Bab 1

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Setelah proses seleksi dan rekrutmen selesai dilakukan, kegiatan

perencanaan Sumber Daya Manusia tidak berhenti sampai dari situ. Proses

selanjutnya yang harus dilakukan perusahaan adalah memberikan program

induksi dan orientasi kepada tenaga kerja baru yang telah lolos pada tahap

seleksi dan rekrutmen. Induksi dan orientasi merupakan tahap pengenalan

tenaga kerja pada perusahaan atau jabatan baru yang akan ditempatinya.

Setiap orang yang berada di lingkungan baru pasti akan memerlukan

adaptasi untuk menghindari terjadinya kejutan kebudayaan yang dapat

menghambat untuk bertahan pada lingkungan baru tersebut. Begitu juga

karyawan yang dihadapkan pada lingkungan pekerjaan yang baru. Mereka

yang dapat beradaptasi dengan baik akan lebih mudah bertahan dalam

lingkungan yang baru, sedangkan karyawan yang tidak dapat menyesuaikan

diri akan merasa tidak nyaman sehingga mudah untuk memilih pekerjaan

yang lain..

Untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan dalam proses induksi dan

orientasi, perusahaan harus mampu merancang program induksi dan orientasi

yang efektif. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kegagalan yang tidak hanya

pada proses induksi dan orientasi, tetapi juga berdampak pada tahap

perencanaan Sumber Daya Manusia lainnya, yaitu seleksi dan rekrutmen.

Kegagalan tersebut dapat dilihat dari banyaknya pegawai baru yang keluar.

1

Sehingga perusahaan kehilangan banyak tenaga kerja yang telah direkrut dan

memerlukan perekrutan kembali untuk mendapatkan tenaga kerja baru.

Oleh karena itu, kematangan dalam perencanaan dan pelaksanaan proses

induksi dan orientasi sangat penting dalam keberhasilan tenaga kerja baru

untuk beradaptasi dengan lingkungan kerjanya sehingga dapat mencapai

produktivitas yang maksimal.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud induksi dan orientasi?

2. Apa tujuan induksi dan orientasi?

3. Bagaimana prosedur induksi dan orientasi?

4. Bagaimana Kontribusi lingkungan kerja terhadap efektivitas induksi

dan orientasi?

5. Bagaimana pengaruh faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan

orientasi?

6. Bagaimana tindak lanjut dari proses orientasi?

7. Bagaimana evaluasi terhadap induksi dan orientasi?

1.3 Tujuan

1. Mengetahui apa yang dimaksud induksi dan orientasi.

2. Mengetahui tujuan induksi dan orientasi.

3. Mengetahui bagaimana prosedur induksi dan orientasi.

4. Mengetahui kontribusi lingkungan kerja terhadap efektivitas induksi dan

orientasi.

2

5. Mengetahui pengaruh faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan

orientasi.

6. Mengetahui tindak lanjut program orientasi.

7. Mengetahui evaluasi program orientasi.

3

Bab 2

Kajian Pustaka

2.1 Definisi Induksi Dan Orientasi

Induksi merupakan kegiatan untuk memperkenalkan tenaga kerja baru

dengan tugas dan pekerjaan, para penyelia, dan tenaga kerja yang sudah ada.

Induksi menunjukkan prosedur formal. Di dalamnya meliputi tenaga kerja

baru dalam mengisi formulir keterangan untuk daftar pembayaran

gaji/upah/honorarium, diberitahu dimana mereka harus bekerja, mempelajari

ketentuan/peraturan perusahaan, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis.

Dalam prosedur ini, pekerja baru juga diperkenalkan dengan atasan, mandor,

penyelianya dan anggota kelompok kerja yang akan menjadi teman

sekerjanya. Tingkat formalitas dalam proses induksi tenaga kerja semakin

meningkat sehubungan dengan makin meluasnya ekspansi perusahaan.

Setelah diadakan kegiatan induksi, selanjutnya diadakan kegiatan

orientasi. Ada beberapa pengertian orientasi menurut para ahli, yakni sebagai

berikut. Orientasi didefinisikan:

1. Familiarization with and adaptation to a situation or an environment.

(pengakraban dan penyesuaian dengan situasi atau lingkungan). Cascio,

1995: 239

2. The activities involved introducing new employees to the organization and

their work units. (aktivitas yang melibatkan pengenalan karyawan baru

kepada organisasi dan unit kerja mereka) Descenzo & Robbins, 1994: 230-

231

4

3. Familiarize employes with their role, their organization, it’s policies, and

other employees. (mengakrabkan karyawan dengan peran, organisasi,

kebijakan organisasi, dan karyawan lain) Wether & Davis, 19:251

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa orientasi adalah

pengenalan dan adaptasi terhadap suatu situasi atau lingkungan. Orientasi

dilakukan untuk mengembangkan hubungan tenaga kerja baru dengan

tenaga kerja lain dan pekerjaan di perusahaan. Bagi tenaga kerja baru yang

telah memperoleh surat penempatan tugas, orientasi merupakan proses

untuk mengetahui dan mengenal tempat kerjanya dalam totalitas hubungan

pekerjaan. Dalam praktik, orientasi sering hanya berupa indoktrinasi

terhadap filosofi, kebijakan dan peraturan organisasi yang bersangkutan.

