pengembangan sistem terintegrasi

Pengembangan sistem ERP Bagian dari layanan bisnis menyeluruh theaccountant.info Artikel proposal ini membahas proses implementasi sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan, hingga akhirnya perusahaan mengadopsi sistem besar yang terintegrasi penuh yang biasa disebut dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Pada artikel ini juga dibahas bagaimana kami dapat membantu anda dalam melakukan implementasi sistem yang paling cocok untuk perusahaan anda.

2007

Hafid f Habibi – [email protected] theaccountant.info

1/1/2007

1 Latar belakang.

2007 | Proposal pengembangan ERP

ERP adalah singkatan dari “Enterprise Resource Planning” yang merupakan

solusi tepat untuk seluruh kebutuhan bisnis danmanajemen anda. Aplikasi

ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales,

Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi,

Human Resources, Finance dan akuntansi.

Pengembangan Sistem ERP

Latar belakang. Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan.

Oleh karenanya adalah wajar apabila perusahaan mempunyai

kebutuhan akan suatu sistem informasi yang mudah, handal dan

tepat guna.

Secara umum, seluruh sistem informasi perusahaan dapat

digambarkan kedalam grafik berikut ini :

Gambar 1 Diagram umum sistem informasi perusahaan

Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal

perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar:

- SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan

pengendalian atas supplier.

- ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan

semua aspek internal perusahaan.

- CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan

pengendalian atas konsumen perusahaan.

SCM - Supply chain management

CRM - Customer Relationship Management

ERP – Enterprise

Resource

Planning

Internal Perusahaan

Customer Supplier

Daftar Isi

Latar belakang. 1

SCM – Supply Chain Management. 2

Enterprise Resource Planning (ERP) 3

Sistem informasi akuntansi. 3

Sistem Informasi Manajemen 4

Penyatuan pulau-pulau informasi 5

CRM : Consumer Relationship Management

5

Strategi Implementasi. 7

Tahap pengembangan sistem informasi

perusahaan 7

Tahap pengembangan perusahaan. 8


akuntansi. 8


manajemen. 9

Tahap pengembangan ERP. 9

Ketersediaan sumberdaya. 9

Bagaimana kami bisa membantu anda. 13

Pengembangan perusahaan. 13

Pengembangan sistem akuntansi. 14

Solusi pada tahap pengembangan sistem

akuntansi 16

Solusi terpisah. 16

Solusi terintegrasi. 16

Pengukuran kinerja melalui akuntansi

manajemen. 16

Pengembangan sistem manajemen dan

pengembangan ERP. 17

Solusi Capital ERP™ 17

Solusi Operating ERP™ 18

Layanan lain 18

theaccountant.info

theaccountant.info Pengembangan sistem ERP

2

Proposal pengembangan ERP | 2007

SCM – Supply Chain Management. Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier.

Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar

tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:

- Manajemen Stok bahan baku

- Manajemen Utang dan Aging Utang

- Manajemen Reorder Point

- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang

memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok

akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan

sebagai berikut :

Stok gudang Proses Produksi

Utang

Supplier

Akunting

Perencanaan Produksi

Pengiriman

Supply chain management ERP (sebagian)

Costing

EDI

Gambar 2 Hubungan supply chain management dengan ERP

3 Latar belakang.


Laporan Keuangan

Transaksi Keuangan

Sistem kendali

akuntansi

Perlakuan Akuntansi

Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam

perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

Sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang pada dasarnya dirancang untuk memenuhi

pengendalian akuntansi perusahaan. Sistem ini mempunyai karakteristik : (1) menyediakan suatu sistem

kendali yang handal agar dapat menghasilkan data

yang handal yang dapat dijadikan dasar pembuatan

laporan keuangan; dan (2) mencatat dan

mengkonversi transaksi keuangan menjadi informasi

yang berguna bagi manajemen dalam mengambil

keputusan dan

Sistem Kendali Internal

Sistem kendali internal adalah suatu sistem yang

digunakan untuk manjaga seluruh aset perusahaan. Sistem kendali internal adalah suatu komponen

yang sangat penting. Pada prinsipnya, sistem ini mempunyai tiga tujuan utama :

- Mencegah terjadinya kesalahan pencatatan akuntansi, baik yang disengaja maupun tidak.

