PENYIMPANAN LOGISTIK

PENYIMPANAN LOGISTIK

1. Tindak lanjut setelah penerimaan barang oleh penyimpan barang adalah melakukan

kegiatan penyimpanan/penggudangan, jelaskan apa yang dimaksud dengan penyimpanan/

penggudangan?

Perhatikan

skema/ bagan berikut ini:

Bagan di atas merupakan bagan yang menunjukkan proses manajemen logistik dari

pengadaan barang sampai pada penyimpanan barang. Dari bagan tersebut akan terlihat jelas

bahwa setelah proses penerimaan barang maka dilakukan kegiatan penyimpanan/penggudangan/

pergudangan barang-barang/ logistik yang telah diterima. Untuk lebih memhami lebih jauh

mengenai proses penyimpanan logistik, maka alangkah lebih baik jika kita mengetahui dan

memahami terlebih dahulu mengenai definisi dari penyimpanan, penggudangan, maupun

pergudangan itu sendiri. Ada banyak definisi dan pengertian dari berbagai ahli dan literatur

terkait penyimpanan, penggudangan, dan pergudangan. Berikut adalah beberapa definisi terkait

istilah-istilah tersebut:

a. Penyimpanan

Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan kegiatan

melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan

pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut Subagya (1988:68) penyimpanan

juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan,

penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan

juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan

pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.Penyimpanan barang daerah

dilaksanakan dalam rangka pengawasan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di

dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap

waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat. Adapun kegiatan dari penyimpanan,

antara lain:

a. menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang

penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;

b. menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam

gudang;

c. melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di

dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;

d. Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.

Menurut Subagyo (1988:68), penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang

telah ditetapkan dalam fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat–tepatnya dan

dengan biaya serendah mungkin.

b. Pergudangan

Pergudangan (kk) adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang.Sedangkan menurut

Sukadarto (2001:19), Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan,

pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap

organisasi.

c. Penggudangan

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan

pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,

pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan

pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan

laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung

efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan tidak

sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu,

dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta

pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat

menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja

di dalam suatu organisasi.

Dalam setiap kegiatan pasti ada masalah-maslah yang dihadapi. Hal tersebut juga sama

halnya dengan penyimpanan logistik yang memilki berbagai permasalahan. Berikut ini adalah

beberapa permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan logistik:

Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang

Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar

Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan

penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang

Pembiayaan yang khusus

Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane, pendingin,

pemanas, peralatan pengendali.

Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan,

perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.

Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa faktor. Hal ini

berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun beberapa faktor

tersebut antara lain:

1. Pemilihan lokasi

Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam

mempersiapkan kematangan penyampaian barang.

2. Barang

Dalam hal ini harus diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang. Barang-barang harus

diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.

3. Pengaturan ruang

Ruangan penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah ditentukan.

Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang tidak benar.

4. Prosedur atau sistem penyimpanan

Faktor ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga

memeprhatikan aspek keamanan barang.

Selain itu penyimpanan atau pergudangan barang juga mempunyai berbagai tujuan.

Adapun tujuan penyimpanan antara lain:

1. Untuk menerima berbagai macam alat-alat, material komponen, dan segala sesuatu yang

berhubungan dengan logistik.

2. Untuk menjaga kelayakan, kualitas dan keawetan barang-barang logistik.

3. Untuk mengatur keluarnya barang secara wajar kepada konsumen.

4. Untuk meminimalisir berbagai kerusakan barang-barang logistik.

5. Untuk mengukur dan meneliti jumlah barang-barang logistik.

6. Untuk melakukan pengamanan terhadap barang logistik dari berbagai ancaman .

7. Untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang membutuhkan.

Jadi, jika kita tarik sebuah kesimpulan mengenai pengertian dari sebuah penyimpanan

dan pergudangan logistik. Maka keduanya adalah dua istilah yang sama pengertiannya.

Keduanya sama-sama mengacu pada sebuah pengertian yaitu terkait segala kegiatan yang

berkaitan dengan penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan dari barang-barang logistik

setelah diterima dari pihak lain sebelum barang itu digunakan agar nantinya barang tersebut

dapat digunakan sebagaimana mestinya pada waktu yang akan datang. Pada intinya kegiatan

penyimpanan barang bertujuan untuk efektifitas dan efisiensi barang dari suatu organisasi. Hal

ini dilakukan karena dikhawatirkan barang yang telah diterima akan rusak pada saat akan

digunakan.

2. Penyimpanan barang dilakukan dalam sebuah ruangan yang disebut gudang. Jelaskan

pengertian gudang!

Dalam penyimpanan logistik tidak akan pernah dapat lepas dari adanya gudang. Sama

halnya seperti konsep dan istilah penyimpanan gudang juga memiliki banak pengertian atau

definisi, berikut ini adalah beberapa pengertian gudang dari berbagai literatur dan sumber:

Kamus

Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan.

Ibnu syamsi, 1997 : 28

Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.

Sukadarto, 2001 : 18

Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum,

melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.

Lucas dan Rumsari, 2004 : 84

Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan

berfungsi untuk menyimpan barang.

Perppu No. 5 Tahun 1962

Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak, yang dapat ditutup, dengan tujuan tidak untuk

dikunjungi oleh umum melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.

Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:

a. Adanya “ruangan”

Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena

ruangan meliputi :

1. Ruangan terbuka

Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan

terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir

untuk dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.

2. Ruangan setengah terbuka

a.Berpagar tanpa atap

Sama halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar.

Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk

dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya.

b. Tak berpagar tapi beratap

Hampir sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar

namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun

tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya

3. Ruangan tertutup (Gudang)

b. Tertutup

Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci.

c. Tidak bergerak

d. Tidak untuk lalu lintas

Yang dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan

keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan.

Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan

untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.

Selain itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan didasarkan atas

berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek:

1) Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:

Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka yang

permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk menyimpan logistik yangg

tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya sementara.

Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras. Digunakan

untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh perubahan cuaca.

c. Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding– dinding ujung yang

lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak

memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

2) Berdasarkan fungsinya

a. Gudang operasional

b. Gudang perlengkapan

c. Gudang pemberangkatan, dan

d. Gudang musiman

3) Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya

a. Gudang alat tulis

b. Gudang alat medis

c. Gudang BBM

d. Gudang tenun

e. Gudang alat rumah tangga

f. Gudang teknik

g. Gudang barang rongsokan

4) Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)

a. Gudang pusat (stafel magazijne)

b. Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c. Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d. Gudang penyaluran

5) Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18)

Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup didalamnya

terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi

tugas. Untuk pengawasan terhadap barang–barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan

Materiil.

Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk menyimpan dan

mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian maupun hasil pembuatan sendiri.

Jadi, gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan

barang – barang serta ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang – barang

yang ada di dalamnya.

6) Berdasarkan jenis barangnya

a) Gudang transit

b) Gudang serbaguna

c) Gudang kedap udara

d) Gudang pendinginan

e) Tangki kering

f) Gudang penyimpanan tahan api

g) Dangau orang eskimo (iglo)

Gudang dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang untuk

sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas

pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain:

1. Penerimaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang.

Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:

Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang

berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas

yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang

dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap

terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan

efisien dan akuntabel

4. Pengamanan

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu

diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman

dari gempa, banjir, tanah longsor).

2. Pencegahan Kebakaran

a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b. Dipasang alat alarm kebakaran.

c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam

jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung

goni, galah berpengait besi.

3. Keamanan Gudang

a. Dipagar keliling

b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c. Petugas keamanan

Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk

menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima

sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga

harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.

3. Penyimpanan barang dilakukan dalam gudang yaitu dengan sistem FIFO. jelaskan apa

yang dimaksud dengan sistem FIFO dan apa keuntungan menggunakan sistem tersebut?

Dalam penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang disimpan tersebut tidak

mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode, cara maupun prosedur tertentu.

Setidaknya dalam penyimpanan barang di gudang kita mengenal adanya du sistem, yaitu LIFO

(Last in First Out) dan FIFO (First in First Out). LIFO adalah suatu sistem atau cara

penyimbaran barang dalam gudang yaitu barang yang datang terakhir digunakan terlebih dahulu.

Sistem ini biasanya digunakan untuk barang-barang yang dapat bertahan lama atau barang yang

jika disimpan lebih lama kualitasnya akan lebih baik, contohnya kopi. Sedangkan sistem FIFO

ialah suatu sistem penyimpanan barang yaitu barang yang masuk terlebih dahulu juga

dikeluarkan terlebih dahulu. jadi keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis.

Sistem ini biasanya digunakan untuk barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya

gula, beras, dan sejenisnya.

Pemilihan sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun LIFO pada dasarnya

tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu mampu bertahan lama dan akan menjadi

lebih baik jika disimpan lebih lama maka alangkah baiknya jika digunakan metode LIFO. Begitu

juga sebaliknya jika barang itu kurang bisa tahan lama dan dikhawatirkan jika barang yang

datang disimpan terlalu lama akan merusak kualitas barang itu sendiri. Jika diperhatikan

memang proses pemindahan barang secara LIFO dianggap lebih praktis dan cepat dibandingkan

dengan metode FIFO, karena barang yang baru saja masuk bisa langsung dikeluarkan. Tetapi

sebenarnya masing-masing sistem tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan masing-

masing.

Di sini saya lebih akan menekankan pada metode atau sistem penyimpanan barang secara

FIFO (First in First Out). Seperti yang telah diuraikan sebelumnya sistem ini adalah suatu cara

penyimpanan barang yang mana barang yang pertama kali masuk gudang maka juga yang

pertama keluar dari gudang. Sistem ini sebenarnya memiliki banyak kelebihan, antara lain:

1. Barang akan lebih terjaga kualitasnya

Dengan menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali masuk juga

pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam gudang. Jadi barang yang

masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan keluar paling awal. Sehingga kualitas barang bisa

terjamin serta mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara masal. Contohnya gudang

penyimpanan beras, jika beras tersebut disimpan terlalu lama di dalam gudang dikhawatirkan

nantinya akan rusak dan mengundang kutu. Hal ini nantinya juga akan berpengaruh terhadap

kualitas beras lainnya yang mungkin akan terserang kutu juga.

2. Pengendalian harga lebih terjamin

Selain menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya kestabilan

harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu selalu sama ada kalanya harga

itu naik namun ada kalanya harga itu turun. Dengan sistem ini maka diharapkan barang yang

pertama kali masuk dengan harga tertentu akan sama harganya pada saat dikeluarkan nanti.

Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya yaitu kualitas barang yang tetap terjamin maka nantinya

kekhawatiran bahwa harga barang tersebut akan anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga

pembelian natinya tidak akan lebih tinggi dari harga penjualan. Jadi akan diperoleh keuntungan

yang maksimal. Sebagai contoh misalnya gudang beras, barang pertama dibeli dengan harga beli

Rp 6000/kg kemudian masuk lagi barang kedua dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada

permintaan pasar dan ketika itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga beras

yang di pasaran mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan kata lain

perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.