Induksi dan orientasi merupakan dua kegiatan yang dilaksanakan dengan

maksud yang sama, yaitu memperkenalkan tenaga kerja baru dengan tenaga

kerja yang lain atau manajemen seluruh hierarki perusahaan, serta tempat

mereka dalam tim kerja. Kegiatan ini dipandang penting oleh manajemen

karena banyak nilai tambahnya.

Oleh karena itu, induksi dan orientasi terhadap tanaga kerja baru

merupakan kegiatan penting dan harus dilaksanakan. Sukses tidaknya tenaga

kerja yang bersangkutan melaksanakan tanggung jawab dalam bidang tugas

dan pekerjaan yang diberikan kepadanya dipengaruhi oleh induksi dan

orientasi yang tepat.

2.2 Tujuan Induksi Dan Orientasi

Tujuan yang diharapkan bagi pelaksanaan program induksi dan orientasi

adalah tenaga kerja baru terus menerus dapat menyesuaikan diri sehingga

5

hubungan antar tenaga kerja yang berangkutan denganperusahaan menjadi

harmonis. Rincian tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan induksi dan

orientasi tenaga kerja yang ingin dicapai perusahaan antara lain sebagai

berikut:

1. Memperkenalkan tenaga kerja dengan ruang lingkup perusahaan beserta

kegiatannya.

2. Memberi informasi yang dipandang penting tentang peraturan,

kebijaksanaan, dan ketentuan perusahaan, baik yang tertulis maupun

tidak tertulis. Dengan ini tenaga kerja yang berangkutan dapat

menghindari rintangan atau tindakan hukum yang mungkin terjadi akibat

pelanggaran terhadap peraturan, kebijakan dan ketentuan yang tidak

mereka ketahui.

3. Menghindari kemungkinan timbulnya kekacauan yang dihdapi tenaga

kerja baru atas tugas dan pekerjaan baru yang diserahkan kepadanya.

4. Menghemat waktu dan tenaga bagi tenaga kerja baru dengan

memberitahukan kepada mereka kemana harus minta keterangan atau

mendapat batuan dalam menyelesaikan kesulitan yang mungkin mereka

hadapi.

5. Memberi kesempatan kepada tenaga kerja baru menanyakan kesulitan

tentang tugas dan tanggung jawab mereka.

6. Memberi peringatan kepada tenaga kerja baru bahwa mereka adalah

salah satu unsur yang dipandang penting bagi perusahaan tempat mereka

bekerja.

6

2.3 Prosedur Induksi Dan Orientasi

Pelaksanaan induksi dan orientasi menggunakan prosedur tertentu. Prosedur

tersebut merupakan urutan kegiatan yang harus dilalui dalam pelaksanaan

induksi dan orientasi bagi tenaga kerja baru. Berikut adalah tahapan proses

induksi dan orientasi:

1. Wawancara Penyuluhan Pendahuluan

Wawancara menghendaki komunikasi langsung antara tenaga kerja

dengan penyelia langsung (pihak yang diberi tanggung jawab dalam

induksi dan orientasi tenaga kerja yang bersangkutan). Pertemuan diri

adalah cara yang paling lazim dan efektif. Hal tersebut karena mudah

terlihat dari luar dan dapat terjadi hubungan yang lancar antara kedua

belah pihak. Keduanya harus menggunakan alat wawancara (bahasa)

dengan pengertian yang sama, dapat menyampaikan dan menerima suatu

maksud tertentu, serta berada dalam situasi yang biasa (tanpa tekanan).

Kelihatannya wawancara penyuluhan pendahuluan mudah dijalankan.

Akan tetapi, untuk mengadakan wawancara yang efektif tidak semudah

yang diharapkan.

Wawancara penyuluhan pendahuluan terhadap tenaga kerja baru

tersebut dapat memberikan penjelasan mengenai keterangan yang

dianggap belum jelas, selanjutnya diarahkan sesuai dengan pekerjaan yang

sebenarnya. Kegiatan wawancara penyuluhan pendahuluan yang

dilakukan antara tenaga kerja baru yang mengalami induksi dan orientasi

dengan para penyelia (manajemen langsung pada hierarki di atasnya)

dilakukan sebaik mungkin, sehingga para tenaga kerja baru merasa betah

dan senang bekerja di perusahaan.

7

Lingkup kegiatannya meliputi:

1) Pemberian keterangan kepada tenaga kerja yang besangkutan

mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas dan

pekerjaan yang akan diberikan kepadanya.

2) Struktur ketenagakerjaan dalam perusahaan termasuk

pemberitahuan tentang atasan langsung yang menilai pekerjaan

maupun yang memberikan pembinaan kariernya di masa yang akan

datang.

3) Kemungkinan pengembangan, mutasi, dan promosi, maupun

kegiatan ketenagakerjaan lainnya.

Dalam proses ini sebaiknya peserta induksi dan orientasi diberi

kesempatan untuk mengajukan pertanyaan mengenai hal-hal yang belum

jelas maupun saran yang mereka pandang perlu. Pendekatan psikologis

akan sangat membantu pencapaian tujuan induksi dan orientasi dan

pengembangan tenaga kerja terwujud. Hal tersebut dapat dilakukan dengan

sikap keramahan dan ketegasan para penyelia dalam memberikan induksi

dan orientasi.