- Mendeteksi apabila terjadi kesalahan.

- Melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi.

Sistem kendali internal yang handal dapat menurunkan resiko

penyalahgunaan aset perusahaan secara efektif. Tetapi

tidak menjamin bahwa dengan sistem kendali internal yang

canggih sekalipun, penyalahgunaan aset akan dapat

dieliminasi sepenuhnya. Oleh karenanya, diperlukan audit

secara periodik atas kendali internal dan laporan keuangan.

Pencatatan Transaksi Keuangan

Pada intinya, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk

melakukan konversi atas data transaksi menjadi informasi

laporan keuangan.

Sistem informasi Akuntansi

Sistem Informasi

ManajemenERP

Sistem informasi akuntansi memiliki dua karakteristik utama :

- Pengendalian atas transaksi keuangan - Konversi data keuangan menjadi laporan

keuangan

Gambar 3 Komponen penyusun laporan keuangan


4


Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja

atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari-

hari

Gambar 4 Komponen sistem informasi manajemen

Komponen komponen tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut :

- Assets Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan mengamankan

seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam laporan keuangan kedalam

pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah

o Manajemen kas dan setara kas.

o Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak tertagih, serta aging

pencairan piutang.

o Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan pembelian, costing

persediaan dengan metode rata-rata realtime atau fifo.

o Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk amortisasinya.

o Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan aktiva tetap,

impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva tetap

o Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance perusahaan secara

keseluruhan.

- Liabilities Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan sedapat

mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu yang telah disepakati

oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam komponen ini adalah

o Manajemen kewajiban lancar.

o Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya adalah membuat schedule

perencanaan pembayaran kewajiban jangka panjang perusahaan.

•Controls

•Measurements

•Controls

•Measurements

•Controls

•Measurements

•Controls

•Measurements

•Controls

•Measurements

Man

agem

ent

Info

rmat

ion

Sys

tem

Acc

ou

nti

ng

Syst

em

5 Latar belakang.


- Equity management : mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan memberikan

penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,1 serta menghitung rasio

Earning Per Share (EPS).

- Production Management system : merupakan sub sistem manajemen yang sangat kompleks.

Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam dua sub kelompok:

o Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk

mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :

Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat waktu, tepat

guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.

Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat. Kesalahan

produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin, kesalahan operator,

kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada faktor lain.

Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun fasilitas pabrik lain.

Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.

o Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan harga pokok

produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan (costing) yang sesuai

dengan kebutuhan manajemen.

o Sub kelompok akuntansi keuangan. Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan

informasi yang relevan kepada sistem informasi akuntansi perusahaan.

- Costing dan Expenses system. Sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang

dikeluarkan oleh perusahaan.

Penyatuan pulau-pulau informasi

Sistem ERP adalah suatu sistem yang menyatukan semua subsistem-subsistem diatas. Sistem ini luar

biasa kompleks, tetapi apabila diinplementasikan, akan sangat memudahkan manajemen dalam

melakukan monitoring pekerjaan sehari-hari, evaluasi, dan pada akhirnya mengambil keputusan.

CRM : Consumer Relationship Management Kekuatan sekaligus kelemahan terbesar dari perusahaan menengah keatas adalah generalisasi produk

dan layanan. Semakin besar suatu perusahaan , maka akan semakin perusahaan itu menjual produk

masal yang seragam. Disisi lain, keinginan konsumen sangat berbeda-beda, tergantung dari banyak

sekali faktor-faktor yang menjadi

pertimbangannya dalam membeli suatu

produk2.

CRM adalah sistem informasi yang bertujuan

untuk memudahkan pelayanan kepada

1 Nilai “delutif” adalah nilai EPS saham yang didasarkan atas beredarnya instrumen derivatif yang dapat ditukarkan kesaham. Instrumen derivatif tersebut biasanya berbentuk option, swap, atau waran. 2 Disarikan dari buku “marketing in venus” – Hermawan Kartajaya.

CRM adalah singkatan dari “Customer Relationship

Management”. Software CRM mensupport proses bisnis

anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan

konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul-

modul seperti Sales Force Automation, Call Management,

dan Self Service.