3. Pencatatan yang lebih sitematis

Keuntungan atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan barang di

gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar akan lebih mudah

mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Jadi

petugas pencatan biasanya tidak perlu melakukan pengecekan terhadap semua barang. Petugas

biasanya hanya mengecek jumlah barang yang keluar pada saat itu apakah sesuai dengan jumlah

barang pada saat barang tersebut masuk.

Melihat berbagai macam keuntungan dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari

kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem ini. Biasanya sistem ini kurang efektif apabila

pihak-pihak pergudangan tidak mampu menata letak barang-barang secara berurutan sesuai

tanggal atau waktu barang tersebut masuk. Selain itu konsumen atau pihak pemakai barang

kurang puas dengan kualitas barang karena barang yang diterima merupakan barang lama yang

dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.

Tetapi kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika pehak pengelola gudang

mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan sistem ini. Penataan barang di

gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya tidak ditumpuk melainkan dijajar sesuai

dengan waktu barang tersebut masuk. Biasanya gudang yang menggunakan sistem ini

mempunyai dua pintu. Pintu pertama merupakan pintu masuk barang sedangkan pintu kedua

merupakan pintu khusus keluar barang. Barang yang masuk biasanya diletakkan di dekat pntu

keluar barang begitu seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar barang yang pertama kali masuk bisa

keluar dengan mudah karena dekat dengan pintu keluar begitu pula dengan barang yang baru saja

masuk akan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh barang-barang yang sebelumnya telah

masuk.

4. Barang – barang yang disimpan dalam gudang supaya selalu dalam kondisi siap pakai

(ready for use) harus dipelihara dan dirawat dengan baik. Jelaskan pemeliharaan dan

perawatan barang dalam gudang!

Salah satu prinsip pergudangan ialah barang yang disimpan haruslah dalam keadaan siap

pakai (ready for use). Maka dari itu dalam fungsi penyimpanan barang diperlukan pemeliharaan

dan perawatan barang dengan baik. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan

peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan

bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).

First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama

harus keluar.

First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa

harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang

punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih

awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal

dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

Barang-barang juga harus dirawat sesuai dengan jenis barang tersebut. Penggolongan

barang berdasarkan bahan pembuatnya serta perawatannya, antara lain:

1. Barang – barang dari logam

Barang barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi dan sejenisnya

biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak dan dibungkus kertas khusus. Hal ini

dimaksudkan agar barang tersebut tidak berkarat.

2. Barang – barang dari kertas

Barang-barang seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya perawatannya

dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini bertujuan untuk menghindari rayap.

Selain itu barang-barang dari kertas juga harus disimpan di tempat yang kering.

3. Barang mudah terbakar karena meningkatkannya temperatur

Barang yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti parfum, dan sejenisnya

biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur ventilasi, serta sediakan alat pengukur suhu

dan sediakan alat pemadam kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran bisa cepat diatasi.

4. Barang – barang dari kayu (mebelair)

Barang-barang dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya biasanya dirawat dengan

diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi alas agar ketika dipindahkan atau digeser

tidak merusak lantai gudang.

Selain merawat barang sesuai dengan jenis bahnnya agar barng tetap dalm kualitas yang

baik maka banyak hal yang perlu dierhatikan. Adapun hal – hal yg perlu diperhatikan, antara lain

:

1. Melakukan pengecekan barang dan melakukan perawatan secara periodik. Hal ini dimaksudkan

agar barng tidak mengalami kerusakan yang parah. Jika dilakukan pengecekan secara berkala

maka jika terdapat sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki. Selain itu pemeliharaan secara

berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya mencegah lebih baik daripada mengobati.

2. Menjaga gudang dari kebocoran atap. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga gudang dari berbagai

ancaman cuaca baik itu panas matahari maupun hujan. Biasanya ada barang-barang tertentu yang

sangat sensitif dengan air maupun panas matahari maka dari itu sangatlah perlu untuk menjaga

atap gudang tetap dalam keadaan semestinya.

3. Menghindari penempatan barang yang dapat mempengaruhi kualitas maupun kerusakan barang.

Yang dimaksud barang yang dapat mempengaruhi kualitas barang lain di sini, misalnya ada

barang yang harus dihindarkan dari bau yang tajam seperti durian, alkohol, maupun bahan kimia

lain. Hal ini dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.

4. Mengecek instalasi listrik secara periodik. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya

konsleting listrik yang sewaktu-waktu dapat terjadi. Konsleting mungkin dapat disebabkan

adanya kabel yang terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus pendek sehingga akan

berakibat fatal yaitu kebakaran.

5. Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan barang. Metode FIFO

telah dijelaskan sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu mengeluarkan barang

yang pertama masuk.

6. Menyediakan alat pemadam kebakaran. Kebakaran merupakan suatu hal yang tidak terduga.

Kebakaran dapat disebabkan oleh konsleting listrik maupun kelalaian manusia itu sendiri. Maka

dari itu sangatlah penting jika di gudang disediakan alat pemadam kebakaran dan letak alat

pemadam kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.

7. Mengatur aliran temperatur udara. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga suhu ruangan karena ada

beberapa barang yang mungkin akan terbakar atau bahkan meledak pada suhu-suhu tertentu.

8. Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar dari kelembaban. Barang-barang seperti almari

kayu haruslah tetap kering agar tidak dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah perlu untuk

menjaga agar barang tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari kayu maupun triplex

diberi alas berupa kain maupun kardus.

