163

Penggunaan Metode RAPID Application Development pada

Rancang Bangun Sistem Pembelian secara Tunai

Nur Hidayati1 & Rosmita2

1AMIK BSI Jakarta

e-mail: nur.nrh@bsi.ac.id

2AMIK BSI Jakarta

e-mail: rosmita.rmt@bsi.ac.id

Abstrak

Penggunaan sistem informasi pada saat ini sudah mulai diterapkan dalam segala bidang, mulai

dari perusahaan, pemerintahan, sekolah, departemen dan organisasi-organisasi yang lainnya.

Dalam suatu perusahaan, memiliki beberapa subsistem seperti penjualan, pembelian,

persediaan, penggajian dan subsistem yang lain pastinya memerlukan penggunaan sistem

informasi yang baik dan dilengkapi dengan program aplikasi tertentu. Sehingga hal ini dapat

membantu kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Salah satu contoh

perusahaan yang membutuhkan penggunaan sistem informasi yang baik, yaitu PT. Semut Data

Indonesia Bogor, khususnya pada subsistem pembelian. PT. Semut Data Indonesia Bogor

merupakan sebuah perusahaan swasta yang sedang berkembang saat ini. Hal ini terlihat

semakin banyaknya konsumen dan peningkatan keuntungan yang diperoleh pada perusahaan

ini. Akan tetapi PT Semut Data ini mempunyai masalah dalam pengolahan datanya, yaitu

masih menggunakan sistem konvensional khususnya dalam pembelian secara tunai sehingga

menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan dan data-data sering hilang. Rancang

bangun sistem sangat diperlukan dalam perusahaan ini. Dengan adanya rancangan sistem yang

baru, yaitu komputerisasi sistem pada perusahaan ini, maka diharapkan permasalahan yang

dihadapai bisa teratasi. Penggunaan metode Rapid Application Development sangat membantu

dalam pembuatan rancang bangun sistem pembelian ini, disertai dengan penggunaan diagram

UML untuk membantu dalam menggambarkan sistemnya.

Kata Kunci: sistem pembelian, RAD, UML.

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang sangat cepat ini, harus didukung dengan kemampuan

dan keahlian sumber daya manusia, untuk dapat mengikuti dan memahami teknologi

yang ada. Salah satu alat bantu yang banyak digunakan oleh perusahaan atau

organisasi untuk meningkatkan kinerja dan informasi yang dihasilkan yaitu komputer.

Komputer merupakan suatu perangkat elektronik atau sekumpulan perangkat

elektronik yang bekerja secara otomatis, terintegrasi dan terkoordinasi yang dapat

melakukan tugas-tugas tertentu (misalnya menerima, menyimpan, mengolah dan

menyajikan data) dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi atau program yang

tersimpan didalamnya (mesin).

Komputer yang dilengkapi dengan suatu program aplikasi tertentu akan sangat

membantu dalam menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Hampir di semua

bidang, baik itu dari pemerintahan, perusahaan, sekolah maupun organisasi lainnya

164

membutuhkan sistem informasi yang tepat guna sehingga bisa membantu

peningkatan kinerja perusahaan atau organisasi, dan dalam hal ini penulis akan

menganalisa dan mengembangkan sistem khususnya sistem pembelian. Pembelian

merupakan suatu tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa yang kemudian akan

dipergunakan sendiri atau di jual kembali, pembelian biasanya dilakukan minimal dua

pihak atau yang sering disebut sebagai penjual dan pembeli.

Sebagai salah satu contoh perusahaan yang membutuhkan pengembangan sistem

adalah PT. Semut Data Indonesia Bogor, khususnya mengenai sistem pembeliannya.

PT. Semut Data Indonesia Bogor merupakan salah satu perusahaan swasta yang

bergerak dibidang jasa penyewaan server dan infrastruktur teknologi informasi. Seiring

dengan berkembangannya perusahaan dan semakin banyaknya hardware yang dibeli

maka dibutuhkan suatu sistem alur yang dapat mencatat semua proses pembelian

barang atau hardware yang digunakan untuk operasional sehingga menjamin

keakuratan data yang diperoleh. Saat ini, pengolahan data pembelian hardware secara

tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor masih dilakukan secara konvensional.