2. Penunjukan Tempat-Tempat Tertentu

Setelah tenaga kerja diberi wawancara penyuluhan pendahuluan,

prosedur selanjutnya adalah menunjukkan tempat-tempat pada

lingkungan perusahaan yang ada hubungannya dengan ruang lingkup

serta prosedur penyelesaian tugas dan pekerjaan yang akan diberikan

kepadanya. Penunjukan harus diikuti dengan kunjungan ke tempat-

tempat tersebut, sehingga apabila ada kekurangjelasan dalam pemberian

8

informasi dapat dibantu dengan kegiatan peninjauan langsung pada

tempat yang dituju. Penunjukan tempat-tempat tertentu meliputi:

a. Tempat kerja bagi tenaga kerja yang bersangkutan beserta segala

saranadan prasarana sebagai penunjang dalam penyelesaian tugas

dan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

b. Ruang istirahat dan tempat beribadah tertentu sesuai dengan agama

masing-masing.

c. Ruang perpustakaan tempat menggali berbagai informasi mengenai

ruang lingkup tugas dan pekerjaannya, serta sebagai media untuk

meningkatkan kualitas kerja mereka.

d. Ruang pimpinan (atasan langsung) sebagai tempat konsultasi

masalah pekerjaan dan tempat melaporkan mengenai pelaksanaan

dan hasil pelaksanaan tugas dan pekerjaanyang diberikan

kepadanya.

e. Tempat-tempat kerja dan jumlah tenaga kerja yang menjadi

bawahannya, khususnya bagi tenaga kerja yang akan menduduki

jabatan tertentu.

f. Tempat-tempat lain yang ada hubungannya dengan tenaga kerja

yang bersangkutan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang

diberikan kepadanya.

3. Pengadaan Pertemuan Kelas

Seringkali jumlah tenaga kerja yang harus diberikan induksi dan

orientasi jumlahnya tidak sedikit. Sehingga kemungkinan untuk

diadakan penyeliaan maupun wawancara pertemuan diri dengan

masing-masing tenaga kerja perlu alokasi waktu yang tidak sedikit. Ini

9

belum termasuk pengerahan jumlah calon penyelia yang akan

mengadakan penyeliaan langsung kepada tenaga kerja yang

berangkutan. Apabila terjadi hal demikian, prosedur yang paling tepat

adalah mengadakan pertemuan kelas dengan tenaga kerja yang

mengikuti program induksi dan orientasi.

Informasi yang harus disampaikan kepada peserta induksi dan

orientasi dalam pertemuan kelas, antara lain:

a. Peraturan, kebijakan, dan ketentuan perusahaan, baik yang tertulis

maupun yang tidak tertulis, serta segala peraturan mengenai

ketenagakerjaan dari pemerintah.

b. Sejarah singkat mengenai perusahaan sejak berdiri sampai dengan

tahapan ekspansi yang pernah dilakukan.

c. Jenis keluaran produksi yang dikelarkan perusahaan masa lampau

dan sekarang beserta kemungkinan peningkatan kualitas keluaran

produksi di masa yang akan datang.

d. Struktur organisasi perusahaan dari tingkat paling atas sampai

dengan tingkat bawah, termasuk para tenaga operasional

perusahaan. Hubungan vertikal dan horizontal pada struktur

organisasi juga hal yang tidak kalah penting untuk disampaikan.

Biasanya penyampaian informasi ini dibantu dengan media dan alat

peraga, baik gambar maupun bagan tentang organisasi beserta ruang

lingkup kegiatannya.

e. Informasi umum tentang segala hal yang berhubungan dengan

ketenagakerjaan, kode etik dalam bekerja, sanksi terhadap

10

pelanggaran disiplin, pengaman dalam bekerja, komunikasi antara

tenaga kerja maupun dengan pihak luar, dan sebagainya.

f. Tanggung jawab tenaga kerja yang bersangkutan beserta

batasannya.

g. Kemajuan dalam bekerja demi kelangsungan perusahaan. Pada

kesempatan ini tenaga kerja diberi beberapa informasi tentang

segala sesuatu yang berhubungan dengan kemajuan dirinya maupun

perusahaan. Hal yang perlu disampaikan antara lain:

1) Kondisi kerja yang teratur

2) Sistem saran

3) Pemberian pinnjaman perusahaan

4) Asuransi

5) Pensiun

6) Kompensasi

7) Hari libur

8) Kegiatan ekstra di luar pekerjaan

9) Tempat penyimpanan akomodasi perusahaan

10) Pelayanan medis

11) Kemungkinan pengembangan tenaga kerja

Dalam pertemuan kelas, sebaiknya peserta induksi dan orientasi

diberi kesempatan mengajukan pertanyaan mengenai hal-hal yang

belum jelas maupun saran yang mereka anggap perlu. Keramahtamahan

dan ketegasan para penyelia dalam kesempatan tersebut mendukung

keberhasilan proses induksi dan orientasi. Oleh karena itu pendekatan

11

psikologis akan sangat membantu pencapaian tujuan induksi dan

orientasi sehingga upaya pengembangan tenaga kerja dapat terwujud.