6


konsumen perusahaan. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :

Persediaan barang

Penjualan

Pengiriman

akuntansi

PiutangCosting

Sales person

Marketing

Marketing research

Customer Relationship

Management system

ERP

Gambar 5 Hubungan ERP dengan Customer Relationship Management

Ruang lingkup CRM adalah :

1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini,

dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam

melakukan promosi atas suatu produk.

2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok,

diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk-

produknya.

3 Marketing Scheme adalah suatu strategi dan metode pemasaran tertentu yang dianut perusahaan dalam memasarkan suatu produk.

7 Strategi Implementasi.


Tahap ERP


manajemen


akuntansi

Tahap pengembangan

perusahaan

Pencatatan sederhana, banyak terjadi kesalahan

Infrastruktur IT mulai dikembangkan

Intrastruktur jaringan mulai dipakai

Dibuat infrastruktur berbasis WEB

sistem informasi akuntansi mulai dibenahi

Mulai membuat analisis manajerial secara terkomputerisasi

Analisis manajerial dilakukan

terkomputerisasi

Terdapat kebutuhan sistem terintegrasi

Integrasi atas semua sistem informasi

Mulai ada analisis manajerial atas kinerja

Analisis kinerja menjadi lebih luas

Analisis kinerja pada semua aspek

3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat

melakukan tracing atas produk pesanannya.

4. Dan lain-lain.

Strategi Implementasi. Sistem ERP merupakan sistem yang luar biasa kompleks, dan oleh karenanya, butuh dana yang besar

dan waktu yang lama agar perusahaan dapat mengimplementasi sistem ini secara menyeluruh. Bagian

ini akan membahas strategi implementasi sistem ERP

agar dapat diimplementasi secara tepat guna, tepat

waktu dan tepat biaya.


perusahaan Banyak sekali pengembangan sistem informasi yang

gagal diimplementasikan perusahaan. Hal ini biasanya

dikarenakan ketidak samaan interpretasi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dengan yang

dilihat oleh konsultan pembuat sistem. Oleh karenanya adalah sangat penting untuk mengetahui evoulsi

pengembangan sistem informasi

Gambar 6 Strategi implementasi sistem informasi perusahaan

Untuk menghindari kegagalan

pengembangan sistem, adalah penting

untuk mengetahui tahapan

pengembangan sistem yang tepat bagi

perusahaan anda


8


Tahap pengembangan perusahaan.

Pada tahap ini, perusahaan masih baru berdiri dan manajemen belum begitu butuh atas pelaporan dan

pengukuran kinerja perusahaan. Tahap ini juga berlaku pada perusahaan lama yang manajemennya

tidak butuh pengukuran.4

Solusi perusahaan pada tahap ini lebih kepada bagaimana mengimplementasikan sistem sederhana yang

dapat memenuhi dua sasaran penting :

1. Membuat pengendalian internal yang cukup untuk menjaga aset perusahaan dan

2. Menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku

umum.

Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi.

Tahap ini ditandai dengan dimulainya pengembangan sistem informasi akuntansi. Biasanya pada tahap

ini, perusahaan sudah mulai menambah modul pencatatan akuntansi (GL5) dengan modul-modul

otomatis yang terspesialisasi, seperti modul utang piutang,

penjualan, inventori, dan lain-lain. Tahap ini merupakan

tahap yang paling krusial dari semua tahap, karena (1).

Faktor manajemen yang biasanya mempunyai ekspektasi

yang sangat tinggi atas sistem baru padahal perusahaan

belum mempunyai sumberdaya yang cukup (2). Faktor

internal perusahaan yang berkembang secara cepat sehinga

sangat sulit untuk menemukan solusi sistem komputer yang

cocok dan (3). Ketidaktahuan pihak manajemen dan pengembang software atas apa yang sebenarnya

cocok dipakai oleh perusahaan, karena organisasi yang sedang berkembang.

