PENGEMBANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU

DENGAN SMS GATEWAY

(Study kasus: MA Ali Maksum Krapyak Yogyakarta)

Naskah Publikasi

diajukan oleh

ANNA RAHAYU

06.12.1656

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2010

SYSTEM DEVELOPMENT OF ACCEPTANCE NEW STUDENT WITH SMS GATEWAY

(STUDY CASE MA ALI MAKSUM KRAPYAK YOGYAKARTA)

PENGEMBANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU DENGAN SMS GATEWAY

(STUDY KASUS MA ALI MAKSUM KRAPYAK YOGYAKARTA)

Anna Rahayu

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The development of technology makes the world go developing computer

systems. These developments have a profound effect on all sectors, including in the field

of education. With reference to the school of information services, MA Ali Maksum want

to have an application that can serve as a facilitator-based SMS (Short Message

Service) to support the educational goals more advanced. These schools use technology

to mobile phones that have widespread use among people with mobile operator

services, then the idea to create a SMS Gateway System which provide services for the

admission of new students in MA Ali Maksum.

SMS Gateway is built around 3 main things as tools Gammu SMS Gateway for

your specific server, Visual Basic 6.0 as programming language and MySQL as

database server. Where Gammu connect computers to function as a mobile phone SMS

Gateway server that processes sending and receiving SMS. While working MySQL

database to store the data comes from Gammu. Visual Basic 6.0 itself serves to process

the data of new admissions (PSB), and process the incoming SMS is then automatically

perform SMS auto response or reply.

SMS Gateway System will memporoses SMS with the FIFO method (First In First

Out) where incoming SMS the first time will be processed and shipped the first time, too.

Keywords : SMS, SMS Gateway, Gammu, Visual Basic 6.0, MySQL.

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah

Mengingat akan pesatnya kemajuan teknologi yang sudah merambah ke semua

bidang, serta pola kehidupan masyarakat indonesia yang sudah relatif maju, dapat

dipastikan bahwa hampir semua orang saat ini sudah memanfaatkan teknologi seluler.

Dan layanan SMS sebagai salah satu layanan seluler yang paling populer serta paling

diminati saat ini karena penggunaannya yang relatif mudah serta biayanya yang sangat

murah.

Kini berbagai macam aplikasi dari SMS untuk akses data telah diperkenalkan

seiring berkembangnya teknologi, seperti Remote Monitoring, M-banking, Information

service/ information retrieval, dan aplikasi SMS lainnya (Dharma Oetomo, 2003). Dengan

adanya aplikasi-aplikasi dari fasilitas SMS untuk aplikasi pengaksesan data, maka

fasilitas SMS ini dapat digunakan untuk pengaksesan data informasi pendidikan sebuah

sekolah.

Hal ini yang mendorong penulis untuk membangun suatu sistem yang digunakan

dalam proses penerimaan siswa baru (PSB) di MA Ali Maksum Krapyak Yogyakarta

dengan memanfaatkan teknologi SMS. Sistem ini akan memungkinkan para pendaftar

untuk melakukan pendaftaran melalui SMS dan mengetahui apakah diterima atau tidak

melalui SMS pula.

2. Landasan Teori

2.1. Short Message Service (SMS)

Short Message Service (SMS) merupakan salah satu fitur GSM yang

dikembangkan dan distandarisasi oleh ETSI (European Telecommunications Standards

Institute) untuk mengirim atau menerima pesan singkat (Komputer, 2005). SMS adalah

layanan pesan singkat berbasis tulisan (teks) dengan media komunikasi ponsel

Pesan teks yang biasa digunakan adalah huruf, angka, atau karakter

alfanumerik. Satu paket pesan teks biasanya berkapasistas 160 karakter huruf latin atau

angka, 140 karakter ringtone dan image – smart messaging dan maximum 70 karakter

yang memuat huruf non-Latin. SMS adalah tipe data asynchoronous message yang

pengiriman datanya dilakukan dengan mekanisme protocol store and forward.. SMS

terdiri dari 2 layanan dasar, yaitu :

1. Short Message Mobile Terminated (SM MT)

Yaitu kemampuan sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang

dikirimkan dari Service Centre (SC) ke satu Mobile Station( MS), dan

menghasilkan informasi tentang pengiriman itu baik delivery report atau status

report dengan mekanisme tertentu.

