PENGISIAN DAN VERIFIKASI TINGKAT KEMATANGAN

ORGANISASI UKPBJ PADA APLIKASI SIULP

DIREKTORAT PENGEMBANGAN PROFESI DAN KELEMBAGAAN

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pokok Materi

Pendahuluan • Indikator Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ • Variabel dan Sub Variabel

2 2

Panduan Aplikasi SIULP (Bagi Pengguna) • Site Map • Panduan Pendaftaran/Login • Panduan Pengisian Data Self Assesment • Panduan Pengisian Data Road Map

Panduan Aplikasi SIULP (Bagi Verifikator) • Site Map • Panduan Penambahan Data ULP • Panduan Verifikasi Data Self Assessment

1

2

3

Materi 1 Pendahuluan

3

Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ 4

Kematangan organisasi adalah kualitas proses manajemen yang dilakukan untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dengan terdiri dari 5 (lima) tingkat kematangan, yaitu Initial, Repeatable, Defined, Managed dan Optimized.

5

Organisasi Tata Laksana Sumber Daya Manusia Manajemen

Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan PBJ

Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan PBJ Kepada

Unit/Satuan

Pemilihan Penyedia

Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan

PBJ

Status Kepegawaian Anggota UKPBJ

Pengembangan Kompetensi

Kinerja Pegawai

Kinerja Organisasi/UKPBJ

4 Va

riabe

l 16

Sub

-Var

iabe

l

Manajemen Resiko

Manajemen Informasi

Perencanaan Kegiatan

Pengawasan Kegiatan

Sarana dan Prasarana

Struktur

Tugas dan Fungsi

Budaya

5 Variabel dan Sub Variabel Tingkat Kematangan Organisasi UKPBJ

6

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada struktur organisasi UKPBJ Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ di setiap satker/SKPD

atau; SK Panitia

Level 2 Sudah ada struktur organisasi UKPBJ namun belum sesuai peraturan perundangan Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ yang ex-officio/ad-hoc.

Level 3 Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuai peraturan perundangan

Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural

Level 4 Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuai peraturan perundangan dan sudah ada evaluasi terhadap struktur organisasi

1. Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural.

2. Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ*

Level 5 Sudah ada struktur organisasi UKPBJ dan sudah sesuai peraturan perundangan dan sudah ada evaluasi terhadap struktur organisasi yang berbasis teknologi informasi

1. Permen/Perka/Perkada tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi K/L/Pemda/I atau; Perda tentang Pembentukan UKPBJ yang struktural.

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ**

* Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ akan dibuat di NSPM

** Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi struktur organisasi UKPBJ akan dibuat di NSPM

Variabel : Organisasi Sub Variabel : Struktur

7

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada struktur dan uraian tugas dan fungsi* SK Panitia

Level 2

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan, namun belum berbasis beban kerja dan belum sesuai peraturan**. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja, namun belum seimbang.

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ namun belum selaras dengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahun berjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ belum seimbang***

Level 3 Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang.

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ sudah selaras dengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahun berjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ telah seimbang.

Level 4

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan dan monitoring evaluasi masih dilakukan secara manual (belum berbasis teknologi informasi).

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ sudah selaras dengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahun berjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ telah seimbang.

3. Laporan monitoring dan evaluasi terkait distribusi pekerjaan (per triwulan)

Level 5

Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Pelaksanaan distribusi pekerjaan sudah sesuai tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan dan monitoring evaluasi dilakukan berbasis teknologi informasi.

1. Permen/Perka/Perkada tentang pembentukan UKPBJ sudah selaras dengan peraturan perundangan

2. Rekapitulasi pembagian paket pada personil pokja UKPBJ di tahun berjalan yang ditandatangani kepala UKPBJ telah seimbang.