4. Pengenalan dengan Tenaga Kerja yang Lama

Jalinan kekeluargaaan yang harmonis mungkin akan banyak

membantu kelancaran pencapaian tujuan yang diharapkan perusahaan.

Tantangan bagi manajemen seluruh hierarki perusahaan adalah

mewujudkan hubungan yang harmonis antara tenaga kerja yang lama

dengan tenaga kerja baru dalam proses induksi dan orientasi. Apabila di

kemudian hari tenaga kerja yang bersangkutan mengalami kesulitan

dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya,

dapat ditanyakan kepada pekerja lama tanpa merasa canggung, takut

dan malu karena belum kenal. Prosedur ini dilakukan dengan jalan

membawa tenaga kerja ke tempat tenaga kerja lama bekerja di seluruh

lingkungan perusahaan.

5. Percobaan Pelaksanaan Tugas Dan Pekerjaan

Setelah dilakukan hal tersebut diatas, prosedur berikutnya adalah

percobaan pelaksanaan tugas dan pekerjaan yang akan diberikan kepada

tenaga kerja baru dengan bimbingan penyelia. Penyelia sekaligus

melakukan tindakan perbaikan jika tenaga kerja melakukan kesalahan

dalam melakanakan tugas dan pekerjaannya. Bimbingan dan peyeliaan

sebaiknya semakin sedikit intensitasnya dari hari ke hari, karena makin

lama makin jauh dari kesalahan.

Harapan dari proses ini adalah tumbuhnya rasa percaya diri para

tenaga kerja setelah menyelesaikan tugasnya. Tenaga kerja pun benar-

12

benar siap melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari tanpa

bimbingan dan penyeliaan induksi dan orientasi.

Pelaksanaan kelima prosedur tersebut tidak hanya dibimbing oleh

penyelia saja, tetapi hampir oleh seluruh manajemen pada hierarki

perusahaan. Penyampaian informasi tentang hal yang bersifat umum

oleh manajemen puncak, informasi tentang hal yang bersifat khusus

oleh penyelia pekerjaan atau wakilnya dan pendalaman hal bersidat

lanjutan disampaikan oleh manajemen tenaga kerja mupun penyelia

langsung yang menjadi atasan langsung tenaga kerja bersangkutan.

2.4 Kontribusi Lingkungan Kerja Terhadap Efektivitas Induksi Dan

Orientasi

Pada semua hierarki manajemen dalam perusahaan jenis apapun pasti

berusaha agar dalam perusahaannya tercipta iklim kerja yang harmonis.

Lingkunga kerja yang harmonis sebenarnya bukan hanya menjadi harapan

harapan para menajemen saja, tetapi juga seluruh tenaga kerja dalam

perusahaan. Dari tingkatan pekerja operasional, manajemen hierarki pertama,

manajemen menengah, sampai dengan manajemen puncak memiliki harapan

sama. Lingkungan kerja yang harmonis akan membawa beberapa keuntungan

bagi perusahaan, antara lain timbulnya moral dan disiplin kerja yang baik dari

para tenaga kerja, sehingga hal ini dapat mempengaruhi keluaran produksi

kerja perusahaan.

Lingkungan kerja berpengaruh besar terhadap efektivitas induksi dan

orientasi. Karena bagi siapapun, situasi pertama seringkali memberikan

kepada yang bersangkutan. Kesan tersebut dapat positif dan negatif. Apalagi

13

bagi tenaga kerja baru, perusahaan tempat mereka bekerja mungkin memberi

suasana baru bagi dirinya yang akan mambawa pengaruh terhadap

keberhasilan tugas dan pekerjaannya. Lingkungan kerja baru yang harmonis

akan mempengaruhi lancarnya pelaksanaan program induksi dan orientasi

sekaligus efektivitasnya tercapai.

Meciptakan lingkungan kerja yang harmonis bukan hal yang mudah. Ini

bukan hanya menjadi tanggung jawab manajemen puncak, tetapi juga seluruh

tenaga kerja pada semua tingkatan perusahaan. Sehingga banyak pihak dalam

perusahaan yang terlibat dalam proses induksi dan orientasi. Lingkungan

kerja yang harmonis dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern perusahaan.

Pada faktor intern, misalnya kebijakan yang diambil manajemen puncak,

tenaga kerja structural dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern, seperti

kondisi politik, kebijakan pemerintah yang menyangkut dunia usaha,

masyarakat sekitar, dan sebagainya. Oleh karena itu, analisis situasi, baik

ekstern maupun intern menjadi tantangan bagi perusahaan.

2.5 Faktor Imitasi dan Sugesti dalam Induksi dan Orientasi

Gabriel Trade pernah mengungkapkan bahwa interaksi atau hubungan

sosial berkisar pada proses imitasi. Bahkan semua pergaulan antar menusia

hanya berdasrkan pada proses imitasi saja. Jadi, garis besar kehidupan

ditentukan oleh dua macam kejadian utama. Pertama, timbulnya gagasan baru

(invention) yang dirumuskan seseorang berbakat tinggi, dan yang kedua

proses imitasi dari gagasan tersebut oleh orang banyak. Gelombang imitasi

dapat menimbulkan gagasan baru yang selanjutnya dirumuskan seseorang.