9. Barang berat dan besar di bagian bawah, barang ringan dan kecil di atas. Hal ini berkaitan

dengan penyusunan barang yang bertujuan untuk menjaga kualitas barang.

10. Barang – barang kecil yang sejenis dan mudah dicuri diletakkan ditempat khusus yang aman

atau terkunci. Barang-barang seperti berkas-berkas penting haruslah disimpan di tempat yang

aman, serta tidak mudah terbakar atau bisa terlindung dari air.

Aspek lain yang tidak kalah penting dalam pemeliharaan barang agar barang dapat siap

digunakan kapan saja adalah dengan adanya pengawasan (stock opname). Maka dari itu perlulah

beberapa cara untuk memudahkan pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara lain:

• Barang sejenis tetapi bermacam – macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan mengurutkan

dari ukuran terkecil sampai terbesar. Yang dimaksud di sini adalah semua barang yang jenisnya

sama misalnya berdasarkan bahannya, harganya, dll sebaiknya dikelompokkan menjadi satu.

Agar nantinya mudah dilakukan pengawasan dan pengecekan sewaktu-waktu. Sedangkan cara

penataannya ialah diurutkan dari yang terkecil ke terbesar atau sebaliknya, hal ni dimaksudkan

agar pencatatannya (inventarisasi) mudah.

• Gudang luas dengan banyak barang sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini untuk

memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian,

pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan. Faktor-faktor yang perlu

dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan

posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang

gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

b. Arus garis lurus

c. Arus huruf U

d. Arus huruf L

3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya

sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan

pengaturan pencahayaan.

4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan

terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5) Penyimpanan khusus

Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain)

dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.

Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan

pemeliharaannya.

• Dibuatkan kartu barang dan kartu gantung/label untuk setiap barang yang berisi mutasi barang

yang bersangkutan.

• Mengelompokkan barang berdasarkan jumlah tertentu untuk setiap kelompok/tumpukkannya

• Petugas gudang selalu merapikan kembali barang yang habis dipakai.

5. Agar penyaluran logistik dapat mendukung efisiensi dan efektivitas unit kerja maupun

organisasi secara keseluruhan, maka penyalur logistik harus memperhatikan dan

mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran logistik. Sebutkan dan jelaskan

azas – azas dalam penyaluran logistik!

Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari penyimpanan atau

pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga merupakan serangkaian dari

pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh karena itu agar kegiatan ini dapat berjalan lancar,

efektif dan efisien diperlukan suatu azas-azas atau pedoman yang harus dipatuhi. Karena

penyaluran logistik bukan sekedar menyalurkan barang dari suatu pihak ke pihak lain namun

juga berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga

tercapai efisiensi pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka mendukung efisiensi dan

efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan dalam penyaluran

logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan azas-azas penyaluran logistik. Adapun

beberapa azas-azas penyaluran logistik antara lain:

1. Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan.

Azas ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan jenis dan

spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai barang yang dipesan nantinya

setelah sampai pada pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya. Maka dari itu azas

ini merupakan azas yang penting.Secara fungsional azas ini bertujuan untuk mencapai batas

”optimal” baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu azas ini juga memperhatikan

aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan

berakibat fatal bagi aktivitas kerja organisasi. Hal ini secara nyata dapat dilihat pada pelaksanaan

ujian nasional kemarin atau tahun 2013 yang sangat banyak kekurangan. Salah satu azas yang

kurang diperhatikan dalam penyaluran barang ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi

yang disampaikan. Pada kasus kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab maupun

lembar soal yang tidak memenuhi standar.

2. Ketepatan nilai logistik yg disampaikan

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang maupun tidak

lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan pertimbangan terkait

pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu jika kita melalaikan azas ini nantinya

aakan menganggu proses aktivitas organisasi. Sebagai contoh dapat dilihat pada pelaksanaan

ujian nasional kemarin.

3. Ketepatan jumlah logistik yg disampaikan

Azas ini sangat memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirim. Alangkah baiknya

barang yang dikirim itu tidak kurang ataupun tidak lebih dari yangg seharusnya (sesuai

permintaan/kebutuhan). Jika nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah yang ditentukan

maka akan mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika barang yang dikirim itu

kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas kerja suatu organisasi.Contoh dari

pelanggaran azas ini adalah terkait penyaluran soal ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah

yang harus kekurangan soal, sehingga pihak sekolah terpakasa harus menggandakan soal. Hal ini

berakibat pada pelaksanaan ujian nasional yang harus tertunda beberapa jam dan biasanya

menggandakan soal seperti ini akan rawan terjadi kebocoran soal.

4. Ketepatan waktu penyampaian

Azas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk mendistribusikan

barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim terlambat datang. Sehingga hal ini

akan berakibat pada terhambatnya aktivitas kerja suatu organisasi. Azas ini juga merupakan azas

yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan ujian nasional kemarin. Pengiriman logitik lembar

soal dan lembar jawab ujian nasional tidak datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang

seharusnya sudah diterima sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan ujian nasional ternyata

belum sepenuhnya dapat diterima semua sekolah. Hal ini mengakibatkan pelaksanaan ujian

nasional menjadi kacau. Bahkan ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian

nasional.

5. Ketepatan tempat penyampaian

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang-barang

logistik. Jangan sampai barang yang dikirim tersebut salah tujuan atau bahkan tertukar dengan

tempat atau unit kerja lain. Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya akan mengganggu

aktivitas kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan berdampak pada unit kerja yang

lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas yang sangat penting dalam suatu

pesdistribusian barang-barang logistik. Pada akhirnya nanti akan mengganggu efektifitas dan

efisiensi organisasi secara keseluruhan.