Solusi yang dapat dipakai pada perusahaan ditahap ini harus memenuhi beberapa sasaran penting :

1. Memberikan solusi modular atas kebutuhan perusahaan.

2. Mengembangkan kapasitas dari program akuntansi (GL) sehingga dapat meningkatkan

ketepatan dan kecepatan penyajian laporan akuntansi secara tepat guna.

3. Menyiapkan infrastruktur jaringan komunikasi yang handal untuk menjadi dasar pengembangan

sistem informasi.

4. Memperkenalkan manajemen atas sistem informasi manajemen.

4 Perusahaan seperti ini banyak ditemukan pada perusahaan retail tradisional. Sekalipun usaha memiliki omset yang besar, manajemen dan pemilik tidak begitu peduli atas pencatatan dan pengukuran kinerja. Kebanyakan dari mereka memiliki prinsip “selama masih untung, ngapain repot?” 5 GeneraL Ledger (GL) adalah program yang biasa digunakan perusahaan dalam membuat laporan keuangan

Tahap pengembangan sistem

informasi akuntansi merupakan

tahap yang paling krusial dalam

pengembangan sistem informasi

kedepan



Tahap pengembangan sistem informasi manajemen.

Pada tahap ini manajemen telah membuat sistem-sistem kecil, biasa disebut pulau-pulau informasi, dan

mereka sedang dalam tahap integrasi sistem. Pada saat ini, solusi yang ditawarkan harus memenuhi

beberapa target sebagai berikut :

1. Integrasi pulau-pulau informasi.

2. Memperluas skup sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi.

3. Menggabungkan sistem kendali kedalam komputer.

4. Mulai diperkenalkan sistem ERP

Tahap pengembangan ERP.

Tahap ERP merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap informasi manajemen diatas. Disini,

seluruh integrasi mulai dibuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan (seperti suplier dan konsumer).

Apabila dirangkum, solusi seluruh tahap dapat digambarkan sebagai berikut :

IC

GL

AR

AP

Inventory

Sales M

GT

Inv S

yste

m

Inte

gra

te

Full Integration

To Consumer

Pengembangan perusahaan

Pengembangan sistem akuntansi

Pengembangan sistem manajemen

Pengembangan ERP

To Supplier

Gambar 7 Rangkuman pengembangan sistem informasi

Ketersediaan sumberdaya. Pengembangan sistem merupakan suatu pekerjaan yang sangat besar dan bisa jadi merubah

fundamental perusahaan. Implementasi sistem juga membutuhkan sumber daya yang sangat banyak.


10


Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur “ABC” PT. ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur cat tembok

emulsi. Pada kegiatannya sehari-hari, perusahaan memproduksi banyak sekali varian dan jenis produk. Produk utama perusahaan adalah cat tembok emulsi yang mempunyai ribuan corak dan warna. Atas permintaan pasar, perusahaan juga mulai membuat cat tembok beraneka aroma.

Perusahaan mempunyai kantor pusat di Jakarta dan pabrik di karawang. Seluruh operasional perusahaan dapat dikendalikan secara realtime7 oleh kantor pusat Jakarta. Perusahaan menginvestasikan banyak uang untuk membangun server data dan web di Jakarta. Untuk menjaga kompabilitas dan tingkat ekonomis, server dijakarta dibangun menggunakan teknologi LINUX. Arsitektur database perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:

Jaringan Komunikasi

Bagian A

Bagian B

Server

Bagian C

6 Contoh kasus ini diambil dari kasus yang sebenarnya terjadi. Pihak manajemen keberatan apabila kami memasukkan identitas perusahaan dan oleh karenanya, kami menyamarkannya dengan menggunakan nama ABC. 7 Realtime adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada cara proses yang langsung mempengaruhi pencatatan pada sistem basis data pusat. Lawan dari kata ini adalah pemrosesan berangsur (Batch)



Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur “ABC”

Bagian A adalah kantor pusat jakarta. Bagian B adalah bagian produksi pabrik dan bagian C merupakan departemen support pabrik.