Gagasan baru ini kemudian diimitasi dan desebarkan kepada orang banyak,

14

kemudian menimbulkan imitasi pula, dan selanjutnya menimbulkan gagasan

baru pula. Imitasi merupakan proses saling mencontoh, meniru, dan

mengikuti perilaku orang lain. sehingga dapat disimpulkan imitasi merupakan

faktot utama dalam perkembangan seseorang.

Dalam hubungan social, selain faktor imitasi, faktor lain yang memegang

peranan penting dalam kelangsungan hubungan social, yaitu gejala sugesti.

Sugesti adalah pandangan atau sikap yang dapat diberikan kepada orang lain

di luarnya. Dapat dikatakan sugesti ini dapat mempengaruhi pandangan dan

sikap orang lain.

Dalam proses induksi dan orientasi yang diikuti oleh tenaga kerja,

terdapat berbagai macam perilaku, sikap, pengetahuan serta tutur kata yang

berbada dari setiap tenaga kerja. Faktor imitasi dan sugesti membawa peran

penting, khususnya bagi tenaga kerja baru. Pembelajaran yang paling

sederhana dan mudah adalah dengan menirukan perilaku dan perbuatan yang

dilakukan orang lain. Dengan demikian, tenaga kerja baru akan banyak

mencontoh, meniru, dan mengikuti segala gerak, perilaku, etika kerja dan cara

komunikasi tenaga kerja lama. Peniruan dan pencontohan ini mungkin

disadari atau tanpa disadari oleh tenaga kerja baru yang mengikuti program

induksi dan orientasi. Proses imitasi ini tidak hanya terjadi oleh tenaga kerja

baru kepada tenaga kerja lama, namun juga dapat terjadi sebailknya, yaitu

tenaga kerja lama dapat meniru dan terpengaruh oleh tenaga kerja baru.

Hal tersebut dapat menjadi tantangan bagi para penyelia program induksi

dan orientasi, khususnya untuk menyeleksi segala gerak dan perilaku serta

perbuatan yang kurang menunjang produktivitas kerja, bahkan mungkin

cenderung pada kegiatan inefiiensi dan inefektivitas.

15

Perilaku, gerak, dan perbuatan dalam penyelesaian tugas dan pekerjaan

pada perusahaan yang negatif sering dilakukan tenaga kerja lama, biasanya

lebih mudah ditiru dan dicontoh tenaga kerja baru. Sebaliknya, perilaku,

gerak, dan perbuatan positif yang dilakukan tenaga kerja lama, proses

imitasinya tak semudah meniru dan mencontoh hal-hal yang negatif. Hal ini

tak berbeda dengan tindakan dan kegiatan di luar perusahaan. Contohnya, jika

karyawan lama sering datang terlambat, maka karyawan baru akan terdorong

untuk melakukan hal yang sama.

Oleh karena itu, pendekatan psikologis dalam membina moral dan

disiplin kerja, baik lama maupun baru mutlak diperlukan.dengan pembinaan

tersebut diharapkan tercipta iklim dan kondisi kerja yang harmonis. Apabila

sewaktu-waktu dilaksanakan program induksi dan orientasi bagi tenaga kerja

baru, tenaga kerja lama siap untuk diikuti, dicontoh, dan ditiru segala

perilaku, gerak dan perbuatan dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan

dalam kondisi positif.

Gambar 1: Peran faktor imitasi dan sugesti dalam induksi dan orientasi

16

Pengaruh

ImitasiPendekatan Psikologis

Identifikasi

terhadap

Karakteristik

Lingkungan Kerja

Induksi dan

Orientasi

Pengaruh

Sugesti

Pengaruh terhadap Tenaga

Kerja

Pendekatan Lingkungan

2.6 Tindak Lanjut Orientasi

Tindak lanjut dibutuhkan karena sering karyawan baru enggan mengakui

bahwa mereka melupakan apa yang telah diberitahukan pada saat orientasi.

Departemen sumber daya manusia menggunakan pertemuan tidak terjadwal

atau meminta daftar cek sederhana berisi kritik karyawan terhadap kelemahan

orientasi yang telah dilakukan. Kelemahan diasumsikan sebagai topik di mana

karyawan membutuhkan informasi lebih tentang hal dimaksud. Daftar cek

dijadikan umpan balik yang digunakan untuk membantu departemen sumber

daya manusia dalam mengidentifikasi bagian program yang dinilai penting.

Meskipun daftar cek dapat menjadi efektif, namun pertemuan antar karyawan

dan pengawas adalah bagian penting dari tindak lanjut orientasi. Kesalahan

terbesar yang kerapkali dilakukan setelah orientasi adalah mengacuhkan

karyawan baru. Banyak karyawan baru tidak nyaman menemui pengawasnya

atau staf departemen sumber daya manusia, karena itu dibutuhkan tindak

lanjut formal dan sistematis. Dalam melengkapi tindak lanjut orientasi, hal

penting harus dikaji ulang antar sesama karyawan atau sekelompok kecil

karyawan untuk memastikan bahwa hal penting tersebut tidak terlewatkan.

