I. PENERIMAAN

Definisi :

Proses serah terima perbekalan farmasi dari rekanan / distributor kepada Tim Penerima Barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dalam keadaan baik.

PENERIMAAN OBAT

Tujuan penerimaan :

• Pemeriksaan barang yg dikirim rekanan / distributor sesuai dgn yg diharapkan / dibutuhkan rumah sakit.

• Mencegah selisih jumlah barang

A. ALUR PENERIMAAN BARANG FARMASI

REKANAN / DISTRIBUTOR

TIM PENERIMA BARANG FARMASI

GUDANG TRANSITO IN (KARANTINA)

GUDANG FARMASI

B. PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG

• Barang sesuai dgn Surat Pesanan (kemasan, bentuk sediaan, kekuatan,

jumlah barang, dll)• Barang sesuai dgn faktur (harga,

jumlah barang, diskon, bonus dll)• Disertai Sertifikat Analisa (CA) • Disertai Sertifikat Keaslian (CO) • Disertai Material Safety Data Sheet

(MSDS) • Cek waktu kadaluarsa• Cek nomor batch• Cek wadah pengiriman (utk sediaan

termolabil)

Bila perlu

• Sertifikat analisa : Dokumen yg menyatakan bahwa suatu produk

telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji kimia kualitatif dan kwantitatif.

• Sertifikat keaslian (Certificate of origin) Dokumen yg dikeluarkan oleh produsen alat

kesehatan yg menyatakan keaslian suatu produk.

• Material Safety Data Sheet (MSDS) : Dokumen yg dikeluarkan oleh produsen yg

memuat keterangan penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan.

• Penyimpanan adalah suatu proses kegiatan pengamanan dengan cara menempatkan obat pada tempat yang dinilai aman

• Tujuan dari kegiatan penyimpanan adalah1. Memelihara mutu obat

2. Menghindari penggunaan obat yang tidak bertanggungjawab

3. Menjaga kelangsungan persediaan

4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

• Pengaturan tata ruang dan penyusunan stok obat

• Pengamatan mutu obat

• Pencatatan stok obat

• Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik

• Berdasarkan arah arus penerumaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat disusun berdasarkan arus garis lurus, arus U atau arus L

• Disamping faktor arah arus penerimaan dan pengeluaran, perlu pula diperhatikan jenis obat-obatan yang disimpan didalam gudang.

• Semua obat disimpan didalam ruangan, disusun menurut bentuk sediaan dan urutan abjad

LAY OUT GUDANG: SISTEM GARIS LURUS

masuk keluar

SISTEM U

masuk keluar

SESTEM L

masuk

keluar

• Penyusunan stok obat dilakukan denngan tujuan mempermudah pengendalian

• Obat yang berjumlah besar disusun diatas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur

• Obat golongan narkotika dan obat yang harganya sangat mahal disimpan dalam lemari khusus

• Simpan obat pada kondisi penyimpanan yang sesuai (suhu , kelembaban, cahaya)

• Obat disimpan pada rak sesuai dengan jenisnya, pada setiap rak diberi nama dan kode obat dengan rapi, apabila gudang tidak mempunyai rak, maka dus-dus bekas bisa dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan

• Pengeluaran obat dari gudang dilakukan dengan sistem first in firs out, artinga obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan,karena biasanya obat yang diproduksi lebih awal akan kadaluwarsa lebih awal pula.

• Mutu obat yang disimpan digudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi.

• Perubahan mutu obat dapat dilakukan secara visual.

Kebutuhan Untuk Penyimpanan

a. Ruangan

b. Peralatan

c. Tenaga terlatih, disiplin, kualifikasi memadai dan kejujuran.

d. Kondisi kerja dan fasilitas baik.

Metoda Penyimpanan

- Alfabetis, bentuk sediaan, kelas terapi- Tingkat penggunaan

(slow moving & fast moving)- Sistem FIFO, FEFO agar mudah diakses- Narkotika dan psikotropika (sesuai

ketentuan regulasi)- Memudahkan kontrol, stok opname &

pengambilan barang

Gudang adalah tempat yg digunakan untuk kegiatan :

Penerimaan

Penyimpanan, terdiri dari

- Gudang mekanis

- Gudang manual

- Ruang penyimpanan

Pendistribusian

Administrasi gudang

Tempat Penyimpanan

Persyaratan Gudang Farmasi

Gudang Farmasi harus memiliki syarat agar dapat melaksanakan fungsinya dgn baik yaitu

A. Persyaratan fasilitas

B. Persyaratan administrasi

C. Persyaratan ruang penyimpanan

Faktor yg perlu diperhatikan dalam perencanaan fasilitas gudang / depo farmasi : - Letak ruang rawat / poli rawat jalan - Letak gudang utama- Ketersediaan tenaga kerja- Ketersediaan tenaga listrik- Ketersediaan air- Fasilitas pengangkutan

A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG

• Aman (dari kehilangan, kerusakan, kadaluarsa dll). Tidak semua orang dapat masuk area gudang, kunci dipegang staf yg bertanggungjawab.