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain terkait laporan monitoring dan evaluasi distribusi pekerjaan (per triwulan)

* UKPBJ masih berbentuk panitia ** Peraturan Presiden tentang PBJ/Perka LKPP dan Permendagri tentang Pembentukan UKPBJ *** Perbandingan 1:1 ; Berbasis IT maksudnya: bisa memanfaatkan aplikasi yang sudah ada atau membangun aplikasi baru

Variabel : Organisasi Sub Variabel : Tugas dan Fungsi

8

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum terbentuk nilai-nilai organisasi Belum ada dokumen tentang nilai-nilai organisasi

Level 2 Sudah terbentuk nilai organisasi namun masih belum ada penetapan tentang nilai/ budaya organisasi Dokumen tentang nilai-nilai organisasi

Level 3 Nilai organisasi sudah ditetapkan dan sudah ada program internalisasi, namun belum ada program evaluasi terukur dan tindak lanjut

Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner atau media publikasi elektronik dll

Level 4

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/ punishment) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi

2. Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner atau media publikasi elektronik dll

3. Laporan evaluasi dan tindak lanjut terkait implementasi budaya organisasi

Level 5

Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/ punishment) yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. Dokumen penetapan tentang nilai-nilai organisasi

2. Dokumen program internalisasi, seperti pamflet/edaran/banner atau media publikasi elektronik dll

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dan tindak lanjut terkait implementasi budaya organisasi

Variabel : Organisasi Sub Variabel : Budaya

9

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia Tidak ada rumusan alur kerja tentang pemilihan penyedia

Level 2 Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pemilihan penyedia yang dijadikan acuan.

Level 3 Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* SOP tentang pemilihan penyedia

Level 4

Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang pemilihan penyedia

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia**

Level 5

Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang pemilihan penyedia

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP Pemilihan Penyedia

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya

**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)

Variabel : Tata Laksana Sub Variabel : Pemilihan Penyedia

10

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 2 Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dijadikan acuan.

Level 3 Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa**

Level 5

Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya **Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)

Variabel : Tata Laksana Sub Variabel : Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

11

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

Level 2 Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

Level 3 Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa**

Level 5

Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya

**Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)

Variabel : Tata Laksana Sub Variabel : Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

12

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Tidak ada rumusan alur kerja tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 2 Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi*

Ada Bagan alur kerja sederhana tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 3 Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi*

SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

Level 4

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan

1. SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa **

Level 5

Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun menjadi SOP sudah mengikuti notasi resmi* dan sudah ada mekanisme monitoring terhadap SOP yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi

1. SOP tentang pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring terhadap pelaksanaan SOP pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa

*Notasi resmi: Permenpan No 35 Tahun 2012 atau Permendagri No. 52 Tahun 2011 beserta perubahannya **Laporan berisi hasil monitoring dan form umpan balik (penanganan apabila ada SOP yang tidak dilaksanakan)

Variabel : Tata Laksana Sub Variabel : Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan PBJ Kepada Unit/Satuan

13

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Panitia Pengadaan SK Panitia Pengadaan

Level 2 Anggota Pokja UKPBJ masih menjadi pegawai satker/SKPD (belum penuh waktu) SK atau Surat Tugas menjadi anggota Pokja UKPBJ

Level 3 Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadi pegawai tetap UKPBJ Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

Level 4 Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadi pegawai tetap UKPBJ dan sudah ada monitoring evaluasi terhadap kebutuhan Jafung PPBJ*

1. Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

2. Perhitungan Formasi Kebutuhan Jafung PPBJ

Level 5 Sebagian atau seluruh anggota Pokja UKPBJ sudah menjadi pegawai tetap UKPBJ dan sudah ada monitoring evaluasi terhadap kebutuhan Jafung PPBJ berbasis teknologi informasi

1. Surat Keputusan penempatan pegawai anggota pokja UKPBJ

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Perhitungan Formasi Kebutuhan Jafung PPBJ

*Monitoring evauasi kebutuhan jafung bentuknya adalah perhitungan beban kerja yang menghasilkan kebutuhan jumlah formasi Jafung PPBJ

Variabel : Sumber Daya Manusia Sub Variabel : Status Kepegawaian Anggota Pokja UKPBJ

14

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada pengembangan kompetensi pegawai Belum ada pengembangan kompetensi pegawai

Level 2 Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai namun tidak

ada pola perencanaannya Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

Level 3 Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai dan pola perencanaannya namun belum ada monitoring evaluasi pengembangan kompetensi pegawai

Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan*

Level 4 Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai, pola perencanaan dan monitoring evaluasi pengembangan

kompetensi pegawai

1. Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

2. Dokumen perencanaan pengembangan kompetensi pegawai tahunan*

3. Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangan kompetensi pegawai

Level 5 Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai, pola perencanaan dan monitoring evaluasi pengembangan kompetensi pegawai berbasis teknologi informasi

1. Rekapitulasi pegawai yang mengikuti diklat dll yang ditandatangani Kepala UKPBJ

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan pengembangan dan Laporan monitoring terhadap implementasi rencana pengembangan kompetensi pegawai