2. Short Message Mobile Oriented (SM MO)

Yaitu kemampuan dari sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang

dikirimkan dari Mobile Station (MS) ke satu Short Message Entity (SME) melalui

sebuah Service Centre (SC), dan menghasilkan informasi tentang pengiriman itu

baik delivery report atau failure report.

2.2. SMS Gateway

Secara umum SMS Gateway adalah sebuah sistem yang dipergunakan untuk

memudahkan seseorang atau sebuah perusahaan mengirimkan pesan SMS yang sama

dalam waktu yang bersamaan pada banyak orang. Seiring dengan perkembangan

teknologi komputer, dewasa ini masyarakat lebih mengartikan SMS gateway sebagai

suatu jembatan komunikasi yang menghubungkan perangkat komunikasi (dalam hal ini

ponsel) dengan perangkat lunak lainnya yang dibutuhkan. Kemudian pengertian SMS

Gateway lebih mengarah pada sebuah program yang mengkomunikasikan antara sistem

operasi komputer dengan perangkat komunikasi yang terpasang untuk mengirim dan

menerima SMS.

2.3 Program SMS Gateway Gammu untuk Windows

Gammu merupakan software SMS Gateway yang cukup bagus, terkenal dan

penggunaanya bersifat gratis. Selain mudah penggunaannya, perangkat modem GSM

yang support cukup banyak mulai dari nokia, siemen dan Sony Ericsson. Selain itu ada

perangkat lain yang bisa dijadikan sebagai SMS Gateway dengan software gammu

adalah modem GSM. Database yang di support gammu adalah MySQL.

Penulis memadukan SMS Gateway gammu sebagai aplikasi untuk mengirim dan

menerima SMS dengan visual basic 6.0 untuk merancang interface untuk user dan

sebagai pengolah database.

2.3.1 Dasar Perintah Dalam Gammu

Aplikasi gammu menyediakan semua perintah standard HP yang bisa dijalankan

melalui komputer. perintah-perintah tersebut adalah :

1) Mengambil SMS

a) Mengambil Informasi Folder SMS

Adalah perintah untuk mencari folder SMS di dalam HP. SMS di HP

dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok (folder) SMS yaitu :

1) Inbox

2) Outbox

3) Sent

4) Archive

b) Mengambil SMS di Lokasi Spesifik di HP

Adalah perintah yang digunakan untuk mengambil SMS di lokasi folder tertentu

yang diinginkan misalnya hanya ingin mengambil SMS di folder inbox yang ada

di memori SIM card. Perintahnya adalah sebagai berikut :

c) Mengambil Semua SMS di HP

Gammu juga menyediakan fasilitas untuk mengambil semua SMS dari semua

folder dan dari semua jenis SMS. Perintahnya adalah sebagai berikut :

2) Perintah Menghapus SMS

a) Menghapus di Lokasi Spesifik

Format perintah untuk menghapus SMS dari lokasi spesifik adalah sebagai

berikut :

b) Menghapus Semua SMS di Folder

Format perintah untuk menghapus semua sms di folder tertentu adalah sebagai

berikut :

3) Perintah Mengirim SMS

4) Perintah Menyimpan SMS

Format perintah untuk menyimpan SMS ke dalam HP adalah sebagai berikut :

gammu --getsmsfolders

echo "test simpan SMS" | gammu --savesms TEXT

echo "pesan yang dikirim" | gammu --sendsms TEXT nomor HP

gammu –deletesms folder

gammu –deletesms [folder]<spasi>[nomor awal]<spasi>[nomor akhir]

gammu –geteachsms

gammu –getsms [folder]<spasi>[nomor awal]<spasi>[nomor akhir]

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Pengertian Analisis Sistem

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud mengidentifikasikannya dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikannya.

3.2. Identifikasi masalah

Dalam mempelajari tahapan dari proses analisis penerimaan siswa baru MA Ali

Maksum, maka analisis sistem yang digunakan untuk menentukan metode yang baru

layak diterapkan atau tidak. Dan dengan menggunakan analisis sistem yang baru ini

maka metode yang baru harus bisa lebih baik.