Sehingga timbul beberapa permasalahan seperti dokumen sering hilang dan rusak, hal

ini disebabkan karena adanya penyimpanan dokumen yang tidak rapi. Masalah

lainnya adalah adanya penggabungan dalam pembuatan laporan penjualan dan

pembelian, sehingga menyebabkan pencarian data lama dan kesulitan dalam

pembuatan laporan akhir bulannya.

Oleh karena itu, rancang bangun sistem dalam perusahaan ini sangat diperlukan.

Sehingga perusahaan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sekarang ini.

Dengan adanya rancang bangun sistem ini diharapkan pencarian data lebih cepat,

pembuatan laporan juga dapat terselesaikan tepat waktu dan informasi yang

dihasilkan terjamin keakuratannya. Untuk membantu dalam pengembangan sistem

tersebut, menggunakan salah satu metode SDLC, yaitu metode Rapid Application

Development.

Sistem secara umum "sebagai kumpulan dari elemen-elemen yag berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan" (Mulyanto, 2009). Sedangkan

sistem diartikan sebagai "suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel

yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain" (Al

Fatta, 2007). Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu

prosedur atau elemen yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam sebuah

sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai tujuan yang

diharapkan.

Pembelian memiliki beberapa definisi seperti perkiraan yang digunakan dalam sistem

persediaan berkala untuk mencatat biaya semua barang yang dibeli untuk dijual

kembali (Adiyose, 2009) dan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan

pengadaan aktiva, barang, perlengkapan atau Supplies dan jasa oleh perusahaan

(Winarno, 2006).

165

SDLC (Software Development Life Cycle) adalah proses mengembangkan atau mengubah

sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model atau metodologi yang

digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya

(berdasarkan best practice atau cara-cara yang sudah teruji dengan baik), menurut

Sukamto dan Shalahuddin (2013). Seperti halnya proses metamorphosis pada kupu-

kupu, untuk menjadi kupu-kupu yang indah maka dibutuhkan beberapa tahap untuk

dilalui, samahalnya dengan perangkat lunak, memiliki tahapan yang dilalui agar

menghasilkan perangkat lunak yang berkualitas. SDLC memiliki beberapa metode,

seperti waterfall, prototype, rapid application development, iterative dan spiral.

Untuk menggambarkan sistemnya, penulis menggunakan diagram UML(Unified

Modelling Language). “UML adalah salah satu standar mendefinisikan requirement,

membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman

berorientasi objek” (Sukamto dan Shalahuddin , 2013). Secara fisik, UML adalah

sekumpulan spesifikasi yang dikeluarkan oleh OMG. Pada UML 2.3 terdiri dari 13

macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori, yaitu structure diagram,

behavior diagrams dan interaction diagrams. Adapun diagaram UML yang digunakan

dalam pembahasan ini adalah activity diagram dan use case diagram. “Diagram

aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas

dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak “

(Sukamto dan Shalahudin, 2013). Use Case diagram merupakan pemodelan untuk

kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use Case mendeskripsikan

sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sisteminformasi yang akan dibuat

“(Sukamto dan Shalahudin, 2013). Dengan demikian, Use Case digunakan untuk

mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja

yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. Dalam menggambarkan desain database,

menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). “ EntityRelationship Diagram(ERD)

adalah suatu rancangan atau bentuk hubungan suatu kegiatan didalam sistem yang

berkaitan langsung dan mempunyai fungsi didalam proses tersebut (Yasin, 2012).

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu:

1. Penelitian tentang evaluasi sistem pembelian secara tunai yang berjalan saat ini

pada PT. Semut Data Indonesia Bogor bersifat penelitian deskriptif kualitatif,

artinya penelitian disampaikan dalam bentuk deskripsi.

2. Penelitian bersifat eksploratif, artinya penelitian dilakukan dengan cara menggali

informasi untuk mengetahui lebih mendalam mengenai bagaimana pengolahan

data sistem pembelian secara tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor.

