2012 1 Manajemen Operasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Ruhendi, SE, MM http://www.mercubuana.ac.id

Modul 9 Prodi S1 Akuntansi

PENJADWALAN PROYEK Dosen : Ruhendi, SE, MM

PENTINGNYA STRATEGI MANAJEMEN PROYEK

Saat tim manajemen proyek Bechtel memasuki Kuwait, tim tersebut secara cepat harus

memobilisasi tenaga internasional yang terdiri dari sekitar 8.000 pekerja kasar, 1.000

profesional konstruksi, 100 tenaga medis, dan 2 tim evakuasi dengan helikopter. Mereka

juga harus mempersiapkan 6 ruangan makan dengan pelayanan penuh, untuk

menyediakan 27.000 set makanan per hari dan membangun rumah sakit lapangan

berkapasitas 40 tempat tidur.

Saat Microsoft Corporation memulai pengembangan Windows XP – program yang

terbesar, paling kompleks, dan terkini – waktu adalah sesuatu yang paling kritis bagi

seorang manajer proyek. Dengan ratusan pemrogram yang mengerjakan jutaan baris

kode dalam pengembangan program berbiaya ratusan juta dolar, begitu besar risiko

pada proyek tersebut untuk dapat diselesaikan tepat waktu.

Saat Hard Rock Café mensponsori Rockfest, yang menarik lebih dari 100.000 fans pada

konser tahunannya, manajer proyek telah memulai perencanaan sekitar 9 bulan

sebelumnya. Menggunakan paket software MS Project, setiap detail yang jumlahnya

ratusan, dapat dimonitor dan dikendalikan. Saat sebuah kelompok band tidak dapat

mencapai Rockfest dengan bus karena kemacetan yang luar biasa, manajer proyek

Hard Rock siap dengan cadangan helikopter.

Bechtel, Microsoft, dan Hard Rock hanyalah tiga contoh dari perusahaan yang

menghadapi fenomena modern : kompleksitas proyek yang semakin bertambah dan siklus

hidup produk / jasa (PLC/SLC) yang menurun. Perubahan ini berasal dari kewaspadaan

terhadap nilai strategis persaingan berbasis waktu dan keharusan perbaikan kualitas yang terus

menerus. Setiap pengembangan produk / jasa baru adalah kejadian yang unik – menjadi

sebuah proyek. Lebih lanjut, proyek adalah bagian umum dari kehidupan kita setiap hari. Kita

mungkin merencanakan resepsi pernikahan, atau pesta kejutan bagi yang berulang tahun,

mengganti model rumah, atau menyiapkan proyek kelas sepanjang semester.

Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sulit bagi manajer operasi. Risiko pada

manajemen proyek sangat tinggi. Kelebihan biaya dan keterlambatan yang tidak diperlukan

terjadi karena penjadwalan dan pengendalian yang buruk.

2012 2 Manajemen Operasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Ruhendi, SE, MM http://www.mercubuana.ac.id

PENJADWALAN PROYEK Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan

proyek. Pada tahapan ini, manajer memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu

dan menghitung berapa banyak orang dan bahan yang diperlukan pada tiap tahap produksi.

Manajer juga membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan

tipe ketrampilan (manajemen, teknisi, atau penuangan beton, misalnya). Diagram juga dapat

dibuat untuk penjadwalan bahan.

Satu pendekatan penjadwalan proyek yang popular adalah Diagram Gantt. Diagram

Gantt adalah cara berbiaya-rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa (1)

semua kegiatan telah direncanakan, (2) urutan kinerja telah diperhitungkan, (3) perkiraan waktu

kegiatan telah tercatat, dan (4) keseluruhan waktu proyek telah dibuat.

Diagram Gantt sangat mudah dipahami. Balok horizontal (horizontal bar) dibuat pada

tiap kegiatan proyek sepanjang garis waktu. Ilustrasi dari pelayanan rutin Delta jetliner selama

perjalanan 60 menit menunjukkan bahwa Diagram Gantt juga dapat digunakan untuk

penjadwalan operasi yang berulang. Pada kasus ini, diagram membantu menunjukkan potensi

keterlambatan. Pada pemaparan Penerapan MO, Delta akan memberikan pendalaman lebih

lanjut bagi kita.

