PENTINGNYA KORESPONDENSI YANG BAIK

UNTUK MENUNJANG KEGIATAN BISNIS

DI PT. GALIC BINA MADA SURABAYA

LAPORAN HASIL

PENELITIAN MANDIRI

Oleh :

ANITA ASNAWI

NIDN : 0729047101

NIP : 99.01.1.309

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS DR. SOETOMO

Juli 2017

IDENTITAS DAN URAIAN UMUM PENELITIAN

1. Judul Penelitian : Pentingnya Korespondensi yang baik untuk Menunjang Kegiatan Bisnis di PT. Galic Bina Mada

2. Tim Peneliti No Nama Jabatan Bidang Keahlian Instansi Asal Alokasi Waktu

(Jam/minggu)

1 Anita Asnawi, S.Sos.,MM Ketua Kesekretariat

an

Jurusan

Administrasi

Niaga, Fakultas

Ilmu Administrasi,

Universitas Dr

Soetomo

12 minggu

3. Obyek Penelitian Pelaksanaan korespondensi di PT. Galic Bina Mada Surabaya

4. Masa Pelaksanaan Mulai : bulan: April tahun: 2017

Berakhir : bulan: Juli tahun: 2017

5. Usulan Biaya DIPA Penelitian Unitomo : - / Mandiri

6. Lokasi Penelitian : PT. Galic Bina Mada Surabaya

7. Temuan yang ditargetkan: Peningkatan pemahaman terhadap prosedur dan proses korespondensi yang baik

8. Kontribusi mendasar pada suatu bidang ilmu:

Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi

informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,

pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan

korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam

pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang benar dan

tepat.

9. Jurnal Ilmiah yang menjadi sasaran adalah: Jurnal Ilmu Administrasi: Media Pengembangan Ilmu dan Praktek Administrasi,

STIAN LAN, Bandung.

10. Rencana luaran Publikasi Jurnal Ilmiah Tahun 2018

KATA PENGANTAR

Hanya atas ijin Allah SWT, laporan hasil penelitian mandiri ini dapat saya

selesaikan pada semester Genap Tahun Akademik 2016/2017.

Topik Korespondensi dipilih dalam penelitian ini berdasarkan pada

banyaknya temuan kesalahan format penulisan surat baik dalam surat-menyurat

bisnis maupun pribadi. Selain mengambil tempat di PT. Galic Bina Mada, saya

berencana untuk mengembangkan penelitian dalam bidang Korespondensi ini

pada instansi yang lebih luas, baik instansi Pemerintah maupun swasta. Hal ini

didasari dari adanya keprihatinan saya atas ketidaktahuan yang meluas terhadap

standar penulisan surat dinas dan surat bisnis yang benar.

Merupakan suatu kebahagiaan apabila saya bisa lebih banyak memberi

manfaat dan inspirasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil

studi ini nantinya.

Terimakasih.

Surabaya, 5 Juli 2017,

Anita Asnawi

PENTINGNYA KORESPONDENSI YANG BAIK

UNTUK MENUNJANG KEGIATAN BISNIS

DI PT. GALIC BINA MADA SURABAYA

Oleh :

ANITA ASNAWI

ABSTRAK

Surat dinas maupun surat bisnis bisa menjadi bukti otentik tertulis hitam

diatas putih. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus

disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti untuk

menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

Surat dapat mencerminkan citra diri dari pengirimnya. Citra perusahaan dapat

tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya

ditangani oleh personel yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi.

Penelitian ini bertujuan untuk memberikan masukan dalam hal surat-menyurat

yang baku kepada instansi yang masih memiliki kelemahan dalam hal tersebut.

Beberapa temuan dalam penelitian ini berkaitan dengan penentuan kepala

surat, penulisan singkatan, besar kecil huruf, penomoran surat, serta memilih

susunan kata efektif agar membentuk kalimat lugas dan mudah dipahami dengan

struktur yang baku.

Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif, dengan teknik observasi dan

dokumentasi.

Keyword : korespondensi, surat-menyurat, surat dinas, surat bisnis.

DAFTAR ISI

Halaman Judul i

Kata Pengantar ii

Abstrak iii

Daftar Isi iv

Daftar Tabel v

Daftar Gambar vi

Bab I Pendahuluan 1

1.1. Latar Belakang 1

1.2. Permasalahan 6

1.3. Tujuan penelitian 6

1.4. Manfaat penelitian 6

1.5. Metodologi penelitian 7

1.5.1. Jenis penelitian 7

1.5.2. Teknik pengumpulan data 8

1.5.3. Key informan 10

1.5.4. Ruang lingkup 10

1.5.5. Lokasi penelitian 11

1.5.6. Teknik analisa data 11

1.5.7. Sistematika penulisan 12

Bab II Tinjauan Pustaka 13

2.1. Penelitian terdahulu 13

2.2. Pengertian korespondensi 14

2.3. Pengertian surat 14

2.3.1. Surat bisnis 15

2.3.2. Ciri-ciri surat bisnis 15

2.3.3. Fungsi surat bisnis 17

2.3.4. Syarat surat bisnis yang baik 18

2.3.5. Bahasa surat bisnis 20

2.3.6. Bagian surat dan fungsinya 21

2.4. Pengertian Bisnis 23

2.5. Peranan korespondensi dalam bisnis 24

2.6. Format penulisan surat bisnis 24

Bab III Hasil Penelitian 33

3.1. Sejarah singkat PT. Galic Bina Mada 33

3.1.1. Lokasi PT. Galic Bina Mada 33

3.1.2. Logo perusahaan 34

3.1.3. Visi dan Misi Perusahaan 34

3.1.4. Bidang usaha perusahaan 35

3.1.5.Struktur organisasi 37

3.2. Keadaan pegawai perusahaan 45

3.3. Data surat yang ada di PT. Galic Bina Mada 45

3.4. Prosedur pengiriman surat 46

3.5. Analisa masalah 47

3.6. Sebab permasalahan 50

3.7. Akibat masalah 51

3.8. Pemecahan masalah 52

Bab IV Penutup 53

Daftar Pustaka

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Penelitian terdahulu 13

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1.2. Logo perusahaan 34

Gambar 3.1.4 Struktur organisasi 37

Gambar 3.2. Prosedur surat keluar 46

Gambar 3.3. Delivery order 48

Gambar 3.4. Surat penawaran 49

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi sekarang ini, transaksi antar penjual dan pembeli,

seperti penawaran barang, permintaan barang, pesanan barang sampai

pengiriman dan penyelesaian pembayaran, semua itu dapat dilakukan dengan

mudah walaupun jarak antara penjual dan pembeli saling berjauhan, dan bisa

saja keduanya tidak saling bertatap muka, karena sebagian besar komunikasi

yang dilakukan adalah melalui media surat – menyurat. Oleh karena itu, tanpa

adanya korespondensi transaksi bisnis akan berjalan lambat atau bahkan bisa

saja menjadi macet.

Salah satu komunikasi perkantoran ialah komunikasi tulisan ( written

communication ) terutama yang berwujud surat – menyurat atau warkat

lainnya. Surat atau warkat itu harus diciptakan oleh seorang petugas yang

dikenal sebagai factual writing ( penulisan fakta ). Menurut Jhon Riebel

dalam bukunya The Liang Gie (2007:43), penulisan faktawi melibatkan 6

unsur, yaitu : keterangan faktawi (factual information), penataan (

organization ), bahasa ( language ), kendala waktu ( timing ), penyajian (

presentation ), pihak pembaca ( reader-audience ).

Dalam hubungan internal organisasi, peran korespondensi juga semakin

penting, karena hubungan antarbagian tidak selalu bisa dilakukan malalui

tatap muka atau hanya melalui telepon saja. Surat dan memo bisa di jadikan

sarana berkomunikasi antara satu dengan lainnya.

Menurut L.E. Fraily dalam bukunya The Liang Gie (2007:42) secara

tegas menyatakan bahwa surat sebagai hubungan dari masyarakat (letters as

part of public relations). Surat – surat dalam setiap organisasi adalah penting

karena dapat dijadikan alat oleh publik untuk menilai organisasi yang

bersangkutan. Surat yang buruk bukan saja akan merugikan nama baik

organisasi tersebut, tetapi juga akan menghamburkan dibidang tatausaha.