Disamping hal tersebut, penulis menggunakan metode Rapid Application Development

(RAD) untuk memudahkan dalam pengembangan sistemnya. Model RAD sebagai

salah satu alternatif dari metode SDLC, yang pada saat ini banyak yang

menggunakannya untuk mengatasi keterlambatan dan permasalahan yang terjadi

apabila menggunakan sistem yang masih bersifat konvensional. Model RAD ini sesuai

untuk menghasilkan sistem perangkat lunak dengan kebutuhan mendesak dan waktu

166

yang singkat dalam penyelesainnya. Berikut tahapan yang dilakukan dalam metode

RAD:

Pemodelan Bisnis

Pemodelan

Proses

Pemodelan Data

Pembuatan

Aplikasi

Pengujian dan

Pergantian

Tim 1

Pemodelan Bisnis

Pemodelan

Proses

Pemodelan Data

Pembuatan

Aplikasi

Pengujian dan

Pergantian

Pemodelan Bisnis

Pemodelan

Proses

Pemodelan Data

Pembuatan

Aplikasi

Pengujian dan

Pergantian

Tim 2

Tim 3

Keterangan:

1. Pemodelan Bisnis

Pemodelan yang dilakukan untuk memodelkan fungsi bisnis untuk mengetahui

informasi apa yang terkait proses bisnis, informasi apa saja yang harus dibuat, siapa

yang harus membuat informasi itu, bagaimana alur informasi itu, proses apa saja

yang terkait informasi itu.

2. Pemodelan Data

Memodelkan data apa saja yang dibutuhkan berdasarkan pemodelan bisnis dan

mendefinisikan atribut-atributnya beserta relasi dengan data-data yang lain.

3. Pemodelan Proses

Mengimplementasikan fungsi bisnis yang sudah didefinisikan terkait dengan

pendefinisian data.

4. Pemodelan Aplikasi

Mengimplementasikan pemodelan proses dan data menjadi program.

5. Pengujian dan Pergantian

Gambar 1. Metode RAD

167

Menguji komponen-komponen yang dibuat. Jika sudah teruji maka tim

pengembang komponen dapat beranjak untuk mengembangkan komponen

berikutnya.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada awal berdiri, PT. Semut Data Indonesia melalui brand ANTMEDIAHOST menjual

berbagai jenis produk barang dan jasa teknologi informasi. Diantara layanan tersebut

adalah registrasi domain, pembelian hosting, dedicated server, web development, dan

pengadaan barang hardware maupun software. Setelah melalui proses legalitas PT.

Semut Data Indonesia mulai menambah produk mereka yaitu pada penjualan hardware

server, sistem operasi dan data center insfrastruktur.

Pemodelan Bisnis

Proses bisnis sistem pembelian secara tunai pada PT. Semut Data Indonesia Bogor,

sebagai berikut:

1. Proses Pemesanan Barang

Pada tahap ini yang melakukan pengecekan adalah staff inventory, keadaan barang

dapat dilihat dari data-data yang tersimpan pada data barang, kemudian dari data

tersebut akan didapatkan barang apa yang akan dibeli. Selanjutnya staff inventory

melakukan pembelian dan menyerahkan surat pemesanan pembelian (SP) ke

supplier. Setelah itu supplier menyerahkan surat penawaran ke staff inventory

sebagai bukti bahwa pemesanannya telah disetujui, lalu surat penawaran acc

tersebut di tanda tangani kembali oleh staff inventory dan diserahkan ke bagian

administrasi .

2. Proses Pembayaran Barang

Bagian administrasi melakukan pembayaran dengan menyerahkan bukti transfer

kepada supplier.

3. Proses Penerimaan Barang

Dalam proses ini supplier mengirimkan barang beserta faktur dan surat jalan

kepada staff inventory. Staff inventory memeriksa barang yang dipesan sesuai

dengan pesanan atau tidak dengan melihat data pemesanan di arsip pemesanan.

Kemudian staff inventory akan mengupdate data barang di data barang. Lalu surat

jalan dan faktur tersebut diserahkan ke bagian administrasi.

4. Proses Pembuatan Laporan

Bagian administrasi setiap bulannya akan membuat laporan data barang dan

laporan pembelian barang yang akan diserahkan kepada Direktur.