Pada mulanya, perusahaan menginvestasikan banyak sekali dana dalam membangun infrastruktur ini yang apabila dirinci dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Investasi atas pengadaan komputer server Rp. 25.000.000 - Investasi atas pengadaan jaringan komunikasi Rp. 5.000.000 - Investasi atas pengadaan software ERP Rp. 150.000.000 - Instalasi dan konfigurasi komputer klien tiap bagian Rp. 10.000.000 - Training staff Rp. 5.000.000

Total Rp. 195.000.000 Pihak manajemen yakin bahwa sistem akan membawa keuntungan ekonomis pada

masa depan. Sistem tersebut dicatat sebagai aktiva tetap dan kemudian disusutkan dengan metode garis lurus sepanjang 4 tahun (sesuai dengan tarif golongan I pajak).

Pada kenyataannya, ternyata sistem hanya meningkatkan efisiensi sebesar Rp. 15.000.000 perbulan dan inipun dihasilkan hanya dari berkurangnya biaya fax. Semua biaya masih tinggi. Meskipun sedikit berkurang, Masih ditemukan transaksi penjualan yang tidak tercatat, kehilangan stok gudang, bocornya resep cat baru, dan lain-nya.

Apa yang terjadi pada PT ABC? Kenapa implementasi sistem ERP sebesar lebih dari Rp. 150juta gagal?

Untuk dapat berhasil, implementasi sistem tidak hanya membutuhkan dana yang lumayan besar dalam

inplementasi, tetapi juga membutuhkan beberapa faktor penting seperti :

1. Resiko inheren perusahaan. Ada beberapa

perusahaan yang memang sudah dari “sananya”

mudah untuk diimplementasikan sistem, ada juga

yang sangat sulit diimplementasikan sistem. Hal ini

sangat berpengaruh pada seberapa esketensif dan

rumitnya bisnis perusahaan. Sebagai contoh :

Koperasi simpan pinjam kecil pasti akan

membutuhkan sistem yang jauh lebih rumit

dibandingkan pembuatan sistem monitoring

produksi pada perusahaan manufaktur menengah

yang mempunyai produk homogen (standar). 2. Resiko kultur perusahaan. Kultur perusahaan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya

suatu implementasi sistem. Implementasi sistem baru biasanya disertai dengan perubahan

proses bisnis. Reaksi seluruh pekerja, dari pemilik sampai pekerja lapangan dalam menerima

atau menolak perubahan proses bisnis akan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya

implementasi sistem.

Untuk implementasi sistem dapat berhasil, beberapa faktor harus

diperhatikan, yaitu :

1. Resiko inheren bisnis. 2. Resiko kultur perusahaan. 3. Resiko Kolusi


12


FAKTA : Penentang Perubahan.

Manusia secara psikologis malas untuk berubah kepada sesuatu yang baru, meskipun dia tahu persis bahwa perubahan itu akan membawa kearah yang lebih baik.

3. Kolusi. Seberapa canggihnya sistem baru, tidak akan dapat berhasil apabila para pengguna

melakukan kolusi. Karena pada akhirnya, sistem dijalankan oleh manusia dan kolusi merupakan

musuh utama sistem

13 Bagaimana kami bisa membantu anda.


Prinsip kerja kami adalah memberikan suatu layanan yang ekslusif untuk tiap-tiap klien. Oleh karenanya,

adalah sangat penting bagi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu anda. Semua biaya

layanan akan sangat tergantung pada skup pekerjaan yang kami akan lakukan.

Bagaimana kami bisa membantu anda. Secara keseluruhan, layanan kami dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 8 Solusi pada tiap tahap pengembangan sistem informasi

Pengembangan perusahaan. Pada tahap ini, layanan kami lebih terfokus pada:

1. Membantu manajemen dalam membuat laporan keuangan (kompilasi). Kami menemukan

bahwa banyak sekali perusahaan yang berada pada tahap ini belum sepenuhnya mengerti

bagaimana membuat laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku

umum. Produk dari layanan ini adalah:

a. Laporan keuangan (neraca, laba rugi, aruskas, perubahan ekuitas, dan catatan atas

laporan keuangan) yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di

Indonesia.

b. Surat manajemen yang berisi hal-hal penting yang ditemukan ketika layanan kompilasi

dilaksanakan.

“Kualitas dengan biaya yang terjangkau.”