2.7 Evaluasi Program Orientasi

Dalam setiap program yang dilaksanakan, pasti ada kekurangan dan

kelemahan yang perlu diperbaiki. Program orientasi sebaiknya dikaji setiap

tahun, yakni untuk melihat apakah program berhasil dijalankan dan dapat

membuat kemajuan di masa yang akan datang. Untuk meningkatkan hasil

orientasi, umpan balik yang komprehensif dibutuhkan dari setiap individu

17

yang terlibat dan ikut serta dalam program orientasi. Umpan balik dapat

dihasilkan dengan beberapa cara, antara lain disksi dengan karyawan baru

setelah melewati masa satu tahun, wawancara dengan karyawan dan

pengawas yang dipilih secara acak dan menyebarkan kuesioner.

Bab 3

18

Contoh Aplikatif

Studi Kasus

Berikut adalah desain program induksi dan orientasi yang digunakan pada

suatu perusahaan:

Panduan

Progam Orientasi

1. Tujuan : Mengenalkan calon karyawan pada budaya perusahaan, anggota

organisasi dan suasana kerja di semua lingkungan perusahaan

2. Orientasi dilakukan apabila perusahaan melakukan penerimaan karyawan baru

sekurang‐kurangnya 2 orang.

3. Pendekatan: Pembelajaran aktif dan eksperiental. Calon karyawan belajar

secara aktif merasakan perusahaan sebagai sebuah pengalaman, bukan

perusahaan sebagai yang tertulis

4. Bentuk orientasi adalah Office Tour. HRD berperan sebagai pemandu

mengajak calon karyawan berkeliling ke seluruh lingkungan perusahaan

5. Materi :

i) Sejarah perusahaan

ii) Visi misi perusahaan

iii) Struktur organisasi

iv) Proses Bisnis

v) Peraturan Perusahaan (termasuk peraturan kepegawaian)

Aktivitas:

19

No Sesi Waktu Aktivitas

Peserta diminta memilih satu orang sebagai partner

(bisa diacak atau tidak)

Peserta saling berkenalan dengan partnernya

mengikuti panduan pertanyaan berikut ini

i. Bisakah anda ceritakan bagaimana anda mulai

bekerja di tempat ini? Apa harapan anda?

ii. Apa satu kata yang melukiskan keunikan diri

anda?

iii. Apa konstribusi terbaik yang ingin anda

berikan pada perusahaan ini?

1 Perkenalan 45 menit e. Peserta diminta membentuk sebuah keluarga

yang terdiri dari 2 ‐ 6 orang atau 2 ‐ 3 pasangan

f. Peserta memperkenalkan partnernya kepada

seluruh anggota keluarga berdasarkan cerita yang

telah didapatkan

g. Keluarga menentukan nama keluarga dengan

ketentuan satu kata atau frase yang melukiskan

kesamaan diantara mereka

h. Fasilitator menjelaskan bahwa mereka akan

menjadi sebuah "keluarga" yang senasib bersama‐

sama mengikuti program orientasi dan induksi

e. Fasilitator menjelaskan tujuan dan susunan acara

program orientasi

20

2 Orientasi 5 menit f. Fasilitator memberi penugasan kepada karyawan

terkait sejarah perusahaan, visi misi, struktur dan

alur bisnis

Fasilitator mengajak peserta berkeliling kantor sambil

memberi penjelasan

Logo ‐‐ Sejarah

3 Office Tour 1 jam Direktur ‐‐ Visi Misi

Manajer ‐‐ Struktur dan Alur bisnis

Fasilitator meminta peserta untuk menjawab

penugasan melalui sharing antar peserta

21

No Sesi Waktu Aktivitas

1.Fasilitator menjelaskan mengenai peraturan HRD

4

Peraturan

30 menit

yang berlaku di perusahaan

HRD 2.Fasilitator menjelaskan mekanisme induksi

selama masa percobaan

3.Fasilitator menutup aktivitas orientasi dengan

5 Closing 5 menit simbolisasi perayaan bergabungnya mereka

dalam perusahaan

22

Panduan

Program Induksi

1. Tujuan: Melibatkan karyawan masa percobaan dalam pekerjaan dan terlibat

sebagai bagian perusahaan

2. Pendekatan: Pembelajaran aktif dan eksperiental. Calon karyawan aktif

melakukan penggalian terhadap fokus pembelajaran yang ditetapkan oleh

perusahaan.

3. Karyawan baru diharuskan mengikuti sesi The Great Story dan The Workflow

sekurang‐kurangnya 3 kali selama masa percobaan

4. Bentuk induksi

a. The Great Story

Calon karyawan diminta untuk menggali kejadian atau kisah yang

memanifestasikan budaya perusahaan. Hasil penggalian dirupakan dalam

paperwork dan di ceritakan dalam forum The Great Story yang difasilitasi

oleh HRD. Mekanisme ini bertujuan mengembangkan kompetensi

kekeluargaan (IU)

b. The Great Workflow

Calon karyawan diminta membuat workflow dari pekerjaan yang

ditanganinya. Workflow dirupakan dalam bentuk paperwork dan

diceritakan kepada atasan langsung atau manajer yang bersangkutan.

Atasan langsung akan memberikan umpan balik dan memberikan

informasi tambahan mengenai workflow dan ketentuan‐ketentuan lain.