* Dokumen perencanaan dan laporan monitoring akan dibuatkan di NSPM

Variabel : Sumber Daya Manusia Sub Variabel : Pengembangan Kompetensi

15

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada target kinerja organisasi UKPBJ Belum ada dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ

Level 2 Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ namun belum terstandar* Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ

Level 3 Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ dan sudah terstandar* Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

Level 4 Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja

1. Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

2. Laporan monitoring evaluasi kinerja organisasi UKPBJ

Level 5 Sudah ada target kinerja organisasi UKPBJ yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja berbasis teknologi informasi

1. Dokumen penetapan kinerja organisasi UKPBJ yang sudah sesuai standar

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerja organisasi UKPBJ

*Terstandar: mengikuti format Renstra, Renja, dsb

Variabel : Sumber Daya Manusia Sub Variabel : Kinerja Organisasi/UKPBJ

16

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada target kinerja pegawai Belum ada dokumen penetapan kinerja pegawai

Level 2 Sudah ada target kinerja pegawai namun belum terstandar* Dokumen penetapan kinerja pegawai

Level 3 Sudah ada target kinerja pegawai dan sudah terstandar* Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar

Level 4 Sudah ada target kinerja pegawai yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja

Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar Laporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

Level 5 Sudah ada target kinerja pegawai yang sesuai standar dan sudah ada monitoring evaluasi kinerja berbasis teknologi informasi

Dokumen penetapan kinerja pegawai yang sudah sesuai standar Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi kinerja pegawai

Pimpinan adalah Kepala UKPBJ *Terstandar: mengikuti format PKT dari Kemenpan RB

Variabel : Sumber Daya Manusia Sub Variabel : Kinerja Pegawai

17

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada manajemen resiko dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa Belum ada dokumen analisis resiko

Level 2 Sudah ada identifikasi resiko Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

Level 3 Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko 1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa 2. Rencana mitigasi resiko

Level 4 Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko serta monitoring evaluasi pelaksanaan mitigasi resiko

1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

2. Rencana mitigasi resiko

3. SOP mitigasi resiko

4. Laporan monitoring evaluasi mitigasi resiko

Level 5 Sudah ada identifikasi resiko dan rencana mitigasi resiko serta monitoring evaluasi pelaksanaan mitigasi resiko yang sudah

berbasis teknologi informasi

1. Daftar resiko pemilihan penyedia barang/jasa

2. Rencana mitigasi resiko

3. SOP mitigasi resiko

4. Screen-shoot dan/atau bukti lain laporan monitoring evaluasi mitigasi resiko

Variabel : Manajemen Sub Variabel : Manajemen Resiko

18

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Informasi masih dikelola oleh masing-masing unit atau personil UKPBJ -

Level 2 Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

Level 3 Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi dan

SOP manajemen informasi 1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

2. SOP manajemen informasi

Level 4 Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi, SOP manajemen informasi dan sudah dilakukan monitoring evaluasi terhadap manajemen informasi.

1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

2. SOP manajemen informasi

3. Laporan monitoring evaluasi manajemen informasi

Level 5 Sudah ada pembagian kewenangan pengelolaan informasi, SOP manajemen informasi dan sudah dilakukan monitoring evaluasi terhadap manajemen informasi berbasis teknologi informasi

1. Surat Tugas/SK tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

2. SOP manajemen informasi

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan monitoring evaluasi manajemen informasi

Variabel : Manajemen Sub Variabel : Manajemen Informasi

19

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada perencanaan kegiatan UKPBJ Tidak ada dokumen perencanaan kegiatan

Level 2 Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ namun belum terstandar* Dokumen perencanaan kegiatan

Level 3 Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ dan sudah terstandar* Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

Level 4 Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ yang terstandar* dan sudah selaras dengan kebutuhan

1. Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

2. Laporan evaluasi dokumen perancanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran

Level 5 Sudah ada perencanaan kegiatan UKPBJ yang terstandar* berbasis teknologi informasi dan sudah selaras dengan kebutuhan

1. Screen-shoot dan/atau bukti lain Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi dokumen perancanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran

Variabel : Manajemen Sub Variabel : Perencanaan Kegiatan

*Dokumen perencanaan yang terstandar: akan disusun di NSPM

20

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ Tidak ada kegiatan atau tugas pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