Tidak seperti perusahaan lain, kami

menyediakan jasa sistem dan layanan

akuntansi dan sistem secara integral dan

komprehensif. Selain layanan sistem, kami

juga memberikan layanan atestasi (audit)

laporan keuangan.

theaccountant.info solusi menyeluruh atas kebutuhan akuntansi dan bisnis anda Jl. Raya kebayoran lama no. 194a Blok B3 Jakarta 12230

Telp : (021) 92660024

Email : [email protected]

Yahoo messenger : haf_habibi


14


2. Membantu manajemen untuk membuat sistem kendali internal sederhana tetapi efektif dalam

mengendalikan transaksi.

3. Membantu manajemen agar dapat menghasilkan laporan keuangan sendiri dengan

memperkenalkan standar akuntansi yang berlaku umum melalui training akuntansi keuangan.

4. Menyiapkan infrastruktur sistem informasi akuntansi, seperti piranti lunak general ledger, yang

dapat membantu manajemen menyiapkan laporan keuangannya sendiri.

Layanan Outsourcing

Dewasa ini, banyak perusahaan multinasional8 yang merasa bahwa jauh lebih hemat untuk menyerahkan pelaporan akuntansi kepada akuntan. Perusahaan tersebut tidak mempunyai bagian akuntansi. Dengan kata lain, banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa jauh lebih hemat dan praktis untuk membiarkan akuntan membuatkan laporan keuangan untuk tiap bulannya. Kami juga menyediakan jasa outsourcing semacam ini untuk keperluan bisnis anda.

Pengembangan sistem akuntansi. Pada tahap ini, pengembangan sistem akuntansi lebih dititik beratkan pada pengayaan fungsi akuntansi

perusahaan. Secara umum, akuntansi keuangan dapat dibagi kedalam diagram dibawah ini:

Gambar 9 Pengembangan sistem akuntansi

8 Perusahan multinasional dewasa ini sering kali memusatkan bagian akuntansinya kedalam satu divisi. Hewlett packard memusatkan akuntansinya ke malaysia. Ada pula perusahaan yang melepaskan divisi akuntansinya untuk dijalankan oleh akuntan. Perusahaan seperti Intel tidak memiliki akuntan internal yang khusus membuat laporan keuangan. Akuntan internal perusahaan lebih difokuskan untuk menghitung akuntansi manajemen.

Akuntansi Keuangan

Siklus kas masuk

Siklus penjualan

Piutang dagang

persediaan barang

dagangan

Siklus kas keluar

Siklus pembelian

persediaan barang

daganganHutang

Siklus pembiayaan

Biaya-biaya

Penyesuaian (adjustment)



Biaya biasa

Langsung dinikmati manfaatnya pada periode tertentu.

Misalnya :

• beban listrik

• Beban gaji

Dikapitalisasi menjadi Aktiva

Mempunyai manfaat jangka panjang bagi

perusahaan.

Dimasukkan dalam neraca dan

diamortisasi setiap tahun.

Biaya Produksi atau biaya penjualan

Merupakan biaya yang terkait dengan

produksi.

Biaya konversi dan biaya bahan baku.

Mempengaruhi Harga Pokok Produksi dan

Persediaan

Lainnya

Biaya yang merupakan biaya dibayar dimuka

Biaya-biaya lain yang sifatnya diakui.

(accrued expenses)

Secara umum, akuntansi keuangan disusun atas : (1). Transaksi kas masuk dan keluar dan (2). Transaksi

penyesuaian. Pada diagram diatas, dapat dilihat bahwa sebagian besar kas masuk dihasilkan dari

penjualan, yang berimplementasi pada :

a. Pencatatan piutang. Merupakan hasil dari transaksi penjualan yang bermuara pada arus

kas masuk. Hal-hal yang krusial pada sub sistem piutang dagang adalah Analisis aging

piutang, yang berguna untuk mengendalikan piutang agar tidak terlambat ditagih.

Analisis ini juga berguna untuk mengelompokkan pengutang (debitor) kedalam tingkat

kelancaran; lancar, kurang lancar atau tidak lancar.

b. Penjualan akan mengakibatkan berkurangnya persediaan barang dagangan dan harga

pokok penjualan barang tersebut. Subsistem persediaan akan secara otomatis

menghitung stok barang yang tersisa dan harga pokoknya menurut metode yang telah

ditetapkan sebelumnya9.