Dalam organisasi yang besar peran surat – menyurat untuk

berkomunikasi baik antara pusat, cabang atau antarcabang yang tersebar

diberbagai kota, tidak bisa diremehkan lagi, bagi perusahaan multinasional

yang anak perusahaannya tersebar di berbagai belahan dunia, korespondensi

merupakan sarana yang vital.

Jadi, korespondensi merupakan aset yang bernilai tinggi dalam

hubungan internal maupun eksternal organisasi, namun aset potensial tersebut

bisa berubah menjadi liability ( beban ) jika dikelola secara tidak benar atau

keliru. Suatu transaksi yang telah direncanakan dengan baik bisa batal hanya

karena penulisan surat yang keliru sehingga menyinggung perasaan salah satu

pihak yang bertransaksi. Hubungan baik yang terjalin antara penjual dan

pembeli bisa berubah menjadi renggang hanya karena penulisan surat yang

keliru.

Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi

salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-

menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah

organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan

rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara

tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman

informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim

atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai

laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan

korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam

pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang benar dan

tepat.

Saat ini seiring dengan munculnya berbagai macam perusahaan maka

hubungan antara perusahaan satu dan lainnya sangatlah penting dan

memperluas jaringan perusahaan sehingga memperoleh profit yang lebih

besar. Maka dari itu dibutuhkan korespondensi atau surat-menyurat sebagai

media untuk menjalin kerja sama antara pihak satu dengan yang lainnya.

Apabila ingin melakukan kerja sama dapat sebagai tanda bukti tertulis yang

otentik.

Korespondensi atau surat-menyurat termasuk dalam bagian yang

penting dalam bisnis. Korespondensi adalah istilah lain dari surat menyurat,

surat diartikan sebagai salah satu alat komunikasi tertulis untuk

menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan

individu atau organisasi.

Sebagai sebuah produk budaya, tata cara korespondensi berkembang

mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Gaya bahasa, bentuk dan cara

penyampaian surat cenderung dinamis, saat ini ketika kecepatan menjadi

faktor penentu dalam bisnis, isi surat yang ringkas lebih dihargai daripada

surat yang indah, dengan memasyarakatkan komputer bentuk surat tradisional

yang sering kita sebut sebagai bentuk baku surat mulai dilanggar, prinsipnya

mudah dibaca dan enak dilihat. Terciptanya mesin faksimile dan teknologi e-

mail, membuat penyampaian surat secara fisik mulai banyak ditingglkan,

alasannya karena kurang cepat bila dibandingkan dengan mesin faksimile

yang dalam hitungan menit dapat mengirim berlembar – lembar surat ke

seluruh dunia. Begiru juga dengan e-mail, hanya dalam hitungan detik kita

bisa menyebar pesan ke jaringan komputer diseluruh dunia, perubahan seperti

inilah yang perlu kita pelajari dalam dunia korespondensi.

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan

organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan

baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut

surat masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana

komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang

dimaksud dengan korespondensi bisnis pada dasarnya adalah berbagai macam

aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam

menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan

lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk

menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi

tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan,

permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat,

setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus

bertatap muka terlebih dahulu.

Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis hitam

diatas putih. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus

disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti.

Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi

surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

Surat dapat mencerminkan citra diri dari pengirimnya, menyadari hal

tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang

akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut. Citra

perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam

kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan

etika korespondensi.

Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang

kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim

harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si

penerima surat tersebut.

Menulis surat yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang

pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada

dasarnya surat bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn

surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena

ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus

dipenuhi oleh setiap penulis surat.

Dari latar belakang di atas maka penelitian ini mengambil judul “

Pentingnya Korespondensi yang Baik Dalam Organisasi untuk

Menunjang Kegiatan Bisnis di PT. Galic Bina Mada Surabaya “

1.2 Permasalahan

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka permasalahan yang

diajukan adalah :

Bagaimana Korespondensi Yang Baik Dalam Organisasi Untuk

Menunjang Kegiatan Bisnis Di PT. Galic Bina Mada Surabaya?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan utama penelitian ini adalah untuk mengetahui Pentingnya

Korespondensi Yang Baik Dalam Organisasi Untuk Menunjang Kegiatan

Bisnis Di PT. Galic Bina Mada Surabaya.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Manfaat teoritis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan

konseptual dan landasan teori tentang permasalahan dalam kegiatan

korespondensi yang baik terutama yang mengkaji lebih lanjut lagi

terhadap permasalahan dalam penelitian ini.

2. Manfaat praktis

Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai pedoman atau bahan

informasi dalam pengambilan keputusan tentang surat – menyurat dalam

kegiatan bisnis dilingkungan perusahaan atau diobjek lainnya.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode adalah salah satu cara yang digunakan ketika mencapai suatu

tujuan dengan menggunakan teknik tertentu untuk memperoleh suatu

keberhasilan dalam penelitian, maka harus dilaksanakan metodologi yang

tepat, istimewa berdasarkan fakta – fakta yang ada.

Dalam metodologi dijelaskan bahwa dalam melaksanakan penelitian

mempunyai kebebasan untuk memilih metode. Maka dengan demikian

memecahkan suatu metodologi sangat diperlukan dalam memecahkan

mengumpulkan data untuk memecahkan suatu masalah sehingga dapat

menyusun laporan hasil penelitian yang dapat dipertanggungjawabkan.

1.5.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, yang mencari fakta

dengan interpretasi yang tepat terhadap fenomena – fenomena dengan

menetapkan suatu standar atau suatu norma tertentu. Menurut Sukmadinata

(2006:72) penelitian deskriptif adalah suatu bentuk penelitian yang

ditujukan untuk mendeskripsikan fenomena-fenomena yang ada, baik

fenomena alamiah maupun fenomena buatan manusia.

Sedangkan menurut Moh. Nazir metode deskriptif adalah: Suatu

motode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set

kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa

sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat

deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, factual dan akurat

mengenai fakta-fakta, sifat-sifa serta hubungan antar fenomena yang

diselidiki (Nazir, 2005: 54). Fenomena itu bisa berupa bentuk, aktivitas,

karakteristik, perubahan, hubungan, kesamaan, dan perbedaan antara

fenomena yang satu dengan fenomena lainnya.

Peneliti dalam hal ini mengambil jenis penelitian deskriptif kualitatif

karena ingin mendeskripsikan atau menggambarkan kegiatan korespondensi

khususnya dalam hal surat – menyurat yang ada di perusahaan tersebut.

1.5.2 Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini

adalah:

1. Library Study

Moh. Nazir (2005: 111).mengemukakan bahwa yang dimaksud

dengan Library Study adalah teknik pengumpulan data dengan

mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur,

catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan

masalah yang dipecahkan.

Buku – buku tentang korespondensi dan cara penulisan surat –

menyurat yang baik dan benar digunakan untuk memecahkan masalah

dalam penelitian ini.

2. Observasi

Observasi yaitu cara yang digunakan untuk memperoleh data

dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek penelitian

yaitu kegiatan surat – menyurat yang ada di perusahaan tempat

penelitian.

Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2013:145) mengemukakan bahwa

observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang

tersusun dari berbagai biologis dan psikologis dua diantara yang adalah

proses pengamatan dan ingatan.

Dalam observasi ini diperoleh data-data penelitian dengan cara

melihat secara langsung proses surat – menyurat untuk bisnis serta cara

penulisannya.

3. Wawancara

Wawancara yaitu teknik pengumpulan data yang mengajukan

daftar pertanyaan secara langsungterhadap narasumber yang

berkompeten dan paham terhadan permasakahan yang dikaji.

Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2013:231) wawancara

merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide

melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu

topik tertentu.wawancara adalah percakapan antara seseorang yang

berharap mendapatkan informasi dengan seseorang yang diasumsikan

mempunyai informasi penting tentang suatu obyek.

4. Dokumentasi

Menurut Sugiyono (2013:240) dokumen merupakan catatan

peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar,

atau karya-karya monumental dari seorang. Dalam penelitian ini

melakukan dokumentasi kegiatan surat – menyurat yang ada di

perusahaan.