Alur kerja dari proses bisnis sistem pembelian pada PT. Semut Data Indonesia Bogor,

dapat digambarkan dalam activity diagram, sebagai berikut:

168

Gambar 2. Activity Diagram

Setelah melihat proses bisnis dari sistem pembelian diatas, maka langkah berikutnya

adalah menentukan analisa kebutuhan sistem. Analisa kebutuhan ini dibuat untuk

memenuhi kebutuhan dari perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem atau

rancang bangun sistem. Dalam analisa kebutuhan tersebut, sudah ditentukan siapa

yang berhak untuk menggunakan sistemnya, informasi apa saja yang dihasilkan,

tentunya hal tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan sistem. Sehingga nantinya

sistem baru yang akan diimplementasikan, benar-benar merupakan solusi yang tepat

untuk menyelesaikan permasalhan yang ada pada PT. Semut Data Indonesia Bogor.

Berikut penggambarkan analisa kebutuhan dalam diagram Use Case:

act Activ ity Diagram

DirekturAdministrasiSupplierStaff Inv entory

Mulai

Melakukan

Pengecekan

Membuat Surat

Pemesanan

Menyerahkan Surat

Pemesanan

Menerima Surat

Pemesanan

Memberikan Surat

Penawaran

Menerima Surat

Penawaran

Menyetujui Surat

Penawaran

Menyerahkan Surat

Penawaran Acc

Menerima Surat

Penawaran Acc

Melakukan

Pembayaran

Menyerahkan

Bukti Transfer

Menyimpan

Bukti Transfer

Menerima Bukti

Transfer

Menyerahkan

barangMenyerahkan

Faktur dan

Surat Jalan

Menerima Barang,

Faktur dan Surat

Jalan

Melakukan

Pengecekan

Menandatangani

Faktur dan

Surat Jalan

Memberikan

Konfirmasi

Menerima Konfirmasi

Selesai

Melakukan

Update Stok

Barang

Selesai

Menerima Faktur dan

Surat Jalan Acc

Membuat Laporan

Menyerahkan

Laporan

Pembelian

Menyerahkan

Laporan Stok

Barang

Menyerahkan

Faktur dan

Surat Jalan

Menerima Laporan Stok

Barang dan Laporan

Pembelian

Selesai

Valid Tidak Valid

169

Gambar 3. Diagram Use Case

Pemodelan Data

Dalam pemodelan data ini, penulis membuat suatu rancangan database, yang

digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut :

uc Use Case Pembelian

Admin

Mengakses

Login

Mengakses

File

Mengakses

Menu Master

Mengakses

Menu

Transaksi

Mengakses

Menu Laporan

Mengakses

Menu Utility

Mengakses

Logout

Keluar Sistem

Mengelola

Data Barang

Mengelola

Data Supplier

Mengelola

Data User

Menambah

Data Barang

Mencari Data

Barang

Mengubah

Data Barang

Menghapus

Data Barang

Menyimpan

Data Barang

Membatalkan

Data Barang

Keluar Form

Barang

Masuk Form

Data Barang

Menambah

Data Supplier

Mencari Data

Suplier

Mengubah

Data Supplier

Menghapus

Data Supplier

Menyimpan

Data Supplier

Membatalkan

Data Supplier

Keluar Form

Supplier

Mengelola

Backup

Mengelola

Ganti

Password

Melakukan

Proses

Backup

Keluar Form

BackupMelakukan

Ganti

Password

Keluar Form

Ganti

Password

Masuk Form

Backup

Masuk Form

Ganti

Password

Mengelola

Laporan

Pembelian

Mengelola

Laporan Data

Barang

Menampilan

Laporan

Pembelian Melakukan

Cetak Laporan

PembelianKeluar Form

Laporan

Pembelian

Masuk Form

Laporan

Pembelian

Menampilkan

Laporan

Barang

Melakukan

Cetak Laporan

Barang

Keluar Form

Laporan

Barang

Masuk Form

Laporan

Barang

Mengelola

Transaksi

Pemesanan

Mengelola

Transaksi

Pembayaran

Menambah

Data

PemesananMenyimpan

Data

Pemesanan

Membatalkan

Data

Pemesanan

Keluar Form

Pemesanan

Masuk Form

PemesananMenambah

Data

Pembelian

Menyimpan

Data

Pembelian

Membatalkan

Data

Pembelian

Keluar Form

Pembelian

Masuk Form

Pembelian

Masuk Form

Supplier

Menambah

Data User

Mencari Data

User

Mengubah

Data User

Menghapus

Data User

Menyimpan

Data User

Membatalkan

Data UserKeluar Form

User

Masuk Form

User«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«extend»