3.3 Gambaran umum sistem

Sistem lama masih menggunakan sistem manual dengan perkembangan

teknologi maka akan dibangun sebuah sistem berupa perangkat lunak yang membantu

para orang tua siswa dan juga siswa sendiri untuk mendaftar penerimaan siswa baru

(PSB) dengan cepat dan akurat menggunakan layanan SMS. Orang tua siswa dan siswa

diberi kemudahan dalam melakukan pendaftaran siswa baru dengan cara mengirimkan

SMS dengan format yang sudah ditentukan oleh sistem yang akan dibangun ini, lalu

pada saat itu juga user akan mendapat balasan SMS berupa informasi calon siswa yang

bersangkutan diterima atau ditolak.

3.4 Analisis PIECES

Memacu pada sistem yang ada yang selama ini digunakan maka proses analisis

khususnya proses analisis penerimaan siswa baru (PSB) dilakukan dengan beberapa

analisis. Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan sebelumnya.

a. Analisis Kinerja (Perfonmance Analysis)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam

suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem, kinerja dapat

diukur dari throughput dan respontime.

b. Analisis Informasi (Information Analysis)

Informasi merupakan komoditas yang krusial bagi pemakai akhir. Apabila

kemampuan dan kualitas baik, maka perusahaan atau instansi akan

mendapatkan informasi yang akurat dan relevan sesuai yang diharapkan.

c. Analisis Ekonomi (Economy Analisys)

Penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari

sistem yang dikembangkan. Sistem yang ada merujuk pada jumlah sumber daya

yang digunakan terhadap peningkatan manfaat atau keuntungan yang

diperoleh.

d. Analisis Pengendalian (Control Analisys)

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan.

Keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap

penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk keamanan data dan

informasi.

e. Analisis Efisiensi (eficiency Analysis)

Efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang digunakan untuk

meminimalkan pemborosan. Efiseiensi dari sistem yang dikembangkan adalah

pemakaian adalah pemakaian atas sumber daya yang tersedia..

f. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Dalam suatu lembaga pelayanan dan kepuasan siswa dan wali murid

merupakan suatu tujuan utama pada MA Ali Maksum.

3.5 Analisis Kebutuhan

3.5.1 Kebutuhan sistem (System Requirement)

Sejalan dengan perencanaan sistem yang akan dibuat, dibutuhkan perangkat

teknologi pendukungnya.

1) Perangkat Keras

Kebutuhan sistem untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang

dibutuhkan.

2) Perangkat Lunak

Bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak apa yang

dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem berbasis SMS gateway.

3.5.2 Kebutuhan Informasi

Informasi merupakan kebutuhan utama bagi sebuah lembaga, informasi ini

digunakan dalam pengambilan keputusan. Informasi..

3.6 Analisis Perancangan Sistem

Perancangan proses atau perancangan model bertujuan untuk menggambarkan

alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem.

3.6.1 Flowchart sistem

Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur

yang ada didalam sistem

Gambar 3.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

Sms_masuk

SMS daftar

Kirim SMS

daftar

pendaftar

SMS pendaftar

Simpan SMS

pendaftar

Penerima SMS

Ambil SMS

dari HP

Validasi SMS

masuk

Sms

benar?

Pemberitahuan

SMS yang

benar

Informasi

proses

selanjutnya

Sms_keluar

ya

Simpan data

pendaftar

Calon_siswa

Laporan

pendaftar

Proses

pembuatan

laporan

pembuatan

kartu

ujian

Kartu ujian

operator

Data kelulusan

Simpan data

kelulusan

3.6.2 Flowchart Program

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1. Implementasi Sistem

Implementasi merupakan tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan

sistem. Program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan sebelum program

diterapkan. Kesalahan program yang mungkin terjadi adalah kesalahan bahasa (syntax),

kesalahan pada saat program sedang berjalan (runtime) atau kesalahan logika.

Implementasi diwujudkan dengan membuat form-form dan tabel-tabel di database sesuai

dengan rancangan yang telah dibuat sebelumnya.