1.5.3. Key Informan

Dalam penellitian ini dibutuhkan beberapa orang sebagai pemberi

informasi tentang “Pentingnya Korespondensi Yang Baik Untuk

Menunjang Kelancaran Kegiatan Bisnis Pada PT. Galic Bina Mada

Surabaya” dimana key informan tersebut sangat berhubungan dengan

kegiatan administrasi yaitu sebagai staff administrasi yang stand by di

kantor untuk untuk melakukan kegiatan korespondensi atau surat menyurat

yaitu : Ibu Fenny Budiastuti sebagai Kepala Administrasi PT. Galic Bina

Mada Surabaya.

1.5.4. Ruang Lingkup

Untuk mempermudah penulisan laporan penelitian ini supaya terarah

dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan

masalah. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam

penelitian ini adalah:

1. Mendeskripsikan tentang pengertian korespondensi,

pengertian surat, meliputi ( surat bisnis, ciri-ciri surat bisnis,

fungsi surat bisnis, syarat surat bisnis yang baik, bahasa surat

bisnis).

2. Mendeskripsikan pengertian bisnis dan elemen – elemen

yang ada dalam bisnis.

1.5.5. Lokasi Penelitian

Penelitian ini mengambil lokasi di sebuah perusahaan yaitu PT.

GALIC BINA MADA Surabaya yang berada di Komplek Pergudangan

BEST JAYA Jalan Raya Manukan Wetan No. 24 Blok B No. 1-2 Surabaya

60185.

1.5.6. Teknik Analisis Data

Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan demikian analisis

data yang diterapkan dalam penelitian ini dilakukan selama dan setelah

pengumpulan data. Jenis teknik analisis data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah teknik analisis data non statistik yang bersifat

deskripsi kualitatif. Teknik ini memaparkan data-data yang dicerminkan

melalui kata-kata atau kalimat. Digunakannya teknik tersebut karena

kegiatan analisis yang dilakukan berkaitan dengan menafsirkan dan

menemukan kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan

korespondensi di PT. Galic Bina Mada Surabaya.

1.5.7. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembahasan, maka penelitian ini disusun

dengan sistematika pembahasan sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan latar belakang masalah, perumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, jenis

penelitian, teknik pengumpulan data, key informan, ruang lingkup,

lokasi penelitian, teknik analisa data, sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Berisi tinjauan pustaka tentang penggunaan teori – teori

korespondensi, dari pengertian korespondensi, surat, surat bisnis,

ciri – ciri surat bisnis, fungsi surat bisnis, syarat surat bisnis, bahasa

surat bisnis, pengertian bisnis.

BAB III : HASIL PENELITIAN

Bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi

perusahaan, analisa masalah, sebab dan akibat serta pemecahan

masalah.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini memberikan kesimpulan serta saran yang terkait dengan

korespondensi yang baik.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian Terdahulu

Merupakan penelitian yang digunakan sebelumnya, penelitian terdahulu

digunakan untuk menunjang penulis untuk melakukan penelitian ini.

Penelitian terdahulu akan sangat bermakna jika judul-judul penelitian yang

digunakan sebagai bahan pertimbangan sangat bersinggungan dengan

penelitian yang hendak dilakukan.

Tujuan dicantumkannya penelitian terdahulu adalah untuk mengetahui

bangunan keilmuan yang sudah diletakkan oleh orang lain, sehingga

penelitian yang akan dilakukan benar-benar baru dan belum diteliti oleh

orang lain. Dengan kata lain, dengan menelaah penelitian terdahulu,

seseorang akan dengan mudah melokalisasi kontribusi yang akan dibuat.

Berikut ini penulis sajikan penelitian terdahulu :

Tabel 2.1

Penelitian terdahulu

Nama Judul Hasil Penelitian

Ninik

Masruroh

Prosedur pengelolaan surat dalam

upaya menunjang kegiatan

administrasi di bagian tata usaha

pada Biro Umum Kantor Gubernur

Jawa Timur

Meneliti tentang

pengelolaan surat

Berdasarkan matrik di atas peneliti terdahulu melakukan penelitian

tentang surat menyurat, yang membedakan penelitian ini dengan penelitian

terdahulu adalah tentang pengelolaan surat, prosedural surat dan metode

yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.

2.2 Konsep Penelitian

2.2.1. Pengertian korespondensi

Definisi korespondensi adalah komunikasi atara seorang pegawai

dengan orang lain, antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara

pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan

instansi, antara organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan

menggunakan surat sebagai media (Priansa dan Garnida, 2013:56).

Sedangkan menurut Sugiarto dalam bukunya Jimmy L. Goal menjelaskan

pengertian korespondensi sebagai suatu kegiatan saling berkirim surat oleh

perseorangan atau oleh organisasi (2008:23).

Sedangkan pengertian korespondensi menurut Sedarmayanti dalam

Jimmy L. Goal adalah salah satu bentuk komunikasi dengan

mempergunakan surat sebagai alatnya (2008:23).

2.3 Pengertian Surat

Menurut Ramelan (2005:5), surat adalah sarana tertulis untuk

menyampaikan pesan, meskipun tidak semua pesan tertulis bisa di sebut

surat, namun pesan yang disampaikan secara verbal jelas tidak bisa disebut

sebagai surat. Karena perkembangan teknologi, kita dapat mengenal vioce

mail. Voice mail adalah pesan yang disampaikan melalui telepon dan

diterima dengan alat perekam. Sedangkan menurut Jhon A. Carey dalam

bukungan Jimmy L. Goal (2008:11) pengertian surat adalah Letters are

long-lasting, tangible evidence of information you communicate to others,

surat adalah bukti kekal yang nyata mengenai informasi yang Anda

komunikasikan dengan orang lain.

2.3.1. Surat Bisnis

Menurut Djoko Purwanto ( 2006:2) surat bisnis adalah surat

yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi, atau institusi

untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis secara tertulis kepada

pihak lain dengan menggunakan media tertentu.

2.3.2. Ciri – Ciri Surat Bisnis

Ramelan ( 2005:5) mengungkapkan beberapa ciri – ciri surat, yaitu:

a) Surat Merupakan Pesan Tertulis

b) Isi Pesan Dalam Surat Berupa Informasi atau Persuasi

c) Surat Memiliki Bagian – Bagian yang Standar

d) Surat Memiliki Bentuk yang Standar

e) Surat Memiliki Satu Pesan Inti

f) Gaya Bahasa Surat Bisa Formal atau Informal

Sedangkan menurut Profesor Jhon W. Neuner dan Benjamin R.

Haynes dalam bukunya The Liang Gie (2000:26) menyebutkan

ada 7 hal sebagai ciri – ciri sepucuk surat yang baik sebagai

berikut:

a) Surat itu mempunyai suatu maksud dan memang perlu.

b) Surat itu ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun

baik.

c) Bahasa yang dipakai sesuai dengan maksud surat itu dan

dapat di mengerti oleh pembaca.

d) Surat itu menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan

kebijaksanaan.

e) Surat itu tidak terlampau panjang, surat yang singkat adalah

suatu keuntungan.

f) Surat itu harus tulus dan mencerminkan pengertian akan

masalah – masalah yang dihadapi oleh orang yang

ditujunya.

g) Surat itu tidak mengandung kata – kata atau kalimat –

kalimat yang tidak perlu atau tidak berguna. Penulisnya

harus menulis seperti sedang berbicara berhadapan muka

dengan orang yang dituju.

2.3.3. Fungsi Surat Bisnis

Fungsi surat memegang peranan sebagai barometer kemajuan

lembaga perusahaan, artinya surat yang penampilan dan isinya

bagus akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga atau

perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut.

Seperti yang telah dikatakan oleh Ramelan (2005:11-12)

beberapa fungsi surat adalah sebagai berikut :

a) Surat sebagai penyampai pesan,

b) Surat sebagai wakil,

c) Surat sebagai bukti tertulis, dan

d) Surat sebagai pedoman atau dasar bertindak.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2001:163) fungsi surat

sebagai berikut :

1) Wakil dari pengirim/penulis.

2) Bahan pembukti.

3) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4) Alat pengukur kegiatan organisasi.

5) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

Dari penjelasan penjelasan di atas maka penulis menarik

kesimpulan bahwa surat dalam aktivitas organisasi sehari - hari

merupakan alat vital yang sangat berpengaruh dalam laju

perkembangan suatu organisasi atau perusahaan.

Surat pun mempunyai beragam fungsi seperti yang dijelaskan

oleh para ahli diatas dapat menjadi dokumen yang sangat penting.