6. Ketepatan kondisi logistik yg disampaikan

Azas ini melihat bahwa barang yang disampaikan haruslah siap pakai (“ready for use”). Hal

ini dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu organisasi. Agar

barang selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu pemeliharaan dan perawatan

barang selama di dalam penyimpanan atau gudang.

Selain memperhatikan azas-azas tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah

mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik tersebut. Adapun langkah-langkah

atau proses pendistribusian logistik adalah sebagai berikut:

1. Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang.

Dalam proses ini bertujuan untuk mengetahui secara pasti logistik-logistik yang dapat disalurkan

kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.

2. Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui.

Dalam proses ini dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang sesuai dengan

permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Selain itu pada tahap ini juga sangat penting

dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan disalurkan dengan cara

dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai maupun kondisi barang tersebut.

3. Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.

Tempat khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan sebagai tempat persiapan

penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

4. Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

Dalam tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu unit kerja yang membutuhkan

mengambil ke tempat pihak penyalur atau penyalur menyampaikan kepada unit kerja yang

membutuhkan.

Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga dibutuhkan suatu jadwal

distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk mendukung kelancaran distribusi juga

dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala kegiatan

dengan suatu perencanaan. Dalam distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem distribusi. Sistem

sistem tersebut bertujuan untuk:

1. Pelayanan pelanggan:

Waktu tunggu penyerahan menjadi tepat

Pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan

Memberikan bermacam barang yang diperlukan.

2. Efisiensi:

Ongkos transportasi minimum

Tingkat produksi dari pengisian pesanan

Ukuran dan lokasi penyimpanan

Akurasi data inventori

3. Investasi inventori minimum:

Stok pengamanan yang diperlukan minimum

Kuantitas pesanan untuk mengendalikan menjadi optimum.

6. Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat bahkan

menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan organisasi secara

keseluruhan. Setujukah saudara dengan pendapat diatas?jelaskan jawaban saudara dan

berikan contohnya?

“Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional dapat menghambat bahkan

menyebabkan kegagalan pelaksanaan kerja unit – unit kerja bahkan organisasi secara

keseluruhan”. Saya setuju dengan pernyataan tersebut karena pada dasarnya pentaluran logistik

merupakan hal yang sangat penting dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang efektif dan

efisien. Sebelumnya telah dijelaskan mengenai azas-azas penyaluran logistik. Dengan

mengoptimalkan dan melakukan segala azas-azas tersebut maka nantinya penyaluran logistik

bisa berjalan dengan baik secara sendirinya.

Pengelolaan penyaluran logistik yang tidak profesional juga akan berdampak pada

kegagalan pelaksanaan kerja unit-unit kerja dan bahkan organisasi secara keseluruhan. Semua

pihak yang terlibat dalam penyaluran logosyik hendaknya mampu bersikap profesional agar

nantinya penyaluran logistik tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Banyak kasus

yang telah terjadi terkait ketidakprofesionalan pihak penyalur logistik, baik itu dalam skup

domestik maupu nasional. Misalnya kasus penyaluran logistik surat suara pada saat pemilu dan

kasus penyaluran logistik pada saat ujian nasinal kemarin.

Jika dilihat pelaksanaan ujian nasional dapat dikatakan gagal. Meskipun tidak secara

keseluruhan, tapi setidaknya ada beberapa daerah yang mengalami kegagalan ujian nasional.

Kegagalan tersebut selain disebabkan oleh proses pengadaan logistiknya juga berkaitan erat

dengan proses penyaluran atau distribusinya ke daerah-daerah. Pihak-pihak yang bertanggung

jawab dalam proses penyaluran ini terkesan kurang profesional karena meraka kurang

memperhatikan azas-azas penyaluran barang. Permasalahan itu antara lain terkait dengan logistik

yang terlambat datang, ketidaktepatan jumlah barang, bahkan tertukarnya logistik di suatu daerah

dengan daerah yang lain. Hal ini tentu sangat mengganggu proses aktivitas ujian nasional itu

sendiri. Selain itu banyak juga sekolah-sekolah yang harus menunda pelaksanaan ujian nasional

sampai beberapa hari.

Dari sini sangatlah jelas bahwa ketidakprofesionalan penyaluran logistik akan berdampak

pada kegagalan aktivitas unit-unit kerja maupu organisasi secara keseluruhan.

7. Jelaskan pengertian inventarisasi dan jelaskan pula tujuan dan manfaat inventarisasi!

Salah satu fungsi manajemen logistik adalah pencatatan barang-barang logistik.

Pencatatan barang-barang logistik atau yang lebih dikenal dengan inventarisasi merupakan hal

yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Dalam pencatatan logistik sangat

dibutuhkan suatu ketelitian dan ketertiban agar nantinya tidak menyebabkan pemborosan pada

suatu organisasi. Ketidaktelitian dari pencatatan logistik akan menimbulkan proses kerja yang

tidak efektif dan efisien pada seiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dampak terbesarnya yaitu

akan menimbulkan inefisiensi organisasi secara keseluruhan.

Pencatatan barang – barang milik instansi sangat penting guna kelancaran pencapaian

tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini berkaitan dengan implementasi dari planing yang telah

ditetapkan sebelumnya dalam sebuah organisasi. Tujuan organisasi yang baik bisa saja gagal

hanya karena suatu hal yang sepele, yakni karena kesalahan dalam inventarisasi barang.