Sms_masuk

Pendaftar

kirim SMS

mulai

Ambil SMS

Simpan

data

Ya

Proses balas

SMS

Sms_keluar

Buat kartu

ujian

Masukkan

info tgl ujian

Kirim SMS

tgl ujian

Rekapitulasi

pendaftar

Laporan

rekap

pendaftar Simpan data

kelulusan

Data kelulusan

Kirim SMS

kelulusan

Input Data

kelulusan

selesai

Calon_siswa

Gambar 3.2 Flowchart Program Yang Diusulkan

Ambil data

Cek format

SMS

Format

benar

Kartu

ujian

Baca

data

Baca

data

Baca

data

Baca data

4.1.1 Implementasi Program

1) Login Database

2) Form Utama

Gambar 4.1 form utama

3) Form edit data pendaftar

Gambar 4.2 Form edit data pendaftar

4) Form Membuat Nomor Ujian

Fungsi : untuk membuat nomor ujian berdasarkan nomor urut pendaftaran

yang masuk dari pendaftar.

Gambar 4.4 Form membuat nomor ujian

5) Form Kontrol SMS

Fungsi : untuk melakukan pengawasan terhadap SMS yang masuk ke sistem.

Gambar 4.5 Form Kontrol SMS

6) Form laporan pendaftar

Gambar 4.6 Form laporan pendaftar

7) Form cetak kartu ujian

Gambar 4.7 Form cetak kartu ujian

4.2. Menerapkan Rencana Implementasi

Rencana implementasi merupakan tahap awal dari implementasi sistem yang

dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap

implementasi. Biaya yang diperlukan dalam tahap implementasi sistem harus

dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendalian

terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan. Waktu yang diperlukan selama tahap

implementasi harus diatur dalam bentuk skedul waktu yang berfungsi untuk menjadi

panduan dalam tahap implementasi.

4.3. Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam implementasi. Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut:

1) Pemilihan dan Pelatihan Personil

a) Pemilihan Personil

Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu karyawan yang ada

dalam sekolah dan calon karyawan yang berada diluar sekolah.:

Tugas input dan output data

Personal yang terlibat dalam tugas ini adalah yang menangani

pemasukkan data. Yang termasuk personil ini adalah admin. yang

bertanggungjawab untuk mengoperasikan alat memasukkan data yaitu lewat

keyboard.

Tugas-tugas Operasi

Personil yang terlibat dalam tugas ini adalah personil-personil yang

menangani jalannya operasi sistem. Yang termasuk personil ini adalah

operator yang bertugas membantu pemakai untuk mengoperasikan sistem.

Dan ahli teknik reparasi lapangan yang bertugas mereparasi dan merawat

peralatan, mengganti atau membetulkan komponen eletronik komputer.

b) Pelatihan Personil

Personil-personil yang akan menduduki posisi yang baru perlu dilatih untuk

hal-hal yang mereka belum memahaminya. Pendekatan yang dilakukan untuk

melakukan pelatihan pada sistem ini adalah:

- Pelatihan tutorial

Yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka kepada personil.

- Praktek langsung dilapangan

Yaitu pendekatan pelatihan yang dilakukan dengan meletakkan personil

langsung pada posisi pekerjaannya.

2) Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program.

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar

komponen sistem yang diimplementasi. Tujuan dari pengetesan

sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau

komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai yang telah

diharapkan.

Tabel 4.1 Pengujian Program Pendaftar

No Fungsi Hasil Status

1. DAFTAR

Keterangan :

Dikirim oleh pendaftar

Ketik Daftar #MAK atau MAU.

Keterangan : MAK (Madrasah Aliyah

Keagamaan) MAU ( Madrasah Aliyah Umum).

Oke

2. Daftar #MAK Anda sudah terdafatar, silahkan isi form

selanjutnya : Ketik Data1#nama# alamat

#tplahir#tgllahir#kelamin

Oke

3. Data1#nayoe#wonosobo#

wonosobo#22/02/1999#perempuan

Ketik Data2#asal_sekolah#no_ijazah#thlulus

Oke

4. Data2#sma 1 wsb#

29988#2007

Proses daftar selesai,tunggu informasi

selanjutnya.

Oke

5. BATAL

Keterangan : Dikirim oleh pendaftar

Anda sudah membatalkan pendaftaran.

Oke

3) Konversi sistem

Proses konversi sistem ini merupakan proses untuk meletakkan sistem

baru supaya siap mulai untuk digunakan. Untuk sistem baru ini penulis

menggunakan konversi parallel karena mengacu pada pendekatan untuk

menjalankan sistem lama dan sistem baru secara bersama-sama sehingga

sistem baru akan mendukung sistem lama. Waktu yang dibutuhkan adalah 1

tahun untuk melakukan konversi sistem ini. Hal ini dilakukan karena 1 tahun

adalah waktu yang efektif untuk menilai dari jumlah pendaftar calon siswa baru

dan kelayakan sistem.