Maka dari itu dalam pengelolahan surat harus dilakukan sebaik

mungkin dan terkontrol, seperti kelebihan dari surat dapat

menyampaikan suatu informasi secara panjang lebar namun tetap

praktis dan ekonomis.

Dikatakan tetap praktis karena alat bukti tertulis yang

disampaikan asli dari sumbernya sesuai dengan tata cara penulisan

surat yang baik atau bisa sebagai alat pengingat karena dapat

menyimpan rahasia secara baik, dikatakan ekonomis karena tidak

memerlukan biaya pembuatan yang cukup mahal, melainkan biaya

yang dibutuhkan sangat efisien atau terjangkau begitu pun dengan

pengirimanya.

2.3.4. Syarat Surat Bisnis Yang Baik

Banyak persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat

yang baik, disamping harus menerapkan prinsi-prinsip efisiensi dan

efektivitas, untuk mampu menyusun surat yang baik dan menarik,

penulis harus menguasai syarat surat yang baik.

Seperti yang dikatakan oleh Thomas Wiyasa Bratawidjaja

(1995:52-53) syarat surat yang baik sebagai berikut :

a) Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun

sesuai dengan peraturan.

b) Kalimat sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca.

Kata-kata yang digunakan harus jelas, tepat dan tidak

mendua, hemat dan benar sesuai dengan tata bahasa

Indonesia.

c) Bahasa surat harus hormat, sopan dan simpatik agar

pembaca surat merasa di hormati.

d) Pergunakan singkatan-singkatan yang umum dipakai dalam

surat-menyurat.

e) Disusun secara sistematis, terinci, konsisten dan kronologis.

f) Pergunakan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.

g) Pergunakan istilah-istilah bisnis yang baku.

Menurut Sedarmayanti (2001:163) syarat surat yang baik

adalah sebagai berikut :

a) Obyektif dan bukan subyektif.

b) Sistematis dalam susunan isi surat

c) Singkat, tidak bertele – tele.

d) Jelas (kepada siapa, dari mana, tentang apa).

e) Isinya lengkap

f) Sopan, wujud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk

surat, ketikan dan sebagainya).

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti

yang telah diuraikan diatas, maka penulisnya pun perlu memenuhi

syarat menguasai permasalahannya, menguasai bahasa tertulis,

memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

Syarat surat yang baik merupakan peran yang paling utama

dalam pembuatan surat, karena surat yang dihasilkan merupakan

cermin dari diri penulis surat tersebut dan dapat memperlancar

tercapainya suatu tujuan organisasi atau perusahaan.

2.3.5. Bahasa Surat Bisnis

Bahasa memiliki banyak ragam, sesuai dengan situasi

komunikasi serta hubungan komunikator dan komunikan. Bahasa

dalam laporan keuangan berbeda dengan petunjuk resep makanan

dan berbeda pula dengan bahasa surat kabar. Bahasa surat bisnis

juga demikian, memiliki ciri tertentu yang berbeda dari bahasa

bidang lain.

Ciri bahasa surat bisnis bersifat komplementer, yang berarti

saling melengkapi atau ciri yang satu tidak dapat dilepaskan dari

ciri – ciri yang lain. Seperti yang telah diungkapkan oleh

Bratawidjaja (1995:56) ciri – ciri bahasa surat bisnis adalah :

a) Jelas

Agar informasi yang disampaikan dapat di pahami dengan

tepat, maka bahasa yang dipakai harus jelas. Jelas tidak

hanya mudah dimengerti, tetapinjuga bebas dari

kemungkinan salah tafsir.

b) Lugas

Lugas mempunyai makna berpadanan dengan kata

Inggris business like, yaitu praktis, cekatan dan cepat. Kata

lugas jika diterapkan dalam kalimat berarti langsung

menunjukkan persoalan, yang pokok – pokok saja, tidak

bertele – tele dan tidak menimbulkan penafsiran rangkap.

c) Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik tidak selalu indah seperti bahasa

yang dipergunakan dalam syair. Bahasa yang menarik di sini

ialah bahasa yang hidup dan mampu membangkitkan minat

pembaca. Bahasa yang menarik juga menghindari

pengulangan kata majemuk.

2.3.6 Bagian Surat Dan Fungsinya

Menurut Sedarmayanti (2001:167-168) bagian surat dan fungsinya

adalah :

a. Kepala surat

Berfungsi sebagai alat pengenal, alat pemberian informasi,

iklan pada kantor – kantor tertentu.

b. Tanggal surat

Berfungsi sebagai referensi, alat sebagai pemberian

informasi, iklan pada kantor tertentu.

c. Nomor surat

Berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas filing, alat

pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat

pada suatu periode tertentu, petunjuk unit asal surat,

referensi, lampiran petunjuk tentang dokumen yang harus

disertakan bersama surat yang bersangkutan.

d. Perihal

Berfungsi sebagai referensi, petunjuk intisari dari surat secara

keseluruhan, petunjuk bagi petugas filing.

e. Alamat dalam

Berfungsi sebagai petunjuk bagi petugas filing, petunjuk

kemana surat harus disampaikan, alamat luar jika

menggunakan amplop berjendela.

f. Salam pembuka

Berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai, tidak

digunakan dalam surat resmi.

g. Isi surat.

Berfungsi memberikan uraian materi pokok dan subyek –

subyek lainnya.

h. Salam penutup

Berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai.

i. Nama jabatan

Berfungsi sebagai identitas penaggung jawab, petunjuk bagi

petugas filing.

j. Inisial

Berfungsi sebagai kode nama ( singkatan nama ) pembuatan

konsep da pengetikan, untuk memudahkan pemeriksaan

kembali apabila terjadi kekeliruan.

k. Tembusan

Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu

mengetahui isi surat.

2.4 Pengertian Bisnis

Bisnis merupakan semua aktivitas dan institusi yang memproduksi

barang dan jasa dalam kehidupan sehari – hari. Bisnis itu sendiri dapat

dipandang sebagai sesuatu sistem yang menyeluruh ylebang menggabungkan

sub – sistem yang lebih kecil yang disebut industri, artinya setiap industri

disebut dibentuk dari banyak perusahaan yang terdiri dari berbagai ukuran

perusahaan dengan berbagai produk yang dihasilkannya., termasuk kegiatan

pemasaran, pengembangan SDM, pengaturan keuangan dan sistem

manajemen.

Huat, T Chwee, et. Al dalam bukunya Amirullah dan Imam Hardijanto

(2005:2) mendefinisikan bisnis sebagai sistem produksi barang dan jasa untuk

memuaskan kebutuhan masyarakat kita ( business is then simply a system to

satisfy the needs of our society .

Bisnis merupakan suatu organisasi yang menyediakan barang dan jasa

yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan dalam hal ini

diperoleh dari selisih antara penerimaan bisnis dengan biaya – biaya yang

dikeluarkan. Definisi ini menitikberatkan pada kemampuan menghasilkan (

produce ) dan pencapaian tingkat keuntungan. Dengan demikian organisasi

bisnis yang mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dan perusahaan

memperoleh keuntungan dai transaksi tersebut,

Dari dua pendapat diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa bisnis

sebagai alat yang dilakukan oleh individu dan sekelompok orang (organisasi)

yang menciptakan nilai ( create of value ) melalui penciptaan barang dan jasa

( create of good and service ) untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, dan

memperoleh keuntungan melalui transaksi.

2.5. Peranan korespondensi Dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis pastinya memerlukan korespondensi untuk

melakukan kerjasama kepada perusahaan lain, oleh karena itu korespondensi

memiliki peranan dalam dunia bisnis, sebagai berikut :

1. Menciptakan surat yang baik dan benar

2. Menciptakan kerjasama yang baik

3. Menyebarkan kegiatan

2.6. Format Penulisan Surat Bisnis

Dalam surat dinas maupun surat bisnis, ada beberapa bagian surat.

Bagian ini disebut juga redaksi surat, yang (harus) ada dalam sebuah surat,

yaitu:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Sebagai penunjuk identitas pengirim surat. Surat resmi pemerintah atau

perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah

dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan

mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang, bank-bank tangganannya,

dan nomor alat komunikasi seperti telepon, 'teleks, kotak pos, dan faksimili.