Mekanisme ini bertujuan untuk mengembangkan kompetensi Anda mau

23

pasti bisa (AO)

5. Waktu Pelaksanaan

Sesi The Great Story diadakan tiga minggu sekali setelah masa orientasi

dilaksanakan sampai berakhir masa percobaan karyawan yang bersangkutan

Sesi The Great WorkFlow diadakan tiga minggu sekali setelah masa

orientasi dilaksanakan sampai berakhir masa percobaan karyawan yang

bersangkutan

6. Penugasan

a. The Great Story

b. The Great Workflow

24

25

Panduan

Penugasan The Great Story

1. Karyawan ditugaskan untuk berperan sebagai seorang reporter yang menggali

cerita‐cerita hebat yang terjadi di perusahaan ini

2. Reporter bekerja dengan cara meminta waktu untuk berbincang‐ bincang dengan

karyawan lama antara 3 ‐ 5 orang untuk mempelajari kebiasaan positif di

perusahaan ini

3. Disarankan perbincangan dilakukan pada saat makan siang atau waktu lain di luar

jam kerja

4. Fokus perbincangan adalah menjawab pertanyaan berikut ini:

Sesi Pertama

a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di

perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja?

b. Apa kejadian yang melukiskan kebersamaan dalam perusahaan ini?

Bagaimana ceritanya?

c. Apa tantangan tugas terberat yang pernah anda atau tim anda selesaikan

selama bekerja di perusahaan ini? Apa tips‐tips anda untuk menjaga dan

mengembangkan semangat ketika kita berada dibawah tekanan?

Sesi Kedua

a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di

26

perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja?

b. Bagaimana bekerja secara profesional di perusahaan ini? Bisakah di ceritakan

contoh nyata yang anda alami?

c. Bisakah anda ceritakan kejadian ketika anda berbesar hati menerima masukan

atau kritik dari rekan kerja atau bawahan? Bagaimana cara kita bisa berpikiran

terbuka?

Sesi ketiga

a. Bagaimana cerita awal mula sang karyawan tersebut mulai bekerja di

perusahaan ini? Apa harapan terhadap perusahaan ini diawal bekerja?

b. Hampir setiap hari kita menghadapi persoalan. Seringkali kita saling

menyalahkan satu sama lain. Bisakah anda ceritakan kejadian dalam tim atau

departemen anda ketika orang‐orang berorientasi pada solusi, bukan saling

menyalahkan? Apa faktor kepemimpinan yang membuat hal itu terjadi?

c. Apa ide cemerlang yang pernah anda usulkan dan diterima oleh perusahaan?

Bagaimana sebuah ide cemerlang dapat diterima di perusahaan ini?

6. Format Pelaporan

a. Laporan dibuat dalam format majalah dinding yang terdiri dari:

i. Cerita‐cerita inspiratif. Cerita dituliskan dari sudut pandang orang

pertama.

ii. Mind Map yang melukiskan keseluruhan inspirasi.

27

b. Satu keluarga membuat satu majalah dinding. Oleh karena itu, para reporter

disarankan sharing temuan mereka dalam satu keluarga pada saat makan siang

atau di luar jam kerja

Panduan

Penugasan The Great Workflow

1. Karyawan ditugaskan mencatat proses bisnis atau pekerjaan pada posisinya yang

dilakukan setiap harinya.

2. Karyawan diperbolehkan mengajukan usulan proses bisnis atau pekerjaan yang

sekiranya bisa meningkatkan kualitas dan/atau efisiensi.

3. Bentuk laporan:

a. Catatan proses bisnis atau pekerjaan dalam bentuk bagan alur

i. input, seperti perintah kerja, aturan kerja, manual, informasi harga dll

ii. proses, seperti aktivitas, keputusan, dll

iii. output, seperti keadaan atau barang yang dihasilkan beserta kriteria

keberhasilannya

b. Usulan perbaikan, yang terdiri dari:

a. Kejadian yang dicatat beserta dampaknya

b. Usulan perbaikan beserta dampak positifnya

Analisis

28

Contoh di atas adalah salah satu desain atau model induksi dan orientasi pada

suatu organisasi. Kebanyakan model induksi dan orientasi pada organisasi atau

perusahaan memberikan materi kepada karyawan baru yang sifatnya komunikasi satu

arah. Harapannya, agar karyawan baru tahu dan bisa menyesuaikan dengan keadaan

perusahaan. Karyawan baru hanya sebagai pendengar yang pasif tanpa dapat

memberikan umpan balik pada kegiatan tersebut. Dalam banyak riset, mendengarkan

lebih dari 20 menit tidak efektif. Materi yang diserap hanya sampai 30% dari yang

disampaikan.

Konsep yang diterapkan pada program induksi dan orientasi tersebut berbeda

dengan metode yang ada pada teori maupun yang biasanya diselenggarakan

perusahaan pada umumnya. Bisa dibilang desain tersebut inovatif, yaitu

mengembangkan metode induksi dan orientasi menjadi efektif dan dapat mencapai

tujuannya. Salah satu kelebihannya adalah metode ini tidak monoton karena

melibatkan peran aktif pegawai lama dan baru. Dapat dilihat dari aktivitas-aktivitas

pada panduan program, pegawai lama dan baru dituntut untuk saling berinteraksi dan

bekerja sama.