Pengeluaran uang perusahaan biasanya dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok, yang

penanganannya dapat digambarkan pada diagram dibawah ini:

Gambar 10 Pengelompokan biaya

Biaya biasa, biaya yang dikapitalisasi menjadi aktiva, dan biaya lainnya biasanya dapat dihitung dengan

mudah tanpa bantuan modul khusus. Masalah paling krusial adalah menghitung biaya produksi atau

biaya penjualan. Pada metode pencatatan biaya penjualan, faktor kerumitan terletak pada dua hal :

1. Pergerakan stok persediaan dan reorder point10.

2. Pembebanan biaya persediaan dengan metode yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk perusahaan manufaktur, kerumitan akan bertambah sangat tinggi dengan adanya Penetapan

harga pokok penjualan dengan menghitung biaya bahan baku dan biaya konversi11. 9 Metode pembebanan harga pokok penjualan dari stok dapat dilakukan dengan 3 cara : (1) metode first in first out, (2) metode last in last out, dan metode rata-rata. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode rata-rata karena kepraktisannya. 10 Reorder point adalah titik dimana perusahaan akan memesan stok kembali. Terdapat banyak metode untuk menentukan kapan sebaiknya perusahaan memesan stok kembali.


16


Solusi pada tahap pengembangan sistem akuntansi Pada tahap ini, solusi yang terbaik bukanlah sistem yang sangat canggih dan terintegrasi, tetapi lebih

kedalam eksplorasi manajemen atas kebutuhan otomatisasi perhitungan siklus pendapatan dan biaya

serta pengukuran kinerja perusahaan melalui akuntansi manajemen. Banyak sekali kegagalan

implementasi sistem pada tahap ini dikarenakan kesalahan dalam interpretasi kebutuhan klien oleh

konsultan. Oleh karenanya, kami menawarkan solusi solusi sebagai berikut:

Solusi terpisah.

Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang bersifat terpisah dari GL (tidak otomatis

mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan

biaya yang jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan

akurasi perhitungan data.

Faktor kendali kesalahan yang lebih kecil merupakan

kekurangan dari solusi ini. Tetapi, sebagian besar masalah

dapat dipecahkan melalui solusi ini.

Solusi terintegrasi.

Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang terintegrasi dengan GL (otomatis mempengaruhi

laporan keuangan). Solusi ini menawarkan faktor kendali kesalahan yang lebih besar.

Kekurangan dari solusi ini adalah biaya yang relatif lebih mahal ketimbang solusi terpisah.

Pengukuran kinerja melalui akuntansi manajemen.

Akuntansi manajemen mulai diperkenalkan untuk dipakai secara ekstensif pada perkembangan ditahap

ini. Tujuan utama dari akuntansi manajemen adalah untuk lebih mengefisiensikan operasional

perusahaan agar dapat bersaing lebih baik dengan kompetitornya.

Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya

Akuntansi manajemen yang paling sering dipakai adalah untuk pengelolaan biaya. Sering kali manajemen salah memperlakukan biaya, sehingga mereka salah pula dalam mengambil keputusan stratejik yang pada akhirnya bisa kalah dalam persaingan.

Contoh klasik adalah bagaimana sony corporation kurang dapat bersaing dengan perusahaan elektronik lain karena produk memory stick™nya. Memory stick dirancang oleh sony dan digunakan secara eksklusif hanya untuk produk-produk sony saja. Manajemen “ngotot” untuk mempertahankan memory stick meskipun telah banyak produk sejenis yang sudah terlanjur merajai pasar (seperti secure digital, MultiMedia Card, dll). Manajemen sadar sepenuhnya apabila tidak dipaksakan kepada semua produk sony, maka produk memory stick tidak akan laku dipasaran. Hal ini dikarenakan harga yang terlalu mahal yang tidak dikompensasikan dengan kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan produk sejenis lain yang ada dipasaran.