«include»

«extend»

«include»

«extend»

«include»

«include»

«include»

«include»

«extend»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

«include»

«include»

«extend»

«include»«extend»

«extend»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«extend»

«include»

«include»

«extend»

«extend»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«extend»

«include»

«include»

170

Gambar 4. ERD

Pemodelan Proses dan Pemodelan Aplikasi

Pada tahapan ini dilakukan pengkodean dan pembuatan program dari user interface

yang telah dirancang. Penulisan kode program menngunakan bahasa pemrograman

Microsoft Visual Basic.net dan MySQL sebagai databasenya. Kode-kode yang

dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi programnya seperti no_pesan, kd_brg,

no_supp, no_faktur dan id_user. User interface untuk transaksi pemesanan dan

pembelian sebagai berikut:

erd Entity Relationship Diagram

PemesananBarang

Detail Pemesanan

PembelianSupplier Detail Pembelian

User

no_pesan tgl_pesan total jml_pesan subtotal no_pesankd_brg kd_brg nm_brg harga

stok

kd_suppnm_supp alamat telp no_faktur tgl_faktur total_beli keterangan jml_beli no_faktur kd_brg

id_user nm_userhak_akses jabatan

+foreign key

M

Terdiri Dari

+primary key

1

1

Berisi

+foreign key

M

+primary key

1

Melibatkan

+primary key

1

1

Dibuatkan

+primary key

1

1

Berisi

+foreign key

M

1

Terdiri dari

+foreign key

M

171

Gambar 5. User Interface Pemesanan

Gambar 6. User Interface Pembelian

Pengujian dan Pergantian

Setelah tahapan pemodelan proses dan aplikasi telah selesai, maka akan dilakukan

pengujian atau testing program untuk melihat apakah sudah sesuai dengan yang

dibutuhkan oleh PT.Semut Data Indonesia Bogor baik mengenai input ataupun output

yang dihasilkan, apakah masih ada kesalahan dalam programnya, sehingga nantinya

aplikasi pembelian ini bisa diimplementasikan dalam PT tersebut. Untuk lebih

detailnya dalam pengujian ini menggunakan metode black box. Metode Black Box

artinya menguji perangkat lunakdari segi spesifikasi fungsional tanpa menguji desain

172

dank ode program. Pengujian dimaksudkan untuk mengetahui fungsi-fungsi,

masukan dan keluaran dari perangkat lunak sesuai dengan spesifikasi yang

dibutuhkan.

SIMPULAN

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas, mengenai sistem pembelian pada PT.

Semut Data Indonesia Bogor , maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan data

sistem pembelian pada PT. Semut Data masih dilakukan secara konvensional pada saat

ini sehingga timbul kendala atau permasalahan seperti pengarsipan dokumen tidak

rapi yang menyebabkan dokumen sering hilang dan rusak, pembuatan laporan

pembelian dan penjualan masih digabung menjadi satu sehingga membuat pencarian

data lama dan kesulitan dalam membuat laporan akhir bulannya.. Oleh karena itu

perlu adanya suatu pengembangan sistem untuk memperbaiki sistem yang berjalan

pada saat ini, dari sistem konvensional ke sistem terkomputerisasi. Dengan adanya

komputerisasi sistem maka akan lebih meningkatkan kinerja sumber daya manusia

dalam melakukan pengolahan data, sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan

tepat waktu serta permasalahan yang ada pada saat ini bisa diselesaikan. Pelatihan

karyawan sangat diperlukan supaya sistem baru yang akan diterapkan nantinya bisa

dipahami dengan mudah oleh karyawan sehingga apa yang menjadi tujuan dan target

dari perusahaan bisa dicapai.

REFERENSI

Adiyose. (2009). Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima.

Al Fatta, Al Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi

Offset Yogyakarta.

Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka

Pelajar.

Sukamto, Arini Rosa dan Shalahudin, M. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur

dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Winarno, Wing Wahyu. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ke-2. Yogyakarta:

UPP STIM YKPN

Yasin, Verdi. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta: Mitra

Wacana Media.