4) Pemeliharaan sistem

Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk

mencegah dan memperbaiki, menjaga dan mengoreksi kesalahan-kesalahan

yang disengaja maupun tidak disengaja dan agar sistem tetap berjalan serta

tepat guna sebagaimana mestinya. Adapun beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu :

a. Dari segi implementasi sistem harus dilihat kembali apakah sudah sesuai

dengan rancangan yang telah disusun sebelumnya, dan apakah telah

mampu menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pemakai. Jika

belum maka mengoreksi atau memperbaiki program hingga sesuai dengan

kebutuhan.

b. Menyiapkan backup data ataupun backup program dilakukan untuk

mengantisipasi terjadinya gangguan mekanisme sistem yang sedang

berjalan, seperti hilangnya program karena hardware dalam kondisi rusak

atau ada pemadaman listrik secara mendadak. Backup data dan backup

program harus dijaga keamanannya dari orang-orang yang tidak

berkepentingan.

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang telah dilakukan dalam pembuatan laporan skripsi dengan

judul “ Pengembangan Sistem Penerimaan Siswa Baru dengan SMS Gateway (Study

kasus MA Ali Maksum Krapyak Yogyakarta) ” Ini dapat ditarik kesimpulan :

1. Pengembangan sistem penerimaan siswa baru dengan SMS Gateway ini menjadi

alat bantu bagi madrasah untuk melakukan pelayanan proses pendaftaran siswa

dengan cepat dan mudah melalui SMS, sehingga sumber daya yang ada dapat

dimanfaatkan dengan efisien.

2. Pengembangan sistem siswa baru berbasis SMS Gateway ini bisa membantu siswa

dalam melakukan pendaftaran melalui SMS, jadi bagi pendaftar yang jaraknya jauh

tidak perlu datang ke sekolah.

3. Proses pengumuman dari panitia dilakukan dengan cara mengirim SMS ke nomor

pendaftar, baik itu pengumuman yang sifatnya umum atau khusus.

4. Hasil output yang diberikan oleh sistem adalah berupa informasi kepada pendaftar

apakah diterima atau ditolak melalui SMS, selain itu juga informasi lainnya yang

berhubungan dengan proses penerimaan calon siswa.

5. Hasil output untuk intern sekolah yaitu hasil rekapitulasi pendaftar hasil dari peoses

penerimaan yang dapat dilakukan dengan cepat

5.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis ingin memberikan saran guna

pengembangan suatu sistem agar dimasa yang akan datang sistem yang akan dibuat

akan lebih baik lagi dari yang sudah ada. Saran-saran yang dapat penulis berikan

adalah:

1. Pengembangan sistem penerimaan siswa baru (PSB) ini diharapkan dapat

dikembangkan lagi tidak hanya terbatas kepada penerimaan siswa baru saja tetapi

bisa memberikan informasi yang lebih banyak lagi tentang kegiatan sekolah lainnya.

2. Penerapan sistem ini adalah sebagai salah uji coba sistem yang baru dan kalau

penggunaan sistem ini berhasil maka diharapkan pihak sekolah untuk bisa berbagi

pengalaman dan sistemnya kepada sekolah lain.

DAFTAR PUSTAKA

Dian rakyat.2006. Membangun aplikasi sms gateway di Linux.Jakarta: PT Dian

Rakyat

Arbi.2004. Manajemen database dengan MySQL. Yogyakarta:Andi offset

Jogianto HM,MBA, Akt.2005.Analisis dan Disain sistem informasi pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta:Andi offset

Suyanto.M .2004. Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk pemasaran,

Yogyakarta:Andi offset

Al Fatta,Hanif..2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta:Andi offset

Alam, Agus J.1999 : “Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, Jakarta, PT elex Media

Komputindo Kelompok Gramedia.

Sidik,Betha,Ir.2003.MySQL untuk pengguna, administrator, dan pengembang

aplikasi web.Bandung:Informatika

http://www.gammu.org/

http://www.mysql.com/