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a. unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan,

alamat kantor cabang, dan bidang usaha

Pencetakan kepala surat adalah sebagai berikut:

Salah :

P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

JI. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung Telephone (022)912345, 674432

Facsimile (022) 977765

Telex 28765 FRCBGIA

Benar: PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136

Telepon (022)912345, 674432

Faksimile (022) 977765

Teleks 28765 FRCBGIA

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan

surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama

kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis

dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis Iengkap,

tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan

tanda baca apa pun.

Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi.

Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987 Benar: 28 Oktober 1987

Bandung, 28-10-'87

3. Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor

untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan

surat. Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai

acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari

surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat

yang keluar.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal

Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya

hingga akhir Desember.

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-

kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat,

bulan, dan tahu surat.

Contoh: Nomor 35/SP/IV/1992

Keterangan : 35 - nomor urut surat keluar

SP - singkatan dari Surat Penawaran

IV - penanda bulan (April) scat surat dikirim

1992 - tahun surat dikirim

Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis

pemisah.

Salah : SURAT KETERANGAN

Nomor: SK/45/II/1994

Benar: SURAT TUGAS

Nomor: 32/ST/I11/1994

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan

No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang

digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.

Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah: Nomor32421/F8/UI.5/87.- Benar Nomor 3245/F8/UI.5/1987

No:32421/F8/UL5/87.- No.: 32421/F8/UI.5/1987

4. Lampiran

Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat

meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang

dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan,

brosur, kuitansi, dan sebagainya.

Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan

jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah: Lampiran: satu berkas Benar Lampiran: Satu berkas

Lamp.: dua eksemplar Lamp.: Dua eksemplar

Lamp.: seratus dua eksemplar Lamp.: 102 eksemplar

Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain

dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa

pun. Jika bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat

dituliskan dengan satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf

(seperti Satu berkas, Dua eksemplar). Jika bilangan itu lebih dad dua angka,

pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).

Salah Benar

Lampiran Lampiran

1. Lima lembar salinan ijazah 1. Salinan ijazah lima lembar

2. Tiga lembar fotokopi surat kesehatan 2, Fotokopi surat kesehatan tiga

lembar

3. Tiga lembar pasfoto 3. Pasfoto tiga lembar

Bila tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dicantumkan.

Salah : Lampiran: - Lamp.: 0

5. Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat

mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat

selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal

dan bukan Perihal.

Penulisan Hal yang salah

Hal : Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum

II) yang akan diselenggarakan tanggal 5-10 Oktober 1987

Hal : Permintaan bantuan tenaga pengajar mata kuliah bahasa Indonesia untuk

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta

Penulisan Hal yang benar

Hal: Petugas pameran Dies Natalis

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar

6. Alamat (dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa

yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula

dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai

alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

a. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal

surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat. pada sisi sebelah kin ini lebih

menguntungkan dan pada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan

pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat

dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa

b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai

penghubung intra kalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak

didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intra

kalimat yang menyatakan asal)

c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat

(tidak diikuti titik)

d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat

mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

e. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,

seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak

digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat,

seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak

digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT

atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-

ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan

gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Penulisan alamat yang salah

Kepada Yth. Bapak Ibu Dr. Sunarti Kepada Yth. Bapak Mayor Nasikun

Penulisan alamat yang benar

Yth. Dr. Sunarti Yth. Mayor Nasikun

f. Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT,

dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota

dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau

diberi tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu

dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya.

Penulisan alamat yang salah :

Kepada Yth. Ibu Dr. Sunarti Kepada Yth. Bapak Kepala Desa Tangkil

JI. Buntar V. No.2 Kecamatan Sudayu

Bandung Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT JAWA TIMUR

Penulisan alamat yang benar :

Yth. Dr. Sunarti Yth. Kepala Desa Tangkil

Jalan Buntar V. No.2 Kecamatan Sudayu

Bandung Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT JAWA TIMUR

Ada kalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis

tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan. Kalau demikian, penulis

surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan, sehingga

alamat ditulis sebagai berikut:

Yth. Pimpinan Bank Mandiri Yth. Pimpinan SLB Citra

Jalan Sukamo-Hatta Jalan Sangkuriang 22 Bogor

Bandung

Catatan: Pimpinan berarti 'staf yang memimpin' (beberapa orang) Pemimpin

berarti `pucuk pimpinan' (satu orang).

Penulisan alamat yang kurang tepat.

Yth. Bank Mandiri Yth. SLB Citra

Jalan Sukamo-Hatta Jalan Sangkuriang 22 Bogor

Bandung

Penulisan alamat seperti dua contoh terakhir ini disebut kurang tepat karena

tidak jelas siapa yang berhak membuka surat tersebut.

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p.

(untuk perhatian). Bentuk singkatan up. digunakan di depan nama bagian dart

suatu instansi apabila masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh

pejabat yang tercantum setelah up. tanpa diperlukan penentuan kebijaksanaan

langsung pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan.

Contoh:

Yth. Kepala Direktorat Jendral Agraria

u.p. Kepala Subbagian Tata Guna Tanah

Jalan Merdeka Barat 15 Jakarta 13220

7. Penanggung Jawab Surat

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,

yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas

penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata

ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah

nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan

tersebut. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan,

pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Pencantuman NIP bukan suatu

keharusan. Penulisan nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan

dianggap benar bila penanda tangan surat tersebut bukan pimpinan instansi yang

bersangkutan, melainkan petugas yang mewakilinya.

Salah

Tanda tangan Tanda tangan

(IR. GURITNO) (DRS SARKAWI)

Kepala NIP 130425322

Benar

(tanda tangan) (tanda tangan)

Ir. Guritnoi Drs. Sarkawi

Kepala NIP 130425322

8. Tembusan

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c.

(carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut.

Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat

tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi

surat itu.

Salah: Benar:

Tembusan: Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Keuangan 1. Direktur Keuangan

(sebagai laporan) 2. Kepala Bagian Pemasaran

2. Yth. Kepala Bagian Pemasaran 3. Sdr. Tabiyat

(sebagai undangan)

3. Sdr. Tabiyat (agar dilaksanakan)

4. Arsip

9. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama

pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untuk

mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan

dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan

mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik disingkat

dengan huruf kecil.

Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kiri.

Contoh:

BS / rs (pengonsep Bambang Siswanto, pengetik Restu Suryani)

BAB III

HASIL PENELITIAN

3.1. Sejarah Singkat PT. Galic Bina Mada

Perusahaan ini di dirikan pada tahun 1971, PT GALIC BINA

MADA cabang Surabaya adalah perusahaan yang mendistribusikan

bahan - bahan pewarna, bahan kimia dan aditif untuk industri tekstil

Indonesia. Saat ini perusahaan ini dikenal sebagai pemasok yang dapat

diandalkan dan lebih disukai untuk pewarna berkualitas tinggi, bahan

kimia & aditif untuk makanan, lapisan permukaan, tinta cetak, kulit,

plastik, kertas, farmasi, dan industri perawatan pribadi.

Perencanaan, fokus, operasi desentralisasi dan filosofi bisnis yang

prudent telah memfasilitasi perusahaan untuk memperluas operasinya

tidak hanya terbatas pada perdagangan dan distribusi, tetapi juga

dalam kegiatan manufaktur seperti disperse dan pewarna reaktif untuk

tekstil (PT Multi Kimia Intipelangi), Injection molding wadah plastik

(PT Tan Sri Gani), Thermoforming gelas plastik untuk industri

makanan (PT Bina Plaspac Indonesia).

3.1.1 Lokasi PT. Galic Bina Mada

Lokasi ini berada di Komplek Pergudangan BEST JAYA Jalan

Raya Manukan Wetan No. 24 Blok B No. 1-2 Surabaya 60185

Phone. 62 31-7430091 – 42 Fax. 62 31-7430093 E-mail.

sby@galicbinamada.com

Kantor Cabang PT. Galic Bina Mada ini berada di Jalan Inspeksi

Kalimalang RT. 002 RW. 01 Sukadanau – Cikarang Barat, Bekasi

17520, Tep. (021) 8900850 Fax. (021) 8900849

3.1.2 Logo Perusahaan

Sumber : PT. GALIC BINA MADA

3.1.3 Visi Dan Misi Perusahaan

Visi :

(a) Bekerja secara professional. Ini mendukung tujuan kami untuk

posisi perusahaan kami sebagai perusahaan besar untuk

dihubungkan dengan perusahaan lain.