Level 2 Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang dilakukan secara insidental Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ

Level 3 Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai dengan prosedur

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ. 2. Prosedur pengawasan*

Level 4 Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai dengan prosedur dan sudah ada tindak lanjut

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

2. Prosedur pengawasan*

3. Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala UKPBJ**

Level 5 Sudah ada pengawasan oleh Kepala UKPBJ yang sesuai dengan prosedur dan sudah ada tindak lanjut berbasis teknologi informasi

1. Dokumen Hasil pengawasan oleh unsur Kepala UKPBJ.

2. Prosedur pengawasan*

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala UKPBJ**

Variabel : Manajemen Sub Variabel : Pengawasan Kegiatan

*Prosedur pengawasan: buat di NSPM **Laporan tindak lanjut hasil pengawasan Kepala UKPBJ: dibuat di NSPM

21

Level Deskripsi Variabel Bukti Dukung

Level 1 Belum memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan UKPBJ Laporan sarana dan prasarana

Level 2 Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan UKPBJ, namun belum sesuai dengan standar sarana dan prasarana*

Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

Level 3 Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan UKPBJ sudah sesuai dengan standar sarana dan prasarana*

Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

Level 4 Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan UKPBJ sudah sesuai dengan standar sarana dan prasarana* dan sudah ada evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru

1. Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

2. Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru**

Level 5

Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan UKPBJ yang terstandar, sudah ada evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru dan pengelolaannya berbasis teknologi informasi

1. Laporan sarana dan prasarana (daftar inventaris BMN)

2. Screen-shoot dan/atau bukti lain pengelolaan sarana dan prasarana

3. Screen-shoot dan/atau bukti lain Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru**

Variabel : Manajemen Sub Variabel : Sarana dan Prasarana

*Standar sarana dan prasarana: dibuat di NSPM **Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru: akan dibuat di NSPM

Materi 2 Panduan Pengisian Self Assesment

22

Menu Utama 1. RAN/D PPK 2. Kematangan 3. Peta Persebaran 4. Konsultasi 5. Diskusi 6. COE 7. Bantuan

23 Site Map – Laman SIULP

Login/Pendaftaran 1. Pendaftaran 2. Login

Menu Lainnya 1. Berita 2. Unduh 3. Galeri 4. FAQ – Tanya jawab 5. Kontak

Akses melalui browser dan ketik : siulp.lkpp.go.id

24 Panduan Pendaftaran/Login

Lakukan Pendaftaran terlebih dahulu dengan

mengklik menu Login atau Pendaftaran untuk

kemudian melakukan pengisian data yang

disyaratkan

25

Data valid yang diperlukan untuk pengisian

Isi Nomor Surat Penetapan Penunjukan Admin

Isi Nama Admin

Isi NIP Admin

Pilih Jabatan yang tersedia dalam UKPBJ

Pilih K/L/Pemda/I yang tersedia atau Masukkan Nama Instansi jika tidak tersedia

Isi Nomor Telepon

Isi Alamat Email Valid

Isi Password Minimal 8 Karakter

Ketik Ulang Password yang dimasukkan

Upload File Scan SK Penunjukkan Admin (File JPG, PDF)

Ketik karakter huruf/angka yang muncul

Klik Register Akun

Setelah melakukan pendaftaran Akun yang telah terdaftar akan

mendapatkan notifikasi verifikasi via email

Akun yang telah diverifikasi dan telah diaktivasi Admin LKPP dapat

melakukan klik Silahkan Login untuk mengakses lebih jauh

Masukkan Email

Masukkan Password

Isi Karakter yang tersedia

Klik Kirim

Klik Forgot Password jika lupa

Masukkan Email

Klik Login

26

27 Panduan Pengisian Self Assessment

Terdapat 2 Cara Pengisian Self Assesment yaitu melalui menu utama

Kematangan atau dengan mengklik Menu Pengisian Self Assesment

28

Menampilkan halaman Pengisian Data Self Assesment dan Nama Instansi yang didaftarkan`

Klik Mulai Isi Data atau Klik Isi pada masing-masing 16 Sub Variabel yang tersedia

untuk mengisi data

Menampilkan halaman Pengisian Tiap Sub Variabel

Setelah mengisi seluruh Data Self Assessment (16 Sub Variabel) Klik Kirim agar dapat dilakukan verifikasi oleh

verifikator

29

Tampilan halaman Pengisian Sub Variabel

Checklist level saat ini berdasarkan kondisi yang paling sesuai pada setiap sub variabel menurut instansi yang bersangkutan