Pencatatan logistik juga harus memperhatikan beberapa aspek. Dalam pencatatan harus

menggunakan data – data terbaru (up to date). Karena lebih baik angka teliti hari ini 80% dari

pada 90% angka teliti 3 bulan yang lalu. Hal ini menunjukkan begitu pentingnya inventarisasi

logistik bagi suatu organisasi. Selain itu hal ini juga menegaskan bahwa dengan adanya

inventarisasi logistik akan memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan keberadaan

logistik. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai sarana pengawan, pengendalian, serta

pengambilan keputusan terkait manajemen logistik. Ada banyak sekali pengertian atau definisi

terkait inventarisasi. Berikut adalah beberapa definisi inventarisasi yang diambil dari beberapa

ahli dan literatur:

Kamus Administrasi

o Inventarisasi (kata benda): Yakni sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instansi

o Inventarisasi (kata kerja): Adalah kegiatan membuat catatan mengenai benda – benda atau alat –

alat yang menjadi milik instansi

o Inventaris: Adalah catatan yang memuat nama – nama benda atau barang perbekalan yang

menjadi milik instansi

o Barang-barang inventaris: Adalah benda-benda atau barang- barang yg tercatat dalam daftar

nama-nama barang/benda


Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik

yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi baik yang diperoleh dari usaha pembuatan

sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah baik berkaitan dengan jenis dan

spesifikasinya, jumlah, sumber, waktu pengadaan, harga, tempat dan kondisi, serta perubahan –

perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik, serta

mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi

Permendagri No. 17 Tahun 2007 : 54

Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan,

pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah

unit pemakaian. Barang Inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah

yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftar dalam buku inventaris.

Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan tersebut maka dapat ditarik suatu

kesimpulan terkait apa itu inventarisasi (pencatatan) barang/ logistik itu. Inventarisasi barang

merupakan suatu fungsi manajemen logistik yang berupa segala kegiatan yang berkaitan

dengan pencatatan barang guna memberikan suatu informasi mengenai kondisi barang kepada

pihak terkait yang bertujuan untuk mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik,

serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Selain itu inventarisasi juga memiliki tujuan dan manfaat. Adapun tujuan Inventarisasi

Barang Milik/Kekayaan Daerah, antara lain :

1. Meyakini kebenaran fisik barang yang ada pada dokumen inventarisasi dan ketepatan

jumlahnya.

Hal ini dilakukan dalam rangka meneliti dan mencocokkan antara barang secara fisik

dengan catatan yang ada dalam dokumen inventarisasi, baik berkaitan dengan jumlah, jenis

maupun kualitas barang tersebut.

2. Mengetahui kondisi terkini barang (baik, rusak ringan, dan rusak berat)

3. Melaksanakan tata tertib administrasi yaitu :

a. Membuat usulan penghapusan barang yang sudah rusak berat

b. Mempertanggungjawabkan barang – barang yang tidak ditemukan/hilang

c. Mencatat/membukukan barang – barang yang belum dicatat dalam dokumen inventaris

4. Mendata permasalahan yg ada atas inventarisasi sengketa tanah, kepemilikan yg tidak jelas,

inventarisasi yg dikuasai pihak ketiga

5. Menyediakan informasi nilai aset daerah sebagai dasar penyusunan neraca awal daerah

Adapun Manfaat dari adanya inventarisasi antara lain:


1. Memberikan informasi/ keterangan bagi yang membacanya

Dengan danya pencatatan logistik maka organisasi akan mudah memperoleh informasi terkait

jumlah, jenis, spesifikasi, umur maupun kondisi dari suatu barang.

2. Menjamin keamanan logistik

Dengan adanya pencatatan maka akan memudahkan dalam hal pengecekan barang-barang.

Sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan maupun kehilangan, jadi keamanan lebih terjamin.

3. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen logistik

Dengan adanya pencatatan secara tertib dan baik maka akan dapat memberikan pandangan

terkait penetuan waktu pengadaan barang, maupun biaya operasional logistik.

4. Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi diharapkan mampu menyediakan bukti-bukti administratif dalam

penyelenggaraan pengelolaan logistik. Sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi

permasalahan terkait pengelolaan logistik, pihak yang bersangkutan dapat

mempertanggungjawabkannya melalui bukti-bukti administratif yang ada.

Kepmendagri No. 17 Tahun 2007

Inventarisasi bermanfaat untuk memberikan informasi yang tepat dalam perencanaan

kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran,

penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamatan dan pemeliharaan, penilaian,

penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan pengawasan dan pengendalian, pembiayaan, dan

tuntutan ganti rugi.

8. Dalam kegiatan inventarisasi digunakan instrumen berikut : Buku Inventarisasi (BI),Buku

Induk Inventarisasi (BII), Kartu Inventarisasi Barang (KIB), Kartu Inventarisasi Ruangan

(KIR) dan Daftar Mutasi Barang. Jelaskan masing – masing pengertian instrumen

tersebut!

Buku Inventarisasi (BI)

Adalah himpunan catatan data teknis dan administrasi yang diperoleh dari catatan Kartu Barang

Inventarisasi sebagai hasil sensus ditiap – tiap SKPD yang dilaksanakan secara serentak pada

waktu tertentu. Buku Inventarisasi memuat data meliputi : lokasi, jenis/merk, type, jumlah,

ukuran,harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang tersebut.

Buku Induk Inventarisasi (BII)

Merupakan gabungan/kompilasi buku inventaris. Jadi buku ini berisi semua barang-barang yang

ada dalam buku inventarisasi disetiap SKPD. Dengan kata lain cakupan buku ini lebih luas

dibandingkan buku inventarisasi (BI).

