PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Akhmad Riza RamadhanDhurrotun NafisahErin Inayatul FitriMar’atus SholihahNadia Salsabyla

Novia Soffa Arianti

* Definisi Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan atau kata asingnya adalah inventory control, adalah fungsi managerial yang sangat penting, karena persediaan atau stok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar dalam pos aktiva lancar.

* Cara Pengendalian persediaan

1. One big system

2. Two big system

3. Fixed order period system

4. E.O.Q

5. ABC analysis

6. Kombinasi E.O.Q dan analisis ABC

7. Safety stock

8. Komoputerisasi

MRP (Material Requipment Planning)

ZIP (Zero Inventory Planning)

Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara efektif. Hal ini dapat dicapai apabila ditemukan jawaban yang benar atas 3 pertanyaan berikut :

1. Berapa banyak suatu item obat /barang akan dipesan pada suatu waktu.

2. Kapan dilakukan pesanan ulang terhadap item tersebut.

3. Yang mana dari item – item obat perlu dilakukan pengawasan.

Disini dilakukan pengontrolan jumlah stok untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis

* Pertanyaan Mendasar di dalam Pengawasan / Pengendalian Persediaan

* Lanjutan ...

Bila stok terlalu kecil : Bila stok terlalu besar :

• Permintaan kerap kali tidak terpenuhi sehingga pasien/konsumen tidak puas, maka kesempatan untuk mendapatkan keuntungan bisa hilang.

• Diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna memuaskan pasien / konsumen.

• Menyebabkan biaya penyimpanan terlalu tinggi.

• Kemungkinan obat menjadi rusak / kadaluarsa.

• Ada risiko bila harga bahan / obat turun.

* Biaya – biaya persediaan

Di dalam mengambil keputusan tentang persediaan baik jumlah maupun waktu pemesanannya harus diperhatiakn dan dipertimbangkan biaya – biaya variabel sebagai berikut :

1. Biaya Penyimpanan (Holding Cost / Carrying - Cost)

a. Biaya fasilitas – fasilitas penyimpanan (penerangan, pemanas, exhaus fan, cold storage, dehumidifier, dll.)

b. Biaya modal (opportunity cost of capital)

c. Biaya resiko kerusakan, kecurian.

d. Biaya keusangan.

e. Biaya asuransi persediaan.

f. Biaya pajak persediaan.

g. Biaya pengelolaan / administrasi penyimpanan.

2. Biaya Pemesanan (Order Cost)a. Biaya telepon, surat menyurat.b. Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi.c. Upahd. Biaya pengepakan dan penimbangan.e. Biaya pemeriksaan penerimaanf. Biaya pengiriman ke gudang, dll.

3. Biaya Penyiapan (Industri Farmasi / Pabrik)g. Biaya mesin – mesin tidak terpakaih. Biaya persiapan tenaga kerja langsungi. Biaya penjadwalan.j. Biaya ekspedisi, dan sebagainya.

Konsep biaya ini analog dengan biaya pemesananJumlah Biaya Penyimpanan/periode = jumlah frekuensi penyiapan × biaya penyiapan

Lanjutan ...

4. Biaya kehabisan / kekurangan bahan (shortage cost, out of stock)

Biaya – biaya ini meliputi :a. Kehilangan penjulan.b. Kehilangan langganan.c. Adanya biaya karena terganggunya operasi.d. Biaya kegiatan administrasi, dan lain – lain

Biaya kekurangan bahan ini sulit diukur dalam pelaksanaannya karena sering berupa opportunity cost.

Lanjutan ..

*Jumlah yang Akan DipesanBiaya persediaan, apabila harga barang / obat dimasukkan dapat dihitung sebagai berikut :

TC Item cost /thn + Ordering cost /thn + Holding cost/thn

(Demand/thn). C + (Jumlah order / thn) Co + (rata – rata Inventory level) Ch

AC + CC + PC

dimana AC = Acquisition cost

CC = Carriying cost

PC = Procurement cost

TC A.C + Co + Ich

A demand/tahun, dalam unit/tahun (D)

Co Ordering Cost/order, dalam Rp/order (S)

Ch Holding Cost /Unit/tahun, dalam Rp/unit/tahun (H)

i. C

i Holding Cost / tahun, dalam % harga barang / tahun

C Unit Cost, dalam Rp./Unit

Hubungan antara biaya penyimpanan (holding cost, carrying cost) dan biaya pemesanan (ordering cost, set up cost), digambrkan dengan grafik sebagai berikut

EOQ menentukan jumlah pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pemesana dan biaya penyimpanan.Rumus EOQ didapat dari :1. Turunan (derivatif) pertama dan kedua dari biaya total :

TC (TC)’ (TC)” Harga TC minimum apabila (TC)’ dan (TC)” Untuk (TC)’ ⇒ Q Adalah kuantitas pesanan optimum dengan biaya total (TC)

minimum.

2. Dari grafik hubungan antara kedua jenis biaya, titik EOQ adalah Q dimana biaya penyimpanan biaya pemesanan.

HQ2 Q

Contoh:Instalasi Rumah Sakit BIM menggunakan Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol/tahun. Harga/botolnya Rp.900.000,-. Rumah Sakit memperkirakan Carrying Cost Interest rate = 20% dan biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala Instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan sehingga dicapai total biaya yang paling kecil (minimal).EOQ TC (tanpa harga barang)

a. EOQ

b. Dalam 1 tahun kali pesan

c. TC - ,- ,-,-

D = permintaan dlm periode waktu tertentu (unit/thn)S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)H = biaya penyimpanan per unit barang/thn (Rp/unit-thn)Q = jmlah barang setiap kali pesan (unit/pesan) persediaan rata – rata jumlah (berapa kali) pesanan/periode waktu

(jmlh psanan/thn)