(b) Kami berhasil melalui orang. Kami percaya bahwa kita hanya

dapat mencapai kebesaran kami dengan dukungan dari orang-

orang yang kita hadapi

(c) Kami bekerja untuk unggul. Hal ini sejalan dengan gaya

manajemen yang terbuka dan toleran untuk memfasilitasi

pembelajaran dan perbaikan terus-menerus.

(d) Kami menciptakan nilai tambah. Kami menyadari bahwa

kehadiran kami dibenarkan hanya bila kita dapat memberikan

nilai tambah bagi para pemangku kepentingan.

(e) Kami percaya pada win-win solution. Kami percaya bahwa

hubungan jangka panjang hanya mungkin dapat dilakukan jika

kita bisa menjaga hubungan yang saling menguntungkan

dengan mitra bisnis kami.

Misi :

" Untuk diakui sebagai pemasok kunjungan yang handal dalam

perusahaan untuk meningkatkan nilai bagi pemegang saham

kami ".

PT. Galic Bina Mada Surabaya disamping memiliki visi

dan misi juga ibusikan di – nilai di dalam menjalankan aktivitas

usahanya yaitu selalu meningkatkan hasil kerja dan

menyediakan peluang bagi sumber daya manusia yang dimiliki

perusahaan untuk mengembangkan kemampuan para karyawan

baik dibidang personal dan profesionalitas kerja dihargai oleh

mitra usaha perusahaan sebagai perusahaan yang selalu

menyediakan produk – produk yang berkualitas dan layanan

yang efisien mungkin.

3.1.4 Bidang Usaha Perusahan

PT. Galic Bina Mada Surabaya merupakan perusahaan yang

jenis kegiatan usahanya adalah distributor dan sales agent cat dan

coating, makanan dan kosmetik, dan kertas dan kulit juga masih

banyak lagi.

Produk – produk yang didistribikan diantaranya :

1. Cat Dan Coating

Titanium dioksida

Nitroselulosa

Pigment & Pewarna

Damar

Aditif

General Chemicals

2. Makanan & Kosmetik

Hydrocolloids

Makanan Warna

Kosmetik Warna

Rasa

Pengental

Oleoresin

General Chemicals

3. Kertas Dan Kulit

Pewarna kertas

Pewarna kulit

Kulit retanning

Kulit Finishing

Produk – produk yang didistribusikan oleh PT. Galic Bina

Surabaya dikenal memiliki kualitas yang terbaik dalam

memasarkan dan mengirimkan barang ke konsumen.

3.1.4. Struktur Organisasi

Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan

dibutuhkan suatu sruktur organisasi untuk mencapai visi dan misi

perusahaan. Organisasi perusaan merupakan susunan dari

pengembangan tugas, wewenang dan tanggungjawab sehinggan

masing – masing memahami dan megetahui pekerjaannya dan bisa

mempertanggungjawabkan apa yang telah dikerjakan. Di bawah ini

adalah stuktur organisasi dari PT. Galic Bina Mada.

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT. Galic Bina Mada

Sumber : Data Intern Perusahaan

Uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing –

masing bagian dari suatu organisasi tersebut sangat berpengaruh

seberapa besar keterkaitan antar bagian dalam mengkolaborasikan

gerak dan langkah dalam meningkatkan performance perusahaan.

Untuk itu sangat diperlukan manajerial yang baik dalam

mengatasinya.

Dalam menerapkan tata kelola perusahaan yang baik,

perusahaan harus membuat uraian tugas, wewenang, dan tanggung

jawab yang dapat mengarahkan dan mengendalikan perusahaan.

Pembagian tugas tersebut untuk mempertanggungjawabkan setiap

Komisaris

Direktur Utama

Direktur Keuangan Direktur Marketing

Manajer Accounting General Manajer

Sales Area Manajer

Admin Sales

Admin Acc

pekerjaan yang tlah di selesaikan kepada manajemen puncak

perusahaan. Maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan operasinya

meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut :

1) Komisaris

a) Mengawasi jalannya perusahaan secara berkala,

serta mempunyai kewajiban untuk mengevaluasi

tentang hasil yang diperoleh perusahaan.

b) Menentukan siapa yang menjadi Direktur.

c) Menyetujui planning yang akan di ajukan oleh

Direktur.

d) Memberikan masukan-masukan yang berguna bagi

perusahaan.

2) Direktur Utama

a) Memutuskan dan menentukan peraturan dan

kebijakan tertinggi perusahaan.

b) Bertanggung jawab dalam memimpin dan

menjalankan perusahaan.

c) Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi

perusahaan termasuk juga keuntungan perusahaan.

d) Merencanakan serta mengembangkan sumber-

sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan

perusahaan.

e) Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam

hubungannya dengan dunia luar perusahaan.

f) Menetapkan strategi-strategi stategis untuk

mencapakai visi dan misi perusahaan.

g) Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan

di perusahaan, mulai bidang administrasi,

kepegawaian hingga pengadaan barang.

h) Mengangkat dan memberhentikan karyawan

perusahaan.

3) Direktur Marketing

a) Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan

memperhatikan trend pasar dan sumber daya

perusahaan.

b) Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.

c) Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran.

d) Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran.

e) Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja

sama yang baik dengan konsumen.

f) Menanggapi permasalahan terkait keluhan

pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh

bawahan.

g) Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana

yang sudah disusun untuk menjamin bahwa

sasaran yang ditetapkan dapat terwujud, misalnya :

volume penjualan dan tingkat keuntungan.

h) Melakukan pengawasan efisiensi dan efektivitas

strategi pemasaran yang telah ditetapkan.

4) Direktur Keuangan

a) Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data

dan informasikeuangan untuk menghasilkan laporan

keuangan yang dibutuhkanperusahaan secara akurat

dan tepat waktu.

b) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan,

pelaporan danpembayaran kewajiban pajak

perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan

sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan

anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan

anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan

dana secara efektif dan efisien dalam menunjang

kegiatan operasional perusahaan.

5) Manajer Accounting

a) Merencanakan strategi akunting perusahaan secara

tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.

b) Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca

perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga

keseimbangan neraca laba/rugi.

c) Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca

laba/rugi dan aktivitas akunting lainnya agar dapat

berjalan secara tepat dan akurat.

d) Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem

akunting untuk memberi masukan terhadap sistem

keuangan dan strategi bisnis.

e) Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian

akunting agar dapat berjalan optimal dan

meningkatkan kinerja SDM.

f) Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam

upaya pencapaian target perusahaan.

6) General Manajer

a) Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi

karyawannya.

b) Mengelola operasional harian perusahaan.

c) Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,

mengawasi dan mengalisis semua aktivitas bisnis

perusahaan.

d) Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi

perusahaan.

e) Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses

penganggaran di perusahaan.

f) Mengelola anggaran keuangan perusahaan.

g) Memutuskan dan membuat kebijakan untuk

kemajuan perusaahan.

7) Area Manajer

a) Merencanakan langkah strategis cabang, mengatur

penjadwalan kunjungan dan target sales untuk

pencapaian target penjualan secara maksimal.

b) Memantau tugas penagihan kolektor dan tempo

pembayaran customer.

c) Berkoordinasi dengan pusat dan cabang lain untuk

penentuan wilayah penjualan dan koordinasi target

penjualan.

d) Memonitor dan mengevaluasi pasar dan kompetitor

untuk melihat kedudukan cabang dengan pasar

sejenis di area yang sama.

e) Menganalisa kebutuhan pasar untuk menyusun dan

mengusulkan strategi penjualan.

8) Sales

a) Membuat daftar pelanggan prospek sesuai dengan

segmentasi yang diinginkan Perusahaan.

b) Melakukan proses penjualan sesuai daftar target

yang sudah ditentukan dan disepakati bersama

dengan koordinator.

c) Menyiapkan materi/tools yang akan digunakan

dalam proses penjualan ke pelanggan dan melalukan

presentasi.

d) Melakukan proses penjualan mulai dari awal

perkenalan, negosiasi sampai dengan pembuatan

kontrak dengan pelanggan.

e) Membuat laporan aktivasi Sales mingguan sesuai

format laporan yang disepakati dengan koordinator

dan laporan bulanan sesuai format laporan yang

sudah ditentukan.

