil.


22

SIMBOL-SIMBOL SOP (1)31/3/2009


23

SIMBOL-SIMBOL SOP (2)


24



25



26



27



28

DOKUMEN SOP (1)

1. HALAMAN JUDUL (COVER)


29

DOKUMEN SOP (2)

2. KEPUTUSAN PIMPINAN KEMENTERIAN/ LEMBAGA/ PEMDA Krn Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional atau yg ditunjuk utk melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab ttt), maka dokumen ini hrs memiliki kekuatan hukum. Dlm halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda ttg penetapan dokumen SOP ini.


30

DOKUMEN SOP (3)

3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP Daftar isi ini dibutuhkan utk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yg dibuat utk bagian ttt dari SOP terkait. (Catatan: Pada umumnya, krn prosedur2 yg di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal. Oleh krn itu, dokumen ini dpt dibagi ke dlm beberapa bagian, yg masing2 memiliki daftar isi)


31

DOKUMEN SOP (4)

4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN Sbg sebuah dokumen yg menjadi manual, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan bgm membaca dan menggunakan dokumen tsb. Isi dari bagian ini antara lain mencakup : Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yg dibuat; dan Definisi/Pengertian2 umum, memuat bbrp definisi yg terkait dengan prosedur yg distandarkan.


32

DOKUMEN SOP (5)

5. STANDARD OPERATING PROCEDURES Bagian ini adl bagian inti dari dokumen SOP. Utk memudahkan implementasinya, sebaiknya SOP dibagi ke dlm klasifikasi ttt, sesuai dgn kebutuhan instansi.


33

KELENGKAPAN ISI SOP (1)

1. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan 2. Satuan Kerja/unit kerja 3. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan 4. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP ini dibuat 5. Tanggal revisi, tanggal SOP direvisi 6. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan 7. Pengesahan oleh pejabat yg berkompeten 8. Dasar hukum, peraturan perundang2 yg mendasari prosedur 9. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yg

distandarkan dgn prosedur lain yg distandarkan 10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan2

yg terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yg mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yg ditimbulkan. Dlm hal ini dijelaskan pula bgm cara mengatasinya


34


11. Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yg dibutuhkan dlm melaksanakan perannya pd prosedur yg distandarkan.

12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yg dibutuhkan.

13. Uraian SOP, dijelaskan langkah2 kegiatan scr terinci dan sistematis dari prosedur yg distandarkan. Agar SOP ini terkait dgn kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku ttt, seperti: waktu yg diperlukan utk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yg diperlukan (standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar2 memenuhi kualitas yg diharapkan, sebgma ditetapkan dlm standar pelayanan.


35


14. Pencatatan, memuat berbagai hal yg perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yg berperan dlm pelaksanaan prosedur yg telah distandarkan. Dlm kaitan ini, perlu dibuat formulir2 ttt yg akan diisi oleh setiap pegawai yg terlibat dlm proses. (Misalnya formulir yg menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dgn mutu baku yg ditetapkan dlm SOP). Setiap pegawai yg ikut berperan dlm proses, diwajibkan utk mencatat dan mendata apa yg sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bhw langkah yg ditanganinya dpt dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yg memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dgn benar”.


36

CONTOH FORMAT SOP (1)

SATKER

No.

Tanggal Dibuat

Tanggal Direvisi

UNIT

Tanggal Diberlakukan

Nama SOP


37


DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA1….2....

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN1…2…

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN1…2…


38


NO URAIAN KEGIATANPelaksana Mutu Baku

KetPelaksana 1

Pelaksana 2

Pelaksana 3

Kelengkapan Waktu Output

1

2

3

Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Oleh : Muskamal, S.Sos, M.Si

Government & Nonprofit

Transcript of Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Oleh : Muskamal, S.Sos, M.Si