Isi Uraian Kondisi Saat Ini

Klik Pilih Berkas untuk Upload Dokumen/File Scan Bukti Pendukung (PDF/JPEG) sesuai yang disyaratkan (max 5 Mb)

Checklist Target Kondisi Tahun Depan (Opsi Jawaban Otomatis Naik 1 Level dari Sebelumnya)

Isi Uraian Target Tahun Depan

Klik Simpan untuk melanjutkan pengisian sub variabel berikutnya

Catatan : Semua persyaratan pengisian harus dilengkapi untuk dapat disimpan dan mengisi sub variabel selanjutnya

Setelah terisi seluruhnya, Tampilan halaman Pengisian Sub Variabel akan mengalami perubahan tampilan dan

status sebagai berikut :

Jika ada perubahan pada pengisian Sub Variabel, klik Edit

Jika tidak ada perubahan data pengisian klik Kirim agar dapat diverifikasi oleh verifikator

30

31

Catatan: Data yang terkirim statusnya akan berubah menjadi menunggu verifikasi jika belum diverifikasi

Catatan: Jika verifikator telah melakukan verifikasi maka akan muncul notifikasi pemberitahuan

Berikut tampilan halaman Pengisian Sub Variabel yang telah diverifikasi

Status Terverifikasi menunjukkan bahwa pengisian data telah sesuai

32

klik Edit untuk memperbaiki/revisi data

Status Revisi menunjukkan bahwa pengisian data belum sesuai dan perlu diperbaiki

Terdapat alasan penolakan oleh verifikator yang perlu dilengkapi dan diperbaiki oleh penguna

Lakukan kembali pengisian seperti langkah sebelumnya dan Klik Kirim

Berikut tampilan halaman Pengisian Sub Variabel Yang sudah sesuai dan telah terverifikasi seluruhnya

33

Pengguna dapat melakukan update data pada tiap sub variabel (16 Sub Variabel) untuk meningkatkan level kematangan UKPBJ

dengan klik Edit

Lakukan kembali pengisian seperti langkah sebelumnya Dan Klik Kirim untuk konfirmasi perubahan terakhir

Klik tombol berikut jika ingin mengkonversi dokumen menjadi format CSV.Excel/PDF atau melakukan print dokumen

34 Panduan Hasil Self Assessment

Atau klik ikon Hasil Self Assessment

Setelah verifikator melakukan verifikasi maka akan ada notifikasi

pada dashboard menu pada tampilan Home / via email

Anda dapat membuka Hasil Self Assessment

melalui menu Kematangan dan klik Hasil Pengisian Self Assesment

35

Menampilkan halaman Hasil Self Assesment Yang masih belum sesuai

Jika pengisian data/bukti dukung tidak sesuai maka verifikator akan menolak dan mengembalikan status berubah menjadi “Revisi” dan pada menu pengisian self-assessment terdapat tombol Edit untuk memperbaiki pengisian data. Setelah data diperbaiki, pengguna dapat menyimpan data dan mengirimkan kembali kepada tim verifikator LKPP.

Hasil Self Assessement akan memperlihatkan Data Pengisian, Basis Level, Target dan Bukti Dukung

36

Contoh Hasil Pengisian Self Assesment yang sudah selesai terverifikasi seluruhnya

Bukti dukung dapat didownload melalui link pada tiap sub variabel

Penentuan level kematangan berdasarkan pencapaian level terendah pada kolom Basis Level

Hasil Pengisian Self Assesment dapat diprint melalui ikon Print

Catatan : Link Download Bukti Dukung akan muncul apabila pengguna Login dan data telah terverifikasi oleh Verifikator LKPP

Selanjutnya pengguna dapat melakukan Pengisian Roadmap dari halaman Home

Hasil Self Assessement akan memperlihatkan Kesimpulan Status Level Kematangan Organisasi

37 Panduan Pengisian Roadmap

Setelah Login dan menampilkan halaman utama lakukan pengisian Road Map

Terdapat 2 Cara Pengisian Roadmap yaitu

melalui menu utama Kematangan

atau dengan mengklik Pengisian Roadmap

Menampilkan halaman Pengisian Road Map dan Nama Instansi yang didaftarkan

38

Klik Mulai Isi Data atau Isi untuk mengisi data pada masing-masing

16 Sub Variabel yang tersedia

Tentukan angka level kematangan di triwulan I, II, III dan IV di masing-masing tahun (pilihan level kematangan harus sama atau lebih

besar dari level sebelumnya)