• Kondisi yg sesuai (kelembaban, sinar matahari, temperatur, penerangan, kerapihan, kebersihan, sirkulasi udara)

A. PERSYARATAN FASILITAS GUDANG

• Cukup untuk tempat persediaan barang• Lay out mudah (untuk monitoring,

penempatan dan pendistribusian)• Terhindar dari bahaya kebakaran (alat

pemadam kebakaran, dilarang merokok)• Penanganan bahan berbahaya (tanda

peringatan sesuai dgn standar Tim K3 rumah sakit)

Perawatan / pengamanan gudang

- Kebersihan- Kontrol terhadap serangga dan tikus- Inspeksi rutin : barang rusak, pencurian,

rembesan air / kebocoran- Pemisahan barang rusak / kadaluarsa untuk

segera dimusnahkan- Sampah mudah terbakar, tidak boleh

menumpuk dalam gudang

- Larangan tidak boleh merokok- Detektor api & alat pemadam kebakaran yg

berfungsi sempurna- Pelatihan tehnik memadamkan api dan

tindakan darurat- Penyelia gudang dari ruang kerja dapat

melihat aktivitas di gudang- Hanya petugas berwenang yg dapat masuk

gudang

Perawatan / pengamanan gudang

B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG

• Pencatatan yang akurat secara manual atau terkomputerisasi

• Kartu stok

• Buku mutasi persediaan

• Formulir permintaan dari ruangan / depo.

B. PERSYARATAN ADMINISTRASI GUDANG

• Formulir pengawasan persediaan

• Pengawasan oleh Apoteker :

- Sewaktu-waktu (prioritas barang

berdasarkan analisa ABC).

- Periodik (stok opname).

C. PERSYARATAN RUANG PENYIMPANAN

- Sesuai instruksi dari produsen (brosur obat). Jika tidak tercantum disimpan pada kondisi normal :

- Tempat kering (RH 70-75%) - Suhu terkendali 15-25o C (AC)- Suhu dingin : pharmaceutical refrigerator Digunakan untuk menyimpan produk yg sensitif

terhadap panas, dilengkapi dgn kartu pengontrol suhu. Contoh : produk vaksin, serum, supp, ovula, reagen

- Ruang beku : -20o s/d -10o C- Pencatatan suhu tertinggi (hrs ada termometer)

C. PERSYARATAN RUANG PENYIMPANAN

- Ruang tahan api - Ventilasi cukup - Atap dgn insulator (bahan yg menyerap panas dari glass wool yg dilapis alumunium). - Terpisah dgn gudang biasa - Dapat mencegah penyebaran api - Pintu jeruji

Gudang Tahan Api

Digunakan untuk menyimpan :

• Bahan korosif (asam asetat glasial , ammonia, NaOH, Na Nitrat dll)

• Produk mudah terbakar ( aseton, eter, alkohol)

• Gas medis

ALAT PENYIMPANAN

Rak obat Pallet Trolley Hand truck Fork lift dll

PENYUSUNAN BARANGFIXED LOCATION- Petugas cepat hafal tempat barang- Tidak fleksibel jika terjadi perubahan kuantitas

barang- Ada lokasi kosong, yg baru terisi jika barang

datangFLUID LOCATION- Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dgn jenis

dan jumlah barang yg akan datang - Barang yg ada dapat dipindahkan agar lokasi

cukup SEMI FLUID LOCATION- Berubah sesuai kebutuhan- Ada lokasi tertentu untuk beberapa item barang

yang terpilih

TATA LETAK RAK BARANG

1. Frequent access

2. Frequent and infrequent access

3. Infrequent access

Frequent Access

Frequent and Infrequent Access

Infrequent Access

• Penghapusan adalah serangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan barang/obat-obatan milik kekayaan negara/perusahaan dari pertanggungjawaban berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

1. Penghapusan pertanggungjawaban petugas terhadap barang/obat-obatan yang diurusnya.

2. Menghindari pembiayaan

3. Menghindari kerugian akibat hancurnya barang tersebut

4. Menjaga keselamatan kerja dan kesehatan lingkungan

5. Sebagai sumber dana

1. Menyusun daftar obat yang dihapus beserta alasannya.

2. Melaporkan kepada atasan mengenai barang yang akan dihapuskan

3. Membentuk panitia pemerikssaan4. Membuat berita acara pemeriksaan barang5. Melaporkan hasil pemeriksaan barang

kepada pihak yang berwenang6. Melaksanakan penghapusan dengan

prosedur yang sesuai.