9) Administrasi Sales

a) Membuat penawaran harga kepada calon pembeli.

b) Merencanakan jadwal produksi.

c) Merencanakan jadwal pengiriman barang.

d) Mengelola penyimpanan stock barang jadi.

e) Menyiapkan surat jalan untuk pengiriman barang

pesanan pelanggan.

f) Menyiapkan invoice dan faktur pajak

g) Membuat laporan penjualan dan account receive.

10) Administrasi Accounting

a) Melakukan pengaturan administrasi keuangan

perusahaan.

b) Menyusun dan membuat laporan keuangan

perusahaan.

c) Menginput data penjualan setiap hari dengan teliti

benar dan tepat.

d) Melakukan penagihan dan menindak lanjuti

pengiriman data penjualan harian.

e) Memeriksa ulang setiap data yang sudah di input

agar tidak terjadi kesalahan.

f) Melakukan cross check dengan customers jika

menemukan selisih antara harga jual di

faktur dengan data komputer.

g) Membuat laporan penjualan dan tagihan customers

dan pabrik.

h) Mendistribusi surat –surat atau mengirimkan fax

untuk counter baik yang diterima dari Business

Retail atau Business Data Analys ( termasuk

kenaikan harga , retur, dll. )

3.2. Keadaan Pegawai Perusahaan

Suatu perusahaan di dalam menjalankan proses kegiatan

operasionalnya selalu bergantung kepada karyawan. Meskipun

perusahaan sudah menggunakan mesin – mesin yang serba modern

mengikuti perkembangan zaman, akan tetapi masih tetap

membutuhkan tenaga karyawan untuk menjalankan perusahaan

tersebut.

Keberhasilan suat perusahaan dalam menjalankan kegiatan

bisnis tergantung pada kemampuan dan kesungguhan karyawan

yang menjalankan proses kegiatan produksi dan bisnis tersebut.

3.3 Data Surat Yang Ada Di PT. Galic Bina Mada

Dibawah ini adalah beberapa surat yang ada di PT. Galic Bina

Mada Surabaya :

a) Surat Delivery Order

b) Surat Penawaran

c) Faktur

d) Surat Jalan

3.4 Prosedur Pengiriman Surat

Cara pengiriman surat yang dilakukan oleh PT. Galic Bina

Mada adalah dengan menyerahkan tanggung jawab tersebut ke

pihak bagian pengiriman. Berikut ini adalah prosedur surat keluar

yang dilakukan di PT. Galic Bina Mada Surabaya.

Gambar 3.2

Prosedur Surat Keluar

Sumber : Analisa dari PT. GALIC BINA MADA SURABAYA

3.5 Analisa Masalah

Korespondensi atau pesan – pesan bisnis tercipta seiring

dengan tindakan yang dilakukan oleh organisasi. Tindakan pada

umumnya berkaitan dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi.

Transaksi yang dimaksudkan mencakup seluruh kegiatan jual beli

Konsep surat dibuat

oleh administrasi atas

perintah pimpinan

Diketik di

kertas berkop Disetujui

Diajukan ke

pimpinan untuk

ditanda tangani

Dimasukkan ke dalam

amplop & ditulis

dibuku ekspedisi/tanda

terima

Ke administrasi untuk

distempel & digandakan

sebagai arsip

Diketik dikertas

bekas dan diajukan

ke pimpinan

Diserahkan kebagian

pengiriman untuk

dikirim beserta buku

ekspedis/tanda terima

ke perusahaan tersebut

pada pihak organisasi – organisasi kepada pihak lain yang

melakukan kerja sama.

Seorang pengirim pesan tentunya ingin menjaga goodwill

dihadapan audiensi ( penerima pesan ), sekaligus menghasilkan

sesuatu yang baik bagi organisasinya, oleh karena itu penyampain

pesan – pesan bisnis yang dilakukan oleh suatu organisasi bisnis

secara tidak langsung juga akan membawa nama baik

organisasinya.

Hal berikut ini akan penulis kemukakan permasalahan yan

dihadapi oleh PT. Galic Bina Mada Surabaya di mana pengelolaan

dan penyampaian pesan – pesan bisnis yang dilakukan oleh seorang

koresponden tidak sesuai dengan apa yang penulis peroleh selama

dibangku perkuliahannya. Adanya penulisan kalimat – kalimat dan

struktur penulisannya cenderung kurang rapi, sehingga pada saat

penerima pesan membacanya menjadi kurang jelas.

Dibawah ini di paparkan contoh bentuk korespondensi yang

ada pada PT. Galic Bina Mada Surabaya :

Gambar 3.3

Delivery Order

Berdasarkan contoh surat di atas, dapat kita lihat bahwa penulisan kepala surat

tidak sesuai dengan format surat resmi.

Seharusnya kepala surat ditulis sebagai berikut :

P.T. Galic Bina Mada => seharusnya => PT Galic Bina Mada

Jl. => seharusnya => Jalan

Telp => seharusnya => Telepon

Gambar 3.4

Surat Penawaran

Dari contoh surat penawaran di atas, beberapa hal yang harus dikoreksi adalah :

1. Surat penawaran tidak diberi nomor surat. Nomor surat adalah hal penting

dalam korespondensi dan kearsipan, karena dengan adanya nomor surat akan

memudahkan dalam menemukan kembali arsip surat jika sewaktu-waktu

dibutuhkan.

2. Dengan Hormat, penulisan huruf H dalam kata hormat seharusnya ditulis

dalam huruf kecil : Dengan hormat

3. Kata ganti : Saya, seharusnya kami, karena surat tersebut mewakili

perusahaan, bukan surat pribadi.

4. Salam penutup tidak baku. Kata : demikianlah, seharusnya demikian, tanpa

lah. Kalimat dalam salam penutup seharusnya disusun lebih lugas dan formal,

seperti sebagai berikut :

Demikian surat penawaran kami. Terimakasih atas perhatian dan kerjasama

Saudara.

5. Salam hormat seharusnya bukan Hormat saya, tetapi : Hormat kami.

Dibawah jabatan pengirim surat tidak perlu diberi nama perusahaan lagi,

karena di kepala surat sudah memberi petunjuk nama perusahaan.

6. Tidak diberi inisial pengonsep surat dan pembuat surat.

3.6 Sebab Permasalahan

Dari hasil observasi pada PT. Galic Bina Mada Surabaya :

a) Pengelolaan korespondensi kurang mendapat perhatian yang

baik dari pimpinan perusahaan. Tidak adanya penerapan ilmu

di bidang korespondensi yang telah dimiliki oleh seorang

koresponden baik yang di peroleh selama perkuliahannya

maupun pada masa kerja sebelumnya, yaitu tata cara

penulisan korespondensi surat keluar maupun surat lainnya.

b) Seringnya pekerjaan yang ditunda – tunda terutama pada saat

membuat surat keluar. Surat keluar tidak segera

ditindaklanjuti dan tidak sesegera mungkin di kerjakan

sehingga sering terjadi kesalahan pada saat membuat surat.

c) Tidak ada pedoman mengenai korespondensi yang baik

sebelumnya, sehingga sering terjadi kesalahan.

3.7 Akibat Masalah

Dari hasil penelitian diatas maka penulis menemukan sebab –

sebab masalah yang ada pada PT. Galic Bina Mada Surabya.

Menurut pengamatan penulis selama magang di PT. Galic Bina

Mada Surabaya akibat dari permasalahan itu adalah :

a) Pada saat menangani surat delivery order sering terjadi

kesalahan, sehingga hasilnya menjadi berantakan dan tidak

sesuai dengan format penulisan surat delivery order/surat

jalan.

b) Saat pengarsipan menjadi sulit karena nomor surat keluar

tidak tertera dalam surat delivery order, akibatnya sulit untuk

menemukan kembali jika di perlukan.

3.8 Pemecahan Masalah

Berdasarkan akibat masalah ada beberapa pemecahan masalah

yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi perusahaan.

Pemecahan masalah yang diajukan adalah :

a. Memperbaiki kesalahan korespondensi yang sering terjadi

supaya kegiatan bisnis menjadi lancar dan agar pembaca itu

sendiri tertarik untuk melakukan kegiatan bisnis dan kerjasama

pada PT. Galic Bina Mada Surabaya.

b. Memahami terlebih dahulu bagaimana menulis korespondensi

yang baik agar pada saat customer membaca surat itu menjadi

jelas dan tidak berantakan pada saat membuat surat bisnis.

c. Untuk penulisan daftar rincian barang, seharusnya di beri

tabel/kolom supaya hasilnya terlihat rapi.

d. Pada saat menulis surat bisnis, sebaiknya pemakaian bahasa

tidak dicampur antara bahasa Indonesia dengan bahasa Inggris,

pilih salah satu saja. Misalnya jika menggunakan bahasa

Indonesia maka diusahakan semua kata umum dalam bahasa

indonesia.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

PT. Galic Bina Mada Surabaya merupakan perusahaan pemerintah yang

bergerak di bidang distributor dan sales agent zat – zat kimia.