Kenapa biaya produksi memory stick jauh lebih mahal untuk kinerja yang lebih buruk daripada

11 Biaya konversi adalah biaya yang digunakan untuk merubah bahan baku menjadi bahan ½ jadi atau bahan jadi. Biasanya terdiri atas biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.

Solusi terpisah menawarkan biaya yang

jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan

akurasi perhitungan



Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya

MMC atau SD? Mungkin salah satunya karena manajemen salah dalam menjalankan stratejik perusahaan mereka. Hal ini sangat erat hubungannya dengan akuntansi manajemen yang mengendalikan biaya. Apabila perhitungan salah, maka dapat dipastikan pengambilan keputusan stratejik yang salah.

Pengembangan sistem manajemen dan pengembangan ERP. Pada tahap ini, pengembangan lebih pada pengayaan fungsi akuntansi dan akuntansi manajemen dan

persiapan kearah ERP. Pada tahap pengembangan ERP, biasanya perusahaan menemukan bahwa

caranya melakukan bisnis bisa berubah dengan sangat dramatis. Pengaruh sistem teknologi informasi

akan sangat berpengaruh pada seberapa jauh proses bisnis berubah.

Perkembangan sistem ke ERP membutuhkan sumberdaya yang sangat amat besar dan banyak. Hal ini

disebabkan karena :

1. ERP harus dibuat dan dikustomisasi spesifik hanya untuk suatu perusahaan tertentu.

2. ERP hanya bisa dijalankan pada perusahaan yang telah mempunyai prasarana teknologi

informasi yang cukup canggih, baik dari prasarana komputer, sarana jaringan komunikasi data,

dan hal-hal lain yang terkait.

Oleh karenanya, kami menawarkan dua solusi untuk implementasi ERP sebagai berikut :

Solusi Capital ERP™

Capital ERP™ merupakan solusi terlengkap dan termahal, karena pada solusi ini, sistem akan disetup

untuk dipakai secara ekslusif hanya untuk perusahaan anda. Solusi ini termasuk :

- Setup infrastruktur komputer (server) untuk basis data dan server untuk web dan jaringan

terkait. Termasuk didalamnya konfigurasi untuk keamanan data perusahaan anda.

- Instalasi dan konfigurasi ERP kedalam server.

- Kustomisasi ERP yang disesuaikan dengan perusahaan anda.

- Training untuk pengguna.

Solusi ini tidak termasuk pembelian segala piranti keras pendukung.

Kelebihan dari sistem ini adalah :

- Sistem hanya dipakai ekslusif untuk anda. Oleh karenanya dapat dimanfaatkan semaksimal

mungkin untuk pengembangan kustomisasi lebih lanjut.

- Data relatif lebih aman, karena berada dalam pengawasan anda.

Sedangkan kelemahannya adalah :

- Anda mengurus sendiri server database dan server web anda.

- Investasi alat dan program yang sangat tinggi.

- Biaya operasional tinggi untuk perawatan sistem dan alat pendukungnya.


18


- Biaya upgrade alat yang harus dilakukan secara periodik.

- Reliabilitas sistem sangat tergantung atas seberapa sering perawatan atas sistem.

Solusi Operating ERP™

Operating ERP™ merupakan solusi yang paling praktis, karena anda hanya menyewa gunakan piranti

lunak ERP kami. Kami yang merawat infra struktur server data dan web. Keuntungan dari solusi ini

adalah :

- Biaya yang sangat terjangkau. Sewa sistem dapat dibayar perbulan, per tiga bulan, per enam

bulan atau per tahun.

- Tidak ada investasi besar atas sistem dan server yang sangat mahal.

- Tidak ada biaya perawatan server. Kami yang akan merawat server untuk anda.

- Server yang sangat reliabel (99% uptime).

Keterbatasan skema ini adalah :

- ERP yang diberikan adalah ERP standar yang bisa dipakai oleh banyak perusahaan.

- Kurang dapat dikustomisasi untuk perusahaan yang sangat spesifik.

Layanan lain Sebagai penyedia layanan menyeluruh, theaccountant juga memberikan layanan atestasi atas laporan

keuangan seperti audit atas laporan keuangan.

pengembangan sistem terintegrasi

Documents

Transcript of pengembangan sistem terintegrasi