PENGAWASAN PROYEK Pengendalian proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem manajemen apapun,

melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengendalian

juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan

sumber daya ke mana mereka paling diperlukan laporan PERT/CPM yang sudah

terkomputerisasi data diagram khas dapat ditemukan pada pengguna komputer pribadi.

Beberapa dari program yang popular adalah Primavera (oleh Primavera Systems, Inc.),

MacProject (oleh Apple Computer Corp.), Pertmaster (oleh Westminster Software, Inc.),

VisiSchedule (oleh Paladin Software Corp.), Time Line (oleh Symantec Corp.), dan MS Project

(oleh Microsoft Corp.).

Program-program ini menghasilkan keragaman laporan yang amat luas, termasuk (1)

detail biaya pecahan tiap tugas, (2) kurva pekerja total, (3) tabel distribusi biaya, (4) biaya

fungsional dan ringkasan jam, (5) peramalan bahan mentah dan pembelanjaan, (6) laporan

varians, (7) laporan analisis waktu, dan (8) laporan status kerja.

2012 3 Manajemen Operasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning Ruhendi, SE, MM http://www.mercubuana.ac.id

Untuk contoh, hal yang belum dijelaskan pada bagian ini menekankan bahasan pada

PERT. Hampir semua penjelasan dan proses dapat diterapkan dengan baik pada CPM.

PERT dan CPM sangat penting karena mereka membantu menjawab pertanyaan

berikut mengenai proyek dengan ribuan kegiatan :

1. Bilamana keseluruhan proyek akan selesai?

2. Apakah kegiatan atau tugas penting pada proyek – yaitu kegiatan-kegiatan mana yang

bila terlambat akan membuat keseluruhan proyek tertunda?

3. Yang manakah kegiatan yang tidak kritis – yakni kegiatan yang dapat berjalan lambat

tanpa membuat tertundanya penyelesaian keseluruhan proyek?

4. Berapa besar kemungkinan proyek dapat diselesaikan pada tanggal tertentu?

5. Pada suatu tanggal tertentu, apakah proyek masih tetap dalam jadwal, lebih lambat dari

jadwal, atau lebih cepat dari jadwal?

6. Pada suatu tanggal tertentu, apakah uang yang dibelanjakan sama, lebih sedikit, atau

lebih besar dibandingkan jumlah yang dianggarkan?

7. Apakah cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu?

8. Jika proyek ingin diselesaikan pada waktu yang lebih singkat, apakah jalan yang terbaik

untuk mencapai sasaran ini dengan biaya yang seminimal mungkin?

Diagram Jaringan dan Pendekatan Langkah pertama dalam jaringan PERT atau CPM adalah membagi keseluruhan proyek

menjadi kegiatan-kegiatan yang berarti menurut struktur pecahan kerja. Ada dua pendekatan

untuk menggambarkan jaringan proyek : kegiatan-pada-titik (activity-on-node – AON) dan

kegiatan-pada-panah (activity-on-arrow – AOA). Pada konvensi AON, titik menunjukkan

kegiatan. Pada AOA, panah menunjukkan kegiatan. Kegiatan memerlukan waktu dan sumber

daya. Perbedaan mendasar antara AON dan AOA adalah bahwa titik pada diagram AON

mewakili kegiatan. Pada jaringan AOA, titik mewakili waktu mulai dan selesainya suatu kegiatan

dan juga disebut kejadian. Artinya titik pada AOA tidak memerlukan waktu maupun sumber

daya.

Gambar 3.5 Perbandingan antara Konvensi Jaringan AON dan AOA

Kegiatan-pada-Titik (AON) Arti dari Kegiatan Kegiatan-pada-Panah (AOA)

A datang sebelum B, yang

datang sebelum C.

A B C

A C B