Desain yang pertama yaitu sebuah aktivitas yang disebut sebagai the great story.

Dalam aktivitas ini, karyawan baru diberi panduan yang berisi 3-4 pertanyaan untuk

setiap sesi. Karyawan baru diminta untuk membuat janji makan siang dengan

karyawan senior baik didepartemen sendiri maupun departemen lain. Selama makan

siang ini, karyawan baru ngobrol melalui pengajuan pertanyaan yang ada dalam

panduan. Pertanyaan yang diberikan adalah disusun untuk menggali pengalaman

terbaik karyawan senior terkait dengan sebuah nilai budaya. Karyawan senior akan

29

mengingat berbagai pengalaman, memilih yang terbaik dan menceritakan dengan

penuh rasa bangga. Karyawan baru bertanya dan mendengarkan kisah-kisah yang

menakjubkan tentang perusahaan yang baru mereka masuki. Sehingga, makan siang

menjadi proses dialog mengenai pengalaman terbaik tentang nilai-nilai budaya

organisasi atau perusahaan yang ingin dilestarikan.

Pada titik itu, karyawan baru dan karyawan senior terlibat dalam proses emosional

yang positif. Relasi yang terbangun tidak hanya relasi kerja, tetapi juga relasi

personal yang positif pula. Program orientasi karyawan tidak hanya mengintervensi

karyawan baru, tetapi juga mengintervensi karyawan senior. Mereka berkolaborasi

membangun citra positif perusahaan dari dialog yang telah dilakukan.

Selanjutnya, karyawan baru dilibatkan dalam the great workplace. Dalam aktivitas

ini, karyawan baru fokus pada proses bisnis dalam depatermen mereka. Karyawan

baru melakukan wawancara dengan beberapa orang untuk menyusun alur kerja yang

dilakukan dalam departemen mereka. Setelah itu, mereka akan menyampaikan hasil

itu kepada atasan langsung mereka. Sehingga, atasan langsung bisa mengkonfirmasi

pemahaman karyawan baru sekaligus mendapatkan masukan proses bisnis yang

terjadi di unit kerjanya. Karyawan baru paham pekerjaan, atasan langsung dapat

umpan balik.

Manfaat dari aktivitas-aktivitas tersebut antara lain dapat merekatkan hubungan

dan meminimalisir batas/gap antar kedua belah pihak yang berbeda generasi itu.

Menciptakan proses imitasi dan sugesti, yaitu pegawai lama dapat memengaruhi

pegawai baru tentang budaya organisasi pada perusahaan, serta pegawai baru dapat

meniru atau mengambil contoh dari pegawai lama. Hal demikian juga dapat terjadi

30

pada proses imitasi, pegawai baru dapat melakukan meniru ilmu yang dimiliki

pegawai lama atau sebaliknya. Sehingga didapatkan pertukaran informasi antara

kedua belah pihak.

sehingga, harapan dari desain induksi dan orientasi tersebut adalah dapat

menjadikan program induksi dan orientasi efektif dan efisien, pegawai baru dapat

menyerap apa yang ingin disampaikan perusahaan tanpa melalui proses yang

membosankan.

31

Bab 4

Kesimpulan

Induksi adalah suatu kegiatan untuk memperkenalkan tenaga kerja baru dengan

tugas dan pekerjaannya, para penyelia, serta tenaga kerja yang sudah ada.

Orientasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan tenaga kerja baru dalam

mengembangkan pengertian tentang hubungannya dengan tenaag kerja lain serta

dengan tugas dan pekerjaan dalam perusahaan.

Tujuan induksi dan orientasi, antara lain untuk:

1. Memperkenalkan tenaga kerja baru dengan ruang lingkup perusahaan beserta

kegiatannya.

2. Meemberi informasi tantang peraturan, kebijakan, dan ketentuan yang berlaku

dalam perusahaan.

3. Menghindarkan kemungkinan timbulnya kekacauan yang dihadapi tenaga kerj

baru ata tugas dan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

4. Menghemat waktu dan tenaga bagi tenaga kerja baru dengan memberitahukan

ke mana mereka harus berkonsultasi.

5. Member kesempatan kepada tenaga kerja baru dalam menanyakan segala

sesuatu yang berhubungan dengan tugas dan pekerjaannya.

6. Memberi pengertian kepada tenaga kerja baru bahwa mereka merupakan salah

suatu unsur penting dalam perusahaan.

32

Prosedur induksi dan orientasi meliputi:

1. Wawancara penyuluhan pendahuluan.

2. Penunjukkan tempat-tempat tertentu.

3. Pengadaan pertemuan kelas.

4. Pengenalan terhadap tenaga kerja lama.

5. Percobaan pelaksanaan tugas dan pekerjaan.

Lingkungan kerja memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap efektivitas

induksi dan orientasi. Karenanya bagi tenaga kerja yang baru, siituasi dan kondisi

pertama kali akan berkesan kepada yang bersangkutan, baik kesan positif maupun

negatif.

Saran

http://bukik.files.wordpress.com/2010/05/panduan-program-induksi-bukik-

com1.pdf

Sedarmayati.2010.manajemen sumber daya manusia. Bandung: refika Aditama

33