Pengertian Kearsipan

8/19/2019 Pengertian Kearsipan

1/8

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan

adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut

tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran alannya organisasi, yaitu

sebagai sumber in!ormasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. "engingat arti

pentingnya pemerintah #ndonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap

kearsipan. $al ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan

yang mengatur tentang kearsipan %asional.

&dapun keunggulan dan !ungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan

kearsipan setiap organisasi, yaitu'

&ktitas kantororganisasi akan beralan dengan lancar.

*apat diadikan bukti-bukti tertulis apabila teradi masalah.

*apat diadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

*apat diadikan bahan dokumentasi

*apat menghemat waktu, tenaga dan biaya

Sebagai alat pengingat

Sebagai alat penyimpanan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

"erupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebiaksanaan

organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting

mengenai kemauan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

*alam perkembangan dan kemauan manaemen administrasi kantor sekarang ini

hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkatdokumen.

Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. +arkat dianggap sangat

berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.

*an sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya'


2/8

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan

dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak

dipusatkan pada satu unit kera, karena masig-masing unit pengolah menyimpan

arsipnya.

*ari segi pengelolaan arsiplling yang ber!ungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan

setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan

kebiaksanaan. Perusahaanorganissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap

dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemauan sistem perusahaan.

Pengertian Kearsipan

abel Kearsipan

Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

illing adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. illing dapat

diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,

pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. ara atau metode yang sistematis

sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali

apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya'

Sistem abad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat

berdasarkan abad

Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali

menurut isi pokok atau perihal surat.

Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada !older

Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,bulantahun tanggal diadikan kode surat.

Sistem +ilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerahwilayah surat yang

diterima.

illing sistem suatu rangkaian kera yang teratur agar dapat diadikan untuk

penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat


3/8

ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas lling sistem

seperti sistem kearsipan, manaemen kearsipan, record manaemen dan lain lain.

"enurut asrip nasional, lling memle adalah cara mengatur dan menata berkas

dalam susunan yang sistematis dan menurut /nsiklopedia &dministrasi0 illingadalah suatu bentuk pekeraan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat

secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat

ditemukan kembali secara tepat.

iri-ciri Sistem Kearsipan 1ang Baik

"enurut Pasal 2 3ndang-undang %o. 4 tahun 5645 mengatakan bahwa tuuan

kearsipan ialah menamin keselamtan bahwa pertanggung awaban nasional

tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

serta untuk menyediakan bahan pertanggungawaban bagi kegiatan pemerintah.

3ntuk mencapai tuuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus

mampun menalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang

dialankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri (+arsanto,

5665 ' 27-28) sebagai berikut '


4/8

5. "udah dilaksanakan

Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan

baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

Baca' Pengertian &rsip uuan ungsi %ilai 9una Kearsipan

8. "udah dimengerti

Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga

tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. *engan kata lain,

sistem kearsipan harus disesuaikan dengan enis dan luasnya ruang lingkup

kegiatan organisasi.

2. "urah/konomis

Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudahekonomis baik dalam

pengeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau

perlengkapan arsip.

:. idak memakan tempat

1ang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus

disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. empat penyimpanan dapat

berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan

sebagai terlepas dari enis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya

sistem kearsipan yang dilaksanakan angan terlalu banyak memakan tempat.

;. "udah dicapai

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan enis dan

luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu

organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.


5/8

4. *apat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tuuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan

mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. =leh karenaitu, sistem

kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang

yang tidak bertanggung awab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang

kearsipan. &rsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakanyang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara.

>. "empermudah pengawasan

3ntuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan

dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam

perlengkapanperalatan misalnya '

Kartu #ndeks

?embar Pengantar

?embar unuk Silang

Kartu Pinaman &rsip atau out slip dan sebagainya.

Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar

arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan

dapat secara cepat menemukan kembali. &da 55 (sebelas) peralatan kearsipan

yang umum digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu '

5. "ap

"ap Biasa (Stop "ap), gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat.

&dapun keuntungannya adalah praktis dan mudah mempergunakannya.

Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam

umlah yang sangat terbatas dan uga warkat-warkat tersebut mudah lepas.

Stop "ap ali (Portable), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya,terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah

biayanya murah dan dapat dibuat sendiri.

"ap @epit (Snelhechter), adalah map untuk menyimpan berkas yang telah

diper!orator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari

kaitan.


6/8

"ap ebal atau Besar dengan @epitan (=rdner or Brie =rdner), adalah map dengan

memakai epitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara

Aertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita

memerlukannya.

Baca' Pengertian Sekretaris "enurut *enisi Para &hli &dalah dan @enisnya

8. older (Sampul &rsip)

&dalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat

persegi panang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam lling

cabinet.

iri-ciri !older adalah '

older merupakan tempat atau wadah arsip.

Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.

*i atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.

ungsi dari tab !older adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau

indeks yang menunukkan isi !older yang bersangkutan.

2. 9uide atau Sekat

&dalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunuk

atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

iri-ciri 9uide atau Sekat adalah '

Sekat atau 9uide merupakan petunuk dan pemisah antara kelompok masalah yang

lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasikasi arsip.

*ibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak).

"emiliki bagian yang menonol yang dinamakan tab.

ab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub

masalah.


7/8

:. illing abinet (ile abinet)

&dalah perabot kantor berbentuk empat persegi panang yang diletakkan secara

Aertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu,

logam atau metal.

;. ?emari &rsip

&dalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, ber!ungsi untuk menyimpan

berbagai macam bentuk arsip, seperti rol lm, ordner, dan lain-lain.

. Berkas Kotak (Bo ile)

&dalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.

6. Cak &rsip

Seenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai keepingpapan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat. Biasanya warkat

yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di ilid pertahun.

57. "esin-mesin Kantor


8/8

"isalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan

mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya.

55. &lat-alat ulis dan ?ainnya "isalnya, pensil, pena, penggaris, spidol, hekter,

dan lain sebagainya.

Pengertian Kearsipan

Documents

Transcript of Pengertian Kearsipan