PT. Galic Bina Mada Surabaya dalam melaksanakan kegiatan

operasional bisnisnya masih terdapat kekurangan dan kelemahan dalam

pelaksanaan kegiatan korespondensi khususnya dalam bidang pengetikan

dan pembuatan surat – menyurat yang cenderung berantakan dan tidak

sesuai dengan prosedur dan syarat – syarat dalam korespondensi.

Faktor manusia / pegawai yang ada di PT. Galic Bina Mada Surabaya

yang kurang mengerti dan tidak memahami pentingnya korespondensi yang

baik untuk melancarkan kegiatan operasional yang ada di perusahaan. Hal

ini ditunjukkan dengan adanya penulisan surat – menyurat yang tidak sesuai

dan kurang bertanggungjawab pada pekerjaan yang telah diberikan oleh

pimpinan. Penulisan surat keluar yang serba berantakan akan menghambat

kegiatan bisnisnya dan cenderung akan di komplain oleh konsumennya

karena surat yang dibuat kurang jelas.

Dengan adanya kekurangan dan kelemahan itu, PT. Galic Bina Mada

Surabaya mengalami beberapa hambatan dan rintangan dalam

melaksanakan aktivitas pekerjaan yang ada di perusahaan, hambatan dan

rintangan itu akan menjadi suatu masalah yang besar jika tidak segera

ditangani dan diberikan suatu solusi untuk memecahkan permaslahan itu.

Untuk memecahkan masalahnya PT. Galic Bina Mada Surabaya harus

memperbaiki prosedur penulisan korespondensi yang baik sesuai dengan

teori – teori yang ada.

Prosedur penulisan korespondensi yang sesuai mempunyai arti penting

dalam menunjang kegiatan kerjasama bisnisnya untuk mencapai tujuan

bersama serta akan menjunjung tinggi citra diri dan nama baik lembaga

perusahaannya di hadapan para pelanggan atau konsumennya.

4.2 Saran

Beberapa saran berikut ini diharapkan akan berguna bagi perkembangan

perusahaan di PT. Galic Bina Mada Surbaya dan dapat menjadi bahan

masukan bagi perusahaan PT. Galic Bina Mada dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan bersama.

1. Sebaiknya pimpinan memberikan pelatihan kepada pegawai,

khususnya tentang pelaksanaan korespondensi dan surat –

menyurat, dengan adanya pelatihan itu maka korespondensi yang

ada di perusahaan itu bisa dilaksanakan dengan baik.

2. Perekrutan pegawai jika di perlukan, pada saat perusahaan

merekrut pegawai maka pilihlah calon pegawai yang benar –

benar ahli di bidangnya, jangan asal terima tanpa

mempertimbangkan hasil kedepannya seperti apa.

DAFTAR PUSTAKA

Amirullah, dan Imam Hardjanto, 2005. Pengantar Bisnis, Edisi Pertama, Graha

Ilmu, Yogyakarta.

Asnawi, Anita. 2014. Bahan Kuliah : Korespondensi Indonesia. Program D III

Kesekretariatan Universitas Dr. Soetomo.

Bratawidjadja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Edisi Umum 1,

Jakarta: PT. Gramedia.

Gaol, L, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.

Jakarta : Penerbit PT Grasindo.

Gie, The Liang 2007. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern Liberty.

Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia, 2003.

Priansa, D.J., Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan

Profesional. Penerbit Alfabeta, CV. Bandung

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.

Ramelan. 2005. Pedoman Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern. PPM: Jakarta.

Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.

Mandar Maju, Bandung.

Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D. Cetakan Ke-

19, Oktober 2013.Penerbit Alfabeta, CV. Bandung

Sukmadinata. , 2006. Metode Penelitian Pendidikan, Remaja Rosdakarya,

Bandung

CURRICULUM VITAE

A. Identitas Diri

1 Nama Lengkap (dengan gelar) Anita Asnawi, SSos, MM

2 3 4 5 6 7 8 9

10

11 12 13

Jenis Kelamin Jabatan Fungsional NIP/NIK/ NPP NIDN Tempat dan Tanggal Lahir Email Alamat Rumah Nomor Telp/ Faks/ HP Alamat Kantor Nomor Telp/ Faks Lulusan yang Telah Dihasilkan Mata Kuliah yang Diampu

P Asisten Ahli 99011309 0729047101 Tulungagung, 29-04-1971 anita_asna@yahoo.co.id Jl. Rungkut Asri Barat X/39 Surabaya 60293 08563362237 Universitas Dr. Soetomo, Jl. Semolowaru 82-84 Surabaya 031-5944743 / 031-5938935 S1 = 427 orang 1. Pengetahuan Bisnis 2. Pengetahuan Kepabeanan 3. Manajemen Perkantoran 4. Sistem Informasi Manajemen 5. Bisnis Internasional 6. Pemasaran Global

B. Riwayat Pendidikan

No Riwayat Pendidikan S1 S2 S3

1 Nama Perguruan Tinggi Universitas Dr. Soetomo Universitas Gadjah Mada

2 Bidang Ilmu Administrasi Niaga Manajemen

3 Tahun Masuk - Lulus 1989 – 1994 1994 – 1996

4 Judul Skripsi/ Thesis/ Disertasi Pentingnya Kegiatan Maintenance dalam Rangka Menunjang Kelancaran Proses Produksi pada Pabrik Gula Modjopanggoong Tulungagung

Analisa Berbagai Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja Karyawan pada PT. Wiharta Karya Agung Gresik

5 Nama Pembimbing/ Promotor Drs. Anis Suyuti

Fadilah, MP.

DR. Harsono, M.Sc.

C. Pengalaman Penelitian Dalam 5 Tahun Terakhir

No Tahun Judul Penelitian

Pendanaan

Sumber Jumlah (Juta Rp)

1 2009 Statistik dan Analisis : Gender ,

Anak, dan Perempuan Provinsi Jawa

Timur 2009

Kementrian Pemberdayaan Perempuan – BPPKB Jatim

Rp. 7.000.000,00

2 2014 Pengaruh Faktor Sosial dan Faktor

Personal terhadap Sikap Konsumen

dan Minat Beli Barang Fashion Palsu

di Kota Surabaya, Mojokerto, dan

Sidoarjo.

Dikti 14.000.000

D. Pengalaman Pengabdian Kepada Masyarakat Dalam 5 Tahun Terakhir.

No Tahun Judul Pengabdian Kepada

Masyarakat

Pendanaan

Sumber Jumlah (Juta Rp)

1 2009 Pelatihan “Paradigma Baru

Pelayanan Publik” bagi Sekretaris

Desa se wilayah Kabupaten Gresik

dengan Tema :”Menuju

Pemerintahan Desa Berpelayanan

Prima”

Pemda Gresik

dengan Fak. Ilmu

Administrasi

Univ. Dr.

Soetomo

Rp. 4.000.000,00

4 2009 Semiloka: Orientasi Analisis Gender

Agenda Pemberdayaan Perempuan di

Provinsi Jawa Timur Tahun 2009-

2014

BPPKB Prov.

Jatim dengan FIS

Unesa dan FIA

Unitomo

Rp. 23.000.000,00

5 2009 Pelatihan Kewirausahaan & Koperasi

bagi pelajar

Dinas Koperasi –

Jatim Rp. 3.000.000,00

6 2013 Pelatihan Kepribadian Bhayangkari

Yang Mempesona di Polres

Sampang Madura

Polres Sampang Madura

Rp. 2.000.000

7 2013 Pelatihan Ketrampilan Wirausaha

Membuat Sale Pisang Dan Manisan

Buah bagi Wanita Rawan Sosial

Ekonomi, Fakir Miskin dan Lansia

Kecamatan Gubeng Kota Surabaya

Kecamatan Gubeng Kota

Surabaya

500.000

Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan

dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya.

Surabaya, 1 Juli 2017

Anita Asnawi, S.Sos., MM.