Kartu Inventarisasi Barang (KIB)

Kartu Inventarisasi Barang (KIB) adalah kartu untuk mencatat barang – barang inventarisasi

secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, type,

nilai/harga dan data lain yang diperlukan untuk menginventarisasi maupun tujuan lain dari

dipergunakannya selama barang itu belum dihapuskan.

Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR)

Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR) adalah kartu untuk mencatatkan barang – barang

inventarisasi yang ada dalam ruangan kerja. Jadi di setiap ruangan biasanya terdapat kartu ini

dan pencatatannya biasanya hanya terbatas pada barang yang ada di dalam ruangan tersebut.

Daftar Mutasi Barang

Daftar yang memuat data barang yang berkurang dan/bertambah dalam suatu jangka waktu

tertentu (1 semester dan 1 tahun). Barang itu bertambah dikarenakan, Pengadaan baru karena

pembelian, Sumbangan atau hibah, Tukar menukar. Dan berkurang karena Dujual/ dihapuskan,

Musnah/ hilang/ mati, Dihibahkan/ disumbangkan, Tukar menukar/ ruislag/ tukar guling/

dilepaskan dengan ganti rugi.

9. Dalam kegiatan inventarisasi dilakukan klasifikasi dan kodefikasi. . Jelaskan pengertian

dan tujuan klasifikasi dan kodefikasi!

Pada dasarnya dalam pencatatan barang/ logistik diperlukan ketelitian dan ketertiban

dalam pencatatan. oleh karena itu dalam rangka membantu memudahkan pencatatan barang dan

pengelompokan barang sesuai dengan jenis dan spesifikasinya diperlukan suatu metode atau cara

tertentu. Cara tersebut dikenal dengan istilah klasifikasi dan kodefikasi.

Klasifikasi (Penggolongan Barang Menurut Jenisnya)

Klasifikasi adalah pengelompokan barang sesuai dengan jenisnya. Penggolongan barang

tersebut biasanya dikelompokkan menjadi 2, yaitu:

1. Barang habis pakai

2. Barang tahan lama

Pengklasifikasian barang di atas masih terlalu luas, jika dipersempit lagi barang-barang

tersebut bisa dikelompokkan menjadi:

1. Raw materials (bahan-bahan baku)

2. Fabricating material part (barang-barang yang masuk dalam proses produksi)

3. Operating supplies (barang-barang yang membantu proses produksi)

4. Instalation (alat-alat utama produksi)

5. Accesory equipment (alat pembantu utama instalasi)

Pada dasarnya penggolongan atas barang – barang dalam organisasi bergantung pada jenis

dan kegiatan operasional organisasi. Setiap instansi (organisasi) memiliki kebebasan melakukan

pengelompokan atas barang–barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi

guna mempermudah dalam pengenalan, pengawasan, keselamatan dan keamanan logistik.

Kodefikasi

Adalah pemberian pengkodean barang pada setiap barang inventarisasi milik pemerintah

daerah yang menyatakan kode lokasi dan kode barang.

Nomor kode lokasi

Nomor kode lokasi menggambarkan /menjelaskan status kepemilikan barang. Apakah barang

tersebut milik Provinsi, Kabupaten/Kota, Bidang, SKPD maupun Unit Kerja serta tahun

pembelian barang. Nomor kode lokasi biasanya terdiri 14 digit atau lebih sesuai kebutuhan

daerah. Angka-angka tersebut atau digit nomor kode lokasi ditulis secara berurutan dalam satu

garis datar. Aturan penulisan nomor kode lokasi adalah sebagai berikut:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Kode Sub Unit

Kode Unit Bidang

Kode Kab/Kota

Kode komponen pemilik barang

Nomor Kode

Barang

Nomor kode barang diklasifikasikan ke dalam 6 golongan, yaitu :

Tanah (01)

Mesin dan peralatan (02)

Gedung dan bangunan (03)

Jalan, irigasi, dan jaringan (04)

Aset tetap lainnya (05)

Konstruksi dalam pengerjaan (06)

Cara penulisan kode barang adalah sebagai berikut:

Kode provinsi

Kode Bidang

Kode Tahun Pembelian

Tujuan dan manfaat kodefikasi dan klasifikasi pada dasarnya adalah untuk

mempermudah penataan administrasi serta pengawasan dan pengenalan terhadap barang

inventarisasi yang berada di instansi pemerintah.

10. Jelaskan pengertian SIMBADA. Jelaskan pula tujuan dan manfaat penerapan

SIMBADA!

Kemajuan teknologi informasi terjadi sedemikian pesatnya sehingga data, informasi, dan

pengetahuan dapat diciptakan dengan teramat sangat cepat dan disebarkan di seluruh lapisan

masyarakat. Kemajuan teknologi informasi bukan hanya di bidang perdagangan saja melainkan

di berbagai bidang, misalnya, bidang pendidikan, keamanan sosial dan pemerintahan. Teknologi

informasi dipergunakan di pemerintahan karena memiliki kelebihan-kelebihan yang

menguntungkan daripada cara tradisional. Kemajuan teknologi ini juga merambah kepada

fungsi-fungsi manajemen logistik.

Dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah yang cepat dan akurat,

pemerintahan daerah menerapkan aplikasi inventarisasi melalui Sistem Informasi Managemen

Barang Daerah (SIMBADA) (Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2007 Tentang

Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah). SIMBADA adalah software yang

diperuntukkan untuk pemerintahan baik Pemda, BUMN maupun Departemen.