39

Menampilkan halaman Pengisian Sub Variabel - Roadmap

Isikan Jenis Kegiatan yang akan dilaksanakan

Isikan Rencana Anggaran

Isikan Kriteria Keberhasilan

Isikan Penanggung Jawab/Pelaksana

Isikan Pihak Terkait yang terlibat

Klik Selanjutnya untuk sub variabel selanjutnya

Keterangan Warna menampilkan triwulan waktu Keterangan Angka 1-5 menandakan Level

Klik Batal untuk kembali ke halaman Menu

Catatan : Pengisian Roadmap tidak memerlukan proses verifikasi

40 Panduan Hasil Roadmap

Hasil Roadmap dapat diakses melalui 2 cara

yaitu menu Kematangan dan Klik Hasil

PengisianRoadmap atau Klik Ikon

Hasil Roadmap

Setelah Login, menampilkan halaman utama

41 Hasil Pengisian Roadmap Hasil Pengisian Roadmapdapat diprint melalui ikon Print

Materi 3 Panduan Verifikasi Self Assesment

(Bagi Verifikator Kematangan UKPBJ)

42

Masuk ke laman www.siulp.lkpp.go.id

Silahkan Login bagi Verifikator

43

Setelah Login Klik Menu Admin LKPP dan klik Admin Panel

Site Map – Admin ULP Verifikator

44

Menampilkan halaman Dashboard Admin

Menu Utama Admin Verifikator

Data Topik Berisi file yang diposting

oleh pengguna untuk melakukan konsultasi yang akan dijawab oleh Admin

Notifikasi terkirim sebagai pengingat

bagi verifikator jika ada data yang belum diverifikasi

Site Map – Admin ULP Verifikator

Data Pertanyaan Berisi permasalahan

seputar aplikasi SIULP yang diposting untuk dijawab oleh Admin

Fitur Konsultasi

Grafik Berisi rangkuman data hasil self assesment dan roadmap yang

telah di verifikasi oleh Admin Per Bulan

Seluruh Data UKPBJ Data Seluruh Variabel dan Seluruh UKPBJ

Menampilkan Data yang Terkirim

45 Data Nama ULP K/L/D/I

Fitur Konversi File CSV, Excel, PDF Fitur Print Tambah ULP

Jika ada data K/L/I baru

Lihat, Edit. Delete Untuk melakukan perubahan/update data,

revisi dan penghapusan

Fitur Search Untuk lakukan pencarian terhadap K/L/I,

Provinsi/Kab/Kota

Data Self Assesment Seluruhnya

47

Klik Fitur Data Self Assessment per UKPBJ untuk Menampilkan halaman Data Assessment UKPBJ

Pilih Salah Satu Aksi (Lihat Hasil Penilaian Mandiri/ Lihat Hasil Pengisian Road Map)

Data Self Assessment UKPBJ Terkirim

Akan Muncul Nama UKPBJ yang akan diverifikasi

Halaman Data Self Assessment / Hasil Penilaian Mandiri Halaman Hasil Pengisian Road Map

48 Verifikasi ULP

Klik Aksi dari salah satu sub variabel untuk melakukan verifikasi

Pilih Terima atau Tolak Dalam melakukan verifikasi

Jika klik Terima maka Status Pengisian berubah menjadi Terverifikasi

Jika klik Tolak maka Status Pengisian berubah menjadi Revisi. Sertakan Alasan

Penolakan dalam Kolom lalu Kirim Penolakan

Note : Penolakan dilakukan karena verifikator menilai berkas tidak memenuhi syarat ketentuan

Contoh alasan penolakan dengan jelas misalnya: a. Bukti dukung tidak sesuai dengan level kematangan yang dipilih. b. Level kematangan tidak sesuai dengan uraian kondisi saat ini. c. Bukti dukung tidak lengkap.Selanjutnya klik tombol Kirim

Penolakan.

Terima Kasih

Direktorat Pengembangan Profesi dan Kelembagaan Deputi Bidang Pengembangan dan Pembinaan Sumber Daya Manusia