Dalam rangka menjunjung asas kepastian hukum SIMBADA memiliki beberapa

peraturan dan dasar hukum terkait pelaksanaan SIMBADA. Saat ini terdapat beberapa peraturan

yang dijadikan dasar pengelolaan barang daerah yaitu:

1. Keputusan Presiden RI Nomor 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Instansi Pemerintah;

2. Keputusan Mendagri Nomor 11 Tahun 2001 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah;

3. Keputusan Mendagri Nomor 42 Tahun 2001 tentang Pedoman Penyerahan Barang dan Hutang

Piutang Daerah yang baru dibentuk;

4. Keputusan Mendagri Nomor 49 Tahun 2001 tentang Sistem Informasi Manajemen Barang

Daerah

5. Keputusan Mendagri Nomor 7 Tahun 2002 tentang Nomor Kode Lokasi dan Nomor Kode

Barang Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota;

6. Keputusan Mendagri Nomor 12 Tahun 2003 tentang Pedoman Penilaian Barang Daerah.

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan

Barang Milik Daerah.

Secara umum SIMBADA hanya ditujukan untuk digunakan pemerintah daerah tingkat

kota dan kabupaten, namun tidak menutup kemungkinan untuk digunakan pada perusahaan

tingkat menengah atas. Hal ini dikarenakan funsi SIMBADA yang sangat baik dan efisien.

Adapun fungsi-fungsi tersebut, antara lain:

1. Memberi kemudahan untuk meningkatkan kinerja dan informasi secara cepat mengenai data

inventarisasi barang dan aset pemerintahan termasuk sampai dengan nilai penyusutan

2. Dengan SIMBADA, maka Pemda akan dapat memenuhi fungsi – fungsi

a. Pemda mempunyai informasi yang akurat mengenai barang dan aset daerah

b. Penyelenggaraan proses penganggaran kebutuhan akan barang yang terkoordinasi sesuai dengan

fungsi dan kebutuhan

c. Ada standarisasi kode barang sesuai dinas/instansi

d. Proses pemeliharaan barang yang teratur dan tertata guna sehingga berimbas pada efisiensi dan

efektivitas biaya

e. Pemanfaatan setiap jenis barang atau aset sesuai dengan fungsi dan kebutuhannya.

Selain fungsi-fungsi tersebut SIMBADA juga memiliki beberapa tujuan. Secara umum

tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan tertib administrasi pengelolaan barang/asset daerah secara umum.

2. Meningkatkan mutu perencanaan, penganggaran, pengadaan, pemeliharaan, pemanfaatan

maupun distribusi barang daerah.

3. Meningkatkan pengawasan atas penggunaan barang daerah.

4. Mengetahui dengan pasti, cepat dan akurat informasi mengenai barang daerah baik nilai nominal

barang, umur, kondisi maupun lokasinya.

Sedangkan manfaat atau target dari penyusunan aplikasi SIMBADA adalah sebagai

berikut:

1. Ketaatan kepada peraturan pengelolaan barang daerah/barang milik negarayang berlaku.

2. Kemudahan pengaksesan informasi mengenai barang daerah.

3. Kecepatan dalam penyusunan rencana kebutuhan dan pelaporan.

4. Keakuratan penghitungan nilai-nilai dalam semua dokumen/laporan yang dihasilkan.

Dalam pelaksanaan SIMBADA juga sangat diperhatikan mengenai azas-azas pengelolaan

barang milik daerah. Setidaknya ada 6 Azas. Azas-azas tersebut antara lain:

1. Azas fungsional

Azas ini mengutamakan bahwa SIMBADA haruslah sesuai dengan fungsi yang semestinya yaitu

meningkatkan efektif dan efisiensi organisasi.

2. Azas kepastian hukum

Di atas telah dijelaskan mengenai dasar-dasar hukum pelaksanaan SIMBADA. Oleh karena itu

SIMBADA dalam pelaksanaannya harus taat pada aturan hukum atau undang-undang yang

berlaku.

3. Azas transparansi

Transparansi merupakan keterbukaan terhadap berbagai pihak. Dengan adanya SIMBADA

diharpkan tercipta pemerintahan yang lebih dipercaya masyarakat, karen pemerintah melaporkan

segala bentuk kegiatannya kepada masyarakat.

4. Azas efisiensi

Efisien yaitu suatu keadaan dimana kegiatan itu tepat waktu, tempat, dan situasinya.

5. Azas akuntabilitas

6. Azas kepastian nilai

DAFTAR PUSTAKA

Apple, James M. 1990. Tataletak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Bandung: ITBBencoolen, Raffles. 2011. Makalah Manajemen Logistik. Diperoleh dari

http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013Dwiantara, Lukas., Sumarto, Rumsari. 2005. Manajemen logistik. Jakarta: Grasindo

Gaspersz, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia Pustaka UtamaGopalakrishnan, P. 1979. Materials Management. New Delhi: Prentice Hall of India Private LimetedLogistik Indonesia. 2010. Pergudangan. Diperoleh dari http://logistikindonesia.blogspot.com pada 18

Juli 2013Mustopa, Oban. 2012. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah. Diperoleh dari

http://barangdaerah.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013Presiden Republik Indonesia. 2006. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 6 Tahun 2006

Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/ Daerah.Oktarina, Niena. 2012. Latihan Soal Manajemen Pergudanagn. Diperoleh dari

http://nienaoktarina.blogspot.com/ pada 21 Mei 2013

PENYIMPANAN LOGISTIK

Documents

Transcript of PENYIMPANAN LOGISTIK